5/31/2010

Khusus Untuk Siswa Prajabatan | PUSDIKLAT

PANDUAN PENYUSUNAN TELAAHAN STAF

DIKLAT PRAJABATAN S1 / D3

I. PENDAHULUAN

Diklat Prajabatan S1 / D 3 merupakan salah satau jenis diklat yang diselenggarakan oleh PT PLN (Persero), dalam rangka seleksi pegawai baru. Dalam pelaksanaanya diklat prajabatan S1 / D 3 dilakukan oleh PT PLN (Persero) Pusdiklat. Beberapa program diklat yang terkandung dalam diklat prajabatan adalah sebagai berikut :

1. Program diklat pembinaan fisik dan mental (kesemaptaan),2. Program diklat pengenalan Perusahaan;3. Program diklat pembidangan ;4. Program on the job training (OJT).

Dari beberapan program diklat tersebut, program on the job training (OJT) merupakan kegiatan diklat yang harus diikuti oleh Siswa prajabatan S1 / D3, sebagai tahapan akhir pelaksanaan diklat prajabatan S1 / D3. Dalam program on the job training (OJT) Siswa prajabatan S1 / D3 mendapat tugas untuk menyusun TELAAH STAF. Tugas yang dimaksud sebagai salah satu persyaratan agar dapat dinyatakan lulus untuk diangkat menjadi pegawai.

Telahan staf adalah dokumen resmi staf yang berisi analisa singkat terhadap masalah / persoalan yang dihadapi Perusahaan / Unit / Sub Unit, yang disertai dengan pembahasan dan saran-saran tindakan, guna memberikan nilai tambah kepada Perusahaan / Unit / Sub Unit dalam bentuk tulisan untuk disampaikan kepada pimpinan.

Penyusunan telaahan staf yang benar dan baik oleh Siswa prjabatan S1 / D3, diperlukan PANDUAN PENYUSUNAN TELAAH STAF. Oleh karena itu agar Siswa prajabatan S1 / D3 dapat menyelesaian tugas menyusun telaah staf secara efektif, maka disusunlah panduan telaah staf yang dimaksud.

II. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud penyusunan telaah staf adalah untuk meningkatkan kemampuan Siswa prajabatan S1 / D3 dalam mencurahkan gagasan / pikiran dengan menulis sebagai pengembangan berpikir ke berbagai sudut pandang.

Tujuan penyusunan telaah staf adalah membantu memecahkan permasalahan / persoalan yang dihadapi pimpinan dan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.

PT. PLN (PERSERO)

PANDUAN PENYUSUNAN TELAAH STAF

1

III. FUNGSI

Telaah staf memiliki berbagai fungsi dalam mendukung operasional Perusahaan / Unit / Sub Unit. Oleh karena itu fungsi-fungsi yang melekat pada telaah staf, antara lain sebagai berikut :

1. Menyediakan keterangan terhadap pemasalahan / persoalan Perusahaan / Unit / Sub Unit yang akan diselesaikan.

2. Membuat perkiraan penyelesaian suatu permasalahan / persoalan Perusahaan / Unit / Sub Unit

3. Mengajukan saran tindak lanjut penyelesaian permasalahan / persoalan Perusahaan / Unit / Sub Unit

4. Menyiapkan rencana kegiatan penyelesaian permasalahan / persoalan Perusahaan / Unit / Sub Unit

5. Menganalisa keputusan menjadi kebijaksanaan dari hasil analisa permasalahan / persoalan yang dihadapi Perusahaan / Unit / Sub Unit

6. Mengadakan pengawasan terhadap hasil tindak lanjut yang dilakukan dalam penyelesaian permasalahan / persoalan Perusahaan / Unit / Sub Unit

IV. SUMBER

Penyusunan telaah staf dapat dilakukan dengan mengacu kepada permasalahan / persoalan yang bersumber dari pimpinan atau atasan dan atau dari permasalahan / persoalan yang ditemukan sendiri oleh Siswa OJT di tempat OJT. Sumber permasalahan / persoalan sebelum diselesaikan disusun pra anggapan, yang digunakan sebagai landasan berpikir untuk penyelesaiannya. Dari tahap pra anggapan tersebut, selanjutnya dianalisis dan dibahas berdasarkan fakta yang mempengaruhi serta disimpulkan dan disarankan untuk ditindak lanjuti.

V. TEMA DAN TOPIK

Tema telaah staf disusun sesuai dengan isu-isu strategis atau key performance indicator yang terjadi di Perusahaan / Unit / Sub Unit di tempat OJT Siswa OJT

Topik telaah staf disusun berdasarkan salah satu tema isu-isu strategis atau key performance indicator Perusahaan / Unit / Sub Unit Siswa OJT di tempat OJT Siswa OJT

VI. STANDAR FORMAT PENULISAN

Dalam penyusunan telaah staf, Siswa OJT perlu memperhatikan standar format penulisan. Standar format tersebut disusun agar dalam penulisan telaah staf Siswa OJT terdapat keseragaman / kesamaan. Dengan demikian akan memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil telaah staf yang dimaksud. Format penulisan telaah staf adalah sebagai berikut :

1. Halaman Judul2. Lembar Pengesahan3. Kata Pengantar

2

4. Daftar Isi5. Daftar Tabel / Gambar (bila ada)6. Abstrak (Ringkasan)7. Bagian Pokok :

7.1. Latar Belakang7.2. Permasalahan7.3. Persoalan7.4. Pra-Anggapan7.5. Fakta Yang Mempengaruhi7.6. Pembahasan7.7. Kesimpulan dan Saran Tindak Lanjut

8. Bagian Akhir- Lampiran-Lampiran

Penjelasan masing-masing bab pada format telaahan staf sebagaimana tersebut diatas, adalah sebagai berkut :

1. Halaman Judul

Pada halaman judul , ditulis JUDUL telaah staf dengan huruf besar (KAPITAL). Judul sebaiknya disusun secara ekspresif, sehingga menarik pembaca. Judul disusun sesuai dengan dan mengacu pada permasalahan / persoalan yang dipilih / ditemukan. Dengan demikian tidak membuka peluang untuk penafsiran ganda.

Pada halaman judul juga ditulis dengan jelas nama penulis, nomor induk dan jabatan serta Unit tempat OJT dilaksanakan.

Pada halaman judul ditulis pula tahun penulisan telaahan staf.

2. Halaman Pengesahan

Pada halaman pengesahan ditulis judul telaah staf, nama penulis, nomor induk, dan jabatan. Selanjutnya pada halaman pengesahan harus ditanda tangani oleh Siswa OJT, Mentor, Manajer SDM dan General Manager Unit tempat OJT, dilengkapi dengan cap / stempel Unit tempat OJT.

Pada halaman pengesahan , harus dicantumkan tanggal sesuai dengan tanggal pada saat dilakukan pengesahaan.

3. Kata Pengantar

Pada halaman kata pengantar ditulis ucapan syukur kepada Allah SWT, yang telah memberikan kesempatan kepada Siswa untuk menyelesaikan tugas penyusunan telaah staf. Demikian pula ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung penyelesaian penulisan telaah staf. Selanjutnya pada akhir kata pengantar ditulis harapan yang menyatakan semoga telaah staf yang disusun dapat bermanfaat.

4. Daftar Isi

Pada halaman daftar isi, ditulis keseluruhan isi materi telaahan staf yang disusun. Disamping itu ditulis pula daftar lain yang mendukung kandungan materi dari telaah staf, seperti daftar gambar, daftar tabel, daftar lampiran dan sebagainya.

3

5. Abstrak

Pada halaman abstak (ringkasan) telaah staf, disusun ringkasan, intisari, saripati dari muatan telaah staf. Dengan demikian, apabila pembaca membaca abstrak, dapat memahami kandungan materi telaah staf secara keseluruhan. Dengan kata lain abstrak merupakan cerminan isi keseluruhan telaah staf. Ringkasan materi tersebut meliputi latar belakang, permasalahan, pembahasan dan kesimpulan serta tindakan yang disarankan.

6. Bab Pokok

Pada Bab Pokok dimuat materi yang merupakan inti dari isi suatu telaah staf. Masing-masing sub bab dalam bab pokok tersebut adalah sebagai berikut :

a. Latar Belakangb. Permasalahanc. Persoaland. Pra Anggapane. Fakta Yang Mempengaruhif. Pembahasang. Kesimpulanh. Tindakan Yang disarankan

Penjelasan dari masing-masing sub bab sebagaimana tersebut di atas, adalah sebagai berikut :

a. Latar Belakang

Pada bab latar belakang , ditulis dasar pertimbangan pemilihan permasalahan / persoalan yang dianalisa dalam telaah staf. Dengan kata lain latar belakang memuat dasar tujuan, pendekatan dan alasan pemilihan permasalahan / persoalan dalam telaahan staf. Dengan demikian pada bab latar belakang ditulis apa, mengapa permasalahan / persoalan dibahas dalam penulisan telaahan staf yang dilakukan oleh Siswa OJT

b. Permasalahan

Pada bab permasalahan ditulis hal atau sesuatu yang harus diselesaikan, karena merupakan masalah yang dihadapi Unit / Sub Unit tempat OJT. Dalam hal ini masalah yang dihadapi Unit / Sub Unit merupakan persoalan yang harus diselesaikan atau dipecahkan. Dengan demikian rumusan permasalahan merupakan arah dalam proses pemecahan masalah melalui pembahasan dengan tingkat analisa masing-masing Siswa OJT

c. Persoalan

Pada bab persoalan ditulis masalah yang bersifat negatif, yaitu hal-hal atau sesuatu yang perlu penyelesaian, pemecahan, perbaikan, sehingga dapat memberikan nilai tambah kepada Unit / Sub Unit dalam mengoptimalkan kinerja. Persoalan dapat dirumuskan pula sebagai penyimpangan antara pengalaman dengan kenyataan atau penyimpangan antara yang direncanakan dengan kenyataan. Disamping itu persoalan juga merupakan pengaduan dari hal-

4

hal atau sesuatu yang tidak sesuai dengan sistem, mekanisme dalam pelaksanaan pekerjaan. Demikian pula persoalan dapat terjadi sebagai akibat dari persaingan atau kompetisi dalam penyelesaian suatu pekerjaan, sehingga menjadi persoalan yang harus diselesaikan. Oleh karena itu rumusan persoalan dalam telaahan staf harus fleksible, jelas, signifikan, etis sebagai suatu hal yang harus dipecahkan, diselesaikan.

d. Pra-Anggapan

Pada bab pra anggapan, ditulis pandangan / pendapat / keyakinan yang ada sebelumnya atau yang melandasi pandangan lain atau tindakan yang berkaitan dengan pekerjaan di Unit / Sub Unit. Dalam hal ini pra anggapan merupakan prasangka atau jawaban sementara dari rumusan persoalan yang dianggap kebenarannya. Dengan kata lain pra anggapan merupakan semacam hipotesa atau jawaban sementara dari persoalan yang dianggap benar.

e. Fakta Yang Mempengaruhi

Pada bab fakta yang mempengaruhi, ditulis hal / keadaan / peristiwa / sesuatu yang merupakan kenyataan yang menjadi landasan dalam menyelesaikan persoalan yang disusun dalam telaah staf. Dengan demikian fakta yang mempengaruhi merupakan sesuatu yang benar-benar ada atau terjadi yang menjadi landasan dalam menyelesaikan persoalan yang diungkapkan pada telaah staf. Disamping itu fakta yang mempengaruhi merupakan teori / ketentuan / aturan / SOP dan sejenisnya yang melandasi penyelesaian persoalan.

f. Pembahasan

Pada bab pembahasan ditulis, kreatifitas Siswa OJT dalam mengupas gagasan dan sistematika penelaahan yang teratur terhadap persoalan yang disusun dalam telaah staf. Disamping itu dalam pembahasan dibahas juga mengenai alternatif penyelesaian persoalan disertai dengan penelaahan fakta-fakta melalui metode analisis permasalahan / persoalan. Dalam pembahasan terkandung pengertian proses, perbuatan, cara membahas / mengupas rangkaian fakta-fakta, sehingga pembahasan menghasilkan pengupasan terhadap persoalan, sehingga menghasilkan kesimpulan yang logis dan dapat diterima oleh pengambil keputusan.

g. Kesimpulan

Pada bab kesimpulan, berisi ikhtisar / menyarikan materi / isi / kandungan penulisan telaahan staf, berdasarkan apa-apa yang diuraikan dalam pembahasan. Dalam menyusun kesimpulan harus mengacu kepada materi yang telah dibahas dan konsisten dengan analisis permasalahan / persoalan. Dalam menyusun kesimpulan dapat digunakan keputusan yang diperoleh dengan metode induktif dan deduktif. Metode induktif menyimpulkan sesuatu dari beberapa data / informasi yang disampaikan. Sedangkan metode deduktif menyimpulkan dari suatu kumpulan data / informasi kemudian baru disimpulkan.

h. Tindakan Yang Disarankan

Pada bab tentang tindakan yang disarankan, ditulis perbuatan / kegiatan riil apa yang disarankan untuk dilakukan dalam menyelesaikan persoalan. Pekerjaan yang disarankan tersebut harus sesuai dengan batas wewenang pimpinan yang menerima hasil telaahan staf. Perbuatan / kegiatan pekerjaan tersebut juga merupakan sesuatu yang dapat dilaksanakan untuk mengatasi suatu permasalahan / persoalan. Disamping itu tindakan yang disarankan

5

dapat berupa masukan, usulan anjuran, cita-cita atau pendapat yang dikemukakan untuk dipertimbangkan dalam mengatasi permasalahan / persoalan.

VII. METODOLOGI PENULISAN TELAAHAN STAF

Metodologi penulisan telaahan staf ditetapkan untuk menstandarisasi penyusunan, dengan menggunakan norma-norma pengetikan yang disepakati bersama dan sesuai dengan pedoman ejaan yang disempurnakan. Beberapa ketentuan yang harus ditaati dalam pengetikan telaahan staf adalah sebagai berikut :

Telaahan Staf harus ditulis minimal 15 halaman dan maksimal 30 halaman. Jumlah halaman yang tidak sesuai dengan ketentuan jumlah halaman tersebut dapat mengurangi penilaian.

Gunakan Bahasa Indonesia sesuai dengan pedoman baku tata bahasa dan ejaan yang disempurnakan.

Usahakan tulisan sistematis, sederhana, jelas, satu kesatuan, mengutamakan istilah yang mudah dimengerti, tidak menggunakan singkatan seperti tdk., tsb., yg., dgn., dan sebagainya

Teknik Pengetikan

1. Telaahan Staf diketik 1,5 spasi pada kertas berukuran A4 (font 12, Times New Roman style)

2. Batas pengetikan

Samping kiri 4 cm

Samping kanan 3 cm

Batas atas dan bawah masing masing 3 cm

3. Jarak pengetikan, Bab, Sub-bab dan

a. Jarak pengetikan antara Bab dan Sub bab 3 spasi, Sub-bab dan kalimat di bawahnya 2 Spasi

b. Judul bab diketik di tengah tengah dengan huruf besar dan dengan jarak 4 cm dari tepi atas tanpa digaris bawahi

c. Judul Sub-bab ditulis mulai dari sebelah kiri, huruf pertama setiap kata ditulis dengan huruf besar (huruf kapital), kecuali kata-kata tugas, seperti yang, dari, dan,

d. Judul anak Sub bab ditulis mulai dari sebelah kiri dengan indensi 5 (lima) pukulan yang diberi garis bawah. Huruf pertama setiap kata ditulis dengan huruf besar (huruf kapital), kecuali kata kata tugas, seperti yang dari dan

e. Jika masih ada sub judul dalam tingkatan yang lebih rendah, ditulis seperti pada butir di atas, lalu diikuti oleh kalimat berikutnya.

4. Pengetikan KalimatAlinea baru diketik sebaris dengan baris di atasnya dengan jarak 2 spasi. Pengetikan

kutipan langsung yang lebih dari 3 baris diketik 1 spasi menjorok ke dalam dan semuanya tanpa diberi tanda petik

6

5. Penomoran Halaman

BaB pendahuluan yang meliputi halaman judul, nama, kata pengantar dan daftar isi memakai angka romawi kecil dan diketik sebelah kanan bawah (i, ii dan seterusnya). BaB Tubuh/pokok sampai dengan bagian penutup memakai angka arab dan diketik sebelah kanan bawah (1,2,3 dan seterusnya).

VIII. FORMAT TELAAHAN STAF

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

IX. PENUTUP

Demikian Penduan Penyusunan Telaahan Staf ini disusun, dengan harapan penyusunan telaahan staf oleh Siswa OJT dan bimbingan yang dilakukan oleh Mentor dan pembinaan yanhg dilakukan oleh MSDM PLN Unit Induk dapat dilaksnakan dengan benar dan baik.

Akhirnya semoga panduan ini dapat bermanfaat.

Jakarta, Mei 2010

PT PLN (Persero) PUDIKLAT

KEPALA,

HARYO SOETENDRO

18