Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online

(SAPTO)

Materi diambil dari Panduan SAPTO versi 01 untuk Perguruan Tinggi. http://sapto.banpt.or.id

Pendahuluan

SAPTO adalah sistem yang dikembangkan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi

(BAN-PT) untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas proses akreditasi perguruan tinggi

yang diselenggarakan oleh BAN-PT

SAPTO mendukung setiap proses yang dilakukan dalam akreditasi seperti pengajuan

usulan akreditasi oleh perguruan tinggi, pemeriksaan dokumen,penugasan asesor dan

validasi yang dilakukan, proses asesmen kecukupan (AK) dan asesmen lapangan (AL)

oleh asesor

Sistem Akreditasi PT oleh BAN-PT

Tidak ada proses yang

berubah, SAPTO hanya

mengotomasi sebagian

proses melalui mode online

Kondisi Sebelum SAPTO

Pendaftaran (penyerahan

berkas) ke BAN-PT secara manual

Proses Asesmen Kecukupan

dan Asesmen Lapangan juga

secara manual

Pengolahan data hasil asesmen

oleh BAN-PT juga secara manual

Setelah Ada SAPTO

• Pendaftaran dan pengiriman berkas dilakukan

secara online

• Proses Asesmen Kecukupan dan Asesmen

Lapangan juga didukung oleh teknologi digital

• Interaksi antara BAN-PT, PT pengusul, dan Asesor

juga difasilitasi oleh SAPTO

Manfaat SAPTO

Peningkatan produktivitas

Lebih banyak PT/prodi yang dapat diakreditasi pada satu periode waktu tertentu

Asesor dapat melakukan lebih banyak penugasan asesmen

Penghematan biaya

PT Pengusul: biaya cetak dokumen dan transportasi & akomodasi dalam rangka

penyerahan dokumen ke BAN-PT

BAN-PT: biaya penyelenggaraan Asesmen Kecukupan (kesekretariatan, bahan habis

pakai, HR panitia dan asesor, transportasi dan akomodasi asesor)

Peningkatan akuntabilitas dan akurasi asesmen

Proses asesmen online dapat “memaksa” PT pengusul untuk bertanggungjawab pada

usulannya, dan asesor untuk bekerja secara akuntabel

Perhitungan data secara otomatis mengurangi resiko salah input dan salah hitung

Modul untuk Perguruan Tinggi

Mekanisme SAPTO untuk PT Pengusul

Setiap PT pengusul akan diberikan 1 akun SAPTO setelah mengirimkan surat

permohonan ke BAN-PT dengan melampirkan:

Nama penanggungjawab (officer) akun SAPTO (pemegang password akun

SAPTO)

Alamat email untuk verifikasi dan komunikasi terkait aktivitas akun SAPTO

Akun ini digunakan untuk mengelola penyampaian usulan akreditasi/

reakreditasi institusi/prodi di lingkungan PT pengusul

Jika PT pengusul memiliki banyak prodi, maka perlu dipikirkan pengaturan

tentang mekanisme pengusulan akreditasi/reakreditasi institusi/PS secara

internal

PT pengusul dapat menugaskan staf administrasi untuk melakukan proses

unggah, tapi perlu ada koordinasi dengan penanggungjawab akun

Catatan untuk Pemegang Akun SAPTO di PT

Jika PT pengusul memiliki banyak prodi, ada kecenderungan untuk

mendistribusikan informasi akun (ID dan password) ke unit-unit akademik.

Meskipun hal ini dimungkinkan, tetapi langkah ini tidak sesuai dengan desain

akun SAPTO yang memusatkan kewenangan dan tanggungjawab pengusulan

pada satu pintu.

Implikasi dari distribusi kewenangan ke pihak-pihak dengan otoritas yang lebih

rendah adalah proses-proses pengunggahan yang independen satu sama lain

menjadi terganggu. Kontrol terhadap konsistensi dan akurasi menjadi lebih sulit

dilakukan pada level PT (contoh: pemakai di unit bisa mengganti password

sehingga akun tidak bisa digunakan oleh unit lain).

Proses Pengusulan Akreditasi / Re-akreditasi

Persiapan

• Dapatkanpassword

• Unduh template & borang

• Dokumen-dokumenpersyaratan

Penyiapan borang& kelengkapannya

• Dilakukansecara offline

Unggah usulan keSAPTO

• Entry data usulan

• Unggah borangdan dokumen

• Revisi jikamasihdiperlukan

http://sapto-dev.banpt.or.id

User : 111111

Pass : kemenkes123

Halaman login

Cara mendapatkan password (akses pertama kali)

Untuk mendapatkan

password pertama kali,

klik tautan ‘Lupa password’

Jika email sudah terdaftar di

dalam Database BAN PT,

Maka Prodi sudah bisa

melakukan Perubahan password

Cara mendapatkan password

Isi dengan alamat email yang

didaftarkan. Tidak berfungsi apa-apa

jika diisi dengan email yang tidak ada

di dalam sistem SAPTO.

Cara mendapatkan password

Cara mendapatkan password

Cara mengganti password

Pastikan hanya petugas

yang berhak saja

yang bisa mengganti

password.

Halaman depan

Halaman Daftar SK Terbit dan Daftar Pengajuan Ditolak

Unduh template excel

Pastikan borang yang akan diunggah berasal

dari template-template ini.

Pengisian borang data kuantitatif

Pastikan semua sheet dalam file

Excel ini terisi dengan lengkap

dan benar.

Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT):

isi no surat, tgl dan alamat

Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT):

Usulan berhasil

Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT):

Pilih & unggah berkas

Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT):

Ubah dan hapus berkas

Gunakan tombol-tombol ini

untuk menghapus berkas yg

sudah diunggah sebelumnya

Gunakan tombol ini untuk

membatalkan seluruh dokumen

yang sudah diunggah

Perubahan usulan (termasuk perubahan

dokumen/berkas) dan pembatalan usulan

masih dapat dilakukan selama status masih

‘Submit dokumen’ atau ‘Revisi dokumen’.

Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT):

Hasil setelah unggah

Pemeriksaan oleh SAPTO

Pesan kegagalan proses disertai petunjuk di sheet mana kesalahan terjadi.

Pesan kegagalan

Pesan

keberhasilan

Pemeriksaan manual oleh BAN-PT

Periksa kembali kelengkapan/kebenaran

usulan dan borang.

Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): lihat status

Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): menu data PS

Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): pilih jenjang

Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): pilih Prodi

Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): pilih Bidang Ilmu

Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS):

isi no surat & alamat

Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): periksa isian

Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): unggah berkas

Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): lihat status

• Submit dokumen

• Revisi dokumen

• Menunggu proses AK

• Proses AK

• Tidak lulus AK

• Tunda AL

• Proses AL

• Menunggu penetapan hasil AL

• Menunggu penerbitan SK

• SK dan sertifikat terbit

• SK dan sertifikat terkirim

• Tidak terakreditasi

Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): jenis status

Terima kasih atas perhatiannya

Q&A dan Praktek (Manajemen 275)