1

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KOS WISMA SARJANA

YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Candra Sumirna

06.12.1908

kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2014

2

THE BOARDING HOUSE ADMINISTRATION SYSTEM AT WISMA SARJANA YOGYAKARTA

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KOS WISMA SARJANA YOGYAKARTA

Candra Sumirna

Armadyah Amborowati Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSRACT

The development of science and technology especially in the field of information

technology is very rapid. The computer is located is one of the most important supporting factor for the smooth running of the activities of an institution. The role of the computer is so important as a means to generate information that is accurate and timely, especially in terms of data processing . In addition, to minimize computer problems or errors that appear in the presentation of information.

Computerized data processing are an excellent medium to achieve things like the above, because it has a high ability to achieve accuracy, speed and efficiency of the processes that support personnel. It's not all that computerization can be applied as effectively as possible, there are still many institutions (business entities) who have not made the data processing terkomputeriasi. As the author found in the Boarding House Administration System at Wisma Sarjana Yogyakarta.

Given this reality, the author tries to provide the perfect solution for optimal smoothness administration system, by developing existing information systems with the programming language Visual Basic 2010 and Microsoft SQL Server 2008.

Keywords : Technology , Data Processing , Solutions

1

1. Pendahuluan

Sebelum ditemukannya komputer orang menyimpan data tertulis dalam bentuk

kertas yang dimasukkan dalam suatu tempat dan kemudian diatur sedemikian rupa.

Pengaturan tersebut sering disebut sebagai metode pengarsipan atau metode

penyimpanan file. Penyimpanan data tersebut tentu saja rumit dan melelahkan.

Setelah ditemukan komputer pengarsipan data tertulis mulai dipindahkan

kedalam media penyimpanan komputer, sehingga data tertulis yang jumlahnya berlemari-

lemari dapat disimpan dalam media yang jauh lebih kecil misalnya compact disk. Sistem

penyimpanan dan pengolahan data tersebut sering disebut sebagai sistem database.

Kos Wisma Sarjana merupakan salah satu kos yang masih menggunakan cara

manual untuk pengolahan data tertulis dan metode pengarsipan sebagai penyimpanan

datanya.

Sejalan dengan perkembangan software pengolahan data, Kos Wisma Sarjana

sangat ingin mengembangkan potensi pemilik kos administrasinya didalam bidang

pengolahan data dengan menggunakan komputer untuk menghasilkan pelayanan

administrasi secara cepat, akurat dan terintegrasi.

a. Cepat

Pelayanan administrasi kos secara cepat dengan bantuan komputer

sebagai pengolah data.

b. Akurat

Dapat menghasilkan output yang benar dan bebas dari kesalahan sesuai

dengan data anak kos yang ada.

Pengembangan sistem pelayanan administrasi kos yang akan dibangun pada

Kos Wisma Sarjana antara lain :

1. Pengolahan pembayaran anak kos

2. Pelayanan Administrasi Pembuatan Surat Keterangan Kos

Pengembangan sistem informasi pelayanan administrasi kos berbasis local ini

lebih ditujukan untuk melakukan pengolahan data, penyimpanan serta proses pelayanan

administrasi Kos pada umumnya, yang pada akhirnya membantu dalam pembuatan

sistem administrasi Kos Wisma Sarjana

Untuk dapat mengembangkan sistem informasi pelayanan administrasi, penulis

selaku mahasiswa STMIK AMIKOM Yogyakarta, bermaksud melakukan penelitian di Kos

Wisma Sarjana dengan judul SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KOS WISMA

SARJANA YOGYAKARTA

2

2. Landasan Teori

2.1. System Development Life Cycle (SDLC)

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pengembangan sistem (SDLC) diperlukan untuk

menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara

keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada hal ini di karenakan adanya

permasalahan di sistem lama, pertumbuhan organisasi, meraih kesempatan, adanya

instruksi.

SDLC (Sistem Development Life Cycle) adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang

dilakukan oleh analis dan programmer dalam membangun sistem informasi. Langkah

yang digunakan meliputi :

1. Mensurvei dan menilai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi

2. Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan.

3. Menentukan permintaan pemakai sistem informasi.

4. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik.

5. Menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).

6. Merancang sistem informasi baru.

7. Membangun sistem informasi baru.

8. Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru.

9. Memelihara dan melakukan perbaikan sistem informasi baru bila diperlukan.

SDLC (Sistem Development Life Cycle) adalah keseluruahan proses dalam

membangun sistem melalui beberapa langkah.

Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada

referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah tersebut

adalah sebagai berikut :

a. Perencanaan sistem

Tujuan perencanaan sistem adalah untuk menentukan dan mendefinisikan

sistem informasi apa yang akan dikerjakan sehingga dapat memberikan keuntungan dan

nilai bagi kegiatan bisnis secara keseluruhan.

b. Analisis sistem

Analisi sistem dapat didefinisikan sebagai penguna dari suatu sistem yang utuh

kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan

mengevaluasi permasalahan-permasahan, hambatan-hambatan yang tejadi dan

kebutuhan-kebutuahn yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

3

Tahap ini merupakan tahap kritis dan peting karena pada tahap berikutnya. Langkah-

langkah dasar yang harus dilaksanakan oleh ananlis sistem yaitu :

1. Mengidentifikasikan masalah.

2. Memahami sistem dan membatasinya.

3. Alternative-alternatif apa saja ada untuk mencapai sasaran untuk dan untuk

memodifikasi atau mengubah sistem

a) Pilih salah satu dari alternatif yang telah diidentifikasi pada tahap

sebelumnya.

b) Implementsi alternatif yang dipilih.

c) Evalusi masalah dari perubahan yang kita buat dalam sistem.

c. Rancangan

Alternatif yang telah dipilih dalam langkah analis sistem merupakan dasar dari

rancangan sistem. Rancangan sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan

menyelesaikan apa yang harus diselesaikan. Tahap ini menyangkut konfigurasi dari

komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak sistem sehingga setelah

menginstalasi sistem akan benar-benar memuaskan spesifikasi sistem yang telah

ditetapkan pada akhir analis sistem.

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Tinjauan Umum

3.1.1 Gambaran Umum Wisma Sarjana

Kos ini didirikan pada tahun 2006 , kos ini berdiri di atas tanah seluas 500 meter

yang terdiri dari 3 gedung dan 10 kamar di setiap gedungmya. Kos-kosan ini terletak di

tengah-tengah 3 kampus besar yaitu UPN, YKPN dan STMIK Amikom Yogyakarta

sehingga sangat strategis sekali sebagai tempat usaha kos-kosan. Lebih tepatnya wisma

sarjana terletak di jalan Anumerta no 58 seturan Yogyakarta Pada awalnya kos wisma

sarjana hanya terdiri dari 10 kamar namun dengan semakin meningkatnya kebutuhan

akan tempat tinggal sementara bagi mahasiswa luar kota maka kos wisma sarjana

mengembangkan sayabnya menjadi 3 gedung dengan di setiap gedungnya terdiri dari 10

kamar.

Nama wiswa sarjana sendiri dimaksudkan untuk lebih mengakrabkan pihak

wisma kepada mahasiswa yang nantinya akan menjadi seorang wisudawan. Wisma

sarjana dimiliki oleh seorang yang berjiwa pengusaha yaitu M.Solikin. Beliau memiliki

banyak usaha salah satunya adalah wisma sarjana.

4

3.2 Analisis Sistem

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai “Penguraian dari suatu sistem

informasi yang utuh ke dalam bagian - bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan dan

hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat

diusulkan perbaikannya”.

Analisis sistem merupakan salah satu tahapan pada pengembangan sistem.

Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di

dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Tahap analisis

dilakukan setelah tahap perancangan sistem dan sebelum tahap desain sistem.

3.2.1 Identifikasi Masalah

Mengindentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan

dalam tahap analisis sistem, Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu

pertanyaan yang harus dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran

sistem tidak dapat diatasi,

Dari hasil penelitian yang telah dilakukan mengenai Sistem Informasi

Administrasi Wisma Sarjana Yogyakarta. Adapun permasalahan yang ada antara

lain:

a. Pencatatan transaksi pembayaran kos masih menggunakan cara

manual yaitu bendahara menulis semua transaksi pembayaran iuran

bulanan masih menggunakan buku dan alat tulis lainnya.

b. Keamanan data masih kurang karena sering terjadi kehilangan data

yang menyebabkan kesalahan pada saat penagihan iuran bulan

depan.

3.2.2 Analisis Kelemahan Sistem

Untuk menganalisa sistem yang lama dimaksudkan untuk menemukan

penyebab sebenarnya masalah yang terjadi sehingga sistem lama yang tidak

berfungsi. Permasalahan di sistem yang lama perlu ditemukan dan diperbaiki.

Jika sistem yang baru merupakan teknologi informasi maka perbaikan dari sistem

yang lama berupa perbaikan-perbaikan dalam bentuk informasi yang disediakan

oleh sistem yang baru. Supaya sistem yang baru berhasil, informasi yang

dihasilkan harus sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Menganalisis kebutuhan

informasi pemakai perlu dilakukan untuk menghasilkan informasi yang relevan.

Dengan ini, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan yang

5

berhubungan dengan analisis PIECES (Performances, Informations, Economics,

Control, Eficiency, Service)

1) Kinerja (Performances)

Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja

dalam suatu organisasi. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja

dapat diukur dari througput dan respons time. Througput adalah jumlah informasi

yang dihasilkan dalam kurung waktu tertentu. Respons time adalah waktu tunggu

antara informasi dengan tanggapan yang dihasilkan oleh sistem informasi.

Melihat kondisi dan situasi di lapangan, kinerja pemilik wisma sarjana

yogyakarta dalam menyusun data-data transaksi pembayaran menghabiskan

kurang lebih 15 menit waktu yang dibutuhkan, bahkan untuk mencari data- data

yang sudah lama bisa menghabiskan waktu lebih dari 15 menit. Itu disebabkan

karena sistem pembedaharan hanya menggunakan cara manual.

Tabel 3.1 Hasil Analisis Kinerja

Hasil Analisis Pada Sistem yang Lama

1. Pencatatan data-data penghuni memerlukan waktu yang agak lama itu

dikarenakan pencatatan masih menggunakan cara manual.

2. Dalam pencarian data penghuni kos yang sudah jatuh tempo

memerlukan waktu lama karena pihak wisma sarjana Yogyakarta harus

mencari data yang tersiman di arsip terlebih dahulu.

2) Informasi (Informations)

Informasi merupakan salah satu faktor yang penting, sebab informasi

merupakan titik awal untuk mengoreksi keadaan dalam organisasi. Pada wisma

sarjana yogyakarta terdapat sistem informasi yang kurang baik. Dari hasil

pengamatan diperoleh kelemahan pada sistem informasi yaitu:

Tabel 3.2 Hasil Analisis Informasi

Hasil Analisis Pada Sistem yang lama

a. Akurat: Ketepatan informasi masih kurang karena proses yang dilakukan

masih secara manual sehingga jika terjadi kesalahan harus dibenarkan

terlebih dahulu.

b. Tepat Waktu : Penyampaian informasi adminitrasi tidak bisa tepat waktu

karena proses pengolahan datanya yang membutuhkan waktu kurang

lebih 1 jam.

c. Relevan: Informasi administrasi yang disampaikan ada kalanya tidak

6

relevan karena ada kesalahan dalam pencatatan dan penyampaian

informasi.

3) Ekonomi (Economics)

Dari analisis ekonomi diperoleh kelemahan:

Tabel 3.3 Hasil Analisis Ekonomi

Hasil Analisis Pada Sistem yang lama

Biaya masih cenderung tinggi, karena biaya tersebut mencakup biaya copy

dokumen laporan, alat tulis, pembelian kertas dan tinta yang digunakan pada

saat pembuatan laporan administrasi.

4) Kendali (Control)

Adalah peningkatan terhadap pengendalian untuk mendektesi dan

memperbaiki kesalahan- kesalahan dan kecurangan- kecurangan yang terjadi.

Pengendalian atau kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan

keberadaanya untuk menghindari dan mendektesi sacara dini terhadap

penyalahgunaan dan kesalahan sistem serta menjamin keamanan data/informasi

yang ada. Dari pengamatan diperoleh kelemahan dalam kontrol antara lain:

Tabel 3.4 Hasil Analisis Kendali

Hasil Analisis Pada Sistem yang lama

a. Kontrol terhadap data transaksi pembayaran kos masih kurang, karena

pencatatan masih dengan cara manual yang dimungkinkan rentan

terhadap kesalahan pencatatan.

b. Penyimpanan laporan akademik juga belum rapi sehingga rentan

terhadap hilangnya data akademik.

5) Efisiensi (Eficiency)

Merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi, efisiensi berbeda

dengan ekonomis. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumberdaya

digunakan dengan pemborosan paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari

output dibagi dengan inputnya. Dengan melihat sistem yang telah ada, dapat

dinilai bahwa penggunaan sistem yang telah ada masih belum efisien.

Hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan diperoleh

kelemahan efisiensi yaitu:

7

Tabel 3.5 Hasil Analisis Efisiensi

Hasil Analisis Pada Sistem yang lama

a. Proses pencatatan tidak efisien dalam waktu dan tenaga.

b. Penggunaan waktu dan tenaga yang tidak efisien dapat berimbas pada

efisiensi biaya operasional.

6) Pelayanaan (Service)

Analisis pelayanan dilakukan untuk mengetahui apakah proses

pelayanan penyampaian informasi adminitrasi sudah berjalan dengan baik atau

belum. Peningkatan pelayanan diharapkan ada pada proses pencatatan dan

pencarian data penghuni kos yang sudah jatuh tempo pembayaran kos.

3.3 Perancangan Sistem

3.3.1 Perancangan Flowchart Sistem

Sistem flowchart merupakan bagan yang menunjukan apa yang

dikerjakan dalam sistem dan menjelaskan urutan prosedur-prosedur dalam

sistem tersebut.

Adapun sistem flowchart yang diusulkan sebagai berikut:

8

Pengguna

Input Data

Pengguna

Olah Data

Pengguna

Pengguna

Tampilan

Pengguna

Penghuni

Input Data

Penghuni

Olah Data

Penghuni

Penghuni

Tampilan

Penghuni

Pembayaran

Input Data

Pembayaran

Olah Data

Pembayaran

Pembayar

an

Tampilan

Pembayaran

Kamar

Input Data

Kamar

Olah Data

Kamar

Kamar

Tampilan

Kamar

Gedung

Input Data

Gedung

Olah Data

Gedung

Gedung

Tampilan

Gedung

Tanggungan

Input Data

Tanggungan

Olah Data

Tanggungan

Tanggung

an

Tampilan

Tanggungan

Pembayara

n Rinci

Input Data

Pembayaran

Rinci

Olah Data

Pembayaran

Rinci

Pembayar

an Rinci

Tampilan

Pembayaran

Rinci

Status

Input Data

Status

Olah Data

Status

Status

Tampilan

Status

Hak Akses

Input Data Hak

Akses

Olah Data Hak

Akses

Hak Akses

Tampilan

Hak Akses

Gambar 3.1 Flowchart Sistem yang di usulkan

9

3.3.2 Data Flow Diagram (DFD)

3.3.2.1 DFD Context

Operator

AdminSistem Informasi Administrasi

Wisma Sarjana

Data Penghuni

Data Pembayaran

Data Status

Data Pembayaran

Data Penghuni

Data Kamar

Data Gedung

Data Status

Data Tanggungan

Data Hak Akses

Data Penghuni

Data Pembayaran

Data Status

Data Pembayaran

Data Penghuni

Data Kamar

Data Gedung

Data Status

Data Tanggungan

Data Hak Akses

Gambar 3.2 DFD Context

10

3.3.2.2 DFD Level 1 Proses Admin

ADMIN

Olah Data Pengguna

Olah Data Tanggungan

Olah Data Pembayaran

Rinci

Olah Data Gedung

Olah Data Kamar

Olah Data Penghuni

Olah Data Pembayaran

DataPenggunaD1

Data Pembyran rinci

Data Penghuni

Data Kamar

Data Gedung

Data tanggungan

Data PembayaranD7

D6

D5

D4

D3

D2

Operator

Input Pengguna

InputPembyran Rinci

Input Penghuni

Input Kamar

Input

Gedung

Input tanggungan

Input Pembayaran

Data

Pengguna

Data

Pem Rin

Data

Penghuni

Data

Kamar

Data

Gedung

Data

tanggungan

Data

Pembayaran

Menyampaikan

Informasi

Output

Pengguna

Output

Pembyran rinci

Output

Penghuni

Output

Kamar

Output

Gedung

Output

tanggungan

Output

Pembayaran

Olah Data Status Data StatusD8Input Status Data Status Output Status

Olah Data Hak Akses Data Hak AksesD9Data

Hak AksesInput Hak Akses Output Hak Akses

Gambar 3.3 DFD Level 0 Proses Admin

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Manual Program

4.1.1 Form Pengguna

Apabila sub menu jenis ini di klik maka akan tampil form anak sebagai berikut:

11

Gambar 4.1 Form Pengguna

Nama Program : FormPengguna

Fungsi : Untuk menginputkan dan mengolah data pengguna.

yang akan disimpan dalam database.

4.1.2 Form Sub Menu Hak Akses

Gambar 4.2 Form Hak Akses

12

Nama Program : FormHakAkses

Fungsi : Untuk memberikan hak akses kepada pengguna untuk

membatasi kegiatan pengguna.

4.1.3 Form Menu Master Data

Pada halaman utama juga terdapat menu Master data. Menu master data ini dapat

diakses oleh pengguna yaitu pengguna yang berlevel admin. Dalam menu Master Data ini

terdapat 5 sub menu, yakni sub menu Kamar, sub menu gedung, sub menu tanggungan,

sub menu status dan sub menu penghuni terlihat seperti gambar dibawah ini.

Gambar 4.3 Menjalankan Menu Master Data

Masing-masing sub menu menghubungkan ke form anak yang berbeda-beda.

Pada form anak yang terdapat pada menu Master data ini memiliki lima menu utama,

yakni:

a. Menu Kamar

Menu ini berfungsi untuk mengarahkan ke form kamar.

b. Menu Gedung

Menu ini berfungsi untuk mengarahkan ke form gedung.

c. Menu Tanggunan

Menu ini berfungsi untuk mengarahkan ke form tanggungan.

d. Menu Status

Menu ini berfungsi untuk mengarahkan ke form status.

e. Menu Penghuni

Menu ini berfungsi untuk mengarahkan ke form penghuni.

13

4.1.4 Form Sub Menu Kamar

Apabila sub menu kamar ini di klik maka akan tampil form anak sebagai berikut:

Gambar 4.4 Form Kamar

4.1.5 Form Sub Menu Gedung

Apabila sub menu gedung ini di klik maka akan tampil form anak sebagai berikut:

Gambar 4.5 Form Gedung

Nama Program : FormGedung

Fungsi :Pada form gedung ini, pengguna dapat melakukan pengeditan,

penghapusan dan penambahan data gedung.

Skrip form gedung:

14

4.1.6 Sub Menu Tanggungan

Apabila sub menu tanggungan ini di klik maka akan tampil form anak sebagai

berikut:

Gambar 46 Form Tanggungan

4.1.7 Sub Menu Status

Apabila sub menu status ini di klik maka akan tampil form anak sebagai berikut:

Gambar 4.7 Form Status

Nama Program : FormStatus

Fungsi : Pada form status ini, pengguna dapat melakukan

pengeditan, penghapusan dan penambahan data status.

15

4.1.8 Sub Menu Penghuni

Apabila sub menu penghuni ini di klik maka akan tampil form anak sebagai

berikut:

Gambar 4.8 Form Penghuni

Nama Program : FormPenghuni

Fungsi : Pada form penghuni ini, pengguna dapat melakukan

pengeditan, penghapusan dan penambahan data penghuni.

4.1.9 Form Menu Pembayaran

Apabila sub menu pembayaran ini di klik maka akan tampil form anak sebagai

berikut:

Gambar 4.9Form Pembayaran

Nama Program : FormPembayaran

Fungsi : Pada form Pembayaran ini, pengguna dapat melakukan

16

Transaksi pembayaran dimana kode penghuni sudah secara otomatis

terinput di kode penghuni sehingga pengguna hanya mengisikan form

tanggungan.

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil setelah beberapa tahapan dalam menyelesaikan

“SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KOS WISMA SARJANA YOGYAKARTA” :

1. Sistem informasi administrasi yang diajukan penulis dapat membantu pihak

kos wisma Sarjana untuk meningkatkan kinerja administrasi sehingga

operasional menjadi lebih cepat.

2. Berdasarkan perancangan database pada sistem informasi administrasi

Wisma Sarjana terdapat 9 tabel.

3. Berdasarkan perancangan sistem dengan DFD terdapat 2 entitas yaitu admin

dan operator.

4. Sistem informasi administrasi yang diajukan penulis dapat meberikan informasi

yang akurat, cepat dan tepat sehingga dapat mengurangi kesalahan -

kesalahan manusia.

5.2 Saran

Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dibutuhkan sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi maka disarankan agar :

1. Sistem informasi tersebut dapat dikembangkan sebagai bahan penelitian

dimasa mendatang bila masih terdapat kekurangan pada sistem informasi

tersebut.

2. Dengan sistem pengolahan data yang baru, pemakai disarankan untuk

memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem agar dapat segera dicari

pemecahan masalahnya dan dapat segera diperbaiki kembali.

17

DAFTAR PUSTAKA Hartono, 1999. Analisis & Desain Sistem Informasi; Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto, HM.2003. Analisis dan Desain Sistem Informasi.Yogyakarta: Andi Offset Mahyuzri, 1989. Analisis dan Perancangan Sistem Pengolahan Data. Jakarta: Elex Media

Komputindo, Sadeli, M. 2012. Aplikasi Mini Market dengan Visual Basic 2010 untuk Orang Awam.

Palembang : Maxikom.