SISTEM PROSEDUR PENGGAJIAN

GAMBARAN UMUM AKTIVITAS SISTEM PENGGAJIANDalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi dua golongan yaitu gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaan atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) dan dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.Sistem penggajian dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi personalia, fungsi keuangan dan fungsi akuntansi. Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penggajian adalah:1. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu2. Rincian elemen biaya gaji yang menjadi beban perusahaan, tiap pusat pertanggungjawaban, dan tiap produk selama periode akuntansi tertentu3. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban tiap pusat pertanggungjawaban dan tiap produk selama periode akuntansi tertentu4. Jumlah gaji yang diterima tiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.

Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian adalah:1. Dokumen pendukung perubahan gajiMerupakan dokumen yang umumnya dikeluarkan oleh fungsi personalia yang berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan sebagainya.2. Kartu jam hadirMerupakan dokumen yang digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan.3. Kartu jam kerjaMerupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pekerjaan.4. Daftar gaji dan daftar upahMerupakan dokumen yang berisi jumlah gaji dan upah bruto tiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21 utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan sebagainya.5. Rekap daftar gaji dan upahMerupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.6. Surat pernyataan gaji dan upahMerupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah.7. Amplop gaji dan upahUang gaji dan upah yang diserahkan kepada tiap karyawan dalam amplop gaji dan upah.

8. Bukti kas keluarMerupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi pencatat utang kepada fungsi pembayar gaji dan upah berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Informasi Waktu KerjaPerbarui Catatan Akuntansi Biaya

Departemen Produksi

Bukukan

Catatan WIP

Informasi Waktu Penggajian

Bukukan Informasi RangkumanProses Penggajian

Otorisasi Penggajian

Catatan Penggajian

Departemen Personalia

Rangkuman Penggajian

Cek GajiInformasi RangkumanPerbarui Buku Besar Umum

Siapkan Utang

Informasi Rangkuman

Bukukan Otorisasi Transfer Dana

Post

Catatan Akuntansi

Akun Pengendali

Cek GajiSiapkan Pengeluaran Kas

Karyawan

Cek Transfer Dana

Bank

Bukukan

Akun Dana Gaji

Gambar 1. Diagram Arus Data untuk Prosedur PenggajianPada Gambar 1 menyajikan diagram arus data yang menggambarkan tugas-tugas umum dari sistem penggajian dalam perusahaan manufaktur. Inti dari proses ini dijelaskan dibawah ini:1. Otorisasi penggajian dan perincian transaksi (jam kerja) dimasukkan ke proses penggajian dari dua sumber yang berbeda personalia dan produksi2. Proses penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji, dan mendistribusikan cek pembayaran ke karyawan3. Akuntansi biaya menerima informasi yang berkaitan dengan waktu yang digunakan untuk setiap pekerjaan dari produksi. Informasi ini digunakan untuk menjurnal akun barang dalam proses4. Departemen utang usaha menerima informasi rangkuman penggajian dari departemen penggajian dan mengotorisasi departemen pengeluaran kas untuk menyetor satu cek, sejumlah total gaji, dalam akun bank khusus dimana gaji akan diambil5. Proses buku besar umum merekonsiliasi informasi rangkuman dari bagian akuntansi biaya, utang dan pengeluaran kas. Akun pengendali diperbarui untuk mencerminkan transaksi ini

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian adalah:1. Jurnal umumDalam pencatatan gaji/upah, jurnal ini digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja dalam tiap departemen suatu perusahaan.2. Kartu harga pokokCatatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.3. Kartu biayaCatatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah jurnal umum atau daftar rekap gaji/upah.4. Kartu penghasilan karyawanMerupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh tiap karyawan.

Unit organisasi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:1. Bagian Kepegawaian2. Bagian Pencatat Waktu3. Bagian Gaji dan Upah4. Bagian Utang5. Bagian Kuasa6. Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya7. Bagian Jurnal, Buku Besar dan Laporan

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan sebagai berikut:1. Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur antara lain:a. Prosedur pencatatan waktu hadirb. Prosedur pembuatan daftar gajic. Prosedur distribusi biaya gajid. Prosedur pembuatan bukti kas keluare. Prosedur pembayaran gaji2. Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur antara lain:a. Prosedur pencatatan waktu hadirb. Prosedur pencatatan waktu kerjac. Prosedur pembuatan daftar upahd. Prosedur distribusi biaya upahe. Prosedur pembauatan bukti kas keluarf. Prosedur pembayaran upahKeterangan:a. Prosedur pencatatan waktu hadir ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir di depan pintu masuk kantor atau pabrik. Prosedur ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah.b. Prosedur pencatatan waktu kerja.Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk yang menikmati jasa karyawan tersebut.c. Prosedur pembuatan gaji dan upah.Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.d. Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi pencatat utang dan fungsi pembayar gaji/upah. Fungsi pencatat utang membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Elemen Sistem Pengawasan Intern dalam Sistem Penggajian dan PengupahanOrganisasi

a.b.Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah.Fungsi pencatat waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.

Sistem Otorisasi

c.

d.

e.

f.g.h.i.Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh Kepala Departemen Personalia.Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh Kepala Departemen Personalia dan Umum.Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh Kepala Departemen Akuntansi.

Prosedur Pencatatan

j.k.

Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsilisasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh pencatat persediaan dan biaya.

Praktik yang sehat

l.

m.n.

o.p.Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi pencatat utang sebelum dilakukan pembayaran.Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

SISTEM PENGGAJIAN MANUAL

Bagan alur yang merinci prosedur sistem penggajian secara manual. Tugas-tugas utamanya menjelaskan antara lain:1. PersonaliaDepartemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen penggajian berbagai formulir personalia. Dokumen tersebut mengidentifikasikan para karyawan yang diotorisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji per jam, pemotongan dan klasifikasi pekerjaan.2. ProduksiKaryawan produksi menyiapkan dua jenis kartu catatan waktu kerja yaitu kartu pekerjaan dan kartu waktu. Kartu pekerjaan berisi total jumlah waktu yang dihabiskan oleh setiap pekerja di setiap pekerjaan produksi. Dokumen ini dikirim ke Bagian Akuntansi Biaya dimana dokumen tersebut digunakan untuk mengalokasikan beban tenaga kerja langsung ke akun WIP. Kartu waktu berisi total waktu kerja karyawan di tempat kerja. Kartu ini dikirim ke Bagian Penggajian untuk menghitung jumlah cek pembayaran karyawan tersebut.3. Akuntansi BiayaDepartemen akuntansi biaya menggunakan kartu pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung. Pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman distribusi tenaga kerja dan diteruskan ke departemen buku besar umum.4. PenggajianDepartemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Staf administrasi di departemen ini melakukan pekerjaan berikut:a. Menyiapkan daftar gaji yang menunjukkan pembayaran bruto, pemotongan, pembayaran lembur, dan pembayaran bersihb. Memasukkan informasi diatas ke catatan penggajian karyawanc. Menyiapkan cek gaji untuk karyawand. Mengirim cek ke pengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utange. Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia dan salinan daftar gaji5. Departemen UtangStaff administrasi utang usaha memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapkan dua slainan tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut. Satu salinan bersamaan daftar gaji, dikirim ke pengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim ke departemen buku besar umum.6. Pengeluaran KasManajer di bagian pengeluaran kas menerima cek-cek penggajian, memeriksanya kemudian menandatanganinya, lalu mengirimnya ke pusat pembayaran untuk didistribusikan ke para karyawan.7. Buku Besar UmumDepartemen buku besar umum menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagian akuntansi biaya dan tanda terima pengeluaran kas dari utang usaha. Tanda terima pengeluaran kas menunjukkan total jumlah gaji terutang dan perinciannya ke dalam kas, utang pajak, dan pengurangan lainnya.

SISTEM PENGGAJIAN BERBASIS KOMPUTER

1. Sistem Penggajian menggunakan Pemrosesan BatchPenggunaan sistem ini seringkali digunakan dengan pemrosesan batch dan file berurutan. Departemen pemrosesan data menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu yang dikonversi ke file digital. Program komputer batch ini melakukan pencatatan dengan terperinci, penulisan cek dan fungsi buku besar umum. Pada Gambar.3 menggambarkan sistem penggajian menggunakan pemrosesan batch.Kekuatan dan kelemahan penggunaan sistem ini sama dengan kekuatan dan kelemahan sistem batch untuk sistem pengeluaran umum. Sistem ini mengedepankan keakuratan akuntansi dan mengurangi kesalahan dalam menulis cek. Selain itu secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional namun untuk banyak jenis organisasi, tingkat teknologi ini cukup memadai.2. Sistem Penggajian menggunakan Pemrosesan Real-timeUntuk perusahaan sedang dan besar, pemrosesan gaji seringkali disatukan dalam sistem manajemen sumber daya manusia (MSDM). Sistem MSDM ini menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, relasi tenaga kerja, ketrampilan tenaga kerja kegiatan personalia (tarif pembayaran, pemotongan dan lain-lain) juga gaji. Sistem ini harus menyediakan real-time ke file personalia untuk tujuan mencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan catatan dalam status karyawan pada saat terjadinya. Pada Gambar.4 menggambarkan sistem penggajian sebagai bagian dari sistem MSDM.Dan sistem ini berbeda dengan sistem otomatisasi sederhana (batch) dalam hal-hal berikut:a. Departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data melalui terminalb. File akses langsung digunakan untuk penyimpanan datac. Lebih banyak proses menggunakan pemrosesan real-time.

Fitur-fitur operasional utama dari sistem ini sebagai berikut:a. PersonaliaDepartemen personalia melakukan perubahan dalam file karyawan yang secara real-time melalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan karyawan baru, penghapusan karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan jumlah keluarga karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan (tarif pembayaran)b. Akuntansi BiayaDepartemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerjac. Penjagaan WaktuKetika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhir minggu, departemen penjagaan waktu membuat file kehadiran saat inid. Pemrosesan DataPada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut dilakukan dalam proses batch: Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan akun biaya File rangkuman tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari file ini dikirim ke departemen akuntansi biaya dan buku besar umum Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan. Salinan dari file ini dikirim ke departemen utang dan pengeluaran kas File catatan karyawan diperbarui Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasikan dengan daftar gaji. Cek pembayaran ini kemudian didistribusikan ke para karyawan File bukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk dana yang akan ditransfer ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti pengeluaran dikirim ke departemen pengeluaran kas. Satu salinan bukti tersebut dikirim ke departemen buku besar umum, dan salinan yang terakhir dikirim ke departemen utang Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbarui file buku besar umum.Sistem penggajian dengan elemen-elemen real-time memberikan banyak keuntungan opersasional, termasuk pengurangan jeda waktu amtaranya terjadinya peristiwa dan pencatatan, kertas kerja, dan tenaga kerja administrasi. Bentuk ini juga membawa implikasi pengendalian. Sistem berbasis komputer dapat menghasilkan catatan yang memedai untuk verifikasi independen dan tujuan audit. Akhirnya pengendalian harus didesain untuk melindungi akses yang tidak diotorisasi ke file data dan program akuntansi.