Tata laksana dan metoda survey akreditasi

Proses : Workshop Pengenalan Akreditasi Puskesmas

dan Klinik,

Pelatihan Akreditasi Puskesmas dan Klinik ,

Sosialisasi di Puskesmas dan Klinik,

Kajian awal Akreditasi Puskesmas dan Klinik,

Penyusunan Dokumen Dasar (SPO, SK,

KA,Pedoman,format2),

Pembakuan dokumen/ implementasi,

Kajian Internal (self assessmen),

Perbaikan/ penyempurnaan Dokumen,

Audit Internal,

Tinjauan Manajemen/ Telaah mutu dan

kinerja,

self assessmen /pra survei oleh Dinkes Kab

Penyempurnaan,

Audit dari komisi akreditasi

TATA LAKSANA SURVEI AKREDITASI PUSKESMAS

A.Persiapan pelaksanaan akreditasi– Pengajuan surat permintaan akreditasi untuk Puskesmas/Fasilitas Pelayanan

Kesehatan Primer dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota kepada

Kepala Dinas Kesehatan Propinsi berdasarkan hasil penilaian Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota dan dengan melampirkan profil puskesmas,

pencapaian kinerja tahun terakhir, kegiatan perbaikan mutu yang sudah

dilakukan.

– Kepala Dinas Kesehatan Propinsi membuat surat rekomendasi dan

meneruskan permintaan akreditasi kepada Komisioner akreditasi (maks 5

hari kerja) dlm bentuk surat elektronik dan surat asli

Komisi Akreditasi Puskesmas menugaskan Koordinator Surveior di

Provinsi untuk merencanakan dan melaksanakan survei penilaian

akreditasi dengan tembusan Kadinkes Prov (maks 5 hari kerja).

Koordinator melakukan pembahasan internal untuk menyusun jadual

penilaian termasuk penentuan surveiornya (maks 3 hari kerja).

Surat jawaban dari Koordinator beserta jadual disampaikan kepada Kepala

Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada Kepala

Dinas Kesehatan Propinsi (maks 5 hari kerja).

B. Pelaksanaan Survei Akreditasi

Survei akreditasi dilakukan selama 3 (tiga) hari sesuai dengan jadual yang ditetapkan.

Jadwal SurveiC. Penetapan dan Rekomendasi Hasil Audit (dilaksanakan pd hari ke 3

survei) : Rapat tim surveior Kesimpulan dan rekomendasi (dalam rekomendasi harus disebutkan prioritas

pendampingan oleh tim pendamping kabupaten/kota dalam melakukan pembinaan 6 bulan)

Laporan hasil survei dikirim oleh tim kepada koordinator surveior di Provinsi (maksimum 3 hari setelah pelaksanaan Survei Akred) melalui surel dan surat untuk diteruskan ke Komisioner Akreditasi Fasilitas Pelayanan Kesehatan Primer.

Penentuan Kelulusan Akreditasi melalui Rapat Komisioner Akreditasi Fasilitas Pelayanan Kesehatan Primer dlm waktu maks 10 hari kerja.

Penerbitan sertifikat Akreditasi oleh Komisioner dalam waktu 10 hari kerja, untuk kemudian dikirimkan ke Dinas Kesehatan Provinsi dalam waktu 5 hari kerja

Sertifikat akreditasi berlaku selama 3 (tiga) tahun dengan pembinaan oleh Tim Pendamping Akreditasi Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota setiap 6 Bulan, dan surveilans oleh Tim Pendamping Provinsi tiap 12 bulan.

Pelaksanaan survei1. Periksa dokumen yang menjadi regulasi: dokumen eksternal dan

internal2. Telusur: a. Wawancara:

• Pimpinan puskesmas• Penanggung jawab program• Staf puskesmas• Lintas sektor• Masyarakat • Pasien, keluarga pasien

b. Observasi:• Pelaksanaan kegiatan• Dokumen sebagai bukti pelaksanaan kegiatan

(rekaman/records)

Mekanisme pendampingan persiapan akreditasipuskesmas

Din Kes Kab

Puskesmas

1. Dinas Kesehatan Kabupatenmemilih puskesmas

2. Dinas Kesehatan Kabupatenmelakukan pendampingan

3. Mengajukanhasil penilaianself assessmentpasca pendampingan

4. Dinas Kesehatan Kabupatenmelakukan assessment kesiapan

Mekanisme akreditasi puskesmas

Din Kes Kab

Din Kes Prov

LembagaiAkreditasi

KoordinatorSurveior di

Provinsi

Puskesmas

1. Mengajukanhasilself-assessmentpasca pendampingan

2. CheckKesiapanPuskesmas

3. Mengajukan permohonanpenilaian akreditasi

4. MeneruskanPermohonan ke Lembagaakreditasi 5. Menugaskan koordinator utk

Membentuk tim surveior

6. Survei akreditasi

7. RekomendasiHasil survei

8. MeneruskanRekomendasi hasil survei

9. Penerbitan sertifikat

10. Meneruskan sertifikatKe Kabupaten

11. Menyerahkansertifikat ke fasyankes

Survey akreditasi adalah kegiatan audit eksternal Prinsip-prinsip audit:

Sikap etis Kewajiban untuk melaporkan dengan jujur dan adil Keseksamaan professional Independensi Pendekatan berdasar bukti

Audit• Proses sistematik independen dan terdokumentasi untuk

memperoleh bukti-bukti audit dan mengevauasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit dapat dipenuhi.

• Kriteria audit pada akreditasi adalah standar, kriteria, dan elemen penilaian pada tiap-tiap kriteria

• Bukti audit adalah catatan, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan terhadap kriteria audit yang dapat diverifikasi

• Temuan adalah hasil dari evaluasi bukti audit yang dikumpulkan terhadap kriteria audit

• Rekomendasi adalah pernyataan sebagai saran untuk perbaikan jika ditemui elemen penilaian yang kurang dari 10

METODE SURVEI AKREDITASI

METODE SURVEI AKREDITASI

Survei akreditasi dilakukan dengan : memeriksa dokumen-dokumen yang disusun oleh

Puskesmas, yang merupakan regulasi internal dalam penyelenggaraan manajemen, program dan pelayanan klinis di puskesmas.

Selanjutnya surveior akan melakukan telusur terhadap pelaksanaan manajemen, penyelenggaraan program, dan penyelenggaraan pelayanan klinis apakah sesuai dengan regulasi internal yang telah dibakukan, dan persyaratan yang ada pada elemen penilaian pada tiap-tiap standar akreditasi puskesmas/sarana pelayanan kesehatan dasar.

Telusur dilakukan dengan : visitasi lapangan melalui wawancara baik

kepada manajemen, penanggung jawab program, pelaksana program, penanggung jawab pelayanan klinis, pelaksana pelayanan klinis, pasien, dan pejabat lintas sector terkait,

observasi terhadap kegiatan manajemen, pelayanan klinis, maupun penyelenggaraan program, dan bukti-bukti dokumen (rekaman) bukti pelaksanaan kegiatan.

JADUAL ACARA SURVEI AKREDITASIHari Pertama

Waktu Surveior Manajemen

Surveior Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM)

Surveior Klinis Penanggung jawab acara

08.00 – 08.30 Pembukaan pertemuan:1.Perkenalan Tim Surveior dan Puskesmas2.Penjelasan Jadual Survei

Kepala PuskesmasKetua Tim Surveior

08.30 – 09.30 Presentasi Kepala Puskesmas tentang Garis Besar Kegiatan dan Upaya Puskesmas, dan upaya peningkatan mutu dan kinerja

Kepala PuskesmasKetua Tim Surveior

09.30 – 09.45 Rehat kopi: Surveior meminta:1.Daftar pasien rawat jalan dan rawat inap dua bulan terakhir untuk telaah rekam medis tertutup2.Daftar pasien rawat inap hari ini

Ketua Tim Surveior

09.45 – 12.00 Telaah dokumen manajemen

Telaah dokumen UKM

Telaah dokumen pelayanan klinis

Ketua Tim Surveior

12.00 – 12.30 Telaah dokumen manajemen

Telaah dokumen UKM

Telaah rekam medis tertutup

Ketua Tim Surveior

12.30 – 13.30 Ishoma  13.30 – 15.30 Telusur Sistem

ManajemenTelusur Sistem Penyelenggaraan UKM

Telusur sistem pelayanan klinis

Ketua Tim Surveior

15.30 – 16.00 Pertemuan Tim Surveior Ketua Tim Surveior

Hari Kedua

  Surveior manajemen

Surveior Upaya Puskesmas

Surveior Pelayanan Klinis

 

08.00 – 08.45 Klarifikasi dan masukan Ketua Tim Surveior

  Telusur Sistem Manajemen

Telusur Sistem Penyelenggaraan UKM

Telusur sistem pelayanan klinis

Ketua Tim Surveior

08.45 – 09.00 Rehat Kopi  09.00 – 12.00 Telusur Sistem

ManajemenTelusur Sistem Penyelenggaraan UKM

Telusur sistem pelayanan klinis

Ketua Tim Surveior

12.00 – 13.00 Ishoma  13.00 – 14.30 Telusur Sistem

ManajemenTelusur Sistem Penyelenggaraan UKM

Telusur sistem pelayanan klinis

Ketua Tim Surveior

14.30 – 15.30 Telusur Sistem Manajemen

Telusur Sistem Penyelenggaraan UKM

Telusur rekam medis terbuka dan wawancara pasien

Ketua Tim Surveior

15.30 – 16.00 Pertemuan Tim Surveior Ketua Tim Surveior

Hari Ketiga  Surveior

manajemenSurveior Upaya Puskesmas

Surveior Pelayanan Klinis

 

08.00 – 08.45 Klarifikasi dan Masukan Ketua Tim Surveior

08.45 – 09.30 Wawancara pimpinan Ketua Tim Surveior

09.30 – 09.45 Rehat Kopi  09.45 – 12.30 Telusur ke tokoh

masyarakat dan lintas sector

Telusur ke tokoh masyarakat dan lintas sektor

Telusur sistem pelayanan klinis

Ketua Tim Surveior

12.30 – 13.30 ISHOMA  13.30 – 14.30 Pemeriksaan

fasilitasTelusur ke tokoh masyarakat dan lintas sektor

Telusur sistem pelayanan klinis

Ketua Tim Surveior

14.30 – 15.30 Penyusunan Laporan (rapat internal surveior)  15.30 – 16.30 Exit Conference

PenutupanKepala PuskesmasKetua Tim Surveior

Contoh Berkas Pengajuan Survei Akreditasi (lihat pedoman survei)

suksma