PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

DI LINGKUNGAN POLRI

DISAMPAIKAN OLEH KAROSUNLUHKUM DIVKUM POLRIBRIGJEN POL Dr. R. SIGID TRI H., Drs., S.H., M.Si.

UU NO 30 TH 2014 TTG ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

PERMENPAN RB NO 35 TH 2012 TTG PEDOMAN PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN2

1

2

DASAR PENYUSUNAN SOP

1 PASAL 7 (2) Hrf H (2) PEJABAT PEMERINTAHAN MEMILIKI KEWAJIBAN:

h. MENYUSUN SOP PEMBUATAN KEPUTUSAN DAN/ATAU TINDAKAN;

PASAL 49 (1)PEJABAT PEMERINTAHAN SESUAI DENGAN KEWENANGANNYA WAJIB MENYUSUN DAN MELAKS PEDOMAN UMUM SOP PEMBUATAN KEPUTUSAN

KEPUTUSAN ADALAH KETETAPAN TERTULIS YG DIKELUARKAN OLEH BADAN DAN/ATAU PJBT PEMERINTAHAN DLM PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN TINDAKAN ADALAH PERBUATAN PJBT PEMERINTAHAN UNTUK MELAKUKAN/TDK MELAKUKAN PERBUATAN KONKRET DLM RANGKA PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN

PENGATURAN1. PERATURAN2. PEDOMAN3. JUKLAK4. S.O.P5. SURAT

EDARAN PENETAPAN PENUGASAN

KEDUDUKAN SOP

NAS DIN ELEKTRONIKFORMULIR

NAS DIN KORESPONDENSINASKAH DINAS

KHUSUSLAPORAN

TELAHAAN STAF

NASKAH DINAS ARAHANJENIS

NASKAH DINAS

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH SBGMN DIMAKSUD DLM PASAL 1 MRPKN ACUAN BAGI SELURUH INST PEMERINTAH DLM MENYELENGGARAKAN TATA NASKAH DINAS

PSL 2

TATA NASKAH DINAS YG TELAH ADA DI INST PEMERINTAH SCR BERTAHAP AGAR DISESUAIKAN DGN PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INST PEM INI PLG LAMBAT 2 TAHUN SEJAK PERMEN INI DITETAPKAN. 3

PSL 3

PERMENPAN NO. 80 TH 2012 TTG

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

INSTANSI PEMERINTAH

DEFINISISOP

SERANGKAIAN INSTRUKSI TERTULIS YANG DIBAKUKAN MENGENAI BERBAGAI PROSES PENYELENGGARAAN AKTIVITAS ORGANISASI, BAGAIMANA DAN KAPAN HARUS DILAKUKAN, DIMANA DAN OLEH SIAPA DILAKUKAN.

SEBAGAI SALAH SATU UPAYA PENATAAN TATA LAKSANA INSTANSI PEMERINTAH YG EFEKTIF DAN EFISIEN.

TUJUANSOP MEMBERIKAN PANDUAN BAGI SATKER MABES

POLRI/POLDA DLM MENGIDENTIFIKASI, MENYUSUN, MENDOKUMENTASIKAN, MENGEMBANGKAN, MEMONITOR SERTA MENGEVALUASI SOP.

4

DEFINISI DAN TUJUAN SOP

MANFAAT

SOP

SBG STANDARDISASI CARA YG DILAKUKAN PERS POLRI DLM MENYELESAIKAN PEKERJAAN YG MENJADI TUGASNYA.

MENGURANGI TINGKAT KESALAHAN & KELALAIAN YG MUNGKIN DILAKUKAN PERS POLRI DLM LAKS TUGAS.

MENCIPTAKAN UKURAN STANDAR KINERJA YG AKAN MEMBERIKAN PERS POLRI CARA KONKRIT UNTUK MEMPERBAIKI KINERJA SERTA MEMBANTU MENGEVALUASI USAHA YG TELAH DILAKUKAN

MENINGKATKAN AKUNTABILITAS PELAKS TUGAS

MENJAMIN KONSISTENSI PELAYANAN, BAIK DARI SISI MUTU, WAKTU, DAN PROSEDUR

SBG INSTRUMEN YG DPT MELINDUNGI PERS POLRI DARI KEMUNGKINAN TUNTUTAN HUKUM KRN TUDUHAN MELAKUKAN PENYIMPANGAN

MENGHINDARI TUMPANG TINDIH PELAKS TUGAS

MEMBANTU PENELUSURAN TERHADAP KESALAHAN PROSEDURAL DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN 5

MANFAAT SOP

PENYUSUNAN

PELAKSANAAN

PRINSIPSOP

KEMUDAHAN & KEJELASAN

EFISIENSI & EFEKTIVITAS

KESELARASAN KETERUKURAN DINAMIS ORIENTASI PD

PENGGUNA ATAU PIHAK YG DILAYANI

KEPATUHAN HUKUM KEPASTIAN HUKUM

KONSISTEN KOMITMEN PERBAIKAN

BERKELANJUTAN MENGIKAT SELURUH UNSUR

MEMILIKI PERAN PENTING

TERDOKUMENTASI DGN BAIK

6

PRINSIP PENYUSUNAN SOP

SOP TEKNIS SOP ADM

SIFAT KEGIATAN

JENISSOP

SOP MAKRO SOP MIKRO

CAKUPAN & BESARAN

GIAT SOP GENERIK SOP SPESIFIK

CAKUPAN & JENIS GIAT

SOP FINAL SOP PARSIAL

CAKUPAN & LENGKAP

GIAT

7

JENIS SOP

TEKNIS PENYUSUNAN SOP

DIDASARKAN PD GIAT YG LANGSUNG MENDUKUNG TUPOKSI/ TIDAK LANGSUNG NAMUN BERLANGSUNG SCR PERIODIK GIAT DIBATASI CAKUPANNYA DAN HARUS MENCERMINKAN HASIL AKHIR APAKAH BERUPA PRODUK (DOK, SURAT, LAP) ATAU BERUPA NILAI TAMBAH (LEGALISASI, PERIZINAN, DLL)AKTIVITAS DIPECAH SCR CERMAT DLM SATUAN GIAT YG TERKECIL DAN MANDIRI

SBG PEDOMAN DLM PELAKS TUGAS/TNGG JWB, DOK SOP HARUS MEMILIKI KEKUATAN HUKUM YG DITETAPKAN DGN PERATURAN/KEPUTUSAN PIMPINAN

JUDUL SESUAI DGN ISI KEGIATAN DAN PRODUK AKHIR, CONTOH: JUDUL “PENYUSUNAN RENSTRA” = PRODUK AKHIR

“RENSTRA” JUDUL “PEMBERIAN IZIN” = ISI GIAT DIMULAI DARI

PERMOHONAN DIAJUKAN S.D. DITERIMANYA IZIN OLEH PEMOHON

SOP

8

MENGGUNAKAN 5 (LIMA) SIMBOL FLOWCHART YAITU MULAI/ SELESAI, PROSES, KEPUTUSAN, ARAH GIAT, PINDAH HALAMAN

1 BAGIAN IDENTITAS

logo & nama Satker

Nomor SOP, tgl

pembuatan tgl revisi tgl efektif pengesahan

pejabat Satker

judul SOP dasar hukum keterkaitan Peringatan Kualifikasi

pelaksana peralatan/ perlengkapan Pencatatan &

pendataan.

2 BAGIAN FLOWCHART No. Urut

Uraian Kegiatan

Pelaksana Simbol

Flowchart

Mutu Baku (kelengkapan, waktu, output)

Keterangan

1 HALAMAN JUDUL

Berisi Judul SOP, Satker, tahun pembuatan, informasi lain yg diperlukan

2 PER/KEP PIMPINANDokumen SOP sbg suatu

pedoman harus memiliki kekuatan hukum

3 DAFTAR ISIMembantu mempercepat pencarian & perubahan pd bagian tertentu.

4 PENJELASAN SINGKATMembantu mempercepat

pencarian & perubahan pd bagian tertentu. 9

UNSUR DOKUMENTASI UNSUR PROSEDUR

ISI DOKUMEN SOP

DOKUMEN SOP

IDENT PELAKSANA BUAT FLOWCHART MENGISI MUTU BAKU & KET MENGISI IDENTITAS SOP (NOMOR,

TGL, PEJABAT YG MENSAHKAN, JUDUL SOP)

HALAMAN JUDUL/COVER PER/KEP PIMP/LMBR

PENGESAHAN DAFTAR ISI PENJELASAN SINGKAT

PENGGUNAAN

IDENT PENANGGUNG JWB GIAT

IDENT LANGKAH AWAL GIAT

IDENT LANGKAH UTAMA GIAT

IDENT LANGKAH AKHIR GIAT

IDENT TUGAS DAN FUNGSI

IDENT GIAT IDENT OUTPUT MERUMUSKAN JUDUL 10

LANGKAH PENYUSUNAN SOP

1

2

3

4IDENTJUDUL SOP

SESUAI TUSI

IDENTPROSEDUR

SESUAI JUDUL

RUMUSKAN

FORMAT SOP

MENYUSUNKELENGKAP

AN DOKUMEN

BAGIAN IDENTITAS SOP

.......................................

Nomor SOP ..................Tgl Pembuatan ..................

Tgl Revisi ..................

Tanggal Efektif ..................

.......................................

Disahkan Oleh

.................................

NAMAPANGKAT

.......................................

Judul SOP ..................

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. ....................... 1. ..........................

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. ................................ 1. ............................

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

....................................... ...................................

Logo instansi

Nama instansi

Satuan kerja

Unit kerja

PUU yg mendasari prosedur SOPKeterkaitan giat dgn SOP lain Menjelaskan kemungkinan yg terjadi apabila prosedur dilak/ tidak dilaks

Kualifikasi pelaks dlm jalankan giat /prosedur SOPInstrumen yg diperlukan dlm menjalankan giatMemuat hal yg

perlu didata/dicatat pjbt tertentu dlm giat

Diisi nomor prosedur yg di-SOP kan sesuai Naskah Dinas

tanggal SOP selesai dibuat

tanggal SOP direvisi atau ditinjau ulangtanggal berlakunya atau di ttd-nya SOPNomenklatur Jab, Ttd, Cap/stempelJudul SOP yg mencerminkan isi Giat/Prosedur

11

BAGIAN FLOWCHART

No KEGIATANPELAKSANA MUTU BAKU

Ket.......... ..........

...........

. ..........Kelen

g kapan

Waktu

Output

12

pelaksana dipisahkan dr kegiatan

Penulisan pelaksana tdk diurut scr hierarki, tetapi berdasarkan sekuen/ alur kegiatan

Penulisan Giat menggunakan kata kerja aktif, diikuti dgn objek dan ket

Giat dimulai dr sisi kiri, tdk ada yg dimulai dr tengah/kanan matrik

Diisi dengan simbol

Flowchart Kolom kelengkapan diisi dgn bahan yg diperlukan dlm melaks giat, a.l. Formulir, Lembar Disposisi, Data, Laporan, dll.

Kolom waktu diisi dgn lama waktu yg diperlukan untuk melaks giat, a.l. Menit, jam, hari, minggu, bulan.

Kolom output diisi dgn hasil langsung giat a.l. Surat, laporan, kumpulan data, draft laporan, konsep pedoman, dll. 12

NO SIMBOL ARTI KETERANGAN

1 TERMINATOR

MENDESKRIPSIKAN DIMULAI/BERAKHIRNYA KEGIATAN

2 PROCESS MENDESKRIPSIKAN PROSES/KEGIATAN EKSESKUSI

3 DECISION MENDESKRIPSIKAN KEGIATAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

4 ARROW MENDESKRIPSIKAN ARAH DARI PROSES KEGIATAN

5OFF-PAGE

CONNECTOR

MENDESKRIPSIKAN HUBUNGAN ANTAR SIMBOL YG BERBEDA HALAMAN 1

3

SIMBOL FLOWCHART DALAM SOP

MARKAS BESARKEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA

Nomor SOP 001/SOP/II/2016/DIVKUMTgl Pembuatan 23 FEBRUARI 2016

Tgl Revisi 26 FEBRUARI 2016

Tanggal Efektif 01 MARET 2016

DIVISI HUKUM Disahkan Oleh

KEPALA DIVISI HUKUM

Drs. M. IRIAWAN, S.H., M.M., M.H.INSPEKTUR JENDERAL POLISI

BIRO PENYUSUNAN DAN PENYULUHAN HUKUM

Judul SOP PENANGANAN SURAT KELUARDI LINGKUNGAN BIRO SUNLUHKUM

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA1. PERKAP NOMOR 21 TAHUN 2010 TTG SOTK SATUAN

ORGANISASI PADA TINGKAT MABES POLRI2. PERKAP NOMOR 15 TAHUN 2007 TTG NASKAH

DINAS DI LINGKUNGAN POLRI

1. MEMAHAMI TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN POLRI

2. MEMAHAMI TATA ADMINISTRASI DAN PERSURATAN

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN1. SOP PENOMORAN SURAT KELUAR DI LINGKUNGAN

DIVKUM2. SOP PENGARSIPAN DAN PENDOKUMENTASIAN

1. BUKU AGENDA DAN KOMPUTER2. ATK

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAANSURAT PERIHAL UNDANGAN RAPAT KEDINASAN DIAJUKAN PALING LAMBAT 2 HARI SEBELUM HARI PELAKSANAAN

KONSEP SURAT YG DIAJUKAN DICATAT SCR ELEKTRONIKDAN MANUAL

14

CONTOH SOP PENANGANAN SURAT KELUAR

No Kegiatan

PELAKSANA MUTU BAKUKetKabag Staf

UrtuKaur

tuKaro

Sunluh kum

Keleng kapan

Waktu

Output

1

2

3

4

5

6

Mengirimkan konsep surat keluar yg akan diparaf/dittd Karosunluhkum kpd Urtu.

Memberikan paraf/tandatangan atas konsep surat yang sudah dikoreksi/tidak ada koreksi dan menyerahkan kepada Staf Urtu.

Menerima dan mempelajari konsep surat, jika ada koreksi dikembalikan kpd Kabag, jika setuju memparaf konsep surat dan diserahkan kpd Karo.Menerima dan mempelajari konsep surat yg sudah diparaf Kaurtu, jika ada koreksi dikembalikan kpd Kabag, jika setuju memberikan paraf/ttd terhadap konsep surat.

Menerima dan meregister konsep surat keluar dan diserahkan kpd Kaurtu.

Mulai

Koreksi

Selesai

Ya

Ya

konsep surat keluar

-konsep surat keluar

Komputer/ Buku Register

5 Mntkonsep surat yg sdh diregisterkonsep

surat yg sdh diregister

konsep surat yg sdh dikoreksi Kabag / paraf Kaurtukonsep

surat yg sdh diparaf Kaurtu

10 Mnt

konsep surat yg sdh dikoreksi Kabag

15 Mnt

konsep surat yg sdh dikoreksi Kabag

5 MntSurat keluar yg sdh diparaf/ttd Karo

15

CONTOH SOP PENANGANAN SURAT KELUAR

Menerima berkas surat yg sdh diparaf/ dittd Karosunluhkum dan ditindaklanjuti proses penomoran.

Surat keluar yg sdh diregister

5 MntKomputer/ Buku Register

Tidak

Tidak

Koreksi

TERIMA KASIH