7/18/2019 Sistem Kearsipan Kota. Vee Docx Bag.2

http://slidepdf.com/reader/full/sistem-kearsipan-kota-vee-docx-bag2 1/3

SISTEM KEARSIPAN KOTA

(SKK)

Masih berbicara tentang Sistem Kearsipan Kota (SKK) ,dimana Arsip harus

dilakukan secara Sistematis , Berkesinambungan sesuai dengan Kaidah – kaidah

Kearsipan dengan mengikuti perkembangan teknologi dan globalisasi dunia.

Sehingga Arsip harus dikelola, diamankan, diselamatkan dan dimanfaatkan

sehingga Memudahkan Untuk Temu Kembali Informasi Kearsipan Berbasis

Informasi Teknologi. Yang Cepat dan Tepat.

Sistem Kearsipan Kota memiliki Lima (5) Kriteria Penjabaran, Serta Fungsi

yang Berkaitan diantara nya adalah :

1. Membagi Resiko Pekerjaan (Forto Folio)

  Arsip tidak ditangani oleh satu orang tapi semua pegawai di SKPD masing

 – masing dan BUMD. Struktur jabatan Kearsipan melekat pada Jabatan

Struktural Berdasarkan pada PP No. 38 Tahun 2007 tentang Pembagian

Urusan Pemerintahan , Pemerintahan Propinsi dan Pemerintah Kabupaten /

Kota.

2. Lingkungan Hidup (Environment Assigment )

Transaksi dan Volume Arsip di Surabaya terbilang Cepat dan kadang kala

sampai (Overload), Sehingga Akses Arsip yang sangat tinggi terutama di

Lingkungan Pemerintah Kota Surabaya (SKPD Meliputi : Dinas,Badan,

Kecamatan) membutuhkan Penanganan yang lebih Khusus, Cepat serta lebih

Efisien dan Efektif, Berkaitan dengan adanya Sistem Kearsipan Kota

terdapat 2 (Dua) kandungan yang ada di dalam Arsip yaitu :

1. Bahan Arsip (Paperless Archive)

Mengurangi Pemakaian Volume menggunakan bahan utama Kertas

(Paperless) menghemat dan meminimalisir Produksi Kayu yang

berdampak dengan Penghijauan Hutan agar lebih Lestari, Melindungi

Bumi (Global Warning)

7/18/2019 Sistem Kearsipan Kota. Vee Docx Bag.2

http://slidepdf.com/reader/full/sistem-kearsipan-kota-vee-docx-bag2 2/3

2. Pengiriman Arsip (Transportation Archive)

Mengurangi dan menghemat Penggunaan BBM (Pencemaran Polusi

Udara dan Lingkungan) dengan adanya (Via Kurir ). Sehingga untuk

efisiensi Kearsipan dikembangkan dengan menggunakan Sistem

Informasi (Archive Online) yang berbasis Sistem Kearsipan Kota (SKK).

3. Kearsipan Mandiri (Do Archive by Them Selfes)

 Arsip memiliki Arti yang sangat Penting, sehingga Arsip bisa bertanggung

 jawab sendiri dituntut untuk melakukan penanganan Kearsipan secara

Mandiri untuk mengelolah Arsipnya yang berada di Bidang – Bidang, Kasie

berada di SKPD, Kecamatan. Dimana Penangannya dilakukan Secara

Sistematis Menganut Kaidah – kaidah Kearsipan Sesuai dengan Prosedur

yang berlaku, meliputi :

- Mengerjakan Kearsipan Secara Baik dan Benar.

- Menciptakan Kearsipan.

- Membuat Kearsipan.

- Bertanggung Jawaban dengan Arsipnya. (Arsip Dinamis)

Didalam penjelasan hal ini sesuai dengan Tugas,Pokok Fungsi Kearsipan

berdasarkan Cords (Intisari), bahwa Dinamis adalah SKPD dan Badan Arsipadalah Arsip Statis (Core / Intinya).

4. Kearsipan yan Berkesinambungan (Sustinable Archivement )

Sesuai dengan perkembangan Arsip yang Dinamakan Arsip Dinamis

adalah Arsip (Aktif – Dinamis – Statis) mempunyai pengertian bahwa Arsip

tidak perlu dilakukan Dikotomi (Terpecah – pecah) baik Arsip secara Aktif

maupun Inaktif sehingga akan muncul terciptanya Daftar Retensi Arsip.

Karena kegunaannya masih berdasarkan Retensi Arsip. Sehingga Arsip

secara gunanya melalui Sistem yang tidak terputus, tetapi dilakukan Secara

Berkesinambungan dan terus – menerus.

 Arsip itu tidak dibatasi secara perbedaan Aktif, Dinamis, Status, tetapi

berdasarkan Retensi. Dengan menggunakan Suatu Aplikasi IT Informasi

Teknologi. Dengan menggunakan Sistem Kearsipan Kota, dan akan ada

pengembangannya selanjutnya, guna Kearsipan yang lebih baik.

7/18/2019 Sistem Kearsipan Kota. Vee Docx Bag.2

http://slidepdf.com/reader/full/sistem-kearsipan-kota-vee-docx-bag2 3/3

5. Aman (Secure and Savety )

 Arsip harus :

1. Aman dari pencurian (Hilang Hak Akses, Aman dari bencana

meliputi Kebakaran Fire Protection, Aman dari Virus (Aplikasi

Virtual Security) .

2. Keselamatan meliputi : Bencana Disaster System, Kerusakan

Rayap, Jamur , Dll.

3. Cepat dan Tepat Pencarian kembali (Pemberkasan dan Coding).