APLIKASI PENJADWAL RAPAT (APR) UISU

OLEH:

PUSKOM UISU

UNIVERSITAS ISLAM SUMATERA UTARA2013

PUSKOM- UISU

Kata PengantarAplikasi Penjadwal Rapat (APR) UISU adalah software penjadwal rapat berbasis jaringan

komputer, dikembangkan oleh Penulis dengan bahasa pemrograman PHP. Sesuai dengan

penamaannya, APR digunakan untuk keperluan penjadwalan rapat pimpinan di lingkungan

UISU. Dengan menggunakan aplikasi ini diharapkan tidak terjadi lagi jadwal rapat yang

bertabrakan dari sisi waktu, penggunakan ruang dan peserta rapat.

APR UISU diperuntukkan bagi para Kepala Tata Usaha di lingkungan UISU. Tampilan APR

UISU didesain sesederhana mungkin, tanpa mengurangi fungsi, untuk memudahkan proses

pemahaman alur operasi sehingga aplikasi ini dapat lebih cepat diimplementasikan untuk

penjadwalan rapat.

Akhir kata, Penulis berharap kiranya APR UISU ini dapat membantu para Kepala Tata Usaha

dalam mengatur jadwal rapat Pimpinan.

Medan, Mei 2013 / Rajab 1434 H

Kapuskom UISU

AMALIA, ST, MT

i

KTU Biro Rektor /KTU Fakultas membuat undadangan rapat

Undangan rapat di sebar ke anggota rapat melalui Biro Fakultas masing-masing anggota rapatBiro Fakultas Anggota Rapat

PUSKOM- UISU

Latar Belakang

Perancangan aplikasi ini dilatarbelakangi oleh permasalahan pengaturan jadwal rapat

yang sering terjadi di Lingkungan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU). Banyaknya

rapat yang diadakan oleh para pimpinan UISU baik dari level rektorat sampai dekanat

membuat para Kepala Tata Usaha di level fakultas kewalahan untuk mengatur jadwal rapat

para pimpinan. Permasalahan yang timbul jika terjadi jadwal rapat yang bentrok di level

rektorat dan fakultas. Permasalahan lainnya adalah panjangnya kronologis yang harus

dilakukan untuk mengadakan suatu rapat, padahal ada beberapa rapat/pertemuan yang

sifatnya mendesak.

Gambar 1 berikut ini menggambarkan kronologis pengadaan rapat di UISU.

Berdasarkan Gambar 1 di atas, satu undangan rapat bisa menghabiskan waktu

pendistribusian sampai dengan 3 hari. Apalagi jika undangan rapat ditujukan untuk anggota

rapat yang berada di lokasi UISU yang berbeda. Sebagaimana kita ketahui kampus UISU

memiliki 3 lokasi alamat yang berbeda yaitu UISU di Jalan Karya Bakti, UISU di Jalan

Timor Ujung dan UISU di Jalan Puri sehingga kadangkala karena tidak adanya sistem

pengatur rapat secara terpusat, jadwal rapat di level rektorat dapat bersamaan atau bentrok

dengan jadwal rapat internal di fakultas. Dan untuk mengubah atau merevisi jadwal rapat

yang bentrok akan memakan waktu yang relative lama karena masih manualnya pengaturan

rapat. Berdasarkan permasalahan inilah maka penulis akan membuat suatu aplikasi

pengaturan rapat di lingkungan UISU.

2

Gambar 1. Kronologis Pengadaan Rapat

PUSKOM- UISU

Pemanfaatan Teknologi Yang Ada

Untuk membuat sebuah aplikasi pengatur rapat di lingkungan UISU ada beberapa factor yang

harus dipertimbangkan. Salah satunya adalah dengan memperhatikan teknologi yang telah

ada di UISU. Hal ini penting karena dengan memanfaatkan teknologi yang telah ada akan

lebih menghemat biaya implementasi aplikasi yang akan di rancang.

Saat ini UISU telah memiliki jaringan Virtual Privete Network (VPN) untuk

menyatukan jaringan komputer di ketiga lokasi UISU yang terpisah secara geografis.

Aplikasi pengatur rapat yang akan dirancang dapat memanfaatkan VPN yang telah ada di

UISU. Selain itu untuk menghemat penggunaan kertas aplikasi pengatur rapat juga dapat

dikoneksikan dengan aplikasi SMS Center yang juga telah dimiliki oleh UISU. Dimana SMS

center UISU dapat mengirim SMS secara broadcast kepada kategori /grup yang diinginkan

(Dosen, staff, Dekan, Pimpinan, Pegawai atau Mahasiswa) sehingga urutan pengiriman

undangan rapat dapat dipersingkat melalui SMS karena semua nomor dosen dan pimpinan

UISU telah terekap di aplikasi SMS Center UISU.

3

UISU Jl. Karya Bakti

UISU Jl. Timor Ujung

UISU Jl. Puri

Gambar 2. Topologi Jaringan VPN di UISU

PUSKOM- UISU

Aplikasi Pengatur Rapat (APR) UISU

Aplikasi Penjadwal Rapat yang dibangun oleh penulis dapat berjalan di VPN (Virtual

Private Network) UISU sehingga aplikasi ini dapat di akses oleh semua komputer yang

terhubung dengan jaringan komputer UISU. Aplikasi ini di simpan di dalam server Puskom

UISU dan dapat diakses oleh banyak user sekaligus. Otorisasi user diperlukan untuk

mengatur hak akses pengguna sehingga tidak sembarang orang dapat menginput jadwal rapat.

Mengingat aplikasi ini diakses oleh banyak fakultas dan juga biro rektor UISU, suatu

rule diterapkan agar dicapai fairness atau keadilan. Siapa yang terlebih dahulu menginput

jadwal rapat maka akan mendapatkan jadwal di Tampilan Utama aplikasi. Dan jika ada pihak

lain yang ingin membuat rapat di waktu yang sama maka sistem akan menolaknya karena

waktu tersebut sudah dipakai untuk rapat yang lain. Aplikasi ini juga dilengkapi dengan

pengaturan prioritas, sehingga jika ada rapat di level rektorat yang sangat mendesak, admin

aplikasi dapat mengubah jadwal rapat di level fakultas.

Aplikasi ini juga terintegrasi dengan aplikasi SMS Center yang telah dimiliki oleh

UISU, sehingga setiap ada penginputan jadwal rapat baru secara otomatis aplikasi akan

mengirimkan undangan rapat kepada semua peserta rapat yang data nomor teleponnya telah

tersimpan di dalam aplikasi SMS Center UISU. Flowchart cara kerja aplikasi ini dapat dilihat

pada Gambar 3 di bawah ini:

4

Start

Jalankan Aplikasi APR UISU

Login

Login berhasil

Input Jadwal Rapat dan peserta rapat

Cek apakah jadwal tersedia

Jadwal Tersimpan

Aplikasi mengecek peserta rapat

Koneksi ke Aplikasi SMS Center UISU

Sistem mengirim SMS undangan

rapatEnd

Tidak

Ya

Tidak

Ya

PUSKOM- UISU

5

VPN

Biro RektorPuri

VPN

Biro RektorMedan Putri

VPN

Biro Rektor

PUSKOM- UISU

Topologi Jaringan

Login

6

Gambar 3. Flowchart Sistem Aplikasi Pengatur Rapat (APR) UISUIntegrasi APR UISU Dan SMS Center UISU

SERVERPUSKOM

Terintegrasi dengan UISU SMS Center APR UISU

1. Setiap ada rapat baru, APR akan otomatis mengirm undangan rapat kepada calon pesrta rapat.

2. Revisi undangan rapat juga dapat dilakukan melalui APR yang terintegrasi dengan SMS Center UISU.

PUSKOM- UISU

Bahasa Pemrograman

APR UISU dibangun dengan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL yang

terintegrasi GAMMU. Ketiga teknologi ini bersifat open source sehingga dalam perancangan

aplikasi APR tidak membutuhkan biaya pembelian lisensi software.

Cara Penggunaan APR UISU

Untuk dapat menggunakan Aplikasi Penjadwal Rapat (APR), pengguna harus login terlebih

dahulu

1. Bukalah browser Mozilla Firefox/Google Chrome

2. Pada bagian address ketikkan: puskom/jadwalRapat

3. Isikan Username, Password dan CAPTCHA sederhana yang berupa hasil

penambahan dari 2 angka yang ditunjukkan dalam kotak Login

7

PUSKOM- UISU

Tampilan Utama

Berikut ini adalah halaman yang ditunjukkan jika pengguna berhasil login:

Pada tampilan utama yang berbentuk kalender bulanan, pengguna akan disuguhi

rangkuman sebaran jadwal rapat pada bulan yang sedang berjalan.

Tanggal yang memiliki tanda checklist menandakan adanya jadwal rapat pada

tanggal tersebut. Angka disamping tanda checklist menandakan total jadwal rapat

yang terjadi pada tanggal tersebut.

Pada kotak tanggal yang memiliki lambang plus menandakan bahwa tanggal

tersebut dapat ditambahkan jadwal rapat baru. Tanggal yang tidak memiliki lambang

tersebut tidak dapat ditambahkan jadwal rapat baru karena telah lewat dari tanggal

sekarang.

Ada dua penunjuk berwarna biru di sisi kanan dan kiri aplikasi yang berfungsi untuk

berpindah ke bulan sebelum dan sesudah dari bulan yang berjalan.

8

PUSKOM- UISU

Melihat Jadwal Rapat

Untuk melihat Jadwal Rapat pada suatu tanggal secara lengkap, klik lambang checklist pada

tampilan utama akan muncul jendela baru berisi tabel jadwal rapat pada tanggal yang dipilih.

Menambah Jadwal Rapat

Untuk menambahkan jadwal rapat, klik tombol pada tampilan utama sehingga pengguna

akan melihat tampilan seperti dibawah ini

9

Perhatikan Jadwal Rapat sebelum menambahkan yang baru untuk memastikan agar waktu, ruangan dan peserta rapat tidak berbenturan dengan rapat yang lain.

PUSKOM- UISU

Gambar dibawah ini adalah Form yang harus diisi untuk menambahkan jadwal rapat yang

baru. Langkah-langkah untuk menambahkan

jadwal rapat yang baru adalah sebagai berikut:

1. Tentukan dan sisikan Topik Rapat

2.

2.

2.

2.

2.

2.

2.

2.

2.

Pada kolom Mulai isikan jam dan menit rapat akan dimulai

3. Pada kolom Hingga isikan jam dan

menit rapat akan selesai.

Pengguna boleh mengosongkan

kolom Hingga jika waktu selesai

rapat tidak dapat ditentukan

4. Pilih Ruang Rapat

5. Kolom Kode Peserta diisi dengan

kode dari tiap peserta yang akan

menghadiri rapat. Setiap peserta

memiliki kode peserta tersendiri yang

bisa dilihat di tabel kode peserta

rapat. Setiap kode peserta yang

berbeda dipisahkan dengan tanda

koma (,)

6. Peserta rapat yang tidak memiliki kode peserta harus dimasukkan ke ke kolom dibawah

Kode Peserta.

7. Klik tombol Set Jadwal untuk menetapkan jadwal rapat yang baru dimasukkan.

8. Pengguna dapat menggunakan tombol Kirim Undangan untuk menetapkan jadwal rapat

sekaligus mengirimkan SMS untuk mengundang peserta rapat

10Pengguna harus memilih salah satu dari kedua tombol ini karena kedua tidak dapat digunakan bersamaan.

PUSKOM- UISU

9. Jika tanggal rapat telah ditetapkan, klik tombol Selesai untuk menutup jendela.

11

PUSKOM- UISU

Menambah Peserta Rapat

Agar seorang peserta rapat memiliki

kode peserta tersendiri, pengguna

harus menambahkannya ke dalam

tabel Kode Peserta.

Fungsi untuk menambahkan peserta

ke tabel kode peserta dapat akses

dengan mengklik menu Tambah

Peserta di pojok kanan atas pada

tampilan utama APR UISU.

Berikut ini tampilan fungsi penambahan peserta rapat ke tabel kode peserta :

1.

Langkah-langkah untuk menambah peserta rapat ke tabel kode peserta:

1. Tentukan grup peserta dimana peserta baru ini akan ditambahkan

2. Tentukan Jabatan peserta

3. Masukkan nomor hp peserta sehingga dapat menerima notifikasi rapat melalui SMS

4. Klik tombol Tambah

12

PUSKOM- UISU

Penutup

APR UISU dirancang oleh penulis dengan tujuan agar pengaturan jadwal rapat di

UISU dapat dilakukan lebih efisien dan akurat. Sistem ini memanfaatkan teknologi yang

telah berjalan di UISU seperti VPN dan SMS Center sehingga tidak membutuhkan biaya

implementasi yang besar dalam penggunaannya. Sistem ini dapat menjadi HAKI (Hak

Kekayaan Intelektual) untuk UISU karena di bangun oleh PUSKOM UISU dengan bahasa

pemrograman yang bersifat open source.

13