SISTEM INFORMASI ADMINITRASI SEKOLAH SMAN 1 NGLAMES

MADIUN MENGGUNAKAN JAVA

NASKAH PUBLIKASI

disusun oleh

Andik Widyatmoko

06.11.1272

kepada

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2013

INFORMATION SYSTEMS ADSMINITRASI SMAN 1 NGLAMES MADIUN

USING JAVA

SISTEM INFORMASI ADMINITRASI SEKOLAH SMAN 1 NGLAMES

MADIUN MENGGUNAKAN JAVA Andik Widyatmoko

Abas Ali Pangera

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Information Systems Adsminitrasi SMAN 1 Nglames Madiun using JAVA language. An information system in the form of data recording and processing of student, teacher or employee, and financial data. Data collection in high school adsminitrasi 1 Nglames Madiun still use manual data collection, resulting in less effective if in high school Adsminitrasi 1 Nglames Madiun.

Adsminitrasi system SMAN 1 Nglames Madiun using the Java language. This application is a desktop application that is connected to the database as a data storage medium.

Applications created using the Java programming language, the MySQL database server. With dibuatnaya adsminitrasi system can facilitate and make performance school activities become more safe, effective, and efficient Keywords: Information System, Adsminitrasi

1

1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kemajuan diberbagai bidang teknologi terutama kamajuan teknologi informasi dan

computer, mendorong munculnya berbagai inovasi baru dalam penyajianinformasi untuk

memenuhikebutuhan informasi.Dalam instasi pendidikan selalu membutuhkan system untuk

mengumpulkan , mengolah, menyimpan, melihat kembali , dan menyalurkan informasi.

Informasi merupakan salah satu sarana yang dapat membantu dalam kegiatan tersebut.

Hasil sistem informasi berdasarkan komputer akan mempunyai nilai lebih daripada sisitem

yang diolah secara manual.

Sistempengolahan data adsminitrasi Sekolah yang ada pada SMAN 1 Nglames

Madiun masih manual, tidak efisien dengan kata lain dengan adanya Sistem pengolahan

data dengan komputer, pengolahan data pada SMAN 1 Nglames Madiun dapat

menghasilakan informasi , cepat, tepat, akurat.

2 LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem

Konsep dasar sistem ada dua pendekatan yaitu penekanan pada prosedurnya dan

penekanan pada komponennya atau elemen.Pendekatan sistem yang menekankan pada

prosedur “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk

menyelesaikan suatu sasaran tertentu.“ 1

2.2 Pengertian Administrasi Sekolah

Administrasi keuangan dapat didefinisikan sebagai proses pengelolaan yang

melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan dan

pencapaian tujuan untuk kepentingan bersama. Sistem informasi administrasi sekolah

adalah sistem yang didisain untuk kepentingan pengolahan administrasi sekolah

2.3 Pemrograman Database

Definisi dari database adalah kumpulan dari beberapa data dalam jumlah banyak,

saling berhubungan dan mempunyai arti tertentu (Riyanto, 2003). Database secara global

terdiri dari kumpulan tabel yang berisi baris dan kolom. Tiap baris dan tabel mewakili satu

unit data yang disebut dengan record dan kolom di dalam tabel (disebut dengan field)

merupakan keterangan dari masingmasing record.

1 Jogiyanto HM.Analisis dan Disainsistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis (Yogyakarta. Andy offset. 1990). Hal 1-2

2

Pemrograman database merupakan kegiatan yang dilakukan untuk meningkatkan

kemudahan dalam melakukan manajemen dan akses ke sebuah database (Riyanto, 2003).

Pemrograman sebuah database banyak dilakukan dengan menggunakan bahasa yang

disebut dengan Structured Query Language (SQL). Selain SQL, pemrograman database

juga meliputi manipulasi objek-objek database, analisa query, dan juga interaksi database

dengan Open Database Connectivity (ODBC).

2.4 Perangkat lunak yang digunakan

2.4.1 Sistem Operasi

Dalam hal ini sistem operasi yang digunakan adalah sistem operasi Microsoft

Windows XP Professional Service Pack 3

2.4.2 JAVA

Java adalah bahasa yang dikembangkan oleh Sun dengan tujuan menciptakan

sebuah bahasa pemrograman yang dinamis dan berorientasi objek,dan dapat dijalankan

pada berbagai platform sistem operasi.

2.4.3 Netbeans

Netbeans adalah IDE (Integrated Development Enterprise) open source yang ditulis

sepenuhnya dengan pemograman bahasa Java. NetBeans 6,5 mendukung pengembangan

semua tipe aplikasi Desktop professional,enterprise, web, dan aplikasi mobile.

2.4.4 iReport

iReport adalah sebuah tool yang digunakan untuk membuat design laporan pada

JasperReports.

2.4.5 XAMPP

XAMPP adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas

program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis

dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl.

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Tinjauan Umum

3.1.1 Visi dan Misi

V I S I :

UNGGUL DALAM IPTEK, TANGGUH DALAM IMTAQ BERWAWASAN

LINGKUNGAN

M I S I :

1. Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara efektif sehingga setiap siswa

berkembang optimal sesuai profesi yang dimiliki.

3

2. Menumbuhkan penghayatan terhadap nilai agama, budaya dan hukum sehingga

menjadi sumber kearifan dalam bertindak.

3. Mendorong tumbuhnya semangat kualitas dan kompetisi yang sehat kepada seluruh

warga sekolah secaraa intensif.

3.1.3 Profil Sekolah

1. Nama Sekolah : SMAN 1 Nglames

2. Alamat : Jalan Raya Nglames Kab. Madiun

3. No. Telepon : 0351461150

4. Fax : 0351461150

3.2 Analisa Sistem

3.2.1 Analisis Pieces

Tujuan utama dari analisis sistem ini adalah untuk mengevaluasi dan menentukan

permasalahan yang dihadapi dalam hal sistem Administrasi Seekolah SMAN 1 Nglames.

Selanjutnya dapat dilakukan suatu analisis dengan menggunakan metode Analisis PIECES,

yaitu :

a. Performance (kinerja)

Tabel 3.1 Hasil Analisa Performance

Faktor Hasil Analisis

Troughput Informasi yang dibutuhkan tidak bisa segera ditampilkan karena harus

memilah dari banyak catatan dan arsip itupun tak luput dari kesalahan baca

atau hitung. Pencarian data siswa dan pencatatan pada kartu pembayaran

membutuhkan waktu kurang lebih 2 menit per siswa

Response

time

Banyak waktu terbuang saat harus menyajikan informasi yang diminta

karena banyaknya data yang harus dicari dalam bentuk catatan-catatan

buku dan arsip-arsip yang menumpuk.

b. Information (informasi)

Tabel 3.2 Hasil Analisa Information

Faktor Hasil Analisis

Akurat Terkadang masih ada kesalahan dalam proses penyajian informasi karena

masih dilakukan dengan sistem manual. Contohnya adalah rincian

pembayaran tidak disampaikan secara mendetil sehingga menimbulkan

kesalahan persepsi.

4

Relevan Informasi yang dihasilkan kurang sesuai relevansinya dengan kebutuhan

pengguna yang ada karena tidak adanya pembatasan akses. Dalam sistem

harus ada informasi yang tepat untuk para operator, informasi yang tepat

untuk kepala keuangan dan untuk siswa.

Tepat

Waktu

Sering terjadi keterlambatan dalam pencarian data untuk mendapatkan

informasi yang digunakan untuk mengambil keputusan, sehingga keputusan

yang diambil tidak sesuai dengan keadaan

c. Economy (ekonomi)

Tabel 3.3 Hasil Analisa Economy

Faktor Hasil Analisis

Biaya Masih banyak mengeluarkan biaya dalam pencatatannya yang menggunakan

sistem manual karena melakukan pencatatan banyak menggunakan kertas

d. Control (kontrol)

Tabel 3.4 Hasil Analisa Control

Faktor Hasil analisis

Kontrol

Sistem

Kontrol terhadap jumlah pembayaran tidak ada sehingga tidak dapat

diketahui sewaktu-waktu berapakah siswa yang telah membayar SPP

maupun yang belum membayar.

e. Effisiency (efisiensi)

Tabel 3.5 Hasil Analisa Effisiency

Faktor Hasil Analisis

Jumlah sumber daya

yang digunakan

1. Banyak kertas yang digunakan sebagai data atau dokumen.

2. Banyaknya orang yang mengurus pencatatan data transaksi

f. Service (servis)

Tabel 3.6 Hasil Analisa Service

Faktor Hasil Analisis

Proses

Pelayanan

Pelayanan terhadap siswa mengenai pembayaran yang ada

mengalami ketidaknyamanan karena mengakibatkan siswa terlambat

mengikuti jadwal pelajaran.

5

3.3 Perancangan Sistem

3.3.1 Sistem Flowchart (Bagan Alir)

6

Data Flow Diagram

7

Relasi Antar Tabel

Gambar 3.3 Relasi Antar Tabel

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi 4.1.1 Uji Coba Sistem

4.1.1.1 White Box Testing

Pengujian ini melihat dari tampilan yang menampilkan pesan error yang disebabkan

karena penggunaan variable, parameter atau bisa juga disebabkan kesalahan baris-baris query

yang tidak sesuai logika pemrograman

4.1.1.2 Black Box Testing

Pengujian ini memfokuskan pengecekan program pada permasalahan output dari

listing program.pada Sistem ini.

4.1.2 Manual Program

Aplikasi Sistem Adsminitrasi Sekolah ini di lengkapi menu Bantuan manual / Help.

Sehingga User dapat memanfaatkannya untuk menggunakan Aplikasi ini.

8

4.1.3 Manual Instalasi

Aplikasi ini adalah SIAS.msi, open, di teruskan mengikuti proses instalisasi sampai

selesai. Hasil Instalnya SIAS.exe. cari di halaman Desktop computer, atau di menu program.

Dumping database :

1. Buka web browser Anda dan ketikkan http://localhost/phpmyadmin/ Pastikan Web-

Server MySQL sudah terpasang di PC Anda.

2. Buat database bernama sia

3. Selanjutnya pilih tab Import, dan cari file sia.sql yang berada di folder installasi SIAS

(Program Files> javamo> SIAS).

4.1.4 Pemeliharaan Sistem

Untuk membuat sistem yang baik dan bebas dari masalah, maka perlu dilakukan

pemeliharaan sistem. Pemeliharaan pada sistem dalam hal ini adalah backup database,

Repair database

4.2 Pembahasan

4.2.1 Pembahasan Listing Program

Dengan cukup banyak kode program dalam pembuatan aplikasi Sistem Informasi

Adsminitrasi Sekolah , maka untuk memudahkan dalam menjelaskan pembahasan program

atau coding, akan membahas coding pada beberapa kelas saja

Kelas Main.java

Kelas DBConnection.java

package administrasi.connection;

import administrasi.gui.setting.DialogDatabase;

……………

public class DBConnection

{

private Connection connection;private String server;

private String database; private String username;private String password;

public DBConnection()

{

try {Class.forName("com.mysql.jdbc.Driver");

connect();

} catch (ClassNotFoundException ex) {

OptionPane.showErrorMessage(ex); }}

9

Kelas DBConnection.java ini merupakankelas yang mempunya untuk koneksi ke data base.

Disini koneksi penghubungnya berupa yang di berinama config.xml

4.2.2 Pembahasan Basis Data

Data Base dalam Sistem Adminitrsi Sekolah ini bernama sia. Di dalam database

terdiri dari 12 tabel yaitu: tahunajaran, identitassekolah, jabatan, kelas, siswa, pegawai, user,

detailsiswa, detailpegawai,masterpembayaran, pembayaran, alumni Beberapa listing

program yang digunakan dalam aplikasi ini yaitu;

Membuat Data base sia

CREATE TABLE IF NOT EXISTS `siswa` (

`idSiswa` int(10) NOT NULL,

`nama_siswa` varchar(50) NOT NULL,

`nisn` varchar(20) DEFAULT NULL,

`tempat_lahir` varchar(30) DEFAULT NULL,

……………………………………………….,

) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1;

try {

load();

String url = "jdbc:mysql://" + getServer() + "/" + getDatabase();

this.connection = DriverManager.getConnection(url, getUsername(),

getPassword());

} catch (SQLException ex) {

new DialogDatabase(null, true).setVisible(true);

OptionPane.showWarningMessage("Silakan restart program");

System.exit(0);

} } …………………………………….

} }…………………………………… }

10

4.2.3 Pembahasan Interface/ antarmuka program

Menu Utama

Menu File

1. Menu Login

Login merupakan syarat untuk dapat memanfaatkan program secara keseluruhan

2. Menu logout

Menu ini akan logout dari hak akses sebagai user, baik sebagai Admin maupun Operator

3. Menu Exit

Menu ini digunakan untuk keluar dari aplikasi

2. Menu User

Menu ini digunakan untuk menginputkanndata User, terdiri dari tambah data, ubah

data, hapus data, Cari data. Hanya Admin saja yang dapat mengakses form ini. Hak Akses

terdiri dari dua yaitu Admin dan operator

3. Menu Keterangan User

Menu inidigunakan untuk melihat dan mengubah data user yang sedang mengakses

sistem

4. Menu Tahun Ajaran

Menu ini digunakan untuk menginputkan data Tahun Ajaran , terdiri dari tambah

data, ubah data, hapus data, Cari data, dan mengaktifkan Tahun ajaran. Klik Aktif untuk

mengaktifkan Tahun Ajaran

5. Menu Database

Menu ini digenakan untuk mengatur Data base

Menu Master Data

1. Menu Kelas

Menu ini digunakan untuk menginputkan data Kelas, terdiri dari tambah data, ubah

data, hapus data, Cari data. Data wali kelas diambil dari data pegawai, jadi data pegawai

harus diisi terlebih dahulu

2. Menu Jabatan

Menu ini digunakan untuk menginputkan data Jabatan, terdiri dari tambah data, ubah

data, hapus data, Cari data.

Menu Data Siswa

1. Menu Siswa

Menu ini digunakan untuk menginputkan data Siswa, terdiri dari tambah data, ubah data,

hapus data, Cari.Klik button foto untuk mengambil data foto

11

Gambar 4.1 Menu Siswa

2. Menu Pembagian Kelas

Menu ini digunakan untuk menginputkan data Pembagian Kelas, terdiri dari tambah data,

hapus data, Cari.Klik Cari untuk menampilkan data siswa

3. Menu Detail Siswa

Menu ini digunakan untuk melihat data siswa ditahun yang aktif dan sudah

mempunyai kelas. terdiri dari lihat data detail siswa, cetak data siswa berdasarkan kelas,

cetak siswa berdasarkan individu siswa. klik tabel untuk menampilkan Data Detail Siswa

Menu Data Pegawai

1. Menu Pegawai

Menu ini digunakan untuk menginputkan data Pegawai, terdiri dari tambah data,

ubah data, hapus data, Cari.Klik button foto untuk mengambil data foto

2. Menu Jabatan Pegawai

Menu ini digunakan untuk menginputkan data Pembagian Jabatan, terdiri dari

tambah data, Ubah data, hapus data, Cari.Klik Cari untuk menampilkan data siswa

3. Menu Detail Pegawai

12

Menu ini digunakan untuk melihat data Pegawai ditahun yang aktif dan sudah

mempunyai Jabatan. terdiri dari lihat data detail siswa, cetak data Pegawai berdasarkan

Tahun Aktif, cetak Pegawai berdasarkan individu Pegawai. klik tabel untuk menampilkan

Data Detail Pegawai

Menu Data Pembayaran

1. Menu Master Pembayaran

Menu ini digunakan untuk menginputkan data Master Pembayaran, terdiri dari

tambah data, ubah data, hapus data, Cari. Menu ini digunakan untuk menentukan jumlah

pembayaran. pembayaran terdiri dari Pembayaran Angsuran, Pembayaran Bulanan,

Pembayaran Item.

2. Menu Pembayaran Angsuran

Menu ini digunakan untuk menginputkan data pembayaran secara mengangsur. Dilengkapi

dengan cetak kwitansi

Gambar Menu 4.2 Pembayaran Angsuran

3. Menu Pembayaran Bulanan

Menu ini digunakan untuk menginputkan data pembayaran bulanan. Dibayar 12 kali

sesuai dengan bulan pembayaran. Dilengkapi dengan cetak kwitansi

4. Menu Pembayaran Item

Menu ini digunakan untuk menginputkan data pembayaran dibayar sekali sesuai

dengan Item pembayaran. Dilengkapi dengan cetak kwitansi

13

5. Menu Laporan Data Pembayaran

Menu ini digunakan untuk melihat data dan mencetak. Berdasarkan jenis

pembayaran,nama pembayaran, tanggal pembayaran, keseluruhan Kelas ataupun perkelas,

dan individu Siswa

7 . Menu Data Mutasi

1. Menu Pindah Kelas

Menu ini digunakan menginputkan data pindah kelas. Pindah kelas berdasarkan

siswa,dan keseluruhan siswa di dalam satu kelas. Pilih kelas siswa yang di pindah dan

tujuan kelas siswa yang di tuju

2. Menu Naik Kelas

Menu ini digunakan menginputkan data Naik Kelas. Naik Kelas berdasarkan siswa,dan

keseluruhan siswa di dalam satu kelas. Pilih Tahun Ajaran , kelas siswa yang Naik Kelas dan

tujuan Tahun Ajaran , kelas siswa yang di tuju

3. Menu Alumni

Menu ini digunakan menginputkan data Alumni, dan Cetak data Alumni berdasarkan

Tahun ajaran. Pilih kelas siswa yang di pindah dan tujuan Tahun Ajaran yang di tuju, Isi

juga keterangan Alumni

8 . Menu Data Utilitas

1. Menu Backup Data Base

Menu ini digunakan untuk Backup Data Base. Klik menu Backup Data Base Pilh

Directori untuk menyimpan data base. Simpan dengan nama yang di inginkan

2. Menu Backup Data Base

Menu ini digunakan untuk Repair Data Base, tedieri dari Analizer Table, Check Table,

Optimize Table, Repair Table

9 . Menu Bantuan

1. Menu Bantuan manual

Menu ini berisi cara mengoperasikan Aplikasi Sistem Adsminitrasi Sekolah

2. Menu Tentang kami

Menu ini berisi profil yang membuat Aplikasi Sistem Adsminitrasi Sekolah

Menu Repport

Menu ini digunakan untuk melakukan proses rekap dan mecetak laporan Sistem

Adsminitrasi SMAN 1 Nglames Madiun . Hasil Reportnya sebagai berikut

1 . Laporan Data Siswa

1. Cetak Data diri Siswa

14

2 . Cetak Data Pegawai

1. Cetak Data Diri Pegawai

2. Cetak Semua Data Pegawai

3 . Cetak Data Alumni

1. Cetak Data diri Siswa Alumni

2. Cetak Data Semua Siswa Alumni

4. Cetak Kwitansi Pembayaran Angsuran

5. Cetak Kwitansi Pembayaran Bulanan

Gambar 4.2 Cetak Kwitansi Pembayaran Bulanan

6. Cetak Kwitansi Pembayaran Item

7. Cetak Pembayaran Siswa

5 Penutup

5.1 Kesimpulan

Dari uraian, penjelasan dan pembahasan materi pada bab-bab sebelumnya dan

dalam mengakhiri pembahasan “Analisis dan Perancangan Aplikasi Sistem Informasi

Adsminitrasi SMAN 1 Nglames Madiun” maka penyusun mengambil kesimpulan Berikut

kemudahan dan kelebihan yang didapatkan :

15

1. Proses pencatatan dan pengolahan data Siswa, data pegawai, data

Alumni,Pembayaran menjadi lebih cepat dan efisien.

2. Mampu menyajikan informasi yang lebih baik sehingga memudahkan dalam

pengambilan keputusan.

3. Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan, pencarian,

pembuatan laporan, sehingga laporan yang dihasilkan lebih tepat waktu, akurat dan

relevan sehingga keamanan pun terjamin.

5.2 Saran

Penulis menyadari bahwa Sistem Informasi Adsminitrasi SMAN 1 Nglames Madiun

ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis memberikan beberapa saran agar

sistem ini dapat dikembangkan sehingga lebih bermanfaat.maka penulis memberikan saran

sebagai berikut:

1. Sebaiknya diadakan pelatihan kepada beberapa staff untuk membantu

mengoperasikan Sistem

2. Sistem yang dihasilkan masih bisa dikembangkan lebih lanjut sehingga fitur-fitur

yang ada bisa dilengkapi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya fitur tunggakan

pembayaran, fitur RAPBS.

3. Sistem yang dikembangkan dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang sudah

atau akan dikembangkan, misalnya Sistem Presensi, Sistem Informasi Akademik,

dan lain-lain.

DAFTAR PUSTAKA

Al-Fatta, H. 2007 Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset.

Arief, M.Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transcact-

SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : C.V Andi Offset. Huda, Miftakhul. 2009. Membuat Aplikasi Rental Dengan Java dan MySQL. Jakarta:

PT Elex Media Komputindo.

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Disain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta. : Andi Offset Bima, I. 2003, Materi Pelatihan Java Swing.

http://projecttemplate.googlecode.com/files/swing-excerpt.pdf diakses 21 April 2013 http://www.bhinneka.com/search.aspx?Search=windows+xp diakses tanggal 28 Mei

2013.