2.3.2.1 Sistem Pencatatan Dana Kas Kecil

Menurut Hadri (2008: 188), Ada dua sistem pencatatan kas kecil, yaitu:

1. Sistem ImprestSistem imprest kas kecil adalah mekanisme kas kecil dimana dana dipertahankan tetap. Pada awalnya dibentuk dana kas kecil dalam jumlah tertentu. Setiap ada pengeluaran akan dibuat bukti pengeluaran tetapi tidak dibuat jurnal. Jika jumlah kas kecil akan habis, maka akan dilakukan penggantian sejumlah dana yang telah dipakai. Pada saat penggantian akan dibuat jurnal terkait dengan pengeluaran tersebut mengurangi kas perusahaan.2. Sistem FluktuasiDalam sistem ini dana kas kecil tidak ditetapkan sejumlah tertentu sehingga saldonya bervariasi dari waktu ke waktu. Penggantian tidak didasarkan jumlah terpakai tetapi sering kali ditetapkan dalam jumlah tertentu. Misalnya, untuk pertama kali dibentuk dana kas kecil sebesar Rp 5.000.000. Setiap bulan ditambahkan dana sejumlah nilai yang sama tanpa memperhatikan jumlah dana yang terpakai. Akibatnya saldo kas kecil akan berubah- ubah.Dalam rangka pengendalian, sistem imprest lebih baik karena jumlah dana kas kecil akan terkontrol dan tidak akan terjadi penumpukan dana kas kecil dalam unit pembayar (kasir). Mekanisme pengendalian juga terjadi karena setiap penggantian akan dilakukan perhitungan dana kas kecil terpakai dan tersisa sehingga dapat memonitor pemakaian dan memastikan tidak ada uang yang hilang. Sedangkan untuk sistem fluktuasi jumlah dana di kasir tidak terkontrol dan jumlahnya dapat bertambah terus jika dana tidak terpakai.Contoh:

Pada awal Februari tahun 2006, Manajer Keuangan PT Mitra Lestari membentuk dana kas kecil yang akan digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran tunai yang tidak besar jumlahnya dan sering terjadi. Disepakati, dana kas kecil yang dibentuk sebesar Rp 1.500.000 akan diisi kembali pada tanggal 1 dan 16 setiap bulannya.Selama bulan Februari 2006, transaksi PT Mitra Lestari yang menggunakan kas kecil adalah sebagai berikut:

4/2/2006Pembelian materai dan perangko sebesar Rp 225.000

10/2/2006Membayar beban perbaikan kendaraan sebesar Rp 600.000

12/2/2006Membeli bensin, solar dan minyak sebesar Rp 275.000

17/2/2006Membayar beban perbaikan gedung kantor Rp 850.000

25/2/2006Membeli perlengkapan kantor sebesar Rp 450.000

Jurnal umum yang diperlukan berkaitan dengan penggunaan dana kas kecil tersebut, dengan metode imprest dan fluktuasi adalah sebagai berikut:

Tabel 2.4.1 Pencatatan Pengeluaran Metode Imprest dan Fluktuasi

TanggalImprestFluktuasi

2006

Feb1Kas Kecil 1.500.000

Kas 1.500.000(mencatat pembentukan kas kecil)Kas Kecil 1.500.000

Kas 1.500.000(mencatat pembentukan kas kecil)

4Beban materai

dan perangko 225.000

Kas kecil 225.000(mencatat pembelian perangko dan materai)

10Beban perbaikanKendaraan 600.000Kas kecil 600.000(mencatat beban reparasi kendaraan)

TanggalImprestFluktuasi

2006

12Beban bahan

Bakar 275.000

Kas kecil 275.000(mencatat pembelian bensin & solar)

16Macam-macam

beban 1.100.000

Kas 1.100.000(mencatat pengisian kembali kas kecil)

Kas Kecil 1.500.000

Kas 1.500.000(mencatat pengisian kembali kas kecil)

17Beban perbaikan

Gedung 850.000

Kas 850.000(mencatat beban perbaikan gedung)

25Perlengkapan

Kantor 450.000

Kas 450.000(mencatat pembelian perlengkapan kantor)

Mar1Macam-macam

beban 1.300.000

Kas 1.300.000(mencatat pengisian kembali kas kecil)

Kas Kecil 1.500.000

Kas 1.500.000(mencatat pengisian kembali kas kecil)

Seperti terlihat di dalam jurnal diatas, bahwa pada saat pembentukan kas kecil pertama kali, baik metode imprest maupun fluktuasi memiliki jurnal yang sama. Dimana rekening kas kecil di debet sebesar Rp 1.500.000 dan rekening Kas kredit dengan jumlah yang sama.Tetapi pada tanggal berikutnya, dimana kas kecil tersebut mulai dipergunakan untuk membayar berbagai keperluan perusahaan, metode imprest tidak menjurnal sama sekali, melainkan hanya mengumpulkan bukti-bukti transaksi. Sedangkan metode fluktuasi mencatat setiap transaksi pemakaian kas kecil satu persatu.Pada saat pengisian kembali kas kecil, yaitu pada tanggal 16 Februari, metode imprest mendebet rekening macam-macam beban sebesar total pengeluaran kas kecil selama dua minggu, yaitu sebesar Rp 1.100.000 dan mengkredit rekening Kas sebesar jumlah yang sama. Sedangkan metoode fluktuasi mendebet rekening kas kecil sebesar Rp 1.500.000 (yaitu sebesar pengisian pertama kali) dan mengkredit rekening kas sebesar jumlah yang sama. Perbedaan antara kedua sistem dapat dilihat pada tabel dibawah ini:Tabel 2.4.2 Perbedaan Pencatatan Metode imprest dan Metode Fluktuasi

TanggalKeteranganImprestFluktuasi

2006

Februari

1Pembentukan kas kecil1.500.0001.500.000

4Pembelian materai dan perangko(225.000)(225.000)

10Membayar beban

perbaikan kendaraan(600.000)(600.000)

12Membeli bensin, solar dan minyak(275.000)(275.000)

16Pengisian kembali kas kecil1.100.0001.500.000

17Membayar beban

perbaikan gedung kantor(850.000)(850.000)

25Membeli perlengkapan kantor(450.000)(450.000)

Maret

1Pengisian kembali kas kecil1.300.0001.500.000

Saldo1.500.0002.100.000

Demikian pula pada tanggal 1 Maret 2006, metode imprest akan mendebet rekening macam-macam beban sebesar Rp 1.300.000 (yaitu jumlah pengeluaran kas kecil selama dua minggu) dan mengkredit rekening kas dengan jumlah yang sama. sedangkan metode fluktuasi mendebet rekening kas kecil sebesar Rp 1.500.000 dan mengkredit rekening kas sebesar jumlah yang sama.Saldo kas kecil pada tanggal 1 Maret 2006, sesaat setelah pengisian kembali kas kecil akan terlihat berbeda, antara menggunakan metode imprest dengan metode fluktuasi, seperti terlihat di dalam daftar diatas.Jika digunakan metode imprest, saldo kas kecil pada saat itu sebesar Rp 1.500.000. Sedangkan jika digunakan metode fluktuasi saldo kas kecil sebesar Rp 2.100.000.Daftar Pustaka

Mulya, Hadri. 2008. Memahami Akuntansi Dasar; Pendekatan Teknik

Siklus Akuntansi, Jakarta: Mitra Wacana Media

Rudianto. 2009. Pengantar Akuntansi. Jakarta: Erlangga.

5