1

Standart Operation Procedure

2

3

DOKUMEN STANDART OPERATION PROCEDURE SISTEM TATA KELOLA INSTITUT AGAMA ISLAM TARBIYATUT THOLABAH

Kode Dokumen No. SMP-IAI TABAH/SOP/01.02

Revisi

Tanggal

4

KATA PENGANTAR REKTOR

Pelayanan prima merupakan sesuatu yang mutlak harus dipenuhi oleh semua

organisasi termasuk IAI TABAH. IAI TABAH sepenuhnya sadar bahwa perbaikan terus-

menerus atas kualitas layanan sebagai wujud pelayanan prima perlu dilakukan untuk

dapat bersaing baik dalam tingkat nasional maupun internasional. Kesadaran tersebut

telah mendorong IAI TABAH untuk mengambil langkah-langkah strategis dalam

mewujudkan pelayanan prima. Salah satu langkah strategis tersebut yang telah

dilakukan oleh IAI TABAH adalah penyusunan Manual Prosedur (MP) atau Standar

Operating Procedur (SOP). SOP ini merupakan juga wujud bahwa IAI TABAH

merupakan organisasi yang sangat mementingkan pengendalian mutu atas kegiatan

organisasi.

SOP ini merupakan bagian dari sistem informasi manajemen yang berisi pedoman

pekerjaan dalam tiap bidang yaitu bidang layanan akademik, sumber daya manusia,

sarana prasarana, dan keuangan. Dengan adanya SOP ini diharapkan setiap

kegiatan dapat dilakukan secara konsisten dalam pencapaian efisiensi dan efektivitas

kegiatan. Selain itu SOP ini merupakan sarana komunikasi pekerjaan yang dapat

digunakan sebagai pelatihan bagi para pegawai utamanya pegawai baru. SOP ini

memungkinkan pula dilakukannya audit kegiatan dan juga sebagai sarana untuk

mengendalikan dan mengantisipasi perubahan sistem. Oleh karena itu, perbaikan

SOP terus menerus akan dilakukan IAI TABAH seiring dengan perubahan bentuk dari

STAI menjadi INSTITUT. Dokumen SOP ini merupakan perbaikan dari SOP yang telah

dimiliki sebelumnya.

Akhirnya, Saya berharap SOP yang disempurnakan ini benar-benar dapat

diimplementasikan secara baik, sehingga IAI TABAH dapat menjadi organisasi yang

efisien dan efektif. Saya sadar sepenuhnya bahwa tanpa dukungan dan kedisiplinan

semua pihak yang terlibat maka SOP ini tidak mungkin dapat dilaksanakan dengan

baik. Oleh karena itu, kesadaran tentang pentingnya dan kebutuhan akan SOP ini

kiranya harus dimiliki oleh semua pihak di lingkungan IAI TABAH.

Lamongan, 3 Pebruari 2017

Rektor IAI TABAH

Dr. Imam Azhar, M. Pd.

5

DAFTAR ISI

Halaman Cover Luar

Halaman Cover dalam

Halaman Pengesahan

Kata Pengantar

Daftar Isi

BAB I BIDANG AKADEMIK

1. Prosedur Penyusunan Kalender Akademik 2. Prosedur Pedoman Pendidikan 3. Prosedur Penerimaan Mahasiswa baru Ujian Tulis 4. Prosedur Penerimaan Mahasiswa baru Non Tulis 5. Prosedur Penerimaan Mahasiswa baru Transfer 6. Prosedur Daftar Ulang Mahasiswa Baru 7. Prosedur Daftar Ulang Mahasiswa Lama 8. Prosedur Pembuatan KTM 9. Prosedur Permohonan Cuti Akademik 10. Prosedur Pendaftaran Wisuda 11. Prosedur Pengunduran Diri 12. Prosedur Pelaksanaan Perkuliahan 13. Prosedur Pelaksanaan Praktikum 14. Prosedur Pelaksanaan Pembimbingan Aktifitas Akademik 15. Prosedur Pengisian KRS 16. Prosedur Pelaksanaan Praktikum Lapang 17. Prosedur Pelaksanaan PKL 18. Prosedur Pelaksanaan KKN 19. Prosedur Penyelenggaraan Skripsi 20. Prosedur Penyelenggaraan Ujian Skripsi 21. Prosedur Penyelenggaraan Praktikum Layanan 22. Prosedur Penggunaan Fasilitas 23. Prosedur Pelaksanaan Jasa Layanan

BAB II BIDANG SUMBERDAYA MANUSIA

1. Prosedur Rekrutimen Pegawai 2. Prosedur Merit Promosi dan Karir Jabatan

BAB III BIDANG KEUANGAN

1. Prosedur RKAPT 2. Prosedur Monitoring dan Evaluasi

BAB IV BIDANG SARANA DAN PRASARANA

1. Prosedur Pengadaan Barang 2. Prosedur Permintaan Barang

6

BAB I

BIDANG AKADEMIK

1. Prosedur Penyusunan Kalender Akademik

A. RINGKASAN KEGIATAN Tujuan Penjelasan Prosedur Penyusunan Kelender Akademik

Ukuran Keberhasilan Terwujudnya Kalender Akademik

Ruang Lingkup Mulai dari penyusunan draf sampai ditandatanganinya SK

REKTOR tentang Kalender Akademik

Pihak yang terlibat 1. Wakil Rektor I

2. Dekan

3. Wakil Dekan I

4. Ketua Program Studi

5. Kepala BAAK

6. Kepala TU

Acuan SK Rektor No. 1.1/A.f/018/IAI TABAH/II/2017 tanggal 14

Pebruari 2017 Pedoman Akademik Tahun Adademik 2017/2018

Penanggung jawab utama Wakil Rektor I

Dokumen yang digunakan Asupan dari Dekan, PD I, dan ketua Program Studi

No Penjelasan Output

1 Menyusun draft kalender akademik mengacu pada

kalender akademik tahun lalu dan almanak tahun

berjalan

Draft kalender akademik

2 Mengirim draft kalender akademik ke pimpinan

untuk mendapatkan asupan

Asupan draf Kalender

Akademik dari pimpinan

IAI TABAH

3 Memperbaiki draft kalender akademik berdasarkan

masukan dari pimpinan IAI TABAH

Draft kalender akademik

4 Mengirim draft kalender akademik ke Dekan Asupan draft Kalender

Akademik dari Dekan

5 Mengirim draft kalender akademik ke REKTOR program studi untuk mendapatkan masukan

Asupan draf Kalender

Akademik dari kaprodi

6 Mengadakan rapat penentuan dan persetujuan Finalisasi draft Kalender

7 Persetujuan/paraf draf kalender akademik dari

Wakil Rektor I

Persetujuan Kalender

Akademik 8 Penandatanganan SK Rektor tentang Kalender

Akademik

Tanda tangan Rektor IAI TABAH 9 Pendistribusian SK Rektor tentang Kalender

Akademik

Ke masing-masing prodi

Kalender Akademik

7

B. Diagram Alir

Dari pimpinan IAI TABAH

IAI TABAH

Fakultas

Fakultas

Fakultas

8

C. PENJELASAN

1) BAAK menyusun draft kalender akademik mengacu pada kalender akademik

tahun lalu dan almanak tahun berjalan

2) BAAK mengirimkan draft kalender akademik ke pimpinan IAI TABAH

untuk mendapatkan asupan.

3) BAAK memperbaiki draft kalender akademik berdasarkan masukan dari

pimpinan IAI TABAH Mengirim draft kalender akademik ke jurusan.

4) BAAK mengirim draft kalender akademik ke Fakultas untuk mendapatkan

masukan.

5) Setelah menerima masukan, BAAK mengadakan rapat penentuan dan

persetujuan kalender akademik

6) Draft kalender diserahkan kepada Rektor untuk dimintai Persetujuan/paraf draf

kalender akademik dari Wakil Rektor I.

7) Setelah disetujui Wakil Rektor I, REKTOR menandatanganani SK Rektor tentang

Kalender Akademik

8) Kemudian SK Rektor tentang Kalender Akademik, didistribusikan kelembaga

terkait.

9

D. LAMPIRAN

KEPUTUSAN REKTOR

INSTITUT AGAMA ISLAM TARBIYATUT THOLABAH (IAI TABAH) NOMOR : 1.1/A.f/0113/SK-IAI TABAH/II/2017

T e n t a n g

KALENDERAKADEMIK INSTITUT AGAMA ISLAM TARBIYATUT THOLABAH

Bismillahirrahmanirrahim

REKTOR INSTITUT AGAMA ISLAM TARBIYATUT THOLABAH (IAI TABAH)

Menimbang : a. Bahwa pendidikan tinggi selalu berperan aktif mengabdikan dirinya bagi kepentingan pembangunan bangsa dan tanah air melalui dharma pendidikan untuk membangun manusia sebagai pribadi, warga masyarakat, warga bangsa, warga negara serta melaksanakan dharma penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;

b. Bahwa Statuta merupakan pedoman dasar penyelenggaraan kegiatan yang dipakai sebagai acuan untuk merencanakan, mengembangkan program, menyelenggarakan kegiatan fungsional sesuai dengan tujuan perguruan tinggi, berisi dasar yang dipakai sebagai rujukan pengembangan peraturan umum, peraturan akademik dan prosedur operasional yang berlaku di INSTITUT AGAMA ISLAM TARBIYATUT THOLABAH (IAI TABAH);

c. Bahwa sehubungan dengan butir b maka perlu dilakukan perubahan statuta yang disempurnakan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dan perundang-undangan yang berlaku.

Mengingat : a. Pasal 29, 33 UUD 1945 dan Amandemen UUD 1945; b. Keputusan Menteri pendidikan dan kebudayaan RI Nomor

223/u/1998 Tentang Kerjasama antar perguruan tinggi c. Peraturan Pemerintah nomor 60 tahun 1999 tentang

Pendidikan tinggi; d. Undang-undang Nomor 5 tahun 2000 tentang Program

Pembangunan Nasional; e. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI. Nomor

234/U/2000 tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi; f. Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Nasional; f. PP Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional

Pendidikan g. Keputusan Menteri Agama No. 394/2003 tentang Pendirian

PTAI; h. Surat Edaran Dirjen Pendidikan Islam Depag RI Nomor:

Dj.I/PP.00.9/405A/2008 Tentang Rambu-rambu Pendirian

10

Perguruan Tinggi, Alih Status, dan Pembukaan Program Studi Baru;

i. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2005 Tentang Guru Dan Dosen;

j. PP Nomor 17 tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan ;

k. Undang-undang no 12 tahun 2012 tentang pendidikan tinggi l. Akta Notaris Hendy Asmara,S.H. Nomor 43 tanggal 15 Mei

2007 Memperhatikan : Hasil Pimpinan INSTITUT AGAMA ISLAM TARBIYATUT

THOLABAH (IAI TABAH) tentang Kalender Akademik IAI TABAH tanggal 3 Februari 2017.

M E M U T U S K A N

Menetapkan : PERATURAN REKTOR INSTITUT AGAMA ISLAM TARBIYATUT

THOLABAH (IAI TABAH) KRANJI PACIRAN LAMONGAN TENTANG KALENDER AKADEMIK IAI TABAH.

PERTAMA Semua keputusan IAI TABAH yang bertentangan dengan ketentuan ini dinyatakan tidak mempunyai kekuatan hukum tetap;

KEDUA : Pedoman akademik IAI TABAH adalah sebagaimana tercantum dalam lampiran Keputusan ini;

KETIGA : Pedoman akademik IAI TABAH sebagaimana yang dimaksud dalam Diktum Pertama diberlakukan di Institut Agama Islam Tarbiyatut Tholabah Kranji Paciran Lamongan;

KEEMPAT : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan : di Lamongan Pada tanggal : 7 Februari 2017 Rektor,

Dr. IMAM AZHAR, M. Pd.

11

Lampiran Keputusan Rektor NOMOR : 1.1/A.f/0113/SK-IAI TABAH/II/2017

T e n t a n g

KALENDER AKADEMIK INSTITUT AGAMA ISLAM TARBIYATUT THOLABAH

TAHUN AKADEMIK 2017/2018

I SEMESTER GANJIL TANGGAL

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Daftar Ulang Mahasiswa Baru S-1 Gel-1 S-1 Gel-2 S-1 Gel-3 Pengenalan Kehidupan Kampus bagi Mahasiswa Baru Daftar Ulang Administrasi (Pembayaran SPP) bagi Mahasiswa Lama Daftar Ulang Akademik (Pengisian KRS) bagi Mahasiswa lama Kuliah Semester Ganjil Ujian Tengah Semester (UTS) Pekan Sunyi Ujian Akhir Semester (UAS) Ganjil Batas Akhir Pengumuman Nilai Ujian dan Pengisian KHS oleh dosen Batas Akhir Evaluasi Keberhasilan Studi Mahasiswa Batas Akhir Semester Ganjil 2017/2018

2 Februari – 9 Mei 2017 11 Mei – 11 Juli 2017 13 – 1 Agustus 2017 26 - 28 Agustus 2017 1 Sep – 8 September 2017 9 - 12 September 2017 17 Sep 2017 sd 7 Januari 2018 7 Januari 2018 15 Januari 2018 25 - 30 Januari 2018 5 februari 2018 5 Februari 2018

12

II SEMESTER GENAP TANGGAL

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

10.

11.

Daftar Ulang Administrasi (Pembayaran SPP) bagi

Mahasiswa

Lama

Daftar Ulang Akademik (Pengisian KRS) bagi Mahasiswa lama

Kuliah Semester Genap

Ujian Tengah Semester (UTS)

Batas Akhir Pengumuman Jadwal Ujian Akhir Semester Genap

Pekan Sunyi

Ujian Akhir Semester (UAS) Genap

Batas Akhir Pengumuman Nilai Ujian dan Pengisian KHS

oleh

Fakultas

Batas Akhir Evaluasi Keberhasilan Studi Mahasiswa

Batas Akhir Semester Genap 2017/2018

5 Februari - 10 Februari 2018

5 Februari - 10 Februari 2018

13 Februari - 7 Juni 2018

2 – 6 April 2018

19 Mei 2018

21 - 25 Mei 2018

28 Mei – 1 Juni 20118

2 Juli – 28 Juli 2018

5 Agustus 2018

5 Agustus 2018

III KEGIATAN IAI TABAH TANGGAL

1.

2.

3.

4.

Dies Natalis ke-I

Kegiatan Peringatan Dies Natalis ke II

Rapat Senat terbuka

Wisuda Sarjana

6 Januari 2018

1 - 31 Desember 2019

6 Januari 2018

Ditentukan setelah quota wisuda terpenuhi

13

2. Prosedur Pedoman Pendidikan

A. RINGKASAN KEGIATAN Tujuan Penjelasan Prosedur Penyusunan Pedoman Pendidikan

Ukuran Keberhasilan Terwujudnya Pedoman Pendidikan

Ruang Lingkup Mulai dari penyusunan draf sampai ditandatanganinya SK

REKTOR tentang Pedoman Pendidikan

Pihak yang terlibat 1. Wakil Rektor I

2. Ketua Jurusan

3. Ketua Program Studi

4. Kepala BAAK

5. Kepala Perpustakaan

6. Kepala Pusat Komputer

7. Kepala LP2M

Acuan SK Rektor No. 1.1/A.e/2013/IAI TABAH/V/2017 tanggal 25

Mei 2017 tentang Pedoman Akademik TA 2017/2018

Penanggung jawab utama Wakil Rektor I

Dokumen yang digunakan Asupan dari Dekan dan Program studi

No Penjelasan Output

1 Menyusun draft Pedoman Pendidikan mengacu pada

Pedoman Pendidikan tahun lalu

Draft Pedoman Pendidikan

2 Mengirim draft Pedoman Pendidikan ke pimpinan

IAI TABAH untuk mendapatkan asupan

Asupan draft Pedoman

Pendidikan dari pimpinan

IAI TABAH

3 Memperbaiki draft Pedoman Pendidikan berdasarkan

masukan dari pimpinan IAI TABAH

Draft Pedoman Pendidikan

4 Mengirim draft Pedoman Pendidikan ke jurusan dan program studi, BAAK, kepala perpustakaan, dan LPPM untuk mendapatkan masukan

Asupan draft Pedoman

Pendidikan dari jurusan, program studi, Perpustakaan,

Puskom dan LPPM

5 Mengadakan rapat penentuan dan persetujuan

Pedoman Pendidikan

Finalisasi draft Pedoman

Pendidikan

6 Persetujuan/paraf draft Pedoman Pendidikan dari

Wakil Rektor I

Persetujuan Pedoman

Pendidikan

7 Penandatanganan SK Rektor tentang Pedoman

Pendidikan

Tanda tangan Rektor

8 Pendistribusian SK Rektor tentang Pedoman

Pendidikan Jurusan dan lembaga terkait

Pedoman Pendidikan

14

B. Diagram Alir

Diberikan kepada pimpian IAI TABAH

Dari pimpian IAI TABAH

Diberikan kepada Bagian kemahasiswaan IAI TABAH

Dari Bagian kemahasiswaan IAI TABAH

Diberikan kepada masing-masing Fakultas/prodi

15

C. PENJELASAN

1) BAAK menyusun draft pedoman pendidikan mengacu pada pedoman pendidikan

tahun lalu

2) BAAK mengirimkan draft pedoman pendidikan ke pimpinan IAI TABAH

untuk mendapatkan asupan.

3) BAAK memperbaiki draft pedoman pendidikan berdasarkan masukan dari

pimpinan IAI TABAH Mengirim draft pedoman pendidikan ke jurusan.

4) BAAK mengirim draft pedoman pendidikan ke Fakultas untuk mendapatkan

masukan.

5) Setelah menerima masukan, BAAK mengadakan rapat penentuan dan

persetujuan pedoman pendidikan

6) Draft kalender diserahkan kepada Rektor untuk dimintai Persetujuan/paraf draf

pedoman pendidikan dari Wakil Rektor I.

7) Setelah disetujui Wakil Rektor I, REKTOR menandatanganani SK Rektor tentang

pedoman pendidikan

8) Kemudian SK Rektor tentang pedoman pendidikan, didistribusikan kelembaga

terkait.

16

D. LAMPIRAN

KEPUTUSAN REKTOR

INSTITUT AGAMA ISLAM TARBIYATUT THOLABAH (IAI TABAH)

NOMOR : 1.1/A.f/013/SK-IAI TABAH/I/2017

T e n t a n g

PEDOMAN AKADEMIK INSTITUT AGAMA ISLAM TARBIYATUT THOLABAH

Bismillahirrahmanirrahim

REKTOR INSTITUT AGAMA ISLAM TARBIYATUT THOLABAH

(IAI TABAH)

Menimbang : a. Bahwa pendidikan tinggi selalu berperan aktif mengabdikan

dirinya bagi kepentingan pembangunan bangsa dan tanah air

melalui dharma pendidikan untuk membangun manusia

sebagai pribadi, warga masyarakat, warga bangsa, warga

negara serta melaksanakan dharma penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat;

b. Bahwa Statuta merupakan pedoman dasar penyelenggaraan

kegiatan yang dipakai sebagai acuan untuk merencanakan,

mengembangkan program, menyelenggarakan kegiatan

fungsional sesuai dengan tujuan perguruan tinggi, berisi dasar

yang dipakai sebagai rujukan pengembangan peraturan

umum, peraturan akademik dan prosedur operasional yang

berlaku di INSTITUT AGAMA ISLAM TARBIYATUT

THOLABAH (IAI TABAH);

c. Bahwa sehubungan dengan butir b maka perlu dilakukan

perubahan statuta yang disempurnakan sesuai dengan

perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dan

perundang-undangan yang berlaku.

Mengingat : a. Pasal 29, 33 UUD 1945 dan Amandemen UUD 1945;

b. Keputusan Menteri pendidikan dan kebudayaan RI Nomor

223/u/1998 Tentang Kerjasama antar perguruan tinggi

c. Peraturan Pemerintah nomor 60 tahun 1999 tentang

Pendidikan tinggi;

d. Undang-undang Nomor 5 tahun 2000 tentang Program

Pembangunan Nasional;

e. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI. Nomor

234/U/2000 tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi;

17

f. Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Nasional;

f. PP Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional

Pendidikan

g. Keputusan Menteri Agama No. 394/2003 tentang Pendirian

PTAI;

h. Surat Edaran Dirjen Pendidikan Islam Depag RI Nomor:

Dj.I/PP.00.9/405A/2008 Tentang Rambu-rambu Pendirian

Perguruan Tinggi, Alih Status, dan Pembukaan Program Studi

Baru;

i. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2005 Tentang Guru Dan

Dosen;

j. PP Nomor 17 tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan

Penyelenggaraan Pendidikan ;

k. Undang-undang no 12 tahun 2012 tentang pendidikan tinggi

l. Akta Notaris Hendy Asmara,S.H. Nomor 43 tanggal 15 Mei

2018

Memperhatikan : Hasil Pimpinan INSTITUT AGAMA ISLAM TARBIYATUT

THOLABAH (IAI TABAH) tentang Pedoman Akademik IAI TABAH

tanggal 3 Januari 2017.

M E M U T U S K A N

Menetapkan : PERATURAN REKTOR INSTITUT AGAMA ISLAM TARBIYATUT

THOLABAH (IAI TABAH) KRANJI PACIRAN LAMONGAN

TENTANG PEDOMAN AKADEMIK IAI TABAH.

PERTAMA Semua keputusan IAI TABAH yang bertentangan dengan

ketentuan ini dinyatakan tidak mempunyai kekuatan hukum tetap;

KEDUA : Pedoman akademik IAI TABAH adalah sebagaimana tercantum

dalam lampiran Keputusan ini;

KETIGA : Pedoman akademik IAI TABAH sebagaimana yang dimaksud

dalam Diktum Pertama diberlakukan di Institut Agama Islam

Tarbiyatut Tholabah Kranji Paciran Lamongan;

KEEMPAT : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan : di Lamongan

Pada tanggal : 7 Januari 2017

Rektor,

Dr. IMAM AZHAR, M. Pd.

18

3. Prosedur Penerimaan Mahasiswa baru Ujian Tulis

A. DESKRIPSI SINGKAT.

1) Penerimaan mahasiswa baru adalah penerimaan mahasiswa baru program

sarjana.

2) Penerimaan mahasiswa baru dilaksanakan oleh panitia yang diberi tugas

oleh REKTOR

3) Panitia penerimaan mahasiswa baru disusun oleh Wakil Rektor I

Kemahasiswaan berdasarkan masukan dari prodi.

B. ISTILAH

• USM = Ujian saringan Masuk

• PK = Panggilan Kuliah

C. REFERENSI

Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Nasional;

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 tentang

Pendidikan Tinggi;

SK REKTOR peraturan Penyelenggaraan Pendidikan di IAI TABAH

SK REKTOR tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru IAI TABAH

D. PERSIAPAN

Proses Kepanitiaan penerimaan mahasiswa baru untuk

pelaksanaannya pada semester Ganjil dimulai sekitar bulan Maret

Dasar penentuan jadwal kegiatan penerimaan mahasiswa baru adalah

Kalender Akademik tahun akademik berjalan dan hasil rapat panitia yang

ditunjuk oleh REKTOR

REKTOR mengeluarkan SK dan surat surat tugas panitia.

E. PELAKSANAAN

Mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia ujian masuk.

Mengadakan rapat panitia guna menentukan jadwal dan kriteria

penerimaan mahasiswa baru

Menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan roadshow serta bekerja sama

dengan lembaga terkait.

Mencetak Formulir Pendaftaran

Menjual formulir melalui sekolah

19

Memproses formulir pendaftaran oleh ICT

Menyusun dan mencetak materi ujian masuk

Mengolah Hasil Ujian Masuk (lembar jawaban) oleh ICT

Mengadakan rapat penetapan penerimaan mahasiswa baru.

Menerbitkan SK REKTOR tentang Penerimaan Mahasiswa Baru

Mengadakan rapat panitia tentang evaluasi dan laporan kegiatan

F. RINGKASAN KEGIATAN

Tujuan Penjelasan Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru

Ukuran Keberhasilan Terlaksananya Proses Penerimaan Mahasiswa Baru

Ruang Lingkup Mulai dari penyusunan panitia sampai penetapan

penerimaan mahasiswa baru Pihak yang terlibat 1. Wakil Rektor III

2. Kepala BAAK

3. Kepala BAU

4. Kepala ICT

5. Ketua Jurusan 6. Ketua Prodi

Acuan 1. Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi;

3. Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa;

4. SK REKTOR tentang peraturan Penyelenggaraan

Pendidikan di IAI TABAH

5. SK REKTOR tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru IAI TABAH

Penanggung jawab utama Pembantu REKTOR III

Dokumen yang digunakan SK REKTOR tentang Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru

20

No Penjelasan Output

1 Mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia

ujian masuk.

Susunan Panitia Seleksi

Mahasiswa Baru

2 Mengadakan rapat panitia guna menentukan jadwal

dan kriteria penerimaan mahasiswa baru

Jadwal dan kriteria

penerimaan mahasiswa baru 3 Menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open

house, bekerja sama dengan lembaga terkait.

Promosi penerimaan

mahasiswa baru

4 Mencetak Formulir Pendaftaran Formulir Pendaftaran

5 Menjual formulir melalui sekolah Data peminat 6 Memproses formulir pendaftaran oleh ICT Data peserta ujian masuk

7 Menyusun dan mencetak materi ujian masuk Soal dan blanko lembar

Jawaban

8 Mengolah Hasil Ujian Masuk (lembar jawaban) oleh

ICT

Daftar nilai peserta ujian

Masuk

9 Mengadakan rapat penetapan penerimaan

mahasiswa baru.

Penetapan calon mahasiswa

Baru 10 Menerbitkan SK REKTOR tentang Penerimaan

Mahasiswa Baru

Pengumuman Hasil Ujian

Masuk Mahasiswa Baru

11 Mengadakan rapat panitia tentang evaluasi dan

laporan kegiatan

Laporan panitia ujian masuk

21

G. DIAGRAM ALIR

PMB

PMB

Diberikan kepada sekolah

Diberikan kepada sekolah

ICT

Pengumuman di Website IAI

TABAH

22

H. PENJELASAN:

1) Rektor mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia ujian masuk.

2) Panitia ujian masuk mengadakan rapat guna menentukan jadwal dan kriteria

penerimaan mahasiswa baru.

3) Panitia kemudian menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan roadshow, bekerja sama

dengan lembaga terkait.

4) Panitia mencetak Formulir Pendaftaran (Scanable).

5) Panitia menyerahkan formulir pendaftaran ke sekolah, instansi dan pemerintah daerah.

6) Formulir pendaftaran yang diterima kembali dari sekolah diserahkan ICT untuk diproses

menjadi daftar peserta ujian masuk kemudian diserahkan ke panitia ujian masuk (BAAK).

7) Panitia ujian masuk kemudian menyusun dan mencetak materi ujian masuk kemudian

mengadakan tes.

8) Hasil Ujian Masuk (lembar jawaban) kemudian oleh panitian diserahkan ke ICT untuk diolah

menjadi Daftar Nilai Peserta Ujian.

9) Daftar Nilai Peserta Ujian diserahkan pada panitia ujian masuk(BAAK) kemudian panitia ujian

masuk(BAAK) mengadakan rapat penetapan penerimaan mahasiswa baru.

10) Panitia (BAAK) menyampaikan hasil penetapan penerimaan pada Rektor untuk meminta SK

Rektor tentang penerimaan mahasiswa.

11) Panitia memberikan pengumuman hasil ujian masuk pada media selain website IAITABAH.

12) Terakhir, panitia mengadakan rapat evaluasi dan laporan kegiatan

23

I. LAMPIRAN

Contoh Surat Tugas Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru

S U R A T T U G A S Nomor : /IAI TABAH/IV/20..

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : NIY. : Jabatan : Wakil Rektor III IAI TABAH Menugaskan kepada nama-nama terlampir sebagai Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru Jalur ..... Semester Ganjil tahun akademik 20../20.. Panitia bertugas : 1. Mempersiapkan pelaksanaan seleksi penerimaan mahasiswa baru sejak pendaftaran, pengadaan

formulir pendaftaran, soal ujian sampai pengumuman hasil ujian; 2. Menetapkan hasil seleksi dimaksud secara objektif berdasarkan kriteria yang ditetapkan

Oleh Rektor atas usul Ketua jurusan, kaprodi dan Panitia; 3. Melaporkan hasil seleksi kepada RektorIAI TABAH. Biaya operasional seleksi tersebut dibebankan pada anggaran IAI TABAH, Surat tugas ini berlaku sejak tanggal ditetapkan Demikian Surat Tugas ini diberikan untuk dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.

Ditetapkan : di Lamongan Pada tanggal : A.n. REKTOR Wakil Rektor III Drs. Abdul Kholiq, M. Kom.I

Tembusan Yth. : 1. Para Wakil Rektor; 2. Para Ketua Jurusan; 3. Para Ketua Program studi; 4. Yang bersangkutan; 5. Pertinggal.

24

4. Prosedur Pembuatan KTM

A. DESKRIPSI SINGKAT

Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) adalah kartu identitas mahasiswa yang menerangkan

bahwa nomor induk mahasiswa, nama dan foto dalam kartu tersebut

adalah mahasiswa dari suatu jurusan /program studi tertentu di IAI TABAH;

KTM-IAI TABAH adalah kartu mahasiswa IAI TABAH yang dapat dimanfaatkan

sebagai tanda bahwa mahasiswa yang bersangkutan aktif.

B. ISTILAH

KTM adalah Kartu Tanda Mahasiswa

C. REFERENSI

Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan

Nasional;

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan

Tinggi;

SK REKTOR tentang Peraturan Penyelenggaraan Pendidikan di IAI TABAH

SK REKTOR tentang Kalender Akademik

SK REKTOR tentang Pedoman akademik IAI TABAH.

D. SYARAT DAN KETENTUAN

Mahasiswa yang mendapatkan KTM adalah mahasiswa yang terdaftar dan

melaksanakan registrasi administrasi sebagai mahasiswa IAI TABAH pada saat

registrasi mahasiswa baru sesuai dengan kalender akademik berjalan;

E. PERSIAPAN

Siapkan blanko isian aplikasi;

Siapkan data mahasiswa.

F. PELAKSANAAN

Mengadakan rapat koordinasi antara BAAK, Jurusan, dan BAU;

Mahasiswa mengisi blanko;

Mahasiswa melakukan foto.

25

G. RINGKASAN KEGIATAN Tujuan Penjelasan prosedur Kartu Tanda Mahasiswa

Ukuran Keberhasilan Terbitnya KTM

Ruang Lingkup Mulai dari data mahasiswa foto KTm sampai dengan terbit

KTM Pihak yang terlibat 1. Biro Administrasi Akademik & Kemahasiswaan

2. Jurusan / Program Studi

Acuan Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi;

SK REKTOR tentang peratran Penyelenggaraan Pendidikan di IAI TABAH

SK REKTOR tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru IAI TABAH

SK REKTOR tentang Kalender Akademik SK REKTOR tentang Pedoman Akademik IAI

TABAH. SK REKTOR tentang Registrasi Mahasiswa IAI

TABAH

Penanggung jawab utama Wakil Rektor I

Dokumen yang digunakan Data mahasiswa baru yang melakukan registrasi

administrasi.

No Penjelasan Output

1 Menerima data mahasiswa baru yang registrasi

administrasi (daftar ulang)

Data mahasiswa terdaftar

2 Pengisian data aplikasi Data induk mahasiswa

3 Foto KTM Gambar dari mahasiswa yang

bersangkutan

4 Cetak Kartu Tanda Mahasiswa Kartu Tanda Mahasiswa

5 Pendistribusian KTM Tanda terima KTM

26

H. DIAGRAM ALIR

I. PENJELASAN

1) Data mahasiswa terdaftar diserahkan oleh jurusan pada BAAK

2) BAAK membuat KTM berdasarkan data mahasiswa setelah mahasiswa terdaftar melakukan

foto diri di perpustakaan.

3) KTM tersebut kemudian diserahkan pada masing-masing fakultas kemudian fakultas pembagikan

KTM tersebut pada mahasiswa

27

5. Prosedur Permohonan Cuti Akademik

1) DESKRIPSI SINGKAT

Cuti akademik adalah masa tidak mengikuti kegiatan akademik pada waktu tertentu

selama mahasiswa yang bersangkutan mengikuti program studi di IAI TABAH.

Cuti akademik terdiri atas cuti akademik direncanakan, cuti akademik tidak

direncanakan dan cuti akademik karena alasan khusus.

2) ISTILAH

Cuti akademik direncanakan adalah cuti akademik yang diberikan atas kehendak

mahasiswa yang bersangkutan;

Cuti akademik tidak direncanakan adalah cuti akademik yang diberikan kepada

mahasiswa atas kehendak mahasiswa yang bersangkutan;

Cuti akademik karena alasan khusus adalah cuti akademik yang diberikan kepada

mahasiswa karena pertimbangan tertentu dan sangat selektif.

3) REFERENSI

Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan

Nasional;

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 tentang

Pendidikan Tinggi;

SK Rektor tentang peraturan Penyelenggaraan Pendidikan di IAI TABAH

SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru di IAI TABAH

SK Rektor tentang Kalender Akademik

SK Rektor tentang Pedoman Pendidikan IAI TABAH.

4) SYARAT DAN KETENTUAN

Cuti akademik diberikan sebanyak-banyaknya untuk jangka waktu 2 (dua) semester

baik berurutan maupun tidak;

Cuti akademik hanya bisa diberikan kepada mahasiswa yang telah mengikuti

kegiatan akademik sekurang-kurangnya 1 (satu) semester, kecuali untuk cuti

akademik karena alasan khusus;

Pedoman cuti akademik direncanakan diajukan oleh mahasiswa yang

bersangkutan ebelum pelaksanaan registrasi administrasi dan paling lambat 1

(satu) minggu setelah registrasi administrasi ditutup, dengan mengisi formulir yang

disediakan di Bagian Pendidikan masing-masing fakultas/program;

Permohonan cuti akademik karena asalan khusus dapat dilaksanakan kurun waktu

semester berjalan;

28

Mahasiswa yang terdaftar pada semester pertama, dapat diberikan cuti akademik

karena alasan khusus.

5) PERSIAPAN

Jurusan /Program studi menyediakan formulir untuk cuti akademik direncanakan .

6) PELAKSANAAN

Mahasiswa yang mendapat izin cuti akademik direncanakan mulai semester ketiga

dan tidak diwajibkan membayar SPP;

Mahasiswa yang mengajukan permohonan cuti akademik tidak direncanakan

karena alasan sakit lebih satu 1 (satu) bulan harus mendapatkan rekomendasi dari

dokter.

Mahasiswa yang mendapatkan cuti akademik karena direncanakan, tidak

direncanakan dan dengan alasan khusus, masa studi tidak diperhitungkan dan masa

evaluasi studi disesuaikan;

Mahasiswa yang memperoleh ijin cuti akademik, wajib melaksanakan registrasi

administrasi pada semester berikutnya.

7) RINGKASAN KEGIATAN

Tujuan Penjelasan prosedur usulan cuti akademik / terminal

Ukuran Keberhasilan Terbitnya Surat keterangan cuti akademik / terminal

Ruang Lingkup Mulai dari permohonan mahasiswa sampai terbitnya

surat

keterangan cuti akademik/terminal Pihak yang terlibat 1. Biro Administrasi Akademik & Kemahasiswaan

2. Jurusan

3. Program Studi

Acuan 1. Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003

tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60

tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 28

29

3. SK REKTOR tentang peraturan Penyelenggaraan

Pendidikan

di IAI TABAH

4. SK REKTOR tentang Kalender Akademik

5. SK REKTOR tentang Pedoman akademik.

Penanggung jawab utama Wakil Rektor I

Dokumen yang digunakan Permohonan proses Surat Keterangan cuti akademik /

Terminal

No Penjelasan Output

1 Menerima surat permohonan cuti akademik /

terminal

Surat Keterangan cuti

akademik / terminal

2 Periksa status administrasi dan status akademik di

Jurusan

Status di Jurusan

3 Memohon persetujuan Bagian Pendidikan, BAAK Surat Keterangan REKTOR

tentang cuti akademik /

terminal

4 Melakukan up date status cuti akademik di Jurusan Status registrasi administrasi

5 Pendistribusian Surat Keterangan REKTOR tentang

cuti Akademik

Tanda terima Surat

Keterangan

30

8) DIAGRAM ALIR

Prosedur Permohonan Cuti Akademik

Mahasiswa BAAK BAUK Jurusan

Mulai

Formulir cuti dari

mahasiswa

Bayar di bank

yang ditunjuk

SK REKTOR tentang

cuti

Selesai

Formulir cuti dari

mahasiswa

Meminta Surat

Keterangan

REKTOR

SK REKTOR tentang

cuti

Cek masa studi

dan pembuatan

SK Cuti

Mengupdate

status cuti di

SIAKAD

Menyerahkan SK

ktua pada

jurusan dan

Mahasiswa

SK REKTOR tentang

cuti

Verifikasi status

tagihan tunggakan

mahasiswa

Update data

tagihan

mahasiswa

Data

Mahasiswa dan

tagihan

SK REKTOR tentang

cuti SK REKTOR tentang

cuti

31

I. PENJELASAN

1) BAAK menerima formulir cuti dari mahasiswa. Formulir tersebut ditujukan pada

Rektor dan diketahui oleh Ketua jurusan masing-masing jurusan

2) BAAK kemudian meminta Surat Keterangan Rektor tentang cuti. Surat

Keterangan Rektor tersebut diserahkan pada BAUK

3) BAUK memverifikasi status tagihan mahasiswa kemudian mengupdate tagihan

mahasiswa

4) Setelah mahasiswa melakukan pembayaran, BAAK mengecek masa studi dan

pembuatan masa SK Cuti

5) BAAK kemudian mengupdate status cuti di jurusan

6) Terakhir, BAAK menyerahkan Surat Keterangan REKTOR pada jurusan dan

mahasiswa.

32

LAMPIRAN

Contoh formulir cuti akademik

Kepada Yth. Wakil Rektor I IAI RABAH

Yang bertanda tangan dibawah ini saya :

Nama :

NIM :

Fakultas/Jurusan : Alamat :

Menerangkan bahwa sampai dengan akhir semester Ganjil/Genap*) tahun akademik … /….

Telah lulus matakuliah sejumlah ….. sks dengan IPK …… dengan ini mengajukan permohonan

cuti akademik selama ……… semester mulau semester ………….. s/d ………… tahun akademik

…./…..

Surat permohonan ini saya ajukan dengan pertimbangan sebagai

berikut :

a……………………….

b………………………

Perlu diketahui bahwa sampai dengan saat ini, saya pernah/belum* melakukan cuti akademik selama

……….. semester.

Besar harapan saya agar Bapak berkenan memberi persetujuan permohonan ini, atas perhatian dan

kebijaksanaan Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Lamongan,

Hormat saya,

(___________________)

Mengetahui

Ketua Jurusan Orang tua/wali

(_______________) (_______________)

Tembusan : 1. Yth. WR I 2. Yth. Dosen Pembambing Akademik

*).coret yang tidak perlu

33

LAMPIRAN 2 Contoh surat persetujuan cuti akademik.

Nomor : /IAI TABAH/XI/2017

Lampiran : _

Perihal : Berhenti Kuliah Sementara

Kepada : Yth. Sdr. ……………….………….

NIM. ...........................

Menjawab surat Saudara perihal seperti tersebut pada pokok surat, dengan ini diberitahukan bahwa kami

dapat menyetujui permohonan Saudara :

N a m a : …………………………

N I M : ………………………..

Fakultas / Jurusan : /

Untuk berhenti kuliah sementara selama ......................... ( ...... ) semester pada semester

Dengan ketentuan :

1. SPP pada Semester …………….. tetap/tidak perlu* dibayarkan

2. Surat ijin terminal ini tidak dapat dibatalkan.

3. Registrasi pada semester …………… Saudara dapat melakukan pada waktu dan tempat

yang ditentukan.

Demikian, untuk mendapat perhatian.

An. Wakil Rektor I

Kepala Biro Administrasi

Akademik dan Kemahasiswaan,

______________________________

Tembusan Kepada Yth. :

1. Ketua Jurusan

2. BAUK

34

6. Prosedur Pendaftaran Wisuda

1) RINGKASAN KEGIATAN Tujuan Penjelasan Prosedur Pendaftaran Wisuda

Ukuran Keberhasilan Terlaksananya Wisuda

Ruang Lingkup Mulai dari Pendaftaran sampai dengan Pelaksanaan Wisuda Pihak yang terlibat 1. Wakil Rektor I

2. Ketua Jurusan

3. Kepala BAAK

4. Panitia Wisuda

6. REKTOR Prodi

Acuan SK REKTOR

Penanggung jawab utama Wakil Rektor I

Dokumen yang digunakan

No Penjelasan Output

1 Mahasiswa Lulus Ujian dan melengkapi semua berkas

untuk ikut wisuda

Mahasiswa terdaftar sebagai

peserta wisuda

2 Jurusan mendaftarkan mahasiswa dalam buku pendaftaran wisuda

Daftar peserta wisuda

3 jurusan menyerahkan daftar peserta wisuda beserta

foto mahasiswa dan kwitansi pembayaran ke Bagian Keuangan IAI TABAH

Daftar peserta wisuda

4 Bagian Panitia memesan undangan, dll. Serta

menyerahkan foto peserta wisuda ke Percetakan

Undangan Wisuda, dll.

Buku Wisuda

5 Pendistribusian Undangan, dll. Dan Buku Wisuda Undangan Wisuda, dll.

Buku Wisuda

6 Panitia mengadakan acara gladi bersih Gladi bersih pelaksanaan

wisuda

7 Panitia melaksanakan wisuda dan pemberian ijazah Alumni IAI TABAH

menerima ijazah

35

2) DIAGRAM ALIR

36

3) PENJELASAN

1) Mahasiswa melengkapi persyaratan wisuda kemudian mendaftar pada bagian

jurusan

2) Bagian jurusan kemudian menginput data peserta wisuda dalam buku daftar

wisuda.

3) Dokumen persyaratan wisuda kemudian diserahkan kepada panitia (panitia

wisuda)

4) Panitia kemudian membuat daftar wisuda, setelah itu memesan

undangan, buku wisuda dan ijazah kepercetakan berdasarkan data peserta

wisuda.

5) Setelah jadi, bagian akademik mengirimkan Undangan ke orang tua peserta

wisuda, sedangkan buku wisuda dan ijazah diserahkan ke mahasiswa setelah

wisuda dilaksanakan

37

4) LAMPIRAN

Contoh SK Panitia Wisuda :

KEPUTUSAN REKTOR IAI TABAH LAMONGAN

Nomor : ..... /IAI TABAH

/X /2017

tentang

PEMBENTUKAN PANITIA WISUDA PROGRAM SARJANA TAHUN AKADEMIK 2017 / 2018

IAI TABAH

REKTOR IAI TABAH,

Menimbang : a. bahwa untuk mensukseskan penyelenggaraan Wisuda Program Sarjana pada Tahun Akademik 2017/2018 dipandang perlu membentuk Panitia Wisuda Sarjana Periode Tahun Akademik 2017/2018.

b. Bahwa Pegawai yang namanya tersebut dalam lampiran keputusan ini mampu melaksanakan tugas sebagai Panitia Penyelenggara Wisuda Program Sarjana Tahun Akademik 2017/2018.

Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999;

3. Keputusan REKTOR IAI TABAH : A.e/192/IAI TABAH/X/2017.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : Pertama : Membentuk Panitia Wisuda Program Sarjana Tahun Akademik 2017/2018 dengan susunan personalia seperti tercantum dalam lampiran keputusan ini. Kedua : Menugaskan kepada Panitia untuk :

- Mempersiapkan dan mengatur Rapat Terbuka Senat dalam rangka Wisuda Program Sarjana Tahun Akademik 2017/2018

- Malaporkan hasil pelaksanaannya kepada REKTOR selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sesudah pelaksanaan.

Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan sampai dengan selesainya penyelenggaraan Wisuda Program Sarjana Tahun Akademik 2017/2018 , dengan ketentuan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kesalahan dalam keputusan ini, akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Lamongan

Pada tanggal : REKTOR ,

Dr. Imam Azhar, M. Pd.

38

Lampiran Surat keputusan Rektor IAI TABAH

Nomor : .../IAI TABAH/X/2017

Tanggal :

SUSUNAN PERSONALIA WISUDA PROGRAM SARJANA

TAHUN AKADEMIK 2017/2018

PELINDUNG : REKTOR

PELAKSANA

1. REKTOR : Moh. Asykuri, MM.

2. Wakil REKTOR : Wardatul Karomah, M.A.

3. Sekretaris : Avif Alfiah, M THI

4. Bendahara : 1. H. Rahmat Dasy.

2. Mudzalifah, SE.

SEKSI - SEKSI

1. Sekretariat/Publikasi/Dokumentasi : 1. Sjahid Al Chotib, M.Pd.

2. Priyanto

3. Mubarok Ahmadi, M. Kom

2. Keamanan/Perparkiran : Alimin

3. Acara Prosesi/Paduan Suara : Lujeng Lutfiah, MHI.

4. Terima Tamu : 1. Drs. MasMulyo

2. Drs. Syukur Slamet

5. Perlengkapan/Transportasi : Khoirul Amin, M.PD.

6. Konsumsi : Golden JAya

7. Penyerahan Ijazah : Kaprodi masing-masing

8. Dekorasi : Muslihun, S. Pdi.

9. Pembantu Umum : Rony Kusuma, M. Kom.

REKTOR,

Dr. Imam Azhar, M. Pd.

39

7. Prosedur Pengunduran Diri

A. DESKRIPSI SINGKAT

Masa studi adalah masa untuk menyelesaikan beban studi dalam mengikuti

proses pendidikan

Nilai Kredit adalah hasil dari perkalian nilai angka terakhir dengan sks mata

kuliah;

Mahasiswa dinyatakan putus studi apabila dalam keadaan sesuatu dan lain hal

tidak dapat melanjutkan kegiatan akademik disebabkan oleh masalah

administrasi dan/atau evaluasi akademik;

Pernyataan putus studi diputuskan oleh Rektor atas usul yang bersangkutan

yang diketahui oleh orang tua dan pimpinan jurusan /Program studi.

B. ISTILAH

Mengundurkan diri adalah mahasiswa yang bersangkutan mengajukan

berhenti melakukan kegiatan akademik di IAI TABAH atas kehendak sendiri.

C. REFERENSI

Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Nasional;

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 tentang

Pendidikan Tinggi;

SK rektor tentang Kalender Akademik;

SK Rektor tentang peraturan Penyelenggaraan Pendidikan di IAI TABAH

D. SYARAT DAN KETENTUAN

Mahasiswa yang mengajukan mengundurkan diri harus terdaftar sebagai

mahasiswa IAI TABAH;

Mahasiswa mengajukan surat permohonan pengunduran diri yang diketahui

oleh orang tua ditujukan pada REKTOR dan tembusan ke jurusan/Program dan

BAAK.

E. PERSIAPAN

Siapkan data registrasi administrasi mahasiswa aktif;

Siapkan data akademik mahasiswa aktif.

40

F. PELAKSANAAN

Menerima surat permohonan pengunduran diri dari mahasiswa;

Periksa status administrasi dan status akademik di SIAKAD;

Proses pembuatan surat pengunduran diri bulai batas akhir yang bersangkutan

terdaftar di IAI TABAH;

Proses daftar nilai di jurusan /Program studi jika diminta.

G. RINGKASAN KEGIATAN

Tujuan Penjelasan prosedur mahasiswa mengundurkan diri

karena

keinginan sendiri Ukuran Keberhasilan Terbitnya Surat Keterangan Rektor tentang Pengunduran

Diri

Ruang Lingkup Mulai dari permohonan mahasiswa sampai terbitnya Surat

Keterangan Rektor tentang Pengunduran Diri. Pihak yang terlibat 1. Biro Administrasi Akademik & Kemahasiswaan

2. Ketua Jurusan

3. Ketua Prodi

Acuan 1. Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun

2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60

tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi;

3. SK Rektor tentang Kalender Akademik;

4. SK Rektor tentang peraturan Penyelenggaraan

Pendidikan di IAI TABAH

5. SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan

Mahasiswa Baru IAI TABAH

Penanggung jawab utama Wakil Rektor I

Dokumen yang digunakan Permohonan proses Surat Keterangan Pengunduran Diri

41

No Penjelasan Output

1 Menerima surat permohonan Mengundurkan Diri

dari mahasiswa

Surat Keterangan

Pengunduran diri

2 Periksa status administrasi dan status akademik di

SIAKAD

Status di SIAKAD

3 Proses Surat Keterangan Mengundurkan Diri mulai

batas terakhir ybs terdaftar di IAI TABAH

Draf Surat Keterangan

Rektor

4 Memohon persetujuan Bagian Pendidikan, BAAK

untuk pengerahan

Surat Keterangan Rektor

tentang Pengunduran Diri

5 Melakukan up date status mengundurkan diri di

SIAKAD

Status registrasi administrasi

6 Pendistribusian Surat Keterangan Rektor tentang

Penguduran Diri

Tanda terima Surat

Keterangan

7 Proses Riwayat Pendidikan/Transkrip Akademik di

Jurusan/Program ditandatangani oleh skeretaris Jurusan

Transkrip akademik

42

H. DIAGRAM ALIR

43

I. PENJELASAN

1) Jurusan menerima Surat Permohonan Mengundurkan diri dari Mahasiswa.

2) Kemudian jurusan mengecek status admininistrasi dan status akademik pada aplikasi

SIAKAD, jika bermasalah, maka jurusan meminta mahasiswa menyelesaikan masalah

tersebut.

3) Jurusan kemudian membuat Draft Surat Keterangan Rektor untuk diserahkan ke BAAK.

4) BAAK kemudian meminta persetujuan Rektor atas pengunduran diri mahasiswa tersebut

kemudian membuat membuat Surat Keterangan Rektor tentang pengunduran diri

mahasiswa.

5) Kemudian Surat Keterangan Rektor oleh BAAK diserahkan ke ICT.

6) ICT kemudian melakukan update status mahasiswa di aplikasi SIAKAD, setelah itu

menyerahkan Surat Keterangan REKTOR kepada Jurusan.

7) Fakultas kemudian memproses Riwayat Pendidikan/Transkrip Akademik, setelah itu

meminta pengesahan dari Sekretaris Jurusan.

8) Riwayat Pendidikan/Transkrip Akademik yang sudah disahkan diserahkan pada

mahasiswa yang mengundurkan diri.

44

LAMPIRAN

Contoh Pemohonan Pengunduran Diri

Kepada Yth.

REKTOR IAI TABAH

Di Lamongan

Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama :

NIM :

Program Studi :

Fakultas :

Dengan ini kami mengajukan permohonan mengundurkan diri sebagai mahasiswa IAI TABAH karena ……………

Demikian permohonan kami buat, untuk dapat ditindak lanjuti.

Hormat kami,

Mengetahui/Menyetujui Pemohon

Orang tua mahasiswa

(__________________) (_______________)

Tembusan :

1. Ketua Jurusan ...............

2. Ketua Program Studi ……………..

45

Contoh Penerbitan Surat Keterangan pengunduran Diri

SURAT KETERANGAN

Nomor: 1.1/.... /IAI TABAH/X/2017.

REKTOR IAI TABAH menerangkan bahwa mahasiswa di bawah ini :

Nama : ……………………..

NIM : ……………………..

Fakultas/Jurusan : ………….. / ……………

Tahun Masuk : …………..

Terhitung mulai tanggal …………….. mengundurkan diri dari Jurusan …………… IAI TABAH, untuk ……………………………………

Demikian surat keterangan ini dikeluarkan atas permohonan yang bersangkutan untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

An. REKTOR

Wakil Rektor I

……………………………………….

Tembusan kepada Yth.

1. Ketua jurusan ………. IAI TABAH

46

8. Prosedur Pelaksanaan Perkuliahan

A. TUJUAN

1. Meningkatkan efisiensi pelaksanaan perkuliahan.

2. Memberikan kemudahan pada mahasiswa, dosen dan tenaga administrasi/TU

dalam pelaksanaan perkuliahan.

B. PIHAK TERKAIT

1. Mahasiswa

2. Tenaga Administrasi/TU

3. Dosen Tamu

4. Dosen/Dosen Koordinator matakuliah.

C. DIAGRAM ALIR

Pelaksanaan Kuliah Reguler

47

Pelaksanaan Kuliah Tamu

48

D. PENJELASAN

PERKULIAHAN REGULER

1. Dosen Koordinator mata kuliah membuat dan menyerahkan jadwal topik perkuliahan

ke TU.

2. TU mengumumkan jadwal topik perkuliahan di papan pengumuman.

3. Petugas kelas menyiapkan fasilitas perkuliahan dalam ruang kuliah.

4. Mahasiswa hadir pada waktu dan tempat yang telah dijadwalkan.

5. Dosen hadir pada waktu dan di tempat yang telah dijadwalkan dengan

membawa presensi kuliah.

6. Dosen memberikan kuliah sesuai dengan alokasi waktu yang ditentukan.

7. Mahasiswa mengisi presensi kuliah.

8. Dosen mengisi presensi kuliah dan topik yang diajarkan serta memantau

presensi mahasiswa.

9. Setelah selesai memberi kuliah, dosen mengembalikan presensi kuliah ke TU.

10. Petugas kelas merapikan ruangan dan mengembalikan alat bantu perkuliahan (LCD

dan pengeras suara).

KULIAH TAMU

1. Koordinator menentukan topik kuliah.

2. Koordinator mata kuliah menentukan jadwal kuliah tamu sesuai dengan topik

kuliah yang telah ditentukan.

3. Koordinator mata kuliah menguhubungi dosen yang akan memberikan materi

pada kuliah tamu.

4. Koordinator mata kuliah melaporkan ke Jurusan perihal akan ada kuliah tamu.

5. Jurusan mengeluarkan biaya untuk konsumsi serta akomodasi dosen tamu

dan diserahkan kepada Dosen Koordinator.

6. Dosen Koordinator mendampingi Dosen Tamu selama pelaksanaan kuliah.

7. Petugas kelas menyiapkan fasilitas perkuliahan dalam ruang kuliah.

8. Mahasiswa hadir pada waktu dan tempat yang telah dijadwalkan.

9. Dosen Koordinator mata kuliah dengan membawa presensi kuliah dan dosen

tamu hadir pada waktu dan di tempat yang telah dijadwalkan.

10. Dosen Tamu memberikan kuliah sesuai dengan alokasi waktu yang ditentukan.

11. Mahasiswa mengisi presensi kuliah.

12. Dosen Koordinator mengisi dan mengembalikan presensi kuliah ke TU.

13. Petugas kelas merapikan ruangan dan mengembalikan alat bantu perkuliahan (LCD

dan pengeras suara).

49

E. LAMPIRAN

Contoh Daftar Peserta (Presensi) Kelas

DAFTAR PESERTA (PRESENSI) KELAS

Matakuliah : Man Organisasi Massa Hari : Selasa Kode : KPI-054 Jam : 13.00 – 15.00 Kelas : A Ruang : AB Dosen : Dr. Imam Azhar, M. Pd. Peserta : 25

No NIM NAMA 1/4’12 8/4’12 15/4’12 Keterangan

1 2014081110089 Ah. Afiful Hakim paraf

2 2014081110090

3 2014081110091

4 2014081110092

5 2014081110093

6 2014081110094

Dosen paraf

Contoh Presensi Kegiatan Perkuliahan

KEGIATAN PERKULIAHAN

Matakuliah : Manajemen Organisasi Massa Semester : Ganjil 2017/2018

No Tanggal Nama

Dosen Pokok

Bahasan Tandatangan

1 1 April 2017 Imam Azhar Teori Organisasi

2 8 April 2017 Imam Azhar Perkembangan organisasi

50

9. Prosedur Pelaksanaan Praktikum

A. TUJUAN

1) Meningkatkan efisiensi penyeleggaraan praktikum bagi dosen, mahasiswa

dan laboran.

2) Meningkatkan kualitas manajemen penyelenggaraan praktikum.

B. PIHAK TERKAIT

1. Mahasiswa 2. Dosen

3. Laboran dan teknisi

4. Asisten 5. Jurusan

C. DIAGRAM ALIR

51

. D. PENJELASAN

1. Tim dosen mata kuliah menyusun topik dan jadwal praktikum.

2. Tim dosen mata kuliah menyusun Buku Petunjuk Praktikum.

3. Koordinator mata kuliah mengadakan seleksi asisten praktikum dan mengangkat

satu Koordinator Asisten serta menyampaikan nama-nama asisten praktikum ke

Jurusan.

4. Jurusan membuat pengumuman dan SK pengangkatan Asisten praktikum.

5. Tim dosen memberi pengarahan kepada asisten, laboran dan analis

mengenai pelaksanaan praktikum.

6. Mahasiswa mengambil Buku Petunjuk Praktikum kepada koordinator asisten.

7. Laboran dan asisten menyiapkan alat dan bahan yang diperlukan sesuai dengan

topik praktikum.

8. Mahasiswa datang pada waktu dan tempat di ruang praktikum sesuai jadwal yang

telah ditentukan.

9. Asisten memberi pengarahan kepada praktikan tentang praktikum yang

akan di kerjakan.

10. Mahasiswa mengerjakan pre-test sesuai dengan topik praktikum yang dikerjakan.

11. Mahasiswa mengambil alat dan bahan praktikum yang sudah disiapkan.

12. Mahasiswa mengerjakan praktikum sesuai topik dan alokasi waktu yang

telah ditentukan.

13. Mahasiswa mengerjakan post-test topik praktikum yang telah dikerjakan.

14. Mahasiswa mengisi presensi praktikum.

15. Mahasiswa mengembalikan peralatan praktikum dan merapikan meja kerja.

16. Mahasiswa membuat dan mengumpulkan laporan (dan dipresentasikan pada

minggu berikutnya*).

17. Mahasiswa yang tidak bisa mengikuti salah satu praktikum wajib mengikuti

praktikum susulan.

18. Dosen dibantu asisten mengoreksi, menilai dan mengembalikan laporan

kepada mahasiswa.

19. Mahasiswa melaksanakan ujian akhir praktikum**.

* pada mata kuliah tertentu.

** dalam bentuk penilaian presentasi.

52

E. LAMPIRAN

Contoh Daftar Hadir Praktikan

No NIM NAMA 1/4’12 8/4’12 15/4’12

1 2014081110089 Ah. Afiful Hakim paraf

2 2014081110090

3 2014081110091

4 2014081110092

5 2014081110093

6 2014081110094

Dosen paraf

Contoh Daftar Hadir Asisten

No NAMA 12/4’08 19/4’08 26/4’08 1 Andi Paraf 2 3 4

Paraf Dosen

53

10. Prosedur Pelaksanaan Pembimbingan Aktifitas Akademik

A. TUJUAN

1. Memberikan kemudahan pada mahasiswa dalam pengisian KRS.

2. Memberikan kemudahan pada TU dalam melayani mahasiswa untuk pengisian

KRS.

B. PIHAK TERKAIT

1. Mahasiswa

2. Dosen PA

C. DIAGRAM ALIR

54

D. PENJELASAN

1) Ketua Jurusan memberi tugas kepada Dosen untuk menjadi Dosen PA.

2) Ketua Jurusan mengusulkan kepada Dekan untuk dibuatkan SK Dosen PA.

3) Dosen PA mengundang semua mahasiswa bimbingannya untuk diberi pengarahan.

4) Mahasiswa menemui Dosen PA untuk konsultasi pengisian KRS pada setiap awal

semester.

5) Dosen PA secara berkala berinteraksi dengan mahasiswa (bisa melalui email, telepon atau

menghadap langsung) untuk memantau prestasi akademik mahasiswa

bimbingannnya dalam dua bulan berjalan (pada tengah semester).

6) Dosen PA menerima KHS dari Jurusan.

7) Dosen PA menyerahkan KHS kepada mahasiswa bimbingannya.

8) Mahasiswa menerima KHS sebagai dasar pengisian KRS pada semester berikutnya.

9) Dosen PA mengarsip/menyimpan KHS dan KRS mahasiswa bimbingannya.

10) Dosen PA menyerahkan kepada Dosen Pembimbing skripsi berkas KHS dan KRS

mahasiswa bimbingannya, apabila mahasiswa tersebut telah memprogram skripsi.

11) Dosen PA pengganti tersebut bertugas sebagai Dosen pembimbing skripsi sekaligus

sebagai Dosen PA.

55

11. Prosedur Pengisian KRS

A. TUJUAN

Memberikan pedoman kepada mahasiswa, Dosen PA dan Tata Usaha dalam

proses pengisian KRS.

B. PIHAK TERKAIT

1. Mahasiswa

2. Pegawai Administrasi/Tata Usaha

3. Dosen PA

C. DIAGRAM ALIR

56

D. PENJELASAN

1) Staf Administrasi (TU) mengumumkan daftar dan jadwal mata kuliah yang

ditawarkan pada semester yang bersangkutan (ganjil atau genap).

2) Mahasiswa dengan membawa berkas Formulir Pengisian KRS, KHS terakhir

dan buku raport menemui Dosen Penasehat Akademik (PA).

3) Dosen PA mengarahkan mahasiswa tentang pemrograman mata kuliah sesuai

dengan kurikulum dan mata kuliah yang ditawarkan pada semester berikutnya.

4) Dosen PA menandatangani draft KRS mahasiswa.

5) Mahasiswa memasukkan rencana mata kuliah yang diambil dan sudah disetujui

oleh Dosen PA ke dalam pengisian KRS.

6) Print out KRS dilampiri draft KRS yang telah disetujui dibawa ke Dosen PA untuk

ditanda tangani.

7) Mahasiswa membawa print out KRS ke TU untuk disahkan (Satu lembar KRS

diserahkan ke TU).

8) Mahasiswa menyerahkan KRS yang telah disahkan ke Dosen PA untuk

diarsipkan.

9) TU menyerahkan berkas KRS yang telah disahkan ke Fakultas.

E. LAMPIRAN

CONTOH KRS

57

12. Prosedur Pelaksanaan Praktikum Lapang

A. TUJUAN

1) Meningkatkan efisiensi penyelenggaraan praktikum lapang bagi dosen,

mahasiswa

2) Meningkatkan kualitas manajemen penyelenggaraan praktikum lapang di IAI

TABAH.

B. PIHAK TERKAIT

1. Mahasiswa

2. Dosen

3. Jurusan

6. LPPM

58

C. DIAGRAM ALIR

59

D. PENJELASAN

1) Dosen Koordinator membuat perencanaan praktikum lapang.

2) Dosen koordinator membuat proposal kegiatan dan diajukan paling lambat 2 bulan

sebelum pelaksanaan kepada Ketua Jurusan untuk mendapat persetujuan

serta bantuan pendanaan.

3) Ketua Jurusan mengevaluasi kegiatan dan pendanaan yang diajukan.

4) Ketua Jurusan menyetujui proposal kegiatan praktikum lapang.

5) TU membuat surat permohonan ijin untuk praktikum lapang kepada instansi yang

dituju untuk praktikum lapang.

6) Ketua Jurusan membuat surat tugas dan memberikan dana yang disetujui untuk

pelaksanaan praktikum lapang.

7) Dosen koordinator dengan bantuan asisten dan laboran menyiapkan peralatan

dan bahan serta transportasi ke lapang.

8) Dosen dan asisten memberi pengarahan kepada mahasiswa mengenai

kegiatan pratikum lapang.

9) Mahasiswa dengan bimbingan asisten dan dosen berangkat ke lokasi praktikum

sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

10) Mahasiswa melaksanakan pratikum lapang sesuai dengan alokasi waktu yang

telah ditetapkan.

11) Mahasiswa mengerjakan post-test praktikum lapang yang telah dilaksanakan.

12) Mahasiswa membuat laporan sesuai dengan format yang telah ditentukan.

13) Dosen dibantu asisten memeriksa, menilai dan mengembalikan laporan praktikum

lapang.

60

13. Prosedur Pelaksanaan PKL

A. TUJUAN

1) Memberikan pedoman kepada mahasiswa, Dosen Koordinator dan

Pembimbing PKL

2) Meningkatkan efisiensi pelaksanaan PKL.

B. PIHAK TERKAIT

1. Mahasiswa. 2. LPPM

3. Dosen Pembimbing.

4. Tenaga Administrasi/TU. 5. Instansi terkait.

C. DIAGRAM ALIR

61

D. PENJELASAN

1) Jurusan menunjuk Dosen Koordinator PKL berdasarkan rapat jurusan.

2) Mahasiswa memprogram mata kuliah PKL setelah menempuh 72 sks.

3) Dosen Koordinator PKL memberikan pengarahan tentang pelaksanaan PKL.

4) Mahasiswa menentukan topik dan Pembimbing PKL.

5) Mahasiswa mengajukan permohonan kepada Ketua Jurusan untuk dibuatkan surat

permohonan ijin PKL kepada instansi yang dituju.

6) Ketua Jurusan membuat surat perijinan PKL.

7) Mahasiswa menyampaikan surat ijin PKL kepada instansi yang dituju.

8) Mahasiswa menerima surat persetujuan ijin PKL.

9) Mahasiswa menyerahkan surat persetujuan ijin PKL kepada Dosen Koordinator PKL.

10) Mahasiswa melaksanakan PKL sesuai jadwal yang telah ditetapkan oleh instansi yang

dituju.

11) Mahasiswa membuat dan menyerahkan laporan PKL kepada Dosen Koordinator PKL,

Pembimbing dan Instansi terkait.

12) Mahasiswa dengan persetujuan pembimbing menentukan Dosen penguji PKL.

13) Mahasiswa membuat poster untuk dipresentasikan di depan Dosen Penguji.

14) Dosen Penguji menyerahkan nilai PKL kepada Dosen Koordinator PKL.

15) Dosen Koordinator PKL menyerahkan nilai kepada Ketua Jurusan.

16) Ketua Jurusan menyerahkan nilai kepada institusi.

62

14. Prosedur Pelaksanaan KKN

A. TUJUAN

Standarisasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen

penyelenggaran

KKN IAI TABAH.

B. PIHAK YANG TERKAIT

1. Ketua Jurusan;

2. Tim pengelola KKNK;

3. Staf Desa/Pemerintahan

4. LPPM;

5. Staf administrasi/TU; dan

6. Mahasiswa.

63

C. DIAGRAM ALIR

64

D. PENJELASAN

1. Jurusan menentukan lokasi/daerah tempat KKN dan menunjuk

koordinator/tim pengelola KKN;

2. Ketua Jurusan membuat Surat Tugas kepada dosen yang telah ditetapkan sebagai

Tim Pengelola KKN;

3. Tim Pengelola KKN mengadakan rapat persiapan untuk pelaksanaan KKN;

4. TU mengumumkan agenda pelaksanaan KKN kepada mahasiswa serta

menyediakan formulir pendaftaran;

5. TU membuka pendaftaran peserta KKN;

6. Tim Pengelola menyusun proposal kegiatan KKN sesuai dengan jumlah peserta KKN;

7. Jurusan mengajukan surat permohonan kesediaan kepada instansi terkait

untuk memberikan materi pembekalan KKN;

8. Jurusan menyampaikan perijinan lokasi KKN kepada instansi terkait;

9. Tim Pengelola mencari rumah untuk pos dan tempat tinggal/pondokan

mahasiswa KKN;

10. Tim Pengelola menyusun jadwal tetap pelaksanaan KKN secara terperinci;

11. TU mengumumkan jadwal pelaksanaan pembekalan KKN;

12. Tim Pengelola memberi pembekalan kepada mahasiswa peserta KKN;

13. Mahasiswa mempersiapan rencana program, bekal, dan transportasi untuk

pelaksanaan KKN;

14. Tim pengelola mengantar mahasiswa ke lokasi KKN;

15. Mahasiswa melakukan observasi mengenai permasalahan dan potensi desa

serta silaturahmi ke Pemuka/Tokoh dan Perangkat Desa;

16. Mahasiswa memverivikasi rencana dan jadwal program kerja KKN

berdasarkan rencana yang telah disusun dan hasil observasi lapang;

17. Mahasiswa melaksanakan program kerja KKN sesuai jadwal;

18. Tim Pengelola mengadakan kunjungan lapang dan mengevaluasi kegiatan KKN;

19. Tim Pengelola menjemput dan menutup KKN di Lokasi;

20. Mahasiswa membuat laporan pelaksanaan KKN;

21. Mahasiswa mempresentasikan laporan pelaksanaan KKN;

22. Mahasiswa memperbaiki Laporan KKN dan menyerahkan ke Jurusan serta

instansi terkait;

23. Tim Pengelola memberikan penilaian laporan dan hasil presentasi pelaksanaan KKN;

24. Jurusan mengarsipkan nilai dan laporan mahasiswa peserta KKN kepada Jurusan

untuk diteruskan ke insitusi.

65

15. Prosedur Penyelenggaraan Skripsi

A. TUJUAN

Standarisasi untuk meningkatkan efisiensi manajemen dalam penyelenggaraan skripsi.

B. PIHAK YANG TERKAIT

1. Ketua Jurusan.

2. Dosen pembimbing skripsi.

3. Dosen koordinator seminar proposal dan seminar hasil penelitian.

4. Dosen penguji.

5. Staf admistrasi/TU.

6. Mahasiswa.

66

C. DIAGRAM ALIR

67

D. PENJELASAN

1. Mahasiswa memprogram skripsi dalam KRS bagi yang telah menempuh 124 sks.

2. Mahasiswa menentukan bidang minat skripsi.

3. Mahasiswa menentukan dosen pembimbing utama skripsi.

4. Pembimbing Utama menentukan pembimbing pendamping.

5. Mahasiswa mendaftar ke Administrasi Jurusan untuk pembimbingan skripsi.

6. Ketua Jurusan mengiriman Surat Tugas dosen pembimbing skripsi.

7. Mahasiswa dengan bimbingan dosen pembimbing menentukan topik penelitian

skripsi dan menyusun proposal sesuai metode penulisan skripsi.

8. Mahasiswa memprogram seminar proposal dalam KRS.

9. Mahasiswa mendaftar seminar proposal kepada Koordinator seminar proposal.

10. Mahasiswa melaksanakan seminar proposal yang dihadiri dosen penguji

dan pembimbing serta mahasiswa yang memprogram skripsi dilengkapi form

penilaian dan presensi mahasiswa di kartu peserta.

11. Mahasiswa melakukan perbaikan proposal sesuai saran-saran pembimbing dan

penguji yang diberikan dalam seminar proposal.

12. Mahasiswa membuat surat perijinan untuk melakukan penelitian di laboratorium

atau lapang yang diketahui Pembimbing dan atau Ketua Jurusan.

13. Mahasiswa melaksanakan penelitian skripsi atas bimbingan dosen pembimbing.

14. Mahasiswa melaksanakan analisis atau interpretasi data hasil penelitian

dengan bimbingan dosen pembimbing.

15. Mahasiswa memprogram Seminar Hasil Penelitian (SHP) dalam KRS.

16. Mahasiswa dengan persetujuan pembimbing dan dosen penguji menentukan

jadwal seminar hasil penelitian.

17. Mahasiswa mendaftar seminar hasil penelitian kepada koordinator seminar

hasil penelitian.

18. Mahasiswa melaksanakan Seminar hasil penelitian yang dihadiri dosen pembimbing

dan penguji serta mahasiswa pemrogram seminar hasil penelitian.

19. Mahasiswa dengan persetujuan pembimbing menyusun naskah lengkap skripsi

sesuai saran-saran dari seminar hasil penelitian.

20. Mahasiswa dengan persetujuan dosen pembimbing dan dosen penguji

menentukan jadwal ujian skripsi.

21. Mahasiswa mendaftar ujian skripsi ke bagian administrasi/TU setelah

menyelesaikan persyaratan administrasi untuk ujian.

22. Ketua Jurusan mengusulkan Surat Tugas dosen penguji.

23. TU Jurusan membuat undangan untuk pelaksanaan ujian skripsi.

24. Mahasiswa melaksanakan ujian skripsi secara tertutup dihadapan dosen penguji.

25. Staf administrasi jurusan mendokumentasikan hasil penilaian dan saran-saran

yang diberikan oleh mahasiswa.

68

26. Mahasiswa memperbaiki naskah skripsi dengan bimbingan dosen pembimbing.

27. Mahasiswa menyerahkan naskah skripsi yang sudah disetujui oleh dosen

pembimbing dan disyahkan oleh Ketua Jurusan ke bagian Tata Usaha Jurusan dan

pihak terkait.

28. TU mengarsipkan nilai dan naskah skripsi.

69

16. Prosedur Penyelenggaraan Ujian

A. TUJUAN

Memberikan pedoman penyelnggaraan Ujian teori tengah semester dan akhir

semester serta ujian praktikum.

B. PIHAK TERKAIT

1. Mahasiswa

2. Panitia Ujian Akhir Semester

3. Dosen

4. Laboran

70

C. DIAGRAM ALIR

Ujian Tengah Semester (UTS)

71

Ujian akhir Semester

72

Ujian Praktikum

73

D. PENJELASAN

UJIAN TENGAH SEMESTER (UTS)

1. Jurusan mengumumkan pelaksanaan Ujian Tengah Semester sesuai dengan

kalender

akademik IAI TABAH.

2. Dosen koordinator mata kuliah menentukan jadwal teknis UTS sesuai dengan

jam

matakuliah pada pekan UTS.

3. Tim pengajar membuat soal UTS.

4. TU menggandakan soal UTS.

5. Mahasiswa siap di kelas sesuai dengan jam mata kuliah yang diujikan.

6. Tim dosen membawa soal UTS ke ruang ujian dan memulai pelaksanaan ujian.

7. Tim dosen mengumpulkan lembar jawaban UTS pada akhir pelaksanaan ujian.

8. Dosen Koordinator mata kuliah membagikan lembar jawaban UTS ke anggota

Tim

Dosen.

9. Anggota Tim Dosen menyerahkan nilai UTS ke Dosen Koordinator.

UJIAN AKHIR SEMESTER (UAS)

1. Ketua Panitia UAS jurusan ditunjuk berdasarkan rapat jurusan.

2. Ketua Panitia UAS yang ditunjuk membentuk Panitia UAS sesuai kebutuhan.

3. Jadwal ujian setiap mata kuliah ditentukan oleh Panitia UAS Jurusan.

4. Panitia UAS jurusan mengumumkan jadwal UAS.

5. Panitia UAS Jurusan menyusun petugas dan pengawas UAS.

6. Panitia UAS Jurusan menerima soal dari koordinator mata kuliah dan

menjaga kerahasiaannya.

7. Panitia UAS Jurusan menyiapkan daftar hadir peserta UAS dan berita acara UAS.

8. Panitia UAS Jurusan mengumumkan daftar nama mahasiswa yang terkena aturan

kehadiran kurang dari 80 %.

9. Panitia UAS Jurusan berkewajiban mengatasi permasalahan administrasi yang timbul

selama ujian.

10. Mahasiswa hadir pada tempat dan waktu yang telah ditetapkan.

11. Dosen koordinator mata kuliah/dosen yang ditunjuk bersama pengawas yang

ditetapkan oleh panitia UAS, bertugas mengawasi pelaksanaan UAS.

12. Tim Pengawas ujian membagi soal ujian dan mengawasi ujian sesuai alokasi waktu

yang telah ditetapkan.

13. Dosen matakuliah dengan persetujuan dosen koordinator mata kuliah diperbolehkan

memberikan UAS berupa ujian lisan atau tugas tertulis.

14. Pengawas UAS memberikan laporan pelaksanaan ujian ke Panitia UAS Jurusan

dengan mengisi berita acara ujian.

74

15. Dosen Koordinator membawa berkas jawaban UAS dan dibagikan ke tim dosen

untuk dikoreksi.

16. Dosen Koordinator mata kuliah menyerahkan nilai akhir mata kuliah yang diujikan

ke Panitia UAS paling lambat lima hari setelah UAS mata kuliah yang

bersangkutan.

17. Panitia UAS Jurusan menyerahkan semua daftar nilai UAS ke Panitia UAS

Fakultas.

18. Panitia UAS jurusan membuat pertanggung jawaban pelaksanaan UAS ke Ketua

Jurusan.

UJIAN PRAKTIKUM

1. Dosen koordinator mata kuliah dibantu asisten praktikum menentukan

jadwal teknis Ujian praktikum.

2. Tim dosen di bantu asisten membuat soal Ujian Praktikum.

3. TU menggandakan soal Ujian praktikum.

4. Mahasiswa siap di kelas sesuai dengan Jadwal Ujian.

5. Tim dosen dibantu asisten membagikan soal dan mengawasi pelaksanaan

ujian praktikum.

6. Tim dosen dibantu asisten mengumpulkan lembar jawaban ujian praktikum

pada akhir pelaksanaan ujian.

7. Tim dosen dibantu mahasiswa mengoreksi dan menilai lembar jawaban

ujian praktikum.

75

17. Prosedur Penggunaan Fasilitas

A. TUJUAN

Standarisasi dan efisiensi proses penggunanaan fasililitas laboratorium di

lingkungan IAI TABAH.

B. PIHAK YANG TERKAIT:

1. Ketua Jurusan.

2. Kepala Laboratorium.

3. Tata Usaha. 4. Pemohon Perijinan

76

C. DIAGRAM ALIR

Prosedur Penggunaan Fasilitas Laboratorium

Pemohon Kepala Laboratorium Laboran

mulai

Mengaju

kan

surat permoho

nan peminja

man

2 1

Surat permohonan

peminjaman

1 Surat permohonan

peminjaman

Memberi

kan kopian

surat permoho

nan peminja

man

Mengisi forumulir

peminja man

Formulir peminjaman

2

3

Proses

kegiatan laborator

ium

Melapor

akan

kegiatan peminja

man laborator

ium

1 Laporan pemakaian

laboratorium

4

1

2 1

Surat permohonan

peminjaman

Memberi kan

persetuj uan

Konfirm

asi kepada

REKTOR jurusan

2

Formulir peminjaman

Memberi

kan kunci

laborator ium

3

4 Laporan

pemakaian

laboratorium

Kepada

bendahara beserta dengan Surat bebas

uang pinjaman

perawatan laboratorium

selesai

2 1

Surat permohonan

peminjaman N

Laporan pemakaian

laboratorium

Memberi kan

surat bebas

pinjama n

Memerik

sa laporan

dan

laborator

ium

Laporan

pemakaian laboratorium

Surat bebas

pinjaman

77

D. PENJELASAN 1. Pemohon mengajukan surat permohonan yang ditujukan kepada Kepala

Laboratorium yang ingin digunakan dengan tembusan/cq kepada Ketua Jurusan.

2. Kepala Laboratorium mengevaluasi permohonan perijinan tersebut

berdasarkan beban aktivitas dan fasilitas yang ada di laboratorium.

3. Kepala Laboratorium memberikan persetujuan kepada pemohon dan

4. menginformasikan kepada Ketua Jurusan.

5. Pemohon menyerahkan satu kopi surat persetujuan dari Kepala

Laboratorium tersebut kepada Bendahara Jurusan dan membayar uang

perawatan fasilitas laboratorium.

6. Pemohon menyerahkan satu kopi kwitansi pembayaran (no. 4) dan

tanda

7. pengenal/identitas diri kepada Laboran di laboratorium yang dituju untuk

diketahui dan diarsip.

8. Pemohon mengisi formulir peminjaman alat dan meja/rak tempat kerja

kemudian disampaikan kepada laboran.

9. Laboran memberikan kunci rak meja dan peralatan yang akan digunakan oleh

pemohon selama melaksanakan pekerjaannya

10. Pemohon melakukan aktivitas di laboratorium sesuai tempat yang

disediakan dan mematuhi tata tertib Laboratorium dan instruksi kerja

setiap fasilitas laboratorium yang ada.

11. Pemohon mengembalikan formulir peminjaman beserta semua alat

yang dipinjam, serta mengganti semua bahan habis

pakai/tanggungan kerusakan alat milik laboratorium kepada Laboran

pada akhir pekerjaannya.

12. Laboran memeriksa kelengkapan fasilitas yang dikembalikan.

13. Laboran melaporkan kepada Kepala Laboratorium mengenai bebasnya

tanggungan pemohon.

14. Kepala Laboratorium memberikan surat bebas peminjaman fasilitas

laboratorium kepada pengguna.

78

BAB II

BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA

1. Procedur Rekrutmen Pegawai

Dalam Rangka menghadapi tantangan dan kompetisi yang semakin

ketat dan dapat memenuhi kebutuhan stakeholder pada era globalisasi ini

untuk menjadi lembaga pendidikan tinggi yang mampu berprestasi baik

pada tingkat Nasional dan mengarah Internasional, IAI TABAH sejak tanggal

16 Juli 2017 telah mencanangkan sebagai The Reserach University. Untuk

mencapai posisi tersebut dituangkan dalam Visi : Menjadi perguruan tinggi

Islam yang Unggul dalam penyelenggaraan tri-dharma dan pusat

pengembangan ilmu-ilmu keislaman serta mampu bersaing pada tingkat

Nasional pada tahun 2027.

Sedangkan misi yang dilakukan adalah: 1) Menyelenggarakan

pendidikan dan pembelajaran yang unggul untuk menghasilkan lulusan yang

berkualitas dan berdaya saing tinggi dalam bidang kependidikan dan non

kependidikan. 2) Menyelenggarakan penelitian dan pengembangan ilmu untuk

menghasilkan karya akademik yang unggul dalam bidang kependidikan dan non-

kependidikan. 3) Menjunjung tinggi, mengamalkan, dan memberikan keteladanan

dalam kehidupan atas dasar nilai-nilai Islam dan budaya luhur bangsa Indonesia.4)

Menerapkan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni untuk memberdayakan

masyarakat menuju kehidupan yang lebih cerdas, sejahtera, dan bermartabat. 5)

Menjalin kerjasama dengan berbagai pihak untuk meningkatkan kualitas kinerja IAI

TABAH. 6) Memberdayakan alumni untuk meningkatkan peran dan citra IAI

TABAH. 7) Menerapkan sistem manajemen mutu terpadu untuk mewujudkan

perguruan tinggi Islam yang sehat dan berkualitas secara berkelanjutan

Sumberdaya Manusia (SDM) merupakan salah satu faktor penting yang

menentukan dalam pencapaian Visi dan Misi yang telah dicanangkan tersebut baik

sebagai tenaga edukatif, tenaga administrasi maupun tenaga penunjang (laboran

dan teknisi). Aspek yang patut menjadi perhatian dalam mendapatkan tenaga kerja

(pegawai) yang berkualifikasi dan kompetensinya sesuai dengan kebutuhan

diperlukan prosedur rekrutmen yang telah diatur melalui SOP yang telah ditetapkan.

Dalam menyusun SOP rekrutmen pegawai di lingkungan IAI TABAH,

dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

A. TUJUAN

Rekrutmen pegawai merupakan proses seleksi untuk menjaring atau menguji calon

pegawai yang akan ditempatkan pada posisi-posisi tertentu pada suatu

bidang atau unit kerja. Sedangkan tujuannya adalah untuk menjaring atau

menguji kemampuan, skill dan pengetahuan baik teknis maupun non teknis.

79

B. ANALISIS KEBUTUHAN

Analisis kebutuhan ini diperlukan agar kegiatan rekrutmen yang dilakukan

betul-betul bermanfaat dan sesuai untuk memenuhi beban kerja agar organisasi

dapat berfungsi secara optimal. Disamping itu analisis kebutuhan harus

didasarkan pada data base SDM yang akurat sehingga memberi justifikasi

dilakukannya rekrutmen tersebut. Analisis kebutuhan didasarkan atas

perencanaan kebutuhan pegawai merupakan salah satu fungsi utama

manajemen kepegawaian yang intinya merupakan proses peramalan tentang

permintaan dan penawaran pegawai untuk masa yang akan datang dalam organisasi.

Perencanaan kebutuhan dan formasi pegawai harus berpedoman pada:

1) Memberdayakan secara optimal pegawai yang sudah ada dalam organisasi,

2) Memperhatikan beban kerja tiap bidang/unit kerja,

3) Memperhatikan kualifikasi pendidikan dan skill yang dibutuhkan dan

4) Memperhatikan kebijakan dan peraturan yang berlaku.

C. PENGUMUMAN

Untuk menjamin objektifitas dan transparansi dari proses rekrutmen harus

diumumkan secara terbuka, melalui media cetak, elektronik maupun

internet untuk memberi kesempatan bagi pelamar yang sesuai dengan

kompetensinya, yang memuat :

1. Syarat-syarat yang diperlukan: utama dan pelengkap

2. Bidang dan jenis keahlian yang dibutuhkan

3. Batas waktu pengumuman

D. SELEKSI

Setelah pengumuman ditutup dilakukan proses seleksi administrasi yang

meliputi pengecekan semua persyaratan yang diperlukan. Pelamar yang telah

memenuhi semua administrasi dapat diikut sertakan pada seleksi berikutnya

meliputi :

1. Wawancara: untuk mendapatkan masukan yang mendalam mengenai

motif, harapan dan keinginan pelamar. Pewawancara harus menyiapkan

pertanyaan yang didasarkan pada kualifikasi pendidikan dan pengalaman

pelamar.

2. Pemberian referensi: merupakan kegiatan penelusuran latar belakang

pelamar dari pihak yang dapat dipertanggungjawabkan.

E. PENGUMUMAN PENERIMAAN CALON PEGAWAI

Pengumuman pelamar yang diterima sebagai calon pegawai dilakukan

melalui pemberian surat resmi yang dikirimkan kepada pelamar yang diterima

maupun tidak diterima.

80

F. ORIENTASI CALON PEGAWAI

Kegiatan orientasi adalah untuk mengenalkan calon pegawai dengan tugas,

organisasi, dan pegawai dilingkungannya. Program kegiatan yang dilakukan

dalam masa orientasi ini harus mencakup minimal : 1) standar organisasi,

harapan, norma, tradisi dan kebijakan, 2), Iklim kerja dan 3). Aspek teknis dari

pekerjaan. Orientasi prajabatan ini merupakan periode masa percobaan bagi

calon pegawai yang dituangkan dalam kontrak sekurang-kurangnya selama 1

tahun. Setelah masa kontrak berakhir calon pegawai diberi pilihan untuk berhenti

atau bersedia sebagai pegawai di IAI TABAH.

G. DIAGRAM ALIR

81

H. PENJELASAN

1. Rektor atau WR II yang terkait bertanggung jawab melakukan analisis

kebutuhan pegawai dengan mengecek ke database pegawai. Hasil

analisisnya berupa Beban Kerja Unit dan Data Kebutuhan Kepegawaian.

2. Rektor atau WR II yang terkait kemudian membentuk Tim Seleksi

Penerimaan Pegawai yang diketuai oleh Kabiro Kepegawaian

3. Tim Seleksi Penerimaan Pegawai mengumumkan Seleksi Penerimaan

Pegawai serta syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk mengikuti seleksi

tersebut.

4. Ketika menerima dokumen-dokumen persyaratan administrasi Tim Seleksi

Penerimaan Pegawai melakukan verifikasi atas kelengkapan dokumen-

dokumen tersebut

5. Pelamar yang dokumen-dokumen persyaratan administrasinya lengkap

akan mengikuti Seleksi Penerimaan Pegawai yang diselenggarakan

oleh Tim Seleksi Penerimaan Pegawai.

6. Pelamar yang lulus seleksi akan mengikuti kegiatan orientasi oleh Panitia

Kegiatan yang dibentuk oleh Kabiro Kepegawaian.

7. Bagian Kepegawaian kemudian membuat SK pengangkatan yang

ditandatangani oleh Rektor untuk pegawai yang diterima setelah mengikuti

orientasi.

82

2. Prosedur Promosi dan Karir Jabatan Fungsional Dosen

A. TUJUAN

• Mengembangkan sistem promosi dan karier dosen

• Mengembangkan sistem promosi dan karier dosen IAI TABAH

B. RINGKASAN KEGIATAN

PENANGGUNG

JAWAB DAN

WEWENANG

DOKUMEN

PENJELASAN

Ketua Jurusan

Memberitahukan

kepada dosen tentang

waktu kenaikan

jabatan fungsional

- Surat Pemberitahuan

kepada Dosen

- Isinya menjelaskan bahwa

sudah saatnya untuk mengurus

kenaikan pangkat, karena itu

diharap sesegera mungkin

untuk menindaklanjuti

Dosen,

Menindaklanjuti

pemberitahuan

dengan

mengumpulkan

dokumen yang

diperlukan

- Jurnal Ilmiah

- Hasil Penelitian

- Hasil Pengabdian

Masyarakat

- SK Mengajar Mata Kuliah

- Pendukung (sertifikat

seminar, dll)

- Jika sistem belum online, maka

pelaksanaan dilaksanakan

secara manual

- Jika sudah online, data bisa

langsung di-upload

Sub Bagian

Kepegawaian

Institusi,

Melaksanakan

verifikasi atas

dokumen yang

diberikan oleh dosen

- Surat Pengantar untuk

diajukan melalui Bagian

Kepegawaian insitusi

- Dilakukan verifikasi awal

terhadap dokumen yang

diajukan

- Jika belum lengkap, maka

berkas dikembalikan kepada

yang bersangkutan untuk

dilengkapi.

WR II,

Mempelajari

dokumen kenaikan

jabatan yang diajukan

untuk kemudian

memberikan

pertimbangan

- Dokumen kenaikan

jabatan fungsional Asisten Ahli ke atas.

- Dokumen kenaikan

jabatan Lektor Kepala Ke atas

- Ketua Jurusan selaku ketuaTim

Angka Kredit mempelajari

dokumen kenaikan jabatan

fungsional Asisten Ahli ke atas

dan lektor kepala.

- Senat Fakultas mempelajari

dokumen kenaikan jabatan

Guru Besar Bagian Kepegawaian

Institusi,

Memeriksa

kelengkapan

dokumen

- Dokumen kenaikan

jabatan fungsional yang

diajukan

- Menerima berkas yang

diajukan bagian jurusan.

- Dilakukan verifikasi ulang

terhadap dokumen yang

diajukan

83

PENANGGUNG

JAWAB DAN

WEWENANG

DOKUMEN

PENJELASAN

Tim Kecil insitusi,

Mempelajari

dokumen kenaikan

jabatan yang diajukan

untuk kemudian

memberikan

pertimbangan

- Dokumen kenaikan

jabatan lektor kepala

- Tim kecil Senat institusi

mempelajari dokumen kenaikan

jabatan lektor kepala

Bagian Kepegawaian

insitusi,

Memonitor dan

secara aktif

menanyakan hasil

dari proses kenaikan

pangkat/ golongan

pegawai

- Dokumen kenaikan

jabatan fungsional yang

diajukan

- Mengantarkan dokumen kopertais wil IV Sby.

Bagian Kepegawaian

Institusi,

Mendokumentasikan

untuk arsip dan

meneruskan ke

jurusan

- SK Kenaikan Jabatan

Fungsional

- Arsip untuk insitusi

- Arsip untuk jurusan

Sub Bagian

Kepegawaian

jurusan,

Mendokumentasikan

untuk arsip dan

meneruskan ke dosen

yang bersangkutan

- SK Kenaikan Jabatan

Fungsional

- Diterima oleh dosen yang

bersangkutan

84

D. Diagram Alir

85

D. PENJELASAN

1. Ketua Jurusan melalui Sekjur memberitahukan pada Dosen yang akan naik jabatan

melalui Surat Pemberitahuan Kenaikan Jabatan

2. Setelah menerima Surat Pemberitahuan Kenaikan Jabatan, Dosen kemudian

melengkapi persyaratan dokumen-dokumen-dokumen-dokumen yang

diperlukan untuk naik jabatan. Dokumen-dokumen tersebut adalah Jurnal

Ilmiah, Hasil Penelitian, Hasil Pengabdian Masyarakat, SK mengajar mata kuliah

dan pendukung lainnya seperti sertifikat seminar dan lain-lain.

3. Kemudian dosen yang terkait menyerahkan dokumen-dokumen persyaratan

pada Bagian Kepegawaian Jurusan. Pada saat menerima dokumen-dokumen

tersebut, bagian kepegawaian akan memverifikasi kelengkapan dokumen-

dokumen. Jika tidak lengkap, maka dosen akan diminta untuk melengkapi

persyaratan tersebut, proses ini berulang

terus sampai den