Sistem Manajemen Kesekretariatan Karang Taruna 02

7/23/2019 Sistem Manajemen Kesekretariatan Karang Taruna 02

1/17

Rapat Kerja l Karang Taruna, December 2015

Lampiran Surat KeputusanNo. : 0 02 /Raker-KT/12/ 15

RancanganPERATURAN R!AN"SAS"

tentan#

S"STE$ $ANA%E$EN KESEKRETAR"ATAN KARAN! TARUNA

&A& "U$U$

Pengurus Karang Taruna masa bakti 2015-2020 65


2/17


Pasal 1Pengertian

Dalam Peraturan Organisasi ini, yang dimaksud dengan:1. Pedoman Dasar dan Pedoman Rumah Tangga Karang Taruna adalah hukum

yang tertinggi di mana semua hukum dan peraturan organisasi lahirdaripadanya, yang bersifat mengikat bagi seluruh anggota dankelengkapan organisasi, yang selanjutnya disingkat PDPRT!

". Peraturan Organisasi adalah suatu peraturan yang mengatur dan mengikatseluruh aparat organisasi termasuk mekanisme kerjanya yang belumdiatur dalam PDPRT dan Keputusan TK# Karang Taruna!

$. Kesekretariatan adalah segala sesuatu yang terkait dengan sekretariat%kantor& organisasi atau kegiatan tertentu sebagai pusat penggeraknyadengan sistem tersendiri!

'. Kesekretariatan Karang Taruna adalah segala sesuatu yang terkait dengansekretariat %kantor& organisasi Karang Taruna sebagai pusat penggerakterpadu dengan sistem tersendiri!

(. )istem *anajemen Kesekretariatan adalah tatanan penyelenggaraan danpengelolaan administrasi dalam bidang kesekretariatan se+arakeseluruhan dan terpadu!

. )istem *anajemen Kesekretariatan Karang Taruna adalah tatananpenyelenggaraan dan pengelolaan administrasi organisasi Karang Tarunadalam bidang kesekretariatan se+ara keseluruhan dan terpadu!

-. )istem Pelaporan Kegiatan adalah segala aturan yang mekanis mengaturtata +ara penyampaian laporan sebagai bagian dari manajemenkesekretariatan untuk mendukung pengukuranpengukuran kinerjaorganisasi!

/. )istem Peren+anaan adalah segala aturan yang mengatur tata +arapembuatan ren+anaren+ana organisasi sebagai bagian dari manajemenkesekretariatan untuk mendukung perkiraanperkiraan penyelenggaraanorganisasi dan programprogram kerjanya yang sesuai dengankemampuansumber daya yang dimiliki organisasi!

0. )istem *anajemen nformasi adalah segala aturan yang mengatur tata+ara pengumpulan, pengolahan dan publikasi data dan informasi sebagaibagian dari manajemen kesekretariatan untuk mendukung prosesperen+anaan, sosialisasi, promosi organisasi dan agenda konsolidasiorganisasi yang lebih solid.

Pasal "*aksud dan Tujuan

Peraturan Organisasi tentang )istem *anajemen Kesekretariatan KarangTaruna disusun dengan maksud dan tujuan untuk memberikan pedoman bagipengurus Karang Taruna yang bertanggung ja2ab disemua jajaran KarangTaruna, agar dalam menjalankan tugasnya dapat di+apai dasar pengertian dantata +ara pelaksanaannya yang seragam sehingga koordinasi dan sinkronisasidibidang manajemen kesekretariatan %administrasi& Karang Taruna dapatterselenggara dengan baik.



3/17


Pasal $Ruang 3ingkup

1. )esuai dengan maksud dan tujuannya, maka ruang lingkup PO ini meliputi:a. Kesekretariatan Karang Taruna!b. )istem Pelaporan Kegiatan!

". Pengaturan yang menyangkut sistem manajemen kesekretariatan KarangTaruna sebagaimana dimaksud pada ayat 1 pasal ini meliputi ketentuantentang ruang lingkup %klasi4kasi&, standardisasi, dan tata +ara ataumekanisme kerja.

&A& ""KESEKRETAR"ATAN KARAN! TARUNA

Pasal 'Ruang 3ingkup Kesekretariatan Karang Taruna

Kesekretariatan Karang Taruna penyelenggaraannya meliputi kegiatankegiatan:1. Ketatausahaan, yakni segala sesuatu yang menyangkut penyelenggaraan

prosedur administrasi sekretariat yang meliputi kegiatan:a. Pembuatan dan pembukuan surat keluar!b. Penerimaan dan pembukuan surat masuk!+. Penyelenggaraan kearsipan dan dokumentasi!d. Pen+etakan kertas kerja dan konsepkonsep program dan kebijakan!

". Korespondensi, yakni segala sesuatu yang menyangkut prosespenyelenggaraan komunikasi tertulis yang dilakukan oleh organisasi

dengan pihak luar yang meliputi:a. Pengiriman surat dengan bukti ekspedisi ter+atat yang dilakukan

dengan berbagai media baik langsung, pos, fa5, maupun email!b. Otorisasi dan pengesahan surat oleh pejabat organisasi!+. Prosesi tanggapanrespon terhadap surat yang diterima baik langsung

maupun melalui pos, fa5, dan email.$. Penataan sekretariat yang meliputi kegiatan:

a. Pendataaan %in6entarisasi& dan penomoran barangbarang kantor!b. Penataletakan barangbarang sekretariat sesuai dengan kebutuhan dan

kapasitas tempatnya!+. Pemeliharaan dan pera2atan sekretariat dalam hal kebersihan,

kerapihan, dan pemanfaatan alatalat kerja dan fasilitas lainnya

Pasal ()tandardisasi Kesekretariatan Karang Taruna

1. 7ntuk mendukung penyelenggaraan manajemen kesekretariatan, KarangTaruna memiliki kelengkapan administrasi yang meliputi:a. Kop )urat, yang se+ara nasional diberlakukan standar dengan

ketentuan sebagaimana terlampir!b. )tempel organisasi, yang se+ara nasional diberlakukan standar dengan

ketentuan sebagaimana terlampir!+. 8mplop )urat dan *ap, yang ketentuan penamaan dan logonya sama

dengan kop surat!d. Kelengkapan administrasi lainnya diatur dalam kebijakan tersendiri

oleh masingmasing pengurus Karang Taruna.



4/17


". Kelengkapan administrasi %manajemen kesekretariatan& juga dapat dibuatuntuk kepentingan kepanitiaan danatau unit teknis tertentu sebagaimanadiatur dalam ketentuan terlampir!

$. 7ntuk stempel organisasi terdiri dari " bagian yakni:a. )tempel ukuran besar dengan garis tengah ' +m yang dipergunakan

untuk suratmenyurat!b. )tempel ukuran ke+il dengan garis tengah " +m yang dipergunakan

untuk kartu anggota, kartu pengurus, kartu iuran, tanda kepanitiaandan kepesertaan kegiatan tertentu, dan lembaran resmi organisasilainnya yang berukuran ke+il.

Pasal )urat *enyurat

Dalam penyelenggaraan kegiatan suratmenyurat, Karang Taruna melakukan

standardisasi dalam hal:1. Penomoran surat, yang diatur dengan spesi4kasi sebagai berikut:a. 7ntuk surat lingkup internal urutannya adalah: periode

kepengurusan.nomor suratjenis suratkode 2ilayahKTbulantahun!b. 7ntuk surat lingkup eksternal urutannya adalah: periode

kepengurusan.nomor suratjenis suratkode 2ilayahKT9bulantahun!+. Penomoran surat menganut prinsip menurut deret hitung berdasarkan

jenis suratnya dan berlaku untuk jangka 2aktu 1 %satu& tahun!". Pembuatan )urat dalam administrasi Karang Taruna, harus memuat

prinsipprinsip berikut:a. *enentukan tujuan dan maksud dari pada penulisan surat!b. *enempatkan gagasangagasan yang menjadi isi dan surat itu dengan

urutanurutan yang baik!

+. *enggunakan tata bahasa yang baik!d. )ingkat dan jelas tanpa mengurangi kepatutan dan kelengkapan.

$. *aksud dan Tujuan )urat, meliputi:a. *aksud surat memuat: pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, dan

lainlain!b. Tujuan umum surat adalah untuk menyampaikan suatu maksud dalam

bentuk tulisan agar tindakan yang dikehendaki dapat ter+apai dengan+epat dan tepat!

+. Tujuan khusus surat terdiri dari: memberitahukan, menyatakankehendak, menyampaikan perintah dan instruksiinstruksi, danmenyusun keputusankeputusan.

Pasal -

enisjenis )urat

Dalam sistem manajemen kesekretariatan Karang Taruna jenisjenis suratterbagi menjadi:1. )urat ;iasa dengan inisial kode ;, yakni kelompok jenis surat yang se+ara

umum berisi berita se+ara tertulis, pemberitahuan, pernyataan,permintaanpermohonan, undangan a+arakegiatan, dan pengantarkepada pengurusanggota Karang Taruna atau pihak lain!

". )urat Keputusan dengan inisial kode K, yakni kelompok jenis surat yangbersifat mengatur yang memuat suatu kebijaksanaan pokok, sifatnyaumum berlaku, harus ditaati olehbagi seluruhsebagian anggotapengurusKarang Taruna. )K dibuat oleh pengurus Karang Taruna berdasarkan hasilRapat Pengurus


5/17


$. )urat Tugas*andatPerintah dengan inisial kode T, yakni kelompok jenissurat yang bersifat penugasan, instruksi, dan pemberianke2enanganmandat dari pengurus yang mempunyai hak dan 2e2enangatas sesuatu kepada pengurusanggota Karang Taruna guna bertindakuntuk dan atas namanya dan organisasi, melakukan sesuatu sesuaidengan perintahmandatetugas yang diberikannya. )uratPerintah*andat Tugas berlaku sementara, artinya tidak berlaku lagi padasaat tugasmandate perintah yang termuat didalamnya telah dilakukandan atau sesuai dengan tanggal berlakunya!

'. )urat Rekomendasi dengan inisial kode R, yakni kelompok jenis surat yangbersifat khusus karena hanya dikeluarkan untuk memberikan rekomendasi,dukungan, usulan, dan dorongan kepada anggotapengurus Karang Tarunaatau pihak lain yang terkait untuk kepentingan pengembangankaderakti6is dan organisasi dalam berbagai sektor

Pasal /

7ntuk surat biasa dalam bentuk surat undangan atau pemanggilan pesertasuatu a+ararapatkegiatan dapat juga diselenggarakan dalambentukmekanismeteknologi RadiogramTele5=aksimili9mailPesan singkat,dengan kondisi bah2a surat atau kabar dimaksud yang dibuat untukmenyampaikan berita yang segera membutuhkan penyelesaian dandisampaikan kepada atau diterima dari pihak lain dengan segera!

Pasal 0)urat Keluar

1. )urat Keluar terdiri dari " %dua& ma+am:

a. )urat Keluar nternal Organisasi, adalah surat organisasi yangdikirimkan atau disampaikan kepada pengurus Karang Taruna ataukepada anggota Karang Taruna. )urat Keluar internal organisasiditandatangani oleh Ketua 7mum dan )ekretaris 7mum ditingkatnasional, Ketua dan )ekretaris di tingkat pro6insi dan seterusnya, danatau pengurus yang diberi ke2enangan untuk itu sesuai dengan bidangtugasnya masingmasing!

b. )urat Keluar 9ksternal Organisasi, adalah semua surat organisasi yangdikirim atau disampaikan kepada instansilembaga pemerintah,organisasi kemasyarakatan dan lainya. enis surat ini ditanda tanganioleh Ketua 7mum dan )ekretaris 7mum di tingkat nasional, Ketua dan)ekretaris di tingkat pro6insi dan seterusnya!

+. 8pabila salah satu diantara KetuaKetua 7mum dan

)ekretaris)ekretaris 7mum berhalangan menandatangani surat keluarorganisasi, maka dapat salah satunya digantikan oleh unsur >akilKetua %Ketua ditingkat nasional& danatau unsur >akil )ekretaris%)ekretaris ditingkat nasional&!

". Penandatanganan dan stempel organisasi dalam surat keluar harus aslidan tidak boleh menggunakan photo +opy terutama surat keluar eksternalorganisasi.

Pasal 1?)urat *asuk

1. @ang dimaksud dengan surat masuk adalah semua surattulisan atauberita yang diterima oleh organisasi dari pihak lain maupun internalorganisasi Karang Taruna atau anggota Karang Taruna!



6/17


". Penerimaan suratsurat masuk dipusatkan pengurusannya di sekretariatorganisasi Karang Taruna!

$. )emua surattulisan atau berita yang masuk harus di+atat sesuai dengansifat surat tersebut kedalam buku 8genda )urat *asuk!

'. 3embaran disposisi dipergunakan oleh KetuaKetua 7mum atau )ekretaris)ekretaris 7mum kepada pengurus yang diberi ke2enangan untukmengambil tindakan terhadap keterangan dan untuk penyelesaian suatumasalah sesuai dengan isi surat masuk tersebut.

Pasal 11)tempel Karang Taruna

@ang dapat menggunakan stempel+ap organisasi adalah pengurus KarangTaruna disemua tingkatan yang diberi ke2enangan dan hanya untukkepentingan organisasi!

Pasal 1">e2enang Penandatanganan )urat

1. >e2enang penandatanganan surat hanya dilakukan oleh KetuaKetua7mum dan )ekretaris)ekretaris 7mum pengurus Karang Taruna!

". ;ila KetuaKetua 7mum dan )ekretaris)ekretaris 7mum berhalangan,maka penandatanganan dapat dilakukan oleh >akil KetuaKetua dan>akil )ekretaris )ekretaris yang diberi ke2enanganmandat untuk itu!

$. ;ila suatu surat keluar harus ditandatangani oleh KetuaKetua 7mum dan)ekretaris)ekretaris 7mum namun yang bersangkutan berhalangan untukitu, maka dilakukan peng+opyan tanda tangan le2at teknologi tertentusetelah meminta persetujuan otoritas organisasi yang bersangkutan.

Pasal 1$)ekretariat Karang Taruna

)ekretariat Karang Taruna adalah bagian penting yang mendukung kelan+aranpekerjaanpekerjaan ketatausahaanadministrasi organisasi Karang Tarunayang meliputi segala tugastugas koordinasi dalam penyampaiankebijaksanaan organisasi, melalui saluran administrasi yang dibakukantermasuk tugas jasajasa yang meliputi penyampaian informasi, reproduksi,pen+etakan, distribusi surat, dan lainlain.

Pasal 1'=ungsi )ekretariat Karang Taruna

1. )ekretariat Karang Taruna dalam menjalankan fungsinya, 2ajib menjamindan bertanggung ja2ab atas keberhasilan misi organisasi Karang Tarunamelalui saluran administrasi, dan oleh karenanya 2ajib bertanggung ja2abatas segala keberhasilan organisasi sesuai dengan ketentuan yangberlaku!

". =ungsi sekretariat Karang Taruna berada diba2ah kendali)ekretaris)ekretaris 7mum Karang Taruna atau >akil )ekretaris yangditunjuk untuk itu. 8dapun proyeksi tugastugas sekretariat Karang Tarunameliputi:a. Pengorganisasian yang dilaksanakan oleh sekretariat merupakan fungsi

koordinasi dalam penyampaian kebijakan organisasi yang akanditeruskan kesemua lini sesuai dengan keinginan organisasi melaluisaluran administrasi!



7/17


b. *embantu kelan+aran kegiatan organisasi se+ara keseluruhan.Keputusan dan kebijaksanaan yang telah diambil oleh organisasidisebarkan dengan +epat dan tepat oleh sekretariat sebagai saluraninformasi!

+. Distribusi surat dari organisasi keseluruh jajaran dan pihak lain yangterkait dengan maksud surat dan program.

&A& ""S"STE$ PELAPRAN

Pasal 1(3aporanlaporan

7ntuk memberikan informasi yang diperlukan pengurus organisasi, sekretariat

harus pula menyusun laporan organisasi, meneliti dan mengolah data, baikyang bersumber dari lingkungan internal maupun eksternal organisasi dengansepengetahuan )ekretaris enderal)ekretaris dan selanjutnya hasilhasil itudisusun dalam berbagai bentuk laporan, yang dapat dipergunakan sebagaibahan informasi.

Pasal 1enisjenis 3aporan

3aporan, adalah suatu pertanggung ja2aban dari seorang pengurusanggotaKarang Taruna sebagai hasil pengolahanpenilaiandata+atatankejadiankegiatan yang sehubungan dengan fungsi dan tugasnyadan atau sesuai dengan tugas yang diberikan. Karena itu laporan terdiri dari:

1. 3aporan berkalarutin, yang meliputi:a. 3aporan Tahunan, adalah laporan yang dibuat 1 %satu& tahun sekali

oleh pengurus Karang Taruna diberbagai tingkatan yang berisipelaksanaan kebijakan dan program kerja selama setahun perjalanankepengurusan, yang sangat penting menjadi dokumen organisasi danmenjadi bahan bagi penyusunan 3aporan Pertanggungja2aban %3P&!

b. 3aporan Tiga ;ulanan, adalah laporan yang dibuat $ %tiga& bulan sekalioleh pengurus Karang Taruna diberbagai tingkatan yang berisipelaksanaan kebijakan dan program kerja selama $ %tiga& bulanperjalanan kepengurusan, yang sangat penting menjadi dokumenorganisasi dan menjadi bahan bagi penyusunan laporan tahunan!

+. 3aporan ;ulanan, adalah laporan yang dibuat 1 %satu& bulan sekali olehpengurus Karang Taruna diberbagai tingkatan yang berisi pelaksanaan

operasionalisasi kebijakan dan program rutin selama sebulan, yangpenting menjadi dokumen organisasi dan menjadi bahan bagipenyusunan laporan tri2ulanan!

d. 3aporan *ingguan, adalah laporan yang dibuat format tetap berupaprogress kemajuan bagi perkembangan suatu kebijakan atau kegiatanyang dijalankan organisasi!

e. 3aporan


8/17


b. 3aporan 7nit Teknis, adalah laporan yang dibuat oleh 7nit Teknsi yangdibentuk oleh pengurus Karang Taruna yang bersangkutan yangdisampaikan se+ara berkala, yang menjadi bahan penting bagipenyusunan laporan berkalarutin dan 3P organisasi!

+. 3aporan Penugasan, adalah laporan yang dibuat oleh seseorang atausebuah tim yang diberi tugasmandatperintah untuk melaksanakansesuatu atas nama organisasi untuk menjadi bahan masukan dandokumen penting bagi organisasi. =ormat laporan dibuat standarsebagaimana lampiran PO ini.

$. 3aporan Pertanggungja2aban %3P&, adalah laporan yang disusun se+arakomprehensif yang men+akup seluruh pelaksanaan kebijakan dan programkerja organisasi selama 1 %satu& periode kepengurusan yang harusdisampaikan dalam forum Temu Karya.

Pasal 1-

)istematika Penyusunan 3aporan

)e+ara umum penyusunan laporan harus memuat sekurangkurangnyasistematika diba2ah ini, yakni:1. Pendahuluan:

a. 3atarbelakangb. Dasar+. *aksud dan Tujuan

". Ren+ana Kerja:a. Programkegiatanb. Personalia+. Keuangan

$. Realisasi Ren+ana Kerja:

a. Programkegiatanb. Personalia+. Keuangan

'.


9/17


DT9T8PK8# D : P97T97@ AO#DO#BP8D8 T8#BB83 : "

De+ember "?1( 8 * : >;

ATAS KESEPAKATAN 'AN PERSETU%UAN(RU$ RAPAT KER%A KARAN! TARUNA TA)UN 2015PEN!URUS KARAN! TARUNA

$o*+.ram,an.ar $arani $akua+ Ketua Umum Sekretaris Umum



10/17


3ampiran Peraturan Organisasi tentang)istem *anajemen Kesekretariatan Karang Taruna

1. Aontoh Kop )urat

a. Tingkat #asional

K8R8#B T8R7#8P9#B7R7) #8)O#83

B9D7#B 8#9K8 ;ebsite : 222.ktindonesia.+om, 9mail : infoCktindonesia.+om



11/17


b. Tingkat Pro6insi

K8R8#B T8R7#8P9#B7R7) PRO#) 8>8 ;8R8T

;R TO>9R 38#T8 / )7T9 /?"l. 8sia 8frika (-(0 ;andung '??1-

Telp. %?""& '"11?-, =a5. %?""& '"11?--9mail : infoet2estja6a.+om, PO. ;OE. 1--


Logo

Prov.


12/17


+. Tingkat KabupatenKota

K8R8#B T8R7#8P9#B7R7) KOT8 ;83KP8P8#PRO#) K83*8#T8# T*7R

Komplek Perumahan Praja ;hakti;alikpapan ;aru ;lok ; #o. "?, ;alikpapan F Kalimantan Timur

Telp. %?('"& /-1-'',


13/17


d. Tingkat Ke+amatan

K8R8#B T8R7#8P9#B7R7) K9A8*8T8# ;7KT K9A3 P839*;8#B

KOT8 P839*;8#BPRO#) )7*8T9R8 )938T8#

l. Kapten Aek )yeh 3rg. )ekolah #o. 11(Kel. "' lir Palembang $?1$' Telp. %?-11& $0/?

e. Tingkat Desa


Lo#o.Ka/Kot


14/17


K8R8#B T8R7#8GT7#8) *9K8RH

P9#B7R7) D9)8 A39*;7K9A8*8T8# P8*738 ;8R8Talan


15/17


K9A8*8T8# P83*9R8arna dasar kertas putih dengan 2arna tulisan hitam!$. ;ahan kertas minimal


16/17


'. 7kuran kertas : folio %"1,( 5 $$ Am&

". *atriks Kode >ilayah, #ama Pro6insi, dan )ingkatan

#o.

>ilayah Keterangan

#ama )ingkatan Kode 1. #asional #8) ??



17/17


". #anggroe 8+eh Darussalam #8D ?1 $. )umatera 7tara )7T ?"

'. )umatera ;arat );R ?$ (. )umatera )elatan ))3 ?' . Riau R8 ?(

-. ambi *; ? /. ;engkulu ;K3 ?-

0. 3ampung 3PB ?/1?. ;angka ;elitung ;;3 ?011. Kepulauan Riau KPR 1?1". a2a ;arat ;R 111$. a2a Tengah TB 1"1'. a2a Timur TT 1$1(. Daerah Khusus bukota akarta DK 1'1. Daerah stime2a @ogyakarta D@ 1(

1-. ;anten ;T# 11/. ;ali ;83 1-

10. #usa Tenggara ;arat #T; 1/"?. #usa Tenggara Timur #TT 10

"1. Kalimantan ;arat K;R "?"". Kalimantan Tengah KTB "1"$. Kalimantan )elatan K)3 """'. Kalimantan Timur KT* "$"(. )ula2esi 7tara )7T "'". )ula2esi Tengah )TB "("-. )ula2esi )elatan ))# ""/. )ula2esi Tenggara )TR "-

"0. )ula2esi ;arat );T "/$?. Borontalo BTO "0

$1. *aluku *83 $?$". *aluku 7tara *7T $1$$. Papua P8P $"$'. rian aya ;arat ; $$


Sistem Manajemen Kesekretariatan Karang Taruna 02

Documents

Transcript of Sistem Manajemen Kesekretariatan Karang Taruna 02