ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PEMBAYARAN SPP

PADA SMPN 2 TRUCUK KLATEN

Naskah Publikasi

disusun oleh :

Reni Arianti

10.22.1296

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

Analysis and Design of SPP Payment System at SMPN 2 Trucuk Klaten

Analisis Dan Perancangan Sistem Pembayaran SPP pada SMPN 2 Trucuk Klaten

Reni Arianti

Jurusan S1 Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Good data processing system can cope with the situation or problem quickly and with immediate results. In this case the data processing system can include problems with paper and pencil recording the simple to the complex integrated electronic systems. Each - each system to collect information and bring it to the destination. Computer is an appropriate data processing tools with precision and high-speed access than the access to the human brain works. Therefore the use of computerized systems supporting the activities, particularly data processing that can accelerate the creation of reports - reports.

Keywords : data processing, computerized system

1.Pendahuluan

Seiring dengan berjalannya waktu kebutuhan manusia akan teknologi juga semakin berkembang.

Fasilitas teknologi memudahkan masyarakat dalam mengatasi berbagai masalah yang ada. Salah satu

contohnya yaitu sistem pembayaran SPP yang masih menggunakan sistem manual disebagian sekolah-

sekolah. Sehingga dengan adanya penerapan sistem komputerisasi dalam pembayaran SPP dirasa sangat

tepat untuk mengatasi permasalahan yang ada.Sistem pembayaran SPP pada SMPN 2 Trucuk Kabupaten

Klaten masih menggunakan cara yang belum terkomputerisasi. Penumpukan data ataupun keterlambatan

dalam pengolahan data sering menjadi hambatan dalam pelayanan informasi bagi pihak-pihak yang

membutuhkan. Oleh karena itu, kami memilih SMPN 2 Trucuk sebagai obyek penelitian kami.

1.1 Rumusan Masalah

Dalam laporan skripsi ini yang menjadi masalah adalah bagaimana membuat suatu sistem untuk

mengolah data pembayaran SPP pada SMPN 2 Trucuk Klaten yang dapat memberikan informasi secara

cepat, akurat,valid, efektif dan efisien.

1.2 Batasan Masalah

Setelah mengadakan observasi, penulis melihat bahwa permasalahan tentang sistem untuk

mengolah data pembayaran SPP sangat luas. Oleh karena itu penulis membatasi permasalahan yang akan

dibahas dalam laporan ini.

Adapun batasan masalahnya sebagai berikut :

1) Merancang sebuah sistem tentang pembayaran SPP

2) Pembuatan Laporan meliputi : Laporan per kelas, laporan bulanan, laporan kartu Spp, laporan

kwitansi pembayaran, laporan tunggakan pembayaran

3) Software yang digunakan antara lain, Visual Basic 6.0, SQL Server 2000

2 Konsep Dasar Sistem

2.1 Definisi Sistem

Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau

variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain.

2.2 Syarat-syarat sistem

Syarat-syarat yang harus dimiliki oleh suatu sistem, yaitu:

Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan suatu tujuan.

Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

Adanya hubungan diantara elemen sistem.

Unsur dasar dari proses lebih penting dari elemen sistem.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi didapat dari sistem informasi (information systems) atau juga disebut dengan processing

systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut sistem

informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi

harian, mendukung informasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.

2.4 Sistem Pembayaran SPP

Sistem Pembayaran SPP merupakan suatu sistem yang dapat digunakan untuk melakukan transaksi

pembayaran SPP dan penyajian informasi data nilai dengan mengunakan komputer sebagai alat yang

digunakan dalam pemrosesan data. Data tersebut meliputi data siswa dan data kelas SMPN 2 Trucuk. Hal ini

akan dapat membantu pihak yang bertugas dalam pemrosesan data pembayaran SPP siswa.

Pemrosesan Pembayaran SPP dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dapat

meminimalkan kesalahan-kesalahan seperti redudansi dan inkonsistensi data, data yang tidak akurat

ataupun keterlambatan dalam pengolahan data. Dimana masalah- masalah tersebut sering menjadi

hambatan dalam pelayanan informasi bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Dengan menggunakan aplikasi

ini pihak yang bertugas dapat melakukan pemrosesan data dengan menggunakan komputer. Hanya dengan

memasukkan data- data yang bersangkutan.

2.5 Teori Analisis

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai peguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-

bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-

permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan

sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.( Jogiyanto HM )

Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem

yaitu :

1. Identify , yaitu menidentifikasi masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

2.5.1 Analisis Pieces

Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi,

ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan Analisis PIECES

(Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service).Dari analisis ini biasanya didapatkan

beberapa masalah utama.Hal ini penting karena biasanya yang muncul di permukaan bukan maslaah utama

, tetapi hanya gejala dari gejalah masalah utama saja

2.5.2 Analisis Kebutuhan

Dalam Analisis kebutuhan maka analisis ini dibagi dalam dua jenis :

1. Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya

yang dilakukan oleh sistem.Kebutuhan fungsional juga berisi informasi – informasi apa saja yang

harus di hasilkan oleh sistem.

2. Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan ini adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi

:

a. Operasional

Pada bagian ini harus dijelaskan secara teknis bagaimana sistem baru akan beroperasi. Platform

sistem yang dipakai didefinisikan, apakah menggunakan Windows atau linux misalnya.Perangkat

untuk mengembangkan sistem juga ditentukan. Perangkat keras spesifik yang diperlukan juga

ditentukan.Arsiteksur sistem juga dijelaskan.

b. Kinerja

Pada bagian ini dijelaskan seberapa bagus kinerja perangkat lunak yang dikembangkan dalam

mengolah data, menampilkan informasi dan secara keseluruhan menyelesaikan proses bisnis yang

ditanganinya.Efisien dari perangkat lunak juga dicantumkan.

c. Keamanan

Kebutuhan keamanan berisi penyertaan tentang mekanisme pengamanan aplikasi, data maupun

transaksi yang akan diimplemantasikan pada sistem. Sistem password yang digunakan akan

seperti apa dan perangkat keras spesifik untuk pengamana sistem juga dideskripsikan.

2.6 Sistem Perangkat Lunak

Dalam pembuatan aplikasi pengolahan data laporan hasil belajar siswa ini, penulis menggunakan

bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan database SQL Server 2000. Visual Basic 6.0 adalah salah satu

bahasa pemrograman yang menggunakan bahasa visual dan bekerja pada sistem operasi windows.

Menggunakan bahasa visual akan mempermudah programmer dalam proses pembuatan software.

3 Tinjauan Umum

3.1 Sejarah Umum SMP Negeri 2 Trucuk

Awal berdirinya tahun 1964 dengan nama SMEP Persiapan, dipimpin oleh Bapak Boman Hadi

Susanto dengan jumlah peserta didik 3 kelas dan selanjutnya terakreditasi sebagai sekolah negeri dengan

nama SMEP Negeri 2 Trucuk.

3.2 Analisis Sistem

Analisis sistem dilakukan untuk mengetahui kebutuhan yang diperlukan oleh sistem untuk

mengembangkan aplikasi. Analisis sistem merupakan salah satu tahapan pada tahap pengembangan

sistem. Analisis sistem bertujuan untuk mencari solusi dari masalah / kelemahan yang terdapat di sistem

lama.

Analisis PIECES digunakan untuk menganalisa sistem yang lama, karena layak atau tidak suatu sistem

baru itu ditentukan dengan analisis. Oleh karena itu harus menganalisis sistem lama agar nantinya sistem

baru yang akan dibuat menjadi lebih bermanfaat dan sesuai dengan keinginan.

3.3 Performance (Kinerja)

Analisis kerja sistem dimaksudkan untuk meningkatkan sejauh mana kinerja dari sistem untuk

menyelesaikan tahap – tahap pekerjaan dengan mempertimbangkan waktu yang digunakan untuk

menyelesaikan pekerjaan. Kinerja diukur dari jumlah produksi dan waktu tanggap.

3.4 Information (Informasi)

Informasi adalah sekumpulan data yang diproses sebagai tambahan pengetahuan untuk

membantu pengambilan keputusan. Kualitas dari informasi tergantung dari tiga hal yaitu : informasi harus

akurat, tepat waktu, dan relevan.

3.5 Economy (Ekonomi)

Ekonomis merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Analisis ekonomi adalah penelitian

sistem didalam pengurangan dan keuntungan yang akan didapat dari sistem yang akan dikembangkan.

Analisis tolak ukur dijadikan sebagai tolak ukur, apakah nantinya sistem baru dapat membuat sistem lebih

ekonomis dan efisien.

3.6 Service (Pelayanan)

Pelayanan yang ditingkatkan dimaksudkan untuk memecahkan masalah. Memanfaatkan sebaik –

baiknya peluang untuk meningkatkan pelayanan. Suatu sistem harus mempunyai konsep pelayanan yang

bagus, karena jika pelayanan yang diberikan memuaskan, ini dapat menjadi salah satu daya tarik tersendiri.

3.7 Perancangan Sistem

3.7.1 Perancangan Proses

Perancangan proses merupakan cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis

beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas – aktivitas yang dilakukan dan bagaimana cara berpindah diantara

aktivitas – aktivitas itu. Ada banyak cara untuk merepresentasikan perancangan proses. Berikut salah satu

cara perancangan proses.

3.7.2 Flowchart

Flowchart Sistem adalah diagram alir yang menggambarkan suatu sistem yang digunakan untuk proses

pengolahan data. Setelah melakukan penelitian, maka penulis mengusulkan sistem dengan flowchart

sebagai berikut:

Data AdminData Tahun

AjaranData Kelas Data Siswa Data

Trans_Tunggukan

Data Trans_

SPPData SPP

Input Data

Admin

Input Data

Tahun Ajaran

Input Data

Tunggakan

Input Data

Trans_Tunggaka

n

Input Data

Trans SPPInput Data

SPP

Input Data

SiswaInput Data

Kelas

Data

Tunggakan

Pengolahan

Data Admin

Pengolahan

Data Kelas

Pengolahan

Data Tahun

Ajaran

Pengolahan

Data SPP

Pengolahan

Data Siswa

Pengolahan

Data

Trans_Tungg

akan

Pengolahan

Data

Trans_SPP

Pengolahan

Data

Tunggakan

Admin Trans_SPPTahun

AjaranSPPSiswa

Kelas TunggakanTrans_Tung

gakan

Pembuatan

Laporan

Pembuatan

Laporan

Laporan Trans_SPPLaporan

Trans_Tunggakan

Gambar 3.2 Flowchart

Keterangan simbol gambar flowchart sistem :

= dokumen input dan output untuk proses

= proses input data menggunakan keyboard

3.7.2.1 Data Flow Diagram (DFD)

Sistem

Pembayaran SPP

Siswa Admin TU

1 3

2 4

Kepala Sekolah

5

Gambar 3.3 Diagram Konteks

Keterangan :

1 = Memberikan Data Siswa

2 = Menerima kwitansi pembayaran

3 = Menerima dokumen siswa,

4 = Memasukkan data siswa, kelas, Spp,transaksi

5 = Menerima laporan

= aliran dari proses

= media penyimpanan

= proses

Admin AdminAdmin Admin AdminAdminAdmin Admin

Input Data

Admin

Input Data

SPP

Input Data

Trans_Tungg

akan

Input Data

Trans_SPP

Input Data

Tahun Ajaran

Input Data

Siswa

Input Data

Kelas

Input Data

Tunggakan

Pengolahan

Data Admin

Pengolahan

Data

Tunggakan

Pengolahan

Data

Trans_Tungg

akan

Pengolahan

Data

Trans_SPP

Pengolahan

Data Tahun

Ajaran

Pengolahan

Data SPP

Pengolahan

Data Siswa

Pengolahan

Data Kelas

Admin SiswaKelas Trans_TunggakanSPP Tahun Ajaran Trans_SPP Tunggakan

Pembuatan

Kwitansi

Pembuatan

Laporan

Transaksi SPP

Pembuatan

Laporan

Transaksi

Tunggakan

Kepala

Sekolah

Siswa

Gambar 3.4 Data Flow Diagram

3.8 Perancangan Interface Antarmuka

3.8.1 Form Login

Form ini disediakan untuk admin lebih dulu masukan username dan password agar dapat

memasuki atau dapat menggunakan aplikasi.

User Name

Password

Masuk Batal

Gambar 3.5 Form Login

3.8.1.1 Form Utama

Form ini merupakan tampilan form utama ketika aplikasi tersebut dijalankan. Pada tampilan ini

terdapat beberapa form diantarannya form input data siswa, data kelas, transaksi pembayaran SPP,

tunggakan, dan form laporan.

Gambar 3.6 Form Menu Utama

3.8.1.2 Form Data Siswa

No Induk

Nama

Jenis Kelamin

Kelas

Tanggal Lahir

Asal Sekolah

Agama

Nama Orang Tua

Alamat

Asal Sekolah

Tahun Ajaran

Baru Hapus

KeluarBatal

Edit

Simpan

List

Laki-laki Perempuan

Cari

Cari

Gambar 3.7 Form Data Siswa

3.8.1.3 Form Data Kelas

Kode Kelas

Nama Kelas

Baru Hapus

KeluarBatal

Edit

Simpan

List

Gambar 3.8 Form Data Kelas

3.8.1.4 Form SPP

SMP Negeri 2 Trucuk

No SPP

Tahun Ajaran

Baru Hapus

KeluarBatal

Edit

Simpan

List

Jumlah Bayar

Gambar 3.9 Form Spp

3.8.1.5 FormTunggakan

Kode Tunggakan

No Induk

Jumlah Bayar

Bulan

Baru Hapus

KeluarBatal

Edit

Simpan

List

Cetak

Gambar 3.10 Form Tunggakan

3.8.1.6 Form Transaksi SPP

Kode Transaksi

No Induk

No SPP

Tanggal Bayar

Jumlah Bayar

Tahun Ajaran

Nama

Id User

Kelas

Bayar

Kembali

Baru Hapus

KeluarBatal

Edit

Simpan

List

Cetak

Gambar 3.11 Form Transaksi Spp

3.8.1.7 Form Transaksi Tunggakan

Kode Transaksi

No Induk

No SPP

Jumlah Bayar

Bulan

Tahun Ajaran

Id User

Baru Hapus

KeluarBatal

Edit

Simpan

List

Cetak

Gambar 3.12 Form Transaksi Tunggakan

3.8.1.8 Form Tahun Ajaran

Id Tahun Ajaran

Tahun Ajaran

Baru Hapus

KeluarBatal

Edit

Simpan

List

Gambar 3.13 Form Tahun Ajaran

3.8.1.9 Form Admin

Id User

Nama

Baru Hapus

KeluarBatal

Edit

Simpan

List

User Name

Password

Gambar 3.14 Form Admin

4.1 Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya

sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi

sistem ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah

ditentukan.

4.1.1 Manual Instalasi

Manual instalasi akan menjelaskan tata cara bagaimana proses instalasi dilakuan ke dalam

komputer. Berikut ini akan dijelaskan langkah – langkah instalasi program pada komputer :

a. Pastikan computer sudah terinstal SQL Server 2000.

b. Buat folder pada drive C, contoh C:\SPP

c. Attach database lewat Enterprise Manager, berikut langkah – langkahny :

1. Klik Start >> All program >> Microsoft SQL Server 2000 >> Enterprise Manager.

2. Pilih objek Database, klik kanan pada Database >> All Tasks >> Attach Database. Cara

ini untuk memilih database yang sudah dibuat.

4.1.2 Uji Coba Sistem

Uji coba sistem adalah pengujian yang dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen

sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa

elemen – elemen dari duatu sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian perlu

dilakukan untuk mencari kesalahan – kesalahan yang mengkin terjadi.

4.1.3 Konversi Sistem

Konversi sistem merupakan tahap untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk dioperasikan.

Pada tahap konversi sistem akan menggunakan konversi parallel. Konversi ini dilakukan dengan

mengoperasikan sistem yang lama dengan sistem yang baru secara bersama – sama pada periode waktu

tertentu, hal ini dilakukan secara bersama – sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru telah

beroperasi dengan baik sebelum sistem lama dihentikan.

4.1.4 Pemeliharaan Sistem

Walaupun telah melewati proses pengujian, bukan berarti sistem dapat terlepas dari kerusakkan

sistem. Hal tersebut dapat terjadi karena kebutuhan sistem yang kurang divalidasi, kurang dikomunikasikan

dan disalah artikan.

Oleh karena itu, pemeliharaan sistem sangat penting dilakukan dengan tujuan:

Untuk membuat perubahan yang dapat diramalkan untuk sistem yang ada dan membetulkan

kesalahan yang dibuat selama proses perancangan sistem dan implementasi.

Untuk memelihara bagian program yang benar dan menghindari perbaikan dibagian ini, karena hal

tersebut dapat menyebabkan error pada bagian lain.

Untuk menjamin secara keseluruhan proses pengolahan data yang bergantung pada sistem

informasi agar tetap berjalan dengan baik, karena keggalan sistem dapat berakibat buruk, misalnya

kehilangan data.

4.2 Manual Program

1. Form Login

Form login ini digunakan untuk masuk ke dalam menu utama. User yang tidak memiliki hak akses

tidak dapat melakukan login ke menu utama ini. sehingga dengan adanya menu login, maka tingkat

keamanan data dapat terjaga.

Gambar 4.22 Menu Login

2. Form Menu Utama

Gambar 4.23 Menu Utama

Menu utama merupakan tempat untuk mengetahui sub-sub menu yang ada di dalam program.

Form utama berisi menu Data, Laporan dan keluar. Di dalam menu Data terdapat sub menu admin,

data siswa, data kelas, data SPP, data tunggakan, data transaksi tunggakan, data transaksi SPP

3. Form Menu Input Data Siswa

Gambar 4.24 Input Data Siswa

Form ini digunakan untuk menambah dan menyimpan,mengedit,mencari data siswa pada SMP

Negeri 2 Trucuk. Untuk menambah data baru, tekan tombol Baru kemudian mengisikan data-data

tersebut dan kemudian tekan tombol Simpan,inputkan data pada text box lalu tekan tombol cari untuk

mendapatkan data yang dicari. Tekan tombol Keluar jika ingin keluar dari form data siswa.

4. Form Data Kelas

Gambar 4.25 Menu Input Data Kelas

Form ini digunakan untuk menambahkan data kelas yang baru ataupun mencari data kelas yang

sudah ada. Cara memasukkan data yang baru, tekan tombol Baru kemudian masukkan data, setelah itu

tekan tombol Simpan. Selanjutnya tekan tombol Edit untuk mengedit data kelas setelah itu tekan

tombol simpan untuk menyimpan.

Untuk menggunakan tombol cari masukkan data yang ingin dicari terlebih dahulu lalu tekan tombol

cari

5. Form SPP

Gambar 4.26 Form Input SPP

Form ini digunakan untuk mengetahui data SPP.Cara memasukkan data yang baru, tekan tombol

Baru kemudian masukkan data, setelah itu tekan tombol Simpan. Selanjutnya tekan tombol Edit untuk

mengedit data SPP setelah itu tekan tombol simpan untuk menyimpan.

6. Form Data Tunggakan

Gambar 4.27 Form Input Data Tunggakan

Form ini digunakan untuk mengisi data tunggakan.Caranya dengan tekan tombol Baru kemudian

mengisi data-data sesuai dengan keterangannya disamping. Setelah itu tekan tombol Simpan, maka

data akan tersimpan secara otomatis. Untuk menggunakan tombol cari masukkan data yang ingin dicari

terlebih dahulu lalu tekan tombol cari.

7. Form Data Transaksi SPP

Gambar 4.28 Form Input Data Transaksi SPP

Form ini digunakan untuk memasukkan data transaksi SPP,dengan cara tekan tombol baru,

masukkan no induk, lalu enter secara otomatis nama dan kelas akan langsung terisi sesuai dengan no

induk masing-masing.Lalu masukan no SPP maka kolom jumlah bayar dan tahun ajaran maka akan

terisi secara otomatis, kemudian masukan bayar pada kolom kembali akan terisi berapa jumlah

kembalian yang akan diberikan.Kemudian simpan.

8. Form Data Transaksi Tunggakan

Gambar 4.29 Form Input Data Transaksi Tunggakan

Form ini digunakan untuk memasukkan data transaksi tunggakan.Apabila siswa yang

bersangkutan tidak melunasi pembayaran SPP sesuai dengan tanggal yang telah ditetapkan oleh pihak

sekolah.

9. Form Input Tahun Ajaran

Gambar 4.30 Form Input Tahun Ajaran

Form ini digunakan untuk memasukan data tahun ajaran.

10. Form Admin

Gambar 4.31 Form Admin

Form ini merupakan untuk memanipulasi data admin, dengan memasukkan data id user, nama,

user name, passsword.

11. Form Laporan transaksi SPP

Gambar 4.32 Form Laporan transaksi SPP

12. Form Laporan transaksi tunggakan

Gambar 4.33 Form Laporan transaksi tunggakan

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta,Hanif,Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan

Organisasi Modern,Andi Offset,Yogyakarta, 2007

Arief,M.Rudyanto,Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server

2000, Andi Offset, Yogyakarta, 2006

Jogiyanto, H.M, Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi

Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, 2005

Kusrini.M.Kom,Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi Offset,Yogyakarta, 2007

Sunyoto,Andi, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Andi Offset,

Yogyakarta, 2007