Perihal : Penawaran Jasa Pembuatan Sistem Informasi Manajemen Aset Lamp : 1 Paket Proposal Kepada Yth, Bapak H. M. Sattar Taba Direktur Utama PT. Kawasan Berikat Nusantara

Di Jakarta Dengan Hormat, Sebelumnya kami ucapkan banyak terima kasih kepada Bapak yang telah menerima dan meluangkan waktu untuk membaca proposal penawaran ini sehingga Bapak dapat mempertimbangkan program Sistem Informasi Manajemen Aset untuk KBN yang kami tawarkan. Melalui surat ini, izinkanlah kami untuk memperkenalkan perusahaan kami yang bernama PT. Inti Multi Perkasa. Perusahaan kami bergerak di bidang Teknologi Informasi dengan konsentrasi pembuatan Sistem Informasi Manajemen, website profile dan aplikasi berbasis web. Jasa pembuatan Sistem Informasi Manajemen Aset ini kami tawarkan sebesar Rp. 935.000.000 (Sembilan Ratus Tiga Puluh Lima Juta Rupiah) dengan jangka waktu pembuatan selama 2 bulan. Harga sudah termasuk modul berikut ini:

1. Modul Data Referensi 2. Modul Inventarisasi 3. Modul Perbaikan 4. Modul Perawatan 5. Modul Penyewaan Aset 6. Modul Komplain 7. Modul Laporan untuk pihak Top Management (Eksekutif)

Rincian untuk setiap modul dapat dilihat diproposal.

Kami berharap agar penawaran ini dapat menjadi awal dari kerjasama yang baik dan yang menguntungkan kedua belah pihak. Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih. Jakarta, 18 Maret 2015 Hormat Kami, PT. INTI MULTI PERKASA Rahmat Putra, ST, MIT

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET PT. KAWASAN BERIKAT NUSANTARA (Persero)

Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMAS) adalah sistem informasi berbasis intranet & Internet yang

bertujuan menatausahakan barang inventaris milik/kekayaan PT. Kawasan Berikat Nusantara (KBN)

di Kawasan Industri Cakung, Kawasan Marunda, dan Kawasan Tanjung Priok. Dengan sistem informasi

ini lebih memudahkan perusahaan dalam mencapai tujuan dan fungsi dari penatausahaan barang

inventaris milik/kekayaan.

SIMAS dapat menjawab permasalahan-permasalahan aset yang sering dihadapi perusahaan BUMN seperti berikut:

1. Aset berjumlah banyak dan tersebar secara geografis. 2. Aset memiliki penanganan (treatment) yang spesifik. 3. Aset memiliki nilai tertentu dikaitkan dengan posisi geografis. 4. Aset memiliki masalah-masalah legal yang berbeda-beda. 5. Pemanfaatan aset masih belum optimal, sehingga kinerja aset rendah. 6. Proses pencatatan aset tidak sistematis dan terintegrasi. 7. Manajemen data masih manual. 8. Perencanaan pemanfaatan aset di masa yang akan datang belum optimal.

Beberapa kelebihan dari aplikasi yang bersifat mid-enterprise ini adalah:

1. Tertib Administrasi, Seluruh data/atribut aset tercatat dengan baik, manageable, penanganan simultan dalam satu periode, up-to-date (selalu terbarukan), proses pengelolaan data cepat.

2. Sistem Informasi Eksekutif. 3. Kemudahan untuk pengambilan keputusan atas aset (misal untuk untuk kepentingan utilisasi,

investasi, penataan kawasan (estate management). 4. Kemudahan dalam analisis aset, terutama melalui pendekatan ruang dan potensi ekonomi

wilayah, sehingga dapat ditentukan kebijakan terbaik. 5. Optimalisasi Nilai dan Jumlah Aset. Proses monitoring terhadap aset lebih optimum (kinerja

aset terkontrol), sehingga akan memberikan nilai kemanfaatan atas aset yang selalu tinggi. 6. Manajemen pemeliharaan dan kewajiban terhadap aset. 7. Pengelolaan data dan informasi yang lebih efektif dan efisien dimana sistem pelaporan dapat

dilakukan setiap saat bergantung kebutuhan. 8. Optimalisasi Bobot Aset terhadap SDM.

SIMAS ini dirancang dengan platform Web Based (berbasis Web) dan telah support Barcode Reader. Sistem ini dapat diaplikasikan dalam Intranet maupun Online Internet. SIMAS dikembangkan mengikuti alur business process, mulai dari pengadaan barang hingga distribusi barang. Barang tersebut akan tercatat sebagai Barang Aset dan terdata pada sebuah Ruang. Aset yang tercatat dalam software ini meliputi Lahan Tanah, Gedung atau Gudang, Ruang beserta segala macam barang yang berada di dalamnya.

Konsep Dasar Pada aplikasi ini ditanamkan konsep bahwa setiap aset merupakan milik sebuah kantor (dengan lokasi tertentu) yang berada pada unit tertentu. Hal ini untuk memudahkan pengelompokan tanggung jawab dan hak terhadap aset tersebut, baik tanggung jawab berupa pemeliharaan atau jatuh tempo suatu kewajiban.

Secara garis besar, modul-modul dari SIMAS adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan Kebutuhan dan Penganggaran 2. Pengadaan 3. Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran 4. Penggunaan 5. Penatausahaan 6. Pemanfaatan Secara Ekonomis 7. Pengamanan dan Pemeliharaan 8. Penilaian 9. Penghapusan 10. Pemindahtanganan 11. Pembinaan, Pengawasan, dan Pengendalian 12. Pembiayaan 13. Tuntutan Ganti Rugi

Sistem berbasis Intranet & Internet memungkinkan pengecekan dan pengawasan secara langsung melalui jaringan komputer dari organisasi penatausahaan paling atas ke yang paling bawah.

Pembuatan sistem informasi ini berpedoman pada buku dari BAKUN (Badan Akuntansi Negara) dengan landansan hukum berikut:

1. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah.

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2008 Tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah.

3. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah.

4. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2003 tentang Pedoman Penilaian Barang Daerah.

Sistem ini dapat digunakan oleh Biro Sarana Prasarana (BSP), Biro Administrasi Umum (BAU), Bagian Gudang, Bagian Rumah Tangga, Bagian Kendaraan, hingga Seksi Keamanan. Aset-aset yang dimiliki oleh suatu Instansi dapat dipantau tentang keberadaan, nilai, penyewa, perpindahan dan kondisinya. Sistem Informasi Aset dipersiapkan untuk Kebutuhan Perencanaan dalam Utilisasi Ruang dan sharing Fasilitas antar Departemen atau Pihak tertentu.

Fitur Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMAS)

a. Modul Data Referensi Referensi Unit Kerja, digunakan Kode masing-masing Unit untuk menyatakan suatu barang

berada di Unit Kerja sesuai Kode yang dimaksud. Contoh Kode tersebut adalah: 23.04.03.97010.00 (PEBIN - PBI - UPB - UPB Bagian - Unit Pemakai).

Referensi Kelompok Barang, digunakan kode masing-masing kategori kelompok barang untuk menyatakan suatu barang masuk ke dalam kategori kelompok barang sesuai kode yang dimaksud. Contoh Kode tersebut adalah: 1.01.01.01.001 (Golongan Barang - Bidang - Kelompok - Sub Kelompok - Sub Sub Kelompok).

Referensi Lokasi, digunakan untuk menyatakan suatu Lokasi (Cakung, Marunda, dan Tanjung Priok).

Referensi Lainnya, meliputi Data Pegawai (perekaman dan pengaturan publikasi daftar pegawai). Data Status Barang Aset (perekaman dan pengaturan publikasi daftar status barang:

ada, disewakan, dipinjam, dihibahkan, hilang, dan sejenisnya). Data Kondisi Barang (perekaman dan pengaturan publikasi daftar kondisi barang:

baik, rusak, dan sejenisnya). Data Cara Perolehan (perekaman dan pengaturan publikasi daftar cara perolehan

barang: hibah, pembangunan, pembelian, dan sejenisnya). Data Dasar Perolehan (perekaman dan pengaturan publikasi daftar dasar perolehan

barang: taksiran, perolehan, dan sejenisnya).

b. Modul Inventarisasi Perekaman Data Barang untuk dikelompokkan ke dalam Kategori Barang dan Unit Kerja yang bertanggung jawab terhadap barang tersebut. Hasil dari perekaman tersebut secara otomatis membentuk Kode Barang. Perekaman Data Barang kemudian dapat dikelompokkan ke dalam inventarisasi, seperti di bawah ini:

Inventarisasi Tanah atau Kapling, meliputi: Harga Tanggal Perolehan Lokasi Luas Surat Tanah Unit Pemakai (dan Penyewa) Pengadaan Catatan Pengisi Pengesahan Mutasi.

Inventarisasi Gedung dan Gudang, meliputi:

No. KIB Tanah yang ditempati Luas Lokasi Tahun Guna Harga Tanggal Perolehan Lokasi Luas Surat Tanah Unit Pemakai (dan Penyewa) Pengadaan Catatan Pengisi Pengesahan Mutasi Penyusutan

Inventarisasi Kendaraan Bermotor/Alat Angkutan (Motor & Mobil), meliputi:

Detail Mesin (Merk, Tipe, Perakitan, Daya Mesin, dan lainnya) Harga Tanggal Perolehan Kelengkapan Motor (helm, jaket, stnk, dll) Unit Pemakai (dan Penyewa) Pengadaan Catatan Pengisi Pengesahan Mutasi Penyusutan

Inventarisasi Senjata Api, meliputi:

Merk Tipe Kaliber

No. Pabrik Harga Tanggal Perolehan Kelengkapan Senjata Unit Pemakai Pengadaan Catatan Pengisi Pengesahan Mutasi

Inventarisasi Ruang, perekaman Inventarisasi Barang yang meliputi:

Peralatan Kantor Komputer Alat-alat Barang yang menempati suatu ruang tertentu akan di masukkan dalam Inventarisasi

Ruang

Inventarisasi Spare Part dan Aksesoris Database Teknisi Database Pelanggan atau Penyewa Foto Objek Inventarisasi Track Record Aset

Pemeliharaan Aset Perbaikan Aset

Inventarisasi Lokasi Lainnya, yaitu perekaman Inventarisasi Barang Lainnya yang tidak menempati suatu ruang tertentu, melainkan lokasi yang bukan milik.

Pencarian Inventaris, pencarian inventaris suatu barang dapat dilakukan pada seluruh aset yang ada, atau per kategori kelompok, dan atau per unit kerja tempat barang itu berada, dan atau kondisi barang, dan atau status barang.

Cetak Daftar Inventaris, cetak daftar inventaris dapat dilakukan dengan 2 model, yaitu: model Cetak Kartu Inventaris tiap barang, dan Cetak Daftar Inventaris, untuk digunakan sebagai Pelaporan atau Arsip.

c. Modul Perawatan

Parameter Perawatan, mengatur parameter-parameter apa saja yang berkatian dengan kelompok barang yang sama. Hal ini sebagai data untuk memberi informasi Masa Perawatan dan Keterlambatan Pemeliharaan suatu barang.

Manajemen Perawatan, mengatur arus masuk-keluar nya suatu barang untuk Perawatan. Barang yang sudah masuk masa perawatan akan dilakukan pemberitahuan bahwa barang tersebut sudah waktunya dilakukan pema perawatan.

Entry Jadwal Perawatan Laporan Perawatan

d. Modul Perbaikan

Input Data Perbaikan Aset Laporan Perbaikan Aset

e. Modul Penyewaan

Data lengkap penyewa aset Pebuatan Form Aplikasi penyewaan

Siapa Penyewa Aset

Aset yang disewa Nilai Sewa Jangka waktu penyewaan Catatan tentang pembayaran sewa Status penyewaan Dan lain-lain.

f. Modul Komplain

Input Komplain dari suatu aset yang pakai sendiri maupun yang disewakan. Laporan Data Komplain

g. Modul Laporan

Laporan Daftar Barang Saat ini atau periode tertentu per kelompok barang atau secara keseluruhan.

Laporan Status dan atau Kondisi Barang Saat ini atau periode tertentu. Laporan Mutasi/Penghapusan barang. Laporan Jumlah aset total atau per kelompok barang. Laporan Jumlah nilai/harga aset total atau per kelompok barang. Laporan Perawatan/pemeliharaan barang. Laporan Peringatan barang-barang yang sudah masuk Masa Perawatan berkala. Laporan penyewa aset

Siapa Penyewa Aset Aset yang disewa Nilai Sewa Jangka waktu penyewaan Catatan tentang pembayaran sewa Status penyewaan Dan lain-lain.

h. Manajemen User Dan Sistem Modul Sistem, mengatur Modul-modul Sistem sesuai dengan fitur-fitur sistem yang akan

dibuat. Menu Sistem, mengatur Menu-menu Aplikasi, urutan tata layout menu sesuai dengan

fitur-fitur sistem yang akan dibuat. User, mengatur Daftar User sesuai dengan fungsi dan hak akses yang diberikan. Group User, mengatur Daftar Kelompok User. Grant User, mengatur Hak Akses kelompok user yang terhadap modul-modul sistem yang

dibuat. Ubah Password, untuk user yang bersangkutan.

Spesifikasi Teknis Sistem Informasi Manajemen Aset

1. Platform: Web Based (Open Source) 2. Web Server: Apache2 3. Pemrograman: PHP5 4. DBMS: MySQL 5. OS Server: Linux (Ubuntu/Mint/Open Suse/etc.) atau Windows Server 6. Pendukung: Code Igniter Framework, AJAX, jQuery, XML, CSS

Apa yang harus disiapkan? Dari pengalaman kami selama bertahun-tahun dalam menangani klien, ada beberapa saran yang dapat kami berikan demi mendukung efektifitas dan efisiensi implementasi Sistem Informasi Manajemen Aset ini, antara lain:

1. Hardware Requirements: KBN tidak perlu menyediakan/membeli Server dengan spesifikasi tinggi dan mahal, karena sistem ini pada dasarnya dapat berjalan pada PC biasa. Spesifikasi Server cukup disesuaikan dengan kebutuhan klien.

2. Software Requirements: Tidak Ada, karena Platform SIMAS ini bersifat Open Source. Software pendukung yang dibutuhkan sudah kami siapkan. Instalasi dan Konfigurasi Operating System/ Scripting Language/DBMS Server pada Server sudah termasuk paket pekerjaan kami.

3. Hosting atau Dedicated Server (Static IP Address): Klien yang sudah memiliki website, dapat memilih untuk 'meletakkan' sistem ini ke dalam hosting mereka, atau jika klien telah mempunyai server sendiri, maka sistem dapat diletakkan pada server tersebut. Hosting atau Dedicated Server ini akan memudahkan kami dalam maintenance sistem secara 'remote', sehingga jarak antara kami dengan klien tidak lagi menjadi penghambat dalam maintenance dan updating sistem. (note: Klien yang telah mempunyai Server sendiri, dapat meminta IP Static ke provider - contoh: bagi yang menggunakan koneksi internet Speedy, rata2 sudah mendapatkan gratis 1 IP Static, Anda dapat meminta ke pihak Telkom Speedy, atau Anda dapat membelinya dengan harga yang murah). URL Sistem nantinya dapat diakses melalui: sima.kbn.co.id atau simas.ipaddresskbn.co.id.

4. Person In Charge (PIC): Klien diharapkan memiliki PIC sehingga kami mempunyai jalur komunikasi yang cepat dan jelas, demi kelancaran dan suksesnya implementasi sistem ini.

5. Administrator & Operator Sistem: Klien diharapkan menunjuk (pada awal implementasi) Administrator dan Operator Sistem. Kami akan lebih banyak berkomunikasi dengan mereka dalam hal penyesuaian business process sistem hingga pada saat Pelatihan & Maintenance Sistem.

Summary Sistem Informasi Manajemen Aset Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMAS) berbasis Web, SIMAS yang kami rancang, sudah bersifat 'Generik', sehingga mudah untuk menyesuaikan dengan business process yang ada pada setiap Klien. Layanan 'After Sales' adalah salah satu fokus kami, karena implementasi sistem bukan hanya berfokus pada awal pekerjaan (instalasi), akan tetapi juga membutuhkan Pendampingan dan Maintenance agar sistem tersebut benar-benar dapat digunakan dan sesuai dengan kebutuhan Klien.

Timeline

Kegiatan Bulan Pertama Bulan Kedua

1 2 3 4 1 2 3 4

Konsep

Pengumpulan Bahan

Perancangan

Pembuatan

Testing

Implementasi

Anggaran Anggaran pembuatan Pembuatan Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMAS) PT. Kawasan Berikat Nusantara ini sangat tergantung dari kompleksitas data yang dimiliki. Untuk itu diperlukan analisa yang akurat, design, pengembangan, dan implementasi dari Sistem Informasi yang dibutuhkan. Pengembangkan SIMAS PT. Kawasan Berikat Nusantara dibutuhkan komponen anggaran sebagai berikut:

Analisa & Desain SIMAS

Pengumpulan data dan survey lokasi

Design & Pembuatan Sistem Database

Entry Data

Instalasi Aplikasi ke hosting di Sub Domain (misal: simas.kbn.co.id)

Pelatihan operator

Pembuatan Buku Panduan Anggaran yang dibutuhkan untuk membangun SIMAS PT. Kawasan Berikat Nusantara dari setiap tahap pengembangan yang dibutuhkan:

Rp. 935.000.000 (Sembilan Ratus Tiga Puluh Lima Juta Rupiah)

NB: Harga di atas sudah termasuk PPN 10% dan biaya perawatan dan maintenance selama 1 tahun, dan untuk tahun berikutnya biaya maintenance sebesar Rp. 35.000.000 (Tiga Puluh Lima Juta Rupiah).

Penutup Demikian proposal ini kami sampaikan atas perhatian dan kesempatannya kami ucapkan terima kasih. Kami sangat berharap bisa melakukan presentasi untuk dapat mengenalkan lebih jauh tentang software aplikasi Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMAS).

Hormat Kami, PT. Inti Multi Perkasa

Contact Person : Rahmat Putra, ST. MIT ( 0811 93000 49 0817 60000 49 )

PT. INTI MULTI PERKASA Jl. AM Sangaji No. 15 B4 Kel. Petojo Utara Kec. Gambir Jakarta Pusat Telp/fax : 021- 634 3220 Website : www.intimultiperkasa.com E-mail : info@intimultiperkasa.com CP : Rahmat Putra, ST, MIT (08119300049 - 08176000049