Summary

| [Type the company address]

Business Communication

Cynthia Jayantisari 1006685873

Fakultas Ekonomi

Universitas Indonesia

2013

SUMMARYChapter 13, 14, and 15

[Type the author name]

Business Communication | SUMMARY

Statement of Authorship

“Saya/kami yang bertandatangan dibawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas terlampir adalah

murni hasil pekerjaan saya/kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang lain yang saya/kami gunakan

tanpa menyebutkan sumbernya.

Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk makalah/tugas pada mata

ajaran lain kecuali saya/kami menyatakan dengan jelas bahwa saya/kami menyatakan

menggunakannya.

Saya/kami memahami bahwa tugas yang saya/kami kumpulkan ini dapat diperbanyak dan atau

dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.”

Nama : Cynthia Jayantisari

NPM : 1006695873

Tandatangan :

Mata Ajaran : Komunikasi Bisnis

Judul Makalah/Tugas : Ringkasan Bab 13, 14, dan 15

Tanggal : Rabu, 3 April 2013

Dosen : Cut Saskia Rachman S.E., M.Ak.

1


Merencanakan Laporan dan Proposal

Membuat Laporan dan Proposal yang Efektif

Laporan merupakan catatan faktual tertulis yang secara objektif menyampaikan informasi

tentang beberapa aspek bisnis. Proposal merupakan kategori khusus laporan yang menggabungkan

pemberian informasi dan komunikasi yang persuasif. Laporan terbagi kedalam 3 kategori dasar:

Laporan informasional yang menawarkan data, fakta, umpan balik, dan jenis

informasional lain tanpa analisis atau rekomendasi

Laporan analitis yang menawarkan informasi maupun analisis, dan juga dapat

mencakup rekomendasi

Proposal yang menawarkan persuasi terstruktur untuk penerima internal atau

eksternal

Tujuan dan isi laporan bisnis sangat bervariasi. Ada yang bersifat sukarela atapun bersifat

wajib sebagai bentuk tanggung jawab kepada manajer atau rekan kerja kita di lingkungan

professional. Dalam beberapa kasus seringkali kita harus mengikuti panduan yang ketat dalam

menyusun laporan, tetapi mungkin pada kasus lainnya, susunan dan organisasi suatu laporan bisnis

bergantung pada diri kita sendiri.

Menulis laporan membutuhkan keterampilan dan pengetahuan berkomunikasi yang telah

kita dapatkan dalam kuliah Komunikasi Bisnis ini. Menulis laporan dan proposal bukan hanya

menulis sebuah pesan yang panjang, namun dengan menulis laporan kita berkesempatan untuk

mengkomunikasikan ide pikiran dan pemahaman kita kepada orang lain dan meyakinkan orang

tersebut untuk menyetujui gagasan utama dari laporan dan proposal yang kita buat.

Menerapkan Langkah Proses Menulis Laporan dan Proposal

Bersikap cermat dalam menerapkan langkah-langkah proses menulis akan menguntungkan

kita dari segi manajemen waktu agar kita dapat menggunakan waktu yang ada untuk menulis laporan

yang efektif dan dapat diterima oleh orang yang membacanya tanpa perlu membuang banyak waktu

dengan percuma.

Sebelum menulis laporan dan proposal, terlebih dahulu kita harus melakukan analisis situasi

dengan cara mencari tahu masalah atapun peluang yang dapat kita temui dalam penulisan proposal.

2


Lalu kita harus menetapkan tujuan penulisan laporan dan proposal tersebut. Kemudian kita

mengembangkan profil dari penerima atau pembaca laporan dan proposal. Yang terakhir

mengembangkan sebuah rencana kerja bagi laporan dan proposal itu sendiri.

Kita juga harus mengumpulkan informasi megenai hal-hal yang penerima proposal

butuhkan dan mendapatkan seluruh informasi dari segala kebutuhan penerima agar kita dapat

memenuhi kebutuhan itu dan menuangkannya dalam laporan dan proposal. Jika diperlukan, kita harus

melakukan penelitian terlebih dahulu agar hal-hal yang kita tuangkan didalam laporan dan proposal

adalah informasi yang andal dan memiliki dasar yang kuat.

Menyeleksi medium yang tepat juga harus dilakukan dalam rangka memilih medium terbaik

untuk menyampaikan laporan dan proposal melalu berbagai media. Medium terbaik untuk laporan

tertentu dapat berbentuk apa saja bergantung dari kecenderungan si penerima laporan dan proposal.

Oleh karena itu kita harus mempersiapkan mulai dari hardcopy dokumen cetak formal yang dijilid,

executive dashboard dan presentasi lisan, dan khususnya mengirimkan laporan dengan format

elektronik kepada seluruh penerima agar dapat langsung dibaca oleh penerima kapanpun dan

dimanapun mereka berada.

Mengorganisasi informasi dilakukan untuk menetapkan gagasan utama, membatasi ruang

lingkup, dan melakukan pendekatan langsung atau tidak langsung kepada si pembaca. Membuat

ringkasan yang menjelaskan garis besar isi laporan dan proposal akan memudahkan si pembaca untuk

memahami dan mengikuti laporan dan proposal yang kita buat. Terlebih lagi, pembaca laporan dan

proposal yang kita buat mungkin adalah orang-orang sibuk yang tidak memiliki waktu banyak.

Melalui ringkasan proposal, kesimpulan, dan rekomendasi akan menghemat waktu si pembaca

untuk memahami dan mengikuti alur laporan dan proposal yang kita buat.

Merencanakan Laporan Informasi, Laporan Analitis, dan Proposal

Laporan Informasi Laporan Analitis Proposal

Tujuan - Memberikan informasi

yang dibutuhkan para

karyawan, manajer, dan

lain-lain

- Untuk mengambil

keputusan, bertindak, dan

merespon kondisi di

-Menganalisis,memahami,

menjelaskan, memikirkan

permasalahan

- Mencari tahu dampak ke

perusahaan dan bagaimana

perusahaan merespon

- merupakan kategori khusus laporan yang menggabungkan pemberian informasi dan komunikasi yang persuasif

3


dalam/luar organisasi

Kategori

Umum

- Laporan untuk

memonitor dan

mengontrol operasional

- Laporan untuk

menerapkan kebijakan dan

prosedur

- Laporan untuk

menunjukkan pemenuhan

kewajiban

- Laporan kemajuan

dokumen

- Laporan untuk

mempelajari peluang

- Laporan untuk

menyelesaikan masalah

- Laporan untuk

mendukung keputusan

- Proposal Internal

- Proposal Eksternal

- Proposal yang diminta

- Proposal yang tidak

diminta

Strategi

Organisasi

- Perbandingan

- Kepentingan

- Bagian

- Kronologi

- Orientasi Terpisah

- Geografi

- Kategori

- Memfokuskan pada

kesimpulan

- Memfokuskan pada

rekomendasi

- Memfokuskan pada

argumen logis

- Proposal yang diminta:

menggunakan pendekatan

langsung dan

memfokuskan pada

rekomendasi

- Proposal yang tidak

diminta: menggunakan

pendekatan tidak

langsung , membangun

kredibilitas kita dihadapan

pembaca, dan

meyakinkan penerima

bahwa memang ada

masalah dan kita memiliki

solusi yang masuk akal

dan solutif

4


Menulis Laporan dan Proposal

Beradaptasi dengan Penerima

Untuk memastikan keberhasilan lapran, kita harus bersikap sensitif terhadap kebutuhan si

penerima proposal yang kita buat. Kita harus membangun hubungan yang kuat dengan penerima dan

mengendalikan gaya dan nada bicara kita.

Bersikap Sensitif terhadap Kebutuhan Penerima

Berbagai penerima bisa memiliki kecenderungan kebutuhan informasi yang berbeda-

beda. Contohnya, jika kita membuat laporan tentang hasil survey kepuasan pelanggan

kepada manajer bagian layanan, pasti ia akan meminta setiap detail dari laporan hasil

survey tersebut. Lain halnya dengan direktur perusahaan yang hanya menginginkan

ringkasan pokok.

Membangun Hubungan yang Kuat dengan Penerima

Sangat penting untuk membangun kredibilitas kita dihadapan para pembaca agar

komunikasi dapat berhasil. Untuk memperoleh kepercayaan penerima, kita harus

melakukan penelitian pada setiap sisi topik dan mendokumentasikannya temuan kita

yang kita peroleh dari sumber-sumber yang andal dan dapat dipercaya.

Mengendalikan Gaya dan Nada

Tingkat formalitas untuk menulis laporan dan proposal berkaitan dengan format,

panjang, pengorganisiasian dokumen, serta hubungan kita dengan penerima. Jika

mengenal para pembaca dengan baik dan laporan kita kemungkinan akan mendapat

persetujuan, makan kita bisa memakai nada yang cukup informal. Nada yang formal

lebih sesuai untuk laporan yang menyangkut informasi yang kontrovesial atau

kompleks dan dikirim ke pada pihak luar ataupun bagian lain dalam organisasi yang

tidak memiliki hubungan dekat dengan kita.

Menyusun Laporan dan Proposal

Kita harus memperhatikan kembali garis besar tulisan kita dengan seksama sebelum mulai

menulis. Kita dapat memeriksa pengorganisasian atau susunan informasi yang kita miliki dan mulai

membuat judul dan subjudul dari tiap bab yang kita buat didalam laporan dan proposal.

5


Pendahuluan merupakan bagian pertama dari teks dalam laporan atau proposal dimana kita

harus menempatkan laporan dalam konteks pembaca, memperkenalkan subjek, meninjau terlebih

dahulu gagasan utama, dan menetapkan nada pada dokumen.

Bagian isi adalah bagian tengah dari teks dalam laporan dan proposal dimana menyajikan,

menganalisis, dan menginterpretasikan informasi yang dikumpulkan selama penelitian, dan

mendukung rekomendasi atau kesimpulan yang dibahas dalam laporan atau proposal.

Bagian penutup laporan harus menekankan pesan utama, meringkas manfaat bagi pembaca,

mengingatkan pembaca bagimana bagian utama informasi dalam laporan saling berhubungan satu

sama lain, dan harus dipastikan isinya menyampaikan bobot seutuhnya dari pesan yang ingin

disampaikan oleh laporan atau proposal tersebut. Karena mungkin bagian penutup menjadi satu-

satunya laporan yang dibaca oleh beberapa pembaca.

Laporan Proposal

Konsep Isi - Akurat

- Lengkap

- Seimbang

- Jelas dan logis

- Didokumentasikan dengan rapih

-Menunjukakan pengetahuan

-memberikan informasi dan

contoh konkret

-telitilah persaingan

-buktikan bahwa proposal kita

berguna

-gunakan sikap “anda”

-kemas proposal dengan menarik

Pendahuluan - Otorisasi

- Masalah/peluang/tujuan

-Latar belakang

-Sumber dan metode

-Definisi

-Batasan

-Pengorganisasian laporan

- Latar belakang atau pernyataan

masalah

-Solusi

-Lingkup

-Pengorganisasian

Isi -Penjelasan tentang masalah atau

peluang

-fakta, bukti statistik, dan tren

-hasil studi atau penyelidikan

-Pendekatan yang diajukan

-Rencana kerja

-Pernyataan kualifikasi

-Biaya

6


-diskusi dan analisisis potensi

pengambilan tindakan

-Keuntungan, kerugian, biaya, dan

manfaat dari tindakan

-Prosedur atau langkah dari proses

-Kriteria evaluasi, alternatif, opsi

-Kesimpulan dan rekomendasi

-Alasan pendukung

Penutup - Sifat bagian penutup bergantung pada

jenis laporan (informasional, analitis,

atau proposal) dan pendekatan

(langsung atau tidak langsung)

- Untuk laporan yang panjang, perlu

membagi bagian penutup menjadi

bagian yang terpisah untuk

kesimpulan, rekomendasi, dan

tindakan

Ringkasan poin kunci:

-manfaat dari solusi

-manfaat pendekatan

-menekankan mengapa kita

adalah pihak yang tepat untuk

menyediakan jasa atau produk

yang dibicarakan

-meminta keputusan dari klien

(buatlah singkat, tegas, dan

meyakinkan)

Menetapkan Perspektif Waktu yang Konsisten

Penggunaan tenses di suatu laporan atau proposal harus memiliki konsistensi dan tidak boleh

berubah-ubah. Tenses yang berubah-ubah akan membingungkan pembaca mengenai waktu/urutan

peristiwa dan kronologi keterjadiannya. Dengan tenses yang jelas, pembaca bisa memahami proposal

tersebut apakah yang tertulis berdasarkan kejadian masa lampau, masa kini, ataupun yang akan

diharapkan di masa depan.

Membantu Pembaca Menemukan Arah

Laporan yang efektif membantu para pembaca menunjukkan arah dokumen dengan

menggunakan tiga elemen yaitu

1. Judul (dan link untuk laporan online) menetapkan gagasan penting dan memberikan

pada pembaca petunjuk ke kerangka kerja laporan dan perpindahan dalam

pembahasan.

7


2. Transisi menyatukan gagasan dan menjaga agar pembaca bergerak maju

3. Tinjauan awal dan tinjauan ulang menyiapkan para pembaca dengan informasi

baru dan meringkas informasi yang dibahas sebelumnya

8


Menyelesaikan Laporan dan Proposal

Menyelesaikan Laporan dan Proposal

Untuk menyelesaikan laporan dan proposal bisnis, pertama kali kita perlu merevisi,

memproduksi, dan mengoreksi dokumen sebagaimana yang kita lakukan pada pesan bisnis lainnya.

Merevisi laporan dan proposal mencakup mengevaluasi isi, gaya, pengorganisasian, dan nada;

meninjau ulang keterbacaan dan menyunting untuk kejelasan dan keringkasan. Setelah kita

memeriksa kualitas laporan, langkah keempat adalah mendistribusikan laporan dari semua materi

pendukung kepada penerima yang dituju.

Merevisi Laporan dan Proposal

Proses penulisan laporan atau proposal tidak berakhir pada konsep pertama. Seringkali kita

melakukan penegasan, pemeriksaan ketat, dan perbaikan di konsep kedua. Kita harus melakukan

evaluasi dalam hal pengorganisasian, gaya, dan nada tulisan. Kita harus memastikan bahwa

mengatakannya dengan logis dan dengan cara yang sesuai kebutuhan penerima. Untuk

memperbaikinya kita dapat membuat variasi panjang kalimat, menjaga paragraf agar tetap pendek,

menggunakan daftar dan simbol titik, serta menambahkan judul dan sub judul.

Memproduksi Laporan dan Proposal

Perangkat komputer mempermudah setiap orang untuk membuat laporan yang hebat, dan juga

memperbesar harapan penerima bisnis. Panjang, harapan penerima, dan tradisi organisasiomal

mendiktekan apa yang harus kita masukkan dalam sebuah laporan formal.

Bagian pembukaan

Laporan formal dapat berisi berbagai bagian pembukaan, mulai dari halaman sampul hingga

sinsopsis atau ringkasan eksekutif.

Sampul yang menarik, nyaman, dan sesuai dengan masalah subjek, diberi label

dengan judul laporan, nama penulis, tanggal penyerahan

Halaman Judul lembar kertas polos yang hanya berisi judul laporan untuk memberi

sentuhan formal

9


Surat Otorisasi dokumen yang ita terima, yang meminta atau mengarahkan kita

untuk menyiapkan laporan

Surat pengiriman sebuah memo berbentuk khusus yang bersampul dan

memperkenalkan laporan pada penerima, namun di buku disebut dengan Kata

Pengantar

Daftar isi menunjukkan garis besar dari urutan informasi dalam laporan

Sinopsis atau ringkasan ekskekutif gambaran ikhtisar singkat dari poin terpenting

laporan yang ditujukan untuk memberikan pembaca tinjauan awal yang cepat

Teks Laporan

Pendahuluan mengundang pembaca untuk melanjutkan bacaan dengan memberi

tahu mereka tentang laporan tersebut, mengapa harus menjadi perhatian, dan

bagaimana laporan tersebut disusun

Isi beirisi informasi yang mendukung kesimpulan dan rekomendasi, serta analisis

logika, dan interpretasi terhadap informasi

Penutup

Bagian Pelengkap

Lampiran materi yang berhubungan dengan laporan, tetapo tidak tercakup dalam

teks karena terlalu panjang, memakan tempat, dan tidak terlalu relevan

Daftar Pustaka untuk memenuhi kewajiban etika dan hukum untuk memberikan

penghargaan bagi orang-orang atas pekerjaan mereka dan membantu para pembaca

yang berkeinginan untuk meneliti topik lebih lanjut

Indeks daftar nama menurut abjad, tempat dan subjek yang disebutkan dilaporan

Komponen Proposal Formal

Bagian yang berhubungan dengan pendahuluan sampul, halaman judul, daftar isi,

dan daftar ilustrasi

Salinan RFP salinan permohonan untuk proposal yang berupa surat untuk meminta

pembuatan proposal atau penawaran proyek tertentu

Sinopsis atau ringkasan eksekutif

Surat pengiriman

Teks proposal

- Pendahuluan menyajikan dan meringkas masalah yang kita maksudkan untuk

diselesaikan dan solusi masalah, dan manfaat yang diterima pembaca

10


- Isi menjelaskan detail solusi yang lengkap; bagaimana pekerjaan akan dilakukan,

metode apa yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan

- Penutup menekankan manfaat yang akan diketahui para pembaca dari solusi

yang kita buat

Proofread Terhadap Laporan dan Proposal

Mengecek pengetikan, kesalahan ejaan dan kesalahan tanda baca. Namun, lebih baik lagi

untuk meminta orang kain yang ‘matanya segar’ untuk melakukan proofread terhadap laporan, yaitu

orang yang belum terlibat pada teks itu sebelumnya sehingga dia mampu melihat kesalahan yang

terlewat oleh kita.

Mendistribusikan Laporan Proposal

Distribusi fisik dikirim melalui FedEx, UPS, jasa pengiriman lainnya, ataupun kita yang langsung mengantar sendiri

Distribusi elektronik dokumen diberikan dalam format PDF

Distribusi melalui sistem manajemen mengirim laporan ke web, intranet, atau ekstranet perusahaan

Menulis Permohonan Untuk Proposal

Latar belakang perusahaan informasi mengenai organisasi, prioritas bisnis, dan informasi

lain

Deskripsi proyek menyebutkan permohonan yang ingin diajukan

Kebutuhan proyek menyatakan seluruh harapan dari calon vendor atau penerima/pembaca

Kriteria keputusan membiarkan pengaju tawaran mengetahui cara kita mengambil

keputusan

Kebutuhan proposal menjelaskan apa yang sebenarnya ingin kita lihat dari proposal itu

sendiri

Penyerahan dan informasi org yang dapat dihubungi memberi tahu orang kapan, dimana,

dan bagaimana untuk merespon proposal tersebut.

11

Summary

Documents

Transcript of Summary