Panduan Seting ODBC

19
Hal | 1 PANDUAN INSTALASI MESIN ABSENSI ONLINE Sistem Informasi eTKD Provinsi DKI Jakarta Versi 1.0

Transcript of Panduan Seting ODBC

Page 1: Panduan Seting ODBC

Hal | 1

 

PANDUAN INSTALASI MESIN ABSENSI ONLINE Sistem Informasi e‐TKD Provinsi DKI Jakarta Versi 1.0    

Page 2: Panduan Seting ODBC

Hal | 2

 

DAFTAR ISI 

A.  PENDAHULUAN ........................................................................................................................ 3 

B.  PENGATURAN DATABASE (ODBC) ........................................................................................... 4 

C.  MESIN ABSENSI ONLINE .......................................................................................................... 8 

1.  Mendaftarkan Mesin Absensi Anda ..................................................................................... 8 

2.  Mendata Lokasi Kerja Yang Dicakupi Oleh Mesin .............................................................. 11 

3.  Meregister Pegawai Yang Akan Absen Di Mesin ............................................................... 12 

4.  Mendownload Software Sinkronisasi Absen ..................................................................... 14 

5.  Menginstal Sofware Absensi Online .................................................................................. 16 

Page 3: Panduan Seting ODBC

Hal | 3

A. PENDAHULUAN Sebagaimana diamanatkan dalam pergub 215  tahun 2010  tentang Tunjangan Kinerja Daerah  (TKD)  di  Provinsi  DKI  Jakarta  terutama  dalam  hal  peningkatan  kedisiplinan kehadiran  (absensi)  pegawai  maka  dibangunlah  suatu  sistem  absensi  online  yang terintegrasi dengan web e‐ TKD yang beralamat di www.bkd.jakarta.go.id  Sejalan dengan hal  itu maka disusunlah manual  ini  yang akan memberikan panduan bagi  seluruh  SKPD/UKPD  yang  telah memiliki mesin  absensi  elektronik  untuk  dapat mengonlinekan  mesinnya  sehingga  bisa  terhubung  ke  web  e‐TKD  secara  realtime online. Panduan  ini berisi  langkah detail dan  juga contoh gambar halaman yang akan ditemui  oleh  pengguna  sehingga  diharapkan  akan  lebih memperjelas  langkah  yang dilakukan.  Adapun garis besar dari manual ini adalah : 1. Untuk  dapat  mengonlinekan  mesin  absensinya  terlebih  SKPD/UKPD  harus  mengatur 

database dikomputer absensinya agar dapat terbaca oleh aplikasi e‐TKD sesuai langkah di point B pada panduan ini 

2. Setelah  pengaturan  database  selesai  dilakukan  maka  SKPD/UKPD  dipersilahkan  untuk meregister online mesin absensinya untuk mendapatkan nomer  seri,  tipe model dan no identifikasi mesin  dari web  e‐TKD. Mesin  yang  akan  dionlinekan  bisa  lebih  dari  satu  di lokasi yang berbeda. Adapun langkah detailnya diterangkan di point C.1 pada panduan ini.  

3. Berikutnya  yang perlu dilakukan pendaftaran  lokasi  kerja  yang  akan dilingkupi oleh  tiap mesin  yang  akan online  tersebut. Pemetaan  lokasi  kerja  ini bertujuan agar data  absensi pegawai tidak salah masuk ke lokasi yang salah. Langkah detail dari hal ini dapat dilihat di poin C.2 

4. Setelah  mendaftarkan  mesin  dan  memetakan  lokasi  kerjanya  yang  perlu  dilakukan berikutnya  adalah  mendaftarkan  pegawai  yang  akan  absen  di mesin  tsb.  Hal  ini  akan menunjangn tingginya flexibiliatas absensi di lapangan, langkahnya diterangkan di poin C.3 

5. Setelah  semua  perihal  mesin  selesai  maka  baru  SKPD  dan  UKPD  dipersilahkan  untuk mendownload sofware sesuai merk/type yang didaftarkan yang dipandu di poin C.4 

6. Dan  langkah  terakahir  adalah  instalasi  sofware  yang  akan  secara otomatis mengirimkan data absensi pegawai dari database yang tercatat di mesin.  

 Buku  panduan  ini  merupakan  versi  1.0  yang  akan  terus  disempurnakan  di  versi berikutnya. Jika terdapat masukan, kritikan dan kekurang jelasan atau kesulitan dalam mengikuti  langkah  yang  diberikan  pada  buku  panduan  ini  kami  juga  menyertakan alamat  kontak  hotline  dukungan  teknis  TKD  pada  halaman  terakhir.  Silahkan  untuk anda  manfaatkan secara optimal  Terimakasih dan Selamat Bekerja   

Page 4: Panduan Seting ODBC

Hal | 4

B. PENGATURAN DATABASE (ODBC) Hal pertama  yang harus  anda  lakukan  sebelum melakukan  instalasi  software  adalah melakukan  pengaturan  cara  pembacaan  database  mesin  absen  elektoronik  di komputer  anda. Pengaturan  ini berfungsi  agar nantinya  software  absensi  yang  kami berikan dapat membaca database mesin absen elektronik anda dengan benar. Hal  ini disebut  sebagai  Pengaturan Open Data  Base  Connectivity  (ODBC).    Adapun  langkah untuk melakukan pengaturan ini : 

WINDOWS XP  WINDOWS VISTA 

Jika komputer absensi anda mengunakan Sistem Operasi Windows XP maka silahkan ikuti langkah dibawah ini : 

Jika komputer absensi anda menggunakan Sistem Operasi Windows Vista maka silahkan ikuti langkah dibawah ini :  

1. Masuk ke Control Panel > pilih Administrative Tools 

  

1. Masuk ke Control Panel > pilih Administrative Tools 

 

2. Silahkan klik  Data Source (ODBC)   

 

2. Silahkan klik Data Source (ODBC)   

 

Page 5: Panduan Seting ODBC

Hal | 5

WINDOWS XP  WINDOWS VISTA 

3. Pilih tab system DSN > Klik tombol Add  

  

3. Pilih tab system DSN > klik Tombol Add  

 

4. Jika database mesin absensi anda berbentuk micosoft access (.mdb) maka silahkan pilih Microsoft Access Driver (*.mdb, *.aacdb) selain itu silahkan sesuaikan dengan jenis database anda [lihat extension filenya (*.???)] >  selesai klik tombol Finish  

4. Jika database mesin absensi anda berbentuk micosoft access (.mdb) maka silahkan pilih Microsoft Access Driver (*.mdb, *.aacdb) selain itu silahkan sesuaikan dengan jenis database anda [lihat extension filenya (*.???)] >  selesai klik tombol Finish  

 

Page 6: Panduan Seting ODBC

Hal | 6

WINDOWS XP  WINDOWS VISTA 

5. Isikan Data Source Name : SyncAbsensi       Isikan Description : SinkronisasiAbsenTKD       Pilih tombol Select   

 

5. Isikan Data Source Name : SyncAbsensi       Isikan Description : SinkronisasiAbsenTKD       Pilih tombol Select   

 

6. Silahkan  arahkan  ke  letak  database  mesin absensi  anda  [biasanya  ada  di  C:\program files\nama  software  mesin]  >  Selesai  klik tombol OK  

 Jika  anda  tidak  mengetahui  letak  database anda  silahkan  anda  menghubungi  vendor penyedia mesin absen. Selain letak pastikan anda juga bisa membuka file database tersebut,  jika ternyata database tersebut  terkunci maka anda harus  tanyakan login name dan paswordnya 

6. Silahkan arahkan ke letak database mesin absensi anda [biasanya ada di C:\program files\nama software mesin] > Selesai klik tombol OK 

 

 Jika  anda  tidak  mengetahui  letak  database anda  silahkan  anda  menghubungi  vendor penyedia mesin absen.  Selain letak pastikan anda juga bisa membuka file database tersebut,  jika ternyata database tersebut  terkunci maka anda harus  tanyakan login name dan paswordnya 

   

Page 7: Panduan Seting ODBC

Hal | 7

WINDOWS XP  WINDOWS VISTA 7. Otomatis akan kembali ke tampilah ODBC 

namun dengan tulisan database telah terisikan [pastikan letak database sudah anda arahkan pada database yang benar]; Jika database absensi menggunakan pasword maka silahkan klik tombol Advanced  

7. Otomatis akan kembali ke tampilah ODBC namun dengan tulisan database telah terisikan [pastikan letak database sudah anda arahkan pada database yang benar]; Jika database absensi menggunakan pasword maka silahkan klik tombol Advanced  

  

8. Isikan Nama Pengguna (LoginName) dan Pasword database anda > Selesai klik tombol OK  

 

8. Isikan Nama Pengguna (LoginName) dan Pasword database anda > Selesai klik tombol OK  

  

Sampai tahap ini langkah pengaturan database (ODBC) di komputer anda telah selesai anda lakukan. Tahap berikutnya adalah silahkan anda untuk : 1. Mendaftarkan mesin absensi anda di web e‐ TKD 2. Mendaftarkan lokasi kerja yang tercakupi oleh mesin tersebut 3. Mendaftarkan pegawai yang akan absen di mesin tersebut Penjelasan detail langkah – langkah diatas dapat anda baca pada bab selanjutnya dari buku panduan ini 

Page 8: Panduan Seting ODBC

Hal | 8

C. MESIN ABSENSI ONLINE  1. Mendaftarkan Mesin Absensi Anda  

Sebelum anda memulai  langkah selanjutnya ada hal yang harus kami  jelaskan  terkait pendaftaran Mesin absensi  ini yakni pada bulan  sebelumnya  (Februari 2010) melalui website e‐TKD  kami  sudah meminta UKPD/SKPD untuk mendaftarkan mesin  absensi anda, dan dari hasil pendaftaran tersebut sudah berhasil mendata sekitar 2900 mesin absensi di tiap – tiap SKPD/UKPD. Namun anda perlu tahu bahwa pendaftaran tersebut hanya  bersifat  sensus  kesiapan  SKPD/UKPD  dalam  hal  pengadaan  mesin  absensi elektronik  sebagai  evaluasi persiapan penerapan  absen online per April  2010  sesuai dengan  amanat  Pergub  215  tahun  2010  tentang  TKD.  Sehingga  pada  saat  itu meski anda  sudah  mendaftarkan  mesin  anda  namun  absensi  anda  belum  dapat  online dengan e‐TKD Dan pada bulan maret 2010 ini kami meminta anda untuk mendaftarkan mesin absensi elektronik anda kembali, namun kali  ini bukan sebagai sensus namun sudah  langsung ke proses online kan mesin absensi elektronik anda satu persatu. Adapun untuk pendaftarannya adalah sebagai berikut  : 

 

NO  INSTRUKSI  CONTOH GAMBAR 

1.  Silahkan  arahkan  browser  anda  ke web  e‐TKD dengan  alamat  www.bkd.jakarta.go.id    > masukkan  ID  pengguna  dan  Pasword  anda kemudian klik Tombol Masuk 

2.  Pada  menu  utama  halaman  rekap  SKPD silahkan pilih menu Mesin Absensi 

Page 9: Panduan Seting ODBC

Hal | 9

3.  Jika mesin anda sudah pernah online dengan e‐ TKD  maka  anda  akan  dapat  melihat  daftar mesin  tsb.  Namun  bila  halaman  kosong  yang anda temui silahkan kilk tombol Register Mesin Absensi 

4.  Akan muncul form pendaftaran mesin absensi. Lokasi  Mesin  :  Sebutkan  nama  UKPD  anda; Lokasi Mesin  Absen; mesin  no  [bila  lebih  dari 1mesin] Contoh  :   Kel.Gambir –  JAKPUS;Gd. Kantor kel‐  Ruang TU; Mesin no.1   

5.  Tipe Mesin  :  Pastikan  tipe/merk mesin  ada  di daftar yang kami sediakan > silahkan pilih  JANGAN  LANJUTKAN  !!    Bila  tipe mesin  anda belum  ada  dalam  daftar  ini.  Kesalahan pemilihan  tipe  mesin  akan  berakibat  pada kegagalan  penarikan  data  absensi.  Mohon sabar  untuk  menunggu  pengumuman berikutnya  dari  kami  tentang  progress  tipe mesin yang sudah siap online ke e‐TKD   

6.  Identitas  personal  :  Jika  database  anda menggunakan NRK maka pilih 0, jika NIP pilih 1. Jika terdapat NIP dan NRK kami sarankan anda pilih 0 (NRK)  Untuk  mengetahui  identitas  personal  yang digunakan di mesin absensi anda silahkan buka database absensi di komputer dan silahkan cek apakah terdapat NIP atau NRK    

Page 10: Panduan Seting ODBC

Hal | 10

7.  Jika  data  mesin  sudah  lengkap  terisi  maka secara  otomatis  kami  akan  memproduksi nomer  seri  mesin.  Mohon  untuk  3  item penting ini anda catat : 

1. Nomer seri 2. Model Database 3. Identitas Personal 

Ketiga hal  tersebut nanti akan ditanyakan saat anda  menginstal  software  sinkronsisasi  absen dengan e‐TKD   

 

Page 11: Panduan Seting ODBC

Hal | 11

2. Mendata Lokasi Kerja Yang Dicakupi Oleh Mesin 

NO  INSTRUKSI  CONTOH GAMBAR 

8.  Setelah  mesin  terdaftar  maka  anda  diminta untuk memetakan lokasi kerja mana saja yang akan absen di mesin itu, untuk melakukannya > tekan tombol Register Lokasi Kerja  Lokasi Kerja  :   Pegawai dari UKPD apa saja yg akan  absen  dimesin  ini.  Satu  mesin  absensi boleh  lebih  dari  satu  lokasi  kerja.  Namun lokasi  kerja  hanya  bisa  jika  unit  tersebut merupakan UKPD.  Jika  bagian  dari UKPD  spt seksi sudin maka menginduk di UKPD (sudin)  

 

9.  Anda akan diminta untuk memilih lokasi kerja dari daftar yang kami telah sediakan. Satu lokasi kerja bisa didaftarkan di  lebih dari satu mesin > klik lokasi yang anda pilih  

  

10.  Setelah  lokasi dipilih maka  akan  tertera data lokasi  kerja  yang baru  saja  anda daftarkan  > setelah selesai klik tombol Register  

  

11.  Jika masih ada lokasi kerja yang akan dicakupi oleh mesin  absen  ini maka  silahkan  kembali lakukan  langkah  pendaftarlan  loakasi  kerja diatas.  Jika  tidak maka  anda  bisa melihat  list  lokasi kerja  yang  dapat  dicakupi  oleh  mesin  yang anda daftarkan. Lokasi  kerja  akan menentukan  bahwa  hanya pegawai  di  lokasi  kerja  yang  anda  daftarkan saja yang dapat melakukan sinkronisasi absen ke e‐TKD dari mesin tersebut 

 

Page 12: Panduan Seting ODBC

Hal | 12

3. Meregister Pegawai Yang Akan Absen Di Mesin 

NO  INSTRUKSI  CONTOH GAMBAR 

12.  Setelah  lokasi  diregister  maka  langkah berikutnya  adalah  mendaftarkan  pegawai yang  akan  absen  di  mesin  tersebut,  untuk melakukannya  silahkan  lik  tombol  Register Pegawai 

13.  Maka anda akan diminta untuk memasukkan NRK dari pegawai yang akan absen di mesin tersebut > kemudian klik register  Teruskan langkah diatas pada semua data pegawai yang harus absen di mesin ini  

14.  Sampai  setelah  semua  terdata  maka  data mesin absensi sudah siap. Mohon perhatikan : Jangan  sampai  anda  salah mengetikkan NRK pegawai yang anda daftarkan Jika  total  pegawai  dibagi  ke  2  atau  lebih mesin  absensi,  melalui  menu  ini  silahkan diatur  pegawai  mana  yang  akan  absen  di mesin 1 dan mana yang akan absen di mesin 2  Atau  jika  ada  pegawai  yang menumpang  ke dan atau dari mesin absensi ukpd  lain makan disinilah pengaturannya 

 

Page 13: Panduan Seting ODBC

Hal | 13

15.  Contoh  kasus:    Andi  Pegawai  seksi  sudin dukcapil yang berlokasi kerja di kecamatan A dengan mesin  absensi mandiri,  namun  Budi pegawai  seksi  sudin  yang    berlokasi  kerja  kecamatan B masih numpang mesin  absensi milik kecamatan. Solusi:  Operator  Sudin  Dukcapil mendaftarkan  mesin  mandiri  dengan  lokasi kerja di kecamatan A dan mendaftarkan Andi di mesin tersebut Sedangkan  untuk  Budi,  kasusnya  operator kecamatan  B    harus  mendaftarkan  mesin dengan  lokasi  kerja  sudin  dukcapil  terlebih dahulu, maka di daftar  sudin mesih  tersebut akan  muncul,  baru  kemudian  sudin  dapat mendaftarkan  si Budi ke mesin kecamatan B tersebut.  Catatan :  penentuan pegawai mana absen di mesin  mana  hanya  dapat  dilakukan  oleh UKPD  Lokasi  Jabatan dalam  kasus  ini  adalah sudin,  karena  ada  kemungkinan  pegawai tersebut dipindah2kan. 

 

Page 14: Panduan Seting ODBC

Hal | 14

4. Mendownload Software Sinkronisasi Absen 

NO  INSTRUKSI  CONTOH (GAMBAR) 

16  Setelah anda mendaftarkan semua pegawai maka  silahkan  untuk  mendownload software absensi  Sebelum  anda  download  periksa  kembali dan pastikan : Tipe  yang  anda  pilih  sudah  sesuai  dengan merk mesin absen anda Identitas  personal  (pilih  NIP  atau  NRK) sudah sesuai dengan yang digunakan dalam database anda Jika  anda  telah  yakin  maka  silahkan  klik tombol download software. Namun  bila  anda  tidak  yakin  dan  ingin mengedit  kembali  data  anda  silahkan  klik edit data. Software  yang  didownload  sangat bergantung  dari  data  mesin  absensi  yang anda  daftarkan.  Jadi  sebelum  anda download  pastikan  pendaftaran  anda semua  benar  agar  software  yang  ditarik tidak salah.  

 

17  Setelah  anda  klik  donwload  makan  akan muncul  jendela  dialog  dengan  pilihan tombol : Open, Save dan Cancel  Silahkan pilih Save (simpan) 

  

Page 15: Panduan Seting ODBC

Hal | 15

 

 

18  Tentukan  tempat  dimana  anda  akan menyimpan  downloadan  software  tesebut misalkan   di folder my document, nama file tidak anda ubah yakni Absensi Synchronizer  Kemudian pilih tombol save 

  

19  Sekarang  dari  windows  explorer  silahkan buka  lokasi  tempat  anda menyimpan  hasil download  tadi  (misal  di  My  Document) dengan  nama Absensi Synchronizer.zip File  ini  kami  kompres  ukurannya  (zip)  agar anda  dapat  lebih  lancar  dalam mendownload Sehingga  untuk  membuka  file  ini  harus  di dekompress (unzip) dulu, caranya : Klik kanan di file kemudian pilih extract hereMaka  selanjutnya  file  akan  terbuka  dan dapat anda cek dengan nama setup.exe 

 

Page 16: Panduan Seting ODBC

Hal | 16

 

5. Menginstal Sofware Absensi Online 

NO  INSTRUKSI  CONTOH (GAMBAR) 

20  Setelah  anda mendownload  dan membuka file  tersebut  maka  silahkan  untuk  klik  file setup.exe  

21  Maka akan muncul jendeal instalasi silahkan untuk klik Next 

22  Kemudian akan ada pertanyaan  lokasi anda menginstal  program  ini  silahkan  langsung klik next saja  Software  otomatis  akan  terinstal  di  lokasi defaultnya yakni di c:/Program Files/ 

Page 17: Panduan Seting ODBC

Hal | 17

23  Berikutnya  anda  diminta  untuk mengisikan beberapa data,  jangan bingung karena data – data  ini   ini sudah anda miliki di web saat anda mendaftark mesin absensi.   Silahkan  untuk  membuka  website  e‐TKD kembali dimenu mesin absensi 

24   Isikan di jendela instalasi berdasarkan informasi yang ada di website :  Serial Number = Nomer seri Database Model No. = Model database Person Identity Type No = Identitas Personal  Proxy Address = isikan hanya jika koneksi internet di kantor anda menggunakan proxy (tanya kepada petugas yang mengerti akan hal ini)

 

25  Setelah semua terisi silahkan klik NEXT 

26  Akan  muncul  jendela  konfirmasi  bahwa software  siap  untuk  diinstal..  silahkan  klik NEXT untuk memulai instalasi 

Page 18: Panduan Seting ODBC

Hal | 18

27  Selanjutnya  proses  instalasi  dimulai, ditandai dengan garis yang bergerak – gerak ke kanan  Mohon  sabar  menunggu  sampai  semua proses  selesai  dan  jangan  memencet apapun 

28  Jika  instalasi  sukses  maka  akan  muncul jendela konfirmasi Instalation Complete   Silahkan klik tombol Close untuk mengakhiri instalasi. Anda sudah selesai.  Silahkan  cek  status  mesin  absensi  anda pastikan statusnya online  (dengan catatan anda harus terhubung ke internet) 

 

29  Pada kasus tertentu pada saat instalasi akan muncul  jendela  permintaan  untuk menginstal .Net Framework Versi 2.0 Hal  ini  terjadi  karena  di  komputer  anda sofware  tersebut  belum  pernah  terinstal sedangkan  sofware  sinkronisasi  abseni  ini membutuhkan  adanya  .net  Framework  v.2 tesebut. Jika  anda  terhubung  dengan  internet silahkan klik yes maka secara otomatis akan dipandu  ke  link  download  software  dari microsoft Namun  bila  anda  tidak  bisa  terkoneksi dengan internet silahkan hubungi dukungan teknis TKD untuk dipandu perihal  software ini 

30  Untuk  anda  yang  berhasil  mendownload dari internet maka anda akan mendapatkan file dotnetfx35setup silahkan klik dan  instal software  tersebut  baru  kemudian  anda ulangi  lagi untuk menginstal  aplikasi mesin absensi online e‐ TKD kami  

Page 19: Panduan Seting ODBC

Hal | 19

JIKA TERDAPAT KESULITAN SILAHKAN MENGHUBUNGI : 

 

TIM DUKUNGAN TEKNIS e – TKD  Chatting Online  :  di link Dukungan Teknis  web www.bkd.jakarta.go.id 

Email     :  [email protected] 

Telp Hotline   :  021 ‐3822433 dan 021 – 3822533 

HP/SMS    :   0812 8179 9262