04/11/23

Tata Cara PembuatanSurat Dinas

Oleh: Rustina, S.Sos.

04/11/23

Pengertian Surat Dinas

Surat Dinas/ Naskah Dinas :

Bentuk komunikasi kedinasan secara tertulis.

(PERMENDIKNAS NO. 37 THN 2006).

04/11/23

Surat Dinas yang Baik dan Benar :

Bentuk yang menarik. Tidak terlalu panjang. Bahasa yang jelas, padat dan sopan. Sesuai dengan kaidah yang ada (Ejaan

yang disempurnakan dan Pedoman Tata Persuratan).

Surat Dinas dapat berbentuk :Pernyataan

Pemberitahuan

Permintaan, dll.

04/11/23

Bagian dari Surat Dinas :1. Kepala Surat.2. Tanggal Surat.3. Nomor Surat.4. Lampiran Surat.5. Hal Surat.6. Alamat yang dituju.7. Paragraf pembuka surat.8. Paragraf isi surat9. Paragraf penutup surat.10. Penutup surat Dinas : Nama jabatan penanda tangan, Tanda tangan, Nama pejabat, Nomor Induk Pegawai (NIP), Tembusan, (jika ada).

04/11/23

Penjelasan

Kepala Surat :Berisi nama organisasi, lambang organisasi, alamat dan garis penutup.

Tanggal Surat :Diketik di sebelah kanan sebaris dengan nomor surat jika ada kepala surat, tanggal tidak diberi tempat/ daerah pembuatan surat.

Nomor surat :Berisikan nomor urut surat, kode jabatan, kode unit kerja, kode hal, dan tahun pembuatan surat.

04/11/23

Cara Penomoran Surat Dinas Keluar :

Surat dibuat oleh pejabat eselon I dengan memakai anb. (Menteri).

Contoh :

0900/ MPN. A/ LK/ 2009

Tahun pembuatan surat.

Kode perihal surat.

Kode unit kerja Sekretaris Jenderal

Kode jabatan Menteri.

Nomor urut Surat Dinas Keluar.

04/11/23

Surat dibuat oleh Pejabat Eselon II dan ditandatangani oleh Pejabat Eselon I.

Contoh :

0901/ A.A8/ KP/ 2009

Cara Penomoran Surat Dinas Keluar :

Tahun pembuatan surat.

Kode Pusat Perbukuan

Kode unit utama Sekretariat Jenderal

Kode perihal surat.

Nomor urut Surat Dinas Keluar.

04/11/23

Surat dibuat oleh Pejabat Eselon III dan ditandatangani oleh Pejabat Eselon II.

Contoh :

0100/ A8. 5/ TU/ 2009

Cara Penomoran Surat Dinas Keluar :

Tahun pembuatan surat.

Kode perihal surat.

Nomor urut Surat Dinas Keluar.

Kode unit Pusat Perbukuan

Kode salah satu unit kerja Pusat Perbukuan

04/11/23

Lampiran :

Diketik di bawah nomor dan tidak diketik apabila tidak ada yang dilampirkan.

Hal :

Diketik dibawah kata lampiran.

Alamat tujuan Surat Dinas :

Diketik dibawah kata hal dan diawali dengan singkatan Yth. Kemudian diikuti nama orang yang dituju.

Nama tempat alamat tujuan surat tidak didahului kata di.

04/11/23

Paragraf pembuka surat :

Awal kalimat pembuka diketik di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat.

Paragraf isi surat :

Berisikan uraian dari inti surat.

Paragraf penutup :

Berisikan kalimat penutup yang mengakhiri Surat Dinas.

04/11/23

Penulisan Bagian Surat :

1. Kepala Surat :

DIRJEN MAN DIKDASMENJl. RS. – Fatmawati, Kebayoran Jakarta Telepon 7591463 Kotak Pos 6302/ JKSBU 12063

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL PUSAT PERBUKUAN

Jalan Gunung Sahari, Nomor .. Jakarta Pusat Telepon : (021) ….

04/11/23

Penulisan Bagian Surat2. Tanggal Surat :

Jakarta, 21 - 3 – 2009,-Jakarta, 21 Maret 2009,-

21 Maret 2009 (Memakai kepala surat).

3. Nomor Surat :

Nomor : 1027/ C1. - 3/ TU/ 2009.-No. : 1027/ C1. – 3/TU/ 2009.-

Nomor : 1027/ C1.3/ TU/ 2009 No : 1027/ C1.3/ TU/ 2009

04/11/23

4. Lampiran Surat :

Lampiran : satu berkas.-Lamp. : 2 (dua) eksemplar.-

Lampiran : satu berkas Lamp. : dua eksemplar

5. Hal Surat :

Hal : Permintaan sebagai narasumber dalam rangka Pendidikan dan Pelatihan Tata Persuratan Dinas yang akan diselenggarakan pada tanggal 8 Juni 2009

Hal : Permohonan sebagai narasumber

Penulisan Bagian Surat

04/11/23

6. Alamat Surat :

Yth. Bapak Kepala Biro Umum

Sekretariat Jenderal

Departemen Pendidikan Nasional Yth. Kepala Biro Umum

Sekretariat Jenderal

Departemen Pendidikan Nasional

Jalan Jenderal Sudirman, Senayan

Jakarta

Penulisan Bagian Surat

04/11/23

7. Paragraf pembuka :

Dengan hormat. Bersama ini kami lampirkan data pegawai Subbagian Persuratan....

Dengan hormat, bersama ini kami lampirkan data pegawai Subbagian Persuratan …

8. Isi surat :

Bersama surat ini kami mengundang Bapak menghadiri rapat... Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam Rapat Koordinasi

Ketatausahaan yang akan diselenggarakan pada...

Penulisan Bagian Surat

04/11/23

9. Paragraf penutup :Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih

Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Penulisan Bagian Surat

04/11/23

Penulisan Bagian Surat

10. Penutup Surat Dinas :Salam,Kepala Biro Umum

(Hindun Basri Purba,S.H.,M.Si.)NIP:............................................

Kepala Biro Umum

Hindun Basri Purba,S.H., M.Si. NIP...........................................

(tanda tangan)Cap dinas

(tanda tangan)

04/11/23

Kalimat Surat Dinas :

Kalimat-kalimat yang dipakai dalam Surat Dinas :

Sesuai dengan kaidah bahasa. Singkat dan jelas. Mudah dibaca. Memiliki subjek dan predikat.

04/11/23

Contoh Kalimat Surat Dinas :

Menurut rencana, dalam rapat itu akan dihadiri Sekretaris Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah.

Seharusnya : Menurut rencana, rapat itu akan dihadiri Sekretaris

Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah.

Bersama surat ini kami ingin memberitahukan bahwa...Seharusnya : Dengan ini kami ingin memberitahukan bahwa...

04/11/23

Atas kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.Seharusnya : Atas kerja sama Bapak, kami ucapkan terima

kasih.

Atas kehadirannya, kami ucapkan banyak terima kasih.

Seharusnya : Atas kehadiran Saudara, kami ucapkan terima

kasih.

Contoh Kalimat Surat Dinas :

04/11/23

Contoh Paragraf Pembuka Surat :

1. Surat Pemberitahuan :

Dengan ini kami beritahukan, bahwa seleksi Penerimaan CPNS Tahun 2008 telah selesai dilaksanakan di … (tanpa lampiran).

Bersama ini kami lampirkan laporan keuangan Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Pertama. (ada lampiran).

04/11/23

Contoh Paragraf Pembuka Surat :

2. Surat Balasan : Sehubungan dengan surat Kepala Biro Umum, tanggal

4 Juni 2009, Nomor 0900/ A1. 5/TU/2009, tentang Sosialisasi Tata Persuratan dan Tata Kearsipan kami mengirimkan peserta dari Subbagian Persuratan…

04/11/23

Contoh Paragraf Pembuka Surat :

3. Surat Undangan : Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam pertemuan

Panitia Rapat Pelaksanaan Pelatihan Tata Persuratan dan Tata Kearsipan yang akan dilaksanakan pada

hari : Kamis

tanggal : 4 Juni 2009

pukul : 10.00 WIB

tempat : Pusat Perbukuan

acara : persiapan pelaksanaan pelatihan tata persuratan

04/11/23

Contoh Paragraf Penutup Surat :

1. Surat Pemberitahuan : Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

2. Surat Permintaan : Atas perhatian dan bantuan Saudara, kami ucapkan

terima kasih.

3. Surat Undangan : Atas kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih.

04/11/23

ampaikan informasi segera

sah resah dan kecil hati

aih prestasi dengan lurus hati

sa yang dinanti pasti kan datang

ebarkan senyum yang tulus disetiap langkahmu