Perancangan Sistem Informasi Pembelian Dan Penjualan · PDF filebeberapa permasalahan utama...

Volume 10 No. 2, Nopember 2013 : 68-89

68

Perancangan Sistem Informasi Pembelian Dan Penjualan Pada Bengkel Ishfa

Motor

Oleh :

Ifan Wicaksana [email protected]

Abstrak

Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan pada Bengkel Ishfa Motor masihmenggunakan sistem manual. Hal tersebut menjadi permasalahan utama sehingga seringterjadi kesalahan terutama dalam aktivitas kerja seperti pencatatan data, penghitungan,pengecekan data dan laporan-laporan. Sistem manual juga menyebabkan proses kerjamenjadi tidak praktis dan tidak efisien.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka dibutuhkan suatu sistem baru untukdapat mengganti sistem yang dipakai saat ini yaitu mengubah sistem manual menjadisistem komputerisasi. Perancangan dan pembuatan sistem informasi pembelian danpenjualan yang baru membuat suatu program aplikasi menggunakan Borland Delphidan My SQL untuk databasenya. Hal lain yang juga perlu dilakukan dalam merancangsistem yang baru adalah merancang Data Flow Diagram dan Entity RelationshipDiagram.

Hasil dari pembuatan program ini adalah mengotomatisasi pendataan dalam prosespenjualan dan pembelian yang dalam sistem yang lama masih menggunakan pendataanmanual. Program juga dapat menghasilkan laporan yang diantaranya laporan penjualan,laporan pembelian dan laporan persediaan. Tujuan dari aplikasi ini adalah untukmeningkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaan.

Kata Kunci : Penjualan, Pembelian, Persediaan

Abstract

Sales and Purchase Information System, in Bengkel Ishfa Motor currently still usingmanual systems. It is a fundamental problem that often goes wrong, especially in workactivities such as data recording, counting, checking data and reports. Manual systemalso causes the work process becomes cumbersome and inefficient.

To overcome these problems, it needed a new system to be able to replace the systemused today is changing the manual system into a computerized system. Design andmanufacturing purchase and sales information systems to make an application programusing Borland Delphi and My SQL to the database. Another thing that also needs to bedone in designing the new system is designed the Data Flow Diagram and EntityDiagram Relatioonship.

Perancangan Sistem Informasi Pembelian Dan Penjualan Pada Bengkel Ishfa Motor

69

Results from the making of this program is to automate data collection in the salesprocess, and purchasing process which in the old system still uses manual datacollection. The program can also generate reports including sales reports, purchasingreports and stock reports. The purpose of this application is to improve the effectivenessand efficiency of enterprises.

Keywords: Sales, Purchasing, Stock

1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Perkembangan dunia Information Technology (IT) akhir-akhir ini semakin pesat.Perkembangan tersebut membawa dampak yang besar di berbagai aspek kehidupan. Dampaknyata ditengah maraknya perkembangan teknologi informasi pada saat ini adalah penggunaankomputer yang merupakan salah satu teknologi informasi yang sering kita jumpai dandigunakan dalam kegiatan sehari-hari, baik itu pada suatu instansi pemerintahan, perusahaan,perkantoran, yayasan dan lain-lain. Teknologi komputer digunakan dalam rangka untukmenghemat waktu agar lebih efisiensi pada berbagai rutinitas pekerjaan sehari-hari danmenghasilkan informasi yang diharapkan.

Pemakaian teknologi komputer untuk mendukung aktivitas perusahaan harus didukungpula oleh data-data yang akurat sehingga akan menghasilkan informasi yang bermanfaat, cepat,tepat dan sesuai kebutuhan serta berkualitas dimana hal ini juga harus didukung pula olehsumberdaya manusia yang berkualitas serta sofware dan hardware yang mendukung secaraoptimal.

Bengkel Ishfa Motor adalah sebuah Bengkel yang bergerak dalam bidang penjualan danjasa. Antara lain melayani penjualan sparepart dan pelayanan jasa service kendaraan. Saat iniBengkel tersebut merupakan Bengkel yang cukup berkembang di Sukabumi, terutama dalampenjualan sparepart dan pelayanan jasa service, karena kualitas sparepart dan kepuasan jasaservice yang diberikan kepada masyarakat dapat diandalkan.

Seiring dengan perkembangan yang terjadi maka Bengkel Ishfa Motor memerlukansistem informasi pembelian dan penjualan agar aktivitas penjualan berjalan dengan baik danlancar. Informasi yang dihasilkan dapat digunakan dalam pengambilan keputusan yangmenjadikan bengkel ini dapat bertahan dalam menghadapi persaingan yang sangat ketat. Sistemyang berjalan pada Bengkel Ishfa Motor masih kurang mendukung keakuratan dan kecepatanketersediaan informasi dalam hal persediaan, penjualan dan pembelian, karena masih memakaisistem manual dalam hal pembukuan persediaan, pembelian dan penjualan, pemakaian sistemmanual menjadikan aktivitas penjualan tidak terkoordinasi secara benar, penerapan sistemmanual selama ini mempunyai banyak kelemahan-kelemahan seperti :

1. Data-data yang berasal dari hasil transaksi belum terorganisasi dengan baik menyebabkankemungkinan untuk kehilangan data sangatlah besar, sehingga pada saat dibutuhkan akansulit dalam penyediaannya datanya.

2. Terkadang timbul masalah yang dikarenakan adanya kesalahan dalam pemasukan datayang nantinya akan sulit untuk terlacak karena banyaknya data-data yang harus dicatatpada dokumen yang disediakan oleh perusahaan.


70

3. Dikarenakan pemrosesan data-data masih secara manual maka kemungkinan kesalahandari pemrosesan data sangatlah besar sehingga terkadang timbul perbedaan antarainformasi yang ada pada dokumen persediaan dengan stok aktual persediaan.

4. Dikarenakan pemrosesan data-data masih secara manual maka pemrosesan data-datatersebut membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga menimbulkan penumpukandata-data yang harus diproses lebih lanjut, sehingga menghambat seluruh kegiatan dalamhal penjualan.

5. Kontrol atas kemungkinan kecurangan-kecurangan sangatlah kurang karenaketidakpastian deskripsi pekerjaan. Ketidakpastian deskripsi pekerjaan menyebabkankekacauan atas pendokumentasian dokumen-dokumen yang diperlukan.

Oleh karena itu, perlu dilakukan prancangan sistem informasi pembelian danpenjualan pada Bengkel Ishfa Motor dan dengan adanya sistem ini maka diharapkan akan dapatmemperbaiki masalah-masalah yang sering timbul dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan yangmasih dilaksanakan secara manual dan dapat pula meningkatkan keefektifitasan dan efisiensidalam hal proses pembelian maupun penjualan.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, maka dapat dapat disimpulkanbeberapa permasalahan utama dalam perancangan sistem informasi pembelian dan penjualan,yaitu:1. Bagaimana merancang dan membangun suatu sistem informasi pembelian dan penjualan

yang sebelumnya dilakukan secara manual.2. Bagaimana kualitas sistem dalam hal menginput, kecepatan dalam memproses serta

menghasilkan informasi/laporan yang berguna bagi user, berkualitas, tepat waktu dandapat diandalkan yang nantinya akan digunakan dalam hal pengambilan keputusan.

1.3 Kegunaan

Adapun kegunaan perancangan yang dilakukan adalah untuk membantu perusahaandalam keakuratan pengelolaan transaksi meliputi penjualan dan pembelian untuk menghasilkanoutput/laporan-laporan diantaranya faktur penjualan, laporan penjualan, laporan pembelian,laporan penerimaan kas, bukti kas masuk, bukti kas keluar, data pemasok, dan data pelangganyang tepat waktu, akurat, dapat diandalkan dan sesuai apa yang diinginkan oleh pengguna.

2. Tinjauan Pustaka

2.1 Konsep Dasar Sistem

Agar mengetahui lebih dalam mengenai sistem yang akan dirancang alangkah baiknyakita mengetahui pengertian sistem dari beberapa sumber. Berikut ini Pengertian sistem menurutJogiyanto Hartono adalah sebagai berikut:

“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikansuatu sasaran tertentu.”

( 2005 : 1)Sedangkan pengertian sistem menurut James A. Hall adalah sebagai berikut:


71

“ Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang salingberhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.”

(2007:6)Sedangkan pengertian sistem menurut Azhar Susanto yaitu :

“ Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik fisikataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secaraharmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. ”

(2007:24)Maka dari pengertian sistem diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah merupakan

kumpulan/group dari bagian/komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungansatu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.2 Konsep Dasar InformasiInformasi merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan, karena informasi

merupakan sumber yang digunakan manajemen dalam hal pengambilan keputusan. Jikainformasi yang dihasilkan oleh sistem buruk maka akan berdampak buruk bagi kelangsunganhidup perusahaan tersebut. Pengertian informasi menurut Jogiyanto Hartono adalah sebagaiberikut:“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagiyang menerimanya.”

(2005:8)2.3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Adapun pengertian sistem informasi akuntansi (SIA) menurut Azhar Susanto Adalah:“Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan (integrasi) dari sub-sub sistem/komponen baikfisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secaraharmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan dan menjadiinformasi keuangan.”

(2007:83)Sedangkan pengertian sistem informasi akuntansi yang dikemukakan oleh Jogiyanto H.

M adalah sebagai berikut :“Sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan,mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi keputusandengan orientasi financial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalamperusahaan”.

(2005:17)Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengertian sistem informasi

akuntansi adalah kumpulan dari komponen baik fisik maupun non fisik dalam organisasi yangsaling berhubungan yang bekerja sama secara harmonis untuk mengolah data transaksi yangberkaitan dengan keuangan dan menjadi informasi keuangan serta mengkomunikasikannyakepada pihak-pihak luar maupun di dalam perusahaan.

2.4 Analisis dan Perancangan Sistem

Analisis dan perancangan sisten dilakukan dalam rangka memudahkan dalampemahaman mengenai segala proses dan aliran data yang terjadi dalam sistem yang akanberjalan.

Menurut Jogiyanto Hartono Analisis sistem yaitu :“Merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagiankomponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi


72

permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadidan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.”

(2005:129)Perancangan terhadap aliran/proses data informasi harus dilengkapi dengan alat bantu

berupa : Bagan alir (Flowchart), Diagram konteks (Context Diagram), Data Flow Diagram(DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD). Alat bantu tersebut dibuat dan digunakanuntuk memodelkan aliran data dan informasi tersebut agar dapat memahami segala proses yangakan dirancang dan dikembangkan.

2.5 Metode Life CycleDalam proses pengembangan sistem setidaknya melewati beberapa tahapan dari mulai

perencanaan sampai sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi sistemyang sudah dikembangkan masih timbul permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasidalam tahapan pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untukmengatasinya dengan cara kembali ke tahapan perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengansiklus hidup suatu sistem (system life cycle).

Menurut Jogiyanto Hartono pengertian proses daur atau siklus hidup sistem (system lifecycle) adalah sebagai berikut:

“Daur atau siklus hidup dari pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yangdigunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapantersebut dalam proses pengembangannya.”

(2005 :41)Adapun siklus hidup pengembangan sistem dengan langkah-langkah utamanya yang

akan penulis gunakan dapat di lihat pada gambar berikut ini :

Gambar 2.1 Siklus hidup pengembangan sistem

Dari gambar siklus hidup informasi di atas, maka dapat dijelaskan sebagai berikut :1. Kebijakan dan perencanaan sistem merupakan tahapan awal pada saat pengembangan dan

perancangan sistem agar maksud dan tujuan sistem jelas sasarannya.2. Analisis sistem merupakan tahapan kedua yang mendefinisikan identifikasi kebutuhan

dari sistem, identifikasi kebutuhan dari informasi, penelitian terhadap sistem yang sudahada, analisis dari temuan penelitian.


73

3. Desain sistem secara umum merupakan tahapan ketiga yang bertujuan untuk memberikangambaran secara umum kapada user mengenai desain keluaran, desain masukan, desainfile, desain program, desain prosedur dan desain pengolahan sistem.

4. Desain sistem secara terinci merupakan tahapan keempat dimana mendefinisikan kembalisubsistem-subsistem dengan lebih terperinci.

5. Seleksi sistem merupakan tahapan kelima dimana tahap ini merupakan tahap untukpenyeleksian perangkat keras maupun perangkat lunak dalam perancangan sistem.

6. Implementasi sistem merupakan tahapan keenam dimana penginstalan terhadap perangkatlunak dilakukan agar sitem yang dibuat dapat diterapkan dan digunakan oleh user utnukdilakukan pengetesan terlebih dahulu.

7. Perawatan sistem merupakan tahapan terakhir dimana pada tahap ini merupakan tidaklanjut dari implementasi sistem yang diterapkan dan digunakan dengan cara merawatsistem dengan baik dan benar sehingga sistem akan terus dapat digunakan dan berjalandengan baik.

2.6 Flowchart / Flow Map (Diagram Alir Dokumen)Flowchart merupakan gambaran dan alat bantu dalam perancangan sistem dimana

didalamnya menerangkan prosedur / pemrosesan data baik secara manual maupun komputer.Menurut James A. Hall pengertian diagram flowchart adalah:

“Flowchart adalah representasi grafikal dari sebuah system yang menjelaskan relasi fisikdiantara entitas-entitas kuncinya. Flowchart dapat digunakakn untuk menyajikan kegiatanmanual, kegiatan pemrosesan computer, atau keduanya.”

(2007 : 69)

Tabel 2.1 Alur Data (Flowchart)

Simbol Keterangan

Menunjukan Dokumen input/output baik untuk

proses manual, mekanik atau komputer

Menunjukan Pekerjaan manual

Proses

Penyimpanan (Data Store)

Input Manual

Display


74

Aliran Data

(Sumber : Jogiyanto Hartono, 2005 : 795)

2.7 Diagram KonteksDiagram konteks menggambarkan hubungan antara sistem dan entitas/ bagian yang

berkaitan langsung dengan sistem. Pengertian diagram konteks menurut Yourdon adalahsebagai berikut:

“Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan hubungan sistem denganlingkungan luar sehingga akan diketahui tentang entitas yang terlibat beserta aliran datayang masuk dan keluar sistem.”

(1999 : 339)2.8 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) merupakan penjabaran dari proses sistem yang beradadalam diagram konteks, dimana didalamnnya terdapat beberapa proses yang saling berkaitansatu sama lain disertai dengan aliran datanya. Menurut Yourdon, definisi dari diagram alirandata (DFD) adalah sebagai berikut:“Diagram Aliran Data berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem sebagai suatu jaringan dariproses-proses yang terjadi dalam sistem tersebut dengan disertai data yang mengalir ke setiapproses yang dilakukan”.

(1999 : 352)

Terdapat empat komponen penting dalam DFD. Menurut Yourdon Keempat komponenpenting tersebut meliputi proses, data flow, data store dan terminator (entitas luar).

“a. Proses

Proses dalam Data Flow Diagram digambarkan dengan sebuahlingkaran. Proses menunjukkan bagian sistem yang mentransformasisebuah atau beberapa input menjadi output. Penamaan sebuah prosesdapat berupa sebuah kata, frase atau sebuah kalimat sederhana yangmenjelaskan nama proses itu sendiri.

b. Terminator

Terminator digambarkan dengan sebuah kotak persegi panjang.Terminator menunjukkan entitas luar yang berhubungan dengansistem. Sebuah terminator dapat berupa orang, sekumpulan orangatau departemen dalam perusahaan atau organisasi yang sama tetapiberada di luar sistem yang dimodelkan.

c. Flow (Aliran)

Aliran Data digambarkan dengan sebuah panah yang keluar ataumenuju sebuah proses. Flow digunakan untuk menunjukkan alirandata atau item data dari suatu bagian ke bagian lainnya. Flow diberinama untuk menunjukkan data yang mengalir melalui flow tersebut.

d. Store (Penyimpanan)


75

Store digambarkan dengan dua buah garis sejajar mendatar,menunjukkan sekumpulan data yang disimpan. Store berfungsisebagai tempat penyimpanan data yang dapat digunakan dalamsistem baik sebagai input untuk melakukan suatu proses untukkemudian digunakan oleh proses-proses lainnya”.

(1999 : 353)

2.9 Entity Relationship Diagram (ERD)Pengertian entity relationship diagram menurut Yourdon adalah sebagai berikut :

“Entity Relationship Diagram adalah diagram yang menggambarkan hubungan antaradata yang direlasikan dengan kunci relasi, yang merupakan kunci utama dari masing-masing data.”

(1999:477)

Dari pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa Entity Relationship Diagrammerupakan diagram yang menggambarkan hubungan antara data yang direlasikan dengankunci relasi, yang berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yangmasing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut dengan kunci utama dari masing-masingdata.

Dibawah ini merupakan contoh gambar dari entity relationship diagram ( ERD )diantaranya sebagai berikut:

Mahasiswa Mempelajari Kuliah Mengajar Dosen

*NIM *NIM *Kode_Kul *Kode_Kul *Kode_Kul *Nm_dos

N N N 1

( Sumber Sudjana 2005 : 113 )

Gambar 2.8 Contoh Data Arus Data ( Data Flow Diagram )

2.10 Sekilas Tentang Borland Delphi 7

Borland Delphi atau biasa disebut Delphi merupakan perangkat lunak pengembanganaplikasi yang sangat popular di lingkungan Windows. Perangkat lunak ini dapat digunakanuntuk pembuatan aplikasi apa saja mulai dari permainan hingga ke aplikasi basis data. Delphitergolong bahasa pemograman visual yang sudah terbukti kehandalannya dalam perkembanganaplikasi berbasis Windows, Delphi merupakan pengembangan program pascal yang sudah tidakasing lagi, dengan GUI (Graphical User Interface) yang memberikan kemudahan untukmerancang tampilan atau user interface program aplikasi yang akan dibuat.

Delphi menyediakan banyak cara untuk mengakses Database, yaitu BDE (BorlandDatabase Engine), IB Express, Ado, dGO, ODBC, dbExpress dan MySQL Data AccessComponents. Dalam perancangan sistem informasi pembelian dan penjualan, perancangmenggunakan MySQL Data Access Components sebagai koneksi antara Borland Delphi 7 dandatabase server MySql Server.


76

3. Metodologi Penelitian

Perancangan sistem informasi yang baik dibutuhkan suatu metodologi penelitian yangbaik dan benar. Adapun pengertian metodologi menurut Jogiyanto Hartono sebagai berikut :

”Suatu kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep pekerjaan, aturan-aturan danpostulat-postulat yang digunakan dalam ilmu pengetahuan, seni dan disiplin yang lainnya.

(2005: 59)

3.1 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang dilakukan perancang dalam perancangan sisteminformasi pembelian dan penjualan diantaranya adalah:

1. Penelitian LangsungPerancang mengumpulkan data-data dengan cara wawancara dan observasi dimana data-data yang diperlukan dapat diperoleh melalui cara tersebut. Tidak hanya itu perancangpun melakukan konsultasi dengan orang-orang yang ahli/kompeten dibidang teknologiinformasi/pemrograman guna untuk pengembangan ilmu pengetahuan yang nantinyadigunakan dalam hal perancangan sistem informasi pembelian dan penjualan terutamadalam hal pemrograman yang akan dilakukan.

2. Studi kepustakaanPerancang mengumpulkan beberapa bahan teori dari buku sumber yang berhubungandengan masalah yang diteliti yang digunakan sebagai bahan referensi. Penulis jugamendapat sebagian informasi penting melalui internet.

3.2 Metode Pengembangan Sistem

Dalam pengembangan sistem informasi perlu digunakan suatu metode pengembangansistem yang dapat digunakan sebagai pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakanselama pengembangan sistem. Sebagian besar dari metode pengembangan sistem yang dibuatdimaksudkan hanya untuk tahapan desain saja, akan tetapi banyak juga yang dapat digunakanuntuk tahap analisis sistem.

Metode pengembangan sistem informasi pembelian dan penjualan ini dilakukan secaraterstruktur dan dalam pelaksanaannya akan melibatkan beberapa aliran data di dalamnya.Pendekatan ini dikembangkan oleh Edward Yourdon adapun alat bantu yang akan digunakan diantaranya : Flow Map/flowchart, Context Diagram, Data Flow Diagram, dan EntityRelationship Diagram.

Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode prototype. Prototype Modeladalah salah satu metode pengembangan perangkat lunak yang banyak digunakan. DenganMetode Prototyping ini pengembangan dan pelanggan dapat saling berinteraksi selamaproses pembuatan sistem. Langkah-langkah dalam model prototype adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi kebutuhan pengguna. Pada tahap ini, analisis sistem akan melakukan studikelayakan dan studi terhadap kebutuhan pengguna, baik yang meliputi model interface,teknik prosedural maupun dalam teknologi yang akan digunakan.

2. Mengembangkan prototype. Pada tahap kedua ini, analisis sistem bekerja sama denganpemogram mengembangkan prototype sistem untuk memperlihatkan kepada penggunapemodelan sistem yang akan digunakan.


77

3. Menentukan prototype, apakah dapat diterima oleh pengguna. Karena sistem pada tahap iniakan mendeteksi sejauh mana pemodelan yang akan dibuatnya dan akan diterima olehpenggunanya. Perbaikan-perbaikan apa yang diinginkan oleh pengguna atau bahkan harusmerombak secara keseluruhan.

4. Penggunaan prototype, pada tahap ini analisis sistem akan menyerahkan kepada pemogramuntuk mengimplementasikan pemodelan yang dibuatnya menjadi suatu sistem.

Pada model prototype, ditambahkan enam langkah berikut:1. Mengidentifikasi kebutuhan pengguna. Pada tahap ini analisis sistem akan melakukan studi

kelayakan dan studi terhadap kebutuhan pengguna, baik yang meliputi model interface,teknik prosedural maupun dalam teknologi yang akan digunakan.

2. Mengembangkan prototype. Pada tahap ini, analisis sistem bekerja sama dengan pemogrammengembangkan prototype sistem untuk memperlihatkan kepada pengguna pemodelansistem yang akan dibangunnya.

3. Mengadakan sistem operasional melalui pemograman sistem oleh pemogram berdasarkanpemodelan sistem yang telah disepakati oleh pengguna sistem.

4. Menguji sistem operasional. Pada tahap ini, pemograman akan melakukan uji coba baikmenggunakan data sekunder maupun data primer untuk memastikan bahwa sistem dapatberlangsung dengan baik dan benar sesuai dengan kebutuhan pengguna.

5. Menentukan sistem operasional apakah dapat diterima oleh pengguna, atau harus dilakukanbeberapa perbaikan atau bahkan harus dibongkar semuanya dan mulai dari awal lagi.

6. Jika sistem ini telah disetujui, maka tahap terakhir adalah melakukan implementasi sistem.

4. Hasil Penelitian

4.1 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

Berikut ini adalah prosedur penjualan pada sistem pembelian dan penjualan padaBengkel Ishfa Motor:

1. Pelanggan memesan barang pada bagian penjualan lalu bagian penjualan memeriksa stokyang ada jika tidak ada maka akan dikonfirmasikan kembali kepada pelanggan.

2. Bagian penjualan berdasarkan pesanan pelanggan membuat Faktur Penjualan (FP) 3rangkap.

3. FP3 disimpan di bagian penjualan, FP1 dan FP2 bersama uang diberikan pada bagian kasirdan berdasarkan FP3 bagian penjualan mencatat penjualan dalam buku transaksi harian.

4. Bagian penjualan meminta bagian gudang untuk mengambil sparepart danmenyerahkannya kepada pelanggan. Bagian gudang menyiapkan barang, mengurangkandalam kartu stok dan memberikan barang pada pelanggan. dengan begitu bagian gudangsudah dapat membuat kartu stok

5. Kasir kemudian mencocokan FP2 dan uang lalu di catat ke dalam buku penerimaan kas laluFP2 diarsipkan. FP1 diserahkan kepada pelanggan.

6. Pimpinan menerima semua laporan transaksi dari setiap bagian.Dan berikut ini adalah prosedur pembelian pada sistem pembelian dan penjualan pada

Bengkel Ishfa Motor:

1. Bagian pembelian meminta bagian gudang untuk memeriksa kartu stok untuk melihatjumlah sparepart yang ada, jika diketahui bahwa persediaan atas barang tertentu telahmencapai batas minimum (reorder point), maka bagian gudang membuat Permintaan


78

Pembelian (PP) sebanyak 2 rangkap PP1 diserahkkan ke bagian pembelian dan PP2diarsipkan.

2. Bagian pembelian akan membuat purchase order (PO) dua rangkap, PO1 diarsipkan danPO2 dikirimkan kepada pemasok.

3. Pemasok kemudian menyiapkan barang yang telah dipesan beserta fakturnya.4. Barang dan faktur yang dikirim oleh pemasok akan diterima oleh bagian pembelian dan

bagian pembelian akan mengecek kesesuaian antara faktur dan barang dengan purchaseorder kemudian mencatat ke dalam buku transaksi pembelian.

5. Kemudian berdasarkan faktur dari pemasok, kasir menyiapkan uang untuk pembayarankepada pemasok dan mencatat kas keluar ke dalam Buku Pengeluaran Kas.

6. Barang diserahkan ke bagian gudang untuk disimpan, bagian gudang mencocokkan barangdengan PP2 apabila telah sesuai kemudian bagian gudang mencatat barang masuk di kartustok.

7. Pimpinan menerima semua laporan transaksi dari setiap bagian.Berdasarkan analisis yang telah dilakukan perancang terhadap prosedur kerja sistem

pembelian dan penjualan yang sedang berjalan pada Bengkel Ishfa Motor, maka dapatdigambarkan prosedur flowchartnya sebagai berikut :

Gambar 3.1 Flowchart penjualan yang sedang berjalan


79

Gambar 3.2 Flowchart pembelian yang sedang berjalan

4.2 Perancangan Sistem Informasi yang Diusulkan

Dalam perencangan sistem informasi pembelian dan penjualan yang diusulkan, terdapatbeberapa rancangan arus data / model arus data diantaranya bagan alir (Flowchart), diagramkonteks (Context Diagram), data flow diagram (DFD), dan entity relationship diagram (ERD).Alat bantu tersebut dibuat dan digunakan untuk memodelkan aliran data baik yang masukmaupun yang keluar dan informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut agar dapat memahamisegala proses yang akan dirancang dan dikembangkan oleh perancang sistem.

Dibawah ini merupakan Flowchart prosedur pembelian yang disusulkan:


80

1Purchase

Order

Bag. Gudang Bag. Pembelian Pemasok

Barang

Faktur

File

ba

rang

Lilhat datapersediaan

2Purchase

Order

Siapkanbarang

dan faktur

Barang

Faktur

Barang

2Purchase

Order

Mulai

Cetak PO

Input faktur File

pe

mb

elia

n

Kasir

Faktur

Input faktur

File

Pengelu

ara

nK

as

RpRp

N

Dicocokkan

File

muta

si

TFaktur

Update filepembelian,filepemasok, file

persediaan, dan filemutasi persediaan

File

pe

ma

sok

File

Pu

rch

ase

Ord

er

Update filePengeluaran

Kas

Cetak PP

2PermintaanPembelian

N



File

pe

rmin

taa

n

Gambar 4.1 Flowchart prosedur pembelian yang diusulkan.


81

Penjelasan dari gambar diatas adalah sebagai berikut:1. Bagian gudang akan memeriksa data persediaan, jika diketahui bahwa persediaan atas

barang tertentu telah mencapai batas minimum (reorder point), maka bagian gudang akanmencetak Permintaan Pembelian (PP) sebanyak dua rangkap PP1 diserahkan ke BagianPembelian dan PP2 diarsipkan.

2. Bagian pembelian menerima PP1 dari bagian gudang kemudian mengup-date file purchaseorder dan mencetak purchase order (PO) dua rangkap, PO1 diarsipkan dan PO2 dikirimkankepada pemasok.

3. Pemasok kemudian menyiapkan barang yang telah dipesan beserta fakturnya.4. Barang dan faktur yang dikirim oleh pemasok akan diterima oleh bagian pembelian dan

bagian pembelian akan mengecek kesesuaian antara faktur dengan purchase orderkemudian menginput data pembelian dari faktur yang akan mengup-date file pembelian,file barang, file mutasi dan file pengeluaran kas apabila pembayaran dilakukan secaratunai.

5. Kemudian kasir membayar kepada pemasok, barang diserahkan ke bagian gudang untukdisimpan.

6. Pimpinan secara otomatis dapat melihat laporan-laporan tersebut.

Berikut ini merupakan Flowchart prosedur penjualan yang diusulkan:


82

Gambar 4.2 Flowchart prosedur penjualan yang diusulkan.

Penjelasan dari gambar diatas :1. Pelanggan datang untuk melakukan pesanan penjualan kepada bagian penjualan. dan

menginput pesanan penjualan yang telah diserahkan. Data pesanan tersebut akan terekamkedalam file penjualan, file mutasi, file barang, dan file penerimaan kas. Bagian penjualankemudian mencetak faktur penjualan (FP) tiga rangkap, FP1 dan FP2 diserahkan ke kasirdan FP3 diarsipkan.

2. Bagian Penjualan Meminta bagian gudang untuk mengambil sparepart danmenyerahkannya kepada pelanggan.

3. Pelanggan kemudian melakukan pembayaran kepada kasir. Kemudian kasir akanmemberikan FP1 kepada pelanggan.

4. Pimpinan secara otomatis dapat melihat laporan-laporan tersebut.

4.2.1 Diagram Konteks yang Diusulkan

Gambar 4.3 Diagram konteks yang diusulkan


83

4.2.2 Data Flow Diagram (DFD) yang Diusulkan

Gambar 4.4 Data flow diagram ( DFD ) level 0 yang diusulkan.

4.2.3 ERD ( Entity Relationship Diagram ) yang Diusulkan

Gambar 4.5 Entity relationship diagram ( ERD ) pembelian yang diusulkan


84

Gambar 4.6 Entity relationship diagram ( ERD ) penjualan yang diusulkan

4.3 Pengujian dan ImplementasiProgram yang akan digunakan harus dilakukan tahapan pengujian terlebih dahulu,

dimaksudkan apakah program tersebut didalamnya terdapat kesalahan atau tidak. Program yangakan digunakan sangat besar kemungkinannya untuk mengalami kesalahan karena beberapafaktor yaitu salah satunya human error. Kesalahan yang terjadi dapat diklasifikasikan menjaditiga kesalahan yaitu kesalahan bahasa (language error), kesalahan pada saat proses (run timeerrors), dan kesalahan logika (logical errors).

Seperti yang telah dijelaskan di atas, program yang akan digunakan oleh user harusdilakukan pengetesan terlebih dahulu. Pengetesan program dapat dilakukan sebagai berikut :a. Pengetesan modul (syntax)

Pengetesan dilakukan untuk setiap modul program sehingga dapat menunjukan bahwamodul tersebut sudah dapat dipanggil dengan benar, walaupun modul lainnya yangberhubungan belum dimasukan.

b. Pengetesan unit atau pengetesan program.Pengetesan dilakukan atas semua modul yang telah dimasukan dan setelah sebelumnyadilakukan pengetesan untuk setiap modulnya sehingga dirangkai menjadi satu unitprogram dan unit program tersebut harus dilakukan pengetesan kembali. Tujuandilakukannya pengetesan unit program, untuk meyakinkan bahwa semua modul telahterintegrasi tanpa adanya kesalahan.


85

Berikut adalah contoh UI proses pembelian dan penjualan pada Bengkel Ishfa Motor.

Gambar 4.1 Halaman menu utama

Gambar 4.2 Form transaksi status persediaan


86

Gambar 4.3 Form transaksi penjualan


87

Gambar 4.4 Form transaksi Faktur Pembelian

Gambar 4.5 Grafik Penjualan

Kegunaan dari sistem yang dirancang adalah untuk meningkatkan kinerja, menanganitransaksi dan kegiatan dari perusahaan dan meminimalisasi kemungkinan timbulnya masalah.Sistem ini juga dipakai untuk mengefisiensikan pelayanan kepada para pelanggan sertamembantu karyawan dalam menjalankan operasionalnya atau tugasnya masing – masing.Rancangan sistem yang baru akan dipresentasikan kepada perusahaan sebelum diterapkan dandiharapkan bengkel ishfa motor dapat memahami kegunaan dari sistem baru tersebut dan dapatmenerapkannya dalam kegiatan perusahaan.

Sistem baru tersebut akan diterapkan secara bertahap dalam pengimplementasiannya.Hal ini dimaksudkan agar perusahaan dapat mempelajari sistem dan mengenalnya lebih baik,sehingga dapat menyesuaikan diri dengan sistem yang baru.

5. Simpulan dan Saran

5.1 Simpulan

Sistem yang berjalan pada Bengkel Ishfa Motor masih kurang mendukung keakuratan

dan kecepatan ketersediaan informasi dalam hal persediaan, penjualan dan pembelian, karena

masih memakai sistem manual dalam hal pembukuan persediaan, pembelian dan penjualan,

pemakaian sistem manual menjadikan aktivitas penjualan tidak terkoordinasi secara benar,

penerapan sistem manual selama ini mempunyai banyak kelemahan-kelemahan seperti :

1. Data-data yang berasal dari hasil transaksi belum terorganisasi dengan baik menyebabkan

kemungkinan untuk kehilangan data sangatlah besar, sehingga pada saat dibutuhkan akan

sulit dalam penyediaannya datanya.


88

2. Terkadang timbul masalah yang dikarenakan adanya kesalahan dalam pemasukan

data yang nantinya akan sulit untuk terlacak karena banyaknya data-data yang harus

dicatat pada dokumen yang disediakan oleh perusahaan.

3. Dikarenakan pemrosesan data-data masih secara manual maka kemungkinan

kesalahan dari pemrosesan data sangatlah besar sehingga terkadang timbul

perbedaan antara informasi yang ada pada dokumen persediaan dengan stok aktual

persediaan.

4. Dikarenakan pemrosesan data-data masih secara manual maka pemrosesan data-data

tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga menimbulkan penumpukan

data-data yang harus diproses lebih lanjut, sehingga menghambat seluruh kegiatan

dalam hal penjualan.

5. Kontrol atas kemungkinan kecurangan-kecurangan sangatlah kurang karena

ketidakpastian deskripsi pekerjaan. Ketidakpastian deskripsi pekerjaan menyebabkan

kekacauan atas pendokumentasian dokumen-dokumen yang diperlukan.

Berdasarkan hasil analisis permasalahan diatas penulis membuat perancangan sistem

informasi pembelian dan penjualan dan penulis mengambil beberapa kesimpulan mengenai

Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan pada Bengkel Ishfa Motor diantaranya sebagai

berikut:

a. Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan ini mampu membantu pekerjaan setiap bagian

di perusahaan seperti bagian penjualan, bagian pembelian, bagian gudang, dalam

memberikan laporan kepada pimpinan sehingga akan memudahkan dalam rangka

pengambilan keputusan

b. Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan ini mampu menghasilkan informasi berupa

laporan-laporan yang baik, tepat waktu, akurat dan dapat diandalkan untuk digunakan

sebagai bahan pengambilan keputusan oleh pimpinan.

a. Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan ini mampu melakukan perhitungan stok

secara cepat, otomatis dan terprogram dengan baik berdasarkan sumber data yang

terintegrasi, terorganisasi serta berhubungan satu dengan yang lainnya.

b. Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan ini mampu memberikan kemudahan dalam

proses pembuatan dokumen-dokumen transaksi seperti Faktur Penjualan, Permintaan

Pembelian dan Pesanan Pembelian jika dibandingkan dengan cara manual yang dapat

menyebabkan kesalahan dalam penulisan dan keterlambatan dalam pembuatan dokumen-

dokumen transaksi tersebut.

c. Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan ini mampu menyediakan informasi berupa

laporan-laporan dengan periode sesuai kebutuhan pengguna.

d. Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan ini mampu meminimalisasi sejumlah

kesalahan yang biasa terjadi pada sistem yang sedang berjalan.

c. Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan ini mampu menampung data kedalam

database dengan skala yang besar sehingga apabila jumlah transaksi sangat besar tidak

perlu khawatir akan terjadi overload database.

5.2 Saran

Berdasarkan hasil perancangan sistem dan pembahasan yang telah dilaksanakan, maka

pada bab ini penulis mencoba untuk memberi saran baik kepada peneliti berikutnya maupun


89

kepada Bengkel Ishfa Motor yang akan mengaplikasikan Sistem Informasi Pembelian dan

Penjualan sebagai berikut:

1. Bagi para peneliti berikutnya sebaiknya pada saat pembuatan program menggunakan

teknik dokumentasi yang baik dan rinci sehingga tidak akan mengalami kesulitan dalam

menelusuri kode program yang sedang dirancang.

2. Bagi Bengkel Ishfa Motor yang ingin mengembangkan Sistem Informasi Pembelian dan

Penjualan harus lebih memperhatikan alur transaksi yang terjadi, data transaksi dan bukti

transaksi agar tidak terjadi keterlambatan dalam pelayanan terhadap pelanggan.

3. Semoga Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan ini dapat dikembangkan sehingga

dapat mencipakan sistem informasi yang terintegrasi dengan baik.

Daftar Pustaka

Azhar Susanto. Sistem Informasi Akuntansi. Lingga Jaya. Bandung: 2007.

Fathansyah. Basis Data. Penerbit Informatika. Bandung: 2001.

Freddy Rangkuti. Manajemen Persediaan. Penerbit RajaGrafindo Persada. Jakarta: 2004.

Jamess A. Hall. Sistem Informasi Akuntansi, buku 1. Penerbit Salemba Empat. Jakarta: 2007.

Jogiyanto Hartono. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktek Aplikasi Bisnis. Andi yogyakarta. Yogyakarta: 2005.

Lamidjan dan Azhar Susanto, Sistem Informasi Akuntansi. Jilid 1, Edisi 18. Penerbit Lingga

Jaya. Bandung: 2001.

Marshall B. Romney and Paul John Steinbart, Accounting Information System, edisi sembilan.

Jakarta: 2004.

Nugroho Widjajanto. Sistem Informasi Akuntansi. Penerbit Erlangga. Jakarta: 2001.

Ikatan Akuntansi Indonesia. Pedoman Standar Akuntansi Keuangan No. 27 Tahun 2007.

Richardus Eko Indrajit dan Richardus Djokopranoto. Manajemen Persediaan. Cetakan Kedua.

Penerbit PT Grasindo. Jakarta: 2005.

Sudjana. Sistem Manajemen Basis Data. Universitas jenderal Achmad Yani Fakultas Ekonomi.

Bandung: 2002.

Sofyan Syafri Harahap. Teori Akuntansi. Penerbit RajaGrafindo Persada. Jakarta: 2007.

Yourdon. Modern Structured Analysis. Jakarta: 1999.

BIODATA PENULIS :

Ifan Wicaksana Siregar., SE. adalah dosen Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Unjani

Perancangan Sistem Informasi Pembelian Dan Penjualan · PDF filebeberapa permasalahan utama...

Documents

Transcript of Perancangan Sistem Informasi Pembelian Dan Penjualan · PDF filebeberapa permasalahan utama...