Sistem Akuntansi Pembelian

1

Anggota Kelompok :1.Rafles W.Tambunan 1150302001111262.Chaela 1150302001110573.Nunung Nofitasari 1150302131110064.Hamdani 1150302011110275.Ahmad Romadhani 1150302071110156.Arrizal A. 1150302071110257.Rendi

Bab 9. Sistem Akuntansi Pembelian

Sistem Akuntansi Pembeliana. deskripsi kegiatan

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perushaan untuk pengadaan barang yg diperlukan oleh perusahaan.Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi 2 : pembelian lokal & impor

b. fungsi yg terkait1. fungsi gudang2. fungsi pembelian3. fungsi penerimaan4. fungsi akuntansi

c. jaringan prosedur yg membentuk sistem1. prosedur permintaan pembelian2. prosedur permintaan penawaran harga & pemilihan pemasok3. prosedur order pembelian4. prosedur penerimaan barang5. prosedur pencatatan utang6. prosedur distribusi pembelian 2

Jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian

Penerimaan faktur dari pemasok(8)

Laporan penerimaan barang(7)

Permintaan pembelian(1) Fungsi

Pembelian Pemasok

Fungsi Akuntansi

Fungsi Gudang

Fungsi Penerimaan

Permintaan penawaran harga

(2)

Penawaran harga(3)

Order pembelian(4)

Penyimpanan barang(6)

Penerimaan barang dari pemasok(5)

d. informasi yg diperlukan oleh manajemen 1. jenis persediaan yg telah mencapai titik pemesanan kembali2. order pembelian yg telah dikirim kpd pemasok3. order pembelian yg telah dipenuhi oleh pemasok4. total saldo utang dagang pada tanggal tertentu5. saldo utang dagang kpd pemasok tertentu6. tambahan kuantitas & harga pokok persediaan dari pembelian 3

e. dokumen yg digunakan1. surat permintaan pembelian 4. laporan penerimaan barang2. surat permintaan penawaran harga 5. surat perubahan order3. surat order pembelian 6. bukti kas keluarf. catatan akuntansi yg digunakan1. register bukti kas keluar 3. kartu utang2. jurnal pembelian 4. kartu persediaan

g. unsur sistem pengendalian internOrganisasi

1. fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan2. fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi3. fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang4. transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian,

fungsi penerimaan, & fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yg dilaksanakan secara lengkap hanya oleh 1 fungsi tsb.

Sistem otorisasi & prosedur pencatatan

5. surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yg disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yg langsung pakai

6. surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yg lebih tinggi7. laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang8. bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yg lebih tinggi9. pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yg didukung dgn

surat order pembelian, laporan penerimaan barang, & faktur dari pemasok4

10. pencatatan ke dalam kartu utang & register bukti kas keluar (voucher register ) diotorisasi oleh fungsi akuntansi

Praktik yg sehat

11. surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi gudang

12. surat order pembelian bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi pembelian

13. laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi penerimaan

14. pemasok dipilh berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok

15. barang hanya diperiksa & diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian

16. fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yg diterima dari pemasok dgn cara menghitung & menginspeksi barang tsb & membandingkannya dgn tembusan surat order pembelian

17. terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, & ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tsb diproses untuk dibayar

18. catatan yg berfungsi sbg buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dgn rekening kontrol utang dalam buku besar

19. pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dgn syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai

20. bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok

5

h. bagan alir dokumen sistem akuntansi pembelian

Bagian Gudang

Mulai

Membuat surat permintaan pembelian

2Surat 1 permintaan pembelian

1

5

Pada saat reorder point

Surat 5 order pembelian

N

6

Laporan 6 penerimaan barang

Kartu gudang

T

6

PH

Bagian Pembelian

1

Membuat surat permintaan

penawaran harga

Surat 1 permintaan pembelian

Surat permintaan penawaran harga

Surat penawaran harga

Membuat perban-dingan harga

Perbandingan harga

2

2

Membuat surat order pembelian

SPHSPP

76

54

32

Surat order 1 pembelian

Diterima dari pemasok

Dikirim ke pemasok

3

Dikirim ke pemasok

4

5

TA

7

Laporan 1 penerimaan barang

8

Mencatat tgl penerimaan pada SOP lb 6 dan 7

Dari pemasok

Faktur

Memeriksa faktur

Faktur

9

SPP = Surat Permintaan PembelianSOP = Surat Order PembelianSPPH = Surat Permintaan Penawaran HargaSPH = Surat Penawaran HargaPH = Penawaran Harga

7

Faktur

Bagian Penerimaan

SOP 3

Dikirim ke Bagian Gudang bersamaan dgn barang

3

N

7

Dari pemasok

Surat pengantar

Memeriksa barang yg dikirim

Membuat laporan penerimaan barang

SOP

SOP 3

32

Laporan 1 penerimaan barang

6

Bagian Utang Bagian Kartu Persediaan

4 8 9

SOP 4 LPB 1 Faktur

Membandingkan faktur dari pemasok

dgn SOP & LPB

Membuat bukti kas keluar

LPB 1SOP 4

32

Bukti Kas 1 Keluar

Register bukti kas 10 T

Arsip bukti kas keluar yg belum dibayar

10

Bukti Kas 2 Keluar

Register bukti kas N

LPB = Laporan Penerimaan Barang

8

Sistem Akuntansi Pembelian Dalam Lingkungan Pengolahan Data Elektronik

Bagian Utang

Dari Bagian Pembelian 8

Mengisi batch transfer form

DP2

Bukti Kas 1 Keluar

1

T

T

FakturLPB

Surat order pembelian

Mengisi batch transfer form

Mengisi batch transfer form

1

DP2

BKK 1

Batch transfer form

BKK = Bukti as KeluarBTF = Batch Transfer Form

2

BTFBKK 1

Register bukti kas keluar

9

BKK 1

Batch transfer form

2

Batch input control

totals log

Log and control totals

3

5

BKK 1

Batch transfer form

Penyimpangan & control totals

Register bukti kas keluar

8

6 7

Control totals

Register cek

RA 1

Cek

Ke Bagian Kasa

3

BKK 1

Batch transfer form

Arsip transaksi

pembelian

Terminal

54

10

Operator Komputer

Arsip transaksi pembelian

Penyimpangan & Control Totals

4

Run 1

Sort and Edit

Arsip transaksi penjualan

Run 2

Membuat register bukti kas keluar & update arsip induk

Arsip induk utang

(updated)

Arsip induk utang

(updated)

Arsip induk persediaan

Arsip induk persediaan (updated)

Penyimpangan & Control Totals

Register bukti kas keluar

6

Arsip induk utang

(updated)

Run 3

Baca & sortasi

Arsip BKK yg akan dibayar

Control Totals

Run 4

Membuat cek & register cek

Arsip induk utang

(updated)

7

Control Totals

Register cek

RA 2

Cek 1

11