Term of ReferenceBimbingan Teknis Penyusunan SOP Sistem Informasi

Akuntansi Sebagai Instrumen Akuntabilitas dan Pengendalian Intern Rumah Sakit

Diselenggarakan oleh : IMRS PERSI – Quantum Management

di Hotel Grand Cempaka Jakarta , 11 - 13 April 2011

PENDAHULUANSalah satu unsur strategis bagi daya saing organisasi seperti rumah sakit saat ini

adalah pengelolaan sistem informasi akuntansi dan keuangan sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen, perencanaan dan pengendalian. Dalam dunia usaha (termasuk rumah sakit), akuntansi memiliki peran yang sangat strategis bagi operasi rumah sakit, karena akuntansi merupakan language of business dan sebagai sebuah sistem informasi. Efektivitas dan efisiensi dalam perencanaan dan pengendalian sangat ditentukan oleh keluaran sistem informasi dan keuangan.

Prinsip keadilan, efisiensi, dan kualitas pelayanan di unit pelayanan kesehatan merupakan hal yang penting. Pencapaian efisiensi dari sisi biaya, adil dan bermutu dari sisi layanan menjadi tugas bersama seluruh elemen di dalam setiap organisasi, begitu pula di rumah sakit. Pengelolaan sumberdaya baik manusia, material, peralatan, teknologi, dan keuangan harus dilaksanakan secara tepat. Unit pelayanan kesehatan selalu didorong untuk dapat beroperasi secara efisien, dengan sumber daya terbatas untuk menghasilkan pelayanan kesehatan yang prima.

Standart operating procedure (SOP) sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu pedoman operasional bagi manajemen dan pelaksana dalam pengelolaan transaksi-transaksibisnis rumah sakit supaya memiliki aturan main mengenai tugas dan wewenang yang jelas, accountable, tracerable dan auditable. SOP Sistem Informasi Akuntansi nantinya akan mengatur mengenai prosedur transaksi, bagan alur (flow chart), siapa unit terkait, formulir-formulir, dan mengandung unsur pengendalian internal. Oleh karena itu, SOP sistem informasi akuntansi juga sangat penting untuk membantu efektifitas kerja tim SPI di rumah sakit.

Selain itu, SOP sistem informasi akuntansi juga sangat penting bagi rumah sakit yang akan mengembangkan sistem informasi terkomputerisasi. Dalam pengembangan sistem informasi terkomputerisasi sebaiknya didasarkan pada suatu desain business process atau SOP yang sistematis, sesuai kaidah-kaidah serta peraturan-peraturan yang berlaku, dan cocok dengan proses bisnis RS yang bersangkutan. Apabila implementasi sistem informasi terkomputerisasi dilakukan secara “potong kompas” dengan langsung melakukan implementasi sistem informasi terkomputerisasi tanpa menyusun terlebih dahulu desain dari sistem tersebut, seringkali implementasi menjadi kurang efektif dan kurang cocok dengan proses bisnis rumah sakit yang bersangkutan dan akhirnya berhenti di tengah jalan. Hal ini tentunya tidak diinginkan para manajer rumah sakit, karena akan memakan banyak sumber daya dan waktu yang sia-sia.

Meskipun hanya bersifat sebagai pendukung dalam rumah sakit, SIA mampu menjadikan aktivitas utama rumah sakit dalam kaitannya dengan pengelolaan transaksi dan pelaporan keuangan menjadi lebih efektif dan efisien. Aktivitas utama tersebut terangkum dalam siklus transaksi rumah sakit, yaitu siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus pelayanan, dan siklus keuangan, dan siklus pelaporan keuangan. Buku SOP SIA yang baikharus disusun secara sistematis dalam bentuk uraian penjelasan, flowchart (bagan alur); dan ilustrasi formulir-formulir. Beberapa pertimbangan yang menjadi dasar dalam penyusunan Buku SOP adalah:1. Efisiensi dan efektivitas, yaitu penggunaan formulir tidak perlu berlebihan dan harus bisa

membantu terciptanya pengendalian. 2. Internal Control (kontrol internal), yaitu prosedur yang ada dapat menjamin terciptanya

pengendalian dan meminimalisasi kemungkinan terjadinya berbagai kecurangan.3. Auditability, artinya bahwa SOP akuntansi yang diusulkan/dibuat ditujukan untuk membantu

lancarnya proses akuntansi yang memungkinkan agar laporan keuangan menjadi lebih “auditable”.

Kebijakan pemerintah mengenai Badan Layanan Umum Daerah melalui Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 61 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah, bagi rumah sakit daerah merupakan tonggak baru untuk pembenahan rumah sakit dari berbagai sisi, termasuk sisi keuangan ke arah yang lebih baik dimana rumah sakit harus mempunyai infrastruktur keuangan yang baik yaitu sistem keuangan yang bisa dipertanggungjawabkan. Perubahan status ini tentu saja menuntut perubahan pengelolaan yang lebih baik lagi, yang memenuhi prinsip-prinsip pengelolaan keuangan suatu organisasi yang bisa dipertanggungjawabkan, transparan dan dapat diperbandingkan. Dengan adanya pengembangan sistem informasi diharapkan dapat memberikan dampak pada peningkatan kinerja menjadi lebih efektif, informasi yang dihasilkan menjadi lebih berkualitas, dan dapat memberikan peningkatan terhadap efisiensi operasi. Dan juga diharapkan sistem informasi dapat menjamin pelayanan terhadap masyarakat lebih optimal.

TUJUANMemberikan kemampuan untuk memahami dan melakukan proses penyusunan desain

manual SOP Sistem Informasi Akuntansi di Rumah Sakit.

MANFAAT Manfaat yang bisa diperoleh dengan adanya workshop ini adalah: 1. Meningkatkan skill dan knowledge dalam bidang sistem akuntansi khususnya

bagaimana menyusun SOP SIA yang efektif;2. Peserta memiliki pengetahuan tentang prinsip-prinsip dalam penyusunan SIA yang

efektif, controllable, dan auditable;3. Peserta memiliki pemahaman tentang siklus transaksi rumah sakit dan aspek

pengendalian internalnya;4. Memahami keterkaitan antar unit kerja dalam setiap siklus transaksi rumah sakit;5. Mampu menuangkan proses bisnis rumah sakit dari masing-masing siklus dalam bagan

alur yang berkesinambungan;6. Dapat menjadi alat pengendalian internal dan peningkatan akuntabilitas pelaporan

keuangan rumah sakit;

METODEPelaksanaan kegiatan pelatihan ini didesain dengan implementative and practical

methode agar lebih mudah dipahami dan nantinya dapat dikembangkan secara real oleh masing-masing peserta di Rumah Sakit masing-masing. Pelatihan ini dilaksanakan selama 3 (tiga) hari yang terdiri dari 15 (lima belas) sesi dengan bobot 20% untuk teori dan 80% untuk diskusi dan latihan.

MATERI1. Peran Penting SOP Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dalam Manajemen Rumah Sakit 2. Kebijakan Akuntansi dan Keuangan Rumah Sakit 3. Pedoman Akuntansi Rumah Sakit 4. Auditing dan Prinsip-prinsip Sistem Pengendalian Internal 5. Keterkaitan SOP SIA dengan Pelaporan Keuangan Rumah Sakit 6. Langkah-langkah Penyusunan SOP SIA di Rumah Sakit7. Alur Pengelolaan Pendapatan Tunai8. Alur Pengelolaan Pendapatan Non-Tunai9. Alur Pengelolaan Pengupahan10. Alur Pengelolaan Persediaan11. Alur Pengelolaan Aset12. Alur Pengelolaan Kas13. Alur Pelaporan Keuangan14. Implementasi SOP SIA di Rumah Sakit 15. Plan of Action

NARASUMBER1. Liliek Marhaendro, Ak, MM

Konsultan Akuntansi dan Audit Rumah Sakit (Tim penyusun pedoman akuntansi Rumah Sakit bersama IAI, BPKP, Pejabat Akuntansi RSCM)

2. Widiyas Hidhayanto, SE, MBAKonsultan Akuntansi dan Keuangan Rumah Sakit(Konsultan, Peneliti, dan Dosen Akuntansi dan Manajemen Keuangan)

SARAN PESERTA1. Direktur Utama dan/atau Direktur Keuangan2. Satuan Pengendalian Internal (SPI)3. Manajer, kepala, atau staf bagian keuangan, mobilisasi dana, bendahara, anggaran,

akuntansi, dan/atau verifikasi.4. Manajer, Kepala, atau staf bagian perencanaan, pengembangan, dan pengelola sistem

informasi. 5. Staf atau pihak-pihak lain yang terkait.

WAKTU DAN TEMPATHari/tanggal : Senin - Rabu / 11 - 13 April 2011T e m p a t : Hotel Grand Cempaka, Jl. Letjend. Suprapto, Cempaka Putih Jakarta 10520.

INVESTASI DAN PEMBAYARANBiaya investasi: 1. Paket A : Rp. 4.200.000,- per orang (termasuk akomodasi menginap 2 malam / single, di

Hotel Grand Cempaka Jakarta) dibayarkan sebelum 9 April 2011.2. Paket B : Rp. 3.700.000,- per orang (termasuk akomodasi menginap 2 malam / twin share,

di Hotel Grand Cempaka Jakarta) dibayarkan sebelum 9 April 2011. 3. Paket C : Rp. 3.200.000,- per orang (tidak menginap di Hotel Grand Cempaka Jakarta)

dibayarkan sebelum 9 April 2011.Semua pembayaran dilakukan melalui transfer ke rekening Bank BNI Cab. Karangayu Semarang Rek. 0174041629 a.n. Anggita Pratami Langsa

PENDAFTARAN Pendaftaran peserta dimulai tanggal 7 Maret 2011 s.d. 9 April 2011, dengan cara :

1. Melalui SMS ke, No. 081 213 236 988 (Eko Winoto), 081 329 599 189 (Edhy) dan No 085 697 844 435 (Halimatu Sadiah)

2. Melalui website www.quantummanagement.biz

3. Mengirimkan fax formulir pendaftaran yang telah diisi lengkap disertai bukti transfer biaya investasi ke Quantum Management No. Fax : 0271-664982 atau Sekretariat Persi dengan No.

Fax: 021-45857833.Peserta yang terdaftar adalah peserta yang telah mengirim fax formulir pendaftaran sebelum batas akhir masa pendaftaran. Pendaftaran dapat ditutup sebelum batas akhir masa pendaftaran (9 April 2011) apabila jumlah peserta telah mencapai batas maksimal yang ditetapkan penyelenggara. Catatan : Mengingat adanya pembatasan tempat, dimohon segera dapat mendaftarkan diri sedini mungkin.

FASILITAS1. Akomodasi di Hotel Grand Cempaka Jakarta selama 2 malam (bagi yang mengambil Paket

A atau Paket B);2. Mengikuti Bimtek selama 3 hari;3. Coffee break, lunch dan dinner selama Bimtek; 4. Bimtek kits, modul dalam bentuk hard copy dan soft copy; 5. Member card, foto bersama dan sertifikat.Catatan : Bagi peserta yang menginap di Hotel Grand Cempaka Jakarta:

a. Check in mulai pukul 14.00 wib (dapat lebih awal kalau keadaan hunian hotel memungkinkan) hari Senin tanggal 11 April 2011.

b. Check out pukul 12.00 wib hari Rabu tanggal 13 April 2011Selain tanggal tersebut, bagi peserta yang hendak menginap di Hotel Grand Cempaka Jakarta, biayanya di luar paket bimtek / masuk Personal Account.

SUSUNAN ACARAHari P ertam a :

W aktu M ateri Narasum ber13.00-14.00 60 m enit Registrasi peserta14.00-14.30 30 m enit Opening Sesion PERSI/IM RS

60 m enit Sesi 1 :Peran Penting SO P S istem Inform asi Akuntansi (S IA) dalamM anajem en Rum ah Sakit

60 m enit Sesi 2 :Konsep Dasar S istem Inform asi A kun tansi (S IA) Rum ah S akit

60 m enit Sesi 3 :Auditing dan Prinsip-prinsip S istem Pengendalian Inte rnal

17.30-19.00 90 m enit Is tirahat, M akan M alam dan S holat 90 m enit Sesi 4 :

Pedom an dan Kebijakan Akuntansi Rum ah SakitHari Kedua :

60 m enit Sesi 5 :Keterkaitan SOP SIA dengan Pelaporan Keuangan Rum ah S akit

60 m enit Sesi 6 : W idiyas H idhayanto, SE, M B ALangkah-langkah Penyusunan SOP SIA di Rum ah Sakit

09.30-09.45 15 m enit Coffe Break 60 m enit Sesi 7 : W idiyas H idhayanto, SE, M B A

Teknik PenyusunanBagan A lu r ( Flow Chart ) dan asisten-S im ulasi dan Latihan-

75 m enit Sesi 8 : W idiyas H idhayanto, SE, M B AAlur/Prosedur Pendapatan Tunai dan asisten-S im ulasi dan Latihan-

12.00-13.00 60 m enit Is tirahat, M akan S iang, dan S holat75 m enit Sesi 9 : W idiyas H idhayanto, SE, M B A

Alur/Prosedur Pendapatan Non Tunai dan asisten -S im ulasi dan Latihan-

75 m enit Sesi 10 : W idiyas H idhayanto, SE, M B AAlur/Prosedur Penge lo laan Pengupahan dan asisten -S im ulasi dan Latihan-

75 m enit Sesi 11 : W idiyas H idhayanto, SE, M B AAlur/Prosedur Penge lo laan Persed iaan dan asisten -S im ulasi dan Latihan-

16.45-17.00 15 m enit Coffee Break 60 m enit Sesi 12 : W idiyas H idhayanto, SE, M B A

Alur/Prosedur Penge lo laan Aset dan asisten -S im ulasi dan Latihan-

18.00-19.30 90 m enit Is tirahat, M akan M alam , dan Shola t 90 m enit Sesi 13 : W idiyas H idhayanto, SE, M B A

Alur/Prosedur Penge lo laan Kas dan asisten -S im ulasi dan Latihan-

Hari Ketiga :

60 m enit Sesi 14 : W idiyas H idhayanto, SE, M B AAlur/Prosedur Pelaporan Keuangan dan asisten -S im ulasi dan Latihan-

60 m enit Sesi 15 :Im p lem entasi S OP SIA di Rum ah Sakit

10.00-10.30 30 m enit Coffee Break 60 m enit Sesi 16 :

Review & P lan o f Action11.30-12.00 30 m enit Penutupan PERSI/IM RS

W idiyas H idhayanto,SE , M BA

W idiyas H idhayanto, SE, M B A

W idiyas H idhayanto, SE, M B A

09.45-10.45

19.30-21.00

08.00-09.00

09.00-10.00

10.30-11.30

13.00-14.15

14.15-15.30

PERSI/IM RS

W idiyas H idhayanto,SE , M BA

Liliek M arhaendro, S E, Ak, M M

Liliek M arhaendro, S E, Ak, M M

15.30-16.45

17.00-18.00

19.00-20.30

07.30-08.30

08.30-09.30

10.45-12.00

Durasi

14.30-15.30

15.30-16.30

16.30-17.30

INFORMASI TAMBAHAN Hotline Service : Quantum Management. Jl. Cahaya IV No. 3 Ngoresan Jebres Solo Telp. /

Fax. 0271-664982, e-mail quantum.management@yahoo.com. Website URL : www.quantummanagement.biz

Contact person : Sdr. Eko Winoto No 081 213 236 988, Edhy No. HP 081 329 599 189 Surakarta, 1 Maret 2011 Quantum Management

Dra. Anggita Pratami Langsa, MM. Director

FORMULIR PENDAFTARANBimbingan Teknis Penyusunan SOP Sistem Informasi Akuntansi Sebagai

Instrumen Akuntabilitas dan Pengendalian Intern Rumah SakitHotel Grand Cempaka Jakarta, 11 - 13 April 2011

Kepada Yth. :Penyelenggara Bimtek Penyusunan SOP SIAFax. Nomor : 0271 – 664 982

Mohon didaftar sebagai peserta bimtek(Mohon tulis nama / jabatan / instansi / handphone dengan jelas dan lengkap, sekaligus untuk data sertifikat, pilih paket menginap A single atau B twin share, atau C tidak menginap ).

Peserta

No Nama Jabatan No. HPJenis kamar

PAKET A1 org/kmr

PAKET B 2 org/kmr

PAKET CTidak

Menginap

1

2

3

4

5

6

7

8

Instansi Pengirim : ….....................................................…………..............................................

Alamat : ………..........................................................................……...…………......

Telepon : ……....……...................................Fax. ....………..........................……..…

Contact Person : Nama ………...................…...…...…...… HP .……............….......……..

Pernyataan Pembayaran :

* Terlampir kami fax. bukti transfer biaya Bimtek yang akan kami ikuti, seperti tersebut di atas sebesar Rp.........................................................

Catatan :

Bagi peserta yang menginap di Hotel Grand Cempaka Jakarta, Check in tgl….........Check out tgl……...

* Formulir ini dapat digandakan sesuai kebutuhan

......................,...….. April 2011 Pengirim,

.. .…………………..