Standard Operating Procedure

Pembuatan Transkrip

Bagian Akademik dan Kemahasiswaan

Fakultas Ilmu Budaya

Universitas Brawijaya

Malang

2018

Hal. i

LEMBAR IDENTIFIKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F12.05.01/HK.01.02.a/09

2 Mei 2018

Pembuatan Transkrip

Revisi ke 2

Halaman 2 dari 11

Pembuatan Transkrip

Proses

Penanggungjawab

Tanggal

Nama Jabatan Tandatangan

1. Perumusan Imam Subakri Staf Akademik

2. Pemeriksaan Achmad Ruslan

Haryono, S.P.

Kasubag

Akademik

3. Persetujuan Syariful Muttaqin,

M.A Wadek I

4. Penetapan Pror. Dr. Agus

Suman, SE., DEA Dekan

5. Pengendalian Syariful Muttaqin,

M.A Ketua GJM

Hal. ii

DAFTAR ISI

LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i

DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ii

A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1

C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1

D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1

E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4

H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4

Hal. 1

A. Tujuan

Manual Prosedur pembuatan transkrip ini dibuat untuk menjamin

kelancaran pembuatan transkrip untuk kepentingan mahasiswa, menjamin

validasi nilai sehingga tidak merugikan mahasiswa.

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait

Manual prosedur pembuatan transkrip meliputi permintaan transkrip

sementara, pengecekan nilai oleh mahasiswa hingga pengesahan transkrip

nilai oleh Dekan dan Rektor.

C. Standar Mutu yang Terkait

Standar mutu yang terkait dengan SOP ini adalah manual mutu FIB

UB dan pedoman akademik FIB UB.

D. Istilah dan Definisi

1. Transkrip akademik adalah daftar nilai keseluruhan hasil belajar dan

indeks prestasi dari matakuliah program studi yang diberikan sebagai

lampiran ijazah kepada Mahasiswa yang dinyatakan lulus

2. Kutipan nilai adalah daftar nilai dari sebagian matakuliah program

studi yang telah ditempuh Mahasiswa

3. Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) adalah bilangan dengan dua angka di

belakang koma yang menunjukkan kualitas belajar keseluruhan dari

materi program studi yang dihitung dengan menjumlah hasil

perkalian nilai hasil belajar dengan bobot sks dibagi dengan jumlah

kredit yang ditetapkan untuk program studi yang bersangkutan

E. Urutan Prosedur

1. Mahasiswa mengajukan permintaan transkrip sementara untuk cek

nilainya, dan diserahkan kembali Bagian Akademik, dilengkapi

dengan KHS apabila ada perbaikan nilai.

2. Bagian Akademik menerima dan memvalidasi transkrip sementara

3. Bagian Akademik mengajukan permohonan blanko transkrip

4. Bagian Akademik Universitas menerima permohonan blanko transkrip

5. Bagian Akademik memproses transkrip melalui SIAKAD Desktop

6. Staf Akademik menempel foto

7. Transkrip yang sudah dicetak diserahkan ke Dekan untuk di tanda

tangani

8. Transkrip yang sudah disahkan Dekan diserahkan ke Rektor untuk di

tanda tangani.

9. Staf Akademik Universitas membubuhkan stempel pada transkrip.

Hal. 2

10. Staf Akademik FIB menata transkrip sesuai dengan urutan kegiatan

pelepasan wisuda

11. Mahasiswa mengisi buku serah terima dan menerima transkrip pada

saat prosesi wisuda di Fakultas

Hal. 3

F. Bagan Alir

Mulai

Memverifikasi draft

transkrip

(5 menit)

Mahasiswa dan Staf

Akademik

Mencetak draft

transkrip

(1 menit)

Mencetak

Transkrip Nilai

(5 menit)

Proses

Penandatanganan

Transkrip (1 hari)

Bagian Akademik FIB

Staf Akademik

Dekan

Selesai

Draft Transkrip

(0120007015 01)

IK

mencetak transkrip

Mengambil

TranskripMahasiswa Transkrip Asli

(0120007015 04)

Mengajukan

Blangko Transkrip

ke Bagian

Akademik

Universitas (2 hari)

Staf Akademik Surat Permohonan

Blangko Akademik

Proses

Penandatanganan

Transkrip (3 hari)

Rektor

Hal. 4

G. Referensi

1. Buku Pedoman Akademik FIB

2. Buku Pedoman Akademik UB

H. Lampiran

1. Instruksi kerja pembuatan transkrip

- Menyiapkan Printer Inkjet

- Menyiapkan Blangko Transkrip

- Menyiapkan Draft Transkrip

- Membuka Aplikasi Siakad Desktop

- Memasukkan Username dan password SIAKAD

- Masuk ke menu modul pilih Akademik

- Pilih transkrip

- Masukkan Nomor Induk calon wisudawan

- Cetak\Akhir\Cetak Bilingual\No\Yes\Print

- Menunggu kering sejenak sebelum transkrip disahkan oleh Dekan

- Menyerahkan Transkrip yang telah ditandatangani Dekan Ke

Bagian Akademik Kantor Pusat untuk ditandatangani Rektor

- Mengambil Transkrip dari Kantor Pusat

- Scan Transkrip untuk Arsip

- Menyerahkan Transkrip Asli kepada wisudawan dengan

menandatangani tanda terima

Hal. 5

2. Surat Permohonan Blangko Transkrip

Hal. 6

Hal. 7

Hal. 8

3. Draft Transkrip

Hal. 9

4. Transkrip Asli

Hal. 10