tata kearsipan sub bagian umum dan kepegawaian dinas pekerjaan ...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

TATA KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN

KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM

KABUPATEN KLATEN

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

Disusun Oleh :

INTAN MAYASARI

D1508036

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user

ii


commit to user

iii

1


commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : Intan Mayasari

NIM : D1508036

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “TATA

KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS

PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KLATEN” adalah betul-betul karya sendiri.

Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan

ditunjukkan dalam Daftar Pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik, berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Mei 2011

Yang membuat pernyataan

Intan Mayasari


commit to user

v

MOTTO

Segala perkara dapat ku tanggung di dalam DIA yang memberi

kekuatan kepada ku.

( Filipi 4 : 13 )

There is no friendship, no love like that of the parents for the

child.

( Henry Word Beecher )

Jangan melayani perasaan negatif, usir segara. Biasakan

memelihara pikiran positif dan tindakan positif. Dengan

demikian kita akan menjalani kehidupan ini penuh dengan

syukur, semanggat dan sukses luar biasa.

( Andrie Wongso )


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Karya ini aku persembahkan untuk :

Yesus Kristus, Tuhan Allah dan Juruselamat ku, tanpa kasih

MU aku bukan apa-apa dan aku tidak akan sampai seperti pada

saat ini

Ayah dan Bunda yang selalu mendoakan aku, mengasihi aku dan

selalu memberi aku semanggat

Kedua kakak ku beserta suaminya

Sahabat-sahabat ku terkasih

Almamater ku ( MA’ 2008 )


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Syalom…

Segala puji syukur kepada Tuhan Yesus yang telah memberikan kasih, sukacita

dan penyertaan yang tiada tara, sehingga Laporan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan.

Penulisan Laporan Tugas Akhir dengan judul “ TATA KEARSIPAN SUB

BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM

KABUPATEN KLATEN “ disusun untuk memenuhi persyaratan guna meraih sebutan

profesional Ahli Madya program studi Manajemen Administrasi, program Diploma

III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah memberikan

bantuan doa dan dorongan sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas

Akhir ini.

1. Bapak Herwan Parwiyanto, S,Sos, M.Si selaku pembimbing tugas akhir yang telah

memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam menyelesaikan

tugas akhir ini.

2. Bapak Drs. Sakur, MS. selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

3. Bapak H. Supardi, SIP selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas

Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.

4. Ibu Chistiana Alorina Budianti selaku pegawai Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.

5. Ibu V Sri Wahyuni selaku pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas


6. Seluruh pegawai Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten yang tidak dapat

penulis sebutkan satu persatu.

7. Ayah dan Bunda, terima kasih atas doa dan kasih sayang yang tiada henti.

8. Kedua kakak ku,,terima kasih telah menyayangi dan selalu mendoakan ku.

9. Sahabat ku terkasih “ Zefa, Zety n Diah “, terima kasih kalian selalu ada baik

disaat senang maupun susah. Jaga terus prsahabatan kita yaa…


commit to user

viii

10. Teman-teman sekelas (MA B), kebersamaan kita selama ini tidak akan pernah aku

lupakan.

11. Teman-teman kos (Nindy, Tiwi, mb Nafi, ka’Ros n Vivi) kalian yang membuat

aku betah di kos, kebersamaan kita selama ini tidak akan pernah aku lupakan.

12. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini,

yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu.

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan

Laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangan mengingat

keterbatasan kemampuan penulis. Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dari

pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis. Semoga Laporan Tugas Akhir ini

bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan.

Harapan penulis, karya sederhana ini dapat memberi manfaat bagi pembaca

dan pihak-pihak yang memerlukanya.

Surakarta, Mei 2011

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL …………………..…………………………………………. i

PERSETUJUAN ……………………….………………………………………… ii

PENGESAHAN ………………………………………………………………….. iii

PERNYATAAN ………………………………………………………………….. iv

MOTTO …………………………………………………………………………. v

PERSEMBAHAN ……………………………………………………………….. vi

KATA PENGANTAR …………………………………………………………… vii

DAFTAR ISI …………………………………………………………………….. ix

DAFTAR BAGAN ………………………………………………………………. xi

DAFTAR TABEL ……………………………………………………………… xii

ABSTRAK ……………………………………………………………………….. xiii

ABSTRACT ……………………………………………………………………… xiv

BAB I PENDAHULUAN ………………………………………………….. 1

A. Latar Belakang Masalah …………………………………………. 1

B. Perumusan Masalah ……………………………………………… 3

C. Tujuan Pengamatan ……………………………………………… 4

D. Manfaat Pengamatan …………………………………………….. 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA …………………………………………….. 5

A. Pengertian Tata Kearsipan ……………………………………….. 5

1. Pengertian Tata ………………………………………………. 5

2. Pengertian Arsip ……………………………………………... 5

3. Pengertian Kearsipan ………………………………………… 8

B. Tujuan Kearsipan ………………………………………………… 11

C. Tata Kearsipan …………………………………………………… 12

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ………………………….. 12


commit to user

x

2. Penyimpanan Arsip …………………………………………. 14

3. Pemeliharaan Arsip …………………………………………. 20

4. Penyusutan Arsip ……………………………………………. 25

5. Fasilitas Kearsipan ………………………………………….. 28

6. Pegawai Kearsipan …………………………………………. 28

D. Metode Pengamatan ……………………………………………… 30

BAB III DISKRIPSI INSTANSI …………………………………………….. 34

A. Diskripsi Lokasi Pengamatan …………………………………….. 34

B. Uraian Tugas ……………………………………………………. 43

C. Keadaan Pegawai ……………………………………………….. 48

D. Visi dan Misi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten ………. 51

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ………………….. 52

A. Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian …………………………………………………… 52

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip …………………………… 52

2. Penyimpanan Arsip …………………………………………. 60

3. Pemeliharaan Arsip …………………………………………. 64

4. Penyusutan Arsip ……………………………………………. 65

B. Fasilitas Kearsipan ……………………………………………….. 66

C. Pegawai Kearsipan ………………………………………………. 68

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN……………………………………… 69

A. Kesimpulan ……………………………………………………….. 69

B. Saran ……………………………………………………………… 71

DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………….. 72

LAMPIRAN ……………………………………………………………………… 73


commit to user

xi

DAFTAR BAGAN

Bagan 2. 1 Stuktur Organisasi Administrasi Kearsipan …………………………. 10

Bagan 2. 2 Model Analisis Interaktif ……………………………………………. 33

Bagan 3. 3 Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum ………………………… 47

Bagan 4. 1 Proses Pengurusan Surat Masuk …………………………………….. 53

Bagan 4. 2 Agenda Surat Masuk ………………………………………………… 54

Bagan 4. 3 Proses Pengurusan Surat Keluar …………………………………….. 57

Bagan 4. 4 Agenda Surat Keluar ………………………………………………… 59


commit to user

xii

DAFTAR TABEL

Tabel 3. 1 Keadaan Pegawai Menurut Jenis Kelamin ………………………….. 48

Tabel 3. 2 Keadaan Pegawai Menurut Tingkat Pendidikan …………………….. 49

Tabel 3. 3 Keadaan Pegawai Menurut Jabatan ………………………………….. 50

Tabel 4. 1 Jumlah Surat Masuk tahun 2010 …………………………………….. 56

Tabel 4. 2 Jumlah Surat Keluar tahun 2010 …………………………………….. 59

Tabel 4. 3 Daftar Alat-alat Kearsipan Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian ………………………………………………………… 67


commit to user

xiii

ABSTRAK

Intan Mayasari, D1508036, “TATA KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN

KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KLATEN”,

Laporan Tugas Akhir, Program Diploma III, Manajemen Administrasi,

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta,

2011, 72 halaman.

Arsip merupakan pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka

melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan

keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban

secepat-cepatnya secara akurat, terpercaya dan lengkap dari suatu proses kegiatan

administrasi pemerintah maupun organisasi swasta, maka sangatlah diperlukan

adanya pengelolaan arsip yang baik dan tertib. Adapun tujuan dari penulisan Laporan

Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip pada Dinas


Dalam melakukan pengamatan dipilih lokasi Dinas Pekerjaan Umum

Kabupaten Klaten, bardasarkan pertimbangan bahwa Dinas Pekerjaan Umum

merupakan Dinas Pemerintah yang bergerak dalam bidang pelayanan kepada

masyarakat sehingga dituntut bisa memberikan hasil kerja yang baik. Jenis

pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yang mendeskripsiksn,

memaparkan dan menganalisa sejumlah data yang ada baik secara tertulis maupun

lisan berdasakan pengamatan dan berhubungan langsung dengan informan. Sumber

data diperoleh dari hasil wawancara langsung dengan informan dan melalui buku-

buku perusahaan. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi

dan dokumentasi. Teknis analisis data berupa reduksi data, sajian data, penarikan

simpulan atau verifikasi.

Dari hasil pengamatan yang dilakukan pada Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, dapat diketahui bahwa

penerimaan dan pencatatan arsip menggunakan sistem satu pintu, asas penyimpanan

yang digunakan adalah asas campuran, dengan asas ini masing-masing sub bagian

diberi kepercayaan untuk menyimpan arsipnya sendiri. Untuk sistem penyimpanan

yang digunakan adalah sistem subjek.

Kesimpulan dari pengamatan ini adalah pengelolaan arsip pada Sub Bagian

Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten meliputi :

penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, pemesliharaan arsip dan

penyusutan arsip. Saran untuk Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan

Umum Kabupaten Klaten adalah sebaiknya pada bagian ini mempunyai ruangan

khusus untuk menyimpan arsip.


commit to user

xiv

ABSTRACT

Intan Mayasari, D1508036, “ARCHIVAL SYSTEM AT GENERAL AFFAIRS

AND PERSONNEL DIVISION OF PUBLIC WORKS DEPARTMENT

KLATEN REGENCY”, Final Report Assignment, Diploma-3 Program,

Administration Management, Faculty of Social and Political Sciences Sebelas

Maret University Surakarta, 2011, 72 pages.

Archive is a memory centre and source of information for quick, accurate,

reliable and complete planning, analyzing, policy formulation, decision making,

report writing, evaluation, controlling and responsibility reporting of a government

and private administration activity process. Thus it is necessary for a well-ordered

archival system. The aim of this report writing is to know how the archival system at

Public Works Department of Klaten Regency.

The place of observation in this paper, i.e. Public Works Department of

Klaten Regency, is selected due the reason that Public Works Department is a

government agency that provides service to public therefore it is required to give a

good performance in accomplishing its duty. Descriptive and qualitative observation

is done to describe, present, and analyze a number of data either orally or written

based on the observation and directly correlated with informant. Data is obtained

from direct interview with informants and from company’s documents. Technique of

collecting data used is interview, observation and documentation. Techniques of

analyzing data used are data reduction, conclusion drawing or verification.

From results of observation at General Affairs and Personnel Division Public

Works Department of Klaten Regency, it can be seen that archives acceptance and

registry used is one door system while archives storing principle used is mixed

principle in which each division is given credence to store its own archives. Storing

system used is subject system.

Conclusion that can be drawn from the observation is that archival system at

General Affairs and Personnel Division Public Works Department of Klaten

Regency consists of the following: archives acceptance and registry, archives storing,

archives maintenance and reduction. It is suggested that General Affairs and

Personnel Division Public Works Department of Klaten Regency provides a special

room to store archives.


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap bentuk organisasi baik itu organisasi swasta maupun organisasi

pemerintahan pasti mempunyai tujuan tertentu, dalam mencapai tujuannya baik itu

organisasi pemerintah maupun organisasi swasta menginginkan agar kegiatan

organsiasinya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Kegiatan pencapaian tujuan

suatu organisasi tidak terlepas dari aktivitas yang bersifat pokok dan aktivitas yang

bersifat penunjang, aktivitas pokok merupakan aktivitas yang secara langsung

berkenaan dengan tugas pokoknya, sedangkan aktivitas penunjang adalah akivitas

yang bersifat menunjang kelancaran aktivitas pokok, termasuk dalam aktivitas

penunjang yaitu pekerjaan kantor atau Tata Usaha dan pekerjaan lainnya yang

bersifat administasi.

Kegiatan Tata Usaha adalah segenap aktivitas menghimpun, mencatat,

mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan berbagai keterangan yang

diperlukan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai

tujuan tertentu. Jadi kegiatan tata usaha adalah kegiatan yang berhubungan dengan

warkat, surat-surat dan dokumen atau sering disebut arsip.

Kearsipan berperan penting dalam administrasi, sebagai bagian pusat

ingatan dan sumber informasi dalam melakukan kegiatan perencanaan,

penganalisisan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan

laporan, penilaian, pengendalian dan pelaksanaan pertanggungjawaban. Maka

dalam organisasi perlu adanya tata kearsipan yang baik, rapi, teratur, efektif dan

efisien. Dengan adanya tata kearsipan yang demikian dapat membantu kelancaran

mekanisme kerja dari seluruh kegiatan administrasi perkantoran. Namun apabila

pengelolaan kearsipan tidak ditangani dengan baik, maka hal ini bisa menghambat

kelancaran kegiatan berorganisasi bahkan dapat mengakibatkan pemborosan

pikiran, tenaga dan waktu.

Mengingat begitu pentingnya arsip, maka pelaksanaan suatu kearsipan yang

baik sangat mendukung dalam pencapaian tujuan suatu organisasi yang tentunya

sangat dipengaruhi oleh faktor, antara lain sumber daya manusia dan teknologi


commit to user

2

yang terus berkembang dari waktu-ke waktu. Pelaksanaan tata kearsipan yang

baik, rapi, teratur, efektif dan efisien sangat diperlukan guna memberikan

informasi yang cepat bagi pimpinan dan anggota organisasi yang lain untuk

pengambilan suatu keputusan serta untuk mengambil langkah tertentu guna

menunjang pelaksanaan tugas pokok maupun pelayanan kepada pihak lain yang

bersangkutan.

Jika suatu organisasi tidak melaksanakan tata kearsipan dengan baik dan

teratur maka tidaklah mungkin organisasi tersebut dapat memberikan data

informasi yang baik, lengkap dan akurat. Faktor yang menyebabkan suatu

organisasi belum melaksanakan penataan arsip sebagaimana mestinya adalah

kurang adanya kesadaran dari para pegawai akan pentingnya arsip didalam

administrasi perkantoran. Kemungkinan yang lain karena tidak tersedianya

pegawai yang ahli dalam bidang kearsipan.

Kearsipan merupakan bidang yang sama pentingnya dengan bidang lain,

sehingga tidak sembarangan orang ditempatkan dalam bidang ini. Pegawai-

pegawai yang berada dalam bidang kearsipan harus memiliki keahlian dalam

pelaksanaan tata kearsipan dan diperlukan kejujuran, dan ketelitian dalam

menangani pekerjaan itu. Dengan tata kearsipan yang baik dan teratur serta

ditunjang dengan sumber daya manusia yang memiliki keahlian dalam bidang

kearsipan, maka kegunaan arsip dapat membantu organisasi dalam menyajikan

data dan informasi yang cepat dan tepat, sehingga dapat membantu kelancaran

kegiatan administrasi perkantoran.

Berdasarkan hasil pengamatan, penulis mengetahui bahwa pengelolaan arsip

di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten menggunakan asas kombinasi yaitu

untuk jenis arsip aktif disimpan pada masing-masing unit kerja yang

berkepentingan atau unit kerja pencipta arsip (Desentralisasi), sedangkan untuk

arsip inaktif disimpan secara terpusat (Sentralisasi) pada kantor arsip Dinas

Pekerjaan Umum yang berfungsi sebagai pusat arsip. Sedangkan untuk

pengurusan surat masuk dan surat keluar diselenggarakan dengan menggunakan

prinsip satu pintu yaitu melalui Bagian Umum dan Kepegawaian.

Berdasarkan uraian tersebut penulis tertarik untuk mengamati lebih dalam

mengenai tata kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas


commit to user

3

Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. Bagian ini merupakan bagian yang penting

karena berkaitan langsung dengan urusan dengan surat-menyurat, penggandaan,

ekspedisi, kearsipan, rumah tangga, pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan

kantor serta melakukan pengelolaan administrasi perkantoran.

Selama masa pengamatan penulis mengetahui bahwa pada Sub Bagian

Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten belum

memiliki ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip. Selain itu di

Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten juga belum mempunyai pegawai

khusus yang menangani tentang arsip (pegawai yang memiliki keahlian dibidang

arsip), sehingga semua pegawai bisa mengurusi arsip-arsip mereka sendiri. Hal ini

mengakibatkan apabila sewaktu-waktu arsip di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten

Klaten mengalami kerusakan maupun hilang, maka tidak ada pegawai yang

bertanggungjawab penuh terhadap kehilangan maupun kerusakan arsip tersebut.

Atas berbagai pertimbangan diatas, maka penulis memilih Dinas Pekerjaan

Umum Kabupaten Klaten sebagai tempat mengadakan pengamatan karena Dinas

Pekerjaan Umum merupakan Dinas Pemerintah yang bergerak dalam bidang

pelayanan kepada masyarakat sehingga dituntut bisa memberikan hasil kerja yang

baik. Oleh karenanya Sub Bagian Umum dan Kepegawaian diharapkan bisa

melakukan tata kearsipan secara tepat, efisien dan efektif. Dalam hal ini penulis

tertarik untuk mengadakan pengamatan dengan mengambil judul “Tata

Kearsipan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum

Kabupaten Klaten”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas tersebut, maka

perumusan masalah yang diajukan pada pengamatan ini adalah sebagai berikut:

Bagaimana Pelaksanaan Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten?


commit to user

4

C. Tujuan Pengamatan

Sesuai dengan perumusan masalah diatas, maka tujuan dari pengamatan

adalah :

1. Tujuan Operasional

Yaitu untuk mengetahui bagaimana Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum

dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.

2. Tujuan Fungsional

Memberikan sumbangan pemikiran atas dasar temuan-temuan selama

pengamatan dan diharapkan dapat bermanfaat bagi instansi pada umumnya dan

bagi pegawai pada khususnya, kaitannya dengan tata kearsipan.

3. Tujuan Individual

Pengamatan ini dilaksanakan untuk memenuhi syarat dalam memperoleh

sebutan ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

Adapun manfaat yang dapat diambil dari pengamatan ini adalah sebagai

berikut :

1. Memberi gambaran mengenai bagaimana pelaksanaan Tata Kearsipan Sub

Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.

2. Merupakan media pembelajaran bagi semua pihak yang berkepentingan

terutama tentang masalah kearsipan.

3. Memberi masukan serta menambah pengetahuan bagi penulis dan para

pembaca mengenai Tata Kearsipan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.


commit to user

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Tata Kearsipan

1. Pengertian Tata

Kata tata berasal dari bahasa Jawa kuno, yaitu Tata atau Nata,

namun dalam bahasa Sansekerta kata tata ditulis dengan “Tatha” yang

memiliki arti mengurus atau menyusun. Dalam kamus bahasa Indonesia

kata tata diartikan sebagai aturan, kaidah, susunan, cara menyusun dan

sistem (2007: 1147). Sedangkan menurut Saiman (2002: 15), tata ialah

suatu aturan atau peraturan yang harus ditaati dalam suatu proses

penyelenggaraan kerja. Jadi dapat disimpulkan bawa tata berarti kegiatan

mengurus, mengatur, menyusun, dan merupakan suatu peraturan yang

harus ditaati dalam suatu proses penyelenggaraan kerja

2. Pengertian Arsip

Setiap perusahaan pasti memiliki arsip yang berupa data dan

informasi berkaitan dengan perusahaan. Data dan informasi yang terdapat di

dalam arsip ada yang harus disampaikan untuk sementara waktu dan ada

yang diproses lebih lanjut dan ada juga yang sudah selesai pemrosesan

namun harus disimpankan karena masih dibutuhkan oleh perusahaan.

Kata “arsip” berasal dari bahasa Belanda archief. Menurut

Atmosudirdjo, dalam Wursanto (1991: 14), archief dalam bahasa Belanda

mempunyai beberapa pebgertian, sebagai berikut :

a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan

tertulis, piagam-piagam, sutrat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte,

dokumen-dokumen, peta-peta.

b. Kumpulan teratur, dari pada bahan-bahan kearsipan tersebut.

c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri

Berdasarkan Undang-Undang nomor 7 Tahun 1971 tentang

ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat a, dan ayat b,

menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :


commit to user

6

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara

dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintahan.

b. Naskah-naskah yang dibuat diterima oleh Badan-badan swasta dan atau

perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Kemudian Undang-undang no 7 tahun 1971 memberikan penjelasan

bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak

bagaimanapun juga dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis,

maupun yang dapat didengar dan dilihat seperti hasil-hasil rekaman,

film dan lain sebagainya.

Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok adalah naskah-

naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lainya

yang dihimpun dalam suatu berkas tersendiri mengenai naskah-naskah yang

sama.

Istilah lain untuk arsip adalah file dan records. Atmosudirdjo,

dalam Wursanto (1991: 14) memberikan pengertian file dan records sebagai

berikut :

File berarti :

o Wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet dan sebagainya

yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip

o Kumpulan teratur (sistematik) bahan-bahan arsip, surat-surat, kartu-

kartu, mikrofilm-mikrofilm dan sebagainya yang setiap kali dipakai

untuk bahan petunjuk atau pembuktian.

o Setiap pengaturan, penyortiran, penerbitan yang sistematik dan

berturut atas barang-barang, orang-orang, personel, kertas-kertas

tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.

o Setiap sarana atau alat yang dipakai untuk menyimpan surat-surat

secara teratur


commit to user

7

Rccords berarti :

o Setiap catatan, apa saja yang dicatat untuk disimpan

o Setiap bahan yang tertulis yang dipergunakan sebagai bukti,

pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian

o Register, daftar, monumen dan sebagainya dimana sesuatu bukti

tertulis itu ditaruh, dicatat dan direkam.

o Fakta-fakta atau data yang dicatat secara tertentu mengenai sesuatu

misalnya : jasa-jasa, kelakukan, peristiwa kerja, karier, dan sebagainya.

o Plat atau piringan hitam, pita, rekaman.

o Suatu berita acara atau laporan resmi yang dibuat oleh seorang pejabat

resmi.

Secara singkat dapat dikatakan bahwa records adalah setiap

lembaran dalam bentuk maupun dalam wujud apapun yang berisi informasi

atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau

pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian.

Sedangkan file, menurut pengertian tersebut diatas dapat berarti

wadah, tempat atau sarana yang dipakai untuk menyimpan surat-surat secara

teratur dan dapat pula berarti kumpulan bahan-bahan keterangan dalam

bentuk maupun dalam wujud apapun yang dapat dipergunakan sebagai

bahan pembuktian terhadap suatu peristiwa atau kejadian.

Disamping dua istilah tersebut (file dan records), istilah lain untuk

arsip adalah warkat, istilah warkat berasal dari bahasa Arab dari kata warkat

yang artinya surat. Tetapi dalam perkembangan selanjutnya warkat tidak

hanya berarti surat, melainkan setiap lembaran yang berisi keterangan yang

mempunyai arti dan kegunaan. The Liang Gie, dalam Wursanto (1991: 15),

memberikan pengertian bahwa warkat, adalah setiap catatan tertulis atau

bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk

keperluan membantu ingatan.

Menurut jenisnya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam

tergantung pada segi peninjauanya. Menurut fungsi dan kegunaan arsip

dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan statis. Menurut Undang-


commit to user

8

Undang No.7 tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip

statis adalah sebagai berikut :

a. Arsip dinamis

Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan

pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan

bahwa arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih digunakan secara

langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari (Warsanto, 1991: 28-

29).

Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi :

1) Arsip aktif ialah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi

kelangsungan kerja. Jadi arsip aktif masih ada ditempat atau unit

pengolah dalam suatu kantor atau perusahaan.

2) Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaanya

sudah mulai menurun.

3) Arsip inaktif ialah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan

dalam proses pekerjaan sehari-hari.

b. Arsip statis

Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya

maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.

Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang

sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kehidupan perkantoran

sehari-hari (Warsanto, 1991 : 29).

3. Pengertian Kearsipan

Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai

“sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan

dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan,

pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan


commit to user

9

laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian secepat-cepatnya.

(Barthos , 1990: 2)

Beberapa pengertian kearsipan, menurut para ahli, diantaranya :

a. Ig. Wursanto (1991: 12), mendefinisikan kearsipan adalah salah satu

macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak

dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah

maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang

berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan

dokumen-dokumen kantor lainya.

b. M. N Maulana (1979: 19), mendefinisikan kearsipan adalah suatu cara

atau metode yang digunakan atau direncanakan dan dipergunakan untuk

menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan

memakai indeks yang sudah ditentukan. Dalam hal ini yang perlu

diperhatikan adalah pengelolaan dan pengaturan serta pengawasan dan

pemeliharaan yang dikendalikan sehingga teratur rapi dan praktis,

mudah dicari kembali dengan cepat, tepat, efektif dan efisien.

c. The Liang Gie dalam Ida Nuraida (2008: 92), Pengarsipan adalah

kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara dan alat di tempat

tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sebagai pusat ingatan

atau sumber informasi suatu organisasi.


commit to user

10

Berikut contoh Bagan Kearsipan atau Struktur Organisasi

Administrasi Kearsipan

Bagan 2.1

Biasanya bagan tersebut dimasukkan ke dalam sekretariat

(Maulana 1979: 20)

Dari beberapa definisi diatas dapat diketahui bahwa kearsipan

memiliki peranan penting, baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan

manusia maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah dalam

pelaksanaan kehidupan bangsa.

Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk

penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-

persoalan tertentu akan lebih mudah bila bahan-bahan kearsipan terkumpul,

tersimpan dengan baik dan teratur.

Berdasarkan definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa

kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip

dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip tersebut

dapat ditemukan kembali dengan tepat dan cepat saat diperlukan kembali.

Apabila pengertian antara “tata” dan “kearsipan” digabungkan

maka yang dimaksud dengan Tata Kearsipan adalah kegiatan mengatur,

Agenda

Kepala

Wakil

Stensil

Arsip Tikkery Rks / pos Dokumen


commit to user

11

menyusun dan mengurus arsip yang meliputi penerimaan dan pencatatan,

penyimpanan, pemeliharaan, serta pemusnahan atau penyusutan arsip-arsip

dengan menggunakan sistem tertentu agar apabila arsip tersebut diperlukan

dengan cepat dan mudah ditemukan kembali.

B. Tujuan Kearsipan

Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi Pemerintah. (Barthos, 1990: 12)

Secara umum sistem kearsipan mempunyai sasaran untuk memberikan

pelayanan dalam penyimpanan arsip dan menyediakan informasi yang baik

dan siap pakai dengan cara yang mudah dan cepat.

Menurut Ida Nuraida dalam bukunya, tujuan penyimpanan arsip

adalah:

Sebagai referensi, bila perusahaan memerlukan suatu keterangan atau

informasi tertentu.

Memberikan data atau informasi kepada manajer atau pihak yang

berwenang untuk mengambil keputusan dalam perusahaan mengenai

hasil atau prestasi yang telah dicapai oleh perusahaan. Hasil atau

prestasi yang telah dicapai perusahaan adalah dasar dalam

pengambilan keputusan untuk masa yang akan datang.

Memberikan keterangan-keterangan sebagai bukti yang sesuai dengan

ketentuan hukum. (Nuraida, 2008: 101)

Sistem arsip yang tepat berpengaruh besar terhadap kemudahan dalam

penelusuran dan pencarian informasi sehingga memudahkan pula dalam

pengambilan keputusan. Apabila sewaktu-waktu data dan informasi yang

tersimpan dalam arsip dibutuhkan , maka arsip tersebut harus tersedia setiap

saat untuk diberikan pada pihak-pihak yang terkait.


commit to user

12

C. Tata Kearsipan

Disetiap organisasi baik organisasi pemerintah maupun organisasi

swasta, biasanya dalam urusan surat menyurat di catat dalam semacam buku

yang dinamakan buku agenda. Buku ini mencatat segala sesuatu yang

berkenaan dengan pengiriman surat-surat kepada pihak lain atau penerimaan

surat-surat masuk.

Untuk surat masuk maupun surat keluar biasanya dibuatkan buku

agenda sendiri-sendiri. Jadi biasanya setiap organisasi mempunyai buku

agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar.

Terdapat 5 struktur cara tata kerja kearsipan yang memuat seluruh

kegiatan kearsipan, antara lain sebagai berikut :

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip

a. Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi

atau perusahaan atau bagian dalam suatu instansi atau perusahaan, baik

yang berasal dari instansi atau perusahaan lain atau dari bagian lain

pada instansi atau perusahaan yang sama. Dengan demikian surat

masuk dapat berasal dari pihak ekstern maupun pihak intern instansi

atau perusahaan tersebut. (Nuraida, 2008: 76)

Kegiatan dalam penanganan surat masuk meliputi:

a) Penerimaan Surat

Surat masuk yang sudah di terima disortir terlebih dahulu

kemudian di catat dalam buku agenda surat masuk

Bila menerima surat dari pos maka harus memeriksa kebenaran

alamat surat dan mengembalikan surat apabila alamat yang

tercantum pada surat salah.

Menggolongkam surat berdasarkan alamat yang dituju.

Mengelompokan surat terbuka dan tertutup.

Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat

tersebut


commit to user

13

Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima

dibelakang surat, ini berlaku untuk surat rahasia.

b) Pengarahan Surat

Mengarahkan surat pada pimpinan instansi atau perusahaan,

bila berkaitan dengan kebijakan.

Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolah, bila

berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional

c) Penilaian Surat

Menentukan surat penting,surat rahasia dan surat biasa

d) Pencatatan Surat

Setelah diagendakan surat masuk dilampirkan dan dicatat

dalam lembar disposisi, sebelum didistribusikan surat dicatat

dalam peredaran naskah, kepada siapa surat tersebut ditujukan,

kepada pihak mana surat tersebut diteruskan

e) Penyimpanan Surat

f) Penyampaian Surat

b. Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau

perusahaan atau bagian dalam suatu instansi atau perusahaan, baik

yang berasal dari instansi atau perusahaan lain atau dari bagian lain

pada instansi atau perusahaan yang sama. Dengan demikian surat

keluar dapat ditujukan ke pihak ekstern maupun pihak intern dalam

instansi atau perusahaan tersebut. (Nuraida, 2008: 76).

Kegiatan penanganan surat keluar meliputi:

a) Menyiapkan Konsep

Penyiapan dan penulisan konsep dilakukan oleh pejabat yang

menandatangani surat tersebut atau staf yang ditunjuk.

b) Pengelompokan

Mengelompokan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan jenis

surat, yaitu surat penting, surat biasa atau surat rahasia.


commit to user

14

c) Pencatatan

Surat keluar di tulis dalam buku agenda surat keluar, yang

terdiri dari kolom-kolom: nomor agenda, tanggal surat, nomor

surat, perihal, keterangan dan tujuan surat tersebut.

Pemberian nomor dan tanggal dilakukan setelah pengetikan

surat dilakukan dan setelah dibubuhi tanda tangan oleh pihak

yang berwenang dan surat tersebut siap untuk dikirim.

Pemberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola

klasifikasi yang telah ditetapkan.

Mencatat surat penting dalam kartu kendali (tiga rangkap)

Mencatat surat biasa dan surat rahasia pada lembar pengantar

(dua rangkap)

d) Pengiriman atau Pendistribusian

Pengiriman surat keluar dilakukan oleh bagian ekspedisi, bagian

pengiriman atau kurir

2. Penyimpanan Arsip

a. Asas-asas Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip dapat dilakukan melalui tiga asas yaitu :

a) Sentralisasi

Dalam sebuah kantor baik itu kantor pemerintah maupun

kantor swasta pasti mempunyai satu unit kerja yang menangani

penerimaan surat masuk dan surat keluar. Bermacam-macam nama

yang diberikan kepada unit kerja tersebut, tetapi biasanya disebut

dengan Tata Usaha. Tata Usaha disini merupakan unit sentral

penerimaan surat masuk dan surat keluar. Sulit dibayangkan

semrawutnya lalu lintas apabila dalam suatu kantor tidak

menyatukan kegiatan surat masuk dan surat keluar di satu unit

khusus.

Sentralisasi merupakan penyimpanan arsip yang di pusatkan di

satu unit kerja khusus yang disebut Sentral Arsip. Arsip tersebut

sebenarnya adalah surat yang sudah disimpan karena sudah selesai


commit to user

15

diolah (diproses). Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat

kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di sentral arsip.

Dewasa ini sentralisasi arsip masih sulit untuk di terapkan, karena

begitu banyak jenis surat atau arsip yang sukar dipisahkan dari unit

kerja yang menangani pengolahanya, misalnya: kwitansi, laporan

dan lain-lain. Sistem pengolahan arsip sentralisasi ini hanya efektif

dan efisien apabila dilaksanakan pada kantor kecil.

Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah:

Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.

Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada

pekerjaan kearsiapan.

Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat

dimusnahkan.

Sistem penyimpanan arsip dari berbagai macam arsip dapat

diseragamkan.

Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:

Sentralisasi hanya efektif dan efisien untuk organisasi yang

kecil.

Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem

penyimpanan yang seragam.

Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu

lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

b) Desentralisai

Bilamana suatu kantor atau organisasi menganut sistem

pengolahan arsip sacara desentralisasi, ini berarti bahwa semua unit

kerja mengolah arsipnya masing-masing. Sistem penyimpanan

arsip yang digunakan masing-masing unit tergantung kepada

ketentuan-ketentuan kantor yang bersangkutan. Kalau ada

ketentuanya setiap unit kerja harus tunduk kepada ketentuan

tersebut. Kalau belum ada ketentuanya unit kerja bebas


commit to user

16

menyelenggarakan kearsipanya sesuai dengan kemauan masing-

masing.

Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang

terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara

desentralisasi sangat sesuai untuk diterapkan. Disini semua

kegiatan kearsipan mulai dari pencatatan, penyimpanan,

peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan

dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing dan di tempat unit

kerja masing-masing.

Keuntungan dari desentralisasi arsip adalah :

Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit

kerja masing-masing.

Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada

unit kerja sendiri.

Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya

sudah dikenal baik.

Kerugian dari desentralisasi arsip adalah:

Penyimpanan arsip menyebar di berbagai lokasi dan dapat

menimbulkan duplikasi arsip yang di simpan.

Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan

arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian

peralatan kantor sulit dijalankan.

Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena

petugas-petugas umumnya bertugas merangkap dan tidak

mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.

Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit

kerja, dan hal ini merupakan pemborosan.

c) Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi

Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengolahan arsip

baik Sentralisasi maupun Desentralisasi, sering ditemukan di


commit to user

17

perkantoran penggunaan kombinasi dari dua cara tersebut. Cara ini

disebut sebagai kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Arsip.

Dengan cara ini kelemahan-kelemahan kedua cara memang dapat

diatasi.

Dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih

aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja

masing-masing pengolah dan arsip yang sudah kurang

dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di sentral arsip.

Dengan demikian pengelolaan arsip aktif dilakukan secara

desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi.

(Amsyah, 1988 : 16-18)

b. Sistem Penyimpanan Arsip

Aktivitas dalam bidang kearsipan adalah penyimpanan arsip. Arsip

harus di simpan menurut suatu sistem tertentu yang memungkinkan

penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan. Menurut Ida

Nuraida (2008 : 94), secara umum terdapat beberapa sistem klasifikasi

atau sistem indeks dalam penyimpanan arsip, yaitu:

a) Sistem Alfabetis

1) Arsip disimpan berdasarkan urutan kode abjad yang diberikan

untuk nama orang, organisasi atau perusahaan.

2) Merupakan sistem yang paling banyak digunakan di berbagai

perusahaan.

3) Cocok untuk organisasi kecil atau arsip untuk perorangan

b) Sistem Numerik

1) Arsip disimpan berdasarkan urutan kode numerik yang

diberikan untuk nama orang, organisasi atau perusahaan.

2) Dapat dikombinasikan dengan sistem alfabetis untuk menjaga

urutan penyimpanan arsip (sistem alfabetis-numerik).

3) Sistem ini cocok untuk arsip yang bersifat rahasia sehingga

kode arsip hanya diketahui oleh orang-orang tertentu saja.


commit to user

18

c) Sistem Geografis

1) Arsip disimpan berdasarkan kode wilayah atau nama geografis.

Misalnya: nama kota, nama provinsi, nama negara dan lain-

lain.

2) Dapat dikombinasikan dengan klasifikasi alfabetis untuk

menjaga urutanya (sistem alfabetis-geografis)

3) Sistem ini cocok untuk organisasi yang membagi wilayah

operasinya berdasarkan wilayah atau geografis, seperti

perusahaan distributor yang memiliki cabang diberbagai tempat

d) Sistem Subjek

1) Arsip disimpan berdasakan subjek tertentu yang ada dalam

kegiatan organisasi atau perusahaan. Misalnya: nama

departemen, jenis produk, jenis transaksi dan lain-lain.

2) Urutan subjek biasanya dijaga dengan menggunakan sistem

klasifikasi alfabetis (sistem alfabetis-subjek).

3) Sistem ini cocok untuk organisasi atau perusahaan yang

kegiatanya berkaitam dengan berbagai subjek, seperti produk,

proyek dan sebagainya.

e) Sistem Kronologis

1) Arsip disimpan berdasarkan urutan kronologis tanggal-bulan-

tahun.

2) Sistem ini umumnya bersifat sementara, sebelum arsip

diklasifikasikan berdasarkan sistem klasifikasi yang lain.

Pada prakteknya pengklasifikasian arsip merupakan kombinasi dari

berbagai sistem klasifikasi yang tujuanya mempermudah dan

mempercepat penemuan arsip kembali.

Untuk menentukan sistem mana yang akan digunakan oleh suatu

perusahaan maka harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan

yang bersangkutan dengan mempertimbangkan :

Ukuran perusahaan, aktifitas kantor dan perkembanganya.

Jumlah catatan kantor atau arsip.


commit to user

19

Jenis atau tipe arsip.

Cara penggunaan arsip.

Sifat kerahasiaan arsip.

Jadi dapat disimpulkan bahwa tidak ada sistem klasifikasi arsip

terbaik yang dapat diterapkan dengan efektivitas yang sama untuk

semua perusahaan. Sistem tersebut harus disesuaikan dengan

kebutuhan dan situasi perusahaan. (Nuraida, 2008 : 94-95).

c. Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan arsip menurut Ig. Wursanto (1995 : 16-18),

meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

a) Memisah-misahkan (Segregating) Arsip

Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan pensortiran terhadap

arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokan menurut

subjek-subjek seperti yang tercantum dalam kartu kendali atau

menurut daftar indeks yang telah di tentukan.

b) Meneliti (examining) Arsip

Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu, untuk mengetahui

apakah arsip-arsip yang akan disimpan itu sudah ada tanda-tanda

persetujuan (disposisi) dari pejabat yang berwenang yang

membenarkan bahwa arsip itu boleh di simpan. Arsip yang belum

diberi tanda persetujuan (disposisi) untuk disimpan sebaiknya

dikembalikan kepada yang berwenang untuk mendapatkan

penjelasan lebih lanjut.

c) Memadukan (assembling) Arsip

Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan

yang sama dijadikan satu dan di susun menurut susunan kronologis

tanggal surat.

d) Mengklasifikasi (classification) Arsip

Mengklasifikasi arsip berarti menggolongkan arsip-arsip atas dasar

perbedaan-perbedaan yang ada, serta mengelompokan arsip atas

dasar persamaan-persamaan yang ada, untuk menentukan kelasnya


commit to user

20

(sub-sub subjek) beserta kodenya secara cermat. Kode

dicantumkan pada bagian ujung kanan bawah surat.

e) Mengindeks (indexing) Arsip

Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

Membaca secara cermat untuk menentukan inti surat

Menentukan judul arsip secara tepat

Memberi tanda-tanda atau keterangan-keterangan lain yang

dapat menjadi petunjuk (indeks) arsip yang bersangkutan

Membubuhkan caption utama berikut kode

masalahnya (sub-subjek) pada arsip yang

bersangkutan.

f) Mempersiapkan Tunjuk Silang (cross reference)

Tunjuk silang dipergunakan apabila terdapat dua caption. Caption

yang pertama digunakan sebagai caption utama sedangkan caption

yang kedua dicantumkan pada tunjuk silang

g) Menyusun Arsip

Arsip-arsip yang sudah diberi judul disusun sesuai dengan sistem

susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan, misalnya:

sistem abjad, sistem angka, sistem perihal dan lain sebagainya

h) Menyimpan Arsip

Menyimpan arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai

dengan pola klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip-arsip di

dalam file-file atau folder-folder pada tempatnya yang benar.

3. Pemeliharaan Arsip

Usaha pemeliharaan arsip berupa melindung, mengatasi, mencegah

dan mengambil langkah-langkah atau tindakan-tindakan yang bertujuan

untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya (isinya) serta

menjamin kelangsungn hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya

tidak diinginkan. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara

sebagai berikut:


commit to user

21

a. Pengaturan Ruangan

Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan

penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai

berikut:

Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab,ruangan agar

dijaga tetap kering. Supaya ruangan tidak terlalu lembab aturlah

suhu ruangan. Untuk mengatur kelembaban udara dan temperatur

udara dapat dipasang AC, yang dipasang 24 jam terus-menerus.

AC selain untuk mengatur kelembaban dan temperature udara, juga

bisa untuk mengurangi banyaknya debu.

Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penarangan

alam, yaitu sinar matahari. Sinar matahari disamping untuk

memberi penerangan ruangan, dapat pula membasmi musuh-musuh

kertas arsip. Diusahakan agar sinar matahari tidak jatuh langsung

pada bendel-bendel arsip karena dapat membahayakan kertas-

kertas arsip. Kertas-kertas arsip cepat rapuh (getas) sehingga arsip

cepat rusak. Agar sinar matahari tidak jatuh secara langsung pada

bendel-bendel kertas arsip, maka pintu-pintu dan jendela-jendela

dibuat menghadap ke utara atau ke selatan. Dengan demikian

ruangan penyimpanan arsip tidak menghadap secara langsung pada

datangnya sinar matahari.

Ruangan harus dibuat ventilasi secukupnya. Ventilasi dapat

membantu mengatur suhu udara dalam ruangan, sehingga ruangan

tidak terlalu lembab.

Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.

Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air (banjir).

Dalam hal-hal tertentu (hujan) periksalah ruangan untuk

mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap

gedung yang bocor. Apabila terjadi kebocoran harus segera

diperbaiki pada saat itu juga.

Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama

atau serangga perusak atau pemakan kertas arsip. Berbagai macam


commit to user

22

hama atau serangga perusak atau pemakan kertas arsip antara lain:

jamur dan sejenisnya, rayap, gegat dan lain sebagainya.

Lokasi ruang atau gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari

tempat-tempat industri, sebab polusi udara (kotoran udara) sebagai

hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas

arsip. Untuk mengatasi hal semacam ini sebaiknya gedung atau

ruangan penyimpanan arsip dilengkapi dengan filter untuk

menyaring udara. Dengan menggunakan filter diharapkan udara

yang masuk ke dalam ruangan penyimpanan arsip tidak tercemar

oleh debu-debu. Udara yang bersih tidak hanya bermanfaat bagi

ruang penyimpanan arsip tetapi penting juga bagi para pegawai

yang bertugas dalam ruangan penyimpanan arsip tersebut.

Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-

ruangan kantor yang lain.

Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk

arsip yang akan disimpan didalamnya. Dewasa ini sesuai dengan

perkembangan peradaban manusia dan perkembangan teknologi

modern, wujud arsip beranekaragam antara lain arsip film, arsip

rekaman (pita tape), peta, foto-foto, gambar-gambar dan

sebagainya.

b. Kebersihan

Kebersihan yang dimaksud disini meliputi kebersihan ruangan

penyimpanan arsip dan kebersihan kertas-kertas arsip.

a) Kebersihan Ruangan

Perlu diusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih

sehingga tidak mengundang timbulnya serangga pemakan atau

perusak kertas arsip (kecoa,rayap dan sebagainya), membersihkan

ruangan dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:

Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan alat

penyedot debu. Pada umumnya ruangan dibersihkan dengan


commit to user

23

sapu. Cara membersihkan ruangan dengan sapu tidak efektif

karena debu malahan akan berhamburan atau beterbangan.

Dilarang merokok dan makan (makanan dalam wujud dan

bentuk apapun) didalam ruangan penyimpanan arsip.

b) Kebersihan Arsip

Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai

berikut:

Arsip-arsip dibersihkan dengan menggunakan alat penyedot

debu., jangan dibersihkan dengan menggunakan sabut bulu

ayam atau sulak, karena hanya memindahkan debu dari satu

tempat ke tempat yang lain.

Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak karena dimakan

serangga hendaknya dipisahkan dengan yang lainya.

Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak (bukan karena

dimakan serangga), segara dipisahkan dari yang lain untuk

kemudian diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki.

Arsip-arsip juga harus bersih dari karat, apabila arsip-arsip

karena sesuatu hal harus memperggunakan penjepit,

pergunakanlah penjepit antikarat atau penjepit yang terbuat dari

plastik. Demikian pula hendaknya diusahakan jangan sampai

didalam arsip-arsip terdapat atau terselip benda-benda yang

mudah berkarat (kawat.plat,besi).

c. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip

Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain :

1) Rak Arsip

Untuk menjaga keamanan rak dari serangan serangga, rayap dan

sebagainya, dapat dilakukan usaha sebagai berikut:

Rak sebaiknya terbuat dari logam. Rak dilengkapi dengan papan

rak.


commit to user

24

Jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih

6 inci, untuk memudahkan sirkulasi udara dan juga

memudahkan dalam membersihkan lantai di bawah rak.

Rak arsip yang terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan

dieldrin. Cara mengolesi dengan menggunakan kuas, searah

dengan garis-garis yang ada pada kayu.

Rak merupakan tempat penyimpanan arsip secara terbuka.

Keuntungan penyimpanan arsip dengan menggunakan rak adalah

arsip-arsip tidak mudah lembab karena srlalu berhubungan dengan

udara luar,sehingga arsip-arsip tidak mudah rusak. Akan tetapi

arsip-arsip mudah dan cepat kotor dengan berbagai macam debu.

Apabila petugas kearsipan tidak rajin membersihkan, debu-debu

tersebut akan menumpuk pada kertas arsip dan dapat

mempercepat kerusakan arsip.

2) Almari Arsip

Almari arsip merupakan tempat penyimpanan arsip secara

tertutup, sehingga arsip-arsip tidak berhubungan langsung dengan

udara luar. Hal ini akan mengakibatkan arsip-arsip di dalam

almari mudah lembab. Akan tetapi arsip-arsip tidak mudah kotor

oleh debu. Untuk menjaga arsip-arsip dalam almari dapat

dilakukan usaha-usaha sebagai berikut:

Almari harus sering dibuka, untuk menjaga tingkat

kelembabanya.

Susunlah arsip-arsip dalam almari agak renggang, jangan

terlalu rapat agar tingkat kelembabanya tetap terjaga.

Disamping itu penataan arsip secara renggang akan

mempermudah pengambilan arsip apabila sewaktu-waktu

diperlukan kembali.

Apabila almari arsip terbuat dari kayu, hendaknya diolesi

dengan dieldrin. Cara mengolesi sama dengan cara mengolesi

pada rak kayu.


commit to user

25

Untuk menjaga agar kelembaban dalam almari tetap terjamin

seperti yang diinginkan, dapat diberi kapur barus di dalam

almari arsip.

d. Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Arsip

Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal

dan faktor eksternal

1) Kerusakan yang disebabkan dari dalam (faktor internal)

Kerusakan yang disebabkan dari dalam dapat berasal dari unsur-

unsur

Kertas

Tinta

Pasta atau lem

2) Kerusakan yang disebabkan dari luar (faktor external)

Kerusakan akibat serangan dari luar misalnya:

Kelembaban udara

Udara yang terlalu kering

Sinar matahari

Kotoran udara

Debu

Jamur dan sejenisnya

Rayap

Gegat

4. Penyusutan Arsip

Dengan berjalanya waktu, arsip-arsip kantor akan semakin menumpuk

di tempat penyimpanan. Hal ini akan menimbulkan gejala kurang efektif

dan efisien sistem pengarsipan, sebagaimana yang telah diuraikan diatas.

Pemusnahan ini memerlukan penanganan yaitu dengan penyusutan arsip.

Menurut Ida Nuraida, (2008 : 105-107), adapun tahap-tahap

penyusutan arsip adalah sebagai berikut:


commit to user

26

a. Penilaian Arsip

Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan penilaian

terhadap setiap jenis arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan.

Hasil penilaian menentukan berapa lama arsip disimpan dalam arsip

aktif dan inaktif, serta menentukan apakah arsip tersebut akan

dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis.

Ada 4 golongan arsip, yaitu :

Arsip vital

Arsip ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti

kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tergolong arsip statis

yang bersifat historis sehingga tidak dapat dipindahkan atau

dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Misalnya akte

pendirian perusahaan, sertifikat bangunan atau tanah, Izin

Mendirikan Bangunan (IMB), dan sebagainya.

Arsip penting

Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan

biaya yang relatif tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di arsip aktif

selama 5 tahun dan di arsip inaktif salama 25 tahun. Misalnya,

bukti-bukti keuangan.

Arsip berguna

Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya

rendah. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 2 tahun dan

disimpan di arsip inaktif selama 25 tahun. Misalnya surat pesanan,

neraca dan laporan tahunan

Arsip tidak berguna

Arsip ini dapat dimusnahkan seusai pakai untuk sementara

waktu. Arsip ini disimpan paling lama selama 3 bulan di arsip

aktif. Misalnya, surat undangan rapat dan pengumuman.

b. Pemindahan Arsip aktif menjadi inaktif atau kemedia lain

Seperti telah diuraikan di atas, peralihan arsip aktif menjadi

arsip inaktif dapat dilakukan setelah suatu periode kegiatan tertentu,

dimana suatu arsip sudah tidak atau jarang digunakan tetapi masih


commit to user

27

harus disimpan. Pemindahan arsip juga dapat dilakukan melalui tempat

penyimpanan atau pemindahan ke media lain, seperti: micro film, CD-

ROM atau CD-WROM

c. Pemusnahan Arsip

Tidak semua arsip aktif yang telah dipindahkan akan disimpan

sebagai arsip inaktif untuk selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang

dapat dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu. Tetapi ada pula arsip

inaktif yang dialihkan statusnya menjadi arsip statis karena alasan

historis.

d. Pencatatan Pemindahan atau Pemusnahan

Arsip inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan

khusus yang dibedakan dengan arsip aktif, misalnya gudang khusus

untuk arsip inaktif. Pemindahan dapat dilakukan melalui tempat

penyimpanan atau pemindahan ke media lain. Kemajuan teknologi

memungkinkan dokumen perusahaan yang dibuat dari kertas dialihkan

ke dalam micro film atau media yang lain atau di buat secara langsung

dalam media elektronik.

Setiap pemindahan yang menyebabkan perubahan pihak

penaggungjawab perlu dilengkapi dengan berita acara. Berita acara

memuat daftar subjek arsip yang akan dipindahkan, indeks arsip yang

baru, tanggal pemindahan, lokasi dan tempat pemindahan yang baru

serta bukti tanda terima yang ditandatangani oleh orang yang

menyerahkan arsip dan orang yang menerima arsip sebagai

penanggungjawab arsip.

Cara pemindahan arsip atau pemusnahan arsip dapat dilakukan

berdasarkan :

Pemindahan secara terus-menerus

Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah arsip tersebut

selesai digunakan. Pemindahan ini tidak tentu. Pemindahan

arsip umumnya dilakukan pada perusahaan seperti kantor

pengacara, pelaksana proyek, kantor arsitek, konsultan dan


commit to user

28

sebagainya, dimana seluruh dokumen menjadi inaktif setelah

suatu proyek atau kegiatan selesai.

Pemindahan secara periodik

Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah satu periode

atau jangka waktu tertentu. Umumnya dilakukan setiap satu

tahun sekali. Misalnya, bukti-bukti keuangan dipindahkan

menjadi inaktif setelah perusahaan melakukan tutup buku pada

akhir periode akutansi.

(Nuraida, 2008 : 105-107)

5. Fasilitas Kearsipan

Alat-alat kearsipan atau pelengkap arsip pada suatu kantor perlu

diperhatikan agar sesuai dengan ruangan yang sudah ada, sebaiknya

dibuatkan ruangan khusus, sehingga tidak terjadi hambatan yang mungkin

terjadi akibat bercampur dengan bagian lainya. Menurut M.N. Maulana

(1979 : 15), alat-alat kearsipan dapat digolongkan menjadi 3 golongan

besar besar, yaitu:

a. Alat-alat penerimaan surat-surat

b. Alat-alat penyimpanan surat

c. Alat-alat korespondensi dan reproduksi

6. Pegawai Kearsipan

Ada anggapan bahwa pekerjaan dalam bidang kearsipan tidak

mempunyai fungsi atau peranan penting. Anggapan ini tidak dapat

dibenarkan, karena arsip itu sendiri mempunyai peranan penting dalam

penyelenggaraan administrasi. Oleh karena itu setiap pimpinan kantor

wajib memberikan pengarahan dan menanamkan pengertian serta

kesadaran setiap pegawai kearsipan, betapa pentingnya peranan arsip bagi

kelangsungan hidup organisasi. Itu sebabnya, pegawai kearsipan tidak

kalah pentingnya dengan pegawai-pegawai kantor lainya.

Mengingat demikian pentingnya arsip bagi kelangsungan hidup

organisasi, maka arsip-arsip harus diurus, ditata atau dikelola dengan


commit to user

29

mempergunakan suatu sistem penyimpanan arsip yang tepat, tata kerja

yang baik, tata pameliharaan, tata pengamanan dan tata pemusnahan yang

tertib. Sistem penyimpanan arsip yang tepat, tata kerja yang baik dan

sebagainya itu tidak mempunyai arti apa-apa bila tidak didukung oleh

pegawai kearsiapan yang cakap dengan beberapa persyaratan lainya yang

harus dipenuhi.

The Liang Gie dalam Ig. Wursanto (1995 : 40-41), mengatakan bahwa

untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-

kurangnya 4 syarat, yaitu:

a) Ketelitian

Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar

pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkataan-

perkataan, nama-nama atau angka-angka yang sepintas tampaknya

hampir sama.

b) Kecerdasan

Cerdas berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai

dalam berfikir. Kecerdasan kesempurnaan perkembangan akal

budi, kepandaian dan ketajaman pikiran. Jadi setiap pegawai

kearsipan harus menggunakan pikiranya dengan baik, mempunyai

ingatan yang cukup tajam sehingga tidak mudah lupa. Dengan

kecerdasan diharapkan seorang pegawai mampu memilih kata-kata

untuk suatu pokok soal, serta tidak mudah melupakan suatu pokok

soal yang telah ada kartu arsipnya.

c) Kecekatan

Cekatan berati mampu memahami sesuatu dengan cepat, mampu

bekerja dengan cepat dan mahir dalam melakukan sesuatu.

Kecekatan berarti kecepatan untuk memahami sesuatu,

ketangkasan dalam melakukan pekerjaan. Kecekatan sangat

diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan karena setiap pegawai

diharapkan mampu bekerja dengan tangkas dan gesit.


commit to user

30

d) Kerapian

Rapi mempunyai arti baik, tetib dan bersih. Setiap pegawai

kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian,

kebersihan dan ketertiban terhadap arsip-arsip yang disimpan.

Arsip-arsip yang disusun dengan rapi, akan lebih awet, tidak

mudah rusak dan mudah dalam pengambilan dan pengembalianya.

D. Metode Pengamatan

1. Lokasi Pengamatan

Pengamatan ini berlangsung di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten

Klaten, pemilihan tersebut berdasakan pertimbangan sebagai berikut:

Kearsipan mempunyai peranan penting dalam mencapai tujuan organisasi,

karena berkaitan dengan dokumen-dokumen penting yang berkaitan

dengan penyelenggaraan administrasi. Penulis melakukan pengamatan ini

untuk mengetahui Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.

2. Jenis Pengamatan

Berdasarkan pada pokok permasalahan yaitu untuk mengetahui

bagaimana Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Dinas Pekerjaan Umum Kabupten Klaten, maka jenis pengamatan yang

digunakan adalah pengamatan deskriptif kualitatif yaitu jenis pengamatan

yang mendeskripsiksn, memaparkan dan menganalisa sejumkah data yang

ada.

3. Sumber Data

Dalam pengamatan ini data diperoleh dari beberapa sumber, yaitu :

a. Nara Sumber (Informan)

Yaitu seorang atau selelompk orang yang mengetahui secara jelas

tentang suatu keadaan sehingga dapat memberikan informasi. Dengan

memberikan beberapa pertanyaan yang sudah tersruktur kemudian satu

per satu diperdalam untuk memperoleh keterangan lebih lanjut.


commit to user

31

Sumber data diperoleh dari wawancara kepada pihak-pihak yang

memahami permasalahan dalam pengamatan ini, yaitu:

Ka.Subag Umum dan Kepegawaian : Bapak H.Supardi, SIP

Staff Subag Umum dan Kepegawaian : Ibu Christiana

Staff Subag Umum dan Kepegawaian : Ibu V.Sri Wahyuni

b. Dokumentasi

Data diperoleh dari arsip, buku pedoman tentang arsip, pedoman

operasional dan buku kepustakaan yang lain.

4. Teknik Pengumpulan Data

Dalam pengamatan ini teknik pengumpulan data sebagai berikut :

a. Wawancara

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dengan tanya jawab

sepihak yang dikerjakan dengan sistematis dan di dasarkan pada tujuan

pengamatan

b. Observasi

Observasi merupakan metode pengamatan dan pencatatan secara

sistematis terhadap gejala atau fenomena yang diamati. Metode ini

dilakukan penulis secara langsung sehingga penulis dapat mengamati

gejala dari masalah yang damati.

c. Dokumentasi

Dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan

dengan mengambil catatan-catatan dan arsip-arsip yang diperlukan

yang berkaitan dengan obyek pengamatan.

5. Teknik Analisis Data

H.B.Sutopo (2002 : 91-93), mengemukaan 3 komponen utama dalam

proses analisis yang harus benar-benar dipahami oleh pengamat,

komponen tersebut adalah:

a. Reduksi Data

Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis

yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan dan


commit to user

32

abstraksi data dari lapangan. Proses ini berlangsung terus sepanjang

pelaksanaan penelitian, bahkan proses ini berlangsung terus sebelum

pelaksanaan pengumpulan data. Artinya reduksi data sudah

berlangsung sejak pengamat mengambil keputusan (meski mungkin

tidak disadari sepenuhnya), tentang kerangka kerja konseptual,

melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan pengamatan dan

juga waktu menentukan cara pengumpulan data yang di gunakan.

Pada waktu pengumpulan data berlangsung, reduksi dilakukan

dengan membuat catatan data yang telah di peroleh dari lapangan.

Dalam menyusun ringkasan, pengamat melakukan coding,

memusatkan tema dan menentukan batas-batas permasalahan. Proses

reduksi berlangsung sampai pengamatan ini berakhir.

Dapat disimpulkan reduksi data adalah bagian dari proses

analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus,

membuang hal-hal yang tidak penting dan mengatur data sedemikian

rupa, sehingga simpulan pengamatan dapat dilakukan.

b. Sajian Data

Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi,

deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan

pengamatan dapat dilakukan. Sajian ini merupakan ringkasan kalimat

yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga apabila di baca akan

mudah dipahami, barbagai hal yang terjadi dan memungkinkan

pengamat untuk berbuat sesuatu pada analisis maupun tindakan lain

berdasarkan pemahamanya tersebut.

Sajian data ini harus mengacu pada masalah yang telah di

rumuskan sebagai pertanyaan pengamatan, sehingga narasi yang terjadi

merupakan deskriptif mengenai kondisi yang rinci untuk menceritakan

dan menjawab setiap permasalahan yang ada.

c. Penarikan Simpulan dan Verifikasi

Dari awal pengumpulan data, pengamat harus sudah memahami

apa arti dari berbagai hal yang ia temui dengan melakukan pencatatan


commit to user

33

peraturan-peraturan. pola-pola, pertanyaan-pertanyaan, konfigurasi

yang mungkin, arahan sebab-akibat dan berbagai proposisi

Simpulan perlu di verifikasi agar cukup benar-benar bisa

dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu perlu di lakukan aktifitas

pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali

dengan cepat. Mungkin sebagai akibat pikiran ke dua yang timbul

melintas pada pengamat pada waktu menulis sajian data dengan

melihat kembali sebentar pada catatan lapangan. Pada dasarnya makna

data harus diuji validitasnya supaya simpulan pengamatan menjadi

lebih kokoh dan bisa lebih dipercaya.

Bagan 2.2

Model Analisis Interaktif

Pengumpulan

Data

Hhhh

aewwww

Penarikan simpulan /

Verifikasi

Sajian Data

Reduksi Data

Sumber: H.B Sutopo, 2002: 93


commit to user

34

BAB III

DESKRIPSI INSTANSI

A. Deskripsi Lokasi Pengamatan

1. Sejarah Singkat dan Susunan Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten

Klaten

Dinas Pekerjaan Umum di Kabupaten Klaten sejak berdirinya sering

berganti-ganti nama, sesuai dengan periodenya. Adapun selengkapnya adalah

sebagai berikut :

a. Periode sebelum Kemerdekaan s/d Kemerdekaan tahun 1945 :

Nama : KARTI PROJO

Organisasi Induk : Gubernur Surakarta namanya ORRI

alamat di Balai Kota Solo

Alamat kantor : di Sungkur

Kepala KARTI PROJO : Raden Ngabehi Somodiprojo

Struktur Organisasi :

1. Kepala KARTI PROJO

2. Kepala Kantor

3. Kepala Gudang

b. Periode tahun 1945 s/d 1950 :

Nama : PUK

Alamat kantor : Jalan Pramuka Klaten

Kepala PUK : Raden Ngabehi Projodirj

Susunan Organisasinya terdiri dari :

1. Kepala PUK

2. Kepala Kantor

3. Bagian Sempadan

4. Bagian Balai Rencana

5. Bagian Persediaan

6. Bagian Kendaraan

7. 5 Cabang PUK di Kawedanan


commit to user

35

c. Periode Tahun 1950 s/d 1960 :

Nama : PUK Swa Tantra Tk.II Klaten

Alamat Kantor : Jl.Sulawesi No.26 Klaten

Kepala PUK Swa Tantra : Sutadi Mangun Martono

Tk.II Klaten

Susunan Organisasi terdiri dari :

1. Kepala Kantor

2. Keuangan

3. Kepegawaian

4. Tata Usaha

5. Rumah Tangga

6. Sempadan

7. Pengawas Jalan Daerah

8. Kendaraan

9. KTB

10. Assainering

11. Cabang-Cabang

d. Periode Tahun 1960 s/d 1970 :

Nama : DPUK Dati II Klaten


Kepala Dinas : 1. Sutadi Mangun Marwoto

(1960 s/d 1967)

2. Mulyadi Hadi Purwoko

(1967 s/d 1970)

Susunan Organisasi terdiri dari :

1. Kepala Dinas

2. Wakil Kepala

3. Kepala Kantor

4. TU

5. Keuangan

6. Kepegawaian

7. Sempadan


commit to user

36

8. KTB

9. Kendaraan

10. Verifikasi

11. 6 Cabang Dinas :

e. Periode Tahun 1970 s/d 1980 :

Nama : DPUK Dati II Klaten


Kepala Dinas : 1. Ir.Bambang Suseno (1970 s/d 1972)

2. Hadi Sumarto (1972 s/d 1980)

Susunan Organisasinya terdiri atas :

1. Kepala Dinas

2. Wakil Kepala Dinas

3. Kepala Kantor

4. Kepala TU

5. Kepegawaian

6. Keuangan

7. Pengawas Jalan Daerah

8. Verifikasi

9. KTB

10. Gudang

11. Kendaraan

f. Periode Tahun 1980 s/d 1990 :

Nama : DPU Kabupaten Dati II Klaten


Kepala Dinas : Sumintarjo BMUE

Susunan Organisasinya terdiri atas :

1. Kepala Dinas

2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha :

a. Urusan Umum

b. Urusan Kepegawaian

c. Urusan Keuangan

d. Urusan Efisiensi dan Tata Laksanan


commit to user

37

3. Seksi Bina Program :

a. Sub Seksi Penelitian dan Pengumpulan Data

b. Sub Seksi Perencanaan

c. Sub Seksi Evaluasi dan Pelaporan

4. Seksi Jalan dan Pengaliran :

a. Sub Seksi Jalan

b. Sub Seksi Pengaliran

c. Sub Seksi Administrasi Tehnik Jalan dan Pengaliran

5. Seksi Bangunan dan Gedung :

a. Sub Seksi Bangunan

b. Sub Seksi Gedung

c. Sub Seksi Tehnik Bangunan dan Gedung

6. Seksi Kebersihan, Keindahan Kota/Daerah dan PMK :

a. Sub Seksi Kebersihan, Keindahan Kota/Daerah

b. Sub Seksi Pemakaman Umum

c. Sub Seksi Pencegahan dan PMK

7. Cabang DPU Kabupaten Dati II Klaten

g. Periode Tahun 1990 s/d 2000 :

Nama : Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Dati

II Klaten

Alamat Kantor : Jl. Sulawesi No.26 Klaten

Kepala Dinas : Ir.H.Slamet Marwoto

Susunan Organisasi yang ada terdiri atas :

1. Kepala Dinas

2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha :

a. Urusan Umum

b. Urusan Kepegawaian

c. Urusan Keuangan

d. Urusan Efisiensi dan Tata Laksana

3. Seksi Jalan dan Pengaliran :

a. Sub Seksi Jalan

b. Sub Seksi Pengaliran


commit to user

38

c. Sub Seksi Administrasi Tehnik Jalan dan Pengaliran

4. Seksi Bina Program :

a. Sub Seksi Penelitian dan Pengumpulan Data

b. Sub Seksi Perencanaan

c. Sub Seksi Pengendalian, Evaluasi dan Pelaporan

5. Seksi Bangunan dan Gedung :

a. Sub Seksi Bangunan

b. Sub Seksi Gedung

c. Sub Seksi Tehnik Bangunan dan Gedung

6. Seksi Tata Kota & Daerah :

a. Sub Seksi Tata Lokasi dan Bangunan

b. Sub Seksi Pertanahan

c. Sub Seksi Tata Lingkungan dan Tata Lokasi Perumahan

7. Seksi Kebersihan, Keindahan Kota / Daerah dan PMK :

a. Sub Seksi Kebersihan, Keindahan Kota/Daerah

b. Sub Seksi Pemakaman Umum

c. Sub Seksi Pencegahan dan PMK

8. Cabang DPU Kabupaten Dati II Klaten :

h. Periode Tahun 2000 s/d Maret 2003 :

Nama : DPU Kabupaten Klaten

Alamat : Jl.Sulawesi No.26 Klaten

Kepala Dinas : Ir.H.Slamet Marwoto

Susunan Organisasi yang ada :

Dasar operasional kinerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten

terdapat dalam Peraturan Daerah No. 5 Tahun 2001 tentang Susunan

Organisasi dan Tatakerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten

yang meliputi beberapa bidang yaitu :

1. Kepala Dinas

2. Bagian Tata Usaha

a. Subbagian Umum dan Perlengkapan;

b. Subbagian Keuangan;

c. Subbagian Kepegawaian;


commit to user

39

d. Subbagian Perencanaan dan Pengawasan.

3. Sub Dinas Bina Marga

a. Seksi Pembangunan, Pemeliharaan Jalan dan Jembatan;

b. Seksi Leger Jalan dan Jembatan;

c. Seksi Perizinan, Pemanfaatan Jalan dan Jembatan;

d. Seksi Survai dan Desain.

4. Sub Dinas Cipta Karya

a. Seksi Tata Bangunan dan Tata Ruang;

b. Seksi Pemukiman dan Penyehatan Lingkungan;

c. Seksi Perizinan Bangunan;


5. Sub Dinas Pengairan

a. Seksi Pembangunan dan Pemeliharaan Irigasi;

b. Seksi Perizinan, Manfaat dan Operasional;

c. Seksi Pengawasan, Pelestarian Sumber Air;


6. Sub Dinas Kebersihan dan Pertamanan

a. Seksi Operasional Kebersihan dan Ketertiban;

b. Seksi Pertamanan dan Penerangan Jalan Umum;

c. Seksi Pemakaman;

d. Seksi Pemadam Kebakaran.

7. Cabang Dinas Pekerjaan Umum.

8. Kelompok Jabatan Fungsional.

i. Periode April 2003 s/d 30 Agustus 2005 :


Alamat : Jl.Sulawesi 26 Klaten

Kepala Dinas : H.Soekemi,ST.MM

Susunan Organisasi yang ada terdiri atas : :






commit to user

40

1. Kepala Dinas
























c. Seksi Pemakaman;




j. Periode 01 September 2005 s/d tahun 2008 :



Kepala Dinas : Ir.H.Bambang Agoestiono


commit to user

41

Struktur Organisasinya terdiri atas :





1. Kepala Dinas
























c. Seksi Pemakaman;




commit to user

42


k. Periode 2008 sampai sekarang



Kepala Dinas : Ir. Tajudin Akbar

Struktur Organisasinya terdiri atas :



Organisasi dan Tatakerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten yang

meliputi beberapa bidang yaitu :

1. Kepala Dinas

2. Sekretariat

a. Subbagian Perencanaan dan Pelaporan


c. Subbagian Umum dan Kepegawaian;

3. Bidang Bina Marga

a. Seksi Pembangunan Jalan dan Jembatan;

b. Seksi Pemanfaatan dan pemeliharaan Jalan dan Jembatan;

c. Seksi Bina Teknik

4. Bidang Cipta Karya




5. Bidang Sumber Daya Air

a. Seksi Pembangunan dan Pemeliharaan Sumber Daya air

b. Seksi Operasional dan Pelestarian Sumber Daya air;


6. Bidang Kebersihan dan Pertamanan

a. Seksi Operasional Kebersihan jalan dan Lingkungan

b. Seksi Pertamanan dan Penerangan Jalan Umum, pertamanan dan

pemakaman

c. Seksi Bina teknik


commit to user

43

7. Unit Pelaksana Teknis daerah (UPTD).


B. Uraian Tugas

a. Kepala Dinas mempunyai tugas :

Mengkoordinasi penyusunan program Dinas Pekerjaan Umum dengan

memberikan arahan kepada sekretaris dan Kepala Bidang mengacu pada

Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD), Rencana

Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD), Rencana Kerja

Pemerintah Daerah (RKPD) dan Rencana Strategik (Renstra) Kabupaten,

Kebijakan Bupati dan kondisi obyektif serta ketentuan yang berlaku.

Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pelayanan di bidang pekerjaan

umum.

Mengupayakan peningkatan peran serta dan partisipasi masyarakat dalam

bidang pekerjaan umum.

Mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai bidangnya berdasarkan

ketentuan yang berlaku.

Mengusulkan, menunjuk, menetapkan dan melaksanakan pembinaan

pejabat pengelolaan keuangan.

Membina bawahan dalam pencapaian program dinas dengan memberi

petunjuk pemecahan masalah agar bawahan mampu melaksanakan tugas

jabatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pada tahun yang sudah dan sedang

berjalan berdasarkan rencana dan realisasi sabagai bahan dalam

penyusunan sasaran tahun berikutnya.

Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan rencana kerja, hasil yang

dicapai sesuai ketentuan yang berlaku sabagai bahan pertimbangan dalam

pengembangan karier.

Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan

bidang pekerjaan umum serta menyusun kebijakan teknis petunjuk

pemecahan masalah.


commit to user

44

Melaporkan hasil pelaksanaan tugas atau kegiatan kepada Bupati melalui

Sekretaris Daerah sebagai penanggungjawab pelaksanaan tugas.

Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai tugas dan

fungsinya.

b. Sekretariat mempunyai tugas :

Menghimpun, mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan

pedoman dan petunjuk teknis urusan umum, kepegawaian, keuangan,

perencanaan, evaluasi dan pelaporan.

Menyusun rencana program urusan umum dan kepegawaian, keuangan,

perencanaan dan pelaporan berdasarkan kebijakan bidang pekerjaan

umum.

Mengkoordinasi semua bidang dalam rangka menghimpun perencanaan

kegiatan, evaluasi dan menganalisa data serta laporan hasil kegiatan

SKPD.

Mengkoordinasi Kepala Sub Bagian dan kegiatan kesekretariatan agar

terjalin kerjasama yang baik dan saling mendukung.

Menyiapkan usulan, penunjukan, penetapan pejabat pengelolaan

keuangan.

Melaksanakan pembinaan, bimbingan, pengawasan dan pengendalian

pelaksanaan tugas Kepala Sub Bagian dan bawahan berdasarkan

pembagian tugas agar dapat berjalan dengan lancar.

Menilai hasil kerja bawahan dengan jalan memonitor dan mengevaluasi

hasil kerja.

Melaksanakan koordinasi dan kerjasama sesuai bidang tugasnya dalam

rangka kelancaran pelaksanaan tugas.

Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang

tugasnya.


commit to user

45

c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas :

Menyiapkan bahan, merencanakan, mengelola data dan informasi yang

berhubungan dengan urusan umum dan kepegawaian sabagai bahan

penyusunan kebijakan.

Menyusun rencana program kegiatan dan laporan pelaksanaan kegiatan

urusan umum dan kepegawaian.

Melaksanakan pembinaan, bimbingan, pengawasan dan pengendalian

pelaksanaan tugas urusan umum dan kepegawaian dinas.

Melaksanakan administrasi surat-mernyurat, ekspedisi, penggandaan,

kearsipan, pengadaan alat tulis kantor, akomodasi rapat, pertemuan,

upacara, penerimaan tamu serta pengadaan dan pemeliharaan

perlengkapan rumah tangga dan bahan inventaris dinas.

Menyiapkan kebutuhan serta perlengkapan perjalanan dinas dan mengatur

penggunaan kendaraan dinas.

Mengatur dan mengelola tata ruang kantor, kebersihan, ketertiban,

keamanan, kenyamanan dan keserasian ruang kantor.

Menyiapkan bahan usulan pengembangan karier pegawai.

Menyiapkan bahan usulan mutasi pegawai.

Menyiapkan, menghimpun dan mengelola data pegawai serta menyusun

Daftar Urut Kepangkatan (DUK).

Menyiapkan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis dalam

pembinaan pegawai.

Mengkoordinasikan, membagi tugas dan memberi petunjuk kepada

bawahan agar terjalin kerjasama yang baik dan saling mendukung dalam

pelaksanaan tugas.

Menilai hasil kerja bawahan dengan jalan memonitor dan mengevaluasi

hasil kerja.

Melaksanakan koordinasi dan kerjasama sesuai dengan bidang tugasnya

dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.

Melaporkan hasil pelaksanaan tugas atau kegiatan kepada atasan.


commit to user

46

Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang

tugasnya.

d. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan mempunyai tugas :

Menyiapkan bahan penyusunan kebijakan dan petunjuk teknis

perencananan dan pelaporan kegiatan dinas.

Menyusun rencana program kegiatan dan laporan pelaksanaan kegiatan

dinas.

Membagi tugas, melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan

tugas urusan perencanaan dan pelaporan.

Menyiapkan bahan perubahan, pergeseran dan perhitungan program kerja

akibat adanya perubahan, pergeseran dan perhitungan anggaran dinas.

Menghimpun, mengolah dan menganalisis data serta penyajian data

statistik hasil kegiatan dinas.

e. Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas :

Menyiapkan bahan, merencanakan, mengolah data dan informasi yang

berhubungan dengan urusan keuangan sesuai dengan perundangan yang

berlaku.

Menyusun rencana kegiatan dan pelaporan pelaksanaan kegiatan sub

bagian keuangan.

Melaksanakan penelitian dan verifikasi kelengkapan Surat Permintaan

Pembayaran (SPP) yang di ajukan bendahara dinas.

Menyiapkan bahan dan menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan.


commit to user

34

BAGAN 3.1

BAGAN ORGANISASI DINAS PEKERJAAN UMUM

KABUPATEN KLATEN

KEPALA DINAS

Ir. H. Tajudin Akbar SEKRETARIAT

Ir. Bambang Eko Susilo

SUB. BAGIAN

KEUANGAN

H. Mudzakir, S.E. MM

SUB. BAGIAN

UMUM DAN

KEPEGAWAIAN

H. Supardi, SIP

SUB. BAGIAN

PERENCANAAN DAN

PELAPORAN

Widaya, SH. M.Si

BIDANG

KEBERSIHAN DAN

PERTAMANAN

Ir. H. Ahmad Wahyudi, MM

SEKSI

OPERASIONAL KEBERSIHAN JALAN DAN LINGKUNGAN

Widodo, SIP

SEKSI

PENERANGAN JALAN UMUM

PERTAMANAN

Jarot Wahyudi, SE

SEKSI

BINA TEKNIK

Sriyanto, ST.MM

UNIT PELAKSANA TEKNIS

DINAS

BIDANG

SUMBER DAYA AIR

Juwito, ST

SEKSI PEMBANGUNAN DAN

PEMELIHARAAN

SUMBER DAYA AIR

Darminto, St.MM

SEKSI OPERASIONAL DAN

PELESTARIAN

SUMBER DAYA AIR

Sri Mulyanto, ST

SEKSI

BINA TEKNIK

Harjaka, STT.MT

BIDANG

CIPTA KARYA

Ir. Gangsar Joko Suprapto, MM

SEKSI

TATA BANGUNAN DAN

TATA RUANG

Ir. Tondo Wicaksono

SEKSI

PEMUKIMAN DAN

PENYEHATAN LINGKUNGAN

Agus Sutanto, S.Sos

SEKSI

BINA TEKNK

Ir. Marsana

BIDANG

BINA MARGA

Ir. Drs. Abdul Mursyid, MT

SEKSI

PEMBANGUNAN JALAN

DAN JEMBATAN

Muh. Anwar Shodiq, SS.MT

SEKSI

PEMANFAATAN DAN

PEMELIHARAAN JALAN DAN

JEMBATAN

Sumarno, BE

SEKSI

BINA TEKNIK

Ir. Agus Pancaji Sukarno, SE

KELOMPOK

JABATAN

FUNGSIONAL

47 Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten


commit to user

48

C. Keadaan Pegawai

Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten mempunyai pegawai sebanyak 531

orang, yang dikelompokan sebagai berikut :

a. Menurut jenis kelamin.

Berdasarkan jenis kelamin pegawai Dinas Pekerjaan Umum, dapat di lihat

pada tabel 3.1 dibawah ini:

Tabel 3.1

Keadaan pegawai DPU Klaten

Menurut Jenis Kelamin Per Jan 2011

No Jenis Kelamin Jumlah (orang)

1

2

Laki-laki

Perempuan

488

43

Jumlah 531

Sumber: Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten

Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa pegawai yang bekerja di

DinasPekerjaan Umum Kabupaten Klaten rata-rata berjenis kelamin laki-laki

yaitu : 488 orang, sedangkan yang berjenis kelamin perempuan sebanyak 43

orang.

b. Menurut tingkat pendidikan

Pegawai Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten berdasarkan tingkat

pendidikanya pada umumnya adalah Sekolah Dasar, untuk lebih jelasnya

dapat dilihat pada tabel 3.2 dibawah ini :


commit to user

49

Tabel 3.2


Menurut Tingkat Pendidikan Per Jan 2011

No Tingkat Pendidikan Jumlah (orang)

1

2

3

4

5

6

7

8

S2

S1

D3

D2

SMK

SLTA

SLTP

SD

9

60

15

1

103

35

118

190

Jumlah 531

Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten

Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa pegawai yang bekerja pada

Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten rata-rata berpendidikan SD, jumlah

pegawainya sebanyak 190 orang. Hal ini menunjukan bahwa pegawai pada

Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten kurang mempunyai kemampuan

kerja yang baik, agar mendapatkan kualitas pekerjaan yang lebih baik lagi

sebaiknya dilakukan pendidikan dan pelatihan.

c. Menurut jabatan

Berdasarkan jabatan, pegawai pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten

pada umumnya banyak yang menjabat sebagai staff kantor, untuk lebih

jelasnya dapat dilihat pada tabel 3.3 dibawah ini :


commit to user

50

Tabel 3.3


Menurut Jabatan Per Jan 2011

No Jabatan Jumlah

(orang)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

Kepala Dinas

Sekretaris

Ka.Subag Perencanaan dan Pelaporan

Ka.Subag Keuangan

Ka.Subag Umum dan Kepegawaian

Ka.Bidang Bina Marga

Ka.Bidang Bidang Cipta Karya

Ka.Bidang Sumber Daya Air

Ka. Bidang Kebersihan dan Pertamanan

Ka.Seksi Pembangunan jalan dan jembatan BM

Ka.Seksi pemanf dan pemel jln dan jmbtn BM

Ka.Seksi Bina Teknik BM

Ka.Seksi Tata Ruang dan Tata Bangunan CK

Ka.Seksi Pemukiman dan penyehatan lingk CK

Ka.Seksi Bina Teknik CK

Ka.Seksi Pembangunan dan pemeliharaan SDA

Ka.Seksi Operasional dan pelestarian SDA

Ka.Bina Teknik SDA

Ka.Seksi Operasional kbrshn jln dan lingk KP

Ka.Seksi PPJU KP

Ka.Seksi Bina Teknik KP

Ka.UPTD

Staff

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

5

505

Jumlah 531

Sumber :Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten


commit to user

51

Dari data di atas dapat dilihat bahwa pegawai pada Dinas Pekerjaan Umum

Kabupaten Klaten rata-rata menjadi staff kantor, dengan jumlah 505 orang,.

Hal ini dikarenakan beban pekerjaan pada staff kantor sangat banyak,

sehingga memerlukan pegawai untuk melaksanakanya.

D. Visi dan Misi Dinas Pekerjaan Umum kab.Klaten

Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten memiliki visi dan misi sebagai

berikut:

1. Visi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten

Pembangunan dan pelayanan di Bidang Pekerjaan Umum secara prima

untuk mendukung terwujudnya Klaten yang toto titi tentrem kerta raharja.

2. Misi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten

Mewujudkan peningkatan pembangunan dan pemeliharaan di Bidang

Pekerjaan Umum yang berwawasan lingkungan.

Mewujudkan pekerjaan di Bidang Pekerjaan Umum yang cepat, tepat dan

merata.


commit to user

52

BAB IV

PEMBAHASAN

Setelah penulis melakukan magang pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten selama satu setengah bulan, baik dengan

melakukan pengamatan, wawancara maupun prektek langsung, dapat diperoleh data

mengenai Tata Kearsipan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pelerjaan

Umum Kabupaten Klaten yaitu sebagai berikut :

A. Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian


Dalam melaksanakan kegiatanya Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten

Klaten selalu berhubungan dengan instansi lain. Salah satu sarana yang

digunakan adalah surat. Dalam melaksanakan pengurusan surat masuk dan

surat keluar Sub Bagian Umum dan Kepegawaian pada Dinas Pekerjaan

Umum Kabupaten Klaten menggunakan sistem satu pintu, seperti yang

disampaikan oleh Ibu Christiana, pegawai Subbag Umum dan Kepegawaian

yang menangani surat masuk dan surat keluar, sebagai berikut :

“Pada Dinas Pekerjaan Umum ini, surat masuk dan surat keluar,

ditangani dengan sistem satu pintu, artinya semua surat masuk dan surat keluar

ditangani oleh satu bagian saja yaitu Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.

Setelah surat diterima barulah di distribusikan ke Sub Bagian-Sub Bagian

yang bersangkutan.” (Wawancara tanggal 16 Februari 2011)

Penerimaan dan pencatatan arsip pada Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah sebagai

berikut :

a. Proses Pengurusan Surat Masuk

Pengurusan surat masuk pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah sebagai berikut :


commit to user

53

Bagan 4.1

Proses Pengurusan Surat Masuk

Penerimaan dan

Penyortiran

Pengagendaan

Pendisposisian

Pendistribusian

Penyimpanan


1) Penerimaan dan Penyortiran Surat

Semua surat yang di terima, baik yang diterima melalui jasa

pos maupun yang diterima melalui kurir / ekspeditor diterima oleh

pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yang menangani surat

masuk dan surat keluar yaitu Ibu Christiana dan Ibu V Sri Wahyuni.

Surat-surat tersebut di periksa kebenaran alamatnya, apabila alamat

yang tercantum pada surat salah, maka surat tersebut dikembalikan

kepada pos atau ekspeditor. Surat yang sudah benar alamatnya

kemudian dikelompokan menjadi dua, yaitu surat pribadi dan surat

dinas. Untuk surat dinas dibuka amplopnya kemudian di agendakan,

sedangkan untuk surat pribadi langsung di berikan kepada yang

bersangkutan.


commit to user

54

2) Pengagendaan

Surat dinas yang sudah di buka oleh Ibu Christiana atau Ibu V

Sri Wahyuni, kemudian di teliti dan di baca, apakah alamat dalam surat

sesuai dengan sampulnya. Setelah itu menentukan kode klasifikasi,

kode klasifikasi di tulis pada bagian kanan atas. Surat yang sudah di

beri kode klasifikasi kemudian di kelompokan lagi menjadi surat dinas

yang memerlukan kebijakan dari Kepala Bagian atau surat laporan

rutin. Untuk surat laporan rutin atau surat-surat yang merupakan

kelanjutan dari urusan-urusan yang sedang berjalan langsung di

berikan kepada unit pengolah ( unit yang menangani urusan tersebut ).

Sedangkan surat dinas yang memerlukan kebijakan diserahkan kepada

Bapak Bambang Eko Susilo selaku sekretaris dengan dilampiri lembar

disposisi.

Bagan 4.2

Agenda Surat Masuk

No Asal Surat No.

Surat

Isi Surat Disposisi Unit

Pengolah

1 Balai

Pengelolaan

SDA

Bengawan

Solo

604 /

07

Harga

Satuan

Dasar

Bahan

dan Upah

(HSDBU)

th 2011

Untuk

Pemberitahuan

Umum dan

Kepegawaian

2 Dinas

Pendidikan

dan

Pencatatan

Sipil

470 /

92 /

27

Pinjam

Pranata

Komputer

Arsipkan Umum dan

Kepegawaian



commit to user

55

3) Pendisposisian

Setelah di agendakan, surat masuk kemudian di disposisi.

Untuk mengetahui kepada unit mana surat tersebut diteruskan. Surat

dinas tersebut kemudian di catat pada kartu kendali rangkap tiga, yaitu

kartu kendali I, kartu kendali II, dan kartu kendali III. Kartu kendali I

di tinggal untuk di simpan oleh Ibu V Sri Wahyuni sebagai petugas

pengarah surat. Kartu kendali II dan kartu kendali III bersama-sama

suratnya disampaikan kepada pejabat pengolah surat. Oleh pejabat

pengolah surat, dua kartu kendali tersebut di paraf sebagai tanda bukti

bahwa surat sudah diterima. Kartu kendali II dikembalikan kepada

petugas pengarah surat untuk di simpan dan berfungsi sebagai arsip

pengganti selama surat tersebut masih dalam proses pengolahan.

Sedangkan kartu kendali III bersama suratnya di berikan kepada unit

pengolah.

4) Pendistribusian

Setelah surat di disposisi oleh Bapak Bambang Eko Susilo,

selaku Sekretaris Dinas Pekerjaan Umum dan sudah di catat dalam

kartu kendali rangkap tiga oleh Ibu Christiana atau Ibu V Sri Wahyuni,

kemudian surat masuk tersebut langsung di distribusikan kepada Sub

Bagian yang mengelola surat masuk tersebut sesuai dengan isi

disposisi dan segara ditindaklanjuti, apakah ditujukan untuk Bidang

Bina Marga, Bidang Cipta Karya, Bidang Sumber Daya Air atau

Bidang Kebersihan dan Pertamanan.

5) Penyimpanan

Sub Bagian yang menerima surat tersebut kemudian menindak

lanjuti isi disposisi surat tersebut, apakah untuk di simpan, untuk di

beritahukan, untuk bahan pertimbangan dan sebagainya. Setelah di

tindaklanjuti surat tersebut di simpan dalam folder sesuai dengan

nomor klasifikasi yang tertera dalam surat tersebut.


commit to user

56

Tabel 4.1

Jumlah Surat Masuk Dinas Pekerjaan Umum

Kabupaten Klaten th 2010

Bulan Surat Masuk

Januari

Februari

Maret

April

Mei

Juni

Juli

Agustus

September

Oktober

November

Desember

115

106

117

124

145

148

154

159

129

120

128

119

Jumlah 1564


Berdasarkan Tabel 4.1 di atas dapat kita ketahui bahwa jumlah surat

yang masuk pada Dinas Pekejaan Umum Kabupaten. Klaten dari bulan

Januari sampai Desember tidak sama, kita dapat lihat pada bulan Januari-

Februari jumlah surat yang masuk menurun, sedangkan pada bulan April-

Agustus jumlah surat masuk meningkat. Hal ini dikarenakan pada bulan

April-Agustus terdapat banyak proyek yang ditangani oleh Dinas

Pekerjaan Umum, sehingga surat yang masuk pada Dinas Pekerjaan Umum

meningkat.

b. Proses Pengurusan Surat Keluar

Pengurusan surat keluar pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah sebagai berikut :


commit to user

57

Bagan 4.3

Proses Pengurusan Surat Keluar

Perintah Pembuatan

Surat

Pengetikan Konsep

Surat

Penandatanganan

Surat

Pengagendaan dan

Penyimpanan

Pengiriman


1) Perintah Pembuatan Surat

Perintah pembuatan surat dilakukan oleh Kepala Bagian atau

Kepala Sub Bagian. Perintah pembuatan di lakukan karena adanya

keperluan untuk membalas surat yang masuk atau adanya keperluan

dari instansi itu sendiri.


commit to user

58

2) Pengetikan Konsep Surat

Setelah mendapat perintah dari Kepala Bagian atau Kepala Sub

Bagian.di buatlah suatu konsep surat. Apabila Kepala Bagian yang

memerintahkan untuk membuat surat, maka yang konsep surat di buat

oleh Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. Namun apabila perintah

pembuatan surat berasal dari Kepala Sub Bagian, maka surat akan di

buat oleh Sub Bagian yang bersangkutan. Setelah konsep selesai di buat

di serahkan kepada pimpinan yang menugaskan, untuk mendapat

persetujuan. Setelah mendapat persetujuan barulah konsep tersebut di

ketik. Surat di buat rangkap dua, asli dan sebagai tembusan.

3) Penandatanganan Surat

Surat beserta tembusannya yang sudah mendapat persetujuan

kemudian di serahkan pimpinan yang berwewenang untuk dimintai

tandatangan. (baik asli maupun tembusan). Surat yang sudah mendapat

tandatangan dari pimpinan kemudian di serahkan kepada Ibu Christiana

untuk di catat dalam Buku Agenda Surat Keluar.

4) Pengagendaan Surat dan Penyimpanan Surat

Ibu Christiana mencatat surat tersebut dalam Buku Agenda

Surat Keluar dan memberikan nomor surat. Nomor surat terdiri dari

kode klasifikasi masalah, nomor urut surat keluar dan kode instansi

yang mengeluarkan surat tersebut. Setelah surat di beri nomor surat,

hanya surat yang asli saja yang diberi stempel instansi. Tembusan surat

tidak perlu diberi stempel dengan tujuan untuk di simpan sebagai arsip

yang dapat dipergunakan sewaktu-waktu apabila diperlukan.

Tembusan surat kemudian di simpan dalam folder sesuai dengan kode

pokok masalahnya, kemudian folder tesebut dimasukan dalam filling

cabinet.


commit to user

59

Bagan 4.4

Agenda Surat Keluar

No Isi Surat No. Surat Tujuan

Surat

Tanggal

Surat

Unit

Pengolah

1 Penelitian

Survey

072/4454/17 Kepala

Bidang KP

DPU

Kab.Klaten

4-4-2011 Umum dan

Kepegawaian

2 Pelaksana

an PP

No.53

Tahun

2010

800/2422/17 Semua CPNS

dan PNS

DPU

Kab.Klaten

3-9-2010 Umum dan

Kepegawaian


5) Pengiriman

Surat yang sudah diberi stempel instansi kemudian dilipat dan

dimasukan dalam sampul surat. Sampul surat juga diberi stempel

instansi yang diletakan pada bagian depan. Surat dapat dikirim dengan

menggunakan dua cara, yaitu dengan menggunakan kurir atau

menggunakan jasa pos.

Tabel 4.2

Jumlah Surat Keluar Dinas Pekerjaan Umum

Kabupaten Klaten th 2010

Bulan Surat Keluar

Januari

Februari

Maret

112

118

106


commit to user

60

April

Mei

Juni

Juli

Agustus

September

Oktober

November

Desember

119

126

132

142

145

138

127

107

115

Jumlah 1487


Berdasarkan Tabel 4.2 di atas dapat kita ketahui bahwa jumlah surat

yang keluar pada Dinas Pekejaan Umum Kabupaten. Klaten dari bulan

Januari sampai Desember tidak sama, kita dapat lihat pada bulan Februari-

Maret jumlah surat yang keluar menurun, sedangkan pada bulan April-

Agustus jumlah surat keluar meningkat. Hal ini disebabkan karena pada

bulan April-Agustus ada banyak proyek yang ditangani oleh Dinas

Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, sehingga banyak surat keluar baik

yang ditujukan kepada Pemda, Bappeda, Setda maupun kepada pihak-

pihak lain yang terkait dalam proyek tersebut.


a. Asas Penyimpanan Arsip

Pada wawancara tanggal 24 Februari 2011 dengan Bapak Supardi,

selaku Ka. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, dapat diketahui bahwa :

“Asas penyimpanan arsip yang digunakan pada Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian adalah asas campuran, dimana setiap pegawai menyimpan

arsip mereka sendiri-sendiri. Asas ini digunakan karena memudahkan para

pegawai untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip apabila

sewaktu-waktu membutuhkan.” (wawancara tanggal 24 Februari 2011)


commit to user

61

Asas campuran merupakan kombinasi antara asas sentralisasi dan asas

desentralisasi. Dengan mempergunakan asas campuran ini masing-masing

Sub Bagian diberikan kepercayaan untuk melaksanakan penyimpanan

sendiri arsip-arsip yang masih aktif. Sedangkan arsip inaktif disimpan oleh

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dan ditempatkan di ruangan khusus

(ruang penyimpanan arsip inaktif) yang terpisah dengan ruang kerja para

pegawai.

Bapak Supardi selaku Ka Sub Bagian Umum dan Kepegawaian,

menjelaskan bahwa keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan asas

campuran ini antara lain :

“ Penataan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan masing-

masing Sub Bagian

Lebih menghemat biaya, perlengkapan, peralatan, ruang dan pegawai.

Tiap unit satuan kerja diberi kebebasan dalam melaksanakan sistem

penyimpanan arsip, sehingga akan memudahkan pegawai untuk

memperoleh arsip dengan cepat apabila sewaktu-waktu

membutuhkan.” ( wawancara tangaal 24 Februari 2011)

b. Sistem Penyimpanan Arsip

Dalam melaksanakan system penyimpanan arsip, Sub Bagian Umum

dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten

menggunakan sistem subjek.

Seperti yang dikemukakan oleh Ibu V Sri Wahyuni, selaku pegawai

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian :

“Sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip adalah sistem subjek.

Sistem subjek ini disesuaikan menurut urusan yang dimuat dalam masing-

masing arsip. Subjek tersebut adalah kode klasifikasi dari tiap-tiap

masalah.” ( wawancara tanggal 1 Maret 2011 ).

Beliau juga memberikan keterangan lebih lanjut, bahwa sistem

penyimpanan arsip dengan sistem subjek akan memudahkan dalam

penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Dengan sistem ini arsip dapat


commit to user

62

disimpan menurut urusan yang dimuat dalam masing-masing arsip.

Misalnya semua surat-surat yang mengenai kepegawaian, dikumpulkan

menjadi satu dibawah judul “Kepegawaian”. Selanjutnya masalah-masalah

tersebut dijadikan sub subjek dari pokok masalah ( subjek ), misalnya :

Kepegawaian,

cuti,

kenaikan pangkat

lamaran

dsb.

c. Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan dalam kegiatan ini adalah kegiatan

pengelolaan sebelum arsip disimpan dalam filling cabinet. Langkah-

langkah yang digunakan dalam prosedur penyimpaan arsip meliputi

kegiatan sebagai berikut :

1) Menyortir arsip

Kegiatan yang pertama kali dilakukan dalam proses

penyimpanan arsip adalah kegiatan memisah-misahkan arsip. Dalam

melakukan pemisahan arsip berarti mengadakan penyortiran terhadap

arsip, apakah arsip tersebut layak untuk disimpan atau tidak. Beberapa

arsip yang tidak disimpan adalah arsip perihal undangan,

pemberitahuan libur nasiomal dan lain sebagainya. Arsip yang telah

disortir dikelompokan menurut subjek-subjek yang tercantum dalam

kartu kendali atau berdasarkan pokok masalah sesuai dengan pola

klasifikasi masalah.

2) Meneliti arsip

Setelah arsip dipisahkan menurut pola klasifikasi masalah, arsip

kemudian diteliti. Dalam melakukan penelitian arsip, petugas meneliti

apakah arsip yang akan disimpan tersebut sudah mendapatkan

persetujuan dari Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian atau

belum. Persetujuan dapat dilihat dalam lembar disposisi yang terdapat

pada arsip tersebut. Apabila belum didisposisi maka petugas harus


commit to user

63

memintakan disposisi kepada pejabat yang berwenang yang

membenarkan bahwa arsip tersebut dapat disimpan, yaitu Kepala Sub

Bagian Umum dan Kepegawaian atau dapat dilakukan oleh masing-

masing Kepala Sub Bagian.

3) Mengklasifikasi arsip

Dalam mengklasifikasi arsip hal yang dilakukan pertama kali

adalah menggolongkan arsip berdasakan pola klasifikasi yang sudah

ditentukan. Pola klasifikasi yang digunakan pada Sub Bagian Umum

dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah

pola klasifikasi Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Tengah.

Pola klasifilasi Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Tengah

mencakup sepuluh pokok yang diklasifikasikan dalam rincian pertama.

Kemudian dari sepuluh rincian pertama, masing-masing rincian dibagi

lagi dalam sepuluh rincian yang lebih spesifik. Untuk lebih jelasnya

adalah sebagai berikut :

000 Umum

100 Pemerintahan

200 Politik

300 Keamanan

400 Kesejahteraan

500 Perekonomian

600 Pekerjaan Umum dan Ketanagaan

700 Pengawasan

800 Kepegawaian

900 Keuangan

Setelah arsip diklasifikasikan bedasarkan pola klasifikasi yang

digunakan, maka arsip-arsip yang sudah lengkap kemudian diberi kode

yang sesuai dengan kode klasifikasi. Kode ditulis pada bagian ujung

kanan bawah surat.

4) Menyusun arsip yang akan disimpan

Setelah arsip diberi kode klasifikasi, arsip yang sudah siap

untuk disimpan kemudian dimasukan kedalam map atau folder. Map


commit to user

64

atau folder tersebut sudah diberi kode klasifikasi pada bagian

sampulnya, sehingga dapat menunjukan isi arsip yang disimpan di

dalamnya.

5) Menyimpan arsip

Arsip yang sudah dimasukan ke dalam map atau folder

kemudian dimasukan kedalam filling cabinet. Map-map atau folder-

folder tersebut kemudian ditata berdasarkan sitem penyimpanan arsip

yang digunakan, yaitu sistem subjek yang berdasarkan pada pola

klasifikasi kearsipan. Untuk arsip yang di simpan dalam brief ordner

ditata secara berderet kesamping dan diletakan dalam almari

penyimpanan, sedangkan arsip yang disimpan dalam filling cabinet

ditata secara berjajar berurutan dengan menggunakan sistem klasifikasi

alfabetis .( sistem alfabetis-subjek )


Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah

dan mengambil langkah dan tujuan yang tepat dengan tujuan untuk

menyelamatkan arsip berikut informasinya (isinya), serta menjamin

kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebanarnya tidak diinginkan.

Pemeliharaan arsip pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas

Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, dilakukan dengan usaha-usaha sebagai

berikut :

a. Pemeliharaan Fisik Arsip

Pemeliharaan fisik arsip mencakup merawat dan mengamankan fisik

maupun informasi dari arsip itu sendiri. Arsip yang disimpan dalam almari

arsip maupun dalam filling cabinet dibersihkan secara berkala, yaitu dua

bulan sekali.

b. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip

Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip adalah rak arsip dan

almari arsip, agar arsip yang disimpan dapat terjaga dengan baik maka,

dalam rak maupun almari arsip di beri kapur barus ( kanfer ). Selain


commit to user

65

dengan kapur barus ( kanfer ), upaya pemeliharaan tempat penyimpanan

arsip juga dilakukan dengan mengoleskan obat anti serangga.

c. Pemeliharaan Lingkungan

Pemeliharaan lingkungan mencakup kegiatan memelihara dan menjaga

ruang tempat penyimpanan arsip, agar bersih, rapi dan terhindar dari

gangguan serangga yang dapat merusak arsip. Usaha yang dilakukan untuk

memelihara ruang penyimpanan arsip adalah dengan membersihkan

ruangan pada pagi hari oleh petugas kebersihan. Selain itu untuk menjaga

sirkulasi udara, jendela pada ruangan ini juga di buka setiap pagi agar

udara di ruang penyimpanan dapat berganti dan ruangan tidak menjadi

lembab.

4. Penyusutan Arsip

Dengan berjalanya waktu, arsip-arsip kantor akan semakin menumpuk

di tempat penyimpanan, hal ini dapat menimbulkan gejala kurang efektif dan

efisien dalam sistem pengarsipan. Maka penyusutan arsip perlu untuk di

lakukan.

Bapak Supardi, selaku Ka. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian,

mengatakan bahwa :

“Pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, belum pernah

mengadakan penyusutan arsip. Arsip-arsip yang sudah jarang digunakan

(inaktif ), hanya dipindahkan ke ruangan khusus yang berfungsi sebagai

tempat penyimpanan arsip inaktif.” ( Wawancara tanggal 8 Maret 2011 )

Penjelasan lebih lanjut ditambahkan oleh Bapak Supardi bahwa, pada

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian memang belum pernah melakukan

penyusutan arsip. Hal ini disebabkan karena tidak adanya pegawai yang

khusus menangani tentang kearsipan, pada bagian ini penyusutan arsip

dilakukan oleh masing-masing pegawai.


commit to user

66

B. Fasilitas Kearsipan

Keberhasilan suatu pekerjaan kantor tidak terlepas dari sarana dan prasarana

yang menunjang. Demikian juga dengan pekerjaan tata kearsipan, pekerjaan ini

membutuhkan fasilitas yang memadai untuk menunjang pelaksanaanya. Fasilitas

kearsipan yang digunakan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas

Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, antara lain :

1. Alat-alat Kearsipan

Alat-alat kearsipan yang digunakan pada Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, antara lain :

Alat-alat penerimaan surat-surat

Untuk menerima surat-surat yang datang dari luar digunakan baki dan

keranjang untuk meletakan surat-surat yang masuk.

Alat-alat penyimpanan surat-surat

Untuk menyimpan surat-surat digunakan berkas kotak ( box file ),

sedangkan untuk menyimpan arsip digunakan almari dan rak arsip.

Alat-alat pelaksanaan korespondensi dan reproduksi

Alat-alat pelaksanaan korespondensi dan reproduksi yang digunakan

pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum

Kabupaten Klaten antara lain : buku agenda, kartu kendali, lembar

disposisi, folder, guide, stopmap, mesin ketik, komputer, numerator,

filling cabinet, brief ordner, perforator ( pelubang kertas ) dan

sebagainya.

Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat dalam tabel 4.3 dibawah ini :


commit to user

67

Tabel 4.3

Daftar Alat-alat Kearsipan

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Kabupaten Klaten

Alat-alat Kearsipan Jumlah

Buku Agenda

Kartu Kendali

Lembar Disposisi

Filling Cabinet

Perporator

Komputer

Mesin Ketik

Numerator

Brief Ordner

Almari Arsip

4

2

1

4

3

5

2

1

10

4


2. Ruang Penyimpanan Arsip

Faktor lain yang mempengaruhi tata kearsipan adalah ruangan arsip.

Keadaan ruangan arsip pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas

Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten kurang luas karena pada bagian ini ruang

kerja dan ruang penyimpanan arsip dijadikan satu, sehingga ruang gerak

pegawai terganggu dan penataan arsip juga tidak tertata dengan baik, hal ini

disebabkan karena rak arsip yang terdapat pada ruangan ini terbatas, terbukti

dengan adanya beberapa arsip yang hanya di simpan dalam kardus, sehingga

tidak efisisen dalam pencarianya kembali.

Bapak Supardi mengatakan :

“Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian ini tidak terdapat ruangan

khusus untuk menyimpan arsip. Ruang kerja dan ruang penyimpanan arsip

dijadikan satu. Sehingga daya tampung arsip yang di simpan juga terbatas.”

( Wawancara tanggal 14 Maret 2011 ).


commit to user

68

Meskipun ruangan pada bagian ini terbatas, kebersihanya cukup

terjaga. Ruangan ini dibersihkan oleh petugas kebersihan setiap pagi hari.

Lantainya selalu di sapu dan dipel, demikian juga dengan rak dan almari arsip

yang setiap paginya juga di bersihkan dari debu dengan kemoceng.

Pencahayaan untuk ruangan ini sudah cukup baik, karena ruangan pada

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian ini terdapat banyak jendela yang setiap

hari dapat di buka, sehingga udara dapat masuk untuk menjaga sirkulasi udara

dan sinar matahari pun juga dapat masuk. Sehingga ruangan pada Sub Bagian

Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten tidak

lembab dan tidak terlalu pengap.

C. Pegawai Kearsipan

Mengingat demikian pentingnya arsip bagi kelangsunga hidup organisasi,

maka arsip-arsip harus ditata dengan menggunakan suatu sistem penyimpanan

arsip yang tepat, tata kerja yang baik, tata pemeliharaan, tata pengamanan dan tata

pemusnahan yang baik. Sistem penyimpanan arsip yang tepat, tata kerja yang baik

dan sebagainya itu tidak mempunyai arti apa-apa bila tidak didukung oleh

pegawai kearsipan yang cakap dalam bidangnya.

Untuk pegawai kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian belum

ada pegawai yang di tunjuk khusus untuk menangani kegiatan kearsipan, sehingga

yang melaksanakan kegiatan ini adalah pegawai pengurus agenda surat masuk dan

surat keluar yang adapada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.

Pegawai tersebut memiliki tugas sebagai berikut :

1. Menerima surat masuk, mencatat dalam buku agenda dan kartu kendali serta

memberi nomor pada surat keluar.

2. Menyortir, menyusun surat dan menyimpanya dalam filling cabinet menurut

klasifikasi yang telah di tentukan

3. Membantu mencari kembali arsip-arsip yang di butuhkan oleh kepala bagian

maupun oleh pegawai bagian yang lain.

4. Memelihara arsip agar tetap terjaga dengan baik.

5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian atau kepala

sub bagian.


commit to user

69

BAB V

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dari hasil pengamatan dan pembahasan, maka dapat diambil

kesimpulan mengenai Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, yaitu sebagai

berikut :


Pemerimaan dan pencatatan arsip pada Sub Bagain Umum dan

Kepegawaian meliputi proses pengurusan surat masuk dan surat keluar.

Pengurusan surat masuk dan surat keluar ditangani dengan sistem satu

pintu, yaitu sistem pengurusan surat yang ditangani satu unit saja yaitu

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.


a. Asas penyimpanan arsip yang digunakan pada Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah asas

campuran.

b. Sistem penyimpanan yang digunakan pada Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah sistem

subjek.

c. Prosedur penyimpanan arsip pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah menyortir arsip,

meneliti arsip, mengklasifikasi arsip, kemudian menyusun arsip yang

akan disimpan, dan menyimpan arsip.


Pemeliharaan arsip pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas

Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten dilakukan melalui :

a. Pemeliharaan fisik arsip

b. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip

c. Pemeliharaan lingkungan


commit to user

70

4. Penyusutan arsip

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten

Klaten, belum pernah melakukan penyusutan arsip. Arsip-arsip yang telah

habis masa aktifnya dan menjadi arsip inaktif hanya dipindahkan tempat,

yaitu di pindahkan keruangan khusus yang di gunakan untuk menyimpan

arsip inaktif.

5. Fasilitas Kearsipan

Fasilitas kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas

Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, meliputi :

a. Alat-alat kearsipan

b. Ruang penyimpanan arsip yang masih menyatu dengan ruang kerja

6. Pegawai Kearsipan

Pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten belum mempunyai

pegawai khusus yang menangani tentang kearsipan.

Pengelolaan arsip pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas

Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten dalam hal pengurusan surat masuk

dan surat keluar serta pemeliharaan arsip sudah baik, setiap surat yang

sudah di disposisi langsung di berikan kepada unit pengolah. Kebersihan

ruangan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan

Umum Kabupaten Klaten juga terjaga dengan baik terbukti dengan adanya

petugas kebersihan pada bagian ini. Namun dalam hal penyimpanan dan

penyusutan arsip perlu sedikit perhatian dan penanganan yang lebih baik

lagi. Hal ini disebabkan karena pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten belum mempunyai ruangan

khusus untuk menyimpan arsip. Ruang kerja dan ruang penyimpanan arsip

masih di jadikan satu sehingga penataan arsip belum berjalan dengan baik

selain itu juga belum adanya pegawai khusus yang menangani tentang

arsip.


commit to user

71

B. SARAN

Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan pada Sub Bagian Umum

dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, dapat

disampaikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna dalam pelaksanaan

kegiatan kearsipan pada kantor tersebut :

1. Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, agar membuat sebuah ruangan

khusus untuk menyimpan arsip, baik arsip surat dinas masuk maupun arsip

surat dinas keluar.

2. Arsip-arsip yang sudah jarang dipakai ( inaktif ), pada Sub Bagian Umum

dan Kepegawaian ini hendaknya dimusnahkan secara berkala agar daya

tampung penyimpanan arsip lebih maksimal.

3. Dalam hal pencataan arsip, khususnya dalam pengisian Lembar Penerus

(Disposisi) dan Kartu Kendali sebaiknya ditulis secara lengkap. Hal ini

untuk memudahkan dalam pencarian arsip kembali.


commit to user

72

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 1998. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Pusaka Utama.

Barthos, Basir. 1990. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara

Maulana, N.M. 1979. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Bharata Karya Aksara.

Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Sutopo, H.B. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Surakarta : Sebelas Maret

University Press.

The Liang Gie. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty

Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius.

------------. 1995. Kearsipan 2. Yogyakarta : Kanisius.

Sumber Lain :

Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan

Peraturan Bupati Klaten Nomor 48 tahun 2008 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan

Tata Kerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten

Laporan Mekanisme Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten Bulan

Januari 2011

tata kearsipan sub bagian umum dan kepegawaian dinas pekerjaan ...

Documents

Transcript of tata kearsipan sub bagian umum dan kepegawaian dinas pekerjaan ...