Sistem Informasi Perusahaan - · PDF filekesepakatan ini (tanggal kontrak, jumlah uang, ......

Sistem Informasi PerusahaanThe Sales/Collection Business Process

Ratih Dyah Kusumastuti

Source: Dunn et al. (2006)

Outline

� Pengantar

� Proses sales/collection pada sistem nilai perusahaan

� Proses sales/collection pada rantai nilai perusahaan

� Model REA tingkatan proses bisnis untuk proses

2

� Model REA tingkatan proses bisnis untuk proses sales/collection

� Kebutuhan informasi dan berbagai ukuran dalam proses sales/collection

� Queries hubungan untuk proses sales/collection

Pengantar

� Proses bisnis sales/collection kadang disebut juga sebagai siklus transaksi pendapatan (revenue transaction cycle) atau order to cash mega-process

3

cash mega-process

� Istilahnya dapat berbeda-beda dari perusahaan ke perusahaan

� Untuk identifikasi proses sales/collection pada suatu perusahaan � lakukan analisis

substansinya

Sales/Collection Process in an Enterprise Value System

4

Pada tingkatan ini, proses sales/collectionadalah titik kontak antara pelanggan danperusahaan

Sales/Collection Business Process in Enterprise Value Chains

5

Tingkatan value chain menjelaskaninterfaces antara proses sales/collectiondan proses bisnis lainnya

REA Sales/Collection Business Process Level Pattern (1)

REA ontology meng-identifikasi pola padatiap siklus transaksiyang terdiri dari:•Instigation events•Mutual commitment event•Economic exchange event

6

•Economic exchange event•Resources•Agen•Berbagai relasi

REA Sales/Collection Business Process Level Pattern (2)

� Pola REA membantu analisa proses bisnis dengan cara menekankan pada:� What (resources yang terlibat dalam event)� Who (agen internal dan eksternal) yang terlibat pada tiap

event

7

event� Where dan when biasa disimpan sebagai atribut dari tiap

event

� Resources, events dan agents yang terlibat dalam proses sales/collection dapat bervariasi dari perusahaan ke perusahaan

� Pola umum yang akan dibahas ini dapat dengan mudah disesuaikan dan diaplikasikan untuk memenuhi kebutuhan dari jenis perusahaan apapun.

Sales/Collection Process Events

� Instigation Events dalam Revenue Cycle� Dapat dimulai secara internal (event pemasaran seperti

sales calls, kampanye periklanan, atau promosi)

� Dapat dimulai secara eksternal (customer inquiries)

Agen internal yang terlibat dalam instigation events pada

8

� Agen internal yang terlibat dalam instigation events pada revenue cycle biasanya adalah karyawan sales/marketingatau customer service representatives

� Agen eksternal yang terlibat dalam instigation events pada revenue cycle biasanya adalah customers

� Biasanya identifikasi suatu produk atau jasa untuk tujuan istigation events tidak perlu secara spesifik dilakukan; informasi tentang jenis produk atau jasa yang dipromosikan biasanya sudah cukup memadai

Customer Inquiry Event

� Suatu instigation event yang dimulai secara eksternal; biasanya melibatkan customermenghubungi perusahaan, bisa lewat telepon ataupun email, menanyakan harga dan ketersediaan suatu produk atau jasa

9

suatu produk atau jasa� Pada event ini data biasanya tidak dikumpulkan;

pertanyaan customer akan dijawab dan bila customertidak langsung melakukan pemesanan, customertersebut akan ditambahkan pada daftar sales callmilik sales representative terkait

� Bila data ingin dikumpulkan, maka akan sama dengan pengumpulan data untuk sales calls

Sales Call Event

� Suatu instigation event yang dimulai secara internal; biasanya melibatkan seorang sales representativemenghubungi customer; biasanya melalui telepon ataupun bertemu secara langsung, untuk menjelaskan berbagai fitur dari satu atau lebih

10

menjelaskan berbagai fitur dari satu atau lebih produk atau jasa

� Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen laporan sales call atau layar data entry yang merangkum informasi tentang event tersebut (contoh: sales representative dan customer mana yang berpartisipasi, tanggal, waktu mulai, waktu selesai, lokasi, produk dan/atau jasa apa yang dipresentasikan, dan reaksi customer terhadap produk dan/atau jasa tersebut, dsb)

Laporan Sales Call

11

Relational tables Encompassing Sales Call Event

12


� Mutual commitment events dalam revenue cycle� Melibatkan perusahaan dan suatu mitra bisnis eksternal yang

menyetujui untuk melakukan pertukaran resources pada suatu waktu (di kemudian hari) yang telah ditetapkan

� Tidak selalu terjadi pada suatu waktu; sering melibatkan serangkaian aktivitas

13

serangkaian aktivitas� Agen internal biasanya adalah sales atau customer service

representative dan/atau order entry clerk yang membantu customer dan mengumpulkan order data

� Agen eskternal biasanya adalah customers� Biasanya identifikasi suatu produk atau jasa untuk tujuan mutual

commitment events tidak perlu secara spesifik dilakukan; informasi tentang jenis produk atau jasa yang dipromosikan biasanya sudah cukup memadai

� Idealnya, suatu perusahaan ingin dapat men-trace mutual commitment events kepada instigation event yang memulainya

Sale Order Event

� Suatu mutual commitment event, dimana perusahaan setuju untuk mengirimkan barang pada customer dan customer setuju untuk membayar dengan harga tertentu untuk barang tersebut

Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen sales

14

� Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen sales order atau layar data entry yang merangkum informasi tentang event ini (contoh: tanggal pemesanan, waktu pengiriman yang dijanjikan, cara pembayaran, jumlah uangnya, sales representativedan customer mana yang berpartisipasi, produk apa yang dipesan customer, dsb)

Rental Contract Event

� Suatu mutual commitment event, dimana perusahaan setuju untuk memindahkan kepemilikan atas suatu produk pada seorang customer untuk suatu periode waktu yang telah ditetapkan dan memberikan hak pada customer tersebut untuk menggunakan produk

15

pada customer tersebut untuk menggunakan produk untuk suatu tujuan yang telah ditentukan dengan imbalan pembayaran pada harga tertentu

� Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen rental contract yang merangkum informasi tentang kesepakatan ini (tanggal kontrak, jumlah uang, produk yang akan disewakan, waktu sewa, cara pembayaran, sales representative dan customermana yang berpartisipasi, dsb)

Service Contract Event

� Suatu mutual commitment event, dimana perusahaan setuju untuk memberikan satu atau lebih jasa untuk seorang customer untuk waktu tertentu dengan harga tertentu dengan imbalan pembayaran pada harga tertentu

16

harga tertentu � Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen

service contract yang merangkum informasi tentang kesepakatan ini (tanggal kontrak, jasa yang diberikan perusahaan, jumlah uang, periode pemberian jasa, cara pembayaran, sales representative atau customermana yang berpartisipasi, karyawan atau tipe karyawan seperti apa yang akan memberikan jasa, dsb)

Dokumen Sale Order

17

Dokumen Service Agreement

18

Relational Tables Encompassing Sales Order Event

19


� Economic Decrement Events dalam Revenue Cycle� Merepresentasikan aktivitas untuk memperoleh penghasilan;

penyerahan resources untuk mendapatkan resources lainnya(biasanya uang)

� Tidak selalu terjadi pada suatu waktu; dapat melibatkanserangkaian aktivitas aliran kerja (seperti memilih,

20

� Tidak selalu terjadi pada suatu waktu; dapat melibatkanserangkaian aktivitas aliran kerja (seperti memilih, mengemas, mengirimkan dst)

� Resources bervariasi untuk jenis usaha yang berbeda� Persediaan (tipe persediaan dapat men-subtitusi persediaan), tenaga kerja/Labor (tipe jasa dapat men-substitusi tenagakerja/labor), penggunaan asset secara sementara (seperti padapenyewaan)

� Agen internal yang terlibat biasanya adalah salespeople, karyawan bagian pengiriman, karyawan yang memberikanjasa

� Agen eksternal yang terlibat biasanya adalah customers atauklien

Sale Event

� adalah suatu economic decrement event dimana kepemilikanatas satu atau lebih produk dipindahkan dari perusahaankepada customer. Pemindahan dapat terjadi secara langsung(contoh penjualan kaus di suatu toko) ataupun dengan caradikirim/transit (contoh pengiriman video game untuk pembelianmelalui suatu toko online)

21

melalui suatu toko online)� Biasanya dilambangkan dengan bill of sale, sale invoice atau

dokumen (atau data entry screen) lain yang merangkuminformasi tentang perpindahan kepemilikan (contoh tanggal, jumlah uang, produk yang dipindahkan kepemilikannya, carapembayaran, sales representative serta customer mana yang berpartispasi, dsb)

� Sales yang terjadi secara transit biasanya juga dilambangkandengan suatu packing list (berisi jumlah produk yang dikirimkan) dan bill of lading (yang menjelaskan jumlah, dimensi, dan berat paket dari produk yang dikirmkan)

Rental Event

� Adalah suatu economic decrement event, dimanakepemilikan atas satu atau lebih produk dipindahkandari suatu perusahaan pada seorang customer untukjangka waktu tertentu dengan tujuan dan harga yang disetujui

22

disetujui� Biasanya terjadi untuk jangka waktu tertentu (tidak

terjadi pada suatu waktu tertentu)� Biasanya dilambangkan dengan dokumen atau layar

data entry yang merangkum informasi tentangperpindahan kepemilikan atas produk pada customerdan kapan produk akan dikembalikan kepadaperusahaan (tanggal, waktu, agen penyewaan, customer yang terlibat, dsb)

Service Engagement Event

� Adalah suatu economic decrement event, dimana ada satu atau lebih agen perusahaan yang memberikan satu atau beberapa jenis jasa pada seorang customer

� Dapat terjadi pada suatu jangka waktu tertentu, ataupun pada suatu waktu tertentu

23

ataupun pada suatu waktu tertentu� Biasanya dilambangkan dengan service invoice atau

dokumen atau layar data entry yang mengindikasikan bahwa jasa telah diberikan dan merangkum informasi tentang performansi (contoh: tanggal, waktu, jenis jasa yang diberikan, karyawan yang memberikan jasa, untuk customer yang mana, mungkin juga catatan yang dibuat oleh karyawan tersebut tentang jasa yang diberikan, dsb)

Sale Invoice

24

Picking List

25

Packing List

26

Bill of Lading

27

Relational Tables Encompassing Sale Event

28


� Economic Increment Events dalam Revenue Cycle� Hampir selalu merupakan suatu Cash Receipt event

� Suatu economic increment event, dimana agen eksternalmemindahkan kepemilikan atas uang (atau yang ekivalendengan uang) pada suatu perusahaanBiasanya dilambangkan dengan suatu dokumen remittance

29

� Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen remittance advice atau layar data entry yang merangkum informasitentang event tersebut (tanggal, jumlah uang, customer yang memberikan uang, karyawan yang memproses cash receipt, sale atau akitivitas yang menghasilkan pendapatan lain yang terlibat, dsb)

� Resource biasanya adalah uang (resource tingkatan tipe –biasanya daftar cash account yang dimiliki perusahaan)

� Agen internal biasanya adalah kasir, accounts receivable clerks, atau personil keuangan

� Agen eksternal biasanya adalah customer atau klien

Customer Statement with Remittance Advice

30

Relational Tables Encompassing Cash Receipt Event

31


� Economic Decrement Reversal Events� Adalah suatu event dimana economic decrement events sebelumnya dinegasikan atau ditiadakan

� Walaupun mekanismenya sama, event ini secarainheren berbeda dengan economic increment

32

inheren berbeda dengan economic increment events

� Mendapatkan kembali sesuatu yang sebelumnya dengansenang hati diserahkan (maka hal yang tadinya dengansenang hati diterima harus dikembalikan) tidak samadengan mendapatkan sesuatu yang diinginkan denganimbalan sesuatu yang harus diserahkan

� Resources, agen iternal dan agen eksternal adalahsama seperti pada economic decrement events

Sale Return Event

� Adalah suatu economic event, dimana kepemilikan atas produk yang sebelumnya dpindahkan dari penjual kepada pembeli, dikembalikan dari pembeli kepada penjual

� Walaupun suatu resource (atau resource type) akan naik, karakteristik sale returns berbeda dengan economic increment events lainnya, atau secara umum event ini bukan sesuatu yang

33

events lainnya, atau secara umum event ini bukan sesuatu yang diinginkan terjadi. Substansi event tersebut adalah meniadakan economic decrement aslinya. Maka event seperti ini disebut sebagai economic decrement-reversal events.

� Biasanya dilambangkan dengan otorisasi sales return, dokumen laporan penerimaan dan credit memo atau layar data entryyang merangkum informasi tentang event tersebut (contoh: tanggal, jumlah dan jenis produk yang diterima dari customer, jumlah uang, customer mana yang terlibat serta karyawan mana yang memproses pengembalian tersebut, dsb)

Sale Return Authorization

34

Receiving Report

35

Credit Memorandum

36

Relational Tables Encompassing Sale Return Event

37

Kebutuhan informasi & berbagai ukuran pada proses sales/collection

� Informasi dari proses sales/collection mendukungproses pengambilan keputusan oleh banyakinformation customers

� Information customer adalah seseorang yang membutuhkan informasi

38

membutuhkan informasi� Kebutuhan informasi dapat digolongkan menjadi

� Pengguna internal membutuhkan informasi tentangfenomena internal

� Pengguna internal membutuhkan informasi tentangfenomena eksternal

� Pengguna eksternal membutuhkan informasi tentangfenomena internal

� Pengguna eksternal membutuhkan informasi tentangfenomena eksternal

Sales/Collection Process Relationships (1)

� Relasi fulfillment� Antara events pemasaran, Sales Call, atau Customer Inquiry

dan Sale Order events� Antara events Sale Order dan Sale (atau Rental atau Service

engagement)

39

engagement)

� Relasi Duality� Antara events Sale (atau Rental or Service engagement) dan

Cash Receipt (atau Receipt of Bartered Goods/Services)

� Relasi Reversal� Antara events Sale dan Sale Return

� Relasi Participation� Antara tiap event dan tiap agen internal dan eksternal

Sales/Collection Process Relationships (2)

� Relasi Proposition� Antara events pemasaran, Sales Call, atau Customer Inquiry

dan Inventory (atau Inventory Type atau Service Type)

� Relasi Reservation� Antara Sale Order, Rental Contract, atau Service Contract

40

� Antara Sale Order, Rental Contract, atau Service Contractdan Inventory (atau Inventory Type atau Service Type)

� Juga antara Sale Order, Rental Contract, atau Service Contract dan Cash

� Relasi Stock flow� Antara Sale (atau Rental atau Service Engagement) dan

Inventory (atau Inventory Type atau Service Type)� Antara Sale Return dan Inventory (dan Inventory Type)� Antara Cash dan Cash Receipt

Resource Query Types

� Informasi status terinci pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk tiap resource instance

� Informasi status terinci pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk resource instances yang memenuhi kriteria tertentu

41

beberapa waktu untuk resource instances yang memenuhi kriteria tertentu

� Rangkuman informasi status pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk semua resource instances

� Rangkuman informasi status pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk resource instances yang memenuhi kriteria tertentu

Revenue Cycle Resource Queries

� Suatu daftar dari tiap inventory item atau item type yang ditawarkan untuk dijual oleh suatu perusahaan

� Suatu daftar dari semua inventory item atau item types yang memiliki karakteristik tertentu� (contoh: semua buku, mainan anak dengan harga jual pada

rentang harga tertenu, dsb)

42

rentang harga tertenu, dsb)

� Persediaan yang dimiliki (quantity on hand) dari suatu inventory item type pada tanggal tertentu

� Nilai biaya total dari persediaan yang dimiliki pada tanggaltertentu

� Suatu daftar dari semua cash accounts yang dimiliki suatuperusahaan pada tanggal tertentu

� Saldo pada suatu cash account tertentu pada tanggal tertentu� Saldo total pada semua cash account pada tanggal tertentu

Contoh Resource Type QueryCash (Resource Type) CashAccountID AccountType Location DateAccountEstablished Ca123501 Checking 1st Local Bank April 1, 2010

Ca789125 Savings 1st Local Bank April 1, 2010

Ca351235 Petty Onsite - Cashier Desk drawer April 15, 2010

Ca351327 Petty Onsite - CEO Assistant's File Cabinet April 22, 2010 Inventory Type (Resource Type) Item ID Description UnitOfMeasure Standard Cost List Price BIS1 Big Stuff Each $20.00 $50.00

HUS1 Huge Stuff Each $30.00 $70.00

SELECT Description, UnitOfMeasure, ListPrice FROM InventoryType

43

LIS1 Little Stuff Box of 6 $36.00 $72.00

MIN1 Miniature Stuff Box of 24 $56.00 $110.00

TIS1 Tiny Stuff Box of 12 $48.00 $96.00

TTP12 Tiara Each $10.00 $25.00

FROM InventoryType WHERE ListPrice < 70;

Contoh Resource Type QueryCash (Resource Type) CashAccountID AccountType Location DateAccountEstablished Ca123501 Checking 1st Local Bank April 1, 2010

Ca789125 Savings 1st Local Bank April 1, 2010

Ca351235 Petty Onsite - Cashier Desk drawer April 15, 2010

Ca351327 Petty Onsite - CEO Assistant's File Cabinet April 22, 2010 Inventory Type (Resource Type) Item ID Description UnitOfMeasure Standard Cost List Price BIS1 Big Stuff Each $20.00 $50.00

HUS1 Huge Stuff Each $30.00 $70.00

LIS1 Little Stuff Box of 6 $36.00 $72.00


SELECT *FROM CashWHERE DateAccountEstablished <

44


TIS1 Tiny Stuff Box of 12 $48.00 $96.00

TTP12 Tiara Each $10.00 $25.00

WHERE DateAccountEstablished < April 20, 2010;

Event Query Types

� Informasi terinci tentang tiap event instance� Contoh: apa yang terjadi, kapan serta dimana event tersebut

terjadi, dst.

� Informasi terinci tentang tiap event instance yang memenuhi kriteria tertentu

Contoh: events dari tipe tertentu yang terjadi selama periode

45

� Contoh: events dari tipe tertentu yang terjadi selama periode waktu tertentu pada suatu lokasi tertentu

� Rangkuman informasi untuk semua instances dari suatu event type untuk suatu periode waktu tertentu� Contoh: total dari event instances selama suatu periode waktu

tertentu

� Rangkuman informasi hanya untuk instances dari suatu event type untuk suatu periode waktu tertentu yang memenuhi kriteria tertentu� Contoh: nilai uang rata-rata dari event instances untuk suatu lokasi

selama periode waktu tertentu

Revenue Cycle Event Queries

� Lokasi dari suatu sales call� Jumlah total sales calls, sale orders, sales, dst yang terjadi pada suatu

lokasi selama periode waktu tertentu� Jumlah uang untuk suatu sale order, sale, cash receipt atau sale return

tertentu� Total atau rata-rata jumlah uang dari semua sale orders, sales, cash

46

� Total atau rata-rata jumlah uang dari semua sale orders, sales, cash receipts atau sale returns untuk satu atau beberaoa periode waktu tertentu

� Total atau rata-rata jumlah uang dari semua sale orders, sales, cash receipts atau sale returns di lokasi tertentu untuk satu atau beberapa periode waktu tertentu

� Pajak penjualan yang dikenakan pada suatu sale event tertentu� Shipper’s tracking number untuk suatu shipment sale event� Tanggal terjadinya suatu sale event� Lama suatu sales call (waktu selesai dikurangi waktu mulai)

Event Tables

Sale Order (Mutual Commitment) Event Sale Order ID

Order Date

Date Needed

Dollar Total Sales Tax

Shipping Charge

Sales CallIDFK

Sales RepIDFK

Customer IDFK

14 5/4/2010 5/7/2010 $1,100.00 $0 $0 42 E23 C2323

15 5/4/2010 5/12/2010 $3,050.00 $0 $0 43 E26 C4731

16 5/6/2010 5/9/2010 $4,305.00 $0 $0 42 E23 C2323

17 5/8/2010 5/17/2010 $8,280.00 $0 $0 43 E26 C4731 Sale (Economic Decrement) Event

Sales Call (Instigation) Event Sales Call ID Date StartTime EndTime Location SalesRepIDFK CustomerIDFK 42 5/4/2010 9:12 a.m. 10:00 a.m. Customer E23 C2323

43 5/4/2010 9:27 a.m. 10:35 a.m. Ours E26 C4731 44 5/5/2010 10:30 a.m. 11:15 a.m. Customer E23 C6125

47

Sale (Economic Decrement) Event Sale ID

Date Dollar Total

PickListID PackListID BOL# SalesRepIDFK CustomerIDFK CashReceiptIDFK

12 5/5/2010 $1,100.00 15 15 15 E23 C2323 RA20

13 5/7/2010 $3,050.00 16 16 16 E26 C4731 RA21

14 5/8/2010 $2,100.00 17 17 17 E23 C2323 RA20

15 5/10/2010 $2,205.00 18 18 18 E23 C2323

Cash Receipt (Economic Increment) Event CashReceiptID Date Dollar Total CashAccountIDFK CustomerIDFK CashierIDFK RA20 5/19/2010 $3,060.00 Ca123501 C2323 E111

RA21 5/24/2010 $3,050.00 Ca123501 C4731 E111

RA22 5/31/2010 $25,000.00 Ca123501 E111 Sales Return (Economic Decrement Reversal) Event Sale ReturnID

Date

Dollar Amount

Receiving ReportNo.

Credit Memo#

Credit MgrID

SaleIDFK

CustomerIDFK

Receiving ClerkIDFK

SR1 5/12/2010 $140.00 RR25 1 E16 12 C2323 E247

Query to identify date and location of Sales Call #44

Sales Call (Instigation) Event Sales Call ID Date StartTime EndTime Location SalesRepIDFK CustomerIDFK

42 5/4/2010 9:12 a.m. 10:00 a.m. Customer E23 C2323

43 5/4/2010 9:27 a.m. 10:35 a.m. Ours E26 C4731

44 5/5/2010 10:30 a.m. 11:15 a.m. Customer E23 C6125

Tabel mana yang dibutuhkan? Operator relational algebra mana yang tepat?

Bagaimana SQL statement-

Project, Select

48

Bagaimana SQL statement-nya?SELECT SalesCallID, Date, Location FROM SalesCall WHERE SalesCallID=44;

Bagaimana Access QBE-nya?

Bagaimana hasilnya?

Sales for a specified time period(e.g. for an income statement)

Tabel mana yang dibutuhkan? Operator relational algebramana yang tepat?

Bagaimana SQL statement-nya?

Project, Select


Date Dollar Total


12 5/5/2010 $1,100.00 15 15 15 E23 C2323 RA20

13 5/7/2010 $3,050.00 16 16 16 E26 C4731 RA21 14 5/8/2010 $2,100.00 17 17 17 E23 C2323 RA20

15 5/10/2010 $2,205.00 18 18 18 E23 C2323

49


SELECT Sum(DollarTotal)FROM Sale WHERE Date BETWEEN 5/1/2010 AND 5/7/2010;


Bagaimana hasilnya?

Agent Query Types

� Informasi status terinci pada suatu atau beberapa waktu untuk tiap agent instance

� Informasi status terinci pada suatu atau beberapa waktu hanya untuk agent instanceyang memenuhi kriteria tertentu

50

beberapa waktu hanya untuk agent instanceyang memenuhi kriteria tertentu

� Rangkuman informasi status pada suatu atau beberapa waktu untuk semua agent instances

� Rangkuman informasi status pada suatu atau beberapa waktu hanya untuk agent instanceyang memenuhi kriteria tertentu

Revenue Cycle Agent Queries

� Suatu daftar tantang semua salespeople, kasir, inventory clerks, atau credit managersuntuk suatu perusahaan

Suatu daftar tentang semua karyawan yang

51

� Suatu daftar tentang semua karyawan yang memiliki karakteristik tertentu

� Contoh: semua waiters dan waitresses yang sekurang-kurangnya berumur 21 tahun, semua staff auditors yang lulus ujian CPA, semua salespeople yang dibayar berdasarkan komisi, dst.

Contoh Agent TablesCustomer (External Agent)

Customer ID Name Address Telephone Credit Rating C2323 Needmore Stuff 86906 Enterprise Court 555-8989 A+

C2831 Targeted One 41352 Price Ln. 555-1771 B+

C4731 Gottahave Moore 1207 Emperor Dr. 555-5688 B

C6125 Don’t Wantmuch 3421 Carradine St. 555-9098 A+

Cashier (Internal Agent)

52

Cashier (Internal Agent) CashierID Name Address Telephone DateOfBirth E111 Missy Witherspoon 1710 Crestwood Dr. 555-9392 May 11, 1960

E222 Eponine Eldridge 1003 Zenker Dr. 555-9099 July 29, 1972

Receiving Clerk (Internal Agent) ClerkID Name Address Telephone DateOfBirth E247 Kenneth Barki 4312 Monticello Dr. 556-4891 April 14, 1945

E251 Rita Barki 4312 Monticello Dr. 556-4891 May 22, 1948

Sales Representative (Internal Agent) Sales Rep ID Name Address Telephone DateOfBirth E23 Jimmy Vitale 425 ConAir Drive 555-5678 Aug 18, 1962

E26 Cyndie North 122 Front St. 555-6353 Apr 4, 1961

E30 Wayland Stindt 3506 Carthan St. 555-0621 December 29, 1973

Identify Customers with Credit Rating of “A” or “A+”

Tabel mana yang dibutuhkan? Operator relational algebra apa yang sesuai?


Select

Customer (External Agent) Customer ID Name Address Telephone Credit Rating

C2323 Needmore Stuff 86906 Enterprise Court 555-8989 A+

C2831 Targeted One 41352 Price Ln. 555-1771 B+

C4731 Gottahave Moore 1207 Emperor Dr. 555-5688 B

C6125 Don’t Wantmuch 3421 Carradine St. 555-9098 A+

53


SELECT *FROM Customer WHERE CreditRating=A OR CreditRating=A+;


Bagaimana hasilnya?

Duality Relationship Query Types

� Identifikasi apakah suatu exchange telah selesai dilakukan� Identifikasi exchanges yang telah selesai pada periode waktu

tertentu� Identifikasi exchanges yang belum selesai pada periode waktu

tertentuKalkulasi jumlah klaim, contoh: prepaid expenses, payables,

54

� Kalkulasi jumlah klaim, contoh: prepaid expenses, payables, unearned revenues, atau receivables, dalam jumlah total atauuntuk suatu exchange event tertentu

� Kalkulasi dari total atau rata-rata waktu jeda antara beberapaevents yang terlibat dalam satu atau lebih exchanges

Revenue Cycle Duality Queries

� Kalkulasi dari outstanding receivable balanceuntuk suatu sale (atau service engagement) invoice

� Kalkulasi dari total accounts receivable suatu waktu tertentu

55

� Kalkulasi dari total accounts receivable suatu waktu tertentu

� Kalkulasi dari prepaid revenue pada suatu waktu tertentu

� Aging of accounts receivable� Kalkulasi dari rata-rata jumlah hari yang dibutuhkan untuk mencairkan receivables

Contoh Tabel Duality & Reversal Relationship


Date Dollar Total


12 5/5/2010 $1,100.00 15 15 15 E23 C2323 RA20

13 5/7/2010 $3,050.00 16 16 16 E26 C4731 RA21 14 5/8/2010 $2,100.00 17 17 17 E23 C2323 RA20

56

15 5/10/2010 $2,205.00 18 18 18 E23 C2323

Cash Receipt (Economic Increment) Event CashReceiptID Date Dollar Total CashAccountIDFK CustomerIDFK CashierIDFK

RA20 5/19/2010 $3,060.00 Ca123501 C2323 E111

RA21 5/24/2010 $3,050.00 Ca123501 C4731 E111

RA22 5/31/2010 $25,000.00 Ca123501 E111

Sales Return (Economic Decrement Reversal) Event Sale ReturnID

Date

Dollar Amount

Receiving ReportNo.

Credit Memo#

Credit MgrID

SaleIDFK

CustomerIDFK

Receiving ClerkIDFK

SR1 5/12/2010 $140.00 RR25 1 E16 12 C2323 E247

Accounts Receivable Query Steps

� Secara konseptual� Nilai uang dari sales atau service engagements yang cash receipt-nya belum

selesai, disesuaikan untuk tiap sale returns atau sale discounts

� Secara praktis � Total sales/service engagements through balance sheet date dikurangi

dengan total cash receipts through balance sheet date untuk sales/service

57

dengan total cash receipts through balance sheet date untuk sales/serviceengagements yang sesuai. Juga kurangkan sales returns & discounts through balance sheet date

� Hanya sertakan ending date constraint (balance sheet item reflects cumulative data from beginning of company through balance sheet date)

� Gunakan tanggal sale/service engagement untuk menentukan revenues mana yang harus diikutsertakan

� Gunakan tanggal cash receipt dan hubungan duality untuk menentukan cash receipts mana yang akan diikutsertakan. Pastikan bahwa agregasi cash receipts untuk sale yang sama telah dilakukan sebelum dikurangkan dari sale amount

� Mungkin membutuhkan outer join dan fungsi Nz pada Access (untuk salesyang tidak memiliki cash receipts yang sesuai)

� Catatan: Sales dikurang Cash receipts dari Customers tidak bisa diterima (karena mungkin ada non-sale related CR dari customer)

Accounts Receivable Step 1: Total Sales through Balance Sheet Date

Tanggal “hard-wired” Tanggal sebagai parameter

58

Accounts Receivable Step 2: Total Cash Receipts for Sales through Balance Sheet Date

2a: Identifikasi cash receipt-nya

59

2b: Jumlahkan cash receipt-nya

Accounts Receivable Step 3: Total Sale Returns through Balance Sheet Date

Identifikasi dan jumlahkan

60

jumlahkan

Accounts Receivable Step 4: Calculate A/R as sales minus applicable cash receipts and sale returns

61

Accounts Receivable Result without Nz (null

to zero) function

Sampai dengan 31 Mei 2010

62

Sampai dengan 15 Mei 2010

Adjusted Accounts Receivable Step 4 (using Nz to control null values)

63

Stockflow Relationship Query Types

� Resources atau resources types apa yang naik atau turun akibat suatu economic event?

� Berapa kuantitas dari suatu resource atau resource type yang naik atau turun akibat suatu economic event?

64

type yang naik atau turun akibat suatu economic event?

� Berapa nilai uang suatu resource atau resource typeyang naik atau turun akibat suatu economic event?

� Kapan suatu event menaikkan atau menurunkan suatu resource atau resource type tertentu?

� Dimana suatu event menaikkan atau menurunkan suatu resource atau resource type tertentu?

Revenue Cycle Stockflow Query Types

� Inventory type mana yang diturunkan oleh suatu sale event tertentu?� Berapa jumlah tiap inventory type yang diturunkan oleh suatu event

sale tertentu?� Inventory type mana yang dinaikkan oleh suatu sale return event?� Berapa kuantitas dari tiap inventory type yang naik akibat suatu sale

return event tertentu?

65

return event tertentu?� Berapa harga jual yang ditetapkan untuk inventory type pada suatu

sale event tertentu?� Berapa harga jual yang diberikan sebagai kredit untuk suatu inventory

type pada sale return event tertentu?� Berapa jumlah nilai total uang dari sales untuk suatu periode waktu

tertentu? � (catatan: jika jumlah total sale amount disimpan pada tabel sale event, maka tidak

harus menggunakan hubungan stockflow untuk memenuhi kebutuhan informasi ini)

� Berapa nilai rata-rata uang dari sales dari suatu inventory type pada suatu periode waktu tertentu?

Query to find dollar value of sales of a specified inventory type for a specified time period

Sale SaleID Date DollarTotal PickListID PackListID BOL# SalesRepID Custom erID CashReceiptID 12 5/5/2010 $1,100.00 15 15 15 E23 C2323 RA20 13 5/7/2010 $3,050.00 16 16 16 E26 C4731 RA21 14 5/8/2010 $2,100.00 17 17 17 E23 C2323 RA20 15 5/10/2010 $2,205.00 18 18 18 E23 C2323

Tabel-tabel yang digunakan:

66

Inventory Type ItemID Description UnitOfMeasure Standard Cost List Price BIS1 Big Stuff Each $20.00 $50.00 HUS1 Huge Stuff Each $30.00 $70.00 LIS1 Little Stuff Box of 6 $36.00 $72.00 MIN1 Miniature Stuff Box of 24 $56.00 $110.00 TIS1 Tiny Stuff Box of 12 $48.00 $96.00 TTP12 Tiara Each $10.00 $25.00

StockflowSaleInventory SaleID ItemID QuantitySold ActualUnitSellingPrice 12 LIS1 2 $70.00 12 TIS1 10 $96.00 13 BIS1 40 $60.00 13 HUS1 13 $50.00 14 MIN1 20 $105.00 15 MIN1 21 $105.00


67


68


69

Query to identify highest and lowest selling inventory during a specific time period

70


71


72

Fulfillment Relationship Query Types

� Identifikasi komitmen atau instigation events yang belum terpenuhi (unfulfilled)

� Identifikasi komitmen atau instigation events yang telah terpenuhi (fulfilled)

� Identifikasi commitment events yang tidak didahului dengan instigation events, atau identifikasi economic events yang tidak

73

instigation events, atau identifikasi economic events yang tidak didahului oleh commitment events

� Kalkulasi lama jeda waktu antara instigation & commitment events atau antara commitment & economic events

� Identifikasi penyebab commitment event dan/atau economic event

� Identifikasi hasil dari instigation event dan/atau commitment events

Revenue Cycle Fulfillment Queries

� Identifikasi sale orders yang belum dipenuhi

� Identifikasi sales calls yang sukses

74

� Identifikasi sales calls yang sukses� atau sales calls yang menghasilkan orders

� Kalkulasi jumlah rata-rata hari yang dibutuhkan perusahaan untuk memenuhi sale orders untuk suatu periode waktu tertentu

Query to calculate number of days to fill selected sales orders

FulfillmentSaleOrderSale SaleOrderID SaleID

14 12

Sale Order SaleOrderID OrderDate DateNeeded DollarTotal SalesTax ShippingCharge SalesCallID SalesRepID CustomerID

14 5/4/2010 5/7/2010 $1,100.00 $0.00 $0.00 42 E23 C2323 15 5/4/2010 5/12/2010 $3,050.00 $0.00 $0.00 43 E26 C4731 16 5/6/2010 5/9/2010 $4,305.00 $0.00 $0.00 42 E23 C2323 17 5/8/2010 5/17/2010 $8,280.00 $0.00 $0.00 43 E26 C4731

75

14 12 15 13 16 14 16 15

Sale SaleID Date DollarTotal PickListID PackListID BOL# SalesRepID CustomerID CashReceiptID 12 5/5/2010 $1,100.00 15 15 15 E23 C2323 RA20 13 5/7/2010 $3,050.00 16 16 16 E26 C4731 RA21 14 5/8/2010 $2,100.00 17 17 17 E23 C2323 RA20 15 5/10/2010 $2,205.00 18 18 18 E23 C2323


76


77

Proposition Relationship Query Types

� Resources atau resource types mana yang diusulkan instigation event untuk dinaikkan atau diturunkan?

� Berapa kuantitas suatu resource atau

78

� Berapa kuantitas suatu resource atau resource type yang diusulkan instigation event untuk dinaikkan atau diturunkan?

� Kapan suatu instigation eventmengusulkan untuk menaikkan atau menurunkan suatu resource or resource type tertentu?

Revenue Cycle Proposition Queries

� Inventory types mana yang dipresentasikan pada sales call event?

� Berapa harga jual yang diusulkan untuk suatu inventory type pada sales call event tertentu?

79

inventory type pada sales call event tertentu?

� Bagaimana reaksi terhadap setiap inventory type yang dipresentasikan pada sales call eventtertentu?

� Apakah ada inventory types yang tidak pernah dipresentasikan pada semua sales call event?

� Berapa tipe inventory yang dipresentasikan pada suatu sales call event tertentu?

Query to identify inventory items with no positive customer reactions

PropositionSalesCallInventoryType SalesCallID ItemID CustomerReactiontoProduct

SalesCall SalesCallID Date StartTime EndTime Location SalesRepID CustomerID 42 5/4/2010 9:12 AM 10:00 AM Customer E23 C2323 43 5/4/2010 9:27 AM 10:35 AM Ours E26 C4731 44 5/5/2010 10:30 AM 11:15 AM Customer E23 C6125

80

SalesCallID ItemID CustomerReactiontoProduct 42 BIS1 Negative 42 HUS1 Negative 42 LIS1 Positive 42 MIN1 Undecided 42 TIS1 Positive 43 BIS1 Positive 43 HUS1 Positive 43 LIS1 Undecided 43 MIN1 Negative 43 TIS1 Negative 44 BIS1 Negative 44 HUS1 Negative 44 LIS1 Negative 44 MIN1 Negative 44 TIS1 Negative

InventoryType ItemID Description UnitOfMeasur

e Standard Cost List Price

BIS1 Big Stuff Each $20.00 $50.00 HUS1 Huge Stuff Each $30.00 $70.00 LIS1 Little Stuff Box of 6 $36.00 $72.00 MIN1 Miniature Stuff Box of 24 $56.00 $110.00 TIS1 Tiny Stuff Box of 12 $48.00 $96.00 TTP12 Tiara Each $10.00 $25.00


81


82

Reservation Relationship Query Types

� Resources atau resource types apa yang disetujui oleh suatu commitment event untuk dinaikkan atau diturunkan?

� Berapa kuantitas suatu resource atau resource type yang disetujui oleh suatu commitment event untuk dinaikkan atau diturunkan?Berapa nilai uang dari suatu resource atau resource type yang

83

� Berapa nilai uang dari suatu resource atau resource type yang disetujui oleh suatu commitment event untuk dinaikkan atau diturunkan?

� Kapan suatu event berkomitmen untuk menaikkan atau menurunkan suatu resource atau resource type tertentu?

� Dimana suatu event berkomitmen untuk menaikkan atau menurunkan suatu resource atau resource type tertentu?

Revenue Cycle Reservation Queries

� Inventory types mana yang disetujui oleh suatu commitment event tertentu untuk dinaikkan?

� Berapa kuantitas dari tiap inventory type yang disetujui oleh suatu commitment event tertentu untuk diturunkan?

� Berapa harga jual yang di-quote untuk tiap inventory pada suatu commitment event tertentu?

84

suatu commitment event tertentu?� Berapa total nilai uang dari sale orders untuk suatu periode

waktu tertentu? (catatan: bila jumlah total uang disimpan pada tabel sale order event, maka penggunaan reservation relationship tidak diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi ini)

� Berapa nilai uang rata-rata dari sale orders untuk suatu inventory type tertentu untuk suatu periode waktu tertentu?

Participation Relationship Query Types

� Agen mana yang berpartisipasi pada suatu eventtertentu?

� Berapa events dari suatu tipe tertentu yang melibatkan seorang agen tertentu?

85

melibatkan seorang agen tertentu?

� Berapa nilai uang total dari event tipe tertentu yang melibatkan seorang agen tertentu pada suatu periode waktu tertentu

� Kapan suatu event tertentu yang melibatkan seorang agen tertentu terjadi?

� Dimana suatu event tertentu yang melibatkan seorang agen tertentu terjadi?

Revenue Cycle Participation Queries

� Untuk customer yang mana suatu sale tertentu dilakukan?

� Oleh salesperson yang mana suatu sale orderditerima?Berapa sales calls yang dilakukan oleh seorang

86

� Berapa sales calls yang dilakukan oleh seorang salesperson selama suatu periode waktu tertentu?

� Berapa total (atau rata-rata) jumlah uang pada salesyang dilakukan oleh tiap salesperson selama periode waktu tertentu?

� Kapan suatu pengiriman dilakukan untuk customertertentu?

� Dimana tiap sales call tertentu dilakukan untuk suatu customer tertentu

Query for number of sales calls made by each salesperson during a time period

SalesRepresentative SalesRepID Name Address Telephone DateOfBirth

E23 Jimmy Vitale 425 ConAir Dr. 555-5678 August 18, 1962 E26 Cyndie North 122 Front St. 555-6353 April 4, 1961 E30 Wyland Stindt 3506 Carthan St. 555-0261 December 29, 1973

SalesCall SalesCallID Date StartTime EndTime Location SalesRepID CustomerID 42 5/4/2010 9:12 AM 10:00 AM Customer E23 C2323 43 5/4/2010 9:27 AM 10:35 AM Ours E26 C4731 44 5/5/2010 10:30 AM 11:15 AM Customer E23 C6125

87

Query for number of sales calls made by each salesperson during a time period

88

Multiple-Relationship Revenue Cycle Queries

� Sale orders mana yang telah sebagian dipenuhi?� Membutuhkan relasi stockflow, reservation, dan fulfillment-

sale-order-sale

� Berapa nilai total uang dari accounts receivable untuksuatu customer pada suatu waktu?

89

suatu customer pada suatu waktu? � Membutuhkan relasi duality, participation-customer-sale,

dan participation-customer-cash receipt

� Inventory types mana yang telah dipresentasikanpada suatu customer tertentu pada sales calls selamaperiode waktu tertentu? � Membutuhkan relasi proposition dan participation-customer-

sales-call

More Multiple-Relationship Revenue Cycle Queries

� Salesperson mana yang mempresentasikan suatuinventory type tertentu pada customer tertentu?� Membutuhkan relasi proposition, participation-customer-sales call,

dan participation-salesperson-sales-call

� Berapa jumlah total uang yang dihasilkan dari sales

90

� Berapa jumlah total uang yang dihasilkan dari salessuatu inventory pada customers di suatu daerahtertentu? � Membutuhkan relasi stockflow dan participation-customer-sale

� Di daerah mana sales calls yang melibatkan inventory type tertentu paling sukses dilakukan? � Membutuhkan relasi proposition, fulfillment-sales-call-sale-order,

dan reservation

Query to identify partially filled sale orders

Sale Order SaleOrderID OrderDate DateNeeded DollarTotal SalesTax ShippingCharge SalesCallID SalesRepID CustomerID

14 5/4/2010 5/7/2010 $1,100.00 $0.00 $0.00 42 E23 C2323 15 5/4/2010 5/12/2010 $3,050.00 $0.00 $0.00 43 E26 C4731 16 5/6/2010 5/9/2010 $4,305.00 $0.00 $0.00 42 E23 C2323 17 5/8/2010 5/17/2010 $8,280.00 $0.00 $0.00 43 E26 C4731

FulfillmentSaleOrderSale

SaleOrderID SaleID 14 12 15 13 16 14

Sale SaleID Date DollarTotal PickListID PackListID BOL# SalesRepID CustomerID CashReceiptID 12 5/5/2010 $1,100.00 15 15 15 E23 C2323 RA20 13 5/7/2010 $3,050.00 16 16 16 E26 C4731 RA21 14 5/8/2010 $2,100.00 17 17 17 E23 C2323 RA20

91

16 14 16 15

14 5/8/2010 $2,100.00 17 17 17 E23 C2323 RA20 15 5/10/2010 $2,205.00 18 18 18 E23 C2323

InventoryType

ItemID Description UnitOfMeasure

Standard Cost List Price BIS1 Big Stuff Each $20.00 $50.00 HUS1 Huge Stuff Each $30.00 $70.00 LIS1 Little Stuff Box of 6 $36.00 $72.00 MIN1 Miniature Stuff Box of 24 $56.00 $110.00 TIS1 Tiny Stuff Box of 12 $48.00 $96.00 TTP12 Tiara Each $10.00 $25.00

StockflowSaleInventory SaleID ItemID QuantitySold ActualUnitSellingPrice

12 LIS1 2 $70.00 12 TIS1 10 $96.00 13 BIS1 40 $60.00 13 HUS1 13 $50.00 14 MIN1 20 $105.00 15 MIN1 21 $105.00

ReservationSaleOrderInventoryType SaleOrderID ItemID QuantityOrdered QuotedUnitPrice

14 LIS1 2 $70.00 14 TIS1 10 $96.00 15 BIS1 40 $60.00 15 HUS1 13 $50.00 16 MIN1 41 $105.00 17 LIS1 120 $69.00

Query membutuhkanpenggunaan relasi fulfillment, reservation, danstockflow


92


93


94


95


96


97


98

Ringkasan

� Kita telah membahas:� Proses sales/collection (revenue) process serta bagaimana

posisi proses tersebut dalam tingkatan value system danvalue chain

� Pola extended REA pada tingkatan business process

Berbagai dokumen yang biasa dipakai untuk mewakili

99

� Berbagai dokumen yang biasa dipakai untuk mewakilievents serta resources dan agents yang terkait

� Berbagai contoh tabel relational database untuk revenue cycle dan data input untuk berbagai tabel tersebut

� Berbagai jenis queries untuk proses sales/collection untukmendukung pengambil keputusan dalam berbagai area fungsional

� Beberapa contoh tipe-tipe queries untuk resources, event, agent dan relasi

Sistem Informasi Perusahaan - · PDF filekesepakatan ini (tanggal kontrak, jumlah uang, ......

Documents

Transcript of Sistem Informasi Perusahaan - · PDF filekesepakatan ini (tanggal kontrak, jumlah uang, ......