Software Toko Dengan Access

1

Tugas Pengantar Aplikasi Microsoft Acces 2007 Tehnik Informatika Semester 1 Ahmad Zulianto

LAPORAN PROGRAM HASIL PENJUALAN DI TOKO

Untuk Apasih kita belajar microsoft Access? Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko.

Sebelum mulai belajar jangan lupa berdoa dulu kemudian Tanamkan pada diri anda bahwa Microsoft Access itu gampang dan mudah dipelajari. Kuatkan keyakinan pada diri anda bahwa anda dapat menguasainya.

Di Microsoft Access ada bagian apa aja sih?

a. Table digunakan untuk menyimpan data b. Query digunakan untuk memanipulasi data c. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data,

menambah data dll. d. Report digunakan untuk membuat laporan e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.

A. Menjalankan Microsoft Access 2007

Klik Start All Program Microsoft Office Microsoft Access 2007

Maka kita akan dikenalkan dengan area kerja program database Microsoft Access 2007 ini, seperti gambar di bawah ini

2


B. Mebuat File Database Baru Untuk membuat file Database baru kita klik aja Blank Database, Kemudian ada File Name kita ketik saja Tugas Access. Jangan lupa untuk menentukan dimana lokasi file tugas kita akan disimpan, kemudian klik Create. Lihat Gambar.

C. Membuat Tabel Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang

Kenapa kita harus buat table ?

Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data tidak dapat diproses

Dalam pembuatan program hasil penjualan di toko ini, setidaknya kita butuh 4 tabel yang harus disiapkan, diantaranya : Tabel Data Barang, Tabel Data Karyawan, Tabel Data Header Penjualan, Tabel Data Detail Penjualan. Langsung saja kita kupas satu persatu 1. Langkah-langkah Membuat Table

Pada Menu Create, klik saja icon table.

Selanjutnya Klik View, dan simpan dengan nama-nama table yang kita butuhkan. Kemudian Kita tinggal membuat Field-fieldnya dan menginput data-data yang dibutuhkan.

a. Tabel Data Barang Field-field yang digunakan

No Field Data Type Description 1 Nomor AutoNumber Nomor Otomatis 2 Kode Barang Text (4) Kode Barang 3 Nama Barang Text Nama Barang 4 Satuan Text Satuan Jumlah Barang 5 Harga Number Harga Barang

3


Selanjutnya, lakukan pengisian data dengan mengeklk View dan simpan. Pada Kode Barang, Data Typenya berupa teks dan terdapat (4), artinya pada penginputan di kolom kode barang nanti dibatasi empat karakter, apabila kita mengetik lebih dari empat karakter maka tidak akan keluar. Caranya ganti saja angka 255 pada field size dengan angka 4.

b. Tabel Data Karyawan Field-field yang digunakan

No Field Data Type Description 1 Nomor AutoNumber Nomor Otomatis 2 NIK Text (4) Nomor Induk Karyawan 3 Nama Karyawan Text Nama Karyawan 4 Alamat Text Alamat Karyawan 5 Jenis Kelamin Text Jenis Kelamin Karyawan 6 Pendidikan Text Pendidikan Terakhir 7 No Handphone Text Nomor Handphone 8 Bagian Text Jabatan

4


Selanjutnya, lakukan pengisian data dengan mengeklik View dan simpan.

c. Tabel Data Header Penjualan Field-field yang digunakan

No Field Data Type Description 1 Nomor AutoNumber Nomor Otomatis 2 No Faktur Text (4) Nomor Faktur 3 Tgl Faktur Date/Time Tanggal Faktur 4 NIK Text Nomor Induk Karyawan


5


d. Tabel Data Detail Penjualan Field-field yang digunakan

No Field Data Type Description 1 Nomor AutoNumber Nomor Otomatis 2 No Faktur Text (4) Nomor Faktur 3 Nama Barang Date/Time Nama Barang 4 Satuan Text Satuan Jumlah Barang 5 Harga Number Harga Barang 6 Jumlah Number Jumlah Barang


D. Membuat Query Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam table menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada. Query, Apasih Manfaatnya Query ? Dengan Query kita dapat : a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya

ingin melihat data pada table barang yang kode barangnya ZL01 b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antar table itu

ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur ZF001 itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Header Penjualan dan Table Karyawan, Sebagai penghubungnya adalah field NIK.

c. Dapat melakukan operasi perhitungan. Itulah tiga fungsi utama query. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report dan Form.

6


Cara Membuat Query Cari Data Pada tutorial ini yang akan kita buat adalah query cara mencari data dari dua table, kita ingin melihat nomor faktur ZF002 siapa pemiliknya. Langkah-langkahnya sebagai berikut. Pada menu Create, pilih Query Design Data yang digunakan adalah Data Karyawan dan Header Penjualan, untuk memasukkan data klik Add kedua data tersebut, lalu Close. Untuk menghubungkan kedua data harus ada garis penghubung, yang dihubungkan adalan NIK karena di sini yang kita cari adalah nik. Caranya dengan Dragging dari NIK Data Karyawan ke NIK Header Penjualan. Pada Field isikan No Faktur, Nama Karyawan, Bagian. Pada Table isi Header Penjualan, Data Karyawan, Data Karyawan. Pada Criteria ketikkan ZF002 Hasilnya Seperti ini. Untuk menjalankan program klik Run. Hasilnya seperti ini

7


Cara Membuat Query Penjualan Langkahnya seperti pembuatan query cari data, tapi yang dimasukkan disini adalah Detail Penjualan Untuk total harga masukkan rumusnya pada field Total Harga: [Detail Penjualan].[Harga]*[Jumlah] Hasilnya seperti ini Dan query ini akan digunakan dalam Form Penjualan.

E. Membuat Form Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail. A. Membuat Form Barang untuk Data Barang 1. Pada menu Create arahkan pandangan ke menu Forms, klik

Kemudian pilih maka akan ditampilkan seperti jendela berikut Pindahkan field yang ada dikiri ke kanan semua.

8


Pilih Columnar Pili desain, saya menggunakan model flow Next Pilih Modify the forms design. Maka hasilnya akan seperti ini Untuk memodifikasinya klik Icon Design pada Toolbar, untuk melihat hasil formnya klik Form View

2. Pada mode design, atur form agar bisa kita tambahkan control-kontrol yang lain. Misalnya memberi tombol-tombol Tambah, Hapus, Simpan, Tutup dan keluar. Dengan menggunakan Tool Box

Caranya Kita memanfaatkan tool Button, untuk membuat tombol-tombol tersebut.

9


Gambar tahapan pembuatan Command Button

3. Tambahkan Tombol untuk menghapus data caranya. Pada toolbox klik

Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Delete Record. Klik Next pada Text ketik Hapus lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja Hapus lalu klik Finish.

4. Tambahkan Tombol untuk menyimpan data caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Save Record. Klik Next pada Text ketik Simpan lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja Simpan lalu klik Finish.

5. Tambahkan Tombol untuk Keluar dari Form caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Form Operations, pada Actions Pilih Close Form. Klik Next pada Text ketik Tutup dan Keluar lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja Tutup dan Keluar lalu klik Finish. Maka hasilnya akan seperti ini

10


6. Tambahkan combo box untuk mencari data barang. Caranya block semua control lalu geser kebawah. Pada Toolbox Klik Combo Box pada Combo Box Wizard pilih Find a record on my form based on the value I selected in my Combo Box. Klik Next Pilih Kode Barang jika kita ingin mencari berdasarkan kode barang klik tombol > lalu klik Next, klik Next lagi. Ketikan Ketik Kode disini lalu klik Finish.

Tambahkan Label untuk membuat Judul Form. Pada Toolbox klik Label lalu gambarkan di Form Kemudian didalam label tersebut ketikan Data Barang. Pada page header juga bisa dimasukan gambar.

Fungsi dari Ketik Kode Di sini adalah kita dapat mecari data barang dengan hanya mengetikkan kode barag tersebut, karena form ini sudah berhubungan dengan table data barang.

11


Hasil akhir dari form Data Barang yang sudah saya edit seperti ini Pembuatan Form Data Barang sudah selesai dan silahkan di test apakah tombol-tombol yang ada sudah berfungsi dengan benar. Untuk membuat form-form yang lain, caranya sama seperti membuat form data barang ini. B. Membuat Form dan Sub Form Detail Penjualan Sekarang saatnya kita buat Form Penjualan. Biasanya pelanggan kalau Belanja itu lebih satu barang. untuk itu kita perlu membuat form yang dapat mengakomodasi keperluan tersebut. Form Penjualan terdiri dari Form Penjualan dan Form detail penjualan sebagai sub form, cara membuatnya Sebenarnya cara membuat Form dan Sub Form sama seperti biasa. Sebelum melangkah lebih jauh, yang perlu disiapkan adalah Query Penjualan yang dibuat dari Table Detail penjualan yang dibahas pada pembuatan Query. Hasilnya seperti ini

12


1. Sub Form Detail Pejualan Sekarang saatnya membuat Sub Form Detail penjualan. Langkahnya seperti biasa bedanya pada data yang dimasukkan, yaitu Query Data Penjualan. Dan layout formnya berbentuk Datasheet.

Kita Ingin agar Pada saat kita mengetikan kode barang maka Nama Barang dan Harga Satuanya akan langsung muncul kita masukan Jumlah maka Total Harga akan muncul. Caranya : a. Masuk pada mode design b. Hapus Textbox Kode Barang beserta labelnya c. klik Combo Box Letakan pada tempat textbox kode barang yang telah

kita hapus

13


d. Pada Jendela Combo Box Wizards ikuti gambar-gambar dibawah ini

Setelah Klik Finish Combo box sudah ada pada form kita, ubah poperties name nya menjadi cb_Kode_Barang

14


Pilih View pada MenuCode, akan muncul jandela Visual Basic Editor. Ketikan kode seperti dibawah ini

Efek dari kode diatas pada saat form dijalankan. Jika kita Pilih salah satu kode barang pada Combo Box maka secara otomatis nama barang, satuan dan harga akan muncul. Tamabahkan satu text box Pada Proprties Namenya Isi dengan SubTotal. dikotak text box tersebut ketikan = Sum([Total Harga]) Hasilnya akan seperti ini

Simpan dengan Detail Penjualan.

15


2. Pembuatan Form Penjualan Create form dengan Form Wizard, data yang dimasukkan adalah table Header Penjualan. Masuk ke mode design Tambahkan dua buah Text Box pada properties namenya set masing-masing dengan txt_Nama dan txt_Bagian. Hapus text Box NIK, Tambahkan Combo Box ditempat text box NIK tadi. Pada jendela combo box wizards lakukan langkah-langkah seperti pada gambar

16


Hasilnya Seperti in

Buka Visual Basic Editor tambahkan script seperti pada gambar

Efek dari script ini adalah ketika kita memasukan NIK maka otomatis Nama Karyawan dan Bagian akan tampil.

17


3. Penggabungan antara Sub Form Detail Penjualan dan Form Header Penjualan

Cara penggabungan form dan sub form dibilang cukup mudah menggunakan Microsoft Access 2007 ini, tadinya memang sulit sekali sampai diputer-puter otaknya dipikir-pikir beberapa hari sambil Tanya mbah google tengok sana-tengok sini, alhasil ketemu juga deh caranya. Berikut cara-caranya

a. Buka dulu form Header Penjualan, karena form ini yang akan menjadi form induk.

b. Dari Navigation Pane yang ada di sebelah kiri, lirikannya harus tertuju pada Form Detail Penjualan, karena form ini yang akan menjadi sub formnya. Setelah saling lirik-melirik lakukan Dragging atau menggeser form detail penjualan ke dalam form header penjualan yang telah dibuka. Hasilnya seperti ini.

c. Tambahkan Tombol Tambah, Hapus, Simpan dan Keluar seperti pada form barang.

d. Pada Tool Box klik Text Box letakan dibawah sub Form detail penjualan. Ketikkan Total Yang Harus Dibayar Pada Kotak textbox ketikan =[form data penjualanalan1].[Form]![SubTotal]

e. Tambahkan juga tombol Cetak Struk, yang nantinya akan mencetak report dari penjualan tersebut

f. Aturlah letak-letak textbox dan kontrol-kontrol lainnya yang ada pada form agar form kelihatan menarik, tambahkan label untuk

18


memberi judul form. Setelah semua selesai jangan lupa disimpan, simpan form dengan nama Transaksi Penjualan.

F. Report

Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.

Mengapa kita perlu membuat Report ? Jika Atasan Anda meminta laporan penjualan kepada anda, tentunya anda akan segera menyiapkannya anda bisa mencetak table penjualan sebagai laporan tetapi hasil cetakannya tidak seperti laporan yang diinginkan. Cara yang terbaik adalah dengan membuat Laporan Penjualan tersebut dengan menggunakan Report. Dengan Report kapanpun Laporan dibutuhkan maka dengan cepat kita dapat menyediakannya. Bagaiamana Cara Membuat ? Report dapat dibuat dengan dua cara yaitu manual dan wizards. Kita buat dengan cara wizard saja. Membuat Report Data Barang Caranya, pada menu Create pilihlah Report Wizard Kemudian seperti biasa masuk ke dalam Report Wizard, ikuti langkah-langkah berikut.

19


+/0. cw Klik Next saja

Pilih Tabular Hasilnya akan seperti ini

20


Data akhir yang ditampilkan seperti ini Laporan atau report-report selanjutnya pembuatannya sama.

G. Membuat Macro Semua Form dan Report telah selesai, sekarang kita buat Menu Utamanya. Pada Access kita dapat membuat menu utama dengan memakai Macro. Caranya Kita buat form dulu untuk tampilan utamanya. Seperti yang saya buat ini Itulah form yang telah saya siapkan, sekarang kita tinggal membuat macronya. Pada dasarnya macro fungsinya seperti hyperlink yaitu menghubungkan. Pada fungsi ini macro bertugas menghubungkan tombol-tombol form ke form masing-masing.

21


Kita buat saja macro untuk data barang, caranya klik Macro

Form Name Action Data Barang OpenForm

Kemudian simpan dengan nama Data Barang kemudian jalankan Run

Jadilah Macro yang menghubungkan ke Data Barang, sekarang kita memfungsikan tombol form tadi dengan makro. Caranya a. Masuk ke mode design pada form menu utama b. Klik Property Sheet

22


c. Pilih Event pada On Click Pilih Data Barang

Nah, sekarang tinggal uji coba tombolnya. Untuk tombol-tombol yang lain caranya sama seperti di atas.

H. Start Up Start Up adalah suatu aplikasi untuk menampikan form secara otomatis saat pertama kali kita membuka program ini. Caranya a. Klik Office Button b. Klik Access Option c. Klik Current Database d. Klik Display Form, pilih tampilan yang akan ditampikan saat pertama ali

dibuka.

23


Biografi Ahmad Zulianto . Lahir di Demak , 26 November 1991. Menamatkan SMU di Madrasah Aliyah Negeri 01 Kudus (MAN 01 kudus) tahun 2009. Saat ini sedang menyelesaikan program S1 pada jurusan Tehnik Informatka di Universitas Sultan Fatah Demak (UNISFAT Demak). Hobi saya bermain music dan bermain-main dengan Komputer.

..:: SELAMAT MENCOBA ::..

Software Toko Dengan Access

Documents

Transcript of Software Toko Dengan Access