Standard Operating Procedure Penerimaan Tenaga Pengajar Asing PSIK... · dan Izin Kerja ke Dikti....
Transcript of Standard Operating Procedure Penerimaan Tenaga Pengajar Asing PSIK... · dan Izin Kerja ke Dikti....
Standard Operating Procedure
Penerimaan Tenaga Pengajar Asing
Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Brawijaya
Malang
2018
Hal -ii-
LEMBAR IDENTIFIKASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F12.07/HK.01.02.a/09
2 Mei 2018
Penerimaan Tenaga Pengajar
Asing
Revisi ke 1
Halaman 2 dari 6
Penerimaan Tenaga Pengajar Asing
Proses
Penanggungjawab
Tanggal
Nama Jabatan Tandatangan
1. Perumusan Diah Titisari Staf PSIK
2. Pemeriksaan Yulia Hapsari, M.Pd.
Melania Shinta H, M.A
Ketua PSIK
Sekretaris
PSIK
3. Persetujuan Syariful Muttaqin, M.A
Prof. Dr. Ir. Ni Wayan
Surya W, M.S.
M. Andhy
Nurmansyah, M.Hum
Wakil Dekan I
Wakil Dekan
II
Wakil Dekan
III
4. Penetapan Pror. Dr. Agus Suman,
SE., DEA Dekan
5. Pengendalian Syariful Muttaqin Wakil Dekan I
Hal -iii-
DAFTAR ISI
LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ii
DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- iii
A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1
C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1
D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1
E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
Hal -1-
A. Tujuan
1. Terciptanya kegiatan administrasi dan akademik yang tertib dan lancar di FIB UB.
2. Memberikan kemudahan bagi PSIK Fakultas Ilmu Budaya dalam memfasilitasi
penerimaan Tenaga Pengajar Asing di lingkungan FIB UB. 3. Mempermudah Program Studi dalam penerimaan Tenaga Pengajar Asing
4. Memberikan kejelasan prosedur penerimaan dan lingkup pengurusan ijin kerja bagi Tenaga Pengajar Asing di lingkungan FIB UB
5. Terciptanya koordinasi antar bagian tentang segala hal terkait Tenaga
Pengajar Asing di FIB UB.
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait
Prosedur penerimaan tenaga pengajar asing yang dijelaskan dalam prosedur ini
diterapkan terhadap setiap penerimaan tenaga pengajar asing yang akan
mengajar di lingkungan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Brawijaya.
Unit yang Terkait
1. Calon Tenaga Pengajar Asing
2. PSIK
3. Kajur
4. Kaprodi
5. International Office UB
6. Dekan FIB
7. WD1, WD2
8. Rektor UB
C. Standar Mutu yang Terkait
Standar mutu yang terkait dengan SOP ini adalah manual mutu FIB UB dan
dokumen pengajuan beasiswa universitas dan fakultas.
D. Istilah dan Definisi
1. Penerimaan tenaga pengajar asing merupakan prosedur penerimaan
aplikasi hingga pengurusan kontrak kerja bagi tenaga pengajar asing di di
lingkungan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Brawijaya.
2. Tenaga Pengajar Asing adalah Warga Negara Asing yang memiliki
kemampuan dan memenuhi kualifikasi untuk mengajardi tingkat Pendidikan
Tinggi seperti halnya yang dipersyaratkan oleh ketentuan hukum yang
berlaku di Indonesia.
E. Urutan Prosedur
1. Prosedur 1 Aplikasi dan Rekomendasi melalui FIB UB
a. Calon Tenaga Pengajar Asing mengajukan aplikasi kepada Dekan FIB UB.
b. Dekan memberikan disposisi ke PSIK FIB untuk menindaklanjuti aplikasi
Hal -2-
c. PSIK FIB membuat salinan aplikasi dan menyerahkannya kepada
Kajur, Kaprodi yang dituju, WD1, dan WD2 untuk diperiksa dan
direview.
d. PSIK FIB meminta hasil review dan rekomendasi dari Kajur, Kaprodi yang
dituju, WD1, dan WD2.
e. PSIK FIB akan menyiapkan sesi wawancara apabila diperlukan.
f. Tindak lanjut review aplikasi:
Apabila aplikasi mendapat persetujuan maka PSIK akan meminta
rekomendasi lanjutan dari Dekan dengan menyertakan rekomendasi
dan penilaian dari Kajur, Kaprodi yang dituju, WD1, dan PD2.
Apabila aplikasi tidak mendapatakan persetujuan, maka PSIK akan
menyiapkan surat penolakan aplikasi dengan tanda tangan dari Dekan
dan menyampaikannya kepada Calon Tenaga Pengajar Asing
g. PSIK FIB bersama Kaprodi meminta rekomendasi besaran Tunjangan
Biaya Hidup/Honorarium dan Tunjangan Tempat Tinggal kepada WD 2.
h. Aplikasi yang telah disetujui selanjutnya diserahkan bersama surat
pengantar dan rekomendasi dari Dekan serta rekomendasi besaran
Tunjangan Biaya Hidup/Honorarium dan Tunjangan Tempat Tinggal
kepada International Office UB untuk proses pengurusan Kontrak Kerja
dan Izin Kerja ke Dikti.
i. Tenaga Pengajar Asing dapat mulai mengajar setelah mendapatkan visa
dan menandatangani Kontrak Kerja.
j. Proses pengurusan visa dan ijin kerja difasilitasi oleh International Office
UB.
2. Prosedur 2 Aplikasi melalui Internasional Office Universitas Brawijaya
a. Dekan atas usulan Program Studi membuat surat permohonan kepada
Rektor terkait penerimaan Tenaga Pengajar Asing dengan dilampiri
dengan RPTKA (Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing).
b. Rektor memberikan disposisi kepada International Office UB. c. International Office UB membentuk tim wawancara dengan melibatkan
pihak Fakultas yang mengajukan surat permohonan dan melakukan wawancara kepada Calon Tenaga Pengajar Asing.
d. Tindak lanjut wawancara:
Diterima
Diterima bersyarat
Tidak diterima
e. International Office UB selanjutnya memberikan rekomendasi kepada Dekan bagi aplikan yang diterima dan yang diterima bersyarat. International Office memberikan informasi penolakan kepada aplikan yang yang tidak diterima.
f. Dekan mengirimkan rekomendasi dan mengajukan permohonan Kontrak Kerja bagi Tenaga Pengajar Asing.
g. Tenaga Pengajar Asing menandatangani Kontrak Kerja dengan difasilitasi oleh International Office UB.
h. Tenaga Pengajar Asing dapat mulai mengajar setelah mendapatkan visa dan menandatangani Kontrak Kerja.
Hal -3-
Mulai
Menerima Surat Masuk
DekanMencatat Surat Masuk di
Buku Agenda Surat
PSIK
PSIK
Aplikasi
Mulai
Mengajukan aplikasi
kepada Dekan
Calon Tenaga
Pengajar Asing
Mengajukan permohonan
review kepada Kajur,
Kaprodi yang
bersangkutan, WD1, dan
WD 2
Menyiapkan proses
wawancara dan meminta
hasil review aplikasi dan
rekomendasi
Memberikan disposisi
kepada PSIK
PSIK dan
Kaprodi
PSIK
Selesai
Aplikasi dan disposisi
Meminta rekomendasi
besaran bantuan biaya
hidup dan tempat tinggal
dari WD2
Membuat surat pengantar
ke International Office UB
untuk pengurusan
kontrak kerja dan ijin
bekerja atas rekomendasi
Dekan
Menyerahkan hasil
rekomendasi dan review
kepada Dekan
International Office UB
membuat kontrak kerja
dan memfasilitasi
penandatanganan
Kontrak Kerja dan ijin
bekerja atas rekomendasi
Dekan
PSIK
International
Office UB
Salinan aplikasi dan
lembar review
Hasil penilaian dan
rekomendasi
penerimaan atau
penolakan aplikasi
rekomendasi
Surat pengantar dan
rekomendasii dari Dekan,
salinan aplikasi dan
dokumen pendukung
(copy paspor, ijazah, dan
transkrip
Kontrak kerja visa dan ijin
kerja
i. Proses pengurusan visa dan ijin kerja difasilitasi oleh International Office
UB.
F. Bagan Alir
1. Prosedur 1 Aplikasi dan Rekomendasi melalui FIB UB
<pelaku prosedur> <kegiatan/tahap prosedur> <input/output
kegiatan>
Hal -4-
2. Prosedur 2 Aplikasi melalui International Office Universitas Brawijaya
<pelaku prosedur> <kegiatan/tahap prosedur> <input/output
kegiatan>
G. Referensi
1. Manual mutu GJM UB
2. Dokumen Mutu
Hal -5-
H. Lampiran
Alur Perijinan Bagi Tenaga Pengajar Asing
Keterangan:
o Proses dilakukan setelah tenaga Pengajar Asing menandatangani Kontrak Kerja
o Lama proses perijinan 5-6 bulan o Proses perijinan secara teknis dilaksanakan oleh International Office UB o
Alur Pengajuan Ijin Kerja bagi Tenaga Pengajar Asing
Hal -6-
Syarat dan Ketentuan Pengurusan Dokumen bagi Tenaga Pengajar Asing
Prosedur Pelayanan Ijin Kerja bagi Tenaga Pengajar Asing