SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPARE PARTS DAN...

SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPARE PARTS DAN SERVICE

PADA BENGKEL ISTA MOTOR YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Septian Permadi

10.12.5009

kepada

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2014

SALES INFORMATION SYSTEM OF SPARE PARTS AND SERVICE AT ISTA MOTOR

WORKSHOP YOGYAKARTA

SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPARE PARTS DAN SERVICE PADA BENGKEL

ISTA MOTOR YOGYAKARTA

Septian Permadi Bambang Sudaryatno

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Development of the world information technology in the era of globalization increase rapidly especially in order to support the course an activity in an organization, both organizations profit or non-profit. ISTA Motor ia a repair shop which required sales and service system but does not yet have that system to record the transaction as transaction of purchase, sales, and services.

The purpose of this study is to describes the steps of sales and service

application design based on desktop and applications generated was expected to be able to help forge operational system of repair shop. This application will be able to generate input process such as login, data of user, mechanic, supplier, spare part, and transaction of purchase, sales, and service. Output results are available later as the report of mechanic, spare part, purchase, sales, service, and bill that can be displayed to the monitor that can be printed on paper media.

Microsoft Visual basic 6.0, Microsoft SQL Server 2000, and Crystal Reports 8.5

as the three main tools that used to create the information system of sales and service. With using the new system based desktop to be expected greatly help facilitate the workshop management in the manage data record and all workshop transactions to generate more accurate reports.

Keywords : workshop,spare part, sale, service, information system

1. Pendahuluan

Bengkel ISTA Motor yang beralamat di Jalan I Dewa Nyoman No. 32, Kotabaru,

Yogyakarta, merupakan salah satu organisasi mahasiswa Institut Sains dan Teknologi

AKPRIND Yogyakarta jurusan Teknik Mesin yang bergerak di bidang otomotif seperti

perawatan dan perbaikan (service) mesin motor untuk semua merek motor dan

menyediakan suku cadang (spare part). Bengkel ISTA Motor di kelola oleh mahasiswa

Institut Sains dan Teknologi AKPRIND Yogyakarta yang ikut tergabung dalam Himpunan

Mahasiswa Mesin (HMM) Departemen Bengkel dengan mengutamakan pentingnya

pengalaman bagi para mahasiswa yang memiliki potensi dalam bidang perbaikan mesin

khususnya sepeda motor.

Bengkel ISTA Motor adalah bengkel motor yang membutuhkan sistem penjualan

dan service yang meliputi pembelian, penjualan maupun layanan perbaikan (service).

Akan tetapi, untuk saat ini Bengkel ISTA Motor belum memiliki sebuah sistem khusus

untuk mencatat transaksi dan membuat laporan baik pembelian, penjualan spare part

dan pendataan perawatan dan perbaikan (service). Untuk membuat laporan data spare

part dan transaksi bengkel masih menggunakan tenaga manusia seutuhnya yakni

pencatatan manual dalam buku transaksi sehingga persentase kesalahan yang terjadi

semakin tinggi.

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, penulis mencoba untuk

memberikan solusi melalui suatu rancangan sistem baru, yakni dengan penggunaan

teknologi informasi berbasis komputer yang penulis harapkan bisa memberikan

pemecahan masalah terhadap pencatatan transaksi, khususnya dalam dalam transaksi

pembelian spare part, penjualan spare part, dan service yang kemudian diharapkan hal

yang berkaitan dengan data spare part dan transaksi bisnis dapat di proses dengan

cepat, tepat dan akurat.

2. Landasan Teori

2.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi

serta hubungan antar objek bias di lihat sebagai satu-kesatuan yang di rancang untuk

mencapai suatu tujuan.

2.2 Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang sudah di olah menjadi sebuah bentuk yang berarti

bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau

mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah

memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya

untuk mendapatkannya.

3. Analisis Dan Perancangan Sistem

3.1 Gambaran Umum

Bengkel ISTA Motor yang terletak di Jalan I Dewa Nyoman Nomor 32, Kota Baru,

Yogyakarta adalah sebuah bengkel umum milik Institut Sains dan Teknologi AKPRIND

Yogyakarta yang dikelola oleh mahasiswa teknik mesin. Bengkel ini berada di bawah

naungan Himpunan Mahasiswa Mesin (HMM) Departemen Bengkel. Dengan

mengandalkan tenaga ahli dari mahasiswa, diharapkan dapat meningkatkan kemampuan

mahasiswa teknik mesin dalam bidang perbaikan sepeda motor.

Pembagian hasil berdasarkan persentase pendapatan pelayanan service

kendaraan antara HMM Departemen Bengkel dengan mekanik yang terdiri dari

mahasiswa teknik mesin memberikan keuntungan tersendiri untuk setiap mahasiswa

yang menjadi mekanik di bengkel ISTA Motor. Di samping para mahasiswa mendapatkan

pendapatan dari pekerjaan sampingan sebagai mekanik, yang tidak kalah pentingnya

adalah bengkel ini bisa menjadi sarana pelatihan bagi mahasiswa teknik mesin untuk

mempraktikan secara langsung apa yang mereka dapatkan di dalam perkuliahan.

3.1.1 Sistem Penjualan Bengkel ISTA Motor

Bengkel ISTA Motor selama ini menggunakan cara manual untuk mencatat

semua transaksi yang mereka lakukan, mulai dari pembelian spare part, penjualan spare

part, dan service semuanya di catat pada lembaran kertas. Kemudian, semua data yang

telah di catat akan di simpan di tempat penyimpanan berupa lemari dan laci yang

kemudian akan di buka kembali jika dibutuhkan oleh pihak manajemen.

Untuk melakukan transaksi pembelian, manajemen terlebih dahulu melakukan

pengecekan persediaan spare part secara manual sebelum dicantumkan dalam daftar

pembelian. Sedangkan untuk proses penjualan juga tidak jauh berbeda dengan

pembelian, di mana kasir akan melakukan pengecekan terlebih dahulu untuk mengetahui

persediaan spare part yang dibutuhkan oleh konsumen.

3.1.2 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Bengkel ISTA Motor

3.2 Perancangan Proses

Dalam sistem ini, perancangan proses yang berlangsung digambarkan

menggunakan flowchart sistem dan Data Flow Diagram (DFD).

3.2.1 Flowchart Sistem

Gambar 3.2 Flowchart Sistem

3.2.2 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk mengetahui aliran data dan proses

sebuah sistem. Data Flow Diagram di bagi menjadi beberapa level. Dan berikut Data

Flow Diagram sistem yang diusulkan:

3.2.2.1 Diagram Konteks

Gambar 3.3 Diagram Konteks

3.2.2.2 Data Flow Diagram Level I

Gambar 3.4 Data Flow Diagram Level I

4. Implementasi Dan Pembahasan

4.1 Black Box Testing

Black Box Testing yaitu pengujian spesifikasi suatu fungsi atau modul, apakah

berjalan sesuai yang diharapkan atau tidak. Cara pengujian hanya dilakukan dengan

menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari

unit sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan.

No. Pengujian Hasil Status

1. Form Login Sukses login apabila user di kenal oleh

program. Apabila kombinasi Username

dan Password tidak di kenal, akan

muncul dialog gagal.

2. Form Pengguna Fungsi Tambah, Ubah, dan Hapus

sudah berjalan sebagai mana fungsinya.

3. Form Mekanik Fungsi Tambah, Ubah, dan Hapus


4. Form Supplier Fungsi Tambah, Ubah, dan Hapus


5. Form Jenis Fungsi Tambah, Ubah, dan Hapus


6. Form Spare Part Fungsi Tambah, Ubah, Hapus, Simpan,

dan Pencarian sudah berjalan sebagai

mana fungsinya.

7. Form Pembelian Fungsi Tambah, Simpan, Pencarian

Spare Part, dan Pencarian Supplier


8. Form Penjualan Fungsi Tambah, Simpan, dan Pencarian

Spare Part sudah berjalan sebagai mana

fungsinya.

9. Form Service Fungsi Tambah, Simpan, Pencarian

Mekanik, dan Pencarian Spare Part


10. Form Cetak Laporan

Pembelian

Fungsi Cetak sudah berjalan sebagai

mana fungsinya.

11. Form Cetak Laporan Fungsi Cetak sudah berjalan sebagai

Penjualan mana fungsinya.


Service


mana fungsinya.


Jasa


mana fungsinya.

Tabel 4.1 Tabel Black Box Testing

4.2 Manual Program

Manual program merupakan petunjuk yang digunakan untuk menjalankan

program sehingga program dapat dioperasikan dengan mudah. Dalam manual program

dijelaskan bagaimana membuka aplikasi program dalam komputer dan tampilan form

yang digunakan beserta langkah-langkah dalam menggunakan setiap form.

4.2.1 Form Login

Gambar 4.1 Form Login

Login merupakan syarat untuk dapat menjalankan program secara keseluruhan.

Pengguna dapat menggunakan program sesuai dengan hak akses yang diberikan

berdasarkan jabatan pengguna. Pada Form Login terdapat tiga data yang harus

dimasukan oleh pengguna yaitu User Name, Password, dan Jabatan.

4.2.2 Form Utama

Gambar 4.2 Form Utama

Form Utama merupakan jendela utama pengguna memulai proses dalam

mengolah data tertentu. Pada Form Utama berisi mengenai menu-menu yang

berhubungan dengan pengolahan data pengguna, data mekanik, data supplier, data

jenis, data spare part, transaksi pembelian, transaksi penjualan, transaksi service,

transaksi jasa, dan menu untuk menampilkan laporan-laporan.

4.2.3 Form Spare Part

Gambar 4.3 Form Spare Part

Form Spare Part berfungsi untuk mengelola data spare part. Untuk menambah

data spare part, klik pada tombol Tambah untuk mengaktifkan form kemudian input data

spare part baru ke dalam textfield yang disediakan. Klik tombol Simpan untuk menyimpan

ke dalam database. Untuk mengubah data spare part, double click pada data spare part

yang terdapat di dalam tabel, kemudian ubah data spare part yang berada di dalam

textfield, kemudian klik tombol Edit untuk meng-update data spare part. Untuk

menghapus data spare part, double click pada data spare part yang terdapat di dalam

tabel dan klik tombol Hapus.

4.2.4 Form Service

Gambar 4.4 Form Service

Form Service berfungsi untuk mengelola data transaksi service. Untuk membuat

transaksi service, klik pada tombol Tambah untuk mengaktifkan form terlebih dahulu,

kemudian input data mekanik yang menangani service kendaraan dengan klik tombol

Cari yang terletak di samping textfield Kode Mekanik hingga muncul jendela Pencarian

Mekanik kemudian input data spare part yang di ganti dengan klik tombol cari yang

terletak di samping textfield Kode Spare Part.

4.2.5 Form Cetak Laporan Service

Gambar 4.5 Form Cetak Laporan Service

4.2.6 Nota Service

Gambar 4.6 Nota Service

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Dari penelitian yang dilakukan pada sistem penjualan spare part dan service

pada bengkel ISTA Motor, maka dapat di lihat bahwa hasil informasi yang dihasilkan dari

sistem yang sedang berjalan (sistem manual) masih kurang akurat, relevan dan tepat

waktu. Sedangkan penggunaan sistem baru dengan berbasis komputer khususnya

dengan aplikasi Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000, diharapkan informasi

yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam proses pengambilan

keputusan. Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan antara

lain :

1. Sistem baru berbasis desktop sangat membantu memudahkan manajemen

bengkel dalam mencatat semua transaksi bengkel.

2. Pembuatan laporan transaksi secara terkomputerisasi dapat memudahkan

manajemen bengkel dalam mengambil keputusan.

5.2 Saran

Berdasarkan analisis dari kesimpulan di atas, maka penulis memberikan saran-

saran sebagai berikut :

1. Sistem lama yang sudah ada sebaiknya digantikan dengan sistem baru yang

dapat bekerja lebih cepat dalam mengolah data transaksi dan yang

dibutuhkan pihak manajemen.

2. Seiring perkembangan Bengkel ISTA Motor maka semakin kompleks pula

kebutuhan sistem sehingga menyebabkan sistem yang berjalan tidak layak

dan perlu dilakukan pengembangan lagi.

Demikian kesimpulan dan saran yang disampaikan, penulis sangat berharap

sistem baru yang diusulkan dapat membantu mengatasi masalah-masalah yang timbul

pada sistem lama dan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, tepat

dan akurat. Dengan mempertimbangkan saran tersebut di atas, penulis mengharapkan

sistem baru yang diusulkan dapat diterapkan pada bengkel ISTA Motor dan bermanfaat

bagi pihak manajemen bengkel.

Daftar Pustaka

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : C.V

Andi Offset.

Arief, M, Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-

SQL Dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : C.V Andi Offset.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan

Microsoft SQL. Yogyakarta : C.V Andi Offset.

Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta :

Andi Offset.

Kusrini. & Koniyo, A. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi

Akuntansi Dengan Visual Basic & Microsoft SQl Server. Yogyakarta : C.V

Andi Offset.

Ariyus, Doni & Pangera A, Ali.. 2008. Sistem Operasi. Yogyakarta : C.V Andi

Offset.

SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPARE PARTS DAN...

Documents

Transcript of SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPARE PARTS DAN...