SOP PEMASANGAN DAN PERAWATAN JARINGAN INTERNET 1. …

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA

UNIVERSITAS DHARMAWANGSA

Jl. K.L. Yos Sudarso No. 224 Medan

Nomor Dokumen LPM.SOP.11-01.19.R1

Tanggal Terbit 29 Januari 2021

Tanggal Efektif 29 Januari 2021

Nomor Revisi 01

Halaman 1 - 2

SOP PEMASANGAN DAN PERAWATAN JARINGAN INTERNET

649

1. TUJUAN

SOP ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai persyaratan yang diperlukan

dan tahapan yang harus dilakukan oleh Fakultas, Program Studi (Prodi), dan Unit Kerja

lainnya yang membutuhkan pemasangan / perawatan jaringan internet di unit kerja terkait.

2. RUANG LINGKUP

SOP ini meliputi:

2.1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan untuk penambahan/pemasangan jaringan

internet di Universitas Dharmawangsa

2.2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses penambahan/pemasangan jaringan internet di

Universitas Dharmawangsa.

3. DEFINISI

Pemasangan/perawatan jaringan internet di Universitas Dharmawangsa dimaksudkan

untuk memperlancar proses penelusuran informasi dan komunikasi di Universitas

Dharmawangsa, termasuk pengaksesan sistem informasi yang ada di Universitas

Dharmawangsa yang dibutuhkan dalam proses administasi dan akademik.

4. PENGGUNA

Pengguna dari SOP ini adalah seluruh Unit Kerja yang ada di Universitas Dharmawangsa.

5. REFERENSI

Statuta Universitas Dharmawangsa.

6. PROSEDUR

6.1. Pimpinan unit kerja mengajukan surat permohonan pemasangan/ perawatan jaringan

internet

6.2. Tim jaringan melakukan survey ke lokasi unit kerja yang perlu pemasangan/

perawatan jaringan internet

6.3. UPT. TIPDA memberikan rekomendasi kebutuhan peralatan yang dibutuhkan untuk

pemasangan/ perawatan jaringan internet melalui surat balasan ke unit kerja

6.4. UPT. TIPDA akan melaksanakan pemasangan/ perawatan jaringan internet setelah

kebutuhan peralatan yang direkomendasikan tersedia

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 2 - 2

SOP PEMASANGAN DAN PERAWATAN JARINGAN INTERNET

650

7. FLOWCHART

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Unit

Kerja

UPT.

TIPDA

Syarat/

perlengkapan Waktu Dokumen

1 Pimpinan unit

kerja mengajukan

surat permohonan

pemasangan/

perawatan

jaringan internet

Surat

permohonan

dari unit

kerja

2 Tim jaringan

melakukan survey

ke lokasi unit

kerja yang perlu

pemasangan/

perawatan

jaringan internet

1 hari Hasil survey

unit kerja

3 UPT. TIPDA

memberikan

rekomendasi

kebutuhan

peralatan yang

dibutuhkan untuk

pemasangan/

perawatan

jaringan internet

melalui surat

balasan ke unit

kerja

1 hari Surat

balasan dan

daftar

rekomendasi

peralatan

yang

dibutuhkan

4 UPT. TIPDA

akan

melaksanakan

pemasangan/

perawatan

jaringan internet

setelah kebutuhan

peralatan yang

direkomendasikan

tersedia

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 1 - 2

SOP PEMELIHARAAN JARINGAN

651

1. TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk meningkatkan layanan konektifitas jaringan intranet dan

internet untuk menunjang kegiatan akademik dan administratif di lingkungan

Universitas Dharmawangsa

2. RUANG LINGKUP

2.1 Penjadwalan pemeliharaan jaringan.

2.2 Pencatatan hasil pemeriksaan.

2.3 Perbaikan jaringan.

3. DEFINISI

3.1 Internet merupakan singkatan dari interconnected networking yang berarti

jaringan komputer yang saling terhubung antara satu komputer dengan komputer

yang lain yang membentuk sebuah jaringan komputer di seluruh dunia, sehingga

dapat saling berinteraksi, berkomunikasi, saling bertukar informasi atau tukar

menukar data.

3.2 Intranet adalah sebuah jaringan privat (private network) yang menggunakan

protokol-protokol Internet, digunakan untuk berkomunikasi dan berbagi (tukar

menukar) informasi dalam lingkup tertentu (terbatas), misalnya dalam lingkup

sebuah kantor, sekolah, atau kampus.

3.3 Jaringan komputer (jaringan) adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer-

komputer yang didesain untuk dapat berbagi sumber daya (printer, CPU),

berkomunikasi (surat elektronik, pesan instan), dan dapat mengakses informasi

(web). Setiap bagian dari jaringan komputer dapat meminta dan memberikan

layanan (service). Pihak yang meminta/menerima layanan disebut klien (client)

dan yang memberikan/mengirim layanan disebut pelayan (server).

3.4 Klien adalah bagian/unit yang memiliki perangkat jaringan dapat berupa komputer

/ router / access point (pemancar Wi-Fi) dan terhubung pada jaringan kampus.

4. PENGGUNA

Pengguna SOP ini adalah :

4.1 Unit / Bagian Universitas Dharmawangsa

4.2 Devisi Jaringan

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 2 - 2

SOP PEMELIHARAAN JARINGAN

652

5. PROSEDUR KEGIATAN

5.1 Staf teknis Divisi Jaringan membuat jadwal waktu pemeliharaan peralatan

jaringan.

5.2 Staf teknis Divisi Jaringan mengecek peralatan jaringan di klien sesuai jadwal

waktu pemeliharaan peralatan jaringan.

5.3 Staf teknis Divisi Jaringan mencatat hasil pekerjaan pemeliharaan layanan

jaringan intenet bila terjadi masalah dan penangannanya.

5.4 Staf teknis Divisi Jaringan mencatat hasil pekerjaan layanan jaringan bila

kondisi peralatan jaringan masih berfungsi dengan baik.

5.5 Staf teknis Divisi Jaringan melaporkan hasil pemeliharaan jaringan kepada

pimpinan Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data.

6. ALUR KERJA

Alur kerja (Flowchart) Pemeliharaan Jaringan

No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku

Divisi Jaringan

KepalaTIPDA

Syarat/ Kelengkapan

Waktu Output

1 Membuat jadwal pemeliharaan jaringan

2 Memeriksa kondisi peralatan jaringan

3 Mencatat hasil pemeriksaan

4 Melakukan perbaikan jika diperlukan

5 Melaporkan hasil pemeliharaan

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi -

Halaman 1 - 3

SOP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

653

1. TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan bagaimana proses mengembangkan suatu

sistem informasi baru di lingkungan Universitas Dharmawangsa.

2. RUANG LINGKUP

2.1 Menganalisa masalah

2.2 Merancang system

2.3 Pembuatan system

2.4 Sosialisasi sistem

3. DEFINISI

3.1 Teknologi Informasi adalah sebuah teknologi yang dipergunakan untuk

mengelola data yang didalamnya meliputi memproses, mendapatkan, menyusun,

menyimpan, memanipulasi data dengan berbagai macam cara dan prosedur guna

menghasilkan informasi yang berkualitas dan bernilai guna tinggi.

3.2 Sistem informasi adalah suatu kesatuan dari proses-proses, sumber daya manusia

yang terlibat dan teknologi informasi terkait yang dimanfaatkan untuk pengelolaan

informasi.

3.3 Perangkat Lunak (software) adalah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan

diatur oleh komputer, data elektronik yang disimpan oleh komputer itu dapat

berupa program atau instruksi yang akan menjalankan suatu perintah.

3.4 Perangkat Keras (hardware) adalah salah satu komponen dari sebuah komputer yang

sifatnya bisa dilihat dan diraba secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang

berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi.

3.5 implementasi pengembangan perangkat lunak adalah suatu proses pengubahan

spesifikasi sistem menjadi sistem yang dapat dijalankan.

3.6 Programer adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu

berdasarkan rancangan yang dibuat.

3.7 Klien adalah unit / bagian yang mengajukan pembuatan sistem informasi baru.

4. PENGGUNA

Pengguna SOP ini adalah :

4.1 Unit / Bagian Universitas Dharmawangsa

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi -

Halaman 2 - 3


654

4.2 Devisi pengembang sistem informasi

4.3 Devisi layanan teknologi informasi

5. KETENTUAN UMUM

5.1 Pengembangan sistem informasi dilakukan saat unit / bagian membutuhkan sebuah

sistem informasi karena jika pengolahan data dilakukan secara manual dinilai kurang

efektif.

5.2 Tersedianya sumber daya manusia pada divisi pengembangan sistem informasi

yang terdiri dari analis, desainer dan programer dan tidak sedang melakukan

pengembangan sistem lainnya.

6. PROSEDUR KEGIATAN

6.1 Klien mengajukan permohonan pembuatan sistem baru ke bagian pusat teknologi

informasi dan pangkalan data.

6.2 Analis pada divisi pengembangan sistem menganalisa masalah dengan cara

menerjemahkan permasalahan dari klien (unit/bagian) menjadi daftar kebutuhan

perangkat lunak sehingga memungkinkan untuk dibentuk menjadi suatu sistem

informasi.

6.3 Desainer melakukan perancangan baik dalam bentuk tampilan dan alur proses

sistem sekaligus menetukan spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang

digunakan.

6.4 Implementasi dilakukan oleh programer sesuai dengan hasil desainer.

6.5 Setelah sistem dapat dijalankan maka dilakukan pengujian oleh semua tim devisi

pengembangan sistem informasi.

6.6 Mempresentasikan sistem yang telah dibuat kepada klien untuk mendapat

masukan.

6.7 Melakukan perbaikan sistem jika diperlukan.

6.8 Uji kelayakan sistem sebelum di distribusikan ke unit/bagian.

6.9 Devisi pengembangan sistem informasi dan devisi layanan teknologi informasi

melakukan sosialisasi penggunaan sistem kepada pengguna.

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi -

Halaman 3 - 3


655

7. FLOW CHART

Alur kerja (flowchart) Pengembangan Sistem Informasi

No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku

Bagian Unit

Kepala TIPDA

Divisi pengembangan SIM

Divisi layanan teknologi informasi

Syarat/ perlengkapan

Waktu Output

1 Mengajkan permohonan pembuatan system baru

Surat permohonan

2 Melakukanperumusan masalah

3 Menentukan spesifikasi hardware dan software

Hard/software

4 Mempresentasikan hasil rancangan sistem

Hasil rancangan sistem

5 Mereview sistem jika diperlukan

Review hasil rancangan

6 Memperbaiki sistem jika diperlukan

7 Mempresentasikan hasil rancangan sistem

Hasil rancangan sistem

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 1 - 2

SOP PENGOLAHAN DATA DAN PENYAMPAIAN INFORMASI DATA PRIMER

656

1. TUJUAN

POB ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai:

1.1. Prosedur proses Pengumpulan dan Penerbitan Informasi Data Primer.

1.2. Tahapan yang harus dilakukan dalam pengumpulan dan penerbitan Buku Data Primer.

2. DEFINISI

Pengolahan dan penerbitan data primer adalah suatu proses penyampaian informasi yang

dikeluarkan oleh UPT. TIPDA Universitas Dharmawangsa.

3. RUANG LINGKUP

POB ini meliputi:

3.1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam pengolahan data dan penyampaian

informasi.

3.2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengolahan data dan penyampaian informasi.

4. PENGGUNA

SOP ini berlaku bagi seluruh Rektorat, Fakultas, Lembaga, UPT dan unit kerja lainnya

dilingkungan Universitas Dharmawangsa yang terkait dengan proses pengolahan data dan

penyampaian informasi serta dipergunakan oleh Universitas Dharmawangsa.

5. REFERENSI

1. Undang-Undang No. 14 tahun 2008, tentang Keterbukaan Informasi Publik;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan

Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.

6. PROSEDUR

6.1. Menyusun surat permohonan data

6.2. Mengirim surat permohonan permintaan data

6.3. Mengirim data sesuai format

6.4. Jika format data sudah sesuai UPT. TIPDA akan mengolah data kedalam instrument

informasi jika belum sesuai akan dikembalikan ke unit kerja terkait untuk diperbaiki

6.5. Mengeluarkan surat pengantar laporan informasi data

6.6. Mengirimkan buku data yang tersusun diinformasikan kepada seluruh unit kerja

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 2 - 2

SOP PENGOLAHAN DATA DAN PENYAMPAIAN INFORMASI DATA PRIMER

657

Tidak sesuai

7. FLOW CHART

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Fak/Lemb/UPT/

Unit kerja

Rektor/

Wakil

Rektor

UPT.

TIPDA

Syarat/

perleng

kapan

Waktu dokumen

1 Menyusun surat

permohonan data

1-3 hari Surat permintaan

data

Draft format data

2 Mengirim surat

permohonan

permintaan data

1 hari Surat permintaan

data

Draft format data

3 Mengirim data

sesuai format

2 minggu Data laporan

kerja unit

4 Jika format data

sudah sesuai UPT.

TIPDA akan

mengolah data

kedalam instrument

informasi jika

belum sesuai akan

dikembalikan ke

unit kerja terkait

untuk diperbaiki

3 minggu Draft laporan

informasi

5 Mengeluarkan surat

pengantar laporan

informasi data

1-3 hari Surat

6 Mengirimkan buku

data yang tersusun

diinformasikan

kepada seluruh unit

kerja

1 hari Surat

Buku

laporan

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 1 - 2

SOP PENGOLAHAN DATA DAN PENYAMPAIAN INFORMASI

658

1. TUJUAN

SOP ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai:

1.1.Prosedur proses Pengumpulan dan Penerbitan Informasi.

1.2.Tahapan yang harus dilakukan dalam pengumpulan.

2. RUANG LINGKUP

SOP ini meliputi:

2.1.Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam pengolahan data dan penyampaian

informasi.

2.2.Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengolahan data dan penyampaian informasi.

3. DEFINISI

Pengolahan adalah suatu proses penyampaian informasi yang dikeluarkan oleh UPT

TIPDA Universitas Dharmawangsa kepada sivitas akademika Undhar dan Instansi

vertikal.

4. PENGGUNA



penyampaian informasi serta dipergunakan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi,

Menteri Pendidikan dan Kebudayaan.

5. REFERENSI

5.1.Undang-Undang No. 14 tahun 2008, tentang Keterbukaan Informasi Publik;

5.2.Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan

Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi;

6. PROSEDUR

6.1.Menyusun surat permohonan data

6.2.Mengirim surat permintaan data

6.3.Mengirim data sesuai format

6.4.Jika format data sudah sesuai UPT TIPDA akan mengolah data kedalam instrument

informasi jika belum sesuai akan dikembalikan ke unit kerja terkait untuk diperbaiki.

6.5.Mengeluarkan surat pengantar laporan informasi data.

6.6.Mengirimkan buku data yang tersusun diinformasikan kepada seluruh unit kerja.

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 2 - 2

SOP PENGOLAHAN DATA DAN PENYAMPAIAN INFORMASI

659

Tidak sesuai

7. FLOWCHART

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Fakultas/

Lemb/

UPT/ Unit

Kerja lain

Retor/

WR 3

UPT

TIPDA

Syarat/

perleng

kapan

Waktu Dokumen

1 Menyusun surat

permohonan data

1-3

hari Surat

permintaan

data

Draft format data

2 Mengirim surat

permintaan data

1 hari Surat permintaan

data

Draft format data

3 Mengirim data sesuai

format

2

minggu

Data laporan unit

kerja

4 Jika format data

sudah sesuai UPT

TIPDA akan

mengolah data

kedalam instrument

informasi jika belum

sesuai akan

dikembalikan ke unit

kerja terkait untuk

diperbaiki

3

minggu

Draft laporan

informasi


pengantar laporan

informasi data

1-3

hari

Surat

6 Mengirimkan buku

data yang tersusun

diinformasikan

kepada seluruh unit

kerja

1 hari Surat

Buku laporan

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 1 - 2

SOP PENGOLAHAN DATA DAN PENYAMPAIAN INFORMASI PENYUSUNAN

LAPORAN PROGRAM KEGIATAN BERBASIS WEB

660

1. TUJUAN


1.1.Prosedur proses Pengumpulan dan Penerbitan Informasi Penyusunan Laporan Program

Kegiatan Berbasis Web.

1.2.Tahapan yang harus dilakukan dalam pengumpulan dan penerbitan Laporan Program


2. RUANG LINGKUP

SOP ini meliputi:

2.1.Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam penyusunan Laporan Program


2.2.Pihak-pihak yang terlibat dalam proses penyusunan Laporan Program Kegiatan

Berbasis Web.

3. DEFINISI

Penyusunan Laporan Program Kegiatan Berbasis Web adalah suatu proses penyampaian

informasi yang dikeluarkan oleh UPT. TIPDA Universitas Dharmawangsa.

4. PENGGUNA



penyampaian informasi.

5. REFERENSI

5.1.Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan


6. PROSEDUR

6.1.Menyusun surat permohonan permintaan data


6.3.Mengirimkan data sesuai format

6.4.Jika format sudah sesuai UPT.TIPDA akan mengolah data kedalam aplikasi jika belum

sesuai akan dikembalikan ke unit kerja terkait untuk diperbaiki

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 2 - 2

SOP PENGOLAHAN DATA DAN PENYAMPAIAN INFORMASI PENYUSUNAN

LAPORAN PROGRAM KEGIATAN BERBASIS WEB

661

Tidak sesuai

6.5.Mengcopy hasil pengisian aplikasi untuk dijadikan bahan laporan bulanan

7. FLOW CHART

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

BAUK dan

Penjabat Pembuat

Komitmen

Rektor/ WR 3

UPT. TIPDA

Syarat/

perleng

kapan

Waktu Dokumen

1 Menyusun surat

permohonan permintaan

data

1-3

hari Surat permintaan

data

Draft format

data

2 Mengirim surat

permintaan data

1 hari

3 Mengirimkan data

sesuai format

2 hari Data laporan

realisasi program

dan anggaran

4 Jika format sudah sesuai

UPT. TIPDA akan

mengolah data kedalam

aplikasi jika belum

sesuai akan


kerja terkait untuk

diperbaiki

1-3

hari

Draft laporan

informasi

5 Mengcopy hasil

pengisian aplikasi untuk

dijadikan bahan laporan

bulanan

1 hari Laporan

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 1 - 2

SOP PENGOLAHAN DATA DAN PENYAMPAIAN INFORMASI STATISTIK

662

1. TUJUAN


1.1. Prosedur proses Pengumpulan dan Penerbitan Data Informasi Statistik.

1.2. Tahapan yang harus dilakukan dalam pengumpulan dan penerbitan buku statistik.

2. RUANG LINGKUP

SOP ini meliputi:

2.1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam pengolahan data dan penyampaian

informasi statistik.

2.2 Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengolahan data dan penyampaian informasi

statistik.

3. DEFINISI

Pengolahan dan penerbitan data statistik adalah suatu proses penyampaian informasi yang

dikeluarkan oleh UPT. TIPDA Universitas Dharmawangsa.

4. PENGGUNA



penyampaian informasi dan juga dipergunakan oleh Instansi terkait.

5. REFERENSI

5.1. Undang-Undang No. 14 tahun 2008, tentang Keterbukaan Informasi Publik;

5.2. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan


6. PROSEDUR

6.1.Menyusun surat permohonan data


6.3.Mengirim data sesuai format

6.4.Jika format data sudah sesuai UPT. TIPDA akan mengolah data kedalam instrument

informasi jika belum sesuai akan dikembalikan ke unit kerja terkait untuk diperbaiki

6.5.Mengeluarkan surat pengantar laporan informasi data

6.6.Mengirimkan buku data yang tersusun diinformasikan kepada seluruh unit kerja

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 2 - 2

SOP PENGOLAHAN DATA DAN PENYAMPAIAN INFORMASI STATISTIK

663

Tidak sesuai

7. FLOWCHART

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Fakultas/

Lemb/

UPT/ Unit

Kerja lain

Retor/

WR 3

UPT.

TIPDA

Syarat/

perleng

kapan

Waktu Dokumen

1 Menyusun surat

permohonan data

1-3

hari Surat

permintaan

data

Draft format data

2 Mengirim surat

permintaan data

1 hari

3 Mengirim data sesuai

format

2

minggu

Data laporan unit

kerja

4 Jika format data

sudah sesuai UPT.

TIPDA akan

mengolah data

kedalam instrument

informasi jika belum

sesuai akan


kerja terkait untuk

diperbaiki

3

minggu

Draft laporan

informasi


pengantar laporan

informasi data

1-3

hari

Surat

6 Mengirimkan buku

data yang tersusun

diinformasikan

kepada seluruh unit

kerja

1 hari Buku laporan

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 1 - 2

SOP PERMINTAAN SUBDOMAIN WEB FAKULTAS DAN PROGRAM STUDI

664

1. TUJUAN

SOP ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai persyaratan yang diperlukan

dan tahapan yang harus dilakukan oleh Fakultas, Program Studi (Prodi), dan Unit Kerja

lainnya yang membutuhkan subdomain web untuk unit kerjanya masing-masing.

2. RUANG LINGKUP

SOP ini meliputi:

2.1.Tata cara dan persyaratan yang diperlukan untuk mendapatkan subdomain web

fakultas/prodi di Universitas Dharmawangsa.

2.2.Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pembuatan subdomain web di Universitas

Dharmawangsa.

3. DEFINISI

Subdomain web Fakultas/Prodi merupakan bagian dari domain dharmawangsa.ac.id yang

dapat digunakan oleh Fakultas/Prodi untuk menempatkan website unit kerjanya. Website

tersebut dapat digunakan oleh unit kerja untuk menyebarkan informasi tentang profil,

dosen dan staf, kegiatan, dokumen dan lain sebagainya.

4. PENGGUNA

Pengguna dari SOP ini adalah seluruh fakultas dan prodi yang ada di Universitas

Dharmawangsa.

5. REFERENSI

5.1.Statuta Universitas Dharmawangsa.

6. PROSEDUR

6.1.Pimpinan Fakultas/ Prodi mengajukan surat permohonan permintaan subdomain.

6.2.Pengelola website membuat subdomain sesuai permintaan Fakultas/ Prodi.

6.3.Proses aktifasi subdomain dengan perusahaan hosting.

6.4.UPT. Puksi mengirimkan surat jawaban ke Fakultas/ Prodi terkait.

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 2 - 2

SOP PERMINTAAN SUBDOMAIN WEB FAKULTAS DAN PROGRAM STUDI

665

7. FLOW CHART

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Fakultas/

Prodi

UPT

TIPDA

Perusahaan

Hosting

Syarat/

perleng

kapan

Waktu Dokumen

1 Pimpinan

Fakultas/ Prodi

mengajukan surat

permohonan

permintaan

subdomain.

Surat

permohonan dari

unit kerja.

2 Pengelola website

membuat

subdomain sesuai

permintaan

Fakultas/ Prodi.

<= 5

menit

3 Proses aktifasi subdomain dengan

perusahaan

hosting.

<= 5 menit

4 UPT. TIPDA

mengirimkan surat

jawaban ke

Fakultas/ Prodi

terkait.

1 hari Surat jawaban

akan menyertakan

akun cpanel dari

subdomain yang

dibuat.

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 1 - 5

SOP LAYANAN PERKULIAHAN DARING

666

1. TUJUAN

1.1. Tujuan prosedur pengembangan sistem informasi ini adalah untuk mengatur mekanisme

perkuliahan pembelajaran dalam jaringan yang diperuntukan bagi mahasiswa yang ada di

seluruh Program Studi Universitas Dharmawangsa.

2. Ruang Lingkup

2.1. Manual prosedur ini diterapkan ketika unit pada universitas dharmawangsa memerlukan

sebuah kegiatan pembelajaran yang bersifat Daring/ Dalam Jaringan yang mana pada saat

pandemi ini tidak memungkinkan untuk melakukan pelaksanaan perkuliahan tatap muka

atau permasalahan lainnya yang muncul nantinya.

3. DEFINISI

3.1 UPT. Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (TIPDA) adalah sebuah unit ditugaskan

ditunjuk dan ditugaskan dalam pengelolaan, pengembangan, serta kelancaran pelaksanaan

operasional Universitas dharmawangsa bidang IT dan Sistem Informasi.

3.2 Staf Divisi Sistem Informasi/ E-Learning adalah staff yang ditunjuk dan ditugaskan dalam

pengelolaan, pengembangan, serta kelancaran pelaksanaan operasional Sistem Informasi.

3.3 Kaprodi adalah pihak atau bagian dari universitas dharmawangsa dalam pelaksanaan

kegiatan perkuliahan

3.4 Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuan dengan tugas utama mentranformasikan

ilmu kepada mahasiswa.

3.5 Biro akademik adalah sebagai unit pelaksanaan bagian administrasi, kemahasiswaan dan

informasi yang mampu menunjang pembangunan dan pengembangan Universitas

dharmawangsa

3.6 Siakad/ Sistem Informasi Akademik adalah suatu Sistem Informasi Akademik yang

dibangun untuk memberikan kemudahan kepada pengguna dalam kegiatan administrasi

akademik kampus secara online.

3.7 E-Learning adalah pembelajaran secara elektronik atau proses belajar mengajar yang

dilakukan secara online

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 2 - 5


667

4. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT

4.1. UPT. Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (TIPDA)

4.2. Staf Divisi Sistem Informasi/ E-Learning

4.3. Kaprodi

4.4. Biro Administrasi Akademik

4.5. Dosen

5. REFERENSI

5.1. UU Nomor 20 tahun 2003 tentang Pendidikan Nasional.

5.2. UU Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.

5.3. UU Nomor 12 Tahun 2012 Pasal 31 Tentang Pendidikan Jarak Jauh

5.4. Permendikbud No. 109/2013 Tentang Proses Belajar Mengajar yang dilakukan secara

jarak Jauh Menggunakan Media Komunikasi.

5.5. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1990 Tentang Pendidikan Tinggi

5.6. Surat Keputusan Mendiknas 232/U/2000 Tentang Kurikulum Pendidikan Perguruan

Tinggi.

5.7. Surat Keputusan Mendiknas Nomor 184/U/2001 Tentang Pengendalian dan

Pembinaan Program Diploma, sarjana, Pascasarjana di Perguruan Tinggi.

5.8. Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Pendidikan Universitas Dharmawangsa.

5.9. Kalender Akademik Universitas Dharmawangsa

6. KETENTUAN UMUM

6.1. Alamat domain yang telah terdata oleh divisi sistem informasi/ Programmer adalah

sistem informasi yang mulai terpasang sejak tahun 2019

6.2. Sebelum dilakukan pemberian alamat/ domain sebuah prodi terlebih dahulu pihak dari

pusat sistem informasi melakukan cek apakah sudah mempunyai domain/ belum

6.3. Staf divisi sistem informasi melakukan pembuatan sistem informasi kemudian

menyerahkannya kepada pihak fakultas dan prodi

7. RINCIAN PROSEDUR

7.1. Perencanaan Matakuliah Daring

a) Ketua Program Studi membuat Perencanaan Mata Kuliah yang akan dilaksanakan

Secara Online berdasarkan Proses Persiapan Perkuliahan *No-doc

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 3 - 5


668

b) Ketua Program Studi Mengumpulkan Data Mahasiswa yang akan mengikuti

perkuliahan Online Berdasarkan pengisian KRS yang telah disetujui pada Proses *

No-doc, kemudian data tersebut diserahkan kepada Biro Administrasi Akademik,

dan diserahkan kepada bagian Ketua Pusat Sistem Informasi dan Diteruskan ke Staf

Divisi Sistem Informasi/ E-Learning untuk dibuatkan Mata Kuliah Daring.

7.2. Pelaksanaan Kuliah Daring

a) Registrasi dan aktivasi akun.

i. Biro Administrasi Akademik menyerahkan data Mahasiswa ke bagian Staf

Divisi Sistem Informasi/ E-Learning.

ii. Bagian Staf Divisi Sistem Informasi/ E-Learning melakukan Registrasi Akun

E-Learning menggunakan Data Mahasiswa yang mengikuti kuliah daring dari

Biro Administrasi Akademik.

iii. Bagian Staf Divisi Sistem Informasi/ E-Learning menyiapkan layanan aktivasi

akun mahasiswa yang mengikuti kuliah daring.

iv. Mahasiswa melakukan registrasi dan aktivasi akun kuliah daring sesuai

dengan pengelompokan Kelas dan Matakuliah pada saat pengisian KRS.

b) Pelaksanaan kegiatan Kuliah Online

i. Ketua Program Studi Mengirimkan surat permohonan membuka (enrollment)

mata kuliah daring dan daftar dosen yang mengampu matakuliah daring,

melalui email, atau dapat mendatangi langsung ke Staf Divisi Sistem

Informasi/ E-Learning.

ii. Bagian Staf Divisi Sistem Informasi/ E-Learning memberikan pelayanan

dengan cara menjawab email yang masuk mengenai cara membuka

(enrolment) mata kuliah daring dan mencatat pelayanan di dalam laporan E-

Learning.

iii. Dosen dapat membuka (enrollment) mata kuliah daring di Learning

Management System/ Sistem Informasi Akademik.

iv. Dosen dan Mahasiswa dapat menemukan mata kuliah daring di Learning

Management System.

7.3. Pengelolaan Perkuliahan

a) Bahan Perkuliahan

i. Dosen Pengampu matakuliah menyiapkan Materi perkuliahan yang telah

ditetapkan dan disetujui oleh Kaprodi.

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 4 - 5


669

ii. Kaprodi memeriksa kesusuaian materi dengan kurikulum yang sudah

ditetapkan

iii. Kaprodi Menyerahkan Bahan perkuliahan kepada bagian layanan E-Learning

untuk di upload ke Website E-Learning atau dapat dilakukan oleh Kaprodi

dan Dosen Secara langsung dengan berkoordinasi dengan bagian layanan

Staf Divisi Sistem Informasi/ E-Learning.

iv. Mahasiswa Dapat mengikuti Perkuliahan Daring.

b) Penyampaian Materi Perkuliahan

i. Dosen Menyampaikan Materi perkuliahan online kepada mahasiswa dengan

perencanaan yang sesuai dengan silabus.

ii. Penyampaian materi harus ada interaksi secara realtime oleh dosen yang

bersangkutan dengan fasilitas diskusi online yang telah tersedia di web E-

Learning atau dengan menggunakan platform sesuai dengan kesepakatan

antara dosen dan mahasiswa.

iii. Penyampaian materi dapat menggunakan video rekaman dosen yang

bersangkutan dan di unggah ke website E-Learning/ Siakad.

c) Pelaksanaan Ujian

i. Dosen Pengampu matakuliah menyiapkan materi yang akan diujikan melalui

sistem E-Learning dan harus dilaksanakan secara online, Soal ujian dapat

berupa Soal Essay atau Multiple choice.

ii. Pelaksanaan Ujian Harus terncana sesuai pada silabus perkuliahan online

yang telah ditetapkan.

iii. Pelaksanaan Ujian dilakukan secara paralel dengan proporsi yang sesuai

antara jumlah soal, durasi waktu dan rentang waktu online yang ditetapkan.

iv. Mahasiswa Mengerjakan Soal ujian

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 5 - 5


670

7.4. Proses Evaluasi

a) Dosen Membuat Laporan Kuliah yang berisikan aktifitas perkuliahan daring

(Penilaian, Dokumen Pelaksanaan Perkulihan).

b) Biro Administrasi Akademik meminta laporan kuliah daring dan nilai akhir dari

c) Biro Administrasi Memberikan Laporan Kuliah daring kepada Kaprodi untuk

diperiksa

d) Dosen Dosen Memberikan Laporan Kuliah daring dan nilai akhir dengan cara

menginputkan nilai ke Siakad dan memberikan laporan kuliah daring yang

berisikan aktivitas kegiatan penilaian, tugas-tugas yang dilakukan secara online

kepada biro administrasi akademik.

e) Mahasiswa Dapat Melihat Nilai Perkuliahan Daring di Siakad.

7.5. Training

a. Pelaksanaan Training E-Learning bagi Dosen dan Staff Universitas

Dharmawangsa

1. Kaprodi Membuat Perencanaan Training dan melakukan sosialiasi Kepada

Dosen/Staff, kemudian meminta bagian E-Learning untuk mempersiapkan

pelaksanaan traning elearnig.

2. Dosen dan staff menerima sosialisasi training dari bagian Layanan E-

Learning

3. Bagian Layanan Staf Divisi Sistem Informasi E-Learning menerima

permintaan akan pelatihan dari Setiap Fakultas di Lingkungan Universiyas

Dharmawangsa.

4. Bagian Layanan Staf Divisi Sistem Informasi E-Learning memberikan

pelatihan sesuai dengan Permintaan dan Jadwal yang telah ditentukan.

8. PENGECUALIAN

8.1. Pelaksanan bisa dilakukan sepanjang waktu.

9. REKAMAN

9.1. Laporan hasil pekerjaan

9.2. Blueprint projek

10. LAMPIRAN

10.1. Surat Perintah Pelaksanaan

10.2. Surat Permohonan Pengajuan sub domain dan domain

10.3. Surat Balasan ke unit/ Fakultas/ prodi

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 1 - 9

SOP PERAWATAN DAN PERBAIKAN PERANGKAT JARINGAN

671

1. TUJUAN

1.1. Tujuan Manual Prosedur Perawatan dan Perbaikan Perangkat Jaringan ini adalah

membantu memperlancar proses perawatan dan perbaikan Perangkat Jaringan di

Yayasan Pendidikan Dharmawangsa guna memaksimalkan pemanfaatan infrastruktur

jaringan beserta semua sumber daya yang ada didalamnya, sehingga dapat membantu

mewujudkan visi dan misi dari UPT. TIPDA Universitas Dharmawangsa.

2. RUANG LINGKUP

2.1. Manual prosedur ini harus diterapkan saat diadakan pengecekan perangkat Jaringan yang

meliputi perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, dan peralatan non

komputer yang dilakukan sekali setiap bulan ataupun ketika ada laporan kerusakan.

3. DEFINISI

3.1. Staf Divisi Jaringan adalah pengelola perangkat jaringan dengan mendayagunakan

seluruh sumber daya secara terencana, terawasi, dan terevaluasi.

3.2. Staf Divisi Sistem Informasi adalah staff yang ditunjuk dan ditugaskan dalam

pengelolaan, pengembangan, serta kelancaran pelaksanaan operasional Sistem

Informasi.

4. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT

4.1. Ketua Lembaga

4.2. Staf Divisi Jaringan

4.3. Wakil Rektor II.

5. REFERENSI

5.1. Manual Mutu Yayasan Pendidikan Dharmawangsa,

5.2. RENSTRA Yayasan Pendidikan Dharmawangsa, dan

5.3. STATUTA Yayasan Pendidikan Dharmawangsa.

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 2 - 9


672

6. KETENTUAN UMUM

6.1. Perangkat jaringan yang terdata oleh divisi jaringan adalah perangkat jaringan yang

mulai terpasang sejak tahun 2019.

6.2. Sebelum dilakukan penggantian perangkat jaringan, terlebih dahulu harus dilakukan

pengecekan data pemasangan perangkat jaringan guna mengetahui masa pemakaian

perangkat jaringan.

6.3. Staf divisi jaringan melakukan monitoring koneksi jaringan setiap hari serta menerima

laporan kerusakan oleh pengguna perangkat jaringan jika ada

6.4. Permintaan perbaikan / penggantian perangkat jaringan harus disertakan dengan hasil

analisa teknis tentang penyebab kerusakan / penggantian.

7. RINCIAN PROSEDUR

7.1. Staf Divisi Jaringan mengecek semua perangkat jaringan setiap bulan yang meliputi

perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, dan peralatan non komputer, atau

menerima laporan perihal gangguan ataupun kerusakan pada Sistem Jaringan yang ada.

7.2. Staf Divisi Jaringan mengisi form kondisi perangkat jaringan.

7.3. Jika terdapat barang rusak maka dilakukan proses pendataan peralatan yang rusak dan

memasukkan pada form peralatan rusak

7.4. Staf Divisi Jaringan mengecek apakah peralatan tersebut dapat diperbaiki sendiri, bila

tidak maka laboran memberitahu dan meminta persetujuan Kepala UPT. TIPDA untuk

perbaikan di luar atau mengganti dengan yang baru.

7.5. Kepala UPT. TIPDA menyetujui dan menandatangani form laporan/permintaan yang

telah diisi oleh staf divisi jaringan.

7.6. Surat pengajuan penggantian/perbaikan peralatan yang telah disetujui oleh Kepala UPT.

TIPDA diserahkan kepada Wakil Rektor II.

7.7. Staf divisi jaringan menerima perangkat pengganti ataupun yang sudah diperbaiki guna

memastikan barang yang diterima telah sesuai dengan pengajuan sebelumnya.

7.8. Staf divisi jaringan melakukan penggantian ataupun pemasangan perangkat.

7.9. Staf divisi jaringan mengisi form penggantian ataupun pemasangan perangkat dan

Menyerahkan kepada Kepala UPT. TIPDA.

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 3 - 9


673

8. PENGECUALIAN

8.1. Apabila hasil analisis menyatakan tidak memungkinkan untuk di lakukan

perbaikan/penggantian perangkat jaringan dengan alasan tertentu maka UPT. TIPDA

akan memberitahukan kepada pengguna secara tertulis.

9. REKAMAN

9.1. Form Analisa Kerusakan/Kebutuhan.

9.2. Surat pemberitahuan hasil analisis

9.3. Surat Pengajuan Kebutuhan Barang

9.4. Surat Perintah Intalasi Jaringan

9.5. Berita Acara Siap Operasi

10. LAMPIRAN

10.1. Form Pemasangan Jaringan Baru

10.2. Surat pemberitahuan hasil analisis

10.3. Surat Pengajuan Kebutuhan Barang

10.4. Surat Perintah Intalasi Jaringan Baru

10.5. Berita acara siap operasi (BASO)

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 4 - 9


674

11. ALUR PROSEDUR

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 5 - 9


675

12. LAMPIRAN

Lampiran 1

Form Pemasangan Jaringan Baru

FORMULIR PEMASANGAN JARINGAN BARU

UPT. TIPDA

UNIVERSITAS DHARMAWANGSA Jl KL. Yos Sudarso 20115

Medan, Indonesia

Tel: (62-22) 2013163

http://www.dharmawangsa.edu

Tanggal/Date : ______________________

No. Pendaftaran/ Registration No. : _______________________

Data Pemohon / Applicant Data

Data Institusi

Nama / Name Nama Institusi:

Institusi

Jabatan / Title

Alamat / Address:

Kode Pos / ZipCode:

____________

Alamat Institusi:

Kode Pos / ZipCode: __________

Kota /City Kota /City

No Telepon/Phone No.: Handphone No: Fax No: No Telepon/Phone No.: Fax No:

e-mail Web site: http://

Dengan ini kami menyatakan bahwa informasi yang kami berikan adalah benar adanya. Kami setuju dan bersedia untuk menyediakan

segala kebutuhan yang akan muncul apabila jaringan baru akan dipasang oleh TIPDA.

Tanda tangan / Signature

Nama/Name

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 6 - 9


676

Lampiran 2

Surat pemberitahuan hasil analisis

Nomor : ....., ...................., 2020

Hal :

Lampiran :

Kepada

Yth. ........................................

Di

Tempat

Dengan Hormat,

Dari hasil analisis yang telah dilakukan oleh UPT. TIPDA, maka rekomendasi dari Staff Divisi Jaringan

adalah :

Pemasangan Jaringan dapat dilakukan

Pemasangan Jaringan dapat dilakukan dengan catatan

Catatan :

Pemasangan Jaringan Tidak dapat dilakukan

Alasan :

Untuk Koordinasi mengenai pemasangan jaringan baru dapat menghubungi UPT. TIPDA c.q. Bagian

Layanan Pelanggan di Nomor ext : 2219

Demikian kami sampaikan. Atas perhatian bapak, kami ucapkan terima kasih

UPT. TIPDA


Ananda Hadi Elyas, S. Kom, M. Kom

Ceklist yang di rekomendasikan

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 7 - 9


677

Lampiran 3

Surat Pengajuan Kebutuhan Barang

Nomor : ....., ...................., 2010

Hal :

Lampiran :

Kepada

Yth. ........................................

Di

Tempat

Dengan Hormat,

Dari hasil analisis yang telah disetujui oleh UPT. TIPDA, maka keperluan barang yang harus diadakan

adalah :

No Spesifikasi Jumlah Keterangan

Untuk memenuhi kebutuhan jaringan intranet/internet dalam waktu singkat, diharapkan barang

tersebut diadakan selambat-lambatnya 3 hari kerja mulai dari dokumen ini diterima oleh pelanggan.

Demikian kami sampaikan. Atas perhatian bapak, kami ucapkan terima kasih

UPT. TIPDA



YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 8 - 9


678

Lampiran 4

Surat Perintah Intalasi Jaringan Baru

SURAT PERINTAH INSTALASI JARINGAN BARU

NOMOR : .................................. 202..

TENTANG

PEKERJAAN INSTALASI JARINGAN BARU

di …………………….……………………..

Membaca : 1. Surat Permohonan surat permohonan pemasangan jaringan baru No:

..................................................tanggal ………….........200…

Berdasarkan : 1. Surat Hasil analisis No :...............................................................

2. Surat Pengajuan Barang No : ........................................................

Dengan ini diperintahkan Kepada :

Nama

Divisi

: .................................................

: ............................................

Untuk memulai Pekerjaan Instalasi Jaringan baru di........................................ dengan waktu

pelaksanaan pekerjaan selambat-lambatnya 5 (Lima) hari kerja sejak Surat Perintah Mulai Kerja ini

diterbitkan, yaitu mulai....................................202....s/d.....................................202.......,

Demikian Surat Perintah Mulai Kerja ini dibuat untuk dapat dipergunakan dan dilaksanakan

sebagaimana mestinya

DITETAPKAN DI : ..............................

PADA TANGGAL : .....................202.....

UPT. TIPDA



YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 9 - 9


679

Lampiran 5

Berita acara siap operasi

No.: PSI/FM - 00/00

BERITA ACARA SIAP OPERASI

Hari ini _______ tanggal _______ bulan _____ Tahun 20__ , telah dilaksanakan penandatanganan Berita Acara

Siap Operasi tentang layanan pemasangan jaringan intranet dan internet di ______________________.

Dengan ini menyatakan bahwa, layanan pemasangan jaringan intranet dan internet telah siap operasi dan siap

digunakan untuk meningkatkan manajemen di instansi tersebut.

Demikian Berita Acara Siap Operasi ini dibuat, untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Ditrektorat TIK Pelanggan

Teknisi ___________________________

Nama Jelas Nama Jelas

SOP PEMASANGAN DAN PERAWATAN JARINGAN INTERNET 1. …

Documents

Transcript of SOP PEMASANGAN DAN PERAWATAN JARINGAN INTERNET 1. …