TAMPILAN AWAL Microsoft Access merupakan salah satu dari beberapa software

pengolahan/pemenyimpanan data. Microsoft access merupakan alikasi yang terdapat dalam

paket Microsoft Office. Software ini bias digabungkan dengan beberapa aplikasi lain,

misalnya Visual Basic, MySQL, PHP dan lain sebagainya.

A. Memulai Microsoft Access

Start � Program � Microsoft Office � Microsoft Access 2003

Tampilan setelah dijalankan Microsoft Access Selanjutnya pilih “Create New File” atau pilih menu “File� New”, kemudian akan muncul

task pane pada bagian kanan layar Microsoft Access.

Pilih “Blank database..”, karena kita ingin membuat database baru.

Tentukan letak penyimpanan database yang akan kita buat. Tidak ada kententuan mengenai

lokasi penyimpanan database yang akan kita buat. Untuk memudahkan, buatlah nama

database sesuai dengan database yang akan kita bangun/buat.

B. TABLE

Table yang akan ita buat merupakan hasil dari pemetaan ER (Entity Relationshhip)

yang sudah kita buat sebelumnya.

1. Klik menu “Tables” pada sisi bagian kiri.

2. Pilih “Create table in Design View”

3. Buat table sebagai berikut :

i. Table mahasiswa

Field Name Data Type Field Size nim (primary key) Text 15 nama Text 50 ttl Text 50 alamat Text 100

ii. Table Buku

Field Name Data Type Field Size kode (primary key) Text 15 judul Text 50 pengarang Text 50 penerbit Text 50

iii. Table Peminjaman (Hasil relasi antara table buku dan mahasiswa)

Field Name Data Type Field Size

nim (primary key) Text 15 kode Text 50 tglpinjam Date/time tglkembali Date/time lamapinjam Text 50 denda Text 50

4. Beri tanda pada field yang merupakan “primary key”

5. Kemudian simpan , buat nama table.

C. FORM

1. Klik menu “Forms” pada sisi bagian kiri.

2. Pilih “Create Form by Using Wizard” (Untuk memudahkan pengerjaan awal)

3. Pilih Table yang akan dibuat form-nya.

4. Pindahkan semua field table kebagian sisi kanan “>>”

5. Tentukan layout form yang akan digunakan,

6. Tentukan style dari form yang akan digunakan,

7. Tentukan nama form yang telah dibuat, klik “Finish”

8. Tampilan setelah pembuatan Form, berdasarkan ketentuan yang kita pilih

sebelumnya.

Dengan cara yang sama pada pembuatan “form buku”, buat juga “form mahasiswa”.

D. QUERY

Sebelum pembuatan query, buatlah sebanyak-banyak pertanyaan yang akan timbul jika

aplikasi ini dijalankan, misalnya, berapa lama sewa, berapa dendanya, mencari buku

berdasarkan judul, mencari mahasiswa berdasarkan NIM dan lain sebagainya.

1. Klik menu “Queries” pada sisi bagian kiri.

2. Pilih “Create query by Design View”

3. Klik “Add” untuk menambahkan Table untuk pembuatan query.

4. Setelah penambahan table pada area Query,

5. Tambahkan pada baris query kolom dan row sebagai berikut :

Catatan untuk kolom/baris :

a. lamapinjam : IIf([tglkembali]<=[tglpinjam];0;([tglkembali]-[tglpinjam]))

b. denda : IIf([lamapinjam]>3;[lamapinjam]*10;"Tidak ada denda")

6. Simpan query tersebut dengan nama “pinjambuku”.

7. Buat form untuk pinjam. (dengan cara yang sama seperti pembuatan form

sebelumnya), tetapi pada bagian pilih “Table/Query”,pilih “Query: pinjambuku”.

E. LEBIH LANJUT DENGAN FORM

Penambahan tombol/button pada form, dapat dilakukan, seperti penambahan button

“Tambah(add)”, “Hapus(delete)”, “Cari (Find)” atau lain sebagainya.

1. Klik kanan pada form yang akan kita edit, pilih “Design View”

2. Geser sedikit pada bagian bawah”Form Footer”, sehingga ada ruang untuk

menambahkan Tombol/button.

3. Pilih icon “Command Button” Pada toolbar “ Toolbox design view Form”, buat

“button” pada bagian yang diinginkan, selanjutnya pilih fungsi “button” jika

dijalankan.

4. Klik “next”, pilih tampilan “button”, “gambar/picture” atau “text/tulisan”

5. Klik “next” untuk melanjuti dan Finish untuk mengakhir pembuatan “button”.

6. Dengan cara yang sama, buat tombol “hapus”, “cari “, “keluar”

7. Setelah penambahan beberapa “button”

8. Tambahkan “button” yang sama pada form “buku” dan “mahasiswa”.

F. LEBIH LANJUT DENGAN QUERY

Berdasarkan informasi yang kita kumpulkan, kita dapat membuat beberapa query.

Query pencarian buku berdasarkan judul.

1. Add/tambah table seperti pembuatan query pada tahap awal

2. Pada row/baris criteria, kolom judul, isikan “[Masukkan Judul Buku]”, kemudian

simpan query tersebut dengan nama “Query-buku”.

3. Jika ingin melakukan pencarian buku berdasarkan “kode buku”, pada bagian

row/baris criteria kolom kode, isikan “[Masukkan Kode Buku]”, kemudian simpan

query tersebut dengan nama “buku-report”.

4. Query ini akan digunakan dalam pembuatan report.

G. REPORT

Merupakan fasilitas yang digunakan untk membuat laporan terhadapa data-data yang

terdapat dalam database kita. Report yang dibuat, bias berdasarkan data tertentu atau

untuk semua data.

1. Klik menu “Report” pada sisi bagian kiri.

2. Pilih “Create report by Using Wizard”

3. Pilih “table/query” yang ingin dibuat report-nya.

4. Pindahkan ke sisi kanan kolom “>>”.

5. Pembuatan “grouping” untuk report, pilih jika ada, dan abaikan jika ingin normal

tampilan

6. Pengurutan data bisa disesuaikan dengan memilih criteria yang ada

7. Pemilihan layout dari report yang akan dihasilkan serta pemilihan posisi kertas

yang akan digunakan. Pemilihan ini bias disesuaikan dengan data yang ada.

8. Style yang digunakan disesuaikan dengan kebutuhan.

9. Simpanlah report yang dibuat berdasarkan nama table, dan klik “finish”

10. Report yang telah selesai dibuat, bisa dirancang ulang atau melakukan

perubahan/penambahan sesuai dengan kebutuhan, seperti penambahan kop surat

dan lain sebagainya. Gunakan “Report Toolbox”.

11. Report dapat dibuat berdasarkan data/criteria tertentu, tetapi sebelumnya harus

sudah membuat query yang sesuai, sehingga memudahkan dalam pembuatan

report.

12. Setelah dijalankan, sebelum report di cetak/preview, isikan “kode buku” yang akan

dicetak.

13. Dengan cara yang sama, dapat dibuat report sesuai dengan query-query yang kita

inginkan, untuk table mahasiswa, peminjam dan beberapa table-query lainnya.

H. MENU

1. Tool � Database Utilities � Switchboard Manager

2. Konfirmasi bahwasanya belum ada switchboard yang dibuat, klik “Yes” untuk

pembuatannya,

3. Klik edit untuk pembuatan switchboard.

4. Klik “New” untuk pembuatan tombol pada switchboard.

5. Isikan text yang muncul pada tombol dan pilih “form/report/aplikasi” yang muncul

jika tombol tersebut di klik.

Dengan cara yang sama, buat penambahan item/tombol untuk “mahasiswa”, “peminjaman”,

“Laporan” dan “keluar”.

6. Setelah selesai, form switchboard dapat dijalankan untuk menguji hasil

pembuatan.

7. Jika aplikasi telah selesai di kerjakan, maka kita dapat membuat “startup” aplikasi,

sehingga ketika aplikasi dijalankan, akan secara langsung menjalankan form

“switchboard”. ( Tool ���� Startup )