EXECUTIVE SUMMARY

Area Pengatur Distribusi Sumatera Selatan Jambi dan Bengkulu atau disingkat dengan APD Sumanjalu merupakan salah satu unit di kantor PT. PLN (Persero) WS2JB yang baru dibentuk dimana dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan unit tersebut belum memiliki kewenangan dari kantor PLN Pusat untuk mengelola keuangan dan penerapan ERP secara otonom. Selama ini kegiatan pembiayaan perusahaan APD Sumanjalu menggunakan dana dari Bidang Distribusi Kantor PT. PLN (Persero) Wilayah S2JB yang pengajuannya melalui persekot dinas dan mekanisme pencatatan belum dilaksanakan menggunakan sistem yang terintegrasi dengan ERP. Oleh karena itu maka perlu disusun suatu mekanisme manajemen pengelolaan anggaran yang komprehensif agar agar pengelolaan Anggaran dapat dilakukan dengan efektif, efisien dan akuntabel terutama untuk kepentingan internal APD. Mekanisme yang dapat dijalankan adalah mulai dari perencanaan pengajuan anggaran bulanan, pemetaan dan pembuatan proses bisnis sampai dengan prosedur pengadministrasian muali dari pencatatan sampai dengan pelaporan. Pada tahapan perencanaan pengajuan bulanan, masing-masing bagian akan diminta untuk menyampaikan perencanaan kebutuhan dana operasional beserta skala prioritasnya yang kemudian akan dikompilasi oleh bagian administrasi. Hasil kompilasi akan disandingkan dengan pagu anggaran yang tesedia, apabila kebutuhan melebihi pagu yang ada, maka akan dibahas terlebih dahulu dengan masing-masing bagian dan manajer selaku penanggung jawab unit, baru kemudian Rencana anggaran dibakukan untuk mendapatkan persetujuan dari manajer dan diusulkan ke Kanwil. Pada pemetaan dan penyusunan proses bisnis, proses bisnis di APD dapat dipetakan menjadi proses bisnis sistem Perencanaan, Monitoring, Pencatatan, Pelaporan dan Pertanggungjawaban Anggaran Kepada Kanwil PT. PLN (persero) WS2JB dan proses bisnis sistem Perencanaan, Monitoring, Pencatatan, Pelaporan dan Pertanggungjawaban Anggaran Internal APD Sumanjalu yang kemudian disusun proses bisnisnya. Pada proses pencatatan dan pelaporan persekot dinas, perlu dibuat kartu-kartu pengawasan yang terkait dengan perolehan dan penggunaan anggaran dan sekaligus pelaporannya baik kepada internal ( lingkungan APD Sumanjalu maupun kepada Kanwil WS2JB PT. PLN (persero). Dengan dijalankannya sistem perencanaan, monitoring, pencatatan pelaporan dan pertanggung jawaban ini akan mempermudah pelaksanaan tugas, baik dalam perencanaan, penggunaan, pengawasan maupun pertanggungjawabannya

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANGSebagai unit baru di Wilayah S2JB, APD Sumanjalu belum mendapatkan otorisasi dari PLN Pusat untuk mengelola keuangan dan penerapan ERP secara otonom, sehingga untuk biaya operasional APD Sumanjalu menggunakan dana dari Bidang Distribusi Kantor PT. PLN (Persero) Wilayah S2JB yang pengajuannya melalui persekot dinas dan mekanisme pencatatan belum dilaksanakan menggunakan sistem yang terintegrasi dengan ERP. Sehubungan dengan hal tersebut, maka perlu disusun mekanisme perencanaan, monitoring, pencatatan, pelaporan dan pertanggungjawaban Anggaran serta mekanisme pengadministrasian anggaran yang dibuat secara komprehensif agar pengelolaan Anggaran dapat dilakukan dengan efektif, efisien dan akuntabel terutama untuk kepentingan internal APD.

1.2. PERMASALAHANMengingat Standar Operating Prosedur terkait dengan perencanaan monitoring, pencatatan pelaporan dan pertanggungjawaban Anggaran untuk unit yang baru dibentuk belum diatur secara tegas, serta mekanisme pencatatan belum dilaksanakan menggunakan sistem yang terintegrasi dengan ERP dan maka akan timbul permasalahan sebagai berikut:1. Keputusan Direksi No. 1502.K/DIR/2011 tanggal 30 Desember 2011 tentang Pedoman

Pengeleolaan Kas Kecil dan Persekot Dinas di lingkungan PT. PLN (Persero) belum mengatur tentang pengadministrasian anggaran secara internal unit yang baru dibentuk dan belum menerapkan ERP;

2. Manajemen unit yang baru dibentuk tidak bisa melakukan monitoring atas penggunaan persekot dinas yang dikelola sehingga dapat mengakibatkan pengelolaan anggaran yang tidak efisien;

3. Proses pencatatan harus dilaksanakan secara manual;4. Potensi kesalahan pengadministrasian menjadi lebih besar;5. Workflow pelaporan pertanggungjawaban persekot dinas kepada kantor wilayah menjadi

lebih panjang.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut diatas maka perlu disusun suatu sistem perencanaan monitoring, pencatatan pelaporan dan pertanggungjawaban Anggaran (Persekot Dinas) yang akan diuraikan dalam bab selanjutnya.

2

BAB IIPEMBAHASAN

Untuk memperlancar kegiatan operasional perusahaan serta membakukan proses pengelolaan kas kecil dan persekot dinas ,direksi PT. PLN (Persero) telah menetapkan Keputusan Direksi No. 1502.K/DIR/2011 tanggal 30 Desember 2011 tentang pedoman pengelolaan kas kecil (petty cash) dan Persekot dinas di lingkungan PT. PLN (Persero).

Dalam peraturan direksi tersebut diatas diatur bahwa prosedur pencatatan kas kecil dan persekot dinas harus sesuai dengan proses bisnis yang ada didalam sistem Enterprise Resource Planning (ERP) sementara di unit Area pengatur Distribusi Sumatera Selatan Jambi dan Bengkulu belum diterapkan sistem tersebut.

Sehubungan dengan hal tersebut diatas maka perlu dibuat perencanaan sistem Perencanaan, Monitoring, Pencatatan, Pelaporan dan Pertanggungjawaban Anggaran .

Sistem Perencanaan, Monitoring, Pencatatan, Pelaporan dan Pertanggungjawaban Anggaran Dalam melakukan perencanaan sistem Perencanaan, Monitoring, Pencatatan, Pelaporan dan Pertanggungjawaban Anggaran, langkah yang dilakukan meliputi:

1. Penyusunan Perencanaan Anggaran BulananArea pengatur Distribusi Sumatera Selatan Jambi dan Bengkulu terdiri dari 2 (dua) Bagian yaitu Bagian Operasi Distribusi dan SCADA dengan klasifikasi Pos anggaran terdiri atas :

a. Pos Anggaran BBM (Pertamax), Konsumsi Lembur & Dispatcher, ATK dan Perkakas Kecil, honorarium, Listrik,Telekomunikasi

b. Pos Anggaran Pemeliharaan Instalasi Distribusi;c. Pos Anggaran Pemeliharaan Sarana;d. Dan Pos Anggaran Gaji, Tunjangan, Biaya Pengobatan

Sehubungan dengan biaya yang ada maka perlu menerapkan prinsip tepat guna dan tepat anggaran. Prinsip tepat guna artinya perencanaan anggaran dilaksanakan dengan memperhatikan kebutuhan-kebutuhan yang ada sekaligus memperhatikan kebutuhan yang mendesak, sedangkan tepat anggaran artinya setiap kebutuhan yang telah dinventarisi harus tetap memperhatikan pagu anggaran yang tersedia. Dalam penyusunan perencanaan anggaran, masing-masing bagian akan diminta untuk menyampaikan perencanaan kebutuhan dana operasional beserta skala prioritasnya yang kemudian akan dikompilasi oleh bagian administrasi. Hasil kompilasi akan disandingkan dengan pagu anggaran yang tesedia, apabila kebutuhan melebihi pagu yang ada, maka akan dibahas terlebih dahulu dengan masing-masing bagian dan manajer selaku penanggung jawab unit, baru kemudian Rencana anggaran dibakukan untuk mendapatkan persetujuan dari manajer dan diusulkan ke Kanwil.

3

Matriks Pengajuan Usulan Perencanaan Anggaran

2. Proses Bisnis Perencanaan, Monitoring, Pencatatan, Pelaporan dan Pertanggungjawaban Anggaran a. Workflow sistem Perencanaan, Monitoring, Pencatatan, Pelaporan dan

Pertanggungjawaban Anggaran Kepada Kanwil PT. PLN (persero) WS2JBSistem Perencanaan, Monitoring, Pencatatan, Pelaporan dan Pertanggungjawaban Anggaran melibatkan 4 (empat) unit yaitu APD Sumanjalu, Distribusi Kanwil WS2JB, Perencanaan Kanwil WS2JB, SDM dan Umum Kanwil WS2JB, Keuangan WS2JB sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing. Adapaun workflow Perencanaan, Monitoring, Pencatatan, Pelaporan dan Pertanggungjawaban Anggaran diruikan dalam bagan sebagai berikut:

4

b. Workflow sistem Perencanaan, Monitoring, Pencatatan, Pelaporan dan Pertanggungjawaban Anggaran Internal APD Sumanjalua. Atas Pengeluaran yang sifatnya reimburst

5

b. Atas Pengeluaran yang sifatnya persekot

3. Pencatatan dan pelaporan Persekot DinasSelama ini dana anggaran yang diterima dari Kanwil PT. PLN (persero) WS2JB masih diterima secara global dan belum dialokasikan sesuai dengan alokasi anggaran yang ada, sehingga ketika anggaran diterima harus dialokasikan sesuai dengan rencana anggaran yang telah diusulkan oleh masing-masing bagian. Adapun pengalokasian dananya adalah sebagai berikut:

1. Biaya BBM (Pertamax), Konsumsi Lembur & Dispatcher, ATK dan Perkakas Kecil, honorarium, Listrik,Telekomunikasi

2. Biaya Pemeliharaan Sarana3. Biaya Pemeliharaan Instalasi Distribusi;4. Biaya Gaji, Tunjangan, Biaya Pengobatan

Setelah anggaran dialokasikan maka perlu dibuat kartu pengawasan penggunaan anggaran meliputi (format terlampir):

1. Kartu pengawasan pengeluaran BBM (Pertamax);2. Kartu pengawasan pengeluaran Konsumsi Lembur & Dispatcher;3. Kartu pengawasan pengeluaran pembelian ATK dan Perkakas Kecil;4. Kartu pengawasan pengeluaran pembayaran honorarium;5. Kartu pengawasan pengeluaran Listrik danTelekomunikasi;6. Kartu Pengawasan Pengeluaran Pemeliharaan Instalasi Distribusi;7. Kartu Pengawasan Pengeluaran Pemeliharaan Sarana;8. Kartu Pengawasan Absensi Pegawai;9. Kartu Pengawasan Pengeluaran Gaji, Tunjangan, Biaya Pengobatan.

Dengan dibuatnya kartu pengawasan sebagaimana tersebut diatas, bagian administrasi dapat memantau progress penggunaan anggaran dan apabila terdapat pos-pos yang mengalami defisit dapat segera dilaporkan kepada manajer untuk ditindaklanjuti.Disamping perlunya alokasi anggaran dan pengawasan anggaran, diperlukan juga tata cara pelaporan kepada manajer dan Kanwil PT. PLN WS2JB yang sistematis. Hal-hal yang perlu dilaporkan kepada manajer APD antara lain (format terlampir):1. Laporan Realisasi Penggunaan Anggaran Mingguan;

Yang dilaporkan pada laporan ini adalah saldo awal dana dan realisasi penggunaan anggaran selama periode 1 minggu. Dengan adanya laporan ini diharapkan manajer

6

dapat mengetahui progress penggunaan anggaran dalam seminggu dan dapat segera mengadakan penyesuaian terhadap pos-pos anggaran yang dirasa perlu untuk dilakukan penyesuaian.

2. Laporan Absensi Pegawai ;Laporan ini perlu dibuat secara berkala dan dilaporkan kepada Bagian Perencanaan SDM dan organisai Kanwil PT. PLN (persero), yang akan dipergunakan dalam pemantauan kedisiplinan pegawai.

3. Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan AngaranLaporan ini dilaporkan setiap 2 (dua) minggu yang berfungsi untuk mempermudah dalam penyusunan pengajuan persekot Dinas kepada Kanwil PT. PLN (persero)

7

BAB III

PENUTUP

3.1. KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya maka dapat diambil kesimpulan bahwa:

1. Sebagai unit baru, Area Pengatur Distribusi Sumatera Selatan Jambi dan Bengkulu belum memiliki sistem Enterprise Resource Planning sehingga pencatatan pengadministrasian anggaran dilakukan secara manual;

2. Dengan dibuatnya perencanaan sistem Perencanaan, Monitoring, Pencatatan, Pelaporan dan Pertanggungjawaban Anggaran diharapkan dapat membantu mempermudah manajemen dalam memonitor pengelolaan persekot dinas sehingga pengelolaan anggaran dapat lebih efisien dan mempertanggun jawabkannya

3.2. TINDAKAN YANG DISARANKAN

Penerapan sistem Perencanaan, Monitoring, Pencatatan, Pelaporan dan Pertanggungjawaban Anggaran dapat membantu mempermudah manajemen dalam memonitor pengelolaan persekot dinas sehingga pengelolaan anggaran dapat lebih efisien.

8

REFERENSI

1. Keputusan Direksi No. 1502.K/DIR/2011 tanggal 30 Desember 2011 tentang pedoman pengelolaan kas kecil (petty cash) dan Persekot dinas di lingkungan PT. PLN (Persero)

2. Surat Edaran General Manager PT. PLN (persero) WS2JB nomor 001.E/GM WIL.S2JB/2010 tentang Persekot Pegawai tanggal 25 Maret 2010

3. Surat General Manager Kanwil PT. PLN (persero) WS2JB nomor 2404/541/WS2JB/2012 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Kas Kecil tanggal 21 September 2012

4. Warren Reeve Fess , 2006, Pengantar Akuntansi, , Salemba Empat

9

LAMPIRAN 1.FORMAT KARTU PENGAWASAN PENGGUNAAN ANGGARAN

LAMPIRAN 2KARTU PENGAWASAN ABSENSI PEGAWAI

10

LAMPIRAN 3KARTU PENGAWASAN BIAYA BEROBAT PEGAWAI

LAMPIRAN 4LAPORAN MINGGUAN REALISASI ANGGARAN

11

LAMPIRAN 5LAPORAN ABSENSI PEGAWAI

LAMPIRAN 6FORM PERMOHONAN PERSEKOT BBM

12

LAMPIRAN 7FORM PERMOHONAN KONSUMSI/NATURA LEMBUR

LAMPIRAN 8RAB PENGADAAN PERLENGKAPAN UNTUK DIUSULKAN KE KANWIL

13

LAMPIRAN 9CHECK LIST PERSETUJUAN PENGGANTIAN BIAYA BEROBAT

14