Sistem Informasi Pembayaran SPP Berbasis Web

Pada SMK Negeri 1 Bancak

Artikel Ilmiah

Diajukan kepada

Fakultas Teknologi Informasi untuk

Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan Teknik Informatika dan Komputer

Peneliti: Mellinda Ayu Mahanani (702011079)

Frederik Samuel Papilaya, S.Kom., M.Cs.

Program Studi Pendidikan Teknik Informatika dan Komputer

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

Juni 2015

Sistem Informasi Pembayaran SPP Berbasis Web

Pada SMK Negeri 1 Bancak

1)

Mellinda Ayu Mahanani, 2 )

Frederik Samuel Papilaya

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia

Email:1)

702011079@student.uksw.edu, 2)

Samuel.papilaya@staff.uksw.edu

Abstract

In SMK Negeri 1 Bancak still using spreadsheet in presenting payment information, reports arrear or

bills, report the payment and receipt of payment student service process. The purpose of making the

information system is web-based SPP payment to help administrators in managing administration

payments effectively and efficiently. Making this application based on the programming language

PHP CodeIgniter 2.0, bootstrap css Framework 3.0, Additional framework: grocery crud with

MySQL as the database. The use of information system payment SPP in SMK Negeri 1 Bancak for

processing data being easily and faster, as well as made it easier for staff administrative in the

process of data processing payment spp.

Key words : Information System, Administration Payment, SMK Negeri 1 Bancak.

Abstrak

Di SMK Negeri 1 Bancak masih menggunakan spreadsheet dalam menyajikan informasi pembayaran,

laporan tunggakan atau tagihan, laporan pembayaran, dan proses pelayanan penerimaan pembayaran

siswa. Tujuan pembuatan sistem informasi pembayaran SPP berbasis web ini untuk membantu

petugas tata usaha dalam mengelola administrasi pembayaran secara efektif dan efisien. Pembuatan

aplikasi ini berbasiskan bahasa pemrograman PHP CodeIgniter 2.0, Framework css bootstrap 3.0,

Additional framework : grocery crud dengan MySQL sebagai databasenya. Penggunaan sistem

informasi pembayaran SPP di SMK Negeri 1 Bancak untuk proses pengolahan data menjadi mudah

dan lebih cepat, serta memudahkan staf tata usaha dalam proses pengolahan data pembayaran SPP.

Kata Kunci : Sistem Informasi, Administrasi Pembayaran, SMK Negeri 1 Bancak.

1) Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Jurusan Sistem Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

2) Staff Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga

1. Pendahuluan

Kemajuan teknologi, khususnya di bidang teknologi informasi merupakan salah satu

pemicu terjadinya perubahan pola pikir manusia untuk dapat memperoleh informasi secara

akurat dan cepat. Internet sebagai salah satu media teknologi informasi sangat besar

manfaatnya bagi masyarakat yang membutuhkan informasi tanpa terhalang oleh jarak dan

perbedaan yang sebelumnya menjadi penghambat dalam penyebaran informasi. Kemajuan

teknologi saat ini benar-benar telah diakui dan dirasakan memberikan banyak kemudahan dan

kenyamanan bagi kehidupan umat manusia. Terjadi perubahan pola hidup manusia akibat

kemajuan teknologi sehingga menjadi lebih hedonis, pragmatis, sekuler, dan melahirkan

generasi instan namun juga mengedepankan efektifitas dan efisiensi dalam tingkah laku dan

tindakannya [1].

Seiring dengan perkembangan teknologi komputer dan teknologi informasi, sekolah

sudah waktunya mengembangkan sistem informasi yang efektif dan efisien agar mampu

meningkatkan kualitas komunikasi dengan siswa dan orang tua/wali siswa serta stakeholder

sekolah lainnya. Dengan demikian siswa dan orang tua/wali siswa akan dengan cepat dan

mudah memperoleh layanan informasi yang dibutuhkan [2]. Informasi itu antara lain

mengenai informasi pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP). Pelayanaan

pembayaran SPP selama ini masih berorientasi secara manual dengan spreadsheet yang tidak

efisien dalam mengelola pembayaran SPP sehingga dapat memperlambat kinerja petugas

untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Dikarenakan kolom spreadsheet yang

terbatas sehingga petugas tata usaha harus membuatnya per tahun ajaran baru.

Sistem informasi merupakan sistem yang dapat mempermudah pihak organisasi/

instansi dalam hal ini SMK Negeri 1 Bancak dalam mengolah data. Ruang lingkup sistem

informasi yang ada di SMK Negeri 1 Bancak adalah: administrasi kurikulum dan

pembelajaran, administrasi kesiswaan, administrasi kepegawaian, administrasi hubungan

sekolah dan masyarakat, hubungan sekolah dengan industri, administrasi keuangan,

administrasi sarana prasarana dan administrasi perpustakaan. Sistem informasi yang

digunakan masih menggunakan manual.

Administrasi keuangan meliputi kegiatan menerima, merekapitulasi dan melaporkan;

yang terdiri dari: uang SPP, uang Sumbangan Pengembangan Institusi (SPI), dan uang OSIS-

PRAMUKA (OSPRAM). Masing-masing keuangan dikelola oleh seorang bendahara.

Saat ini di SMK Negeri 1 Bancak pada bagian administrasi keuangan yang salah satu

tugasnya mengolah data pembayaran SPP yang dimana proses pengolahan data SPP masih

menggunakan cara manual. Berdasarkan hasil observasi, SMK Negeri 1 Bancak menghadapi

permasalahan yaitu pada proses pengolahan data keuangan dimana masih ada kelemahan dan

kekurangan pada pengerjaan di spreadsheet.

Permasalahan yang ada pada SMK Negeri 1 Bancak adalah proses pengolahan data

keuangan khususnya proses pembayaran SPP masih manual, sehingga menimbulkan

permasalahan dalam pengolahan data, laporan keuangan sumbangan pembinaan pendidikan,

keterlambatan dalam pembuatan laporan keuangan yang menghabiskan banyak waktu

sehingga mengakibatkan pekerjaan menjadi tidak efektif. Permasalahan lain yang muncul

adalah bila berkas/ kwitansi bukti pembayaran hilang atau rusak terkena air maka

mengakibatkan permasalahan yang timbul menjadi kompleks baik bagi sekolah maupun bagi

siswa baik yang sudah membayar ataupun belum membayar. Suatu sistem yang

terotomatisasi dapat membantu petugas dalam menyelesaikan kewajibannya dengan

lebih cepat sehingga dapat mengurangi tingkat keterlambatan yang akan mengganggu

stabilitas sekolah. Terlebih lagi dengan sistem pembayaran SPP online, orang tua

murid dapat mengetahui riwayat pembayaran SPP dengan mudah tanpa harus datang

langsung ke sekolah yang bersangkutan sehingga dapat mempersingkat waktu mereka.

Berkaitan dengan permasalahan tersebut, diperlukan aplikasi sistem informasi

berbasis web dalam pembayaran SPP, dimana dengan adanya sistem ini akan mempermudah

proses pengolahan data yang terkomputerisasi dalam hal ini adalah otorisasi sistem

pembayaran pada SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan) yang dapat diakses setiap saat

dengan cepat dan efisien. Sistem informasi menurut Robert A. Leitch dan K. RoscoeDavis

(Jogiyanto,2005:18) adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan

strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan

yang diperlukan. Terdapat beberapa keunggulan dari sistem informasi sebagai berikut:

sebagai sarana pengambilan keputusan. Dalam pengambilan sebuah keputusan, peran sistem

informasi sanagatlah penting karena dengan sistem informasi kita bisa mengetahui dampak

ataupun konsekuensi dari keputusan yang nanti kita ambil dalam kehidupan sehari-hari baik

itu menguntungkan satu pihak maupun kedua belah pihak yang sedang dalam sebuah

masalah. Sistem informasi sebagai sarana penyedia data, dalam hai ini peran sistem informasi

sangatlah vital karena dengan perannya sebagai penyedia data, dia dituntut untuk

menyediakan, memfasilitasi bahkan memberikan data yang bermanfaat bagi pengunanya.

Sistem informasi sebagai alat pengontrol data, disini peran dari sistem informasi itu sendiri

berguna untuk jembatan pengontrol data mana yang layak beredar dan mana juga yang tidak

layak beredar tapi dengan tetap memperhatikan efek dari data tersebut [3].

Berdasarkan permasalahan tersebut maka dapat dirumuskan masalah penelitian ini

yaitu “Bagaimana merancang sistem informasi pembayaran SPP berbasis web pada SMK

Negeri 1 Bancak?”. Penelitian ini bertujuan untuk mempermudah pegawai dalam pencarian

dan pembuatan laporan mengenai pembayaran SPP. Mempermudah administrasi dalam

pembayaran SPP secara cepat, efektif dan efisien. Kemudahan bagian administrasi dalam

berkomunikasi dengan orang tua mengenai pemberitahuan pembayaran SPP serta menghemat

waktu dan tenaga. Sebagai alternatif pengiriman pengumuman / pemberitahuan / peringatan

kepada wali murid sebagai ganti surat edaran sekolah, yang akan lebih menjamin informasi

tersebut sampai ke wali murid, dengan biaya yang relatif tidak berbeda jauh dengan biaya

fotocopy surat edaran.

2. Landasan Teori

Pada penelitian yang berjudul “Pembangunan Sistem Informasi Pembayaran Sekolah

Pada Sekolah Menengah Atas (SMA) Negeri 1 Rembang Berbasis Web”. Pada penelitian ini

perancangan program aplikasi menggunakan bahasa pemrograman PHP dan databasenya

menggunakan MySql. Penggunaan perangkat komputer sangat diperlukan untuk

penyimpanan data yang dimiliki sekolah. Hasil rancangan jika dibandingkan dengan proses

pembayaran sebelumnya menunjukkan bahwa sistem dapat mempermudah transaksi

pembayaran antara siswa dengan petugas pembayaran dan memaksimalkan pekerjaan petugas

agar target penyampaian informasi, ketelitian, maupun volume pekerjaan dapat ditangani

lebih efisien dan efektif [4].

Penelitian lain yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pembayaran

Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP) dan Insidental Pada Sekolah Menengah Kejuruan

Muhammadiyah Tinatar Punung”. Pada penelitian ini perancangan program aplikasi

menggunakan bahasa pemograman PHP dan database MySQL. Penggunaan perangkat

komputer sangat diperlukan untuk penyimpanan data yang dimiliki sekolah. Hasil rancangan

jika dibandingkan dengan proses pembayaran sebelumnya menunjukkan pengelolaan data

pembayaran menjadi lebih mudah dan akurat, karena pengelolaan pembayaran menggunakan

sistem yang terkomputerisasi [5].

Dari penelitan yang dilakukan Heni Dwi Erinawati dan Hendria Tony Fristanto

menyebutkan bahwa dalam pengolahan data laporan pembayaran SPP masih menggunakan

cara konvensional sehingga informasi yang dibutuhkan memakan waktu yang lama. Perlu

adanya sistem informasi yang terkomputerisasi agar lebih efisien dan efektif dalam

memperoleh informasi. Dari penelitian tersebut, peneliti akan melakukan penelitian yang

sama yaitu membuat sebuah aplikasi yang digunakan untuk proses pembayaran iuran sekolah.

Yang nantinya aplikasi bisa menampilkan laporan sesuai periode tertentu misal per bulan atau

per tahun, dapat menginformasikan kepada siswa dan orang tua siswa tentang iuran

pembayaran sekolah, dapat mencari data pembayaran siswa dengan cepat dan mudah dan

mencetak rekap pembayaran siswa secara insidential. Penelitian ini akan dilakukan pada

SMK Negeri 1 Bancak.

Teknologi informasi adalah seperangkat alat yang membantu manusia bekerja dengan

informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi.

Teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan

perangkat lunak) yang akan digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi,

melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirim informasi. Peranan

teknologi informasi pada aktivitas manusia saat ini memang begitu besar dalam

pemanfaatannya. Teknologi informasi telah menjadi fasilitator utama bagi berbagai kegiatan

tak terkecuali pada bidang pendidikan. Peranan teknologi pada masa sekarang tidak hanya

diperuntukkan bagi organisasi, melainkan juga untuk kebutuhan pribadi dan juga kebutuhan

untuk pendidikan [6].

Pemanfaatan teknologi sebagai manfaat yang diharapkan oleh pengguna sistem

informasi dalam melaksanakan tugasnya dimana pengukurannya berdasarkan pada intensitas

pemanfaatan, frekuensi pemanfaatan dan jumlah aplikasi atau perangkat lunak yang

digunakan. Secara umum tujuan pengembangan sistem informasi adalah untuk memberikan

kemudahan dalam pengelolaan informasi dan menghemat waktu. [7].

Administrasi secara sempit berasal dari kata administratie (Belanda) yang diartikan

sebagai kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda

yang bersifat teknis ketatausahaan. Pekerjaan ini berkaitan dengan kegiatan menerima,

mencatat, menghimpun, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan, dan sebagainya

[8].

Administrasi pendidikan adalah suatu proses keseluruhan kegiatan bersama dalam

bidang pendidikan yang meliputi pelaporan, perencanaan, pembiayaan, pengorganisasian,

pengkoordinasian, pengarahan, pengawasan dengan menggunakan atau memanfaatkan

fasilitas yang tersedia baik personel maupun spiritual untuk mencapai tujuan pendidikan

secara efektif dan efisien [9].

Secara umum ruang lingkup administrasi pendidikan sangat penting dan perlu

diketahui oleh para Kepala Sekolah dan guru-guru pada umumnya adalah sebagai berikut:

administrasi tata laksana sekolah yang meliputi; organisasi dan struktur, otorisasi dan

anggaran, kepegawaian, perlengkapan dan perbekalan, keuangan dan pembukuan,

korespondensi/surat menyurat, laporan, pengangkatan, penempatan dan pemindahan serta

pemberhentian, pengisian buku pokok (induk) raport dsb. [9].

SPP adalah merupakan iuran wajib bagi siswa/siswi yang dipergunakan oleh pihak

sekolah untuk memfasilitasi segala pembelajaran siswa/siswi, dengan waktu pembayaran

yang ditentukan sebelumnya [10].

Sistem Informasi Pembayaran juga dapat digunakan sebagai sarana media komunikasi

antara guru dan siswa, siswa dengan siswa, guru dengan pegawai lainnya, siswa dengan

orang tua, guru dengan orang tua dan siapa saja yang ada dilingkungan sekolah tersebut.

Adanya kondisi dimana kebutuhan untuk pengolahan data yang lebih interaktif maka

diperlukan penerapan teknologi informasi berbasis website yang sangat membantu dalam

penyebaran informasi secara global. Sehingga penerapan aplikasi berbasis website dapat

diterapkan di sekolah [11]. Dalam hal ini, pengembangan sebuah sistem informasi berbasis

web merupakan solusi cerdas untuk mengoptimalkan kinerja. Selain mempermudah dalam

mencari informasi, website juga memiliki akses yang cepat.

Web berasal dari kata Bahasa Inggris yang bila diterjemahkan dalam Bahasa

Indonesia berarti ‘jaring laba-laba’. Hampir sama dengan arti dari kata web itu sendiri, web

telah membentang ke seluruh penjuru dunia. Tidak hanya terbatas pada lembaga-lembaga

penelitian yang ingin mempublikasi hasil riset, tetapi juga telah banyak digunakan oleh

perusahaan bisnis yang ingin mengiklankan produk atau untuk melakukan transaksi bisnisnya

[12].

3. Metodologi Penelitian

Dalam penelitian ini peneliti menggunakan jenis penelitian kualitatif dari sumber data

primer dan data sekunder. Data Primer diperoleh secara langsung dari objek penelitian yaitu

dari pihak-pihak yang berhubungan dengan sistem pembayaran administrasi sekolah di SMK

Negeri 1 Bancak seperti data hasil wawancara dengan staf tata usaha, data jenis pembayaran,

data jumlah pembayaran dan data siswa. Data Sekunder diperoleh dari literatur-literatur yang

mendukung sebagai pelengkap data primer yaitu jurnal, artikel dan buku referensi yang

disajikan dalam daftar pustaka.

Alur pembayaran SPP yang terjadi di SMK Negeri 1 Bancak yang dilakukan siswa

setiap bulannya masih bersifat manual yaitu dengan menggunakan spreadsheet. Berikut ini

adalah proses pembayaran SPP yang sedang berlangsung saat ini: Siswa melakukan

pembayaran SPP setiap bulannya dengan menyerahkan kartu SPP. Pembayaran SPP terdiri

dari SPP, tabungan, OSPRAM dan DPS. Staf tata usaha menerima kartu SPP dan uang

pembayaran. Staf tata usaha melakukan pengecekan dari pembayaran yang sudah diterima.

Staf tata usaha mencatat pada kartu SPP siswa dan melakukan pencatatan pada MS. Excel.

Staf tata usaha menyerahkan kembali kartu SPP kepada siswa sebagai bukti telah membayar.

Terdapat beberapa tahapan dalam penelitian ini yang harus dilakukan, berikut tahapan

penelitian dapat dilihat pada gambar 1.

Gambar 1. Tahapan Penelitian

Dari tahapan penelitian diatas, tahap pertama yang harus dilakukan adalah studi

pustaka. Pada tahap ini peneliti mengumpulkan data seperti jurnal, artikel, berita, buku, dan

penelitian sebelumnya yang ada kaitannya dengan penelitian yang sedang dilakukan. Setelah

data yang dibutuhkan terkumpul peneliti kemudian mempelajarinya.

Kesimpulan

Pembuatan Sistem SPP

Tahap Awal

Analisa

Tahap kedua yaitu analisa. Pada tahap ini peneliti menganalisis kebutuhan yang

diperlukan pengguna terhadap sistem dengan melakukan wawancara yaitu suatu teknik

pengumpulan data melalui tanya jawab langsung dengan pihak sekolah yaitu staf tata usaha.

Selain itu juga melakukan observasi yaitu pengumpulan data dengan mengamati proses

pembayaran SPP pada SMK Negeri 1 Bancak. Dari hasil pengumpulan data, ditemukan

masalah yang terjadi di SMK Negeri 1 Bancak dalam proses pembayaran SPP. Masalah yang

terjadi adalah dalam proses pembayaran SPP hanya dilayani oleh satu orang staf tata usaha

terhadap seluruh siswa, sehingga pada saat pengelolaan data keuangan siswa dan penyusunan

laporan yang masih dilakukan menggunakan spreadsheet membutuhkan waktu yang cukup

lama dalam pengerjaannya. Berdasarkan permasalahan tersebut diperlukan suatu sistem

informasi berbasis web untuk mendukung pengelolaan data dari administrasi pembayaran

SPP.

Tahap ketiga yaitu tahap pengembangan sistem. Pada tahap ini menggunakan metode

prototype yang merupakan proses untuk membangun sebuah model dari sebuah sistem

berdasarkan pada kebutuhan user. Kebutuhan sistem dari hasil wawancara adalah sebagai

berikut: Sistem dapat digunakan untuk setiap tahun ajaran. Sistem dapat melakukan

pendataan siswa seperti data siswa terdiri dari NIS dan nama siswa dan pengguna dapat

menambah, mengubah, dan menghapus siswa. Sistem dapat melakukan pendataan kelas

siswa seperti data kelas siswa terdiri dari nama kelas, wali kelas, dan siswa. Sistem dapat

melakukan transaksi pembayaran SPP. Sistem dapat menghasilkan laporan pembayaran

seperti laporan pembayaran dapat dicetak untuk seluruh data siswa per kelas dan laporan

pembayaran dapat dicetak untuk transaksi tiap bulan maupun periode tertentu. Sistem dapat

menghasilkan laporan tunggakan seperti laporan tunggakan dapat dicetak untuk seluruh data

siswa per kelas dan laporan tunggakan dapat dicetak berdasarkan bulan tunggakan yang

dipilih. Sistem dapat mencetak kartu SPP. Kemudian peneliti mengembangkan prototype

yang sesuai dengan kebutuhan staf tata usaha keuangan komite sekolah. Pada tahap terakhir

yaitu kesimpulan.

Pada tahap keempat ini dilakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibangun

dengan menggunakan metode blackbox testing. Kegunaan dari blackbox testing adalah untuk

menemukan kecacatan dari perangkat lunak. Selain dari pengujian sistem dibutuhkan juga

hasil wawancara dengan staf tata usaha untuk mengetahui manfaat yang diperoleh dari sistem

pembayaran SPP yang baru.

Tahap perancangan sistem, kegiatan yang dilakukan yaitu membuat pemodelan proses

dan pemodelan data. Pemodelan proses sistem informasi pembayaran SPP digambarkan

dengan menggunakan use case dan class diagram yang terdapat pada UML. Dari hasil

wawancara dengan tata usaha sekolah SMK Negeri 1 Bancak diperoleh informasi tentang

sistem pembayaran SPP sebagai berikut: petugas tata usaha dapat menambah, mengubah dan

menghapus setting tahun ajaran, manajemen data kelas, manajemen data siswa, manajemen

data wali kelas, manajemen jenis pembayaran, membuat laporan tunggakan, laporan

pembayaran, mengelola transaksi pembayaran, mencetak kartu SPP, tagihan pembayaran.

Sedangkan siswa hanya dapat melihat profil siswa dan tagihan pembayaran.

Gambar 2. Use Case Diagram

Diagram use case pada gambar 2 menjelaskan bahwa dalam sistem yang akan

dibangun terdapat 2 aktor yatu staf tata usaha yang disebut sebagai admin dan siswa yang

disebut sebagai user. Admin memiliki hak akses penuh kedalam sistem, yang terdiri dari

mengelola setting tahun ajaran, set komponen pembayaran, master jurusan, data kelas, data

guru wali kelas, profil data siswa, transaksi pembayaran, mencetak kartu SPP, membuat

laporan tunggakan, dan membuat laporan pembayaran. Sedangkan siswa hanya dapat melihat

tagihan pembayaran, melihat profil siswa, dan melakukan transaksi pembayaran.

Pemodelan data pada sistem pembayaran SPP meliputi penggambaran entity

relationship diagram, merancang tabel-tabel yang dibutuhkan pada database, dan membuat

relasi antar tabel. Entity relationship yang dibuat memiliki keterkaitan antara data yang satu

dengan data yang lainnya. Tabel-tabel yang telah dirancang kemudian direalisasikan antara

tabel satu dengan yang lain untuk mendukung kelancaran pengolahan data. Gambar 3

merupakan hubungan antar tabel yang saling berelasi.

Set Komponen Pembayaran

Master Jurusan

Data Kelas

Tahun Ajaran

Profil Data Siswa

Data Guru Wali Kelas

Melihat Profil SiswaMelihat Tagihan Pembayaran

siswa

Master

<<extend>>

<<extend>>

<<extend>>

<<extend>>

Data

<<extend>>

<<extend>>

Transaksi Pembayaran

Mencetak Kartu SPP

Admin

Laporan Tunggakan Lain-

Lain

Laporan Tunggakan SPPLaporan Pembayaran SPP

Laporan Pembayaran Lain-

Lain

Laporan

<<extend>>

<<extend>>

<<extend>>

<<extend>>

Gambar 3. Class Diagram System

Gambar 3 merupakan class diagram yang dimiliki oleh sistem informasi pembayaran

SPP. Kelas ini berstereotype boundary, control, dan entity yang menggambarkan sebuah

konsep awal mengenai komponen dalam sistem aplikasi yang memiliki tanggung jawab dan

perilaku yang berbeda.

Boundary Class, merupakan bagian yang menyediakan layanan interaksi antara

pengguna aplikasi serta sistem dan termasuk aktivitas yang terjadi didalamnya. Pada

perancangan sistem ini boundary class terdiri dari set periode, kelas, jurusan, siswa, pegawai,

komponen, lihat profil, lihat tagihan, transaksi pembayaran, kartu SPP, laporan, tagihan lain,

tagihan SPP.

Control Class, merupakan sebuah class yang berfungsi untuk mengkoordinasikan

aktivitas dalam sistem. Kelas ini menghubungkan antara kelas entitas dengan kelas boundary.

Bagian ini berkaitan dengan adanya perubahan struktur internal sebuah entitas, berdasarkan

parameter yang dikirimkan oleh pengguna. Pada perancangan sistem ini control class terdiri

dari setting periode, manajemen data kelas, jurusan, lihat profil, lihat tagihan, manajemen

data siswa, wali kelas manajemen komponen, proses pembayaran, kartu SPP, laporan

tunggakan, laporan pembayaran, tagihan lain, tagihan SPP.

Entity Class, berfungsi sebagai media penyimpanan segala informasi yang berada

dalam sistem. Kelas ini juga berfungsi sebagai media pengolahan data yang disebut database.

Pada perancangan sistem ini entity class terdiri dari periode, kelas, jurusan, siswa, data wali,

kelas komponen, dan transaksi.

Gambar 4. Activity Diagram

Gambar 4 menggambarkan aliran aktivitas pada proses transaksi pembayaran SPP.

Pada proses ini admin mencari data siswa yang akan membayar SPP melalui NIS, kemudian

memproses pembayaran, dan mencetak pembayaran sebagai bukti pembayaran yang telah

dilakukan siswa. Pada proses mencetak kartu SPP admin memilih data SPP siswa, kemudian

sistem akan menampilkan data SPP siswa, dan selanjutnya admin mencetak data SPP siswa

dalam bentuk kartu SPP.

4. Hasil dan Pembahasan

Staf tata usaha dapat menggunakan sistem informasi pembayaran SPP berbasis web

sesuai dengan kebutuhan tata usaha. Sistem informasi pembayaran SPP berbasis web berisi

setting tahun ajaran, setting komponen pembayaran, jurusan, data kelas, data siswa, data guru

wali kelas, transaksi pembayaran dan laporan tunggakan. Pada halaman administrator staf

tata usaha telah dimudahkan dalam mengelola transaksi pembayaran karena seluruh sistem

dalam Pembayaran SPP Berbasis Web ini sudah disesuaikan dengan kebutuhan staf tata usaha

SMK Negeri 1 Bancak sehingga staf tata usaha hanya tinggal menjalankannya saja. Begitu

juga dengan siswa dapat langsung melihat profil siswa dan tagihan yang muncul setiap

bulannya.

Gambar 5. Alur Pembayaran SPP

Mulai

Login

Pilih Menu Pembayaran

Cari Data Siswa Berdasarkan NIS

Memproses Pembayaran Siswa

Cetak Pembayaran / Kartu SPP siswa

Logout

Selesai

Memproses Login

ValidasiTidak

Form Utama Ditampilkan

Ya

Menampilkan Menu Pembayaran

Menampilkan Hasil Pencarian Siswa

Menampilkan Rincian Pembayaran

Hasil Data Yang Dikelola Ditampilkan

Aktivitas Selesai

Memilih Menu Lain

SistemAdmin

Siswa melihat

tagihan di web.

Siswa mendatangi

TU untuk membayar

SPP.

Staf TU

memberitahukan

tagihan yang harus

dibayar.

Siswa melakukan

pembayaran SPP.

Siswa mendapatkan

bukti pembayaran SPP

dan Kartu SPP.

Siswa menyebutkan

NIS.

Halaman pengaturan tahun ajaran yang berfungsi untuk mengatur tahun ajaran yang

sedang berlangsung di SMK Negeri 1 Bancak. Pada halaman ini staf tata usaha dapat

menambah, mengubah, dan menghapus tahun ajaran. Pengaturan tahun ajaran bisa diatur

tahun berlakunya dari tanggal mulai sampai tanggal berakhir tahun ajaran. Staf tata usaha

hanya cukup sekali mensetting tahun ajaran dalam satu tahun. Ketika nanti berganti tahun staf

tata usaha dapat menambah tahun berikutnya atau mengedit tahun yang sudah berlalu.

Gambar 6. Halaman Setting Tahun Ajaran dan Halaman Master Jurusan

Gambar halaman data jurusan yang berfungsi untuk mengolah data jurusan yang ada

pada SMK Negeri 1 Bancak. Pada halaman jurusan admin dapat menambah data jurusan

dengan mengisi nama jurusan dan kode kelas. Selain itu admin juga dapat mengubah maupun

menghapus data jurusan yang dipilih. Pada sistem yang lama admin membuat sheet baru pada

spreadsheet untuk memisahkan setiap kelas. Sehingga akan ada banyak sheet yang dibuat

berdasarkan kelas yang ada di SMK Negeri 1 Bancak. Hal tersebut membuat tidak efisien dan

efektif karena harus melihat sheet satu persatu.

Gambar 7. Halaman Komponen Pembayaran

Gambar tujuh merupakan halaman komponen pembayaran yang digunakan admin

untuk menginputkan jenis pembayaran uang sekolah untuk setiap kelas. Jenis pembayaran ini

dibedakan untuk setiap tingkat, yang pembayaran uang sekolah terdiri dari SPP, OSPRAM,

DPS, UTS, UAS dan lainnya. Pada sistem yang lama dalam menginputkan jenis pembayaran

uang sekolah staf tata usaha masih menggunakan cara konvensional yaitu dengan

menginputkannya satu persatu sesuai nama siswa dan kelas siswa. Cara ini membuat tidak

efisien karena memakan waktu cukup lama apabila banyak yang akan membayar uang

sekolah. Ada 3 staf tata usaha yang menangani pembayaran uang sekolah. Masing-masing

staf tata usaha menangani pembayaran yang berberbeda.

Gambar 8. Halaman Data Guru Wali Kelas

Gambar delapan merupakan halaman data wali kelas siswa yang ada pada SMK

Negeri 1 Bancak. Pada halaman admin dapat menambahkan data wali kelas dengan mengisi

NIP dan nama wali kelas. Selain itu user juga dapat mengubah maupun menghapus data wali

kelas yang dipilih. Nama wali kelas akan ditampilkan pada laporan tunggakan pembayaran

uang sekolah. Hal ini akan memudahkan staf tata usaha dalam melaporkan tunggakan

pembayaran sekolah di tiap kelasnya. Pada sistem yang lama staf tata usaha memilih satu

persatu siswa yang sudah membayar dan yang belum membayar. Hal tersebut akan memakan

waktu lama dalam pengolahan data pembayaran dan data tunggakan karena banyaknya kelas.

Gambar 9. Halaman Profil Data Siswa

Gambar sembilan merupakan halaman profil data siswa yang berfungsi untuk

mengolah data siswa yang ada pada SMK Negeri 1 Bancak. Pada halaman admin dapat

menambahkan data siswa dengan mengisi NIS, nama, tanggal lahir, jenis kelamin, agama,

alamat, tahun ajaran, kelas, status pendidikan. Selain itu user juga dapat mengubah maupun

menghapus data siswa yang dipilih. Dengan adanya halaman profil siswa, staf tata usaha

dapat melihat siswa yang masih aktif bersekolah dan yang sudah tidak aktif bersekolah. Pada

sistem yang lama siswa yang sudah tidak aktif bersekolah atau keluar hanya diberi tanda

warna saja dalam membedakannya.

Gambar 10. Halaman Cetak Bukti Pembayaran dan Kartu SPP

Gambar sepuluh merupakan halaman pembayaran SPP yang digunakan admin untuk

menginputkan nominal yang harus dibayar siswa untuk setiap bulannya. Siswa melakukan

pembayaran SPP langsung di tata usaha. Pada proses transaksi pembayaran admin

menginputkan NIS siswa yang akan membayar SPP. Melalui NIS akan diketahui tagihan

yang harus di bayarkan siswa. Pencarian menggunakan NIS dimaksudkan agar tidak terjadi

kesalahan dalam melakukan pencarian data siswa. Karena jika pencarian menggunakan nama

bisa saja terjadi nama yang sama tetapi siswa yang membayar berbeda. Jika sudah lunas

pembayarannya akan bisa langsung mencetak bukti pembayaran SPP. Pada halaman

pembayaran ini juga dapat mencetak kartu SPP. Kartu SPP dapat di cetak per bulan atau per

semester. Pada kolom bulan akan menambah dengan secara otomatis mengikuti waktu pada

server. Sehingga admin tidak perlu menambahkan sendiri bulan-bulan berikutnya. Ketika

sewaktu-waktu siswa kehilangan kartu SPP atau kartu SPP siswa rusak, staf tata usaha dapat

langsung mencetaknya tanpa perlu menginputkan kembali nominal pembayaran SPP. Pada

sistem yang lama staf tata usaha melakukan pencarian berdasarkan nama siswa atau nomor

absensi siswa. Kemudian staf tata usaha menginputkan nominal pembayaran SPP. Setelah

pembayaran selesai siswa mendapatkan kartu SPP yang sudah di validasi.

Gambar 11. Halaman Bukti Pembayaran SPP dan Kartu SPP

Gambar sebelas merupakan halaman bukti pembayaran SPP yang akan diterima siswa

setelah membayar SPP. Bukti Pembayaran SPP akan tercetak berdasarkan bulan yang dibayar

siswa. Bukti pembayaran akan dicetak bagian tata usaha kemudian diberikan kepada siswa

yang telah membayar SPP. Pada bukti pembayaran dapat diketahui tanggal, bulan, tahun dan

jam transaksi pembayaran SPP dilakukan. Apabila terdapat kesalahan pada saat membayar

SPP siswa dapat menunjukkan bukti pembayaran SPP kepada tata usaha supaya dapat segera

diperbaiki. Selain mendapatkan bukti pembayaran siswa juga akan mendapatkan kartu SPP.

Kartu SPP akan dicetak oleh staf tata usaha, kemudian diberikan kepada siswa sebagai kartu

pegangan dalam membayar SPP. Pada sistem yang lama siswa tidak mendapatkan bukti lunas

pembayaran SPP. Siswa hanya mendapatkan kartu SPP yang di isi setiap siswa bertransaksi

membayar uang SPP di tata usaha. Dengan sistem yang baru staf tata usaha hanya perlu

mencetak sesuai dengan bulan yang ingin dicetak.

Gambar 12. Halaman Laporan Tunggakan SPP

Gambar dua belas merupakan halaman laporan tunggakan SPP yang digunakan admin

untuk mencetak laporan tunggakan SPP. Admin dapat mencetak laporan tunggakan

berdasarkan bulan dan kelas. Laporan dapat ditampilkan lebih dari satu bulan. Pada sistem

yang lama staf tata usaha memilah satu persatu siswa dan perkelas yang belum membayar

SPP. Hal tersebut dapat memakan waktu yang cukup lama dan apabila data laporan

tunggakan tersebut segera dibutuhkan. Dengan sistem yang baru staf tata usaha dapat segera

mencetak data laporan tunggakan apabila data tersebut segera dibutuhkan. Selain laporan

tunggakan SPP pada sistem ini juga dibuat laporan lunas pembayaran SPP. Laporan lunas

pembayaran SPP juga dibuat perkelas agar memudahkan staf tata usaha dalam membuat

laporan pembayaran SPP perkelas. Sehingga staf tata usaha tidak perlu membuat laporan

lunas pembayaran SPP satu persatu.

Pengujian pada sistem pembayaran SPP menggunakan metode blackbox testing dan

wawancara. Pengujian blackbox testing, kebenaran perangkat lunak yang diuji hanya dilihat

berdasarkan keluaran yang dihasilkan dari data atau kondisi masukan yang diberikan untuk

fungsi yang ada tanpa melihat bagaimana proses untuk mendapatkan keluaran tersebut. Dari

keluaran yang dihasilkan, kemampuan program dalam memenuhi kebutuhan pemakai dapat

diukur sekaligus dapat diketahui kesalahan-kesalahannya.

Tabel 1. Hasil Pengujian

No Poin Uji Data Input/ Kondisi Hasil Sistem

1. Proses Pengolahan

Data Jenis

Pembayaran

Memasukkan jenis

pembayaran, tahun ajaran,

biaya dan kelas.

Berhasil

disimpan.

Valid

Mengubah data jenis

pembayaran dan rincian

pembayaran.

Berhasil diubah.

Valid

Konfirmasi hapus

oke/batal.

Berhasil dihapus. Valid

2. Pengolahan Transaksi

Pembayaran

Memasukkan NIS

Berhasil

ditampilkan.

Valid

Memilih bulan yang akan

dibayar dan melakukan

proses pembayaran.

Berhasil

ditampilkan

mengacu waktu

server.

Valid

Pilih tombol cetak. Berhasil dicetak. Valid

3. Pengolahan Kartu SPP Memasukkan NIS.

Berhasil

ditampilkan.

Valid

Centang bulan yang akan

dicetak pada kartu SPP.

Berhasil

dicentang.

Valid

Pilih Tombol Cetak. Berhasil dicetak Valid

4. Pengolahan Laporan

Tunggakan dan Lunas

SPP

Menampilkan laporan

tunggakan dan Lunas SPP

Berhasil

ditampilkan.

Valid

Mencetak Laporan

tunggakan dan Lunas SPP

Berhasil dicetak. Valid

Proses pengujian pada penelitian ini melibatkan pengembang dan pengguna.

Pengembang melakukan pengujian untuk memastikan sistem berjalan dengan baik sesuai

dengan proses yang ditentukan. Pengguna yang melakukan pengujian pada penelitian ini

yaitu staf tata usaha. Pengguna mencoba dengan menggunakan sistem ini untuk memberikan

evaluasi dalam dalam bentuk kritik atau saran terhadap sistem yang sudah dibuat. Hasil

evaluasi dari pengguna dijadikan pertimbangan bagi pengembang untuk ditindak lanjuti

dalam proses perbaikan sistem.

Pengujian beta merupakan pengujian yang dilakukan secara objektif dimana program

aplikasi diuji secara langsung ke lapangan yaitu sekolah yang bersangkutan dan juga

pengguna dengan melakukan wawancara mengenai kepuasan user. Wawancara dilaksanakan

di sekolah yang terdiri atas dua pengguna. Bagian pertama terdiri dari lima pertanyaan

dengan menggunakan empat pilihan jawaban.

Daftar pertanyaan dalam wawancara untuk staf administrasi tata usaha yang diberikan

adalah sebagai berikut:

1) Dengan dibangunnya Sistem Informasi Pembayaran SPP di SMK Negeri 1 Bancak apakah

dapat mempercepat proses pengolahan data untuk pembayaran SPP? Jawab: Setuju, dengan

adanya sistem informasi ini, proses pengolahan data maupun proses pembayaran SPP

menjadi lebih cepat dan efisien. 2) Sistem informasi yang dibuat apakah memepercepat untuk

proses pencarian data siswa? Jawab: Setuju dengan adanya sistem informasi ini dapat

mempermudah dan mempercepat proses pencarian data siswa yang dibutuhkan. 3) Sistem

Informasi Pembayaran SPP apakah sudah sesuai dengan kebutuhan sistem pembayaran di

SMK Negeri 1 Bancak? Jawab: Setuju, dengan dibuatnya sistem pembayaran SPP ini proses

pengolahan data maupun proses pembayaran menjadi lebih cepat dan efisien. 4) Dengan

dibangunnya Sistem Informasi Pembayaran SPP di SMK Negeri 1 Bancak apakah proses

penyimpanan data menjadi terorganisir lebih baik sehingga meminimalisir terjadinya data

yang hilang? Jawab: Setuju, sejuh ini proses penyimpanan data dan pengolahan data di SMK

Negeri 1 Bancak masih menggunakan cara yang manual, penyimpanan data dengan

spreadsheet. Dengan adanya sistem ini proses penyimpanan data lebih aman dan

meminimalisisr terjadinya hilang data. 5) Sistem Informasi yang dibuat apakah sudah

membantu pegawai/ staf tata usaha dalam mengolah data? Jawab: Setuju, dengan

dibangunnya sistem informasi ini proses pengolahan data menjadi lebih cepat dan efisien.

Wawancara pada kepala sekolah terdiri dari empat pertanyaan. Pertanyaan yang

diajukan kepada kepala sekolah adalah sebagai berikut:

1) Dengan dibangunnya Sistem Informasi Pembayaran SPP di SMK Negeri 1 Bancak apakah

dapat mempercepat proses pembuatan laporan? Jawab: Setuju, dengan dibuatnya sistem

informasi ini proses pembuatan laporan menjadi lebih cepat. 2) Apakah dengan dibangunnya

sistem informasi ini, dapat mempermudah dan mempercepat kepala sekolah dalam

melakukan pengecekan untuk pemasukan SPP? Jawab: Cukup membantu dan proses

pengolahan data lebih cepat dan kepala sekolah beserta komite sekolah bisa mengecek

langsung laporan SPP. 3) Apakah sistem informasi yang dibuat mudah dimengerti dan

digunakan? Jawab: Sejauh ini cukup mudah dan bisa dimengerti. 4) Apakah tampilan dari

sistem ini menarik? Jawab: Kurang, untuk tahap selanjutnya tampilan program harus dibuat

lebih menarik lagi.

6. Kesimpulan dan Saran

SPP dalam Pendidikan mempunyai peran penting dalam aktivitas kegiatan sekolah.

Sistem informasi pembayaran SPP berbasis web yang diterapkan dapat berjalan baik dan

memiliki fitur seperti setting tahun ajaran, manajemen data kelas, manajemen data siswa,

manajemen data wali kelas, manajemen jenis pembayaran, membuat laporan tunggakan,

mengelola transaksi pembayaran, mencetak kartu SPP, tagihan pembayaran. Sistem informasi

pembayaran SPP ini dapat mempermudah staf tata usaha dalam mengelola data administrasi

pembayaran SPP siswa. Semua data dapat saling berintegrasi sehingga sangat efektif dan

efisien. Sistem juga dapat menampilkan informasi pembayaran selain di lingkungan internal

sekolah juga dapat digunakan di lingkungan eksternal yaitu wali murid dapat mengetahui

informasi pembayaran SPP siswa yang bersangkutan. Pemanfaatan sistem informasi

pembayaran SPP berbasis web di SMK Negeri 1 Bancak sangat membantu staf tata usaha

dalam menyelesaikan kendala-kendala yang terjadi.

Berdasarkan hasil yang telah diuraikan, maka saran dalam penelitian sebagai berikut:

a.) adanya proses keterangan pembayaran, apakah pembayaran dengan bantuan beasiswa atau

tidak, b.) pada perangkat lunak ini belum terdapat validasi pembayaran tunggakan untuk

dapat memberikan sanksi pada siswa yang melakukan pembayaran tunggakan lebih dari

waktu yang ditentukan, c.) agar sistem ini dikembangkan sehingga laporan yang ditampilkan

bisa dalam bentuk grafik, d.) pada perangkat lunak ini belum terdapat keterangan pembayaran

SPP yang dicicil.

7. Daftar Pustaka

[1] Muhammad Ngafifi, "Kemajuan Teknologi dan Pola Hidup Manusia Dalam Perspektif

Sosial Budaya," vol. 2, 2014.

[2] Lusvita Rinawati, "Dampak Perkembangan Teknologi Komunikasi dan Informasi

(Globall Village)," May 2014.

[3] Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi, 2005.

[4] Heni Dwi Erinawati, "Pembangunan Sistem Informasi Pembayaran Sekolah Pada

Sekolah Menengah Atas (SMA) Negeri 1 Rembang Berbasis Web," Indonesian Jurnal

on Computer Science - Speed (IJCSS) 15 Vol 10 No 1 – Februari 2013 -

ijcss.unsa.ac.id, vol. 10, pp. 40-46, Februari 2013.

[5] Hendria Tony Fristanto, Bambang Eka Purnama, and Sukadi , "Rancang Bangun

Sistem Informasi Pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP) dan Insidental

Pada Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Tinatar Punung," Jurnal Teknologi

Informasi dan Komunikasi, ISSN : 2087 - 0868, Volume 5 Nomor 1 Maret 2014, vol. 5,

pp. 63-67, Maret 2014.

[6] Gufron Rajo Kaciak. (2015) Pengertian dan Definisi Teknologi Informasi. [Online].

http://dosen.gufron.com/artikel/pengertian-dan-definisi-teknologi-informasi/1/

[7] Diana Rahmawati, "Analisis Faktor-Faktor Yang Berpengaruh Terhadap Pemanfaatan

Teknologi Informasi," Jurnal Ekonomi & Pendidikan, Volume 5 Nomor 1, April 2008,

pp. 109-110, 2008.

[8] Irra Chrisyanti Dewi, Pengantar Ilmu Administrasi. Jakarta: PT. Prestasi Pustaka, 2011.

[9] Ngalim Purwanto, Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Tjun Surjaman, Ed.

Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2012.

[10] Heri Purwanto and Dedi Mei Suhendar, "Perangkat Lunak Pembayaran SPP dan Uang

Bangunan di SMA Negeri 1 Bojongsoang Kab. Bandung," 2010.

[11] Abdul Muied Cahyadi. [Online]. http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/570/jbptunikompp-

gdl-muiedcahya-28494-3-unikom_a-i.pdf

[12] Abdul Kadir, Dasar Pemrograman Web dengan ASP. Yogyakarta: Andi Yogyakarta,

2005, p. 25.