SURAT MENYURAT

Surat adalah media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainnya.Surat memiliki banyak kelebihan yaitu memberikan kesempatan yang lebih leluasa untuk berpikir dan merenungkan hal-hal yang akan disampaikan.Surat juga memiliki kelemahan yaitu keterbatasan dalam penyampaian ekspresi kejiwaan.

Fungsi SuratMedia komunikasiBukti tertulisAlat pengingatBukti historisPedoman kerjaDuta organisasi

Pengertian Surat DinasSurat Resmi (Dinas Pemerintah)Adalah salah satu jenis surat yang berisi informasi resmi yang dibuat oleh seorang pejabat untuk ditujukan kepada pihak lain, yang antara lain berupa pemberitahuan, permintaan, pernyataan, dan pertanyaan.

Jenis-jenis Surat Dinas. Surat dinasSurat keputusanSurat perintahSurat TugasSurat InstruksiSurat PengantarSurat KuasaNota DinasSurat pengumuman

Ciri-ciri Surat DinasDikeluarkan oleh suatu instansi atau jawatan, baik milik pemerintah maupun swasta.Berisikan kepentingan-kepentingan kedinasan, keorganisasian.Disusun dengan ragam bahasa resmi.

Tata Urutan Bagian-bagian Surat DinasBagian-bagian surat

Keterangan :Kepala suratNomor suratTanggal suratLampiranHal atau perihal suratAlamat suratSalam pembuka (dilanjutkan paragraf pembuka)IsiSalam penutup (lanjutan dari paragraf penutup)Status/jabatan, tanda tangan, nama jelasTembusan (jika ada)Inisial (jika ada)

1. Kepala SuratFungsinya sebgai identitas diri bagi instansibersangkutan. Dalam kepala suratdicantumkan identitas berikut :Nama instansiLambang atau logo instansiKode posNomor teleponNomor faksimile atau e-mail

2. Nomor SuratPenulisan nomor surat berguna untuk :Memudahkan dalam pengarsipanMemudahkan dalam mencarinya kembaliMengetahui banyaknya surat yang keluarBahan rujukan dalam surat menyurat tahap berikutnya nomor surat ditulis tanpa spasi

Lazimnya nomor surat setidaknya berisikan :Nomor urut suratKode suratAngka bulanAngka tahunAngka tahunAngka bulanKode suratNomor urutNomor : 007 / KSH-1 / IV / 2001

3. Tanggal SuratTanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Namatempat mendahului tanggal surat. Namun apbila sudah tercantum dalam kepala surat, nama tempat tidak perlu lagi dituliskan.Contoh :Surabaya, 27 Juli 200317 Agustus 2001Hal-hal lainnya yang harus diperhatikan adalah :Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkapAngka tahun tidak boleh disingkatPada akhir baris tidak dibubuhi tanda titik

4. Lampiran Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain.Contoh penulisan lampiran yang benar :Lampiran: tiga lembarLampiran: satu berkasLampiran: dua lembarLampiran: sepuluh lembar

5. Hal SuratHal bermakna perkara, soal, urusan,peristiwa, dan tentang hal.Cara penulisannya :Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarikBerwujud kata atau frase, bukan kalimatHuruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital.Contoh penulisan hal yang benar :1) Hal: Jadwal Ujian Matematika2) Hal: Undangan Rapat Panitia

6. Alamat SuratPada umumnya surat dinas dikirim dengan menggunakan sampul atau amplop. Dengan demikian, ada dua macam alamat yaitu alamat luar dan alamat dalam.

Alamat Luar pada sampulTerdiri atas :kata Kepada Ythnama jabatanunit kerjaalamat lengkap

Contoh alamat luar pada sampul:a) Kepada Yth. Encep Syarif Nurdin, Drs., M.Pd.Jalan Gegararum Baru 20Bandung 40153

b) KepadaYth. Direktur LPK TrigunaJalan Tentara Pelajar 91Tasikmalaya

c) KepadaYth. Kepala Biro OrganisasiSekretariat JendralDepartemen Pendidikan NasionalJalan Jendral Sudirman, SenayanJakarta 10270

b. Alamat Dalam pada surat Ketentuan penulisan pada alamat surat bagian dalam:1. Tidak didahului kata Kepada2. Menggunakan kata Yth3. Menggunakan nama jabatan4. Mencantumkan unit kerja5. Menggunakan alamat lengkap6. Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di

7. Salam Pembukasalam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang dituju.

Hal yang perlu diperhatikan :Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapitalHuruf awal kata hormat ditulis dengan huruf kecilPenulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.

8. Isi SuratAlinea pembukaAlinea pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat.Alinea IsiAlinea isi merupakan bagian surat yangmenampung maksud penulisan surat.Alinea penutupAlinea penutup bisa berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun ucapan selamat.

Beberapa contoh kesalahan dalam penulisan alinea penutup adalah sebagai berikut :Atas perhatiannya saya sampaikan terima kasih.Saya haturkan terima kasih atas perhatian ibu.

9. Salam PenutupSalam penutup yang lazim digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wassalam.

Hal-hal yang perlu diperhatikan :Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapitalPenulisan salam penutup diakhiri tanda koma

Contoh :Hormat kami,Wassalam,

10. Pengirim SuratPengirim surat dalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/ penyampaian surat.

Singkatan-singkatan :a. Singkatan a.n. ---- bukan a/nmerupakan kepanjangan dari atas nama1) singkatan ini digunakan pengirim jika menandatangani surat yang mengatasnamakan pejabat lain misalnya atasan pengirim surat.2) Surat yang ditandatangani tidak harus dikonsultasikan isinya kepada atasan pengirim surat.

b. Singkatan anb. Kepanjangan atas nama beliau.Isi surat harus dikonsultasikan terlebih dahulu kepada atasan pengirim surat untuk memperoleh persetujuan.Isi surat merupakan tanggung jawab pejabat yang diatasnamakannya itu.

Contoh :Kepala SMUN 1 Rajadesaanb.Wali Kelas 1A

Ttd

Drs. Firmansyah NugrahaNIP 121320458

c. Singkatan u.b. kepanjangan dari untuk beliau digunakan jika seseorang pejabat mendapat pendelegasian wewenang untuk menandatangani surat dari pejabat atasannya.

d. Singkatan a.p. merupakan kepanjangan dari atas perintah digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya.

e. apb. (atas perintah beliau); digunakan jika menteri menguasakan penandatanganan surat kepada bawahannya.f. plh.(pelaksana harian); digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangi surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas menguasakan penandatanganan kepada pejabat setingkat di bawahnya.

g. wks. (wakil sementara); digunakan jika pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas.h. u.p. (untuk perhatian); digunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau pekerjaan tanpa memerlukan kebijaksanaan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.

11. Tembusan SuratTembusan dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak lain.Tembusan diletakkan pada margin sebelah kiri, lurus vertikal denga nomor, lampiran, dan perihal surat dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani surat.

Hal yang perlu diperhatikan dalam tembusan :Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital.Kata tembusan tidak perlu diberi garis bawah.Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu.Penulisan Kepada Yth. tidak perlu dicantumkan.Yang diberi tembusan adalah pejabat atau orangnya dan kantornyaKata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.

Contoh penulisan tembusan yang benar :Tembusan :Kakanwil Depdiknas Provinsi Jawa BaratKakandep Dekdiknas Kabupaten Ciamis

12. Inisial Pada bagian kiri bawah surat dinas sering dijumpai tanda pengenal yang berupa singkatan (inisial) dari nama pengonsep dan pengetik surat. Gunanya untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat bersangkutan.

Contoh :IH/PA (Iin Hendriyani/Purnama Alam

Bentuk bentuk Surat Dinasa. Bentuk Lurus Penuh

b. Bentuk Lurus

c. Bentuk Setengah Lurus

d. Bentuk Resmi Indonesia Lama

e. Bentuk Resmi Indonesia Baru

f. Bentuk Lekuk

g. Bentuk Alinea Menggantung

Langkah-langkah Penyusunan Surat Dinas Menentukan Perihal SuratMenyusun Kerangka SuratPengumpulan InformasiMengembangkan Kerangka Surat dan Proses Pengetikan1) mengembangkannya menjadi surat yang utuh2) memilih kertas surat3) mengetik surat

E. Penyuntingan SuratF. Melipat dan Menyampul Surat1) melipat surat

2) Menyampul Surat3) Membubuhkan alamat surat

Contoh :

E. Kosasih, M.Pd.Jalan Gegerarum Baru 20Bandung KepadaYth. Bapak Yogia S. Meliala,Direktur CV Yrama Widya,Jalan Permai 28/97Margahayu PermaiBandung

Surat Perintah

Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau pihak yang lebih tinggi dan ditujukan kepada pihak yang lebih rendah (bawahan) agar bawahan tersebut berbuat sesuatu/tidak berbuat sesuatu sebagaimana diterangkan dalam surat perintah tersebut.

Bagian-bagian dari surat perintah:Bagian kepala surat terdiri atas:Nama dan alamat unit organisasiPetunjuk surat perintahNomor dan tahunBagian isi surat perintah:Nama, jabatan, no. induk pegawai yang mendapat perintahUnit organisasinyaIsi perintahWaktu dan tempat pelaksanaan tugas

Bagian akhir surat perintah:Nama tempat, tanggal-bulan-tahun surat perintah dibuatJabatan pemberi perintahNama terang dan no. induk pegawai pemberi perintahStempel unit organisasi dan tembusanLampiran surat perintah resmi.

Surat TugasAdalah surat yang dikeluarkan oleh pihak yang lebih tinggi, ditujukan kepada pihak bawahan agar bawahannya melaksanakan tugas tertentu. Surat tugas bersifat singkat tapi jelas. Pada umumnya surat tugas dipandang perlu agar pengemban tugas memperoleh pengesahan formal untuk tugas yang harus dilaksanakan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat tugas:Perlu mencantumkan kepala surat dari instansi yang bersangkutanNo. surat tugasOrang/pejabat yang memberi tugasOrang/pejabat yang diberi tugasMaksud dan tujuan surat tugas itu dibuatMulai berlakunya surat tugasTempat dan tanggal surat tugas dikeluarkanDitandatangani oleh pejabat yang berwenang disertai cap/stempel dari instansi yang bersangkutanBila perlu dibuat tembusanLampiran surat tugas resmi

Surat Instruksi Surat yang ditujukan kepada banyak pihak (tidak hanya kepada bawahan dalam satu unit organisasi). Surat instruksi memuat petunjuk-petunjuk secara teknis dan terinci mengenai apa yang harus dilakukan dalam rangka pelaksanaan suatu ketetapan, serta petunjuk bagaimana cara pelaksanaan ketetapan tersebut. Berikut ini contoh bentuk surat instuksi (lampiran surat instruksi resmi).

Surat PengantarAdalah surat untuk mengantarkan sesuatu dengan maksud agar yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.

syarat-syarat untuk membuat surat pengantar adalah sebagai berikut:Harus mencantumkan nama ,alamat pengirim, penerima sesuatuPerlu mencantumkan nomor surat pengantarTempat dan tanggal surat pengantar dibuatPerlu dibuat kolom: no. urut, uraian, banyaknya, keteranganPerlu mencantumkan nama yang berhak mengantarkan barang/sesuatu ituPerlu mencantumkan kolom tanda tangan dan nama terang yang menerima barang tersebutPerlu di cap/stempel dari instansi yang mengantarkan barang tersebutLampiran surat pengantar

Surat KuasaSurat yang dibuat untuk memberikan kekuasaan terhadap seseorang yang dapat di percaya supaya bertindak mewakili orang yang memberi kuasa karena orang yang memberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri.

Syarat-syarat untuk membuat surat kuasa:Surat kuasa untuk perorang tidak perlu mencantumkan no. surat kuasaSurat kuasa untuk mengambil gaji atau honorarium tidak perlu di bubuhi materaiSurat kuasa untuk instansi (kedinasan) di tulis di atas surat segel atau di bubuhi materai secukupnyaSurat kuasa diberikan kepada orang yang di percayaOrang yang memberi kuasa dan yang menerima kuasa harus sudah dewasa, sehat rohani dan jasmaniSurat kuasa perlu mencantumkan tempat dan tanggal surat kuasa itu dibuatSurat kuasa di anggap sah apabila antara pemberi dan penerima kuasa telah menandatangani surat kuasa tersebutLampiran surat kuasa.

Nota DinasAdalah surat peringatan/penunjukan/keterangan secara resmi dengan maksud agar isi yang tercantum didalamnya mendapatkan perhatian sepenuhnya dan dilaksanakan sebaik-baiknyya dengan penuh rasa tanggung jawab.

Bentuk-bentuk SuratBentuk LurusBentuk LekukBentuk Setengah LurusBentuk Lurus PenuhBentuk Alinea MenggantungBentuk Offician Style

Syarat dan Ciri Surat Yang Baik:Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun sesuai dengan peraturan. Untuk itu penulis harus memahami berbagai bentuk surat yang akan digunakan.Kalimat sederhana, lugas dan mudah dipahami pembaca. Kata-kata yang dipakai harus jelas, tepat, tidak mendua, hemat dan benar sesuai dengan tata bahasa Indonesia.Bahasa surat harus hormat, sopan dan simpatik, agar pembaca surat merasa dihormati.Pergunakan singkatan-singkatan yang umum dipakai dalam surat-menyurat.Disusun secara sistematis, terinci, konsisten dan kronologis.Pergunakan tanda baca dan huruf besar pada tempatnya.Pergunakan istilah-istilah bisnis yang baku.

MENGURUS DAN MENGENDALIKAN SURATKegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi: penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian,pemrosesan lebih lanjut.agar surat dapat dengan cepat dan tepat sampai ke yang dituju.

Jenis pengurusan suratBuku agenda surat masuk dan keluar1. Sukar untuk di file2. Sarana penemuan kembali nomor/kode surat sukar dingat3. Pengaturan arsip dng peralatan sukar diterapkan4. Tidak fleksibel, tnjk silang tidak bisa diterapkan.

Kartu kendali

1. Di file2. Sarana indek mudah diingat

3. Mudah dipergunakan sesuai selera4. Fleksibel dan diterapkan tunjuk silang

Keterangan yang diperlukan dalam buku agenda atau kartu kendaliTanggal hari diterimanya atau dikirim surat.Nomor urut surat masuk/keluarAsal surat surat masuk dan alamat yang dituju(kepada) untuk keluarPerihal suratIsi ringkas suratTanggal surat (yang tercantum pada surat)Lampiran (sebut macam dan jumlah lamp)Nomor dan kode suratPengolah suratCatatan atau keteranganParaf sebagai bukti surat terima surat

TUGASBUATLAH FORMAT BUKU AGENDA SURAT MASUK DAN SURAT KELUARURAIKAN LANGKAH-LANGKAH PENERIMAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

************************************************************