STANDAR PENOMORAN DOKUMEN SEMUA BIDANG SESUAI … · Petunjuk di dalam menyusun dokumen akan...

1 | Standar Penomoran Dokumen

STANDAR PENOMORAN

DOKUMEN SEMUA BIDANG

SESUAI SOTK PEREK 10/2016

Mei, 2019


PENGANTAR

Dengan mengucap puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, telah dibuat penomoran untuk

penyusunan semua dokumen yang diperlukan di dalam menjalankan Sistem penjaminan Mutu. Dokumen

tersebut terdiri dari dokumen: (1) Kebijakan mutu, (2) Standar Mutu, (3) Manual / Prosedur / SOP Mutu,

(4) Formulir / dokumen pendukung dalam 3 dokuemn sebelumnya.

Sebagai acuan di dalam penulisan no kode dokumen mutu, maka Kantor Penjaminan Mutu mengeluarkan

penomoran standar, yang diturunkan berdasarkan Keputusan Rektor Institut Teknologi Sepuluh

Nopember Nomor 1144/LT2/HK.00.01/2019 tentang Peta Proses Bisnis di Lingkungan Institut Teknologi

Sepuluh Nopember Tahun 2019. Petunjuk di dalam menyusun dokumen akan dijelaskan di bab awal dalam

dokumen ini, untuk mempermudah dalam penjejakan no dokumen.

Dokumen ini disusun untuk kelancaran pelaksanaan kerja sesuai dengan proses bisnis di masing-masing

bidang, direktorat, biro, lembaga dan unit support, dalam menjalankan salah satu fungsi nya adalah

penjaminan mutu dalam proses kerja.

Semoga dokumen standar penomoran ini ini dapat memberi informasi yang bermanfaat, dan dapat

digunakan untuk menyusun dokumen lain yang mendukung pelaksanaan penjaminan mutu di masing-

masing bidang.

Surabaya, Mei 2019

Kepala Kantor Penjaminan Mutu ITS

Prof. Dr. Ir. Aulia Siti Aisjah, MT


1. PENDAHULUAN Penomoran dokumen didasarkan pada Keputusan Rektor Institut Teknologi Sepuluh Nopember Nomor

1144/LT2/HK.00.01/2019, terbagi dalam 10 bidang, sebagai berikut:

Tabel 1.1 Penomoran Bidang

NOMOR Bidang

1 PENGEMBANGAN VISI, MISI DAN RENCANA STRATEGIS

2 PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG PENDIDIKAN

3 PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI

4 PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

5 PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN HUBUNGAN EKSTERNAL DAN INTERNASIONAL

6 PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG SUMBER DAYA KEUANGAN

7 PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG SARANA, PRASARANA & TATA USAHA

8 PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG TEKNOLOGI DAN SISTEM INFORMASI

9 PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA DAN ORGANISASI

10 PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG AUDIT DAN PENJAMINAN MUTU

2. PENJELASAN PENOMORAN SESUAI DENGAN PELAKSANAAN KERJA SETIAP

BIDANG

Penomoran bisnis kerja untuk setiap bidang, sub bidang, dan sub-sub bidang ditunjukkan dalam hirarki

penomoran sesuai dengan Keputusan Rektor Institut Teknologi Sepuluh Nopember Nomor

1144/LT2/HK.00.01/2019.

Aturan penomoran ditunjukkan di dalam bentuk Tabel berikut ini

Tabel 2.1 Hirarki penomoran dokumen penjaminan mutu

Bidang Sub Bidang Sub Sub Bidang

Kategori Dokumen No urut dokumen

K K = Nomor bidang

K.L L = Nomor sub bidang

K.L.M M = Nomor sub-sub bidang

1.1.1.X 1. Kebijakan 2. Standar 3. Manual / SOP 4. Formulir

1.1.1.X.Y Y = No urut mengikuti angka numerik, sesuai urutan keluarnya dokumen

Contoh Bidang 1 1

Contoh sub bidang 1 1.1

Contoh sub-sub bidang 1 1.1.1

Contoh Dokumen Standar 1.1.1.3

Contoh Standar urutan ke 1 1.1.1.3.1

No


BIDANG 1 - PENGEMBANGAN VISI, MISI DAN RENCANA STRATEGIS Bidang

(1) Pelaksanaan Kerja

(2) Penanggung Jawab Penyusun dokumen

(3)

1 PENGEMBANGAN VISI, MISI DAN RENCANA STRATEGIS

1.1 Penetapan Visi, Misi dan Tata Nilai

1.1.1 Penentapan Visi Organisasi 1. Level Fakultas: Dekan

2. Level departemen: Kadep

1.1.2 Penetapan Misi Organisasi 1. Level Fakultas: Dekan


1.1.3 Penetapan Tata Nilai Organisasi 1. Level Fakultas: Dekan


1.1.4 Pengukuran Budaya Organisasi 1. Level Fakultas: Dekan


1.2 Penetapan Rencana Strategis

1.2.1 Evaluasi Pencapaian Renstra Sebelumnya

1.2.2 Analisa SWOT Organisasi

1.2.3 Deployment Renstra Pemerintah/Kemenristekdikti

1.2.4 Penetapan Tujuan dan Strategi Organisasi Jangka Pendek dan Jangka Panjang

1.2.5 Penetapan Key Performance Indicators

1.2.6 Penetapan Dokumen Renstra Organisasi 1.2.6.4 TEMPLATE RENSTRA FAKULTAS 1.2.6.1.1 RENSTRA FAKULTAS SAINS 1.2.6.1.2 RENSTRA FAKULTAS FTI 1.2.6.1.3 RENSTRA FAKULTAS FTE 1.2.6.1.4 RENSTRA FAKULTAS FTSP 1.2.6.1.5 RENSTRA FAKULTAS FTK 1.2.6.1.6 RENSTRA FAKULTAS CREABIZ 1.2.6.1.7 RENSTRA FAKULTAS VOKASI

1.3 Pengelolaan Program Kerja Organisasi

1.3.1 Deployment Kontrak Kinerja Kemenristekdikti

1.3.2 Deployment KPI ke Unit Kerja

1.3.3 Penetapan Program Quick Wins

1.3.4 Penandatanganan Kontrak Kinerja Organisasi

1.3.5 Penyusunan Jadwal Pengukuran Kinerja Organisasi

1.3.6 Pemutakhiran Data Capaian Kinerja

1.3.7 Pengukuran Capaian Kinerja Tiap Unit


Bidang (1)

Pelaksanaan Kerja (2)

Penanggung Jawab Penyusun dokumen

(3)

1.3.8 Penganalisisan Capaian Program Kerja

1.3.9 Evaluasi Rapor Kinerja Unit

1.3.10 Penyusunan Langkah Perbaikan Kerja Unit

1.3.11 Pengelolaan SIM Kerja (SIP Monev)

1.4 Pelaporan Organisasi

1.4.1 Pembuatan Profil ITS

1.4.2 Penyusunan Laporan Monitoring dan Evaluasi Program Seluruh Unit di ITS

1.4.3 Penyusunan Laporan Akhir Tahun ITS untuk Senat Akademik

1.4.4 Penyusunan LAKIP untuk Kemenristek

1.4.5 Pelaporan Capaian Indikator Kinerja ITS ke Kemenristekdikti

1.4.6 Pembuatan laporan Kepuasan Layanan Kemenkeu

1.4.7 Penyusunan Direktori Kampus Kompas dan Buku Dies Natalis

1.4.8 Penyusunan Laporan Resiko Organisasi

1.5 Pengelolaan Resiko Organisasi

1.5.1 Pengukuran Resiko Organisasi

1.5.2 Penyusunan Rencana Mitigasi Resiko Organisasi

1.5.3 Sosialisasi Resiko dan Langkah Mitigasi

1.5.4 Pelaksanaan Audit Resiko Organisasi

1.6 Pelaksanaan Survei Kepuasan Pelanggan

1.6.1 Penetapan Perangkat Survei

1.6.2 Pemutakhiran Konten Survei Online

1.6.3 Penyusunan Analisa Gap Pelayanan

1.6.4 Penyusunan Rekomendasi Perbaikan Layanan

BIDANG 2 - PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG PENDIDIKAN

Bidang (1)


Penanggung Jawab Penyusun SOP

(3)

2 PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG PENDIDIKAN

2.1 Pendaftaran Mahasiswa Baru

2.1.1 Penyusunan materi publikasi seleksi Humas

2.1.2 Pelaksanaan promosi program pendidikan Humas

2.1.3 Penentuan Kuota Mahasiswa Baru Dir. Akademik

2.1.4 Pendaftaran seleksi masuk calon mahasiswa melalui jalur lokal/mandiri (Umdesain, PKM, D3/D4)

Dir. Akademik

2.1.5 Pelaksanaan verifikasi dokumen pendaftaran calon mahasiswa melalui Jalur SNMPTN/SBMPTN

Dir. Akademik


Bidang (1)



(3)

2.1.6 Pelaksanaan seleksi masuk calon mahasiswa baru untuk Jalur UmDesain dan D3/D4

Dir. Akademik

2.1.7 Pendaftaran seleksi masuk calon mahasiswa baru lintas jalur dan lanjut jenjang

Dir. Akademik

2.1.8 Pelaksanaan seleksi masuk calon mahasiswa baru PBSB Kemenag Dir. Akademik

2.1.9 Pelaksanaan seleksi masuk mahasiswa Asing Dir. Akademik

2.1.10 Pelaksanaan seleksi masuk calon mahasiswa baru Beasiswa Afirmasi Dir. Akademik

2.1.11 Pelaksanaan seleksi masuk calon mahasiswa baru Pascasarjana Dir. Akademik

2.1.12 Pelaksanaan Student Exchange Dir. Mahasiswa

2.1.13 Pengumuman hasil seleksi masuk calon mahasiswa baru untuk Jalur lokal/mandiri

Dir. Akademik

2.1.14 Pelaksanaan daftar ulang mahasiswa baru BAPKM

2.2 Pelaksanaan Orientasi MABA

2.2.1 Penerimaan resmi mahasiswa baru Dir. Akademik

2.2.2 Pelaksanaan IPITS Dir. Akademik

2.2.3 Pelaksanaan tes TOEFL untuk mahasiswa baru Dir. Akademik

2.2.4 Pelaksanaan tes TPA untuk mahasiswa baru Dir. Akademik

2.2.5 Pelaksanaan Psikotest untuk mahasiswa baru Dir. Akademik

2.2.6 Pelaksanaan OKKBK Dir. Akademik

2.2.7 Pelaksanaan kegiatan Training Spiritual Dir. Akademik

2.3 Pengembangan Kurikulum Pendidikan

2.3.1 Evaluasi Kurikulum Dir. Akademik

2.3.2 Perancangan Kurikulum Baru Dir. Akademik

2.3.2.3.X.Y Dokumen Kurikulum Program Studi Prodi

2.3.3 Perumusan Rancangan dan Standar Minimum Pembelajaran Dir. Akademik

2.3.3.3.X.Y Dokumen RPS - MK Dosen - Prodi

2.3.4 Pelaksanaan proses ekivalensi Dir. Akademik

2.3.5 Pembuatan modul dan bahan ajar mata kuliah Dir. Akademik

2.3.6 Pembuatan evaluasi mata kuliah Dir. Akademik

2.4 Pendaftaran Mata Kuliah

2.4.1 Penjadwalan kelas dan ruangan Departemen

2.4.2 Penjadwalan Mata Kuliah dan Dosen Departemen

2.4.3 Pembimbingan/Perwalian Pengambilan Mata Kuliah Departemen

2.4.4 Pergantian/Pembatalan Mata Kuliah Departemen

2.5 Pelaksanaan dan Monitoring Perkuliahan

2.5.1 Pelaksanaan administrasi Departemen

2.5.2 Persiapan fasilitas Departemen

2.5.3 Pemantauan implementasi Rencana Pembelajaran (RP) Departemen

2.5.4 Pemantauan realisasi perkuliahan dan kehadiran Departemen

2.6 Pemantauan Batas Studi Mahasiswa

2.6.1 Pelaksanaan peringatan dini untuk mahasiswa yang berpotensi terkena evaluasi batas

Departemen


Bidang (1)



(3)

2.6.2 Pengusulan daftar dan SK mahasiswa yang terkena evaluasi batas waktu studi

Departemen

2.7 Pengevaluasian Pembelajaran Tiap Mata Kuliah

2.7.1 Penyusunan Jadwal Departemen

2.7.2 Persiapan Ruang, Perangkat, dan Bahan evaluasi Departemen

2.7.3 Pengevaluasian pembelajaran tiap Mata Kuliah Departemen

2.7.4 Penindakan Pelanggaran Aturan Akademik Departemen

2.8 Pelaksanaan Praktikum

2.8.1 Pengadaan Bahan untuk Praktikum Prodi

2.8.2 Penyusunan dan Pelatihan Modul Praktikum Prodi

2.8.3 Penyusunan SOP Pemakaian Alat dan Bahan di Laboratorium Prodi

2.8.4 Peminjaman dan Pemakaian Alat Laboratorium Departemen

2.9 Pengelolaan Kerja Praktek

2.9.1 Pelaksanaan Sosialisasi KP/Magang Kerja Prodi

2.9.2 Pendaftaran KP dan Penjadwalan Pembimbing Internal Prodi

2.9.3 Pemantauan KP dan komunikasi dalam pelaksanaan KP Prodi

2.9.4 Pelaksanaan Evaluasi Kerja Praktek Prodi

2.10 Pengelolaan TA / Thesis / Disertasi

2.10.1 Pendaftaran TA/Thesis/Disertasi Prodi

2.10.2 Penentuan Pembimbing TA/Thesis/Disertasi Prodi

2.10.3 Penyusunan Jadwal TA/Thesis/Disertasi Prodi

2.10.4 Pelaksanaan Seminar/Sidang/Kolokium Prodi

2.11 Pelaksanaan Yudisium

2.11.1 Pengurusan Surat Bebas Administrasi Departemen

2.11.2 Pelaksanaan kegiatan yudisium di Jurusan Prodi

2.11.3 Pelaksanaan kegiatan yudisium di Fakultas Fakultas

2.11.4 Pelaksanaan kegiatan yudisium di Institut Direktorat Akademik

2.11.5 Pelaksanaan kegiatan proses Keterangan Pengganti Ijazah BAPKM

2.11.6 Pelaksanaan kegiatan proses penggantian transkrip dan ijasah yang hilang / rusak

BAPKM

2.11.7 Pelaksanaan kegiatan pencetakan ulang Surat Keterangan Pengganti Ijazah yang hilang atau rusak

BAPKM

2.11.8 Pelaksanaan kegiatan pencetakan Ulang Transkrip yang hilang atau Rusak

BAPKM

2.12 Pengelolaan Wisuda

2.12.1 Penyiapan Sarana dan Prasarana Pendukung Wisuda BAPKM

2.12.2 Penerbitan Ijazah, Transkip, Piagam penghargaan, dan SKPI BAPKM

2.12.3 Proses Penahanan Ijazah BAPKM

2.12.4 Pelaksanaan gladi bersih wisuda BAPKM

2.12.5 Penerbitan buku wisuda BAPKM

2.12.6 Pelaksanaan wisuda BAPKM

2.12.7 Penandatanganan Ijazah BAPKM

2.13 Pelayanan Administrasi Mahasiswa


Bidang (1)



(3)

2.13.1 Pembuatan surat keterangan mahasiswa Prodi

2.13.2 Pembuatan surat ijin studi mahasiswa BAPKM

2.13.3 Pelaksanaan proses pengunduran diri mahasiswa BAPKM

2.13.4 Pembuatan surat keterangan mahasiswa yang tidak aktif karena DO/DM

BAPKM

2.13.5 Pelaksanaan legalisasi transkip untuk alumni Fakultas

2.13.6 Pelaksanaan legalisasi transkip untuk mahasiswa aktif Fakultas

2.13.7 Pelaksanaan proses layanan administrasi mahasiswa yang kuliah di luar ITS

BAPKM

2.14 Pengelolaan Data dan Informasi Akademik

2.14.1 Pengelolaan SIM Akademik DPTSI

2.14.2 Pengelolaan SIM Pendaftaran Mahasiswa Baru BAPKM

2.14.3 Pengelolaan SI Yudisium BAPKM

2.14.4 Pengelolaan SI Wisuda BAPKM

2.14.5 Pelaksanaan penyusunan data status mahasiswa BAPKM

2.14.6 Pelaksanaan penyusunan kompilasi data akademik BAPKM

2.15 Pendaftaran dan Penerimaan Mahasiswa Asing

2.15.1 Pendmpingan Proses Pendaftaran Mahasiswa BAPKM

2.15.2 Penerimaan Mahasiswa Asing Full Degree dan Non Degree BAPKM

2.15.3 Pengurusan Daftar Ulang Mahasiswa Asing Sesuai Kedatangan BAPKM

2.15.4 Pengurusan Visa Kedatangan dari KBRI Dir. Hubungan Int.

2.15.5 Perekapan Biaya Administrasi dan Imigrasi BAPKM

2.15.6 Perumusan Materi Promosi Dir. Akademik

2.16 Pendampingan Mahasiswa Asing

2.16.1 Pelaksanaan Aktivitas Internasional untuk Mahasiswa Asing Dir. Hubungan Int.

2.16.2 Pelaksanaan City Tour Dir. Hubungan Int.

2.16.3 Pelaksanaan Program Seat In untuk Mahasiswa KNB Dir. Hubungan Int.

2.16.4 Pendampingan Akomodasi Mahasiswa Asing di Asrama Mahasiswa Dir. Hubungan Int.

2.16.5 Pendampingan Pra Kepulangan Mahasiswa Asing untuk Mahasiswa Asing Full Degree

Dir. Hubungan Int.

2.16.6 Pendampingan Proses Adaptasi Mahasiswa Asing di ITS Dir. Hubungan Int.

2.16.7 Student Mobility Dir. Hubungan Int.

2.17 Pelaksanaan Administrasi Keimigrasian dan Izin Belajar

2.17.1 Pendampingan Proses Pengurusan Imigrasi Mahasiswa Asing Dir. Hubungan Int.

2.17.2 Penginputan data imigrasi mahasiswa asing ke dalam sistem online BAKPM

2.17.3 Pengambilan KITAS di Kantor Imigrasi Dir. Hubungan Int.

2.17.4 Pengurusan Surat Ijin Belajar (SIB) Dir. Hubungan Int.

2.17.5 Pemrosesan Alih Status dari VKSB menjadi KITAS Dir. Hubungan Int.

2.17.6 Pembuatan dan Pencabutan SKTT Dir. Hubungan Int.

2.17.7 Pembuatan STM Dir. Hubungan Int.

2.17.8 Pemrosesan EPO Dir. Hubungan Int.

2.17.9 Pemrosesan Mutasi Alamat Dir. Hubungan Int.

2.17.10 Pemrosesan Perubahan Nomor Paspor Dir. Hubungan Int.


Bidang (1)



(3)

2.17.11 Pemrosesan Perpanjangan VISA Dir. Hubungan Int.

2.18 Pelaksanaan Layanan Pendukung Mahasiswa Asing

2.18.1 Permohonan Pengajuan Dana Dir. Hubungan Int.

2.18.2 Pengecekan dan Perawatan Sepeda untuk Mahasiswa Asing Dir. SarPras

2.18.3 Pengurusan Asuransi Mahasiswa Asing Dir. Hubungan Int.

BIDANG 3 - PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG KEMAHASISWAAN DAN

ALUMNI

Catatan: apabila proses bisnis dalam bidang yang sama belum tercantum pada sub bidang / sub-

sub bidang maka dapat ditambahkan sub bidang / sub sub bidang tersebut kelompok yang sesuai.

Untuk tambahan sub bidang akan diberi nomor 3.11

Bidang (1)



(3)

3 PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI

3.1 Pengelolaan Beasiswa Bidikmisi

3.1.1 Pencalonan mahasiswa penerima beasiswa Bidikmisi

3.1.2 Pelaksanaan survei lapangan kondisi ekonomi calon penerima Beasiswa Bidikmisi

3.1.3 Penetapan mahasiswa penerima beasiswa Bidikmisi

3.1.4 Pencairan dana beasiswa Bidikmisi

3.1.5 Pelaksanaan monitoring penerima beasiswa Bidikmisi

3.1.6 Pemrosesan pembuatan TOR

3.1.7 Pembuatan kontrak Resettlement

3.1.8 Penetapan mahasiswa penerima biaya Resettlement beasiswa Bidikmisi

3.1.9 Penetapan mahasiswa penerima biaya Resettlement beasiswa Bidikmisi

3.1.10 Proses visitasi penerima beasiswa Bidikmisi

3.1.11 Proses sosialisasi penerima beasiswa Bidikmisi

3.1.12 Proses Pembinaan penerima beasiswa Bidikmisi

3.1.13 Penetapan kemnali mahasiswa Bidikmisi

3.1.14 Proses penggantian bagi mahasiswa penerima Beasiswa Bidikmisi yang tidak memenuhi kriteria

3.2 Pengelolaan Basiswa dari Pemerintah dan Non-Pemerintah

3.2.1 Penentuan mekanisme dan aturan beasiswa

3.2.2 Pencalonan dan penetapan beasiswa

3.2.3 Pelaksanaan proses pencairan beasiswa

3.2.4 Monitoring beasiswa

3.2.5 Pelaporan beasiswa


Bidang (1)



(3)

3.3 Pengelolaan Beasiswa Student Exchange

3.3.1 Pemutakhiran data mahasiswa asing

3.3.2 Pengurusan administrasi beasiswa asing dengan kedutaan asing/sponsor

3.3.3 Pelaporan Beasiswa Student Exchange

3.4 Pengembangan dan Pendampingan Kegiatan Minat Bakat Mahasiswa

3.4.1 Pendampingan kegiatan kemahasiswaan Departemen /Fakultas / Institut

3.4.2 Pengurusan pergantian kepengurusan organisasi mahasiswa Departemen/Fakultas/Institut

3.4.3 Pelaksanaan Kegiatan Layanan Permohonan Rekomendasi Kegiatan dan Pendanaan (BOTN/APBN)

3.5 Pembinaan Mahasiswa Berprestasi

3.5.1 Pelaksanaan Kegiatan Mahasiswa Berprestasi – MAWAPRES di ITS

3.5.2 Pelaksanaan Kegiatan Mahasiswa Berprestasi – MAWAPRES Tingkat Nasional

3.5.3 Pelaksanaan Kegiatan Olimpiade Nasional MIPA di ITS

3.5.4 Pelaksanaan Kegiatan Olimpiade Nasional MIPA Tingkat Regional dan Nasional

3.5.5 Pelaksanaan Kegiatan Pekan Seni Mahasiswa Tingkat Regional (PEKSIMINAL)

3.6 Kegiatan Pengabdian Masyarakat

3.6.1 Proses Penyelenggaraan Pengabdian Kepada Masyarakat

3.6.2 Pelaporan Hasil Pengabdian Masyarakat

3.6.3 Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata (KKN)

3.7 Pendampingan Kegiatan Lomba

3.7.1 Sosialisasi dan Pembentukan Tim Lomba

3.7.2 Pendampingan Tim Lomba

3.7.3 Penyiapan administrasi dan keuangan

3.7.4 Pelaksanaan Lomba dan Pasca Lomba

3.7.5 Proses pembaruan aturan SKEM

3.8 Pelaksanaan Tracer Study

3.8.1 Perumusan kuisioner tracer study

3.8.2 Pendistribusian tracer study melalui email

3.8.3 Pelaksanaan Survey Pengguna untuk Alumni

3.9 Pengelolaan Layanan Alumni

3.9.1 Pengelolaan data Alumni

3.9.2 Penyelenggaraan Temu Alumni

3.9.3 Pelaksanaan Pelatihan sesuai dengan feedback Survey Pengguna

3.9.4 Pengelolaan Pusat Layanan Karir

3.9.5 Kegiatan Layanan verifikasi data alumni BAPKM

3.10 Pengelolaan Data dan Informasi Kemahasiswaan


Bidang (1)



(3)

3.10.1 Pengelolaan SIM Beasiswa

3.10.2 Pengelolaan SIM Tracer Study

3.10.3 Pengelolaan e-job market place

3.10.4 Pengelolaan Data SKEM

3.10.5 Pengelolaan Data Alumni

BIDANG 4 - PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG PENELITIAN DAN

PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

Bidang (1)



(3)

4 PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

4.1 Pengelolaan Hibah PPM dari Dana Kemenristekdikti

4.1.1 Pelaksanaan Koordinasi Pengelolaan Hibah di Kemenristekdikti NON AKADEMIK

4.1.2 Penyusunan Panduan dan Administrasi Hibah Penelitian

4.1.3 Pelaksanaan Sosialisasi Hibah Penelitian

4.1.4 Pengajuan Proposal Hibah Penelitian

4.1.5 Penandatanganan Kontrak Hibah Penelitian

4.1.6 Pelaksanaan Administrasi Keuangan Hibah Penelitian

4.1.7 Pemantauan Pelaksanaan Hibah Peneliti

4.1.8 Evaluasi Hasil Penelitian

4.2 Pengelolaan Hibah PPM dari Dana APBN (non-Kemenristekdikti)

4.2.1 Pelaksanaan Koordinasi Pengelolaan Hibah di Lembaga Pemberi Hibah

4.2.2 Pelaksanaan Sosialisasi Hibah Penelitian



4.2.5 Pelaksanaan Administrasi Keuangan Hibah Penelitian

4.2.6 Pemantauan Pelaksanaan Hibah Penelitian


4.3 Pengelolaan Hibah PPM dari Dana PNBP Lokal

4.3.1 Penyusunan kerangka acuan kerja Hibah PPM dari dana PNBP/lokal

4.3.2 Pelaksanaan Sosialisasi Hibah PPM



4.3.5 Pelaksanaan administrasi keuangan Hibah Penelitian

4.3.6 Pemantauan Pelaksanaan Hibah Penelitian


4.4 Pengelolaan Program Insentif Penelitian

4.4.1 Pengumpulan Hasil Publikasi Ilmiah


Bidang (1)



(3)

4.4.2 Perhitungan Insentif Publikasi Ilmiah

4.4.3 Pelaksanaan Administrasi Keuangan Insentif Publikasi

4.5 Pengelolaan Kolaborasi dan Sharing Hasil PPM

4.5.1 Pengolahan Data karya Penelitian pada RESITS

4.5.2 Pelaksanaan Forum Kolaborasi Hasil Riset

4.5.3 Pengelolaan Riset Bersama

4.5.4 Pengelolaan Sharing Sumber Daya Laboratorium

4.6 Pengelolaan Publikasi Hasil PPM

4.6.1 Penyusunan Standar dan Prosedur Penerbitan Jurnal Ilmiah

4.6.2 Pendampingan Pengelola Jurnal Ilmiah

4.7 Pengelolaan Paten dan Hak Cipta

4.7.1 Pelaksanaan Sosialisasi Terkait Paten dan Hak Cipta

4.7.2 Pendampingan Dokumen Paten dan Hak Cipta

4.7.3 Pendaftaran Paten dan Hak Cipta

4.7.4 Pemantauan Masa Aktif Paten dan Hak Cipta

4.7.5 Pemeriksaan Bebas Plagiat Karya Ilmiah

4.8 Penyiapan Karya Inovasi ITS

4.8.1 Peningkatan Tingkat Kesiapan Teknologi (TKT) dari Karya Inovasi ITS

4.8.2 Penyiapan Karya Inovasi ITS hingga Skala Lab (TKT 7)

4.8.3 Penyiapan Karya Inovasi ITS Hingga Skala Produksi (TKT 9)

4.8.4 Penyiapan Konsep Bisnis untuk Karya Inovasi ITS

4.8.5 Pendampingan Promosi Karya Inovatif ITS Melalui Berbagai Media

4.9 Pengelolaan Data dan Informasi PPM

4.9.1 Pengelolaan Sistem Informasi Penelitian (SIMPEL)

4.9.2 Pengelolaan Platform Portal Jurnal Online

4.9.3 Pengelolaan Software Pengecekan Plagiasi

4.9.4 Pengelolaan SIMLIBTAMAS

BIDANG 5 - PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN HUBUNGAN EKSTERNAL DAN

INTERNASIONAL

Bidang (1)



(3)

5 PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN HUBUNGAN EKSTERNAL DAN INTERNASIONAL

5.1 Kerjasama dengan Eksternal

5.1.1 Penyiapan Pengumpulan Dana Abadi ITS melalui Sistem Online dan Terintegrasi

NON AKADEMIK

5.1.2 Pelaksanaan Inisiasi Kerjasama Profesional dengan Mitra ITS

5.1.3 Pelaksanaan Inisiasi Kerjasama Kemitraan dengan Mitra ITS

5.1.4 Pelaksanaan Koordinasi Penyelesaian Dokumen Kerjasama ITS


Bidang (1)



(3)

5.1.5 Pelaksanaan Inisiasi dan Koordinasi Program Magang di ITS

5.2 Pelayanan Hukum

5.2.1 Membantu Menyiapkan Produk Hukum

5.2.2 Penyusunan Peraturan Perundang-undangan

5.2.3 Pelayanan Penghimpunan Surat Keputusan dan Peraturan Perundang-undangan

5.2.4 Pelaksanaan Pendampingan Hukum

5.2.5 Pemrosesan Surat Keputusan Berdasarkan Usulan

5.2.6 Pelayanan Kajian Hukum

5.2.7 Pemrosesan MoU/Perjanjian Kerjasama Rektor Berdasarkan Usulan

5.3 Pelayanan Protokoler

5.3.1 Pelaksanaan Seremonial Penerimaan Mahasiswa Baru

5.3.2 Pelaksanaan Seremonial Wisuda

5.3.3 Pelaksanaan Seremonial Pembukaan Dies Natalis

5.3.4 Pelaksanaan Seremonial Pengukuhan Profesor/Guru Besar

5.3.5 Pelaksanaan Penganugerahan Gelar Kehormatan

5.3.6 Pelaksanaan Upacara Hari Besar Nasional

5.3.7 Pelaksanan Halal Bi Halal/Hari Besar Keagamaan

5.3.8 Pelayanan Penerimaan Tamu dan Pejabat TInggi

5.3.9 Pelayanan Informasi Profiling ITS

5.3.10 Pelaksanaan Upacara Penghormatan Terakhir

5.4 Pengelolaan Kerjasama Internasional

5.4.1 Penginisiasian Kerjasama dengan Mitra (MoU)

5.4.2 Penginisiasian Kerjasama Erasmus+

5.4.3 Persiapan Program Jangka Pendek

5.4.4 Perekaman Data Capaian Internasionalisasi

5.4.5 Penyediaan Data Internasionaliasasi

5.4.6 Pembuatan Proposal Kerjasama

5.4.7 Pelaksanaan Program Community and Technological (CommTECH) Camp

5.4.8 Pelaksanaan Program Jangka Pendek

5.4.9 Pengelolaan SIM MoU

5.4.10 Pengelolaan SIM Admission

5.4.11 Pemonitoran dan Evaluasi Kepuasan Pengunjung Direktorat Hubungan Internasional

5.5 Pengelolaan Program Internasionalisasi ITS

5.5.1 Pemetaan Kemampuan Bahasa Inggris Mahasiswa ITS

5.5.2 Pelaksanaan Form Student for Student

5.5.3 Pelaksanaan Kuis Internasionalisasi Share ITS

5.5.4 Pelaksanaan Live MOOCs at ITS (LIMITS)

5.5.5 Pelaksanaan Staff Upgrading dan Staff Mobility

5.5.6 Pelaksanaan Stamp for IT

5.5.7 Pelaksanaan Update Materi Moodle


Bidang (1)



(3)

5.5.8 Perekapan Data Statistik Moodle

5.5.9 Pelaksanaan Worksop Magang Ormawa

5.5.10 Pelaksanaan Workshop Permintaan dari Universitas Mitra

5.5.11 Pelatihan Penguatan Kantor Urusan Internasional

5.5.12 Pengelolaan Informasi Pengenalan ITS Goes Global kepada Mahasiswa Baru ITS

5.5.13 Pertukaran Pelajar Mahasiswa ITS ke Universitas Luar Negeri

5.5.14 Pembaharuan Buku Bahasa Inggris untuk Tenaga Kependidikan

5.5.15 Pengelolaan SIM Kontak

5.5.16 Pemasangan Bendera ASEAN secara berkala

BIDANG 6 - PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG SUMBER DAYA KEUANGAN Bidang

(1) Pelaksanaan Kerja

(2) Penanggung Jawab

Penyusun SOP (3)

6 PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG SUMBER DAYA KEUANGAN

6.1 Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara

6.1.1 Penyusunan dan Revisi DIPA

6.1.2 Penyusunan RKAT

6.1.3 Penyusunan Data Dukung RKAT

6.1.4 Pengelolaan Monitoring SIMONEV

6.1.5 Pengelolaan E-Planning

6.1.6 Pengelolaan SIM Monitoring Proyek (SIMPRO)

6.1.7 Penyusunan RUP

6.1.8 Penelaahan RBA Unit/Pusat

6.1.9 Pengelolaan SIM RBA

6.1.10 Penelaahan Revisi RBA

6.1.11 Pembahasan Anggaran di Kementrian

6.1.12 Penyusunan Standar Biaya Institut

6.1.13 Penyusunan Laporan Tahunan RKAT

6.1.14 Penyusunan Petunjuk Operasional Kegiatan (POK)

6.2 Non Penerimaan Negara Bukan Pajak

6.2.1 Pelaksanaan Verifikasi UKT

6.2.2 Penyusunan Dokumen Pembayaran TPB Tiap Bulan

6.2.3 Penyusunan Dokumen Pembayaran IKITS setiap periode 6 bulan

6.2.4 Pelaksanaan Verifikasi SK Penunjang bagi Dosen untuk Pembayaran IKITS

6.2.5 Pelaksanaan Verifikasi Banding UKT

6.2.6 Pengelolaan RBA

6.2.7 Pengelolaan SIM RBA

6.2.8 Penyusunan Buku Petunjuk Operasional

6.2.9 Penyusunan Tarif Layanan


Bidang (1)



(3)

6.2.10 Verifikasi Surat Penugasan Lembur

6.3 Pengadaan Logistik

6.3.1 Pembuatan Katalog Barang baru dan Update Katalog Baru

6.3.2 Inventarisasi Permintaan Barang Unit Kerja (Purchase Requisition)

6.3.3 Pelaksanaan Pengadaan Barang ke Penyedia

6.3.4 Pelayanan Permintaan Barang Unit Kerja di Sistem ERP Odoo

6.3.5 Pembuatan Surat Ijin Pembelian Unit Kerja

6.3.6 Pengerjaan Administrasi Pengadaan dan Lainnya

6.3.7 Pelaksanaan Stock Opname Gudang

6.3.8 Pembuatan dan Update SOP

6.3.9 Perbaikan Error dan Upgrade Rule Baru Sistem ERP Odoo

6.3.10 Pelayanan Permintaan Akun Baru dari Unit Kerja

6.3.11 Pelaksanaan Penataan Barang di Gudang

6.4 Pengadaan Barang dan Jasa

6.4.1 Pengadaan Barang, Jasa , Konstruksi, Perencanaan, Pengawasan, dan Konsultasi

6.4.2 Pelaksanaan Evaluasi Administrasi, Teknis, dan Kualifikasi pada Pengadaan Pekerjaan Konstruksi

6.4.3 Pelaksanaan Evaluasi Administrasi, Teknis, dan Kualifikasi pada Pengadaan Pekerjaan Konsultasi – Seleksi Sederhana

6.4.4 Pelaksanaan Evaluasi Administrasi, Teknis, Harga, dan Kualifikasi pada Pengadaan Pekerjaan Konsultasi - Seleksi Umum

6.4.5 Pelaksanaan Evaluasi Administrasi, Teknis, Harga dan Kualifikasi pada Pengadaan Pengadaan Barang/Jasa

6.4.6 Penilaian Kualifikasi Penyedia Barang & Jasa

6.5 Inventarisasi dan Penghapusan

6.5.1 Penginventarisasian Aset Negara

6.5.2 Pemeriksaan Fisik Aset Negara

6.5.3 Penghapusan Aset Negara

6.5.4 Pengelolaan Sertifikat Tanah dan IMB

6.5.5 Pengurusan Penggantian Plat Nomor Kendaraan Dinas

6.5.6 Pengurusan Pembayaran Pajak Kendaraan DInas

6.6 Perbendaharaan Non-PNBP

6.6.1 Penyusunan Cash in Flow

6.6.2 Pemrosesan Dana Pendapatan Pendaftaran

6.6.3 Pemrosesan Dana Pendapatan UKT

6.6.4 Pemrosesan Dana Pendapatan Aset Manajemen Unit

6.6.5 Pemrosesan Dana Pendapatan Kerjasama

6.6.6 Pemrosesan Dana Pendapatan Hibah

6.6.7 Pemrosesan Dana Pendapatan Jasa Perbankan

6.6.8 Pemrosesan Dana Pendapatan BPPTNBH

6.6.9 Pendapatan Dana APBN dari Kementrian

6.6.10 Pencairan Dana Non PNBP Operasional Rutin


Bidang (1)



(3)

6.6.11 Pengelolaan Piutang Internal

6.6.12 Pencairan Dana Non-PNBP Mekanisme Pembayaran Langsung (LS)

6.6.13 Perencanaan Investasi Jangka Pendek

6.6.14 Perencanaan Investasi Jangka Panjang

6.6.15 Penyusunan Laporan Pendapatan

6.6.16 Pengelolaan Virtual Account

6.6.17 Pertanggungjawaban Danan Non PNBP Operasional Rutin

6.6.18 Pelaksanaan E-Tax Unit Dana Non PNBP

6.7 Perbendaharaan APBN

6.7.1 Penyusunan Cash Out Flow

6.7.2 Pembayaran Gaji PNS

6.7.3 Pembayaran Kekurangan Gaji PNS

6.7.4 Pembayaran Tunjangan Sertifikasi Dosen

6.7.5 Pembayaran Tunjangan Kehormatan Guru Besar

6.7.6 Pembayaran Tunjangan Tugas Belajar Dalam Negeri

6.7.7 Pembayaran Uang Makan Pegawai

6.7.8 Pencairan Dana BPPTNBH Operasional Rutin

6.7.9 Pencairan Dana BPPTNBH Mekanisme Pembayaran Langsung (LS)

6.7.10 Pencairan Dana APBN Kementerian Operasional Rutin

6.7.11 Pencairan Dana APBN Kementerian Mekanisme Pembayaran Langsung (LS)

6.7.12 Pelaporan Pajak PTNBH NPWP Bendaharawan

6.7.13 Pertanggungjawaban Dana BPPTNBH Operasional Rutin

6.7.14 Pelaporan Pajak PTNBH NPWP Badan

6.7.15 Pengelolaan Sistem Informasii Perhitungan Pajak PPh Pasal 21

6.8 Akuntansi Keuangan

6.8.1 Pengembalian UMK Dana Non PNBP

6.8.2 Pembatalan UMK Dana Non PNBP

6.8.3 Penyusunan Berita Acara Rekonsiliasi

6.8.4 Monitoring

6.8.5 Penyusunan Laporan Keuangan Standar Akuntansi Keuangan (SAK)

6.8.6 Penindaklanjutan Temuan Audit KAP

6.8.7 Monitoring UMK dan SPJ Dana Non PNB

6.9 Pelaporan Keuangan

6.9.1 Penyusunan Laporan Aset Tetap ITS PTNBH

6.9.2 Penyusunan Laporan Persediaan ITS PTNBH

6.9.3 Penyusunan Stock Opname Persediaan ITS PTNBH

6.9.4 Pelaksanaan Rekonsiliasi Bulanan Data Aset Tetap dengan Data Keuangan

6.9.5 Pelaksanaan Verifikasi dan Posting Data Aset Tetap Per Bulan + Penyusutan

6.9.6 Pencatatan Aset Tetap Kontraktual (Pengadaan Terpusat) dan Hibah Masuk


Bidang (1)



(3)

6.9.7 Pengolahan Data Pendapatan RKAT

6.9.8 Pelaksanaan Rekonsiliasi Gaji dengan KPPN

6.9.9 Pelaksanaan Rekonsiliasi Gaji dengan Eselon I

6.9.10 Penyusunan Laporan SAP

6.9.11 Pengisian Laporan Capaian Output di SIMONEV Kemenristekdikti

6.9.12 Pengolahan Data UKT dan Upload ke SIMONEV

6.9.13 Penyusunan Laporan Tindak Lanjut Hasil Temuan BPK, Irjen dan BPKP

6.9.14 Pelaksanaan Verifikasi Data Pengahpusan Aset Tetap di SIM e-Aset

6.9.15 Mengisi Laporan Capaian Penggunaan Dana BPPTNBH di SIMONEV Kemenristekdikti

6.9.16 Mengisi Capaian Penggunaan Dana Non PNBP di SIMONEV Kemeristekdikti

6.9.17 Menyusun Laporan Daya Serap Dana RKAT (APBN, APBNK, BPPTNBH, dan Non PNBP)

6.9.18 Mengupload Data pada SIMPAK DIKTI

6.10 Pengelolaan Data dan Informasi Keuangan, Aset, dan Logistik

6.10.1 Pengelolaan SIM Keuangan

6.10.2 Pengelolaan e-Logistik

6.10.3 Pengelolaan SI Take Home Pay

6.10.4 Pengelolaan SI Monitoring Pendapatan (SIMONDITS)

6.10.5 Pengelolaan e-Procurement

6.10.6 Pengelolaan Sistem Informasi Aset Tetap

6.10.7 Pengelolaan SIM Anggaran

6.10.8 Pengelolaan e-Cash

6.10.9 Pengelolaan Sistem Informasi Persediaan

6.10.10 Menyajikan Data Keuangan AIPT ITS

BIDANG 7 - PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG SARANA, PRASARANA &

TATA USAHA

Bidang (1)



(3)

7 PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG SARANA, PRASARANA & TATA USAHA

7.1 Perencanaan dan Pengelolaan Sarana dan Prasarana

7.1.1 Perencanaan dan Pengadaan Sarana dan Prasarana Institut NON AKADEMIK

7.1.2 Perencanaan dan Pengadaan Sarana dan Prasarana Departemen

7.1.3 Pengadaan

7.2 Pengelolaan dan Pemeliharaan Sarana

7.2.1 Pengelolaan Sarana


Bidang (1)



(3)

7.2.2 Pengelolaan Peralatan dan Pelengkap

7.2.3 Pengelolaan Sarana Publikasi ( Spanduk dan Umbul-umbul )

7.2.4 Pengelolaan Sarana Mobil Dinas

7.2.5 Pengelolaan Sarana Bis Kampus

7.2.6 Pengelolaan Sarana Sepeda Kampus

7.2.7 Pemeliharaan dan Pengelolaan Peralatan Departemen

7.2.8 Pemeliharaan dan pengelolaan Peralatan Fakultas

7.2.9 Pemeliharaan dan Pengelolaan Peralatan Institut

7.3 Pengelolaan dan Perawatan Prasarana

7.3.1 Pengelolaan dan Perawatan Infrastuktur

7.3.2 Pengelolaan dan Perawatan Gedung ( Rektorat, Teater, Wisma, Grha ITS, Fasor, Unit Penunjang)

7.3.3 Perawatan Fasilitas Kelas

7.3.4 Pengelolaan Fasilitas Lahan untuk Kegiatan

7.3.5 Pengelolaan Peralatan Protokoler

7.3.6 Pengelolaan AC di Unit Pusat

7.3.7 Pengelolaan Jaringan Listrik di Unit Pusat

7.3.8 Pengelolaan Mebeler di Unit Pusat

7.3.9 Pengelolaan AC, LCD, dan Kelistrikan di Ruang Sidang Rektorat

7.3.10 Pengelolaan dan Pelayanan Peminjaman Auditorium dan Theater (A, B, C)

7.3.11 Pengelolaan Gedung RC, KPA, Rektorat, dan UPMB

7.4 Perawatan Lingkungan dan Kebersihan

7.4.1 Perawatan Kebersihan Lingkungan yang dikelola Pusat

7.4.2 Perawatan Lingkungan Umum (Jalan Umum, Listrik, PABX)

7.5 Pelaksanaan, Pengawasan dan Pembangunan

7.5.1 Pemantauan Proses Pengadaan Jasa Kontribusi

7.5.2 Pemantauan Proses Pembangunan Kontruksi

7.5.3 Pemantauan Kepatuhan pada Aspek K3 dalam Kontribusi

7.6 Pelaksanaan ITS Smart ECO Campus

7.6.1 Penyusunan Konsep Penerapan ITS Smart ECO Campus

7.6.2 Pengelolaan Urban Farming ITS

7.6.3 Penyusunan Konsep Penghijauan dan Pengembangan Hutan Kampus

7.6.4 Pengawasan dan Monitoring Penjualan Hasil Urban Farming ITS

7.6.5 Penyusunan Konsep Pengelolaan Lahan Tidur – Integrated Urban Farming

7.6.6 Pelaporan Pengembangan dan Perkembangan Urban Farming ITS

7.7 Pengelolaan dan Pelaksanaan Kemanan dan Keselamatan Kampus

7.7.1 Pelaksanaan Kegiatan Keamanan

7.7.2 Pemantauan dan Pelaporan Pengamanan Kampus

7.7.3 Pengamanan Kegiatan/Kondisi di lingkungan Institut/ Departemen /Unit


Bidang (1)



(3)

7.7.4 Pengamanan Kendaraan dan Pengaturan Lalu lintas dilingkungan Unit Kerja

7.8 Pengelolaan Perpustakaan ITS

7.8.1 Pengadaan Koleksi

7.8.2 Pelaksanaan Bina Koleksi

7.8.3 Pengemasan Koleksi

7.8.4 Peminjaman Buku

7.8.5 Pelayanan Buku Hilang

7.8.6 Pelayanan Fotokopi Koleksi

7.8.7 Pelaksanaan Training E-Resources

7.8.8 Pelayanan Bebas Pustaka

7.8.9 Pelayanan Unggah Mandiri

7.8.10 Pengelolaan Website

7.8.11 Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

7.8.12 Pelaksanaan Ketatausahaan

7.9 Pengelolaan Ruang Baca Departemen

7.9.1 Pengadaan Bahan Pustaka

7.9.2 Pengelolaan Bahan Pustaka Baru

7.9.3 Pengelolaan Peminjaman Buku

7.9.4 Penyimpanan Laporan TA,KP dan Penelitian

7.9.5 Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Ruang Baca

7.10 Pengelolaan dan Perawatan Fasilitas Laboratorium

7.10.1 Pengadaan Fasilitas Laboratorium

7.10.2 Pengelolaan Kegiatan di Laboratorium

7.10.3 Perawatan Alat Laboratorium

7.11 Pengelolaan Fasilitas Usaha ITS

7.11.1 Pengelolaan Fasilitas Olahraga

7.11.2 Pengelolaan Medical Centre

7.11.3 Pengelolaan Fasilitas Laboratorium Bahasa

7.11.4 Pengelolaan Fasilitas Kantin

7.11.5 Pengelolaan Fasilitas Wisma Tamu

7.11.6 Pengelolaan Layanan Percetakan

7.11.7 Pengelolaan Fasilitas Asrama

7.11.8 Pengelolaan Fasilitas Grha

7.12 Pelayanan Kesekretariatan Rektorat

7.12.1 Pengadministrasian Surat Menyurat di Rektorat

7.12.2 Pengagendaan Kegiatan Pimpinan Rektorat

7.12.3 Pelayanan Administrasi Keuangan Rektorat

7.12.4 Pelaksanaan Administrasi Persuratan yang ditujukan ke Pimpinan

7.12.5 Peminjaman Ruang di Gedung Rektorat

7.12.6 Pelayanan Penatausahaan Kegiatan Pimpinan

7.13 Pengelolaan Data dan Informasi Sarana dan Prasarana

7.13.1 Pengelolaan SI Ruang


Bidang (1)



(3)

7.14 Pengelolaan TU dan Kearsipan

BIDANG 8 - PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG TEKNOLOGI DAN SISTEM

INFORMASI

Bidang (1)



(3)

8 PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG TEKNOLOGI DAN SISTEM INFORMASI

8.1 Pengelolaan dan Pengembangan Infrastruktur dan Keamanan Informasi

8.1.1 Penyiapan Bahan Perumusan Kebijakan dan Standar Mutu Pengembangan

8.1.2 Pelaksanaan Pengembangan

8.1.3 Pengelolaan Aset Keamanan Informasi

8.1.4 Penyediaan Fasilitas Proses Pengembangan dan Implementasi Aplikasi Sistem Informasi Berbasis WEB

8.1.5 Pengawasan dan Pemantauan Pengembangan

8.1.6 Pelaksanaan Pemeliharaan

8.2 Pengelolaan dan Pengembangan Sistem Informasi

8.2.1 Penyiapan Bahan Perumusan Kebijakan dan Standar Mutu Pengembangan

8.2.2 Pelaksanaan Pengembangan Sistem Informasi

8.2.3 Pendampingan Pengembangan Aplikasi/Sistem Informasi Unit Lain oleh Vendor

8.2.4 Pengembangan Aplikasi berbasis Mobile

8.2.5 Pengawasan dan Pemantauan Pengembangan

8.2.6 Pelaksanaan Pemeliharaan dan Integrasi Data

8.2.7 Pelaksanaan Evaluasi dan Pelaporan Pengembangan

8.3 Pengelolaan dan Pengembangan Layanan Sistem dan Teknologi

8.3.1 Penyiapan Bahan Perumusan Kebijakan dan Standar Mutu

8.3.2 Pengelolaan Keluhan

8.3.3 Pengelolaan Pemintaan Penggunaan

8.3.4 Pengelolaan Pendaftaran Domain

8.3.5 Pengelolaan Pendaftran Hosting dan VPS

8.3.6 Pengelolaan Penambahan atau Perubahan Hak Akses

8.3.7 Pengelolaan Penambahan User Integra untuk Karyawan THL

8.3.8 Pengelolaan Permintaan dan Pemeliharaan Data Forlap Dikti

8.3.9 Pengelolaan Website DPTSI

8.3.10 Pengelolaan Data dan Informasi

8.3.11 Pelaksanaan Layanan Teknologi dan Sistem Informasi, Data dan Informasi Lainnya


Bidang (1)



(3)

8.3.12 Pelaksanaan Pengawasan dan Pemantauan

8.3.13 Pemantauan Layanan TSI oleh Teknisi Komputer pada Tiap Unit

BIDANG 9 - PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA

DAN ORGANISASI

Bidang (1)



(3)

9 PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA DAN ORGANISASI

9.1 Pengadaan Pegawai

9.1.1 Penyiapan Pengusulan Formasi Pegawai PNS

9.1.2 Perekrutan Pegawai CPNS

9.1.3 Perekrutan Pegawai Non PNS

9.1.4 Pelaksanaan Tes TPA/ Bidang

9.1.5 Pelaksanaan Tes Kesehatan

9.1.6 Pelaksanaan Tes Psikologi

9.2 Pengangkatan Pegawai

9.2.1 Pengusulan SK CPNS/NON-PNS

9.2.2 Pemrosesan Gaji CPNS/ NON-PNS

9.2.3 Pengusulan Diklat Prajabatan CPNS

9.2.4 Pelaksanaan Diklat Prajabatan No

9.2.5 Penerbitan Kontrak Pegawai Non-PNS/Tenaga Tidak Tetap

9.2.6 Pengangkatan Calon Pegawai Menjadi Pegawai Tetap

9.2.7 Pengusulan Penerbitan Tabungan dan Asuransi Pegawai

9.2.8 Pelaksananaan Usulan KARPEG

9.2.9 Pemrosesan KARIS/KARSU

9.2.10 Pelaksanaan Sumpah Pegawai

9.2.11 Registrasi Data Pegawai Baru di SIM Kepegawaian

9.3 Pemrosesan Mutasi Pegawai

9.3.1 Pemrosesan Kenaikan Jabatan Fungsional Dosen

9.3.2 Pemrosesan Kenaikan Pangkat Dosen

9.3.3 Pemrosesan Kenaikan Pangkat Tenaga Kependidikan (Reguler/ Pilihan)

9.3.4 Pemrosesan Kenaikan Pangkat Tenaga Kependidikan( Pilihan)

9.3.5 Pemrosesan Kenaikan Pangkat Tenaga Kependidikan Fungsional Tertentu

9.3.6 Pemrosesan Kenaikan Jabatan Fungsional Tertentu

9.3.7 Pemrosesan Kenaikan Gaji Berkala Pegawai

9.3.8 Pembebasan dari Jabatan Fungsional

9.3.9 Pemrosesan Pengusulan Nomor Induk Dosen Nasional

9.3.10 Pemrosesan Perpindahan Homebase Dosen

9.3.11 Pelaksanaan Rotasi Pegawai


Bidang (1)



(3)

9.3.12 Pengusulan SK Penempatan Pegawai

9.4 Pelaksanaan Promosi Pegawai

9.4.1 Analisa Kebutuhan Promosi Jabatan Tenaga Kependidikan

9.4.2 Penyiapan Bahan Evaluasi dan Tim seleksi

9.4.3 Proses Seleksi Administrasi

9.4.4 Proses Seleksi Kompetensi dan Penelusuran Minat Potensi Diri

9.4.5 Penetapan Hasil Seleksi Promosi Jabatan

9.4.6 Pelaksanaan Pelantikan Jabatan

9.5 Pengembangan Pegawai

9.5.1 Penyusunan Matriks Pelatihan

9.5.2 Pengusulan DIKLATPIM

9.5.3 Pelaksanaan Pelatihan Pegawai

9.5.4 Pelaksanaan Magang Pegawai di Dalam dan Luar Negeri

9.5.5 Pengusulan Pendidikan dan Pelatihan Teknis bagi Pegawai

9.5.6 Pelaksanaan Pelatihan Pengajaran efektif

9.5.7 Pelaksanaan Ujian Dinas Kenaikan Golongan

9.5.8 Pengajuan ijin atau Tugas Belajar Dalam dan Luar Negeri

9.5.9 Perpanjangan Ijin atau Tugas Belajar Dalam dan Luar Negeri

9.5.10 Pemantauan Proses Ijin/ Tugas Belajar

9.5.11 Pengaktifan Kembali dan Ijin atau Tugas Belajar Dalam dan Luar Negeri

9.5.12 Pelaksanaan Penyesuaian Ijazah

9.6 Pemberian Cuti Pegawai

9.6.1 Pemrosesan Cuti Tahunan Pegawai

9.6.2 Pemrosesan Cuti Sakit

9.6.3 Pemrosesan Cuti Bersalin

9.6.4 Pemrosesan Cuti Berduka

9.6.5 Pemrosesan Cuti Besar

9.6.6 Pemrosesan Cuti di Luar Tanggungan Negara

9.7 Pemrosesan Pemberitahuan Pegawai

9.7.1 Pengunduran Diri Pegawai

9.7.2 Pengusulan Pemberitahuan/Pensiun Pegawai Meninggal

9.7.3 Pengusulan Pemberhentian/Pensiun Pegawai Memenuhi Batas Usia Pensiun (BUP)

9.7.4 Pengusulan Pemberhentian/Pensiun Pegawai Janda/Duda

9.7.5 Pengusulan Pemberitahuan/Pensiun Pegawai Karena Sakit

9.7.6 Pengusulan Pemberhentian/Pensiun Dini Pegawai

9.7.7 Pembekalan Bagi Calon Purna Tugas Tenaga Kependidikan

9.8 Pemberian Penghargaan Pegawai

9.8.1 Pemrosesan Tanda Penghargaan/Kehormatan Stya Lancana Karya Satya

9.8.2 Pemrosesan Penghargaan dari ITS

9.8.3 Pemilihan Pegawai Berprestasi


Bidang (1)



(3)

9.8.4 Pemberian Tali Asih Bagi Pegawai Purna Tuga

9.9 Pelaksanaan Evaluasi Pegawai

9.9.1 Pemrosesan Disiplin Pegawai

9.9.2 Pemrosesan Izin Perceraian

9.9.3 Penilaian Kinerja Dosen

9.9.4 Penilaian Kinerja Tenaga Kependidikan

9.9.5 Pemantauan Jam Efektif Pegawai

9.9.6 Penilaian Kinerja Pejabat Struktural

9.10 Penataan Jabatan dan Struktur Organisasi

9.10.1 Pelaksanaan Evaluasi Proses Bisnis

9.10.2 Penyusunan Rincian Tugas

9.10.3 Penyusunan Rincian Tugas

9.10.4 Penyusunan Sasaran Mutu

9.10.5 Penyusunan Peta Jabatan

9.10.6 Pengukuran Beban Kerja

9.10.7 Pelaksanaan Evaluasi Jabatan

9.10.8 Pengukuran Efektivitas Organisasi

9.11 Pengembangan Budaya Organisasi

9.11.1 Pengukuran Tingkat Penerapan Budaya

9.11.2 Pelaksanaan Program Pengembangan Budaya

9.11.3 Perhitungan Capaian Penerapan Budaya Tiap Pegawai

9.11.4 Pelaksanaan Program 5S+S

9.11.5 Pelaksanaan Program ITSProvement

9.12 Pengelolaan Data dan Informasi terkait SDMO

9.12.1 Pemutakhiran Data di SAPK

9.12.2 Pemutakhiran data di PDPT Dikti

9.12.3 Pemeliharaan Mesin Presensi Fingerprint

9.12.4 Penanganan Masalah Data dan Mesin Fingerprint

9.12.5 Pengaturan Jam Kerja Khusus(Shifting)

BIDANG 10 - PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG AUDIT DAN PENJAMINAN

MUTU

Bidang (1)



(3)

10 PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN BIDANG AUDIT DAN PENJAMINAN MUTU

10.1 Pelaksanaan Audit Pengelolaan Keuangan Unit Kerja

10.1.1 Persiapan Audit Pengelolaan Keuangan Semua Unit Kerja KAI

10.1.2 Pelaksanaan Audit Pengelolaan Keuangan Semua Unit Kerja KAI


Bidang (1)



(3)

10.1.3 Penerbitan Kertas Data Audit (KDA) KAI

10.1.4 Pemberian Tanggapan dan Klarifikasi Hasil KDA dari Auditee KAI

10.1.5 Pengarsipan Hasil Tanggapan KDA KAI

10.2 Pemeriksaan Laporan SAK dan SAP

10.2.1 Pemeriksaan laporan SAK dan SAP KAI

10.2.2 Penyusunan Laporan Hasil Pemeriksaan Laporan SAK dan SAP KAI

10.2.3 Pelaksanaan Diskusi dan Klarifikasi Hasil Review KAI

10.3 Pemantauan Pendapatan Unit Kerja

10.3.1 Persiapan Pemantauan Pendapatan Unit Kerja KAI

10.3.2 Pelaksanaan Pematauan Pendapatan Unit Kerja KAI

10.3.3 Penyusunan Laporan Pemantauan Pendapatan Unit Kerja KAI

10.4 Pendampingan Tindak Lanjut Monev, Temuan Audit Eksternal

10.4.1 Persiapan Pendampingan Tindak Lanjut Monev/Temuan Audit Eksternal

KAI

10.4.2 Penyususnan Laporan Hasil Pendampingan Tindak Lanjut Monev/Temuan Audit Eksternal

KAI

10.5 Pelaksanaan Monitoring Perencanaan, Pelaksanaan, dan Pengadaan Barang dan Jasa

10.5.1 Persiapan Monitoring Perencanaan Pelaksanaan, dan Pengadaan Barang dan Jasa

KAI

10.5.2 Pelaksanaan Monitoring Perencanaan, Pelaksanaan, dan Pengadaan Barang dan Jasa

KAI

10.5.3 Penyususnan Laporan Hasil Monitoring Perencanaan, Pelakasanaan, dan Pengadaan Barang dan Jasa

KAI

10.6 Pelaksanaan Monitoring Perencanaan, Pelaksanaan, dan Pengadaan Sarana Prasarana Gedung

10.6.1 Persiapan Monitoring Perencanaan, Pelaksanaan, dan Pengadaan Sarana Prasarana Gedung

KAI

10.6.2 Pelaksanaan Monitoring Perencanaan, Pelaksanaan, dan Pengadaan Sarana Prasarana Gedung

KAI

10.6.3 Penyusunan Laporan Hasil Monitoring Perencanaan, Pelaksanaan, dan Pengadaan Sarana Prasarana Gedung

KAI

10.7 Pelaksanaan Monitoring Pengelolaan dan Pemeliharaan Barang Inventaris dan Sarana Prasarana Gedung

10.7.1 Persiapan Monitoring Pengelolaan dan Pemeliharaaan Barang Inventaris dan Sarana Prasarana Gedung

KAI

10.7.2 Pelaksanaan Monitoring Pengelolaan dan Pemeliharaan Barang Inventaris dan Sarana Prasarana Gedung

KAI

10.7.3 Penyusunan Laporan Hasil Monitoring Pengelolaan dan Pemeliharaan Barang Inventaris dan Sarana Prasarana

KAI

10.8 Pelaksanaan Monitoring Disiplin Pegawai

10.8.1 Persiapan Monitoring Disiplin Pegawai KAI

10.8.2 Pelaksanaan Disiplin Pegawai KAI

10.8.3 Penyusunan Laporan Monitoring Disiplin Pegawai KAI


Bidang (1)



(3)

10.9 Pelaksanaan Audit dengan Tujuan Tertentu Terjadwal

10.9.1 Persiapan Audit Sesuai dengan Tujuan Audit yang Diminta oleh Pimpinan ITS/Irjen Kemenristekdikti

KAI

10.9.2 Pelaksanaan Audit dengan Tujuan Tertentu KAI

10.9.3 Penyusunan Laporan Audit dengan Tujuan Tertentu KAI

10.10 Pelaksanaan Pelatihan Komptensi Pengelola Keuangan

10.10.1 Persiapan Pelatihan Komptensi Pengelolaan Keuangan KAI

10.10.2 Pelaksanaan Pelatihan Kompetensi Pengelolaan Keuangan KAI

10.10.3 Penyusunan Laporan Kegiatan Pelatihan Kompetensi Pengelolaan Keuangan

KAI

10.11 Pelaksanaan Pelatihan Kompetensi Teknis SDM KAI

10.11.1 Persiapan Pelatihan Teknis Audit KAI

10.11.2 Pelaksanaan Pelatihan Teknis Audit KAI

10.11.3 Penyusunan Laporan Kegiatan Pelatihan Teknis Audit KAI

10.12 Perancangan Panduan Penyusunan Dokumen Mutu ITS

10.12.1 Pembuatan Panduan Penyusunan Dokumen Mutu Akademik KPM

10.12.2 Pembuatan Panduan Penyusunan Dokumen Mutu Non-Akademik

10.12.3 Dokumen Standar Pendidikan

10.12.3.2.1 Dokumen standar kompetensi lulusan KPM

10.12.3.2.2 Dokumen standar isi pembelajaran KPM

10.12.3.2.3 Dokumen standar proses pembelajaran KPM

10.12.3.2.4 Dokumen standar penilaian pembelajaran KPM

10.12.3.2.5 Dokumen standar Dosen dan Tendik KPM

10.12.3.2.6 Dokumen standar sarana dan prasarana pembelajaran KPM

10.12.3.2.7 Dokumen standar pengelolaan pembelajaran KPM

10.12.3.2.8 Dokumen standar pembiayaan pembelajaran KPM

10.12.4 Dokumen Standar Penelitian

10.12.4.2.1 Dokumen standar hasil penelitian KPM

10.12.4.2.2 Dokumen standar isi penelitian KPM

10.12.4.2.3 Dokumen standar proses penelitian KPM

10.12.4.2.4 Dokumen standar penilaian penelitian KPM

10.12.4.2.5 Dokumen standar pelaksana penelitian KPM

10.12.4.2.6 Dokumen standar sarana dan prasarana penelitian KPM

10.12.4.2.7 Dokumen standar pengelolaan penelitian KPM

10.12.4.2.8 Dokumen standar pembiayaan penelitian KPM

10.12.5 Dokumen Standar Pengabdian kepada Masyarakat (PkM)

10.12.5.2.1 Dokumen standar hasil PkM KPM

10.12.5.2.2 Dokumen standar isi PkM KPM

10.12.5.2.3 Dokumen standar proses PkM KPM

10.12.5.2.4 Dokumen standar penilaian PkM KPM

10.12.5.2.5 Dokumen standar pelaksana PkM KPM

10.12.5.2.6 Dokumen standar sarana dan prasarana PkM KPM

10.12.5.2.7 Dokumen standar pengelolaan PkM KPM


Bidang (1)



(3)

10.12.5.2.8 Dokumen standar pembiayaan PkM KPM

10.12.6 Dokumen Standar Internal dan pengembangan KPM

10.12.7 Dokumen SAR 10.12.7.3.1 Panduan / Manual SAR 10.12.7.4.1 Laporan SAR Semester 10.12.7.4.2 Laporan SAR Semester Gasal 10.12.7.4.3 Laporan SAR Semester Genap

10.12.8 Dokumen Panduan dan Standar SPMI untuk MK Bersama KPM

10.13 Pelaksanaan Sosialisasi Sistem Manajamen Mutu

10.13.1 Pelaksanaan Sosialisasi Sistem Manajemen Mutu Akademik

10.13.2 Pelaksanaan Sosialisasi Sistem Manajemen Mutu Non-Akademik

10.14 Pelaksanaan Evaluasi dan Pengendalian Mutu Akademik dan Non-Akademik

KPM dan SDMO

10.14.1 Pengendalian Pelaksanaan Standar

10.14.1.4.1 Form evaluasi keterkaitan antara Prodi, CPL, dan CPMK KPM

10.14.1.4.2 Form keterlibatan stakeholder dalam asesmen dan evaluasi CPL

KPM

10.14.2 Pembuatan Laporan Pengendalian Standar Secara Periodik 10.14.2.4.1 Dokumen Laporan SPMI tahunan 10.14.2.4.2 Form panduan penyusunan analisis pelacakan lulusan dan pengguna lulusan 10.14.2.4.3 Form panduan perhitungan ketercapaian CPL 10.14.2.4.4 Laporan Keterlibatan Pihak Eksternal

KPM

10.14.3 Proses Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI

10.14.3.4.1 Dokumen Hasil Rekapitulasi Pelaksanaan AMI untuk Prodi Diploma 10.14.3.4.2 Dokumen Hasil Rekapitulasi Pelaksanaan AMI untuk Prodi Sarjana 10.14.3.4.3 Dokumen Hasil Rekapitulasi Pelaksanaan AMI untuk Prodi Magister 10.14.3.4.4 Dokumen Hasil Rekapitulasi Pelaksanaan AMI untuk Prodi Doktor 10.14.3.4.5 Dokumen Laporan Pelaksanaan SPMI setiap tahun

KPM

10.14.4 Peningkatan Standar SPMI KPM

10.14.5 Pengawasan Pelaksanaan SPME KPM

10.14.6 Proses Evaluasi Pelaksanaan Standar SPME 10.14.6.4.1 Formulir Evaluasi Borang Reakreditasi APS 4.0

KPM

10.14.7 Proses Evaluasi terhadap Proposal Pembukaan dan Perubahan Nama Podi 10.14.7.4.1 Form hasil evaluasi proposal pembukaan prodi baru Diploma 10.14.7.4.2 Form hasil evaluasi proposal penutupan Prodi Diploma

KPM


Bidang (1)



(3)

10.14.7.4.3 Form hasil evaluasi proposal pembukaan prodi baru Sarjana 10.14.7.4.4 Form hasil evaluasi proposal penutupan Prodi Sarjana 10.14.7.4.5 Form hasil evaluasi proposal pembukaan prodi baru Magister 10.14.7.4.6 Form hasil evaluasi proposal penutupan prodi Magister 10.14.7.4.7 Form hasil evaluasi proposal pembukaan prodi baru Doktor 10.14.7.4.8 Form hasil evaluasi proposal penutupan Prodi Doktor

10.14.8 Panduan SAR KPM

10.15 Pelaksanaan Akreditasi Nasional KPM, Fakultas & Dep.

10.15.1 Pelaksanaan Koordinasi Persiapan Akreditasi/ Sertifikasi Program Studi 10.15.1.3.1 Manual pelaksanaan persiapan akreditasi

KPM, Fakultas & Dep.

10.15.2 Pelaksanaan Workshop Penyusunan Borang KPM, Fakultas & Dep.

10.15.3 Penyusunan Borang Akreditasi KPM, Fakultas & Dep.

10.16 Pelaksanaan Akreditasi Internasional KPM, Fakultas & Dep.

10.16.1 Pelaksanaan Koordinasi Persiapan Akreditasi/ Sertifikasi Program Studi


10.16.2 Pelaksanaan Workshop Penyusunan Borang KPM, Fakultas & Dep.

10.16.3 Penyusunan Borang Akreditasi 10.16.3.1 Panduan Penyusunanan dokumen LKPS 10.16.3.2 Panduan Penyusunan dokumen LED


10.17 Pengelolaan Data dan Informasi Audit dan Mutu KPM, Fakultas & Dep.

10.17.1 Pengelolaan Sistem Penjaminan Mutu Internal KPM, Fakultas & Dep.

10.17.2 Pengelolaan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal KPM, Fakultas & Dep.

10.17.2.1 SPME – BAN PT KPM, Fakultas & Dep.

10.17.2.2 SPME – Internasional (AUN-QA) KPM, Fakultas & Dep.

10.17.2.3 SPME – Internasional (IABEE) KPM, Fakultas & Dep.

10.17.2.4 SPME – Internasional (ASIIN) KPM, Fakultas & Dep.

10.17.2.5 SPME – Internasional (BADAN LAIN) KPM, Fakultas & Dep.


Bidang (1)



(3)

10.17.3 Pengelolaan Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online (SAPTO) KPM, Fakultas & Dep.


KANTOR PENJAMINAN MUTU INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER

STANDAR PENOMORAN DOKUMEN SEMUA BIDANG SESUAI … · Petunjuk di dalam menyusun dokumen akan...

Documents

Transcript of STANDAR PENOMORAN DOKUMEN SEMUA BIDANG SESUAI … · Petunjuk di dalam menyusun dokumen akan...