Kabupaten Probolinggo

4.12.2 Digital Filling System (DFS)

Dasar Hukum :Perka BKN Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah

Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil

Latar BelakangDinamika majunya teknologi informasi telah mempengaruhi dan berdampak terhadap

perkembangan kearsipan termasuk didalamnya teknologi kearsipan. Munculnya arsip elektronik sebagai dampak dari perkembangan teknologi informasi memungkinkan pengelolaan arsip dilakukan secara otomatis dan digital. Sehubungan dengan itu organisasi sistem kearsipan tata naskah pegawai perorangan dituntut untuk segera melakukan konsolidasi sehingga mampu beradaptasi dengan perkembangan teknologi dan perubahan lingkungan strategis yang ada.

Beberapa pertimbangan yang melatar belakangi pembuatan aplikasi Digital Filling System (DFS), antara lain :

Mengumpulkan data arsip berkas kepegawaian dari berbagai aspek dan sumber data melalui prosedur yang mudah, cermat, murah, dan terpercaya, serta mengkoordinasikannya sedemikian rupa sehingga mudah dikelola dan diakses oleh mereka yang membutuhkan;

Meningkatkan pelayanan penyediaan arsip tata naskah pegawai perorangan kepada seluruh stakeholder yang memanfaatkannya;

Melakukan upaya sosialisasi gagasan kearsipan secara terpadu, intensif, dan berkelanjutan.

PengertianDigital Filing System (DFS) adalah aplikasi yang menyediakan solusi penyimpanan

untuk berbagai jenis dokumen dari berbagai macam sumber dan berbagai macam format (teks, gambar, film dsb).

Penyimpanan Berkas secara konvensional akan menyebabkan pemborosan dalam hal pemanfaatan ruang dan juga dalam hal efisiensi proses kerja. Agar hal tersebut tidak terjadi maka dilakukan scanning untuk mengkonversi dokumen tercetak (hardcopy) menjadi bentuk softcopy berupa file berformat .pdf.

Maksud dan TujuanMaksud Penggunaan aplikasi Digital Filling System (DFS), antara lain

Membangun Sebuah Bank Data yang berisi informasi dokumen dan arsip secara digital dan lengkap sesuai dengan kebutuhan

Memudahkan penggunaan, pencatatan, penyimpanan, pengelolaan dan Pencarian dokumen

Memberikan informasi bagi pejabat dan pegawai berkaitan dengan tata naskah pegawai perorangan digital secara langsung dan aman

Tujuan Penggunaan aplikasi Digital Filling System (DFS), antara lain Terwujudnya Pengembangan Pengelolaan Arsip Kepegawaian (Berkas Tata Naskah

Pegawai Perorangan) dimana kegiatan manajemen berkas perorangan PNS terus terupdate setiap terjadi proses mutasi kepegawaian (mutasi satker, jabatan, pendidikan, diklat, kenaikan pangkat, KGB, pensiun, dsb) baik untuk berkas secara fisik yang tersusun dalam almari Takah di gudang maupun file digital yang terkait dengan software Digital Filling System

Membangun Sistem Informasi Digitalisasi Arsip Tata Naskah Pegawai Perorangan berbasis komputer yang memiliki pusat data yang terintegrasi, serta dapat diakses secara real time, mudah, dan aman, sehingga data yang ada bisa dimanfaatkan secara optimal

Bidang Pembinaan dan Informasi Kepegawaian IV/12 - 4

Kabupaten Probolinggo

Membangun Sistem Informasi Digitalisasi Arsip Tata Naskah Pegawai Perorangan yang memungkinkan seluruh jenis dokumen-dokumen disimpan secara elektronik dalam media penyimpanan elektronik sehingga memungkinkan pencarian kembali berdasarkan NIP, almari, nama, satuan kerja maupun kriteria tertentu dapat dilakukan dengan cepat bahkan dapat digandakan dengan segera

Cara Kerja Aplikasi

Berkas Tata Naskah Pegawai Perorangan atau berkas kepegawaian lain yang akan discan disiapkan per Pegawai, diberi NIP + kode dokumen + (TMT Dokumen);

Operator atau end-user dapat melakukan scan Tata Naskah Pegawai Perorangan atau berkas kepegawaian lain menggunakan aplikasi DFS. Hasil scan ini akan disimpan kedalam file dalam format digital (*.pdf);

File hasil scan dikatalogkan dan disimpan dalam komputer server dan dishare untuk diakses oleh pengguna dengan kewenangan tertentu.

Tampilan Aplikasi :

Login

Beranda

Bidang Pembinaan dan Informasi Kepegawaian IV/12 - 5

Kabupaten Probolinggo

Menu Utama

Cek List

Bidang Pembinaan dan Informasi Kepegawaian IV/12 - 6

Kabupaten Probolinggo

Preview SK CPNS

Preview SK CPNS (Zoom)

Bidang Pembinaan dan Informasi Kepegawaian IV/12 - 7

Kabupaten Probolinggo

Eksplorasi Almari -> Sub Almari -> Berkas Takah

Peta Berkas

Bidang Pembinaan dan Informasi Kepegawaian IV/12 - 8

Kabupaten Probolinggo

Bidang Pembinaan dan Informasi Kepegawaian IV/12 - 9