BAB VII

PERENCANAAN DAN PENGADAAN

LOGISTIK

A. PENDAHULUAN

Langkah pertama yang harus dilakukan oleh unit logistik dalam kegiatan

manajemen logistik adalah perencanaan logistik. Pada tahap inilah dirumuskan

berbagai kebijakan logistik menyangkut pemenuhan kebutuhan logistik unit-

unit kerja, biaya pengadaannya, sumber barang dan distribusinya. Tanpa

perencanaan yang baik mustahil diperoleh tata kelola logistik yang handal pada

unit logistik tersebut. Pada akhirnya, tanpa perencanaan organisasi/

perusahaan tidak dapat mengalokasikan sumber daya financial yang memadai

untuk pengadaan barang-barang kebutuhan. Akibatnya tentu fatal, unit-unit

kerja yang ada tidak dapat menjalankan aktifitasnya untuk mencapai tujuan

organisasi secara keseluruhan.

Pada bab ini dibahas tentang pengertian perencanaan dan arti penting

perencanaan logistik, jenis-jenis perencanaan logistik, pengadaan logistik,

berbagai macam cara pengadaan barang dan pengadaan barang dan jasa

pemerintah.

a. Kompetensi Dasar

Setelah mengikuti perkuliahan ini mahasiswa dapat memahami konsep

perencanaan logistik, hambatan-hambatan perencanaan logistik, macam-

macam perencanaan logistik, pengadaan barang logistik dan berbagai

macam cara pengadaan barang logistik serta prosedur pengadaan barang

dan jasa pemerintah

b. Indikator Pencapaian

1. Mahasiswa dapat menjelaskan pengertian perencanaan logistik

2. Mahasiswa dapat menjelaskan perencanaan strategis, perencanaan

operasional dan perencanaan taktis.

3. Mahasiswa dapat menjelaskan pengertian pengadaan barang.

4. Mahasiswa dapat membedakan macam-macam cara pengadaan barang

logistik

5. Mahasiswa dapat menjelaskan secara singkat prosedur pengadaan

barang dan jasa di instansi pemerintah.

c. Tujuan Pembelajaran

Memberikan pemahaman kepada mahasiswa/ pembaca tentang

perencanaan dan pengadaan barang-barang logistik baik di instansi swasta,

organisasi umum maupun instansi pemerintah.

B. PERENCANAAN LOGISTIK

Perencanaan merupakan dasar aktifitas manajemen yang lain. Dalam

kegiatan perencanaan ini dilakukan proses analisis, pemikiran, penelitian dan

perhitungan dalam upaya memenuhi kebutuhan-kebutuhan logistik. Untuk itu

diperlukan sumber daya manusia yang mumpuni di bidang perencanaan logistik

ini sehingga dapat mengambil keputusan secara tepat dan cepat.

Setelah perencanaan dilakukan, maka tindakan selanjutnya yang harus

dilakukan oleh manajer dan staf logistik adalah melaksanakan proses

pengadaan barang/ jasa yang dibutuhkan. Banyak metode pengadaan barang

yang dapat dipilih, misalnya: peminjaman, sewa, kontrak atau pembelian. Cara

dan proses yang seperti apa yang perlu diambil oleh unit logistik sangat

dipengaruhi oleh kemampuan dan kondisi organisasi/ perusahaan masing-

masing.

Kegiatan Perencanaan dalam setiap organisasi ini memiliki manfaat.

Beberapa manfaat perencanaan adalah: (1) sebagai pengarah, (2)

meminimalisasi ketidak-pastian, (3) meminimalisasi pemborosan sumber daya,

(4) menjadi standar dalam pengawasan kualitas. Demikian pula halnya dalam

perencanaan logistik yang harus mendapat perhatian dari para stakeholders

Apakah yang dimaksud dengan perencanaan logistik? Perencanaan dapat

diartikan sebagai merumuskan segala sesuatu sebelum dilaksanakan.

Perencanaan dapat juga dipahami sebagai penentuan berbagai tindakan yang

dapat dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan

istilah logistik dapat diartikan sebagai berbagai barang-barang yang dibutuhkan

untuk melakukan suatu tindakan-tindakan tertentu untuk mencapai tujuan.

Perencanaan logistik merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan,

dan perumusan tindakan-tindakan yang kan dilakukan di masa yang akan

datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengadaan

logistik, penggunaan logistik, pengorganisasian, maupun penegendalian logistik.

Dengan demikian maka secara sederhana perencanaan logistik ini dapat

diartikan sebagai proses perumusan kebutuhan-kebutuhan logistik yang akan

akan digunakan pada masa yang akan datang untuk mendukung tercapainya

tujuan organisasi/ perusahaan secara efektif dan efisien.

Perumusan kebutuhan logistik ini didahului oleh usulan dari berbagai unit

kerja yang ada. Dalam proses perencanaan ini setidak-tidaknya harus mampu

menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini:

1) Barang apa yang akan diadakan?

2) Mengapa barang itu perlu diadakan?

3) Kapan barang tersebut akan dibutuhkan?

4) Kapan barang itu akan diadakan?

5) Dimana barang tersebut dapat diperoleh?

6) Siapa yang akan menggunakan barang-barang tersebut?

7) Siapa yang bertanggung jawab melakukan pengadaan barang?

8) Seberapa banyak barang itu dibutuhkan?

9) Berapa harga barang-barang yang akan diadakan?

10) Bagaimana cara pengadaan barangnya?

11) Bagaimana prosedur pengadaan barang?

12) Bagaimana aturan-aturan tentang pengadaan barang baik di interal

organisasi maupun dari pihak lain misalnnya pemerintah?

Dengan merumuskan jawaban-jawaban yang tepat dari pertanyaan-

pertanyaan tersebut maka diharapkan dapat diperoleh barang-barang dengan

spesifikasi yang sesuai kebutuhan, jumlah yang tepat dan waktu pengadaan dan

distribusi yang tepat. Jawaban yang tepat juga akan memberikan gambarang

tentang dimana dan bagaimana barang-barang itu bisa diperoleh dengan harga

yang paling efisien. Penanggung jawab pengadaan barang juga dapat disepakati

dalam proses perencanaan ini sehingga panitia pengadaan barang tidak

melakukan kegiataannya secara tergesa-gesa. Perencanaan logistik ini harus

dilakukan jauh-jauh hari sebelum barang itu dibutuhkan. Jangan sekali-kali

meremehkan proses pengadaan barang dengan cara melakukan pengadaan

barang pada saat barang itu akan digunakan. Akan banyak masalah jika hal ini

dilakukan. Yang pertama, apakah kas organisasi mencukupi? Jika mencukupi,

kedua apakah barang yang dibutuhkan ada yang menjual? Jika ada yang

menjual, ketiga apakah harganya sesuai dengan harga pasar? Jika sesuai harga

pasar, keempat apakah jumlah dan kualitas barang yang ada sesuai dengan

kebutuhan organisasi. Dan tentu masih banyak lagi. Coba saudara sebutkan

kira-kira masalah apalagi yang mungkin terjadi jika pengadaan barang

dilakukan dengan perencanaan seadanya selain empat masalah tersebut?.

Secara teoritis setiap perencanaan (termasuk perencanaan logistik)

hendaknya memenuhi unsur-unsur sebagai berikut:

1) Tujuan

Tujuan merupakan orientasi utama suatu organisasi. Dalam perencanaan

tujuan harus dinyatakan secara tegas dan jelas sehingga setiap anggota

organisasi memiliki pemahaman yang sama tentang orientasi mereka.

Tujuan-tujuan ini harus dicapai melalui berbagai kegiatan yang dilakukan

oleh organisasi. Tujuan ini dapat bersifat material maupun bersifat

moral

2) Politik

Politik disini bukanlah politik yang bermakna kekuasaan atau perebutan

kekuasaan. Politik disini lebih merupakan peraturan-peraturan yang

digariskan bagi tindakan tindakan organisasi yang dihubungkan dengan

tujuan yang akan dicapai.

3) Prosedur

Yakni menentukan bagaimana urutan-urutan pelaksanaan yang akan

dilalui dan harus diikuti oleh karyawan atau orang yang

melaksanakan suatu kegiatan atau tindakan dalam meneapai tujuan.

4) Budget

Usaha yang dilakukan tentunya membutuhkan biaya. Karena itu dalam

perencanan sangat penting membahas secara detail masalah anggaran.

Masukan yang diharapkan akan diperoleh yang dikaitkan dengan output

yang dikeluarkan yang dinyatakan dalam bentuk angka-angka.

5) Program

Yakni serangkaian tindakan yang akan dilakukan diwaktu yang akan

datang, terdiri atas penggabungan dari politik, prosedur dan budget.

Perencanaan logistik ini penting dilakukan karena dalam perencanaan ini

dibahas mengenai hal-hal sebagai berikut:

a) Ramalan jumlah dan kualitas barang yang dibutuhkan.

b) Tujuan akhir yang akan dicapai dari apa yang telah direncanakan

keseluruhannya.

c) Suatu program yang terdiri dari serangkaian tindakan kegiatan untuk

mencapai tujuan manajemen logistik berdasarkan pada prioritas

pelaksanaan.

d) Jadwal pekerjaan logistik sehingga dapat diselesaikan tepat pada

waktunya.

e) Anggaran untuk mengalikasikan sumber-sumber yang ada atas dasar

efisiensi dan efektifitas, anggaran belanja ini dinyatakan dalam

bentuk uang.

f) Cara yang tepat dalam pengadaan dan distribusi logistik.

g) Penafsiran kebijakan yang akan diambil agar terjamin dalam

keselarasan dan keseragaman kegiatan serta tindakan logistik yang

akan dilakukan.

Perencanaan logistik merupakan proses yang rumit yang melibatkan

berbagai unit kerja dalam suatu organisasi. Berbagai hambatan mungkin saja

akan dihadapi oleh para perencana logistik (logistic planner). Berikut ini adalah

beberapa hambatan yang perlu diantisipasi oleh perencana logistik:

(1) Kurang pengetahuan tentang organisasi;

(2) Kurang pengetahuan tentang lingkungan;

(3) Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif;

(4) Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang;

(5) Biaya;

(6) Takut gagal;

(7) Kurang percaya diri;

(8) Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif.

Lalu apa yang harus dilakukan oleh para perencana logistik untuk

mengatasi hambatan-hambatan tersebut? Bagian logistik hanyalah merupakan

satu unit saja dari sistem organisasi secara keseluruhan. Oleh sebab itu

masalah-masalah yang berkaitan dengan logistik, terlebih jika menyangkut

sistem logistik secara keseluruhan maka unit logistik tidak dapat menyelesaikan

sendiri. Pada prinsipnya unit logistik ini dapat dikatakan unit fungsional, bukan

unit struktural. Sebagai unit fungsional, maka tugas unit logistik lebih banyak

tergantung pada kebijakan-kebijakan manajerial. Dengan demikian untuk

mengatasi hambatan-hambata dalam proses perencanaan logistik, diperlukan

intervensi yang cukup dari pimpinan puncak organisasi.

Perencanaan logistik dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) tipe, yaitu strategis,

operasional, dan taktis. Kriteria dasar untuk menentukan masing-masing

sifatnya adalah komitmen aktiva, lamanya waktu perencanaan, dan

kemungkinan pelaksanaannya.

1. Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis merupakan perencanaan pada level tertinggi pada

suatu organisasi. Agar dapat disusun dengan baik perencanaan strategis

membutuhkan banyak komitmen dan sumber daya manajerial. Rencana

strategis merupakan dasar bagi perencanaan-perencanaan dibawahnya uakni

rencana operasional dan rencana taktis. Dengan demikian maka rencana

strategis merupakan merupakan main map bagi perencanaan lainnya.

Perencanaan strategis dapat diartikan sebagai suatu proses untuk

mengalokasikan sumber daya logistik selama jangka waktu yang panjang,

konsisten dan menunjang bagi seluruh kebijaksanaan dan tujuan organisasi.

Jangka waktu perencanaan strategis ini meliputi jangka waktu yang panjang,

antara 5 sampai 10 tahun.

Dalam perencanaan strategis ini para manajer puncak merumuskan

kebijakan-kebijakan di bidang logistik dan perubahan-perubahan sistem

logistik seperti apa dikehendaki dalam jangka panjang. Para manajer puncak

harus melibatkan para pegawai unit logistik agar dapat merumuskan kebijakan

dan perubahan sistem logistik yang sesuai dengan perkembangan dan

kemajuan logistik yang terjadi. Dalam perencanaan strategis logistik ini

dirancang sistem logistik yang komprehensif dengan mempertimbangkan aspek

kelebihan, kelemahan, peluang dan tantangan. Inilah yang disebut dengan

konsep SWOT (Strenght, Weakeness, Opportunity and Threat). Proses menilai

kebutuhan dan kebaikan dari perubahan ini disebut sebagai feasibility

assessment. Langkah-langkah yang disarankan dalam menyelesaikan feasibility

assessment adalah analisis situasi, pengembangan logika penunjang dan taksiran

biaya manfaat.

Analisis situasi dilakukan atas kondisi internal dan ekseternal. Analisis

situasi adalah pengumpulan fakta tentang kebutuhan logistik yang dihadapi

oleh suatu organisasi dan seluruh ruang lingkup operasinya yang sekarang.

Penilaian yang lazim meliputi tinjauan internal, penilaian kompetitif, dan

penaksiran teknologi untuk menentukan apakah cukup terdapat daerah yang

luas untuk perbaikan biaya dan pelayanan.

2. Perencanaan Operasional

Perencanaan operasional dapat diartikan sebagai suatu proses untuk

mengembangkan kebijaksanaan dan rencana logistik untuk menangani

tindakan manajemen yang rutin atau reguler dalam suatu organisasi. Rencana

operasional adalah alat untuk mengkoordinir usaha logistik suatu organisasi.

Rencana ini pada umumnya meliputi jangka waktu sampai satu tahun. Rencana

operasional yang menyeluruh sekurang-kurangnya mempunyai 3 (tiga) tujuan

yaitu modifikasi sistem, pelaksanaan, dan anggaran. Rencana operasional ini

dirumuskan oleh manajer logistik sebagai tindakan merealisasikan rencana

strategis yang telah dirumuskan oleh manajer puncak organisasi/perusahaan.

Selama periode operasional, mungkin dibutuhkan sejumlah

penyesuaian-penyesuaian dalam desain sistem. Modifikasi ditetapkan sebagai

bagian dari rencana strategi yang berlaku. Apapun sifat kebutuhan itu, dapat

diharapkan bahwa dalam organisasi yang dinamis, perubahan sistem akan

merupakan bagian integral dari setiap rencana operasional. Tujuan

penyelenggaraan rencana operasional adalah penyebaran modal jangka pendek

dan penyebaran sumber daya manajerial ke arah tercapainya sasaran

organisasi. Pada umumnya, makin stabil atau makin repetitif situasi operasinya,

maka makin besar jangka waktu yang dicakup oleh rencana penyelenggaraan

itu. Akan tetapi jadwal penyelenggaraan jarang melebihi lamanya waktu

rencana operasional. Dasar utama yang digunakan untuk merumuskan rencana

penyelenggaraan adalah peramalan. Tujuan utama rencana penyelenggaraan

adalah mengkoordinir aktivitas berencana selama jangka waktu pendek dalam

rencana operasional. Aspek finansial dari perencanaan operasional adalah

anggaran logistik. Aspek anggaran dari perencanaan operasional ini paling kecil

kemungkinannya terwujud selama jangka waktu tertentu.

3. Perencanaan Taktis

Perencanaan taktis dapat diartikan sebagai proses untuk penyesuaian

jangka pendek dari sumber daya logistik untuk hal-hal yang tidak menentu atau

tidak diduga, keadaan yang kompetitif atau kondisi lingkungan. Jangka waktu

perencanaan taktis adalah pendek karena fokusnya berorientasi pada kejadian.

Periode pelaksanaannya mungkin saja meliputi waktu yang panjang bergantung

pada sifat dari kejadian itu. Masalah yang kritis dalam perencanaan taktis

adalah penentuan sejauhmana manajemen bertindak mendahului atau bereaksi

terhadap kejadian yang tak terduga. Prosedur taktis tindakan mendahului

pengembangan rencana darurat yang memerinci penyesuaian – penyesuaian

terhadap kejadian yang mungkin terjadi tetapi tidak pasti terjadi pada waktu

dirumuskannya rencana operasional. Suatu prosedur taktis bereaksi adalah

prosedur yang mengembangkan mekanisme untuk modifikasi rencana

operasional yang didasarkan atas kejadian yang sesungguhnya dari peristiwa

tidak diduga. Suatu prosedur perencanaan taktis yang ideal akan memasukkan

kemampuan tindakan mendahului dan bereaksi untuk digunakan berdasarkan

tingkat kegawatan dari kejadian itu.

Beberapa faktor yang mempengaruhi proses perencanaan logistik adalah

sebagai berikut (Dwiantara dan Sumarto, 2004):

a. Faktor Fungsional

Logistik merupakan unsur yang memperlancar aktifitas-aktifitas suatu

organisasi. Dengan fungsi memperlancar ini maka maka para perencana

logistik harus memperhatikan dengan sungguh-sungguh masalah

ketersediaan logistik. Jangan sampai kekurangan atau ketiadaan suplai

logistik mengakibatkan berhenti atau terganggunya aktifitas unit kerja

lainnya. Karena itulah, maka manajer logistik harus senantiasa

mengendalikan ketersediaan logistik ini baik secara kuantitas maupun

kualitasnya.

b. Faktor Biaya dan Manfaat

Dalam merumuskan kebutuhan logistik, manajer logistik beserta staffnya

harus mempertimbangkan faktor biaya dan manfaat. Artinya, jangan sampai

barang-barang yang diadakan itu menelan biaya besar tapi manfaatnya kecil.

Atau sebaliknya, biaya untuk mendapatkan barang tersebut kecil (murah)

namun ternyata tidak ada manfaatnya bagi organisasi. Dalam hal inilah

perencana logistik tidak boleh mengabaikan aspek kualitas dari barang yang

diadakan tersebut. Daya tahan dan hasil yang diperoleh dari barang-barang

yang berkualitas akan mendorong semangat kerja para pegawai, sebaliknya

para pegawai akan merasa jengah jika menggunakan alat-alat atau barang-

barang yang tidak berkualitas karena pasti akan menimbulkan banyak

masalah teknis seperti kerusakan atau keterbatasan kapasitas kerja dan

sebagainya.

c. Faktor Anggaran

Ketersediaan dana yang dimiliki oleh organisasi yang dialokasikan untuk

pengadaan dan pemenuhan kebutuhan logistik juga menjadi bahan

pertimbangan bagi perencana logistik. Adakalanya organisasi

menganggarkan dana yang tidak terlalu banyak untuk pengadaan logistik,

meskipun mereka tahu bahwa logistik itu sangat penting untuk kelangsungan

hidup organisasi. Akantetapi karena keterbatasan anggaran yang dimiliki

oleh organisasi, akhirnya pimpinan harus mengambil kebijakan

mengalokasikan anggaran secara terbatas untuk pengadaan logistik ini. Oleh

sebab itu, jika kondisi ini yang terjadi maka perencana logistik harus mampu

menyusun kebutuhan logistik dengan tingkat prioritas yang tinggi.

Sebaliknya ada organisasi yang mengalokasikan anggaran untuk logistik ini

sangat besar karena menganggap bahwa ketersediaan logistik yang memadai

akan mempermudah organisasi mencapai tujuannya. Jika ini yang terjadi

maka para perencana logistik tidak boleh terlena dan akhirnya tidak

merencanakan kebutuhan logistik dengan karena merasa mudah

mendapatkan anggaran. Memang betul bahwa anggaran ini adalah nafasnya

unit logistik. Tanpa anggaran tidak mungkin bagian ini akan berjalan, namun

suplai anggaran yang tidak terbatas juga akan dapat mematikan kreatifitas

unit logistik untuk membuat rencana logistik yang handal sesuai dengan

prioritas organisasi. Para perencana logistik tetap harus mengutamakan

aspsek efektifitas dan efisiensi anggaran baik dalam kondisi minimnya

anggaran maupun anggaran yang tidak terbatas.

d. Faktor Keamanan dan Kewibawaan

Perencana logistik harus mempertimbangkan faktor pengguna dari barang

yang diadakan. Barang-barang yang digunakan oleh pejabat tinggi

perusahaan/lembaga tentu sedikit berbeda dengan barang-barang yang

digunakan oleh karyawan biasa. Kenapa? Karena pejabat organisasi

merepresentasikan posisi organisasi di masyarakat. Dengan menggunakan

barang-barang yang berkualitas maka tidak saja menjaga kewibawaan

pejabat yang bersangkutan, tetapi juga dapat menjaga nama baik lembaga/

organisasi.

e. Faktor Standarisasi dan Normalisasi

Setiap organisasi memiliki standar atas barang-barang tertentu yang harus

ada dalam organisasi. Standar barang ini meliputi: jenis barang, jumlah

barang, kualitas barang, ukuran barang dan sebagainya. Jika organisasi telah

memiliki standar baku atas barang-barang tertentu, maka perencana logistik

tidak boleh menyalahi standar barang tersebut.

Penentuan kebutuhan logistik merupakan bagian kegiatan pengadaan

logistik yang cukup krusial (penting) dan strategis karena kegiatan ini sangat

menentukan tingkat efektifitas kerja setiap unit kerja yang ada di suatu

organisasi. Bila terjadi kesalahan dalam penentuan kebutuhan logistik akan

mempengaruhi kinerja organisasi secara keseluruhan. Kesalahan perencanaan

ini juga dapat mengakibatkan pemborosan keuangan organisasi.

Unit logistik harus mampu merumuskan kebutuhan-kebutuhan logistik

baik logistik rutin maupun logistik non-rutin. Logistik rutin umumnya adalah

barang-barang yang digunakan sehari-hari oleh unit-unit kerja dan telah

digunakan dalam jangka waktu yang lama. Karena itu dalam menentukan

barang-barang logistik yang rutin unit logistik tidak akan mengalami kesulitan

lagi. Lain halnya untuk barang-barang logistik yang sifatnya non-rutin. Unit

logistik harus mampu melakukan penilaian-penilaian secara baik sebelum

memutuskan mengadakan barang-barang logistik tersebut. Dwiantara dan

Sumarto (2004) menyatakan bahwa secara teknis ada beberapa tahap dalam

penentuan kebutuhan logistik non-rutin, yaitu:

- Manajer logistik perlu menyusun seluruh nama-nama barang (logistik)

yang dibutuhkan dengan selalu mempertimbangkan relevansi usulan

logistik dengan fungsi unit kerja tertentu yang mengusulkan, biaya

yang diusulkan, mafaat yang diperoleh dan mendukung kepentingan

dan tujuan organisasi atau tidak atau apakah barang tersebut dapat

menunjang produktifitas unit kerja atau tidak.

- Menyusun daftar nama-nama barang tersebut berdasarkan urutan

prioritasnya: Mutlak (harus ada), penting dan perlu. Mutlak artinya

bahwa kebutuhan barang tersebut sangat mendesak dan harus segera

diadakan. Penting artinya barang tersebut sifatnya mendesak, tetapi

dapat ditunda untuk waktu yang tidak terlalu lama. Perlu artinya

barang tersebut sifatnya kurang mendesak dan dapat ditunda untuk

waktu yang cukup lama. Sifat-sifat barang ini (mutlak, penting dan

perlu) ini sifatnya relatif. Artinya bisa saja barang yang sebelumnya

bersifat perlu, karena situasi dan kondisi yang berubah maka menjadi

mutlak. Dan sebaliknya barang yang tadinya bersifat mutlak berubah

menjadi penting atau perlu saja sifatnya.

- Menetapkan secara pasti barang-barang yang akan diadakan sesuai

dengan prioritasnya dan menuangkannya dalam Daftar Nama Barang

yang akan diadakan.

Bagaimanakah perencanaan logistik dilakukan? Berikut ini prosedur

umum perencanaan logistik di berbagai organisasi.

1) Masing-masing unit kerja menentukan kebutuhan logistik sesuai

dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi)nya masing-masing.

Kebutuhan barang yang diajukan harus sesuai dengan standar dan

kebijakan yang dimiliki oleh organisasi.

2) Unit-unit kerja mengusulkan nama-nama barang yang akan dibeli/

diadakan kepada unit logistik. Unit-unit kerja ini berwenang sebatas

mengusulkan saja dan permintaan barang sesuai dengan

kebutuhannya kepada unit logistik. Usulan dan permintaan barang-

barang yang diajukan oleh unit-unit kerja merupakan hasil dari proses

penentuan kebutuhan logistik oleh masin-masing unit kerja. Agar

pengajuan kebutuhan barang ini efektif dan efisien sebaiknya unit-unit

kerja mengajukannya secara periodik sesuai jadwal pengadaan barang

yang berlaku di organisasi masing-masing.

3) Setelah semua usulan kebutuhan logistik dari setiap unit kerja

terkumpul sesuai dengan jadwal yang ditetapkan, pihak-pihak yang

berkompeten dalam memutuskan pengadaan logistik akan memulai

proses penyusunan daftar dan nominasi barang. Unit logistik (manajer

logistik, pengawas logistik, pelaksana pengadaan logistik) merupakan

unsur utama dalam penyusunan daftar barang yang akan diadakan ini.

Pihak-pihak lain yang terlibat dalam penentuan kebutuhan logistik ini

adalah pimpinan puncak dan penanggung jawab keuangan organisasi.

4) Dengan berbagai pemikiran dan pertimbangan maka dapat ditentukan

dan ditetapkan berbagai macam kebutuhan logistik sesuai dengan

permintaan dan usulan dari unit-unit kerja. Kemudian nama-nama

barang ini disusun dalam Daftar Nominasi Barang yang akan diadakan.

Daftar Nominasi Barang inilah yang dijadikan pedoman bagi pimpinan

puncak dan penanggung jawab keuangan dan unit logistik untuk

menyetujui maupun melaksanakan kegiatan operasional pengadaan

logistik. Daftar Nominasi Logistik ini setidaknya berisi: nama barang,

gambar/informasi barang, harga satuan dan borongan, produsen,

spesifikasi barang dan sebagainya. Untuk mendapatkan informasi

tentang spesifikasi barang yang akan dibeli unit pelaksana logistik

dapat menelusurinya kepada pemasok (supplier), survey langsung ke

pasar, maupun surfing di internet. Dari berbagai cara ini surfing di

internet merupakan cara yang paling praktis dan efektif. Setelah

mendapatkan informasi di internet dapat dilanjutkan dengan mencari

informasi kepada pemasok langsung untuk mendapatkan informasi

tentang harga yang lebih valid.

Setelah semua persiapan dalam perencanaan logistik selesai maka

kegiatan berikutnya dari proses manajemen logistik adalah pengadaan logistik.

C. PENGADAAN LOGISTIK

Kegiatan pengadaan merupakan aktifitas yang paling menentukan dalam

rangkaian manajemen logistik. Melalui proses pengadaan inilah unit logistik

dapat menunjukkan separuh dari kinerjanya, karena jika pengadaan berhasil ini

berarti telah ada barang-barang yang dimiliki oleh organisasi dan siap

didistribusikan dan digunakan oleh unit-unit kerja yang membutuhkan.

Dwiantara dan Sumarto (2004) menyatakan bahwa fungsi pengadaan ini pada

hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan logistik sesuai

dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu

maupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggung

jawabkan. Dengan demikian tujuan pengadaan barang adalah untuk

memperoleh barang atau jasa dengan harga yang dapat

dipertanggungjawabkan, dengan jumlah dan mutu yang sesuai, serta selesai

tepat waktu.

Pengadaan logistik ini dapat dilakukan setelah serangkaian perencanaan

logistik selesai dilakukan dan diputuskan oleh manajer puncak. Dalam kegiatan

pengadaan logistik terdapat berbagai macam cara maupun sistem yang dapat

ditempuh. Namun untuk menggunakan cara maupun sistem mana yang paling

efektif dan efisien tentu sangat tergantung pada situasi dan kondisi organisasi

masing-masing.

Salah satu hal yang penting dalam pengadaan barang adalah mengangkut

masalah kualitas/ mutu suatu barang. Unit logistik tidak boleh mengadakan

barang yang asal-asalan. Akibatnya akan fatal jika unit logistik mengadakan

barang-barang yang tidak berkualitas. Yang dimaksud dengan kualitas barang

disini adalah adanya kecocokan antara produk dengan kegunaannya. Kualitas

dapat diartikan sebagai conformance to requirement, yaitu sesuai dengan yg

disyaratkan/distandarkan. Standar kualitas meliputi bahan baku, proses,

produk jadi.

Barang-barang berkualitas atau tidak dapat dilihat dari dimensi-

dimensinya, yakni:

Kinerja (Performa)

Keistimewaan (feature)

Keandalan (reliability)

Konformasi (conformance)

Daya tahan (durability)

Kemampuan pelayanan (service ability)

Keindahan (Estetika)

Kualitas yang dirasakan (perceived quality)

D. MACAM-MACAM CARA PENGADAAN BARANG LOGISTIK

Beberapa cara pengadaan logistik bagi suatu organisasi atau perusahaan

adalah sebagai berikut:

1) Pembelian

2) Peminjaman

3) Menyewa

4) Membuat Sendiri

5) Menukarkan

6) Substitusi

7) Pemberian/ hadiah

8) Perbaikan/ rekondisi

1). Pembelian

Yang dimaksud dengan pembelian adalah suatu pristiwa atau tindakan

yang dilakukan oleh dua belah pihak dengan tujuan menukarkan barang atau

jasa dengan menggunakan alat transaksi yang sah dan sama-sama memiliki

kesepakatan dalam transaksinya, dalam pembelian terkadang akan terjadi

tawar menawar antara pembeli dan penjual hingga mendapatkan kesepakatan

harga yang kemudian akan melakukan transaksi penukaran barang atau jasa

dengan alat tukar yang sah dan di sepakati kedua belah pihak.

Menurut Galloway (2000)  “The role of purchasing function is to make

materials and parts of the right quality, and quantity available for use by

operations at the right time and at the right place.” Pendapat tersebut kurang

lebih mempunyai arti bahwa peran fungsi pembelian adalah untuk mengadakan

material dan part pada kualitas yang tepat dan kuantitas yang tersedia untuk

digunakan dalam operasi pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat. Dalam

konteks logistik pembelian merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik

dengan jalan organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau

supplier untuk mendapatkan sejumlah barang sesuai dengan kesepakatan kedua

belah pihak. Setelah transaksi pembelian selesai maka hak miliki barang

tersebut pindah dari penjual ke pembeli. Pengadaan logistik dengan cara ini

adalah yang paling dominan dan paling mudah dilakukan (Dwiantara dan

Sumarto, 2004).

Meskipun pembelian adalah cara pengadaan barang yang paling umum

dan paling mudah dilaksanakan, namun tetap harus memperhatikan prinsip-

prinsip pembelian yang baik. Tujuannya adalah agar unit logistik tidak salah

membeli, tidak kemahalan dan barang yang dibeli sesuai dengan spesifikasi

yang dibutuhkan. Prinsip-prinsip pembelian barang yang baik adalah sebagai

berikut:

a. The Right Price

The right price merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan dalam

mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi

pembelian dilakukan. Untuk mendapatkan harga yang tepat unit logistik

bagian pengadaan harus melakukan studi banding (perbandingan)

terhadap harga-harga barang yang akan dibeli di pasar ke berbagai

suppier, sehingga bisa mendapatkan harga termurah tentunya dengan

spesifik barang yang sama.

b. The Right Quantity

Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benar-

benar diperlukan oleh suatu perusahaan pada suatu saat tertentu. Unit

logistik juga harus tahu berapa kebutuhan pembelian kita. Pembelian

barang dengan jumlah sedikit tentu berbeda dengan pembelian dalam

jumlah yang besar. Untuk mendapatkan jumlah barang dalam jumlah

yang besar maka unit logistik harus mencari supplier besar (main dealer)

sehingga dapat mendapatkan jumlah barang yang sesuai.

c. The Right Time

Waktu merupakan hal penting dalam proses pengadaan. Jangan sampai

terjadi keterlambatan pembelian barang, karena hal ini akan

mengganggu proses operasional organisasi.

d. The Right Place

Mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau

diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.

e. The Right Quality

Mutu barang harus menjadi perhatian khusus bagi unit logistik. Mutu

barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan ketentuan

yang sudah dirancang yang paling menguntungkan perusahaan. Mutu

barang ini harus sesuai dengan standar yang ditentukan oleh

perusahaan/ organisasi.

f. The Right Source 

Mengandung pengertian bahwa barang berasal dari sumber yang tepat.

Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi prinsip-prinsip yang lain

yaitu the right price, the right quantity, the right time, the right place, and

the right quality.

Berdasarkan prinsi-prinsip pembelian barang tersebut diatas, maka dalam

rangka melakukan pembelian unit organisasi harus memperhatikan hal-hal

sebagai berikut:

Melakukan transaksi pembelian pada watu dan tempat yang tepat

Barang yang dibeli memiliki manfaat dan fungsi yang diperlukan

Sebelum membeli membandingkan harga dari tempat yang berbeda

Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian barang atau jasa

Barang yang dibeli kemungkianan dapat dijual kembali

Sebelum membeli lakukan periksalah harga pasar yang ada

Pembelian barang dapat dilakukan secara tunai maupun kredit. Pembelian

barang secara tunai (cash) adalah pembelian yang dilakukan sekali transaksi

dengan menerima barang yang dibeli dan memberikan uang sebagai alat tukar

yang sesuai dengan jumlah yang disepakati. Sedangkan pembelian secara kredit

adalah pembelian yang dilakukan lebih dari satu kali transaksi, pada transaksi

pertama pembeli memberikan sejumlah uang sebagai uang muka dan penjual

memberikan barang yang dibeli dengan catatan akan terjadi pembayaran kedua,

ketiga dan seterusnya sesuai kesepakatan.

2). Peminjaman

Untuk memenuhi kebutuhan logistik yang dibutuhkan, organisasi tidak

harus melakukan usaha pembelian. Organisasi/perusahaan juga dapat

mengadakan barang-barang yang dibutuhkan dengan cara meminjam. Menurut

(Dwiantara dan Sumarto, 2004) meminjam merupakan cara pemenuhan

kebutuhan logistik yang diperoleh dari pihak lain dengan cara tanpa

memberikan kontra prestasi (imbalan) dalam bentuk apapun. Pemenuhan

dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan

logistik yang sifatnya sementara dan harus mempertimbangkan citra baik suatu

organisasi.

Secara sederhana, pinjaman dapat diartikan sebagai barang atau jasa yang

menjadi kewajiban pihak yang satu untuk dibayarkan kepada pihak lain sesuai

dengan perjanjian tertulis ataupun lisan, yang dinyatakan atau diimplikasikan

serta wajib dibayarkan kembali dalam jangka waktu tertentu. Dalam konteks

meminjam barang, barang yang dipinjam itu pada saatnya harus dikembalikan

sesuai dengan kesepakatan. Meminjam berarti memakai barang (uang dan

sebagainya) orang lain untuk waktu tertentu (kalau sudah sampai waktunya

harus dikembalikan).

Dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata bab XII Bagian 1 dijelaskan

bahwa pinjam pakai adalah suatu perjanjian dalam mana pihak yang satu

menyerahkan suatu barang untuk dipakai dengan cuma-cuma kepada pihak

lain, dengan syarat bahwa pihak yang menerima barang itu setelah memakainya

atau setelah lewat waktu yang ditentukan, akan mengembalikan barang itu.

Orang yang meminjamkan itu tetap menjadi pemilik mutlak barang yang

dipinjamkan itu. Disinilah pentingnya bagi organisasi mengusahakan

pemenuhan barang-barang logistik secara pembelian agar tidak tergantung

pada pihak lain.

3). Menyewa

Menyewa berarti melakukan pinjaman kepada pihak lain dengan

memberikan imbalan (kontraprestasi) sesuai dengan perjanjian/kesepakatan

kedua belah pihak. Sebagaimana pemenuhan logistik dengan cara pinjaman,

pemenuhan barang dengan cara menyewa juga hendaknya hanya dilakukan

oleh unit logistik untuk barang-barang yang tidak terlalu vital dan sifatnya

sementara. Sedapat mungkin organisasi mengupayakan tanpa melalui sewa

menyewa.

Menurut Pasal 1548 KUH Perdata menyebutkan bahwa: perjanjian sewa-

menyewa adalah suatu perjanjian, dengan mana pihak yang satu mengikatkan

dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainya kenikmatan dari suatu

barang, selama waktu tertentu dan dengan pembayaran suatu harga, yang oleh

pihak tersebut belakangan telah disanggupi pembayaranya. Sedangkan Menurut

Kamus Besar Bahasa Indonesia sewa berarti pemakaian sesuatu dengan

membayar uang sewa dan menyewa berarti memakai dengan membayar uang

sewa.

Jika terpaksa harus melakukan penyewaan barang maka organisasi/

perusahaan harus memperhatikan benar-benar resiko yang mungkin

ditimbulkan. Resiko ini dimaknai sebagai kewajiban untuk memikul kerugian

yang disebabkan oleh suatu peristiwa yang terjadi diluar kesalahan salah satu

pihak, yang menimpa barang yang menjadi obyek dari suatu perjanjian. Risiko

merupakan suatu akibat dari suatu keadaan yang memaksa (Overmacht)

sedangkan ganti rugi merupakan akibat dari wanprestasi.

Pembebanan risiko terhadap obyek sewa didasarkan terjadinya suatu

peristiwa diluar dari kesalahan para pihak yang menyebabkan musnahnya

barang/ obyek sewa. Musnahnya barang yang menjadi obyek perjajian sewa-

menyewa dapat dibagi menjadi dua macam yaitu :

Musnah secara total (seluruhnya). Jika barang yang menjadi oyek perjanjian

sewa-menyewa musnah yang diakibatkan oleh peristiwa di luar kesalahan

para pihak maka perjanjian tersebut gugur demi hukum. Pengertian

musnah disini berarti barang yang menjadi obyek perjanjian sewa-

menyewa tidak lagi bisa digunakan sebagai mana mestinya, meskipun

terdaat sisa atau bagian kecil dari barang tersebut masih ada.

Ketentuan tersebut diatur di dalam pasal 1553 KUH Perdata yang

menyatakan jika musnahnya barang terjadi selama sewa-menyewa

berangsung yang diakibatkan oleh suatu keadaan yang diakibatkan oleh

suatu keadaan yang tidak bisa dipertanggung jawabkan pada salah satu

pihak maka perjanjian sewa-menyewa dengan sendirinya batal.

Musnah sebagian. Barang yang menjadi obyek perjanjian sewa-menyewa

disebut musnah sebagian apabila barang tersebut masih dapat di gunakan

dan dinikmati kegunaanya walaupun bagian dari barang tersebut telah

musnah. Jika obyek perjanjian sewa-menyewa musnah sebagian maka

penyewa mempunyai pilihan, yaitu: (a) Meneruskan perjanjian sewa-

menyewa dengan meminta pengurangan harga sewa, (b) Meminta

pembatalan perjanjian sewa-menyewa.

Pasal 1560, 1564, dan 1583 KUH Perdata menentukan bahwa pihak

penyewa memiliki kewajiban-kewajiban, yaitu:

Memakai barang yang disewa sebagai bapak rumah yang baik, sesuai

dengan tujuan yang diberikan pada barang itu menurut perjanjian sewanya,

atau jika tidak ada perjanjian mengenai itu, menurut tujuan yang

dipersangkakan berhubungan dengan keadaan.

Membayar harga sewa pada waktu-waktu yang telah ditentukan.

Menanggung segala kerusakan yang terjadi selama sewa-menyewa, kecuali

jika penyewa dapat membuktikan bahwa kerusakan tersebut terjadi bukan

karena kesalahan si penyewa.

Mengadakan perbaikan-perbaikan kecil dan sehari-hari sesuai dengan isi

perjanjian sewa-menyewa dan adat kebiasaan setempat.

4). Membuat Sendiri

Membuat sendiri merupakan salah satu upaya pemenuhan kebutuhan

logistik dengan cara membuat barang-barang yang dibutuhkan. Pembuatan

barang-barang kebutuhan logistik ini harus benar-benar disesuaikan dengan

kebutuhan organisasi baik dari sisi waktu maupun kualitas barang. Pemilihan

cara ini juga harus mempertimbangkan tingkat efektifitas dan efisiensinya dan

jangan sampai mengorbankan usaha-usaha pokok organisasi/perusahaan.

5). Menukarkan

Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan

menukarkan barang yang dimiliki dengan barang yang dimiliki oleh pihak lain

yang dibutuhkan oleh organisasi/perusahaan. Pemilihan metode/ cara ini harus

mempertimbangkan faktor saling menguntungkan di antara kedua belah pihak

dan barang yang dipertukarkan harus merupakan barang yang sifatnya

kelebihan/ berlebihan yang dipandang tidak memiliki daya guna untuk

perusahaan. Cara ini cukup efektif dalam rangka untuk meningkatkan efektifitas

barang-barang yang dimiliki oleh organisasi/ perusahaan. Barang-barang yang

berlebih menjadi tidak mubazir karena tidak terpakai tetapi dapat ditukar

dengan barang lain yang lebih berguna.

6). Substitusi

Pengadaan barang melalui cara substitusi adalah penggantian barang-

barang yang dibutuhkan dengan barang-barang lain yang sejenis yang dapat

menggantikan fungsi barang yang dibutuhkan secara baik dan cocok. Dengan

cara ini, barang yang dibutuhkan tidak harus sama persis dengan permintaan

unit kerja tetapi tetap dapat dimanfaatkan tanpa mengurangi kinerja unit kerja.

Susbtitusi ini sebaiknya dilakukan jika barang yang dibutuhkan benar-benar

tidak tersedia di pasaran, dan tidak bisa diusahakan baik dengan cara sewa,

pinjam maupun dibuat sendiri.

7). Pemberian/ hadiah

Meski jarang terjadi, tetapi pengadaan barang melalui proses pemberian

(hibah) atau hadiah tetap bisa menjadi salah satu alternatif. Hibah/ pemberian

barang ini diberikan oleh pihak lain tanpa adanya ikatan yang dapat merugikan

organisasi/ perusahaan. Oleh sebab itu sebelum menerima hibah/ pemberian

unit logistik harus benar-benar mengkaji dampak-dampak yang tidak

diinginkan di kemudian hari.

8). Perbaikan/ rekondisi

Dalam rangka meningkatkan efisiensi penggunaan barang-barang yang

ada di organisasi maka unit logistik hendaknya memiliki tenaga terampil yang

dapat melakukan usaha-usaha perbaikan (repair) terhadap barang-barang

logistik yang mengalami kerusakan, terutama kerusakan ringan. Namun

demikian, unit logistik tetap harus mempertimbangkan untuk mengadakan

barang yang baru jika tingkat kerusakan barang yang ada sudah parah. Jika

kerusakan telah cukup parah dan tetap dipaksakan untuk direkondisi,

dikhawatirkan biaya perawatannya akan lebih mahal dibandingkan dengan

mengadakan barang yang baru.

Unit logistik dapat menggunakan berbagai cara yang disebutkan diatas

baik secara sendiri-sendiri maupun secara bersama-sama. Bisa jadi pada saat

pengadaan barang digunakan metode pembelian, sewa, peminjaman, substitusi

dan sebagainya. Hal ini sangat tergantung pada kebutuhan dan kondisi

keuangan organisasi/ perusahaan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa

tidak ada cara yang paling baik dibandingkan dengan cara yang lain.

E. SISTEM PENGADAAN LOGISTIK

Ada dua sistem pengadaan logistik yakni sistem sentralisasi dan sistem

desentralisasi. Namun karena kedua sistem ini memiliki kelebihan dan

kekurangannya masing-masing, maka kemudian dikembangkan sistem

campuran, yakni campuran antara sistem sentralisasi dan sistem desentralisasi.

Menurut Dwinantara dan Sumarto (2004) yang dimaksud dengan sistem

pengadaan barang secara sentralisasi adalah pengadaan barang-barang logistik

yang dilakukan oleh satu unit logistik yang diberikan kewenangan untuk

mengadakan barang-barang kebutuhan semua unit-unit kerja dalam suatu

organisasi. Unit logistik inilah satu-satunya unit kerja yang mengadakan

kebutuhan logistik organisasi. Semua unit kerja mengajukan barang-barang

kebutuhannya kepada unit logistik ini.

Beberapa kelebihan sistem sentralisasi ini adalah sebagai berikut: (1)

dapat mengurangi harga per satuan karena umumnya melalui sistem

sentralisasi ini pengadaan/ pembelian barang dilakukan dalam partai besar

sehingga bisa mendapatkan potongan harga dari supplier (pemasok); (2) dapat

mengurangi biaya tambahan (overhead cost), sehingga akan meningkatkan

efisiensi; (3) dapat mendukung program standarisasi dan sistem pertukaran

logistik antar bagian. Sedangkan kekurangan sistem sentralisasi diantaranya:

(a) kebutuhan yang mendesak dari unit kerja tertentu tidak dapat dipenuhi

secara cepat karena unit logistik (bagian pembelian) harus menunggu daftar

pembelian barang-barang dari berbagai unit kerja yang ada; (b) dikhawatirkan

pemenuhan permintaan kebutuhan logistik pada unit-unit pengguna tidak

sesuai dengan kebutuhan, terutama menyangkut spesifikasi barang yang

dibutuhkan dan waktu. Hal ini dikarenakan unit logistik tidak mengetahui

sepenuhnya kebutuhan unit kerja tersebut. Bisa jadi hal-hal yang dianggap

sepele oleh unit logistik justru menjadi sangat penting bagi unit kerja yang

bersangkutan.

Sistem desentralisasi pengadaan barang adalah adanya pemberian

kewenangan kepada masing-masing unit kerja untuk menyusun daftar

kebutuhan barang dan sekaligus melakukan proses pengadaan secara mandiri.

Dengan demikian maka masing-masing unit kerja harus memiliki semacam unit

logistik di dalam organisasinya. Kondisi semacam ini mengakibatkan terlalu

banyaknya personil yang mengurusi masalah pengadaan barang dalam suatu

organisasi. Jika setiap organisasi memiliki 5 bagian/ unit kerja, maka setidaknya

ada 5 orang yang kerjanya berurusan dengan masalah logistik. Tentu saja sistem

desentralisasi ini juga memiliki kelebihan dan kekurangan.

Beberapa kelebihan sistem desentralisasi ini menurut Dwinantara dan

Sumarto (2004) adalah sebagai berikut: (1) kebutuhan logistik masing-masing

unit kerja dapat dipenuhi secara cepat sesuai; (2) spesifikasi barang logistik

sesuai dengan kebutuhan unit kerja yang bersangkutan: (3) dapat

meminimalisasi barang-barang yang tidak terpakai (mubadzir) karena barang-

barang yang dibeli/ diadakan dapat dimanfaatkan semuanya oleh unit-unit

kerja. Sedangkan kekurangan sistem desentralisasi ini adalah sebagai berikut:

(a) adanya kecenderungan masing-masing unit kerja untuk memiliki barang-

barang baru dan mahal harganya, padahal barang-barang yang ada masih dapat

digunakan untuk menjalankan roda organisasi; (b) tidak ada standarisasi

barang, sebab untuk barang yang sama masing-masing unit kerja dapat

membeli merk dan spesifikasi barang yang berbeda-beda; (c) biaya per satuan

barang menjadi relatif lebih mahal karena masing-masing unit kerja dapat

membeli secara satuan ke berbagai pemasok/ toko; (d) munculnya biaya

tambahan (overhead cost) yang relatif lebih besar karena melibatkan banyak

pihak. Misalnya saja biaya transportasi, biaya pegawai, biaya pergudangan,

biaya administrasi, dan sebagainya.

Atas dasar adanya ketidak sempurnaan kedua sistem tersebut, maka

dikembangkanlah sistem campuran (sentralisasi-desentralisasi) sebagai upaya

untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengadaan barang dan

menghilangkan masalah-masalah pengadaan barang. Dapat dikatakan bahwa

sistem campuran ini merupakan suatu cara pengadaan barang dengan

mengombinasikan antara sistem sentralisasi dan sistem desentralisasi. Yang

ingin dicapai dari sistem ini adalah terpenuhinya spesifikasi barang setiap unit

kerja secara tepat dan cepat berdasarkan standar barang organisasi disatu sisi

dan mengurangi biaya-biaya overhead cost disisi lain. Salah satu yang dilakukan

oleh sistem ini adalah, jika pembelian barang sejenis jumlahnya banyak dan

dibutuhkan oleh banyak unit kerja, maka pengadaannya dilakukan secara

sentralisasi, namun jika barang yang dibutuhkan oleh unit kerja sifatnya khusus,

sifatnya mendesak dan jumlahnya sedikit maka digunakan sistem

desentralisasi.

F. PRINSIP PENGADAAN BARANG

Pengadaan barang logistik bagi organisasi/ perusahaan harus dilakukan

dengan perhitungan dan pertimbangan matang. Hal ini dilakukan untuk

menghindari berbagai kerugian yang mungkin dapat ditanggung oleh organisasi

secara keseluruhan dan pada akhirnya justru akan menggangu kinerja unit-unit

kerja yang ada. Oleh sebab itu agar pengadaan barang logistik tidak

menimbulkan masalah bagi organisasi, perlu memperhatikan prinsi pengadaan

barang sebagai berikut;

1) Mempertahankan kualitas material.

2) Membeli material dengan harga termurah dan kualitas serta service yang

dibutuhkan.

3) Optimasi persediaan.

4) Menghindari waste, duplikasi dan obsolescene.

5) Mempertahankan posisi kompetitif perusahaan.

6) Ketersediaan terjamin dan biaya pengadaan efisien.

7) Mencari material baru yang memungkinkan dilakukan peningkatan

efisiensi dan produktifitas perusahaan.

G. PEMILIHAN PEMASOK (SUPPLIER)

Pemasok merupakan pihak yang sangat penting perannya dalam proses

pengadaan barang. Unit logistik harus dapat membangun kerjasama yang baik

dengan berbagai pemasok sehingga dapat mempermudah proses pengadaan

barang. Jika unit logistik harus menolak pemasok tertentu, maka penolakan itu

harus dilakukan secara baik dan bijaksana sehingga tidak menyakitkan bagi

pemasok tersebut. Mungkin saja saat ini pemasok tersebut tidak dapat kita

jadikan partner dalam pengadaan barang, namun siapa tahu pada masa yang

akan datang dia justru menjadi satu-satunya pemasok yang ada atas barang

logistik yang kita butuhkan. Oleh karena itu sebelum memutuskan untuk

bekerjasama dengan pemasok unit logistik ada baiknya mempertimbangkan

dan memperhatikan pemasok seperti apa yang benar-benar dapat bekerjasama.

Untuk mengetahui bagaimana profil pemasok yang ada, maka kita dapat

mencari informasi pemasok-pemasok barang yang ada dari berbagai sumber

yakni:

• Pengalaman perusahaan sendiri

• Salesman

• Katalog

• Direktori Perdagangan

• Jurnal dagang

• Pameran

• Halaman kuning (Yellow Pages)

• Permintaan penawaran

• Konsultan

• Internet

Untuk memilih pemasok mana yang akan dihubungi untuk diajak bekerja

sama, maka perlu mempertimbangkan hal-hal berikut ini:

• Pertimbangan ekonomis

• Pertimbangan teknis

• Sumber pembiayaan

• Peraturan pemerintah

• Pertimbangan sosial politik

• Green Purchasing

Setelah kita menemukan pemasok yang cocok maka kita persiapkan

bahan-bahan sebagai informasi pemasok yang akan dibicarakan. Unit logistik

tidak seharusnya menemui pemasok tanpa memiliki informasi-informasi

berikut ini sebagai bahan untuk bernegoisasi.

• Waktu penyerahan (kecepatan, kehandalan & fleksibilitas)

• Jumlah pengiriman minimum

• Mutu

• Biaya pengangkutan

• Persyaratan pembayaran

• Koordinasi

• Pajak dan nilai tukar

• Kelangsungan hidup

• Safety

Personil yang ditugaskan oleh unit logistik untuk melakukan negosiasi

dengan pemasok haruslah orang yang memiliki kemampuan komunikasi baik

dan terlatih untuk melakukan negosiasi dan diplomasi sehingga hasil negosiasi

menguntungkan perusahaan baik secara ekonomis maupun politis. Organisasi/

perusahaan hendaknya memiliki orang-orang di bagian logistik yang handal

untuk bernegosiasi.

H. METODE PEMILIHAN PEMASOK

Berikut ini adalah beberapa metode yang dapat digunakan untuk memilih

pemasok yang tepat untuk dapat memenuhi barang-barang kebutuhan

organisasi:

– Tender/Lelang

– Dunn ranking

– Delphi

– The law of comparative judgment

– AHP (Analytical Hierarchy Process)

I. PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH

Pemerintah sebagai suatu entitas/organisasi yang memiliki banyak

kebutuhan akan barang dan jasa, juga sangat berkepentingan terhadap masalah

pengadaan barang logistik. Pengadaan barang dan jasa pemerintah ini diatur

dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54Tahun 2010 tentang

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Perpres No.54/2010).

Perpres No. 54/2010, Bab III, pasal 8, ayat (1) menyatakan bahwa

Pengguna Anggaran (PA) memiliki tugas dan kewenangan menetapkan

Rencana Umum Pengadaan dan mengumumkan secara luas Rencana Umum

Pengadaan paling kurang di website K/L/D/I, pasal 11 ayat (1) bahwa PPK

menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa, serta pasal 17 ayat

(2) bahwa ULP/Pejabat Pengadaan menyusun rencana pemilihan Penyedia

Barang/Jasa dan menetapkan Dokumen Pengadaan.

Pengertian dan istilah penting yang digunakan dalam Pedoman Umum

Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa ini, selain yang tertera di dalam

Perpres No. 54/2010, adalah sebagai berikut:

1. Satuan kerja adalah bagian dari suatu unit organisasi pada

Kementerian Negara/Lembaga yang melaksanakan satu atau beberapa

kegiatan dari suatu program

2. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD

adalah perangkat daerah pada pemerintah daerah selaku pengguna

anggaran/pengguna barang.

3. Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga, yang

selanjutnya disingkat RKA-K/L, adalah dokumen rencana keuangan

tahunan Kementerian/Lembaga yang disusun menurut Bagian Anggaran

Kementerian/Lembaga.

4. Rencana Kerja dan Anggaran SKPD, yang selanjutnya disingkat RKA-

SKPD, adalah dokumen perencanaan dan penganggaran yang berisi

program dan kegiatan SKPD serta anggaran yang diperlukan untuk

melaksanakannya.

5. Prioritas dan Plafon Anggaran Sementara, yang selanjutnya

disingkat PPAS, merupakan program prioritas dan patokan batas

maksimal anggaran yang diberikan kepada SKPD untuk setiap program

sebagai acuan dalam penyusunan RKA-SKPD.

6. Pagu indikatif merupakan ancar-ancar pagu anggaran yang diberikan

kepada Kementerian Negara/Lembaga sebagai pedoman dalam

penyusunan Renja- K/L.

7. Pagu Anggaran Kementerian/Lembaga, yang selanjutnya disebut

Pagu Anggaran K/L, adalah batas tertinggi anggaran yang dialokasikan

kepada Kementerian/Lembaga dalam rangka penyusunan RKA-K/L.

8. Inisiatif Baru adalah usulan tambahan rencana Kinerja selain yang

telah dicantumkan dalam prakiraan maju, yang berupa program,

kegiatan, keluaran, dan/atau komponen.

9. Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, yang

selanjutnya disebut Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa, adalah proses

perumusan kegiatan yang meliputi prosedur penyusunan Perencanaan

Umum Pengadaan Barang/Jasa dan Persiapan Pelaksanaan Pengadaan

Barang/Jasa.

10.Prosedur Penyusunan Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa

adalah tata cara perumusan kegiatan persiapan pengadaan barang/jasa,

yang dimulai dari mengidentifikasi kebutuhan barang/jasa sampai

dengan diumumkannya Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa oleh PA.

11.Prosedur Persiapan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa adalah

tata cara perumusan kegiatan persiapan pengadaan yang dimulai dari

penyerahan Dokumen Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa oleh PA

kepada PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan sampai dengan ditetapkannya

Dokumen Pengadaan Barang/Jasa.

12.Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran, yang selanjutnya disebut DIPA,

adalah Dokumen Pelaksanaan Anggaran yang berfungsi sebagai

dokumen pelaksanaan pembiayaan kegiatan serta dokumen pendukung

kegiatan akuntansi pemerintah yang dibuat oleh Kementerian/Lembaga

dan disahkan oleh Menteri Keuangan.

13.Dokumen Pelaksanaan Anggaran SKPD, yang selanjutnya disingkat

DPA- SKPD, merupakan dokumen yang memuat pendapatan dan belanja

setiap SKPD yang digunakan sebagai dasar pelaksanaan oleh pengguna

anggaran.

14.Surat Penyediaan Dana yang selanjutnya disingkat SPD adalah

dokumen yang menyatakan tersedianya dana untuk melaksanakan

kegiatan sebagai dasar penerbitan Surat Permintaan Pembayaran (SPP).

Pengadaan barang dan jasa pemerintah harus mengikuti alur dan proses

yang telah ditentukan dalam Perpres Nomor 54 tahun 2010 yang terdiri atas:

1) Penyusunan Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa, yang meliputi:

Identifikasi kebutuhan barang/jasa;

Penyusunan dan penetapan rencana penganggaran;

Penetapan kebijakan umum tentang pemaketan pekerjaan;

Penetapan kebijakan umum tentang cara pengadaan, yang meliputi:

Pengadaan dengan cara Swakelola; dan

Pengadaan dengan menggunakan Penyedia Barang/Jasa.

Penetapan kebijakan umum tentang pengorganisasian pengadaan;

Penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK);

Penyusunan jadwal kegiatan pengadaan;

Pengumuman Rencana Umum Pengadaan;

2) Persiapan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa, yang meliputi:

Persiapan Pelaksanaan Pengadaan Swakelola

Pelaksanaan Swakelola oleh K/L/D/I Penanggungjawab

Anggaran;

Pelaksanaan Swakelola oleh Instansi Pemerintah Lain

PelaksanaSwakelola;

Pelaksanaan Swakelola oleh Kelompok Masyarakat

Pelaksana Swakelola;

Persiapan Pelaksanaan Pengadaan Melalui Penyedia Barang/Jasa

Perencanaan pemilihan Penyedia Barang/Jasa;

Pemilihan sistem Pengadaan Barang/Jasa;

a. Penetapan metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa

b. Penetapan metode penyampaian dokumen penawaran

c. Penetapan metode evaluasi penawaran

d. Penetapan jenis kontrak

Penetapan metode penilaian kualifikasi Penyedia Barang/Jasa.

Penyusunan jadwal pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Penyusunan dokumen Pengadaan Barang/Jasa.

Penetapan Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

H. RANGKUMAN

1. Perencanaan Logistik merupakan kegiatan pemikiran, penelitian,

perhitungan, dan perumusan tindakan-tindakan yang kan dilakukan di

masa yang akan datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan

operasional dalam pengadaan logistik, penggunaan logistik,

pengorganisasian, maupun penegendalian logistik.

2. Perencanaan logistik dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) tipe, yaitu

strategis, operasional, dan taktis. Kriteria dasar untuk menentukan

masing-masing sifatnya adalah komitmen aktiva, lamanya waktu

perencanaan, dan kemungkinan pelaksanaannya

3. Pengadaan merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan logistik

sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi,

jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat

dipertanggung jawabkan dengan tujuan untuk memperoleh barang atau

jasa dengan harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan jumlah

dan mutu yang sesuai, serta selesai tepat waktu.

I. EVALUASI

1. Jelaskan pengertian perencanaan logistik dan jenis-jenis perencanaan

logistik?

2. Apakah tujuan pengadaan barang logistik?

3. Jelaskan proses pengadaan barang pada instansi pemerintah?

REFERENSI

Bowersox, D.J. 2004. Manajemen Logistik 2. Jakarta. Bumi Aksara.

Indrajit R.E dan Djokopranoto, R. 2005. Manajemen Persediaan. Jakarta. Grasindo

Dwiantara, L dan Sumarto, RH. 2004. Manajemen Logistik. Grasindo.Jakarta.