SISTEM AUDIT SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL PERGURUAN TINGGI
description
Transcript of SISTEM AUDIT SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL PERGURUAN TINGGI
Tahap Audit
• Audit Sistem: Audit terhadap kecukupan organisasi
penjaminan mutu dan dokumen mutu untuk memenuhi persyaratan standar sistem audit mutu.
• Audit Kinerja: Audit pada implementasi sistem
penjaminan mutu yang telah ditetapkan/dijanjikan: Pemenuhan terhadap standar mutu dan kepuasan pelanggan.
2
Metode Audit
• Desk Evaluation: Review dokumen, dilakukan di kantor oleh
masing-masing auditor.
• Visitasi: Wawancara dan observasi langsung, dilakukan
di tempat auditee
Audit sistem dan kinerja bisaAudit sistem dan kinerja bisa ddilakukan ilakukan ddengan engan ddesk esk eevaluationvaluation dan visitasi, atau dan visitasi, atau
bisa juga dilakukan bisa juga dilakukan hanya hanya di di ddesk esk eevaluationvaluation atau visitasi. atau visitasi.
3
A u d i t
Dilakukan Audit Internal: AIM = Audit Internal Mutu (dilakukan secara internal dua atau satu tahun sekali).Dilakukan Audit Eksternal:1.Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Dilakukan empat tahun sekali, sesuai masa habisnya akreditasi, khusus untuk UKPA.2.ISO (dilakukan dua atau satu tahun sekali oleh badan sertifikasi ISO, baik UKPA maupun UKPPA).
4
Kajiulang Dokumen dan
Persiapan checklist
Melaksanakan Audit Lapangan
LAPORAN AUDIT
PJM&SPI
Siklus Audit InternalSiklus Audit Internal Mutu Mutu (AIM)(AIM)Menentukan kebijakan AIM
REKTOR
Jadwal Audit(Visitasi)
11
22
33
44
55
6677
88
99
Menentukan kajiulang kebijakan 1010
Tim AuditTim Audit
Perencanaan Audit
Membentuk Tim Audit
Rapat Tim Audit
Tentukan Tujuan Audit
5
MEKANISME AIMMEKANISME AIM
6
REKTOR Menugaskan PJM-SPI
PJM-SPI menyusun Tim
AIM
SK Rektor tentang Tim AIM
Tim AIM melaksanakan
audit
Tim AIM melaporkan hasil audit ke Rektor melalui PJM-SPI
Permintaan Tindakan Koreksi
Dekan/ Ketua
Program
Kajur/KaPS untuk memperbaiki
Kinerja sesuai target indikator yang
dijanjikan
Berlanjut pada siklus berikutnya
1 2 3
4
5
6
7
8 9
Bagaimana Langkah Kita untuk Menjalankan Audit Internal Mutu (AIM) ?
1.Menyusun organisasi AIM. 2.Membuat dokumen audit. 3.Melakukan AIM.
(satu siklus penjaminan mutu)
7
1. Organisasi AIM
Audit internal mutu di bawah kendali Rektor.
Tim AIM dibentuk berdasarkan surat tugas Rektor dengan masa kerja satu periode audit.
Ketua, sekretaris dan anggota tim AIM harus memenuhi persyaratan standar kompetensi auditor.
8
2. Dokumen AUDIT2. Dokumen AUDIT
1. Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) 2. MP Penilaian Kinerja untuk UKPA 3. MP Penilaian Kinerja untuk UKPPA 4. Instruksi Kerja (IK) 5. Borang Kinerja Unv./Fak./Prog. 6. Borang Kinerja Jur./PS
9
3. Melakukan Audit Internal Mutu
Tahapan Audit:
1. Audit Sistem
2. Audit Kinerja
10
Auditor: seorang yang memiliki kualifikasi untuk menjalankan audit mutu.
Teraudit: suatu organisasi yang diaudit, disebut juga auditee.
Klien: seseorang atau organisasi yang meminta audit.
Temuan: pernyataan yang berisi fakta yang dicatat selama audit dan didukung dengan bukti-bukti obyektif.
Bukti-bukti obyektif: • Catatan/dokumen bersifat kualitatif ataupun
kuantitatif.• Pernyataan responden tentang: fakta mutu pelayanan,
eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem mutu. 11
PERISTILAHANPERISTILAHAN DALAM AUDITDALAM AUDIT
Tanggung Jawab Auditor
• Menyiapkan perencanaan audit• Membuat laporan audit
12
Tanggung Jawab Auditee
• Menginformasikan sasaran audit• Menginformasikan kepada auditor
aktivitas/proses dibawahnya• Menyediakan sumber daya untuk
kelancaran audit
(ISO 9001:2008)
13
KeTidakSesuaian atau Ketidakpatuhan
Tidak memenuhi persyaratan yang ditentukan
14
K T S
Observasi
Temuan yang menunjukkan ketidakcukupan terhadap persyaratan
yang memerlukan penyempurnaan
15
O B
Kriteria Kriteria KTSKTS KTS yang berpengaruh besar terhadap
mutu produk/pelayanan. KTS yang menyebabkan risiko kehilangan
konsumen. KTS yang mengancam sertifikasi atau
registrasi. KTS yang merupakan ancaman terhadap
kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi.
KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi mutu produk/pelayanan.
KTS yang mudah diralat. KTS yang tidak menghambat sertifikasi/
registrasi.16
Tidak tersedia prosedur terdokumentasi yang diperlukan untuk meninjau kontrak atau perancangan.
Laporan audit internal tentang kelemahan sistem dibiarkan tanpa adanya bukti tindak lanjut.
Sejumlah besar piranti pengukuran dan standar tidak dikalibrasi secara mutakhir.
Perubahan pokok prosedur/perencanaan yang dilakukan secara tidak resmi dan tanpa persetujuan.
17
Contoh Contoh KTSKTS
Instrumen yang tidak memuat tanggal kalibrasi.
Tindak lanjut yang masih dalam proses tetapi sudah termuat dalam laporan tindakan koreksi audit internal.
Catatan yang kurang lengkap dari kajiulang kontrak atau rancangan.
Ketidaklengkapan dokumentasi peningkatan pengalaman pelatihan.
18
Contoh Contoh KTSKTS
butuhbutuh
TINDAKAN KOREKSITINDAKAN KOREKSI
KetidaksesuaianKetidaksesuaian
19
Permintaan Tindakan KoreksiPermintaan Tindakan Koreksi
Permintaan perbaikan oleh manajemen kepada auditee atas
dasar laporan auditagar auditee memperbaiki KTS atau
penyebab KTS
20
P T KP T K
DefinisiDefinisi
Tindakan yang diambil untuk meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian, cacat, atau hal-hal lain yang tidak diinginkan, sehingga dapat mencegah pengulangan hal-hal di atas untuk mengarah pada peningkatan mutu secara berkelanjutan.
Tindakan KoreksiTindakan Koreksi
21
Tindakan KoreksiTindakan Koreksi
22
Mengidentifikasi akar masalah dari KTS. Menganalisis semua penyebab
terjadinya KTS. Memilih metode yang sesuai untuk
perbaikan dan mencegah pengulangan KTS.
Menerapkan langkah pengendalian. Mendokumentasi tindakan koreksi yang
dilaksanakan.
Tugas Auditor dalam hal KTSTugas Auditor dalam hal KTS Mengidentifikasi KTS (mengapa terdapat
ketidaksesuaian dengan standar yang diacu).
Menjelaskan KTS kepada auditee.
Menyepakati tanggal penyelesaian perbaikan KTS (biasanya tidak lebih 4 minggu setelah diaudit).
Tugas Tugas AAuditee dalam hal KTSuditee dalam hal KTS Memahami KTS secara rinci.
Menimbang seberapa berat KTS dan tanggal penyelesaiannya (lama/durasi penyelesaian).
Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan. 23
Distribusi Laporan AuditDistribusi Laporan Audit
Pimpinan puncak teraudit (Rektor, Dekan, Ketua Jurusan/Program Studi).
Auditor dan teraudit. Mereka yang bertanggung jawab atas
tindakan koreksi.
24
Kaji Ulang Manajemen Kaji Ulang Manajemen ((Management ReviewManagement Review))
► Melibatkan sistem mutu organisasi yang menunjukkan adanya kepemimpinan dan komitmen manajemen puncak (Pimpinan Universitas, Fakultas, Jurusan/PS, PJM dan SPI).
► Tujuan Kajiulang Manajemen: Memfokuskan pada kebijakan dan tujuan
manajemen puncak dalam sistem mutu. Mencari cara-cara untuk meningkatkan mutu. Mengkaji ulang komitmen terhadap sumber
daya dan fasilitas. Menilai efisiensi sistem mutu.
25