TELAAHAN STAF

telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat / staf yang memuat analisa singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan menyampaikan saran tindak

susunan telaahan staf 

>>> kepala laporan yang terdiri atas :1) kop naskah dinas;2) tulisan “telaahan staf” diletakkan ditengah lembar naskah;3) pejabat/alamat yang dituju;4) pejabat yang mengirim;5) tanggal, nomor, sifat, lampiran dan hal.

>>> isi telaahan staf yang terdiri dari :1#pokok persoalan yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang dipecahkan

2#pra anggapan yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa yang akan datang;

3# fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan;

4# analisis, pengaruh pra anggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan;

5#kesimpulan yang memuat intisari hasil analisis, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar;

6#saran tindak memuat secara ringkas dan jelas saran tindak yang disarankan

>>> bagian akhir laporan terdiri atas :1) nama jabatan pembuat telaahan staf;2) tanda tangan;3) nama lengkap, pangkat dan nip;4) tembusan (jika perlu).5) kolom pertimbangan dan keputusan

penandatanganantelaahan staf yang ditandatangani oleh pejabat skpd dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas skpd yang bersangkutan.

hal yang perlu diperhatikanuntuk telaahan staf yang disampaikan kepada bupati dan atau kepada sekretaris daerah pembuatan kolom pertimbangan disesuaikan dengan garis koordinasi dan kewenangan masing-masing skpd

Menulis Efektif (Telaahan Staf)

Sesuai dengan namanya, memang pada Telaahan Staf banyak digunakan oleh Perwira Staf

dalam menyampaikan saran yang lengkap kepada Komandan, tetapi hal ini tidak berarti

bahwa Telaahan Staf hanya digunakan oleh Perwira Staf.    Komandan dan bahkan setiap

Perwira dapat menyampaikan pendapat dan saran secara tertulis dalam bentuk Telaahan

Staf. Telaahan Staf biasanya digunakan untuk pemecahan masalah yang kompleks atau

yang dapat menimbulkan pertikaian atau perbedaan.   Oleh karena itu jangan

menggunakan Telaahan Staf secara berlebihan hanya untuk pemecahan persoalan yang

sudah jelas/sederhana, karena akan memboroskan waktu dan tenaga bagi yang membuat,

pihak-pihak yang terkait, maupun Komandan yang berwenang.

1. Manfaat prinsip penulisan telaahan staf adalah :

Agar Telaahan Staf mencapai tujuan dan bermanfaat maka dalam pembuatannya harus

memenuhi prinsip penulisan secara efektif yakni :

a. Jelas.   

Tidak ada keraguan tentang maksud tiap-tiap kalimat, sehingga tidak ditafsirkan lain

oleh pembaca.

b. Singkat.   

Langsung menyatakan pendapatnya secara singkat, tepat dan mudah ditangkap. 

Tulisan hendaknya memberikan gambaran yang terang dan jelas dari analisis persoalan

dan pemecahan yang diusulkan/disarankan, namun tidak mengorbankan kejelasan

hanya untuk mencapai kesingkatan.  Lazimnya panjang tubuh/inti tulisan tidak melebihi

dua halaman.

c. Teliti.    

Tidak ada kesalahan dalam mekanisme telaahan, penulisan maupun data-data atau

keterangan yang disajikan.        Periksa  dan  periksa  kembali  data  dan keterangan

yang disajikan, sehingga Komandan dapat menerima dengan penuh kepercayaan.

d. Obyektif. 

Analisis yang dibuat harus benar-benar obyektif dan dilandasi fakta/data yang obyektif.

e. Pertalian. 

Gagasan disajikan dalam urutan yang logis dengan pertalian atau saling berhubungan

antara buah pikiran yang satu dengan yang lainnya secara terang dan jelas.

f. Utuh.

Tulisan harus membahas satu subyek secara keseluruhan dari persoalan yang dihadapi,

dengan demikian harus dihindari keterangan, data dan pengupasan yang tidak ada

sangkut pautnya.

g. Lengkap. 

Mengupas atau membahas setiap segi atau sudut dari persoalan yang dihadapi,

termasuk semua cara bertindak yang mungkin dan beralasan.   Demikian juga semua

hal yang penting untuk mewujudkan tindakan yang disarankan harus dicantumkan atau

dituliskan secara lengkap.

2. Penjelasan yang panjang dan luas agar memenuhi prinsip lengkap ,hal ini

sangat kontradiksi dengan prinsip singkat sebab :

Yang dimaksud dengan lengkap disini adalah mengupas atau membahas setiap segi atau

sudut dari persoalan yang dihadapi, termasuk semua cara bertindak yang mungkin dan

beralasan.   Demikian juga semua hal yang penting untuk mewujudkan tindakan yang

disarankan harus dicantumkan atau dituliskan secara lengkap.Dan jelas disini berarti agar

tidak ada keraguan tentang maksud tiap-tiap kalimat, sehingga tidak ditafsirkan lain oleh

pembaca. Sedangkan singkat disini berarti langsung menyatakan pendapatnya secara

singkat, tepat dan mudah ditangkap.  Tulisan hendaknya memberikan gambaran yang

terang dan jelas dari analisis persoalan dan pemecahan yang diusulkan/disarankan, namun

tidak mengorbankan kejelasan hanya untuk mencapai kesingkatan.  Lazimnya panjang

tubuh/inti tulisan tidak melebihi dua halaman..Oleh karena itu dua pernyataan tersebut

terlihat sangat berlawanan/ kontradiktif ,akan tetapi apabila disatukan terlihat bahwa

saling ada keterkaitan antara kedua pernyataan tsb karena pembahasan yang lengkap akan

menghasilkan tindakan / cara bertindak yang tepat sehingga tidak terjadi dua kali kerja.

3. Kita perlu mengenali persoalan sebelum pembuatan telaahan staf sebab :

Mengenali persoalan merupakan langkah awal yang sangat menentukan dalam mengatasi

persoalan yang dihadapi.   Pada langkah ini dilaksanakan penajaman persoalan yang

dihadapi untuk mengenali persoalan yang harus dipecahkan/diatasi.   Menajamkan

persoalan bukan mempersempit atau memperluas persoalan, tetapi untuk menemukan

persoalan, tetapi untuk menemukan persoalan pokoknya.     Dengan demikian akan dapat

diketahui data/fakta yang diperlukan dan beberapa cara bertindak yang dapat

dikembangkan, sehingga memungkinkan pembahasan dan penganalisaan  yang logis dan

obyektif.    Patut diingat, bahwa sering terjadi salah tindak maupun salah menjawab

sebagai akibat dari salah menganalisis, sedangkan salah menganalisis diakibatkan karena

salah tanggap atau salah mengerti terhadap persoalan pokok yang sebenarnya.

4. Dalam pembuatan telaahan staf harus didahului dengan pembuatan naskah

kasar/konsep yang isinya kurang sebab :

Konsep tulisan (naskah kasar), merupakan tulisan Telaahan Staf yang pada dasarnya sama

dengan Telaahan Staf, hanya  isinya  masih  belum/kurang lengkap.Atas dasar konsep

tulisan (naskah kasar) tersebut, kemudian dilakukan Koordinasi tidak resmi dengan semua

pejabat/personil atau instansi yang terkait dengan persoalan dan pemecahan persoalan

yang dihadapi.   Dalam koordinasi tidak resmi tersebut hal hal yang harus diperhatikan

sebagai berikut  :

 a) Koordinasi tidak resmi merupakan suatu usaha pengumpulan pendapat dari para

pejabat/personil dan instansi terkait, guna memastikan bahwa pemecahan yang dilakukan

adalah sehat, meliputi segala aspek dari persoalan serta telah dianalisis secara logis dan

obyektif

 b)            Jangan ragu-ragu untuk meminta pendapat para Perwira Staf        lain atau

menggunakan gagasan mereka.   Perwira Staf yang dimintai pendapat berkewajiban untuk

menyediakan segala data/fakta dan informasi yang diperlukan atau nasehat tentang

Telaahan Staf yang sedang disiapkan.

 

5. Manfaat telaahan staf adalah :

Telaahan Staf biasanya digunakan untuk pemecahan masalah yang kompleks atau yang

dapat menimbulkan pertikaian atau perbedaan. Dan juga telaahan staf  digunakan  untuk  

menyelesaikan  permasalahan yang dihadapi oleh tingkat satuan besar  cukup  luas  dan   

kompleks.    Dengan  demikian  pemecahannya  harus mempertimbangkan   berbagai 

aspek  yang   saling  berkaitan, dan berjangka panjang, sehingga  cenderung  bersifat 

kebijaksanaan.    Oleh karena itu penggunaan Telaahan Staf  sebagai   sarana   dalam

pemecahan masalah yang dihadapi akan lebih menjamin terwadahinya  semua  aspek 

yang  terkait   daripada  penggunaan Kirka Staf bersifat taktis/strategis

6. Cara membuat / mengisi diskusi yang baik adalah :

Dalam  membuat analisis diskusi yang baik  hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai

berikut :

a)       Analisis yang dibuat hendaknya logis dan obyektif serta membahas    persoalan

dihadapkan kepada semua fakta dan praanggapan yang dibuat

b)        Diskusi   harus   singkat ,  lengkap ,  jelas dan mudah dipahami.

c)         Tidak ada yang disembunyikan atau terlewatkan tentang     pengaruh, hambatan,

maupun keuntungan dan kerugian dari tiap cara bertindak yang mungkin atau dapat

dilakukan.

d)       Jika diskusi terlalu panjang, maka pada pasal 4 ini hanya memuat ringkasannya saja,

sedangkan diskusinya secara lengkap dapat dibuat dalam lampiran.   Namun demikian

hindari membuat ringkasan diskusi dalam pasal 4 ini, kalau tujuannya untuk

menyembunyikan kekurangan atau kelemahan dari analisis pemecahan yang dibuat.

7.              Yang dimaksud dg praanggapan adalah :

Praanggapan biasanya adalah dugaan yang beralasan sebagai landasan pemikiran, karena

seringkali tidak mungkin untuk mengetahui keadaan sesungguhnya akan berlangsung.    

Ideal sekali apabila Telaahan Staf tidak memakai praanggapan.

a)         Walaupun praanggapan bukan merupakan kenyataan atau fakta, tetapi 

praanggapan harus berlandaskan atas kenyataan atau fakta.   Praanggapan harus

berhubungan satu sama lain dengan aliran yang sedang berjalan dan kecenderungan

kejadian yang akan datang.

b)        Dalam situasi tertentu praanggapan mungkin juga dibuat berdasarkan keuntungan

yang diharapkan untuk digunakan dalam suatu operasi yang akan datang.

c)         Hindari praanggapan yang tidak relevan atau yang dapat menyesatkan, karena

sekali praanggapan diterima, ia mempunyai pengaruh yang sama seperti suatu fakta.

d)        Jangan membingungkan diri dengan fakta dan praanggapan.   Fakta dapat dibentuk

dengan menunjuk kepada sumber yang berkompeten.   Jika mempunyai daftar

praanggapan yang panjang, periksa kembali barangkali praanggapan tersebut telah masuk

dalam fakta.

e)             Jika tidak mempunyai pranggapan, maka hilangkanlah pasal ini

 

8.           Langkah langkah yang baik dalam pembuatan telaahan staf :

a.      Pembuatan Naskah Kasar/Konsep. Konsep tulisan (naskah kasar), merupakan

tulisan Telaahan Staf yang pada dasarnya sama dengan Telaahan Staf, hanya  isinya 

masih  belum/kurang lengkap.

b.      Koordinasi Tidak Resmi. Atas dasar konsep tulisan (naskah kasar) tersebut,

kemudian dilakukan Koordinasi tidak resmi dengan semua pejabat/personil atau instansi

yang terkait dengan persoalan dan pemecahan persoalan yang dihadapi.   Dalam

koordinasi tidak resmi tersebut hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut  :

1)      Koordinasi tidak resmi merupakan suatu usaha pengumpulan pendapat dari para

pejabat/personil dan instansi terkait, guna memastikan bahwa pemecahan yang dilakukan

adalah sehat, meliputi segala aspek dari persoalan serta telah dianalisis secara logis dan

obyektif

2)      Jangan ragu-ragu untuk meminta pendapat para Perwira Staf lain atau menggunakan

gagasan mereka.   Perwira Staf yang dimintai pendapat berkewajiban untuk menyediakan

segala data/fakta dan informasi yang diperlukan atau nasehat tentang Telaahan Staf yang

sedang disiapkan.

c.       Penyempurnaan Tulisan. Setelah melalui langkah koordinasi tidak resmi, diadakan

penyempurnaan/perbaikan naskah kasar berdasarkan pemikiran-pemikiran yang diperoleh

selama koordinasi.   Dengan demikian Telaahan Staf yang dibuat  betul-betul  telah

dianalisis, dipertimbangkan  dan dikembangkan berdasarkan pemikiran yang logis dan

obyektif, serta telah ditinjau dari semua segi yang ada kaitannya dengan persoalan yang

dihadapi.

d.         Pengedaran Naskah. Langkah ini merupakan koordinasi resmi    kepada para

pejabat atau instansi yang ada sangkut pautnya dengan persoalan dan pemecahannya.  

Diharapkan dari para pejabat dan instansi yang terkait, dapat memberikan tanggapan,

komentar maupun saran tentang Telaahan Staf yang diedarkan tersebut.

e.       Tanggapan Ulang.    Dari hasil pengedaran Telaahan Staf kepada para

pejabat/instansi yang terkait kemungkinan tanggapan atau komentar yang tidak

menyetujui sebagian/seluruh isi Telaahan Staf.   Dalam hal ini, apa bila pembuat Telaahan

Staf sependapat, maka ia wajib merubah isi Telaahan Stafnya dan mengedarkan ulang.   

Sebaliknya apabila ia tidak sependapat atau dipandang tidak prinsip, maka ia dapat

membuat tanggapan yang dimuat pada sub bagian “Tanggapan Terhadap yang Tidak

menyetujui”.

f.        Pengajuan Kepada Komandan. Sebelum diajukan, Telaahan Staf telah dilengkapi

dengan komentar atau tanggapan ulang dari pembuat atau saran, komentar, tanggapan

atau ketidak setujuan dari para pejabat/instansi terkait.   Dengan demikian komandan telah

memiliki bahan yang cukup tentang pemecahan masalah yang dihadapi, sehingga tinggal

menyetujui atau menolak

1. Yang dimaksud dengan koordinasi tidak resmi adalah ;

Koordinasi tidak resmi merupakan suatu usaha pengumpulan pendapat dari para

pejabat/personil dan instansi terkait, guna memastikan bahwa pemecahan yang dilakukan

adalah sehat, meliputi segala aspek dari persoalan serta telah dianalisis secara logis dan

obyektif.Dan dalam pembuatan telaahan staf perlu adanya koordinasi tidak resmi krn untuk

penyempurnaan telaahan staf yang dibuat tersebut sehingga pada saat telaahan staf

diajukan ke komandan dalam kondisi siap.

1. Cara mengisi pasal 1 sampai pasal 5 dari telaahan staf :

1)            Persoalan (pasal I).

a)      Memuat pernyataan singkat dan jelas dari persoalan yang akan dipecahkan.

b)      Persoalan ini dianggap sama atau diperlakukan seperti Tugas Pokok, dengan

demikian harus mencakup semua unsur penting dari persoalan.

c)           Jika persoalan tersebut merupakan suatu penugasan atau yang telah ditentukan

oleh komandan atau atasan, maka dipastikan bahwa rumusan persoalan sesuai dengan

yang dikehendaki oleh komandan/atasan yang bersangkutan.   Jika terdapat keraguan,

mintakan keterangan tambahan atau penjelasan pejabat yang memberi tugas tersebut,

apalagi bila tidak terdapat kebijaksanaan sebelumnya sebagai petunjuk.

d)            Bila persoalannya kompleks, maka penulisannya dapat dipecah-pecahkan menjadi

beberapa sub pasal.

2)         Praanggapan (pasal 2).    Praanggapan biasanya adalah dugaan yang beralasan

sebagai landasan pemikiran, karena seringkali tidak mungkin untuk mengetahui keadaan

sesungguhnya akan berlangsung.     Ideal sekali apabila Telaahan Staf tidak memakai

praanggapan.    Untuk mengisi pasal  ini perlu dipahami beberapa kriteria sebagai berikut :

a)            Walaupun praanggapan bukan merupakan kenyataan atau fakta, tetapi 

praanggapan harus berlandaskan atas kenyataan atau fakta.   Praanggapan harus

berhubungan satu sama lain dengan aliran yang sedang berjalan dan kecenderungan

kejadian yang akan datang.

b)            Dalam situasi tertentu praanggapan mungkin juga dibuat berdasarkan

keuntungan yang diharapkan untuk digunakan dalam suatu operasi yang akan datang.

c)            Hindari praanggapan yang tidak relevan atau yang dapat menyesatkan, karena

sekali praanggapan diterima, ia mempunyai pengaruh yang sama seperti suatu fakta.

d)            Jangan membingungkan diri dengan fakta dan praanggapan.   Fakta dapat

dibentuk dengan menunjuk kepada sumber yang berkompeten.   Jika mempunyai daftar

praanggapan yang panjang, periksa kembali barangkali praanggapan tersebut telah masuk

dalam fakta.

e)            Jika tidak mempunyai pranggapan, maka hilangkanlah pasal ini (pasal yang

berikutnya menjadi pasal 2).

3)       Fakta Yang Mempengaruhi (pasal 3).    Memuat fakta-fakta sebagai landasan dalam

analisis dan pemecahan persoalan.    Untuk mengisi pasal ini perlu dipahami beberapa hal

sebagai berikut ;

a)            Hanya memuat fakta-fakta yang penting dan bertalian dengan pemecahan-

pemecahan.    Fakta-fakta yang membingungkan dan akan mengaburkan pemikiran harus

dikesampingkan.

b)          Fakta bukanlah pendapat, spekulasi, terkaan atau kesimpulan.

c)         Hindari memasukkan fakta yang sangat mutlak dan tidak dapat disangkal atau

dirubah lagi, karena akan berakibat kehilangan pengembangan dalam pemecahan

persoalan.

d)         Apabila uraian suatu fakta terlalu panjang maka dapat dibuat dalam lampiran

tersendiri.    Dalam hal ini penulisan pada pasal ini cukup rangkuman uraian tersebut.

4)         Diskusi  (pasal 4).    Mengupas dan menganalisis pengaruh praanggapan dan fakta

terhadap persoalan dan menimbang akibat, hambatan serta keuntungan maupun kerugian

dari berbagai kemungkinan pemecahan atau cara bertindak.   Dalam  membuat analisis

hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a)         Analisis yang dibuat hendaknya logis dan obyektif serta membahas persoalan

dihadapkan kepada semua fakta dan praanggapan yang dibuat pada pasal 2 dan 3.

b)         Diskusi harus singkat, lengkap, jelas dan mudah dipahami.

c)         Tidak ada yang disembunyikan atau terlewatkan tentang pengaruh, hambatan,

maupun keuntungan dan kerugian dari tiap cara bertindak yang mungkin atau dapat

dilakukan.

d)         Jika diskusi terlalu panjang, maka pada pasal 4 ini hanya memuat ringkasannya

saja, sedangkan diskusinya secara lengkap dapat dibuat dalam lampiran.   Namun

demikian hindari membuat ringkasan diskusi dalam pasal 4 ini, kalau tujuannya untuk

menyembunyikan kekurangan atau kelemahan dari analisis pemecahan yang dibuat.

5)           Kesimpulan  (pasal 5).    Membuat intisari hasil pembahasan yang dikembangkan

dalam pasal 4 dan memuat semua cara bertindak yang mungkin dilaksanakan dalam

pemecahan persoalan yang dihadapi.   Dalam membuat kesimpulan, hendaknya

diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

 

a)            Kesimpulan bukanlah rangkuman atau ringkasan dari pasal 4, tetapi merupakan

kelanjutan dari analisis.

b)            Harus merupakan hasil yang langsung dan wajar dari analisis.

c)            Harus menjawab tiap bagian dari persoalan dan bertalian dengan praanggapan

dan fakta-fakta.

d)            Alternatif pemecahan yang disajikan harus lengkap dan dapat dilakukan.

e)            Jangan sekali-kali menambahkan hal baru atau diluar dari yang terdapat pada

pasal-pasal sebelumnya.