SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENILAIAN PRESTASI KINERJA

KARYAWAN PADA BUTIK KARITA YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

disusun oleh:

Haryoko

07.12.2147

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENILAIAN PRESTASI KINERJA

KARYAWAN PADA BUTIK KARITA YOGYAKARTA

DECISION SUPPORT SYSTEM PERFORMANCE ASSESSMENT OF

ACHIEVEMENT OF EMPLOYEES IN YOGYAKARTA KARITA

BOUTIQUE

Ria Vestani

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

The system will describe the achievement of competence and potential human resources in accordance with their working units. Employee achievements and its potential to be seen whether competence has been in accordance with job duties he had. The competence it self will bea combination of knowledge, skills, attitudes, and behaviors that employee shave to perform tasks for the positions and roles occupied in aproductive and professional in Yogyakarta Batik Karita Potential mapping program called Employee as an attempt to mapout potential employees. The problems at the moment, these includethe profiles of employees and job profile has not been organized into a database that is easy to access when necessary for processing the current profile matching and profile matching system in search of employees and competency gap analysis is still done mix, partially in hardcopy and computerized.

Keywords: profile matching, gap, decision support systems

1. Pendahuluan

Dalam Untuk memudahkan pelaksanaan kaderisasi dan jenjang karir dari tiap

karyawan maka dibuat sebuah sistem program yang bertujuan memudahkan proses,

penyusunan dan pengenalan target (dalam hal ini karyawan) dalam memudahkan

penyusunan jenjang karir dan kaderisasi dari organisasi perusahaan. Dalam penelitian ini

sistem program akan dijalankan pada perusahaan Batik Karita Yogyakarta yang memiliki

jumlah karyawan yang relatif banyak sehingga diharapkan dapat mewakili problem yang

ingin diteliti.

Sistem kompetensi akan mendeskripsikan prestasi dan potensi SDM sesuai

dengan unit kerjanya. Pencapaian prestasi karyawan dan potensinya dapat terlihat

apakah kompetensinya tersebut telah sesuai dengan tugas pekerjaan yang dimilikinya.

Adapun kompetensi itu sendiri akan merupakan kombinasi dari pengetahuan,

keterampilan, sikap, dan perilaku yang dimiliki karyawan agar dapat melaksanakan tugas

dan peran pada jabatan yang diduduki secara produktif dan profesional pada Batik Karita

Yogyakarta disebut program Pemetaan Potensi Karyawan sebagai usaha untuk

memetakan potensi karyawan.

Adapun masalah yang dihadapi pada saat ini antara lain adalah profil karyawan

dan profil jabatan belum terorganisir dalam suatu database yang mudah untuk diakses

jika dibutuhkan untuk pengolahan profile matching dan saat ini sistem profile matching

dalam pencarian karyawan dan analisis gap kompetensi masih dilakukan secara

campuran, sebagian dalam bentuk hardcopy dan komputerisasi. Sehingga kedua proses

tersebut masih berjalan lambat dan ingin diorganisir dengan lebih baik. Sistem program

yang akan dibuat ini akan berusaha membantu mengatasi problem-problem yang terjadi

diatas agar SDM dapat didayagunakan secara efisien dan efektif. Sistem yang dibuat

akan lebih bersifat untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan dan bukan

menggantikannya, diharapkan sistem juga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi

dari proses pengambilan keputusan itu sendiri.

2. Dasar Teori

2.1 Script Pemrograman

2.1.1 Microsoft Visual Basic 6.0

2.1.1.1 Definisi Microsoft Visual Basic 6.0

Visual Basic adalah bahasa pemrograman BASIC yang tampilannya visual atau

grafis. Oleh Karena itu Visual Basic dikategorikan Object Oriented Programming (OOP)

yaitu pemrograman yang berorientasi pada objek. Visual Basic juga bersifat WYSIWYG

(What You See What You Get) apa yang anda lihat itulah yang anda dapatkan. Visual

Basic pun terus mengalami perbaikan dan penambahan fasilitas-fasilitas yang semakin

canggih.

Visual Basic selain disebut sebagai bahasa pemrograman, juga sering disebut

sebagai sarana (Tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasis windows.

Dengan menggunakan metode GUI (Graphical User Interface), visual basic memudahkan

pemrogram untuk berinteraksi langsung dengan elemen-elemen untuk setiap bentuk

pemrograman.

2.1.1.2 Lingkungan Kerja Visual Basic 6.0

Visual Basic juga merupakan sebuah program aplikasi windows, oleh sebab itu,

anda juga harus menjalankan dari dalam windows, sebuah kotak dialog seperti pada

gambar 2.14 akan muncul saat anda memulai Visual Basic 6.0, disini anda bisa memilih

jenis aplikasi yang akan anda buat.

Gambar 2.1 Kotak Dialog New Project

a. Jendela Kerja Standar Visual Basic 6.0

Pada saat Microsoft Visual Basic dijalankan, sebuah jendela kerja akan tampil

pada layar seperti yang terlihat pada Gambar 2.15, lembar kerja ini berfungsi sebagai

tempat kita bekerja untuk menghasilkan program aplikasi

Gambar 2.2 Tampilan Utama Form

b. Menu Bar

Menu bar berisi menu dasar Visual Basic 6.0. menu ini dipakai untuk

mengatur semua window yang ada dalam lingkungan kerja Visual Basic 6.0, dipakai

untuk mengelola disain khusus aplikasi, mengatur lingkungan kerja Visual Basic 6.0

dan memberikan fasilitas secara cepat.

Gambar 2.3 Tampilan Menu Bar

c. Toolbar

Toolbar menyediakan akses yang cepat bagi operasi-operasi yang sering

digunakan seperti membuka file, fasilitas cut, dan paste, memilih window dalam Visual

Basic 6.0, mengeksekusi program aplikasi, fasilitas debug, serta membuka dan

memilih form atau unit seperti terlihat pada gambar 2.16.

Gambar 2.4 Standar Toolbar

.

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Pengembangan Sistem Pendukung Keputusan ini terfokus pada sudut pandang

model pengambilan keputusan yang dibatasi pada model hubungan sebab akibat antar

Properties

Project Explorer

Form Layout

Tool box

Menubar dan Toolbar

variabel kriteria yang memberikan kecenderungan pilihan atas suatu set alternatif.

Analisisnya difokuskan kepada komponen subsistem manajemen model, subsistem

manajemen dialog dan subsistem manajemen database.

Penyusunan SPK ini didasarkan pada pengembangan hubungan-hubungan logis

persoalan keputusan ke dalam suatu model matematis dan model informasi, yang

mencerminkan hubungan antara faktor-faktor yang terlibat. Model yang dikembangkan ini

akan memberikan gambaran hasil dari realitas yang diselidiki.

3.1.1 Identifikasi Masalah

Berdasarkan hasil analisis sistem yang telah ada di atas maka identifikasi

masalah menjadi hal yang utama sebagai berikut :

- Membutuhkan waktu yang lama sekitar 1 jam untuk mendapatkan informasi

spesifikasi komputer sesuai dengan keinginan.

- Jika pelanggan ingin mengetahui informasi spesifikasi komputer sesuai dengan

keinginan harus datang langsung ke AMC Computer Shop Yogyakarta.

3.2.1 Analisis Managemen Model

Komponen pemodelan merupakan alat utama untuk mendukung aktivitas

pengambilan keputusan dan pemecaha masalah. Komponen pemodelan mendukung

aktivitas-aktivitas pada tahap perancangan dan pemilihan. Integrasi model-model ke

dalam sistem informasi berarti mengubah suatu sistem informasi manajemen yang

berdasarkan pendekatan komunikasi data (database) dan pelaporan terintegrasi, menjadi

suatu sistem pendukung keputusan).

Adapun metode yang digunakan pada penelitian kali ini, yaitu metode Profile

Matching yang nantinya dari proses tersebut bisa menghasilkan Gap yang berarti

penentuan beda antara profil karyawan dan profil jabatan. Semakin rendah nilai Gap,

maka semakin besar bobot yang diperoleh. Berikut adalah penjelasan tentang

perhitungan penilaian prestasi kinerja karyawan secara manual sebagai berikut:

3.1.2.1 Aspek Kriteria Penilaian

Pada perhitungan penentuan jabatan kali ini, ada beberapa aspek kriteria

penilaian yang telah ditentukan oleh Butik Karita Yogyakarta, yang jika dikelompokkan

sebagai berikut :

1. Penampilan Fisik, segala sesuatu yang berhubungan dengan penampilan luar

seseorang yang mudah diamati dan dinilai oleh orang sekelilingnya.

Rapi

Formal

Serasi

2. Pengetahuan Pekerjaan, kemampuan yang berhubungan dengan pengetahuan

karyawan tentang perusahaan, produk dan yang terkait dengan hal tersebut.

Pengetahuan tentang bidang keahlianya

Wawasan praktis pada bidang pekerjaanya

3. Pelaksanaan Pekerjaan, aspek yang berkaitan dalam usaha penyelesaian dan

penyerahan pekerjaan dalam keadaan sempurna dan lengkap sehingga bisa

mencapai target.

Tingkat kesungguhan memenuhi target kerja

Fokus pada hasil

Memperhatikan proses pencapaian target kerja

4. Kerjasama Tim

Tingkat kemampuan bekerja secara kooperatif

Bertindak sesuai prosedur standar

5. Komunikasi, komunikasi yang digunakan dalam perusahaan yang mencakup

berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis

Mengekspresikan ide

Mengekspresikan Pikiran

Mengekspresikan pandangan pribadi

6. Kedisiplinan, suatu sikap dan tingkah laku yang menunjukkan ketaatan karyawan

terhadap peraturan organisasi.

Ketaatan terhadap peraturan perusahaan

Ketaatan terhadap intruksi atasan

Proses penentuan bobot tiap aspek akan melalui proses pendeskripsian dari

pihak manajemen Sumber Daya Manusia untuk tiap jabatan yang ada di perusahaan.

Adapun bobot penilaian dari tiap aspek yang telah ditentukan oleh perusahaan sebagai

berikut:

Tabel 3.1 Tabel Bobot Penilaian

No. Keterangan Bobot Nilai

1. Kurang Sekali 1

2. Kurang 2

3. Cukup 3

4. Baik 4

5. Baik Sekali 5

3.1.2.2 Pemetaan Gap Kompetensi

Gap kompetensi dalam pembahasan kali ini merupakan beda antara profil

jabatan dengan profil karyawan atau dapat ditunjukkan pada rumus di bawah ini :

Dengan dilakukannya pencocokan profil, maka nantinya akan diperoleh hasil

Gap yang dicari. Berikut adalah penjelasan mengenai proses penentuan Gap pada

masing-masing aspek kriteria.

4 IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

1.1 Implementasi

Pada aplikasi sistem pendukung keputusan ini diimplementasikan dengan

menggunakan pemrograman Visual Basic 6.0, sedangkan untuk penyimpanan

databasenya menggunakan Microsoft Access 2003. Perancangan aplikasi ini

dimulai dari perancangan proses model yaitu pembuatan DFD (Data Flow

Diagram ), kemudian dilanjutkan dengan perancangan data model yaitu ERD (The

Entity Relationship Diagram).

1.2 Kegiatan Implementasi

1.2.1 Pemilihan Personil

Dalam hal ini, atas dasar rencana pembuatan program pada awalnya

adalah program diperuntukkan kepada pihak HRD pada Butik Karita Yogyakarta

Gap = Profil Karyawan - Profil Jabatan

sebagai Pengelolah Sumber Daya Manusia (PSDM). HRD merupakan bagian yang

bertanggung jawab terhadap peningkatan kualitas tenaga kerja yang ada di Butik

Karita Yogyakarta. Bagian HRD inilah yang diberikan wewenang untuk

memberikan penilaian terhadap kinerja karyawan dalam perusahaan tersebut.

1.2.2 Pelatihan Personil

Pelatihan personil disini, terdiri dari beberapa tahap diantaranya:

1. Pemberian prosedur tertulis/manual program, yang didalamnya menjelaskan

tentang langkah-langkah dalam mengoperasikan aplikasi yang telah dibuat,

sehingga personil yang dilatih akan lebih mudah dalam menjalankan program.

2. Pelatihan secara langsung kepada personil, yakni dengan memberikan

bimbingan atau arahan tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana

mengopersikan sistem pada situasi kerja yang sebenarnya, apa yang nantinya

akan dihasilkan oleh sistem itu sendiri (cara kerjanya seperti apa).

1.2.3 Uji Coba Sistem dan Program

1.2.1.1 Uji Coba Sistem

Pengujian program merupakan proses untuk mengecek apakah suatu perangkat

lunak yang dihasilkan bebas dari kesalahan-kesalahan yang dapat mungkin terjadi.

Ada beberapa strategi pengujian yang dapat dilakukan yakni antara lain:

1. White Box Testing, dalam hal ini sistem diuji untuk mengeluarkan hasil yang sesuai

dengan analisis, diklasifikasikan dalam 3 bentuk kesalahan, yaitu:

a. Syntax Error

Syntax error merupakan jenis kesalahan yang terjadi apabila salah dalam

mengetikkan sintaks pemrograman atau tidak sesuai dengan kaidah perintah

yang digunakan. Dalam program sistem penunjang keputusan penilaian kinerja

Butik Karita Yogyakarta pada pengujian sudah tidak ditemukan kesalahan sintaks

hal ini dibuktikan dengan berhasilnya sistem ini dicompiler dan telah diujicobakan

pada semua form dengan berbagai tombol tidak terdapat error sama sekali.

b. Runtime Error

Runtime error merupakan jenis kesalahan yang ditemukan saat program

dijalankan. Kesalahan ini karena biasanya program tidak menemukan object

yang sedang dijalankan. mungkin tidak dijumpai dalam menulis program

Setelah dilakukan perubahan maka akan dilakukan proses penginputan pada

kolom jabatan yang terdiri dari kode_jabatan dan nama_jabatan. Setelah

berhasil akan keluar pesan bahwa “data jabatan karyawan telah berhasil

disimpan”.

StrSQL = "INSERT INTO Jabatan Kode_Jabatan,Nama_Jabatan) VALUES('" &

txtkode.Text & "','" & txtnama.Text & "')"

Set Rs = Conn.Execute(StrSQL)

Call refreshtampilan

Call kosongkan

MsgBox "DATA JABATAN KARYAWAN TELAH BERHASIL DISIMPAN",

vbInformation + vbOKOnly, "Information"

txtkode.SetFocus

End If

End If

Gambar 4.1 Pesan Konfirmasi Tambah Data

Proses penyimpanan ini juga sama pada proses penyimpanan data-data lainnya

dan yang membedakan hanyalah jumlah kontrol Text yang harus diisi di masing-

masing unit program. Dan dalam proses ini, dapat berlangsung dengan baik dan

tidak ditemukan adanya masalah White Box Testing

Bahwa pada saat user akan menghapus data maka sistem akan memberikan

konfirmasi terlebih dahulu untuk menyakinkan kembali kepada User kalau data

yang akan dihapus benar-benar sudah tidak dibutuhkan lagi informasinya dengan

dimunculkan pesan “Apakah Anda Yakin Menghapus Data Jabatan Karyawan”.

If pesan = 6 Then

StrSQL = "DELETE FROM Jabatan WHERE Kode_Jabatan='" & txtkode.Text &

"'"

Conn.Execute (StrSQL)

End If

Call refreshtampilan

Call kosongkan

MsgBox "DATA TELAH BERHASIL DIHAPUS", vbInformation + vbOKOnly,

"Information"

cmdsimpan.Enabled = True

cmdubah.Enabled = False

cmdhapus.Enabled = False

txtkode.SetFocus

End If

Gambar 4.3 Pesan Konfirmasi Data dihapus

Jika konfirmasi yang dijawab dengan pilihan OK menandakan bahwa data itu

akan terhapus dalam tabel jabatan dan selanjutnya sistem akan memberikan

konfirmasi kembali kepada user kalau data yang dihapus tersebut telah berhasil

dilakukan dengan adanya pesan “Data Telah Berhasil Dihapus”. Adapun hasil

yang diperoleh yakni data berhasil dihapus, dan tidak terdapat kendala

didalamnya.

5 PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dari materi diatas dengan adanya pembuatan laporan

skripsi dengan judul “SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENILAIAN PRESTASI

KINERJA KARYAWAN PADA BUTIK KARITA YOGYAKARTA” secara umum dapat

diambil kesimpulan sebagai berikut :

Adapun kesimpulan dari Sistem Pendukung Keputusan untuk Penilaian Kinerja

Karyawan pada Butik Karita Yogyakarta ini, yakni:

1. Sistem penunjang keputusan penilaian kinerja karyawan pada butik karita

yogyakarta menggunakan metode GAP.

2. Sistem penunjang keputusan penilaian kinerja karyawan pada butik Karita

Yogyakarta tersebut berbasis desktop.

3. Dengan dibuatnya sistem ini, dapat membantu pihak HRD dalam menentukan

karyawan mana yang cocok untuk melihat kinerja tiap-tiap karyawan yang

nantinya dapat dijadikan acuan apa karyawan yang bersangkutan akan

diperpanjang kontrak kerjanya atau dianggap cukup sekian.

4. Data karyawan dan data jabatan pada masing-masing unit kerja dapat tersimpan

dalam suatu database secara elektronik, begitu juga dengan data kriteria

penilaian karyawan, yang jika suatu saat diperlukan oleh pihak HRD dapat diload

langsung, dan tidak bersifat manual lagi.

5.2 Saran

Penulisan skripsi ini tentu terdapat banyak kekurangan, yang mungkin dapat

disempurnakan lagi pada penelitian-penelitian berikutnya. Maka agar aplikasi ini dapat

lebih sempurna lagi, pengembangan aplikasi ini disarankan agar menciptakan aplikasi

yang lebih kompleks, sehingga semakin banyak fasilitas dalam web ini yang bisa

diberikan ke pelanggan.

Saran yang diajukan adalah :

Setelah mengevaluasi laporan skripsi ini, penulis berharap skripsi ini dapat

dikembangkan lebih lanjut dengan saran-saran pengembangan sebagai berikut :

1. Seharusnya ada fasilitas untuk menyimpan histori jabatan

2. Pada laporan akhir sebaiknya ranking seluruh nilai diurutkan dari yang tertinggi

sampai yang terendah.

3. Selain menggunakan metode GAP juga bisa dilakukan penelitian menggunakan

metode yang lain sebagai perbandingan untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.

4. Sistem Pendukung Keputusan ini sekiranya dapat dikembangkan dalam basis web

sesuai dengan kebutuhan pihak pengelolah SDM (Sumber Daya Manusia) pada Butik

Karita Yogyakarta, sehingga pihak HRD juga dapat mengakses aplikasi ini tanpa

harus berada ditempat. Sehingga nantinya, proses pengambilan keputusan dapat

dipertimbangkan kapanpun dan dimanapun, pada saat dibutuhkan.

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto,H.M, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta, Penerbit Andi, 2005.

www.bi.go.id

Fathansyah.Ir, Basis Data, Informatika, Bandung, 2002.

Ladjamudin, bin Al-Bahra , Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2005.

Linda Marlinda, S.Kom, Sistem Basis Data, Yogyakarta, Penerbit Andi, 2005.

Rger S. Pressman, Ph.D, Rekayasa Perangkat Lunak (Buku Satu), Yogyakarta, Penerbit Andi,2002.

Novian, Agung, Panduan Microsoft Visual Basic – Anda Pasti Bisa, Yogyakarta, Penerbit Andi, 2004.