Sumber Daya Sistem Informasi STTG

5/12/2018 Sumber Daya Sistem Informasi STTG - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/sumber-daya-sistem-informasi-sttg 1/8

1

TINJAUAN SUMBER DAYA SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT

(PER JANUARI 2012)

Oleh : Rinda Cahyana, MT

Email : [email protected]

A. Sistem Informasi Akademik

Sistem informasi (SI) pada Biro Akademik Sekolah Tinggi Teknologi

Garut (STTG) telah berbasis komputer. Salah satu program aplikasi yang

digunakan di Biro Akademik STTG adalah Sistem Informasi Manajemen

Akademik (SIMAK). Perangkat lunak berbasis Windows ini digunakan untuk

mencatat data mahasiswa berikut kontrak kuliah dan nilai ujiannya, mengatur

kelas kuliah dan ujian, mencatat data matakuliah dan dosen pengampunya,

mengelola matakuliah yang berlaku setiap semesternya sesuai dengan kurikulum

yang ditentukan jurusan, mencetak transkrip nilai hingga ijazah.

Gambar 1. Program aplikasi Sistem Informasi Manajemen Akademik

SIMAK dibuat menggunakan Microsoft Office Access di manaantaramuka dan basis datanya terintegrasi. Dengan kata lain, selain berfungsi

sebagai DBMS, Microsoft Office Access juga difungsikan sebagai antarmuka. Hal

ini menjelaskan bahwa arsitektur basis data SIMAK adalah local-database. Walau

demikian, komputer yang menjalankan SIMAK ini masih memerlukan

sambungan kabel jaringan untuk keperluan penyimpanan salinan basis data ke



2

server basis data. Selain sebagai bagian dari manajemen resiko, penyalinan

tersebut sangat penting untuk memenuhi kebutuhan data akademik pada area

fungsional lainnya di STTG.

Sambungan kabel yang digunakan adalah Unshielded Twisted-Pair (UTP)

categori 5e. Data disalin secara manual setiap hari kerja oleh operator SIMAK

melalui port 21 ke direktori File Transfer Protocol (FTP) tertentu dalam server

basis data menggunakan perangkat lunak klien FTP. Pengaturan hak akses pada

sisi server FTP oleh administrator sistem menyebabkan direktori FTP tersebut

hanya dapat diakses oleh operator SIMAK dan administrator basis data saja.

Pembatasan ini adalah pelaksanaan penanganan resiko terhadap salinan basis data

SIMAK. Pembagian subnet dan gateway antara Local Area Network (LAN)

kantor / private dengan mahasiswa / public juga merupakan penanganan resikoakses salinan basis data SIMAK oleh siapapun yang terhubung ke LAN

mahasiswa.

Gambar 2. Skema jaringan Sekolah Tinggi Teknologi Garut

Sekalipun sebagian besar informasi akademik yang dihasilkan SIMAK

didistribusikan ke area fungsional lainnya dalam bentuk laporan tercetak, namun

sebagian lainnya seperti informasi mahasiswa diperoleh pegawai pada area

fungsional lainnya melalui program aplikasi yang digunakannya. Hal ini terjadi

oleh sebab adanya proses penyalinan basis data SIMAK ke server basis data.

Hubungan basis data SIMAK dengan program aplikasi pada area fungsional

lainnya akan dijelaskan pada pembahasan tentang Anjungan Informasi Akademik.



3

Dalam proses transaksi, operator SIMAK menggunakan dua jenis printer,

yakni dot-matrix dan laser. Printer jenis pertama digunakan untuk mencetak

formulir isian rangkap seperti formulir kehadiran dan nilai ujian. Sementara

printer jenis kedua digunakan untuk mencetak ijazah, transkrip nilai, daftar

mahasiswa aktif setiap kelas, dan lain sebagainya.

Gambar 3. Skema jaringan Sistem Informasi Akademik

Laporan yang sering dicetak dan memakan biaya sehingga dilakukan

pembatasan permintaan adalah transkrip nilai. Untuk mengurangi antrian

mahasiswa di ruang akademik yang memerlukan transkrip nilai dan biaya

pengadaan kertas untuk pencetakan transkrip nilai, maka disediakanlah program

aplikasi yang diberi nama Anjungan Informasi Mandiri (AIM). Perangkat lunak

berbasis Windows ini diakses mahasiswa melalui layar sentuh yang dipasang di

depan ruang akademik. Data yang ditransformasi menjadi informasi nilai

diperoleh AIM dari basis data yang dikelola oleh Database Management System

(DBMS) pada server basis data. Hal ini menunjukan bahwa arsitektur basis data

AIM adalah client-server .



4

Gambar 4. Program aplikasi Anjungan Informasi Mandiri

AIM dengan SIMAK memiliki hubungan terkait data akademik karena

data yang digunakan AIM bersumber dari basis data SIMAK. Sebagaimana

dijelaskan sebelumnya bahwa salinan basis data SIMAK disimpan di server basis

data. Salinan basis data SIMAK tersebut diakses dalam proses layanan

transformasi data oleh DBMS Microsoft SQL Server yang juga berjalan pada

server basis data. Hasil akhir dari proses tersebut adalah tersedianya data

akademik pilihan dalam basis data DBMS Microsoft SQL Server yang sama

dengan data dalam basis data SIMAK. DBMS Microsoft SQL Server inilah yang

dihubungi AIM dalam proses tranformasi data menjadi informasi nilai.

Gambar 5. Layanan transformasi data pada Microsoft SQL Server



5

B. Sistem Informasi Keuangan

SI pada Biro Keuangan STTG telah berbasis komputer dan berperan mulai

dari pemrosesan data elektronik hingga pelaporan manajemen. Penggunaan

program aplikasi dalam beberapa aktivitas pada area fungsional ini dimaksudkan

untuk meningkatkan kecepatan pencarian data dan pembuatan laporan keuangan.

Sekalipun data keuangan dan informasi manajemen tersimpan dalam bentuk

digital, namun simpanan utama untuk keduanya adalah berbasis kertas.

Gambar 6. Program aplikasi Sistem Pembayaran

Salah satu program aplikasi yang digunakan dalam proses transaksi

pembayaran uang kuliah mahasiswa bernama Sistem Pembayaran (SIYAR).

Administratur sistem dapat mengatur lingkungan SIYAR berdasarkan hak akses

yang dimiliki pengguna. Apabila pengguna adalah manajer keuangan, maka

lingkungan SIYAR akan menjadi sistem informasi manajemen. Sebaliknya

apabila kedudukan pengguna hanya sebagai juru tulis transaksi saja, maka

lingkungan SIYAR hanya akan menjadi sistem pemrosesan data elektronik.

SIYAR menggunakan arsitektur basis data client-server di mana basis

datanya yang dikelola DBMS pada komputer server dapat diakses SIYAR pada

komputer lain. Aktivitas sistem informasi yang terjadi pada komputer pengguna



6

yang menjalankan SIYAR meliputi masukan, keluaran, dan pemrosesan client-

side. Pemrosesan client-side tersebut berkaitan dengan transformasi data menjadi

informasi yang tidak dapat ditangani dengan data manipulation language (DML),

seperti transformasi data menjadi informasi neraca pembayaran atau informasi

manjemen berbasis grafis. Adapun pemrosesan server-side dan penyimpanan data

yang diperintahkan SIYAR dilakukan oleh Database Management System

(DBMS). Pemrosesan server-side tersebut berkaitan dengan transformasi data

menjadi informasi menggunakan DML yang disajikan dalam bentuk teks atau

tabel.

Data transaksi yang dimasukan oleh pengguna melalui SIYAR yang

berjalan pada komputer di ruang keuangan, disimpan dan dipelihara oleh DBMS

Microsoft SQL Server yang berjalan pada komputer server di ruang server.Komunikasi data antara dua sistem ini dilakukan melalui media transmisi berupa

kabel UTP categori 5e. Komunikasi data ini terjadi karena pengguna komputer

yang menjalankan SIYAR dikenal oleh komputer server dan terdaftar sebagai

pengguna basis datanya. Sekalipun komputer server yang menjalankan DBMS ini

dapat terhubung dengan seluruh komputer dalam LAN kantor melalui switch,

namun pengaturan hak akses pada sisi server basis data menyebabkan hanya

komputer tertentu yang menjalankan SIYAR ini saja yang dapat mengakses

sumber daya data dalam DBMS.

Gambar 7. Skema jaringan sistem pemrosesan transaksi keuangan



7

Untuk menjaga keberfungsian SIYAR, maka operator jaringan Unit

Sistem Informasi (USI) mengawasi ketersediaan komputer server yang

menjalankan DBMS pada jaringan menggunakan pekakas aktif berupa perangkat

lunak pengawas jaringan. Disebut aktif karena pekakas ini secara otomatis

memeriksa ketersediaan komputer server setiap interval waktu tertentu dan

menginformasi status ketersediaannya secara real time kepada operator jaringan.

Karena transaksi keuangan ini melibatkan data mahasiswa seperti nomor

induk, nama lengkap, jurusan, dan angkatan, maka untuk mempersingkat proses

awal transaksi, aktivitas masukan data mahasiswa dalam SIYAR dihilangkan

dengan dilakukannya impor data dari basis data SIMAK ke dalam basis data

SIYAR setiap awal semester ganjil. Proses impor dilakukan pada server basis datadi mana salinan basis data SIMAK dan basis data SIYAR berada. Sekalipun

proses impor data ini dapat diotomatisasi dengan jadwal impor yang terlah

ditentukan, namun dalam pelaksanaannya proses ini masih dikerjakan secara

manual oleh administratur basis data menggunakan perangkat lunak impor.

Gambar 8. Perangkat lunak impor data

Karena SIYAR mengakomodasi penggunaan multiuser , maka di ruang

keuangan disediakan dua operator yang menggunakan SIYAR pada komputernya

masing-masing. Keadaan ini diharapkan dapat mempersingkat waktu transaksi

saat terjadi antrian panjang pada saat menjelang ujian semester. Dalam proses

transaksinya, setiap mahasiswa akan menyerahkan formulir pembayaran rangkap

tiga kepada operator. Formulir yang telah diproses kemudian ditandai



8

menggunakan printer dot-matrix. Jarum pada kepala cetaknya menyebabkan

kedua lembar rangkap lainnya dari formulir tersebut mendapatkan tanda serupa.

Bagi mahasiswa yang memerlukan informasi transaksi keseluruhan, operator akan

menggunakan printer laser untuk mencetak informasi tersebut pada kertas. Proses

pencetakan menggunakan dua jenis printer tersebut dilakukan operator melalui

SIYAR.

Selain menggunakan SIYAR, pegawai keuangan juga menggunakan

perangkat lunak sistem jenis otomatisasi kantor seperti Microsoft Windows Excel.

Perangkat lunak ini digunakan untuk membuat laporan neraca dan jenis laporan

keuangan lainnya. Belum ada perangkat lunak yang tersedia untuk membantu

pegawai menelusuri transasi keuangan selain pembayaran mahasiswa. Pencarian

ini masih dilakukan secara manual dari buku keuangan.

Sumber Daya Sistem Informasi STTG

Documents

Transcript of Sumber Daya Sistem Informasi STTG