SOP Kominfo

HIMPUNAN MAHASISWA GEOFISIKA INDONESIASekretariat : Ruang Sekretariat HIMA TG ‘TERRA’ ITBe-mail : [email protected]

STANDAR OPERASIONAL PROSEDURHIMPUNAN MAHASISWA GEOFISIKA INDONESIA 2013/2014

BIDANG KOMUNIKASI DAN INFORMASI

BAB IPENGERTIAN

Pasal 1Pengertian

SOP Bidang Komunikasi dan Informasi adalah hal-hal yang mengatur penyebaran informasi melalui media komunikasi agar efektif dan efisien

Pasal 2Tujuan Umum

1. Bidang Komunikasi dan Informasi bertujuan untuk mengkoordinir segala bentuk komunikasi internal maupun eksternal

2. Bidang Komunikasi dan Informasi bertujuan untuk mengkoordinir segala bentuk penyampaian informasi internal maupun eksternal

Pasal 3Tujuan Khusus

1. Menunjang kelancaran dalam proses pelaksanaan dan kemudahan pengendalian2. Mempertegas tanggung jawab dalam pelaksaan tugas3. Meningkatkan daya guna dan hasil guna dalam pengendalian sistem secara berkelanjutan4. Transparansi alur kerja, tugas, dan wewenang

Pasal 4Landasan Kerja

Arahan Kerja Bidang Komunikasi dan Informasi berdasarkan AD/ART, Visi dan Misi Ketua HMGI dan Arahan Kerja Ketua HMGI

BAB IISISTEM KOMUNIKASI DAN INFORMASI

Pasal 5Jenis-Jenis Komunikasi dan Informasi

1. Internal, adalah komunikasi dan informasi dari/untuk anggota HMGI2. Eksternal, adalah komunikasi dan informasi keluar dari lembaga HMGI


Pasal 6Tipe Komunikasi dan Informasi

a. Pusat1. Terpusat, adalah tipe komunikasi dari Pengurus Pusat untuk Pengurus Wilayah2. Distibutif Terpusat, adalah tipe komunikasi dimana komunikasi di titipkan kepada

Bidang yang bersangkutan3. Divergen, adalah tipe komunikasi antara Pengurus Pusat4. Konvergen, adalah tipe komunikasi dari Pengurus Pusat kepada seluruh Anggota

b. Wilayah1. Memusat, adalah tipe komunikasi dan informasi dari Pengurus Wilayah untu Pengurus

Pusat2. Distributif Wilayah, adalah komunikasi dan informasi dari Anggota dan Pengurus

Wilayah kepada Koordinator Wilayah atau sebaliknya3. Order, adalah komunikasi dan informasi antara Pengurus Wilayah kepada Anggota

Wilayah

c. Anggota1. Menjari, adalah komunikasi dan informasi antara Anggota dan Anggota lainnya

Pasal 7Sifat Komunikasi dan Informasi

a. Terbuka1. Komunikasi dan Informasi harus terbuka dan tidak ada yang dirahasiakan2. Komunikasi dan Informasi tentang yang bersangkutan dengan HMGI* dan Kegeofisikaan3. Komunikasi dan Informasi harus diketahui oleh Wakil Ketua Bidang Komunikasi dan

Informasi4. Komunikasi dan Informasi masalah Musyawarah Wilayah5. Komunikasi dan Informasi tentang Progress Kerja Pengurus Wilayah6. Komunikasi dan Informasi tidak boleh mengandung SARA dan Pornografi*Komunikas yang bersangkutan dengan HMGI adalah komunikasi yang memakai atribut dan nama HMGIb. Rahasia1. Komunikasi dan Informasi yang melibatkan dua/beberapa pihak saja


2. Komunikasi dan Informasi yang tidak bersangkut-paut dengan kelancaran alur kerja HMGI ke depannya

3. Komunikasi dan Informasi tidak harus diketahui oleh Wakil Ketua Bidang Komunikasi dan Informasi

Pasal 8Alur Komunikasi dan Informasi

a. Pusat1. Terpusat, dari Sumber Wakil Ketua Kominfo Wilayah2. Distributif Terpusat, dari Sumber Bidang yang bersangkutan Wajib diketahui

Wakil Ketua Kominfo Wilayah/Anggota3. Divergen, dari Sumber Wakil Ketua Kominfo Pengurus Pusat4. Konvergen, dari Sumber Wakil Ketua Kominfo Anggota

b. Wilayah1. Memusat, Wilayah Wakil Ketua Kominfo Pusat2. Distributif Wilayah, Anggota/Wilayah Pusat Bidang yang bersangkutan Wajib

diketahui Wakil Ketua Kominfo3. Order, Anggota Wilayah Koordinator Wilayah (jika merupakan Komunikasi

Umum) Wajib diketahui Wakil Ketua Kominfo

c. Anggota1. Menjari, Anggota Melalui Media Kominfo (Bersifat Umum) Wajib diketahui

Wakil Ketua Kominfo Informasi Anggota

Pasal 9Media Komunikasi dan Informasi

1. Short Message Service, Wakil Ketua Kominfo an Salim Muhammad (083821845009)2. Group on Facebook, Himpunan Mahasiswa Geofisika Indonesia3. Aplikasi Gadget, Whatsup, Line, BBM4. Twitter, @HMGIndo5. Blogger,6. E-mail, [email protected]

BAB IIIARAHAN KERJA BIDANG KOMUNIKASI DAN INFORMASI

Pasal 10

mailto:[email protected]


Jaringan Komunikasi1. Jaringan Komunikasi atau selanjutnya disebut Jarkom adalah alur komunikasi dan

informasi paling efisien dan efektif2. Setiap Jarkom dari dan untuk Pengurus Pusat yang berhubungan dengan HMGI dan ke-

geofisikaan wajib diketahui oleh Wakil Kominfo3. Setiap Jarkom tidak boleh mengandung SARA dan Pornografi4. Setiap Jarkom harus mengandung inti pembahasan yang jelas5. Setiap informasi untuk Pusat, Narasumber/Anggota Korwil Wakil Kominfo

Pengurus Pusat6. Setiap informasi untuk Wilayah, Pengurus Pusat Wakil Kominfo Korwil

Anggota7. Setiap informasi yang akan di jarkom langsung oleh Bidang yang bersangkutan demi

mencapai keefektifan, Bidang yang bersangkutan (atas sepengetahuan Wakil Kominfo dan izin Ketua HMGI) Korwil Anggota

8. Setiap sistem jarkom seperti yang dijelaskan di atas, berlaku alur balik9. Jarkom yang bersifat wajib diketahui oleh Pengurus Pusat :

a. Progress Kerja Wilayahb. Progress Musyawarah Wilayahc. Informasi mengenai HMGI dan Ke-geofisikaan

Pasal 11E-mail

1. Segala bentuk kesekretariatan dikirim ke/melalui email [email protected] 2. Segala bentuk publikasi informasi berupa media cetak dikirim ke/melalui email yang

sama dan disertai Jarkom3. Segala aktifitas email akan dipantau oleh Bidang Kominfo

Pasal 12Media Sosial

Pada Media Sosial seperti Facebook, Twitter, Milis tidak ada larangan memposting apapun kecuali :

1. SARA, Pornografi, dan kata-kata kotor2. Hal-hal yang tidak ada sangkut paut sama sekali dengan HMGI dan Ke-geofisikaan

Segala bentuk postingan akan dipantau oleh Bidang Kominfo, bagi setiap pelanggaran akan dijatuhkan Sanksi Berat

Pasal 13



Website1. Website akan dibuat oleh Wakil Ketua Bidang Kominfo dan di kembangkan oleh wilayah

titipan bersama Wakil Ketua Bidang Kominfo2. Segala isi website adalah tanggung jawab Wilayah Titipan bersama Wakil Bidang

Kominfo3. Website tidak boleh mengandung SARA dan Pornografi4. Isi Website secara umum :

a. Profil HMGIb. Proker HMGI yang telah berlangsung dan akan berlangsungc. Library HMGId. Artikel-artikel pilihan yang wajib diupdate minimal sekali sebulan

5. Segala bentuk isi Website akan dipantau oleh Wakil Bidang Kominfo

Pasal 14“BAKAR” HMGI

1. BAKAR HMGI atau Bagi-Bagi Kartu HMGI adalah salah satu program kerja HMGI periode 2013/2014

2. Jenis kartu yang akan dibagikan antara lain :a. Kartu Ucapan Selamat Ulang Tahun Himpunanb. Kartu Ucapan Hari Rayac. Kartu Ucapan Hari Besar lainnya

3. Kartu akan didesain oleh Bidang Kominfo dan diposting di facebook, twitter, website dan e-mail.

4. Setiap Anggota yang mendapatkan kartu tersebut, wajib mengirimkan kartu tersebut pada Himpunannya

Pasal 15“HOT”

1. HOT atau HMGI on Twitter merupakan salah satu program kerja HMGI periode 2013/2014

2. HOT merupakan rangkaian acara bulanan yang akan di adakan oleh HMGI dengan mengadakan lomba Kul-twit

3. Tema Kul-twit akan ditentukan oleh Administator Twitter yang ditunjuk oleh Wakil Kominfo atas persetujuan Ketua HMGI

4. Pemenang akan ditampung setiap bulan dan diberikan hadiah5. Peraturan perlombaan lainnya ditentukan Administator pada saat perlombaan6. Setiap rangkaian acara dipantau oleh Bidang Kominfo


Pasal 16Majalah

1. Majalah adalah proker besar yang dibawa oleh Ketua HMGI2. Program Kerja ini dititipkan kepada Wilayah yang ditunjuk langsung oleh Ketua HMGI

dan di koordinir oleh Wakil Ketua Kominfo3. Wilayah yang bersangkutan bertugas menjadi Konseptor Majalah dan membentuk Satgas4. Tugas dan Wewenang Wilayah yang bersangkutan :

a. Membentuk Satgas (Satuan Petugas) untuk mengkonsepkan majalahb. Menjadi redaktur dari majalah yang di titipkan c. Melaporkan progress kerja kepada Wakil Ketua Bidang Kominfod. Menjalin koordinasi dengan Wakil Ketua Bidang Kominfo

5. Setiap Anggota HMGI wajib mengirimkan satu artikel/bahasan mengenai ke-geofisikaan yang dikirim ke Ketua Satgas yang telah dibentuk

6. Isi Majalah secara umum :a. Profil HMGIb. Profil salah satu himpunan geofisika pilihanc. Profil salah satu perusahaan geofisika pilihand. Proker HMGI yang telah berlangsung atau yang akan berlangsung (yang wajib

adalah BAKAR, Liputan HMGI Goes to School, Fieldtrip pilihan, Course pilihan, dan Pemenang HOT)

e. Artikel salah satu issue geofisika terbaruf. Quizg. Dan lain-lain, yang berhak ditentukan oleh Satgas

7. Majalah yang masih baku dan telah di audit dikirim ke email [email protected] dan sebelumnya harus dikonfirmasi oleh Ketua Satgas kepada Wakil Ketua Bidang Kominfo untuk diperiksa

8. Untuk prosedur lain yang dirasakan perlu, akan langsung dibicarakan dengan Ketua Satgas bersama Wakil Ketua Kominfo dan Ketua HMGI

9. Majalah yang diterima akan di fiksasi oleh Bidang Kominfo dan dibentuk ke format .pdf yang akan dikirimkan ke setiap Korwil, dan setiap Korwil wajib mengirimkan ke masing-masing Anggota Wilayah

Pasal 17Produk HMGI

1. Produk HMGI atau Pekan Orientasi Duduk HMGI adalah forum dimana setiap universitas diwajibkan mengenalkan HMGI dalam Masa Orientasi Himpunannya



2. Produk HMGI dilaksanakan tidak bertentangan dengan AD/ART masing-masing Himpunan dan berlandaskan AD/ART HMGI yang telah dibagikan

3. Produk HMGI bermaksud mengenalkan dan mempererat tali persaudaraan HMGI kepada seluruh anggota himpunannya masing-masing dan calon anggota baru, dan tidak membuat Sense of Belonging terhadap himpunannya masing-masing berkurang

4. Setiap Universitas akan dihubungi langsung oleh Wakil Ketua Kominfo melalui Media Komunikasi dan Informasi

5. Teknis Produk HMGI secara umum akan diberikan oleh Wakil Ketua Kominfo, dan secara khusus akan dibentuk oleh masing-masing Himpunan

6. Teknis Umum adalah sebagai berikut :a. Mengenalkan Struktur HMGI secara umum baik Pusat maupun Wilayahb. Mendeskripsikan secara singkat tentang HMGIc. Menjelaskan tentang Anggota HMGI yang bukan merupakan anggota

perindividual tapi perhimpunan, sehingga mereka harus memasuki himpunannya dulu baru HMGI

d. Menjelaskan tentang AD/ART HMGI yang dianggap perlu7. Setiap Progress Kerja berhak diketahui oleh Wakil Ketua Kominfo dan Ketua HMGI

BAB IVPENUTUP

Pasal 18Sanksi

1. Sanksi Ringan berupa teguran akan diberikan kepada orang yang melanggar SOP yang pelanggarannya ringan menurut Pengurus Pusat

2. Sanksi Berat berupa dikeluarkannya dari Media Komunikasi dan Informasi kepada orang yang melanggar SOP yang pelanggarannya berlebihan menurut Pengurus Pusat


Pasal 19Penutup

1. Hal-hal yang belum diatur akan ditambahkan kemudian oleh Wakil Ketua Bidang Komunikasi dan Informasi.

2. Segala perubahan wajib diketahui seluruh Anggota

SOP Kominfo

Documents

Transcript of SOP Kominfo