SOP_1

DASAR HUKUM

1. PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA NOMOR PER/21/M.PAN/11/2008 TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

2. PERATURAN MENTERI KESEHATAN NOMOR 1626/MENKES/SK/VIII/2011 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KESEHATAN

Standard Operating Procedures (SOP), adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. SOP memuat serangkaian instruksi secara tertulis tentang kegiatan rutin atau berulang-ulang yang dilakukan oleh sebuah organisasi. Untuk itu SOP juga dilengkapi dengan referensi, lampiran, formulir, diagram dan alur kerja (flow chart).

PERENCANAAN(PLAN]

PELAKSANAAN(DO]

PENGECEKAN

(CHECK]

PERBAIKAN(ACT]

PROSES PENYUSUNAN SOPSUSUN SOP BERDASARKAN PROSEDUR YANG SELAMA

INI DIGUNAKAN

IMPLEMENTASIKAN SOP SESUAI DENGAN

YANG TELAH DISUSUN

AMATI CERMATIEVALUASI

PERBAIKI SOP SESUAI DENGAN

YANG HASIL EVALUASI

BISNIS PROSES

Tatalaksana (business process), sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran yang sesuai dengan kebutuhan pengguna (customer).

Tatalaksana (business process), sekumpulan tugas yang berhubungan secara logis menggunakan sumber daya perusahaan/ organisasi untuk menyediakan hasil yang berorientasi kepada pelanggan untuk mendukung sasaran organisasi.

PROSESYang menghasilkan sesuatu adalah prosesHarus ada input dan output

PROSEDURLangkah-langkah untuk memastikan bahwa proses berjalan sesuai dengan rancanganSebuah Prosedur... adalah serangkaian langkah apabila langkah-langkah tersebut sudah dilaksanakan maka Anda sudah menyelesaikan prosedur tersebut

PROSES INTI (CORE PROCESS)Proses yang berperan langsung dalam memenuhi kebutuhan eksternalMemberikan respon permintaan dan memenuhi kebutuhan pengguna (external customer)

Contoh :

1.PROSES PELAYANAN PEMBERIAN IZIN KERJA/PRAKTIK2.PROSES PELAYANAN PEMBERIAN SURAT IZIN MENGEMUDI

PROSES PENDUKUNG (SUPPORTING PROCESS)Memenuhi kebutuhan pengguna internal (internal customer) para pelaku atau fungsi di proses inti

Contoh :

1. PROSES LAYANAN SISTEM INFORMASI2. PROSES LAYANAN HUKUM3. PROSES PENETAPAN ANGGARAN

Contoh :1.PENETAPAN SENAT POLITEKNIK KESEHATAN2.PEMBENTUKAN PROGRAM STUDI POLITEKNIK KESEHATAN 3.PEMBERIAN IZIN KERJA TENAGA KESEHATAN WARGA NEGARA ASING

LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN BUSINESS PROCESS :

Identifikasi PROSES apa saja yang sampai saat ini dikerjakan oleh Sub Bidang/Sub Bagian Anda!


Identifikasi apa saja yang menjadi INPUT dari proses-proses yang telah diidentifikasi pada langkah 1

Contoh :PENETAPAN SENAT

POLITEKNIK KESEHATAN

USULAN SENAT POLITEKNIK KESEHATAN


Identifikasi apa saja yang menjadi OUTPUT dari proses-proses yang telah diidentifikasi pada langkah 1

Contoh :PENETAPAN SENAT


USULAN SENAT POLITEKNIK KESEHATAN

SK SENAT POLITEKNIK KESEHATAN


Identifikasi siapa saja yang menjadi CUSTOMER (baik Eksternal maupun Internal) dari proses-proses yang telah diidentifikasi

Contoh :

PENETAPAN SENAT POLITEKNIK KESEHATAN

SK SENAT POLITEKNIK KESEHATAN


PROSES OUTPUTCUSTOMER

PROSES INPUT OUTPUT CUSTOMER

PENETAPAN SENAT POLTEKKES

Usulan senat poltekkes

SK Senat Poltekkes Poltekkes

PEMBENTUKAN PROGRAM STUDI POLTEKKES

Usulan Pembentukan Progam Studi

SK Program Studi Poltekkes

Contoh :

Hasil identifikasi Bisniss Process di satu Sub Bidang/Sub Bagian

CONTINUOUS QUALITY IMPROVEMENT

Prinsip-prinsip Utama

Manajers bertanggung-jawab atas kualitas dan juga untuk menyingkirkan segala sesuatu yang menghambat pencapaian kualitas.

Tentukan apa yang seharusnya dilakukan, dan lakukan dengan benar, pertama kali.

Rencanakan pencegahan masalah, bukan pemecahan masalah saat inspeksi atau bila masalah itu timbul, hal ini akan membawa hasil yang memuaskan

Peningkatan kualitas adalah proses yang tak ada akhirnya. Segala sesuatu itu bisa selalu dilakukan dengan lebih baik.

Usaha-usaha untuk meningkatkan kualitas harus terfokus pada sistem, bukan pada perseorangan.

Memenuhi segala kebutuhan pelanggan, baik internal maupun external adalah hal yang penting sekali.

Proses dan hasil yang didapat harus diukur dengan menggunakan perangkat analitikal, objektif dan statistikal.

Proses dimaksud harus melibatkan semua anggota organisasi karena sifatnya yang multidisiplin.

Didalam prakteknya, peningkatan mutu berkesinambungan ( continuous quality improvement ) dapat dicapai melalui penerapan SOP yang telah ditetapkan. Misalnya untuk mencapai tingkat kualitas yang lebih tinggi, maka harus menggunakan SOP ( standar ) yang lebih tinggi.

CONTINUOUS IMPROVEMENT

TENTUKAN TITIK TOLAK PENYUSUNAN SOP

Apa yang dijadikan dasar untuk penyusunan SOP?

Kata Kunci: Pada umumnya SOP disusun bertitik tolak pada Tugas

(Pokok) dan Fungsi yang dimiliki oleh organisasi (Satuan /Unit). Meskipun dimulai dari unit yang kecil tetapi SOP yang dibuat dapat memiliki cakupan yang luas.

SOP juga bisa disusun dari kegiatan yang berulang pada periode tertentu (harian, mingguan, bulanan, tahunan). Dengan demikian maka kegiatan yang berifat insidentil (tidak berulang kembali, tidak perlu dibuatkan SOP).

FORMAT S O P

ISI IDENTITAS SOP Identitas apa saja yang harus dilengkapi dalam SOP? Kata Kunci: Identitas yang perlu dilengkapi dalam SOP adalah: 1.Nama Unit tempat SOP diberlakukan, 2.Nomor SOP, 3.Tanggal Pembuatan SOP, 4.Tanggal Revisi SOP, 5.Tanggal efektif berlakunya SOP, 6.Dasar hukum SOP, 7.Keterkaitan dengan SOP lain, 8.Peringatan yang diperlukan, 9.Kualifikasi pelaksana SOP, 10.Peralatan /Perlengkapan yang diperlukan untuk melaksanakan SOP, 11.Pencatatan dan Pendataan yang ada dalam SOP.

TENTUKAN CAKUPAN SOP Pada tingkatan mana SOP yang akan

dibuat?

Kata Kunci:SOP bersifat controllable. SOP memiliki cakupan sesuai

dengan tingkatannya.

Tingkatan SOP terdiri dari tingkatan SOP yang paling rendah/mikro (SOP Administratif , SOP Teknis, SOP Fungsional) sampai dengan SOP yang paling tinggi/makro (SOP Lini--Core dan SOP Pendukung--Support). Tingkatan SOP menentukan jenis aktor (organisasi/ unit organisasi/jabatan) dan tingkatan aktor yang terlibat (aktor tertinggi dan aktor terrendah).

TENTUKANNAMA SOP Apa nama SOP yang akan dibuat?

Kata Kunci:

SOP memiliki nama (judul). Nama SOP ini mencerminkan batasan kegiatan awal yang ditandai dengan in-put dan batasan akhir kegiatan yang ditandai dengan out-put kegiatan. Dengan demikian maka nama SOP menentukan besaran SOP yang dicirikan dengan jumlah kegiatan dalam SOP.

IDENTIFIKASI AKTIVITAS (KEGIATAN)

Kegiatan apa saja harus dilakukan guna menghasilkan out-put kegiatan mulai dari awal hingga akhir?

Kata Kunci:

Aktivitas merupakan serangkaian kegiatan berurutan mulai awal hingga akhir yang ditandai dengan dicapainya tujuan aktivitas (out-put). Rumus: Siapa mengerjakan Apa.

IDENTIFIKASI PELAKSANA KEGIATAN Siapa aktor (pelaksana) yang terlibat

dalam pelaksanaan kegiatan?Kata Kunci: Aktor (pelaksana) adalah orang/jabatan/kelompok

orang (tim) /unit organisasi yang aktif secara langsung terlibat dalam pelaksanaan kegiatan.

Penulisan aktor pada kolom pelaksana dalam formulir SOP sebaiknya tidak diurutkan sesuai hierarki jabatan (strata) tetapi dimulai dari kemunculannya sesuai dengan urut-urutan kegiatan dari mulai hingga selesai.

BUATSIMBOL FLOWCHART

Simbol flowchart apa saja yang dipergunakan untuk melambangkan kegiatan yang ada?

Kata Kunci:Simbol flowchart dipergunakan untuk melambangkan

jenis kegiatan ber-dasarkan sifat , fungsi dan bentuk. Jenis kegiatan yang berbeda dilambang-kan simbol yang berbeda. Simbol flowchart secara internasional dapat dilihat pada menu program microsoft (ms-word, excel, power point).

Contoh: Penggunaan simbol sesuai dengan jenis kegiatan

mulai dan mengakhiri kegiatan: kegiatan berupa proses, eksekusi: kegiatan pengambilan keputusan dengan

opsi:Simbol lain yang digunakan:konektor dalam halaman sama: konektor ganti halaman:alur proses :

TERMINASIMelambangkan dimulainya atau diakhirnya sebuah prosedur.

Melambangkan proses mulai dilakukan dan diikuti oleh proses selanjutnya yang dilakukan oleh pelaksana lain.

Melambangkan setelah proses terakhir dilakukan oleh seorang pelaksana, maka proses pengakhiran dilakukan oleh pelaksana lain.

FLOWCHART/DIAGRAM ALUR

PROSESMelambangkan proses yang dilakukan oleh pelaksana

Melambangkan dua proses berurutan yang dilakukan oleh pelaksana yang sama

Melambangkan dua proses berurutan yang dilakukan oleh pelaksana yang berbeda

Melambangkan tiga proses berurutan yang dilakukan oleh pelaksana yang berbeda



KEPUTUSANMelambangkan pengambilan keputusan ya atau tidak yang dilakukan oleh pelaksana,

YT Melambangkan proses yang dilakukan pelaksana pertama, kemudian dilanjutkan dengan pengambilan keputusan oleh pelaksana kedua. Jika keputusan Ya, maka proses dilanjutkan oleh pelaksana ketiga, jika tidak proses kembali ke pelaksana pertama.

FLOWCHART/DIAGRAM ALURKONEKTOR DALAM SATU HALAMAN YANG SAMA

Lambang yang menghubungkan aktivitas satu dengan lainnya dalam halaman berbeda

Y

Proses yang dilakukan oleh pelaku pertama, dilanjutkan dengan proses yang dilakukan oleh pelaku selanjutnya, kemudian dilakukan keputusan oleh pelaku ketiga, jika y proses dilanjutkan jika tidak proses kembali ke pelaku pertama. Dalam menghubungkan pelaku ketiga dengan pelaku pertama digunakan lambang konektor bulat karena dalam halaman yang sama.

1

1

T

FLOWCHART/DIAGRAM ALURKONEKTOR PERGANTIAN

HALAMAN

Lambang yang menghubungkan aktivitas satu dengan lainnya dalam halaman berbeda

2Halaman sebelumnya

Proses yang dilakukan oleh pelaku pertama, dilanjutkan dengan proses yang dilakukan oleh pelaku selanjutnya, tetapi karena tidak dapat dimuat pada halaman yang sama maka digunakan konektor antar halaman untuk melajnutkan proses yang dilakukan oleh pelaku lain pada halaman selanjutnya

Halaman setelahnya 2

ISI MUTU BAKU DAN KETERANGAN

Kelengkapan apa yang diperlukan?

Berapa lama waktu diperlukan untuk melakukannya?

Apa output (hasil/produk) yang dihasilkan?

Penjelasan singkat apa yang perlu ditulis?

ISI MUTU BAKU DAN KETERANGANKata Kunci:

•Kelengkapan adalah bahan-bahan yang diperlukan dalam proses kegiatan.Contoh: surat permohonan, dokumen renstra, data keuangan.

•Waktu adalah jumlah satuan waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan (menit, jam, hari, bulan, dsb.) Contoh: 10 menit, 2 jam, 1 hari.

•Output adalah hasil dari suatu kegiatan atau “nilai tambah” yang dihasilkan. Contoh: draft laporan, disposisi, surat yang telah diparaf.

•Penjelasan singkat adalah tambahan informasi untuk memperjelas kegiatan. Contoh: Tim terdiri dari Kepala Pusat, Kabagmin, dan Peneliti.Persyaratan yang diperlukan: Surat Permohonan, Data Perusahaan dan Laporan Keuangan Perusahaan dalam 1 tahun.

SOP_1

Documents

Transcript of SOP_1