TINJAUAN PUSTAKA - file · Web viewgedung dan lain-lain. Adapun ukuran yang digunakan...

6BAB II – TINJAUAN PUSTAKA

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Manajemen Logistik

2.1.1 Pengertian Logistik

Secara etimologis, kata logistik berasal dari bahasa Yunani kuno, yaitu

“logistikos”, yang artinya “terdidik atau pandai” dalam memperkirakan atau

berhitung. (Subagya, 1996:7). Selanjutnya secara ilmiah, logistik dalam batasan

teori militer yakni menurut “The New Military and Naval Dictionary” adalah

sebagai berikut:

“Logistic is the science, art and technique of planning and implementation of the production, storage, transportation, distribution, procurement, movement, evacuation of personal, supplies and equipment as well as construction and other support facilities for the efficient operation of military establishment.”

Dari pernyataan di atas dapat diartikan, bahwa logistik adalah ilmu dan

seni serta teknik perencanaan dan implementasi dari kegiatan produksi,

penyimpanan, transportasi, distribusi, pengadaan, pemindahan, penugasan

personal, persediaan dan peralatan seperti bangunan dan fasilitas-fasilitas lainnya

untuk dapat beroperasi secara efisiennya kegiatan pembangunan militer.

Menurut Bowersox (2002:13), yang dimaksud kegiatan logistik adalah

sebagai berikut: “Suatu proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan

dan penyimpanan material, suku cadang dan material jadi dari supplier, di antara

fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para langganan.”

Logistik mencakup 2 (dua) aspek, yaitu: benda dan kegiatan. Yang

dimaksud dengan benda, meliputi:

1. Benda-benda berwujud (material) yang dapat dilihat dan diukur.

2. Benda-benda tidak berwujud (immaterial) yang tidak dapat dilihat tetapi

dapat diukur.

Aplikasi Persediaan Material Bangunan Pada PT. BIG Cabang Bandung

6

Pasar Konsumen dan Pasar Langganan

Manajemen Distribusi FisikPeramalan

Pengolahan Pesanan

Pemindahan Inventaris Intern

Manajemen Material

Perencanaan Operasi

Non-Manufaktur Manufaktur

Perolehan ProdukPerencanaan Kebutuhan Material

Perolehan MaterialSkedul Produksi

Koordinasi Logistik

Operasi Logistik

Penjual & Pasar Supplai


Benda berwujud meliputi benda bergerak seperti komputer, televisi, kursi,

meja dan lainnya. Juga meliputi benda tidak bergerak seperti tanah, tugu, candi,

gedung dan lain-lain. Adapun ukuran yang digunakan terletak pada sifat-sifat

benda tersebut, yakni dapat dipindah-pindahkan tempatnya.

Benda-benda tidak berwujud adalah berbagai hak manusia, seperti hak

asasi manusia (HAM), hak milik, hak guna bangunan (HGB), hak gadai, hak

hipotek, hak intelektual, yaitu hak cipta dalam bidang seni dan sastra.

Dapat dikatakan bahwa semua jenis organisasi baik sifatnya berorientasi

laba maupun nirlaba membutuhkan logistik. Semua masyarakat politis-ekonomis

mempunyai kebutuhan-kebutuhan logistik, bagaimanapun ketergantungan mereka

kepada sistem alokasi pasar bebas maupun pasar terkendali. Logistik berlaku

universal untuk proses pertumbuhan dan kelangsungan hidup, seperti tergambar

dalam Gambar 2.1.



Gambar 2.1 Logistik PerusahaanSumber : Bowersox, 2002:32

Tujuan dari logistik itu sendiri adalah memakai material untuk mencapai

keinginan sesuai dengan keinginan pemilik material dan agar pemakaian atau

penggunaan material dilakukan secara efektif dan efisien, sehingga memberikan

manfaat yang optimal bagi pemiliknya.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa logistik merupakan suatu

rangkaian kegiatan yang dimulai dengan kegiatan perencanaan sampai dengan

penghapusan, di mana antara kegiatan tersebut saling berkaitan dan penerapannya

dituangkan dalam suatu siklus yang dinamakan dengan siklus logistik.

2.1.2 Pengertian Manajemen Logistik

Yang dimaksud manajemen logistik menurut Subagya (1996:11) adalah

sebagai berikut :

“Manajemen logistik adalah suatu proses kegiatan fungsional untuk mengelola material, yang meliputi kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran pengadaan, penyimpanan dan penyaluran, pemeliharaan, penghapusan dan pengendaliannya.”

Bowersox (2002:11), menjelaskan mengenai konsep manajemen logistik

secara menyeluruh sebagai berikut:

“Manajemen logistik menyangkut operasi dan koordinasi. Operasi logistik menyangkut pengangkutan dan penyimpanan yang strategis. Guna mencapai misi total operasi, maka diperlukan koordinasi dengan penekanan pada aspek integrasi, distribusi fisik, manajemen material, dan transfer inventaris internal. ”

Di dalam manajemen logistik, terdapat unsur-unsur yang menjadi

masukannya, seperti halnya yang menjadi unsur-unsur masukan dari manajemen

itu sendiri. Adapun unsur-unsur masukan tersebut meliputi unsur manusia (man),

uang/dana (money), bahan-bahan (material), mesin (machine), dan cara/metode

(method). Kadang unsur tersebut ditambah lagi unsur informasi (information).

Unsur-unsur manajemen logistik di atas biasa disebut 5 M yang diproses

ke dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen logistik melalui asas-asas

manajemen logistik, yaitu: (Subagya, 1996:12-13)



1. Koordinasi, yaitu mengkoordinir pekerjaan agar tidak terjadi tumpang tindih.

2. Integrasi, yaitu menyatukan ke dalam proses produksi.

3. Sinkronisasi, yaitu ketepatan dalam proses produksi.

4. Simplikasi, yaitu penyederhanaan pekerjaan.

Keempat asas manajemen logistik di atas biasanya disingkat KISS, yang

menjadi dasar dan norma yang mengatur pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen

logistik. Subagya (1996:12) menyatakan tentang fungsi-fungsi manajemen

logistik di antaranya sebagai berikut:

1. Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan

Fungsi ini mencakup aktivitas dalam menetapkan sasaran-sasaran, pedoman-

pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang logistik. Penentuan kebutuhan

merupakan perincian (detailing) dari fungsi perencanaan, bilamana

diperlukan semua faktor yang mempengaruhi penentuan harus

diperhitungkan.

2. Fungsi penganggaran.

Fungsi penganggaran terdiri dari kegiatan-kegiatan, usaha-usaha untuk

merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yaitu

skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan

pembatasan yang berlaku terhadapnya.

3. Fungsi pengadaan

Fungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk

memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi

perencanaan, penentuan kebutuhan maupun penganggaran.

4. Fungsi penyimpanan dan penyaluran (alokasi).

Fungsi ini merupakan pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran

material yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi sebelumnya untuk

kemudian disalurkan kepada instansi-instansi pelaksana.

5. Fungsi pemeliharaan.

Fungsi ini merupakan usaha atau proses kegiatan-kegiatan untuk

mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil material inventaris.



6. Fungsi penghapusan

Fungsi ini merupakan kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha pembebasan

material dari pertanggungjawaban yang berlaku. Dengan kata lain, fungsi

penghapusan adalah usaha untuk menghapus kekayaan (aset) karena

kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari segi

ekonomis maupun teknis, kelebihan, hilang, susut dan karena hal-hal lain

menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.

7. Fungsi pengendalian

Fungsi ini merupakan inti pengelolaan perlengkapan yang meliputi usaha

untuk memantau dan mengamankan keseluruhan pengelolaan logistik. Dalam

fungsi ini di antaranya terdapat kegiatan-kegiatan pengendalian inventarisasi

(inventory control) dan expediting yang merupakan unsur-unsur utamanya.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa logistik tidaklah berdiri

sendiri, dalam arti memerlukan dukungan dari beberapa fungsi di dalamnya dan

masing-masing fungsi saling berkaitan untuk menghasilkan terkendalinya

kegiatan logistik tersebut.

2.2 Persediaan Material & Kegiatan Gudang

2.2.1 Pengertian Persediaan Material

Di dalam manajemen operasi dan produksi, semua masukan diubah

melalui proses operasi, yang terbagi menjadi beberapa macam, di antaranya

adalah mengubah bentuk fisik, memindahkan (transportasi), menyimpan

(storage), memeriksa (inspection), dan meminjamkan. Salah satu masukan

organisasi yang sangat penting selain unsur manusia, adalah bahan atau material.

Bagi banyak organisasi, persediaan material merupakan kekayaan yang

paling berharga. Definisi persediaan menurut Adam dan Ebert (1992:453) adalah

sebagai berikut:

"Inventory in stores of goods and stocks. In manufacturing, items in inventory are called stockkeeping items, held at a stock (storage) point. Stockkeeping items usually are raw materials, work-in-process, finished products and supplies".



Pengertian persediaan menurut Render dan Stair (1991:268) adalah

sebagai berikut : "Inventory is any stored resource that is used to satisfy a current

or a future need. Raw materials, work-in-process, and finished goods are

examples of inventory".

Dilworth (1992:348) mengemukakan pengertian persediaan sebagai

berikut: "Inventory is any idle resource held for future use. Whenever the inputs

and outputs of a company are not used as soon as they become available,

inventory is present"

Dari pengertian-pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa persediaan

adalah segala sumber daya berupa bahan baku, bahan dalam proses, barang jadi,

dan bahan pembantu yang disediakan dan disimpan oleh perusahaan untuk

dipergunakan dalam produksi atau untuk dijual. Sedangkan yang dimaksud

“bahan” tersebut adalah “material” yang mencakup semua produk fisik untuk

mendukung terlaksananya proses produksi yang dilakukan oleh perusahaan

ataupun untuk dijual langsung.

Tingkat persediaan yang ada di perusahaan memerlukan sebuah peramalan

berdasarkan perhitungan yang harus dilakukan oleh bagian atau fungsi yang

terkait dengan persediaan, karena persediaan memerlukan sebuah investasi yang

besar. Bila jumlah persediaan terlalu banyak, maka biaya persediaan seperti

penyediaan tempat, pemeliharaan, resiko kerusakan serta modal yang terikat

dalam bentuk persediaan tersebut juga besar. Sebaliknya, jika jumlah persediaan

terlalu sedikit, dapat menimbulkan stockout (yaitu ketidakmampuan untuk

mengirimkan barang atau jasa kepada konsumen pada saat dibutuhkan) sehingga

mengakibatkan berbagai kesulitan dan biaya tambahan, di samping hilangnya

kesempatan untuk memperoleh keuntungan.

2.2.2 Pengelolaan Persediaan di Gudang

Kegiatan pengadaan barang/material tidak terlepas dari kegiatan

pergudangan, karena barang yang diadakan akan disimpan di gudang, dikelola dan

disalurkan kepada unit-unit organisasi yang membutuhkan.



Gudang merupakan bagian yang integral dari setiap aktivitas pada sistem

logistik. Ada beberapa pengertian dari gudang, salah satunya yang dikemukakan

oleh Lambert dan Stock (2001:390) yang menyatakan sebagai berikut :

“Gudang adalah bagian dari sistem logistik perusahaan yang menyimpan produk-produk (raw materials, part, goods-in-process, finished goods) pada dan antara titik sumber (point-of-original) dan titik konsumen (point-of-consumption) dan menyediakan informasi kepada manajemen mengenai status kondisi dan disposisi dari item-item yang disimpan”.

Dengan demikian, gudang bertindak sebagai simpul untuk memperlancar

distribusi material/produk sebelum produk tersebut sampai di tangan

pelanggan/pengguna, serta sebagai tempat penyimpanan, pergerakan dan transfer

informasi.

Fungsi dasar gudang meliputi pergerakan (movement), penyimpanan

(storage), dan transfer informasi (information transfer). Dari ketiga fungsi di atas,

fungsi pergerakan lebih dipentingkan daripada fungsi penyimpanan. Hal tersebut

dikarenakan barang lebih banyak bergerak dari mulai proses penerimaan sampai

pada proses pengeluaran. (Bowersox, 2002:98)

Berikut ini adalah uraian dari beberapa fungsi gudang, yaitu :

1. Pergerakan (Movement)

Fungsi pergerakan memiliki empat kegiatan yaitu :

a. Penerimaan barang (receiving). Aktivitas pertama yang dilakukan adalah

pemunggahan/pembongkaran (unloading) dari kereta atau truk

(transportation carrier). Aktivitas lainnya yang dilakukan adalah up-

dating catatan (database) inventory gudang. Inspeksi kerusakan barang

dan verifikasi antara catatan pesanan dengan fisik barang.

b. Pemindahan barang (transfer). Pergerakan pemindahan meliputi:

perpindahan fisik barang dari bagian penerimaan ke tempat penyimpanan

yang telah ditentukan di dalam gudang, perpindahan berikutnya (gerakan

intern) ke area pelayanan khusus untuk konsolidasi. Pergerakan terakhir,

diangkut dari gudang ke tempat pengiriman (outbound shipment)



c. Seleksi pesanan (order selection). Seleksi meliputi pemeriksaan,

pengelompokan kembali (regrouping) barang-barang ke dalam assortment

yang diinginkan konsumen dan transportasi ke bagian pengiriman.

d. Pengiriman produk (shipping). Pengiriman ini terdiri dari pengecekan dan

pemuatan pesanan, alat trasportasi untuk tujuan ke luar (menuju pelanggan

atau pemakai) dan penyelesaian status inventory.

2. Penyimpanan (Storage)

Penyimpanan menunjukkan tentang proses deposit produk melalui fasilitas

yang dimiliki, di mana proses deposit ini bisa dalam jangka sementara

(temporary) atau semipermanen. Penyimpanan dalam jangka waktu sementara

berarti penyimpanan produk diperlukan untuk pemenuhan persediaan.

Penyimpanan sementara dibutuhkan untuk memenuhi aktual inventory

turnover (perputaran persediaan). Lamanya penyimpanan sementara

tergantung pada rancangan sistem logistik, dan variabilitas dari lead time

(waktu pembelian ulang) dan permintaan (demand). Penyimpanan

semipermanen digunakan untuk produk yang lebih dari hanya sekedar

pemenuhan persediaan, misalnya untuk keperluan stok pengaman (safety

stock/buffer). Kondisi umum yang menyebabkan penyimpanan semipermanen

adalah :

a. Demand musiman

b. Demand yang tidak menentu

c. Pemeraman produk (misalnya seperti buah-buahan)

d. Spekulasi

e. Perjanjian khusus, seperti potongan harga khusus

3. Transfer Informasi (Information Transfer)



Fungsi terakhir dari gudang adalah sebagai sarana transfer informasi. Pada

kondisi tertentu, produk bergerak dan disimpan bisa terjadi pada waktu yang

bersamaan. Oleh karenanya diperlukan sistem informasi yang akurat untuk

melancarkan proses pengambilan keputusan yang kompleks dan tak

terstruktur. Pihak manajemen harus memiliki informasi tentang data tingkat

persediaan, tempat persediaan, tingkat keluaran, utilisasi fasilitas ruangan,

inbound dan outbound pengiriman dan personel yang diperlukan untuk

menjamin keberhasilan fungsi gudang.

Secara ringkas aktivitas-aktivitas yang dilakukan pergudangan

(warehouse) adalah sebagai berikut :

1. Penerimaan (receiving) dan pembongkaran (unloading)

2. Penyimpanan (storage)

3. Pemeriksaan (checking)

4. Pergerakan intern (handling)

5. Pengeluaran barang (loading and shipping)

6. Pemeliharaan barang (maintenance)

7. Pengukuran berat (weighting)

8. Koordinasi

9. Pencatatan (administrative/clerical)

10. Pemeliharaan peralatan material handling

2.3 Sistem Informasi Persediaan Material

2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Persediaan Material

Sistem informasi persediaan material (SIPM) adalah salah satu sistem (sub

sistem) dari sistem informasi manajemen dalam perusahaan. Dalam konteks

perusahaan manufaktur, McLeod, Jr. (1996:226) sebagaimana telah

dialihbahasakan oleh Hendra Teguh, mendefinisikan sistem informasi persediaan

sebagai berikut:

“Sistem Informasi Persediaan adalah Subsistem Output dari Sistem Informasi Manufaktur yang memelihara catatan konseptual dari material, saat material bergerak dari bahan mentah menjadi material dalam proses dan akhirnya material jadi”.



Sedangkan menurut Zulkifli Amsyah (2003:14) adalah sebagai berikut:

“Subsistem persediaan pada MSI adalah subsistem yang mendukung kegiatan-kegiatan produksi/operasi perusahaan dengan menyediakan informasi mengenai persediaan material/material dan biaya-biaya yang terkait dengan upaya mendapatkan dan menyimpannya, bertujuan untuk memuaskan pelanggan dan mengusahakan tercapainya tujuan perusahaan.”

Kemudian dalam hubungannya dengan akuntansi persediaan, Mulyadi

(1997:555) mengemukakan bahwa: "Sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk

mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang".

Lani Shidarta (1995:186) dalam pandangan persediaan sebagai inventaris,

mendefinisikan bahwa :

“Sistem Inventaris adalah struktur interaksi antara manusia, peralatan, metode, metode dan kontrol–kontrol yang disusun untuk mencapai tujuan-tujuan berikut ini :(1) Mendukung rutinitas kerja dalam bagian kontrol inventaris.(2) Mendukung pembuatan keputusan untuk personel-personel yang

mengatur gudang dan bagian kontrol inventaris. (3) Mendukung persiapan laporan-laporan internal dan laporan-laporan

eksternal.”

Di banyak perusahaan yang memiliki kegiatan persediaan material yang

intensif, sistem informasi persediaan material merupakan salah satu di antara

sistem informasi yang paling mendapat perhatian penting. Salah satu alasannya

adalah bahwa sistem informasi persediaan material, merupakan salah satu penentu

keberhasilan atau kelancaran tugas-tugas bidang produksi. Seperti dikatakan Scott

(2004:428), keuntungan tersebut telah terlihat jelas, seperti dapat memberikan

informasi yang lebih baik, sehingga dapat mendukung pengambilan-pengambilan

keputusan di bidang produksi dan operasi perusahaan.

Bahkan yang perlu dipahami, bahwa peran bagian persediaan atau logistik

adalah sebagai bagian perusahaan yang menghasilkan pendapatan. Tentunya,

sistem informasi persediaan material yang dikembangkan dengan baik akan dapat

memberikan keuntungan yang kompetitif, di samping memberikan pelayanan

yang dapat lebih baik pada manajemen perusahaan maupun pihak eksternal yang

membutuhkan seperti supplier dan lainnya.


Akurat

Relevan

Tepat W

aktu

KualitasInformasi


2.3.2 Kualitas Sistem Informasi Persediaan Material

Nilai ataupun kualitas suatu sistem informasi persediaan material maupun

jenis sistem informasi lain pada dasarnya dapat dilihat dari karakteristik sistem

informasi itu sendiri.

Burch & Grudnitski (1992) dalam Jogiyanto (2001:8) menyebutkan,

bahwa kualitas suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus

akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).

1. Akurat, informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias

2. Tepat pada waktunya, informasi yang datang pada penerima tidak boleh

terlambat, karena informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai.

3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Di

mana relevansi informasi untuk tiap-tiap orang pasti berbeda.

Lebih lanjut John Burch dan Gary Grudnitski (1992) dalam Jogiyanto

(2001:8), menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang

ditunjang oleh tiga buah pilar, yaitu:

Gambar 2.2 Pilar Kualitas InformasiSumber: Burch & Grudnitski (1992) dalam Jogiyanto (2001:8)

Menurut Zulkifli Amsyah (2003:316-318), sebuah sistem informasi yang

dapat menyajikan informasi yang bernilai umumnya ditandai dengan lima

karakteristik yang menjadi dimensinya, yaitu:

1. Ketelitian (accuracy)



Yaitu perbandingan dari informasi yang benar dengan jumlah seluruh

informasi yang dihasilkan pada satu proses pengolahan data tertentu.

2. Ketepatan waktu (timeliness)

Yaitu kemampuan sistem dalam menghasilkan informasi pada saat

diperlukan.

3. Kelengkapan (complete)

Yaitu kemampuan sistem dalam menghasilkan informasi secara lengkap.

4. Keringkasan (conciseness)

Yaitu kemampuan sistem dalam menghasilkan informasi yang ringkas dan

langsung mengenai sasaran yang diperlukan (to the point).

5. Kesesuaian (relevancy)

Yaitu kemampuan sistem dalam menghasilkan informasi yang sesuai dengan

keperluan pekerjaan atau kebutuhan manajemen.

Berdasarkan model yang digunakan dalam penelitian ini, maka kelima

faktor yang dijadikan ukuran bagi suatu sistem informasi yang baik tersebut akan

digunakan sebagai indikator untuk menguji hubungannya pada efektivitas

pengelolaan persediaan material. Oleh karena itu, perlu dijelaskan lebih jauh lagi

tentang kelima komponen nilai dari sistem informasi tersebut.

1. Ketelitian (Accuracy)

Ketelitian atau akurasi dapat didefinisikan sebagai perbandingan dari

informasi yang benar dengan jumlah seluruh informasi yang dihasilkan pada suatu

proses pengolahan data tertentu (Zulkifli Amsyah, 2003:316). Suatu persentase

nilai akurasi terhitung baik atau kurang baik tergantung kepada nilai atau tingkat

ketelitian yang diperlukan dalam kegiatan bersangkutan. Misalnya, untuk

pembayaran gaji, kesalahan 20 lembar cek tidak dapat diterima, tetapi untuk

inventarisasi suku cadang yang murah, nilai 98% akurat sudah termasuk sangat

baik.



Ketelitian juga berkaitan dengan ketepatan informasi. Menurut Scott

(2004:103), persyaratan atas ketepatan informasi adalah masalah tingkatan.

Ketepatan yang penuh untuk hal tertentu memang dicari, seperti pada proses

transaksi. Sedangkan untuk hal lainnya hanya diperlukan ketepatan yang wajar,

misalnya untuk peramalan keperluan bahan jangka pendek, dan dalam hal tertentu

juga cukup dengan data kasar, misalnya untuk perencanaan jangka panjang. Oleh

sebab itu, sistem informasi harus dapat memisahkan antara jenis lingkungan dan

penyediaan informasi dengan tingkat ketelitian (accuracy) tertentu.

Ketelitian selanjutnya berkaitan pula dengan konsistensi antara suatu

informasi yang diperlukan oleh satu bagian dengan bagian yang lain dalam

perusahaan. Apabila sistemnya berbeda, jelas akan menimbulkan informasi yang

saling bertentangan, sehingga kepercayaan pengguna (user) mungkin akan

terpengaruh.

2. Ketepatan Waktu (Timeliness)

Ketepatan waktu merupakan karakteristik informasi lainnya yang penting.

Bukan hanya bernilai baru atau lama, tetapi tepat waktu atau setidaknya tersedia

pada saat diperlukan (Zulkifli Amsyah, 2003:317). Kendatipun informasinya

akurat, tetapi kalau diterima atau diketahuinya terlambat, tentu saja sudah tidak

berguna. Seperti halnya pada faktor ketelitian, ketepatan waktu dari suatu

informasi pun sangat tergantung kepada keperluan akan informasi bersangkutan.

Seorang manajer biasanya dihadapkan pada pencarian informasi, baik

yang sudah terkomputerisasikan maupun tidak terkomputerisasikan. Sejumlah

besar informasi mungkin sudah ada di dalam komputer, namun demikian

informasi tambahan yang berupa informasi tidak terkomputerisasikan biasanya

tetap diperlukan. Waktu pencarian mungkin penting artinya baik dalam jumlah

waktu manajer yang digunakan untuk melakukan pencarian maupun waktu yang

hilang pada saat sebelum informasi diperoleh. Oleh karena itu, untuk memperkecil

upaya manajer untuk mencari informasi, maka perancangan sistem informasi

merupakan hal yang sangat penting. Lebih jauh mengatakan, bahwa tujuan utama

dari sistem informasi adalah memberikan informasi yang benar pada saat yang

tepat (right information on the right time). (Scott, 2004:92)



3. Kelengkapan (Complete)

Kelengkapan dalam informasi didefinisikan sebagai informasi yang

memenuhi apa yang diinginkan oleh pemakainya. Informasi yang teliti, waktu

yang tepat, tetapi tidak lengkap, maka bukanlah informasi yang dapat mendukung

pembuatan keputusan dapat dilakukan dengan cepat. (Zulkifli Amsyah,

2003:317).

Kelengkapan sebuah informasi terkait dengan bagaimana pensuplai

informasi mampu menyediakan informasi sesuai kebutuhan pemakainya, misalnya

kalangan manajer. Sebuah sistem informasi disebut bermutu apabila mampu

membagikan data secara selektif. Dua atau lebih manajer biasanya memerlukan

informasi yang sama, sehingga sistem harus memiliki kelengkapan yang

memudahkan pengaksesan informasi bagi seluruh manajer. Kelengkapan yang

memudahkan pembagian informasi seperti ini disebut sebagai basis data. (Scott,

2004:104)

Dalam sistem informasi persediaan, informasi yang tersedia secara

lengkap berkaitan dengan ketersediaan informasi bagi berbagai kelompok, seperti

mereka yang berada di manajemen logistik dan gudang, produksi dan

pengembangan produk, serta akuntansi dan keuangan.

4. Keringkasan (Conciseness)

Menurut Zulkifli Amsyah (2003:318), keringkasan dalam informasi dapat

didefinisikan sebagai informasi yang ringkas dan langsung mengenai sasaran yang

diperlukan (to the point). Pentingnya informasi yang ringkas terkait dengan

masalah kurang lengkapnya informasi yang seringkali menyebabkan

disediakannya informasi secara berlebihan atau terlalu rinci. Sayangnya, informasi

yang terlalu rinci tersebut seringkali pula membuat manajer atau pengguna

informasi menjadi bingung untuk mengambil keputusan berdasarkan informasi

tersebut. Oleh karena itu, laporan yang diberikan misalnya, hendaklah ringkas dan

jelas, tidak bertele-tele dan berlebihan, baik dalam isi maupun bahasanya.



Informasi yang bernilai lebih cenderung bersifat seperti suatu kesimpulan,

dan akan lebih jelas dan bernilai tinggi bila dapat disertai dengan bagan, gambar,

grafik, tabel dan bentuk statistik lainnya. Penyuplai informasi kadang-kadang

mengalami kesulitan dalam menyediakan informasi yang bernilai ringkas, namun

tepat pada sasaran yang dituju seperti ini. Oleh karena itu, menurut Scott

(2004:348), banyak organisasi dewasa ini yang mengembangkan apa yang disebut

sebagai manajemen sumber daya informasi (information resource management,

IRM). IRM telah membantu para penyedia informasi memproses informasi secara

selektif dan menghasilkan hanya informasi yang bernilai, karena semua jenis

informasi yang diperlukan, misalnya dalam pembuatan laporan, telah tersedia

dalam data base berbasis komputer (computer based information system).

Mengenai pengertian database, dijelaskan oleh Scott (2004:349) sebagai

berikut:

“Sistem file komputer yang menggunakan cara pengorganisasian file tertentu, dimaksudkan untuk mempercepat pembaruan masing-masing record, serta pembaruan secara serentak atas record terkait, juga untuk mempermudah dan mempercepat akses terhadap seluruh record lewat program aplikasi, serta akses yang cepat terhadap data yang tersimpan yang harus digunakan secara bersama-sama untuk dibaca guna penyusunan laporan-laporan rutin atau khusus ataupun untuk penyelidikan.”

Dengan demikian, database memungkinkan kemudahan akses terhadap

seluruh semua catatan melalui seluruh program aplikasi, dan semua catatan yang

dapat diakses tersebut, dapat pula diperbaharui secara terpisah maupun secara

serempak. Dalam sistem informasi persediaan, contoh catatan yang dapat

diperbaharui secara serempak tersebut adalah: catatan persediaan bahan, material

setengah jadi, material jadi, produk dalam perbaikan, pemasok, biaya pembelian

dari masing-masing material dan sebagainya. Setiap saat diperlukan, laporan-

laporan yang dihasilkan dari masing-masing catatan tersebut dapat disajikan

ringkasannya saja maupun disertai dengan perincian yang dibutuhkan sebagai

unsur penjelas selama diperlukan oleh para pemakainya.

5. Kesesuaian (Relevancy)



Informasi yang memenuhi kriteria relevan adalah informasi yang sesuai

dengan keperluan pekerjaan atau keperluan manajemen. (Zulkifli Amsyah,

2003:318). Informasi hendaklah sesuai (relevan) dengan tujuan yang akan dicapai.

Oleh karena itu, data yang sama sering kali perlu diolah secara berbeda untuk

memperoleh informasi yang sesuai dengan keperluan unit masing-masing.

Pendapat yang sama dikatakan oleh Scott (2004:102), bahwa sebuah

sistem informasi yang baik harus mampu memberikan informasi yang relevan

saja. Menetapkan informasi manakah yang relevan mungkin sulit di saat analisis

berlangsung dengan sangat bervariasi untuk setiap manajer yang berbeda, atau

yang sesuai dengan keadaan, misalnya dalam kasus masalah khusus. Untuk itu,

sistem informasi harus terstruktur luwes, sehingga mampu memasok dengan cepat

informasi apapun yang diperlukan pada saat muncul masalah khusus.

Pengertian relevansi mungkin juga tidak jelas apabila dikaitkan dengan

jumlah rincian yang diperlukan oleh manajer. Misalnya, seorang manajer yang

menerima ringkasan variansi biaya mungkin akan menentukan bahwa salah satu

data variansi biaya perlu kajian lebih rinci. Namun, jika secara rutin memberikan

perincian atas semua ringkasan variansi juga akan berarti bahwa sebagian besar

rincian yang diberikan akan bersifat berlebihan dan tidak relevan. Oleh karena itu,

menurut Scott (2004:103), untuk mengatasi dilema seperti di atas, adalah dengan

merancang sistem informasi sedemikian rupa, sehingga rincian yang tidak terlalu

perlu tidak disajikan secara rutin, hanya saja dipersiapkan sehingga mudah

diperoleh apabila manajer yang memerlukannya memandang relevan.


TINJAUAN PUSTAKA - file · Web viewgedung dan lain-lain. Adapun ukuran yang digunakan...

Documents

Transcript of TINJAUAN PUSTAKA - file · Web viewgedung dan lain-lain. Adapun ukuran yang digunakan...