perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

TATA KEARSIPAN GAMBAR UKUR (GU) DI BAGIAN SEKSI SURVEY PENGUKURAN DAN PEMETAAN KANTOR

PERTANAHAN KABUPATEN BOYOLALI

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh:

DESKA LUQMAN AGE PRADANA

D1511027

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2015

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ii

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iii

SURAT PERNYATAAN Nama : Deska Luqman Age Pradana

NIM : D 1511027

M Tata Kearsipan

Gambar Ukur (GU) di Bagian Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan

Kabupaten Boyolali -betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya

saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda sitasi dan ditunjukkan dalam daftar

pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 13 Januari 2015

Yang Membuat Pernyataan,

Deska Luqman Age Pradana

SURAT PERNYATAAN

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iv

Nama : Deska Luqman Age Pradana

NIM : D 1511027

Tata Kearsipan

Gambar Ukur (GU) di Bagian Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan

Kabupaten Boyolali -betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya

saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda sitasi dan ditunjukkan dalam daftar

pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 13 Januari 2015

Yang Membuat Pernyataan,

Deska Luqman Age Pradana

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

v

MOTTO

-

(Q.S Ar Rahman)

atas dan kadang pula

berada di bawah. Orang yang hebat adalah seorang yang bisa bersikap

sederhana kala berada di atas dan bisa bersikap dewasa kala di

(Penulis)

tersebut akan sangat tajam dan bisa menebas apapun yang menghadang. Namun

jika pedang tersebut jarang diasah, maka yang akan kita dapati adalah pedang

yang tumpul, berkarat dan mudah patah. Hal ini sama dengan hidup kita, jika kita

bisa menggunakan sebaik mungkin hidup kita untuk terus belajar, maka yang

akan kita dapat adalah pribadi yang matang dan berguna. Namun apabila kita

menyia-nyiakan hidup kita hanya untuk berdiam diri dan berhura-hura, maka

(Penulis)

arang siapa yang berjalan untuk menuntut ilmu, maka Allah akan

(HR. Bukhari-Muslim)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Karya tulis ini penulis persembahkan untuk :

1. Papa dan Mama tercinta, yang selalu mendukung, mendoakan dan

memberikan motivasi dengan sepenuh dan setulus hati.

2. Saudara sepupu yang senantiasa memberikan masukan dan saran untuk

penulis sehingga bisa selalu mendapat pencerahan untuk bisa menyelesaikan

Tugas Akhir ini.

3. Teman-teman sepermainan yang tiada hentinya selalu memberikan

semangat dan motivasi lebih kepada penulis untuk tetap gigih berjuang

menyelesaikan Tugas Akhir ini.

4. Seseorang yang selalu memberiku semangat serta bantuannya dalam

menyelesaikan Tugas Akhir ini.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb

Segala puji bagi Allah SWT penulis panjatkan karena telah melimpahkan

rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan Tugas

Akhir ini dengan baik yang berjudul TATA KEARSIPAN GAMBAR UUKUR (GU)

DI BAGIAN SEKSI SURVEY PENGUKURAN DAN PEMETAAN KANTOR

PERTANAHAN KABUPATEN BOYOLALI untuk memenuhi persyaratan

memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen

Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

Dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini, penulis dibantu oleh beberapa

pihak yang telah memberikan dukungan dalam berbagai hal. Untuk itu, penulis

mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Ibu Dra. Lestariningsih, M.Si selaku Dosen Pembimbing penulis yang

dengan sabar membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

2. Drs. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen

Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas

Maret Surakarta sekaligus Pembimbing Akademik yang telah banyak

memberikan pengarahan selama penulis menjalankan studi di Fakultas Ilmu

sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bp. Wahyu Setyoko selaku Kepala Sub. Bagian Tata Usaha dan

pembimbing magang dari Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali, yang

telah berkenan memberikan waktu, tenaga, pikiran, dan dukungan bagi

penulis.

4. Bp. Marwadi, SH. Selaku Bagian Kepala Urusan Umum dan Kepegawaian

Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali yang telah membantu dan

membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir.

5. Mas Riyadi selaku pegawai gudang arsip Gambar Ukur Seksi Survey

Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali yang

telah memberikan penjelasan materi serta memberikan data-data yang

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

viii

dibutuhkan penulis sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir

ini.

6. Papa dan Mama tercinta, yang selalu memberikan segala waktunya untuk

mengasuh, membimbing dan memberi dukungan sepenuhnya baik secara

moriil, materiil, maupun doa restu kepada penulis, sehingga penulis dapat

menyelesaikan pendidikan di Program Studi Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

7. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, terima kasih telah

membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

Penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan banyak

kekurangan, maka dari itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang

bermanfaat dari pembaca untuk lebih sempurnanya dan dapat diterima semua

kalangan.

Semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat dan wawasan bagi

para pembaca pada umumnya dan penulis pada khususnya.

Wassalamualaikum Wr. Wb

Surakarta, 13 Januari 2015

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................ i

PERSETUJUAN .................................................................................................. ii

PENGESAHAN .................................................................................................. iii

PERNYATAAN .................................................................................................. iv

MOTTO................................................................................................................ v

PERSEMBAHAN ............................................................................................... vi

KATA PENGANTAR ........................................................................................ vii

DAFTAR ISI ....................................................................................................... ix

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xi

DAFTAR BAGAN.............................................................................................. xii

ABSTRAK ......................................................................................................... xiii

BAB I Pendahuluan....................................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ................................................................. 1

B. Perumusan Masalah ........................................................................ 5

C. Tujuan Pengamatan ......................................................................... 5

D. Manfaat Pengamatan ....................................................................... 5

BAB II Tinjauan Pustaka dan Metode Pengamatan ................................... 7

A. Tinjauan Pustaka ............................................................................. 7

B. Gambar Ukur ................................................................................. 28

1. Arsip Gambar Ukur ............................................................ 28

2. Tata Kearsipan Gambar Ukur ............................................ 28

C. Metode Pengamatan ....................................................................... 29

1. Lokasi Pengamatan ............................................................ 29

2. Jenis Pengamatan ............................................................... 29

3. Sumber Data ....................................................................... 29

a. Informan ...................................................................... 29

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

x

b. Dokumen ..................................................................... 30

c. Riset Pustaka ............................................................... 30

4. Teknik Pengumpulan Data ................................................. 30

a. Observasi Langsung .................................................... 31

b. Teknik Wawancara ..................................................... 31

c. Dokumentasi ............................................................... 31

5. Analisis Data ...................................................................... 31

BAB III Deskripsi Instansi ............................................................................. 33

A. Profil Instansi ................................................................................ 33

B. Visi dan Misi ................................................................................. 34

C. Struktur Organisasi ....................................................................... 35

D. Fungsi dan Tugas Masing-Masing Bidang ................................... 36

BAB IV Pembahasan ...................................................................................... 42

A. Penerimaan dan Pencatatan Arsip Gambar Ukur ......................... 42

B. Penyimpanan Arsip Gambar Ukur ............................................... 47

C. Pemeliharaan Arsip Gambar Ukur ............................................... 50

D. Peminjaman Gambar Ukur ........................................................... 52

E. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Gambar Ukur ....................... 54

F. Fasilitas Kearsipan ........................................................................ 55

G. Pegawai Kearsipan ....................................................................... 57

BAB V Penutup ............................................................................................ 59

A. Kesimpulan .................................................................................... 59

B. Saran .............................................................................................. 62

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1: Struktur Organisasi Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali......... 36

Gambar 4.1: Kartu Kendali Petugas Ukur .......................................................... 46

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xii

DAFTAR BAGAN

Bagan 4.1: Alur Permohonan Pengukuran Hingga Pembuatan Gambar Ukur ... 45

Bagan 4.2: Proses Penyimpanan Arsip Gambar Ukur ........................................ 50

Bagan 4.3: Proses Penemuan Kembali Arsip Gambar Ukur............................... 55

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xiii

ABSTRAK

Deska Luqman Age Pradana, D1511027, Tata Kearsipan Gambar Ukur (GU) di Bagian Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali. Program Studi D3 Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Tata kearsipan adalah suatu proses pengelolaan arsip yang sebelumnya direncanakan terlebih dahulu dengan suatu metode maupun sistem tertentu guna mempermudah dalam proses penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan, sehingga kegiatan operasional suatu organisasi bisa berjalan dengan lancar dan baik. Tata kearsipan Gambar Ukur di Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali meliputi penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, peminjaman, penyusutan dan pemusnahan. Tujuan dilakukannya pengamatan untuk mengetahui tata kearsipan Gambar Ukur yang berjalan di Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali. Sebab, penataan arsip yang sesuai prosedur pelaksanaan dapat memperlancar proses kegiatan administrasi secara efektif dan efisien. Arsip Gambar Ukur sendiri merupakan salah satu arsip Negara yang penting karena merupakan data ukuran disertai gambar yang diambil dari lapangan sebagai salah satu syarat oembuatan sertifikat tanah.

Jenis pengamatan menggunakan deskriptif kualitatif dengan tujuan untuk mendapatkan data dan informasi yang jelas dan lengkap mengenai kegiatan operasional di Kantor Pertanahan yang sebenarnya. Untuk sumber data penulis menggunakan tiga langkah yaitu wawancara dengan para informan yang berkompeten dalam bidang pengarsipan Gambar Ukur, dokumen-dokumen yang menjelaskan mengenai prosedur pengarsipan Gambar Ukur dan riset pustaka terhadap buku-buku pedoman dalam tata kearsipan. Sedangkan dalam Tehnik pengumpulan data, penulis menggunakan beberapa metode, diantaranya observasi langsung, wawancara dan dokumentasi.

Tata kearsipan Gambar Ukur di bagian Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan sudah dikelola oleh pegawai khusus arsip. Dalam pengelolaan penyimpanan arsip Gambar Ukur menggunakan sistem numerik/nomor. Proses penyimpanan meliputi pemisahaan berdasar tahun, meneliti apakah sudah diberi tanda bukti telah dicatat di kartu kendali, mengklasifikasi sesuai daftar isian 302 berurutan selanjutnya dimasukkan ke dalam filling cabinet dan disusun ke dalam rak-rak yang telah tersedia. Pemeliharaan mencakup pemeliharaan, pembersihan dan pengaturan suhu ruangan. Proses peminjaman arsip dalam penemuan kembali arsip sudah terklasifikasi sesuai periode tahun dan daftar isian 302, namun masih disayangkan dalam proses peminjaman arsip belum dikelola dengan baik. Arsip Gambar Ukur merupakan arsip abadi, sehingga tidak dilakukan prosedur pemusnahan maupun penyusutan. Fasilitas kearsipan meliputi alat penunjang menyimpan arsip dan ruangan arsip masih perlu ditingkatkan lagi dan pegawai kearsipan yang masih harus terus diperbaiki kinerjanya supaya pengelolaan bisa berjalan dengan seharusnya.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xiv

ABSTRAK

Deska Luqman Age Pradana, D1511027, Record Keeping System of Measuring Picture in Measuring Survey and Mapping Section in Land Affairs Office of Boyolali Regency. Administrative Management Undergraduate Study of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret University.

Record keeping system is a process of archives management that have been planned with a method or system to make it easier in the keeping process and archives recovery, so that operational activity of organization will be running well. Record Keeping System of Measuring Picture in Measuring Survey and Mapping Section in Land Affairs Office of Boyolali Regency including receiving, recording, storage, maintenance, borrowing, shrinkage and extermination. The purpose of this observation is to know about record keeping system of measuring picture that used in Measuring Survey and Mapping Section in Land Affairs Office of Boyolali Regency. Because of the right procedure of archives regulation can make the administration process running well, effectively and efficiently. Measuring picture is the one of country archives which is important because it is a measuring data with picture which taken directly as one of the requirements to make land certificate.

Types of observations is descriptive qualitative to get clear and complete data and information about the real operational activities in Land Affairs Office of Boyolali Regency. There are three data sources, first, interview with competent informant in the case of record keeping system, documents which explain about the procedure of record keeping system, and library research to guidance books of record keeping system. While the data collections technique, the writer use some method, including direct observation, interview and documentation.

Record keeping system of Measuring Picture in Measuring Survey and Mapping Section has been managed by archives employee. In management of measuring picture archive storage use numerical system. Storage process

have been noted in control card, clarify the appropriate 302 checklist (daftar isian 302), then included in filling cabinet and prepared in shelf. The maintenance

archives borrowing process in archives recovery have been clarified appropriate the year of period and 302 checklist (daftar isian 302), but unfortunately this archives borrowing system is not managed well yet. Measuring picture archives is an everlasting archives, so there is no extermination or shrinkage procedure. The facilities of archives including supporting tools of archives storage and the room archives still needs to be improved and archives employee that also need to be improved about their work to make the management running well as it should.