Sistem 11

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

UNSOED.Net

1

BAB 1

KONSEP DASAR SISTEM

Supaya dapat memahami atau dapat mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua

pendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkannya,yaitu dengan pendekatan:

a. Prosedur

Yaitu "suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan

kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai

tujuan tertentu".

Prosedur adalah "rangkaian operasi klerikal (tulis menulis), yang

melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang

digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi

bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu".

Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus

dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan

bagaiman (how) mengerjakannya.

b. Komponen/elemen

Yaitu "kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk

mencapai suatu tujuan tertentu".

Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem, dan sub-sub

sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub sistem yang

lebih kecil.

Contoh :

Sistem Akuntansi terdiri dari sub sistem akuntansi penjualan, sub sistem

akuntansi pembelian, sub sistem akuntansi penggajian dan sub sistem

akuntansi biaya, dengan dokumen-dokumen dasar sebagai komponennya,

seperti buku jurnal, buku besar, buku pembantu, neraca saldo, laporan

rugi/laba, dan laporan perubahan modal.

Teori sistem umum terutama menekankan perlunya memeriksa seluruh bagian

sistem. Sering sekali seorang analis terlalu memusatkan perhatian hanya pada

satu komponen sistem, yang berarti dia telah mengambil tindakan yang mungkin

tidak efektif, karena beberapa komponen yang penting diabaikan.

Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen, yaitu pekerjaan, kegiatan, misi

atau bagian-bagian sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan.

Untuk komponen misi atau tujuan, seringkali sukar untuk dilihat.

Manajemen suatu sistem terdiri dari kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada

perencanaan dan pengendalian (feedback).

+--------------------------------------------------------------------------+

: System : In data processing, a collection of men, machines, and :

: methods organized to accomplish a set of specific functions. :

+--------------------------------------------------------------------------+

+--------------------------------------------------------------------------+

: Sehingga untuk menganalisis atau merencanakan sebuah sistem, seorang :

: analis / perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai :

: komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari suatu :

: sistem tersebut. :

+--------------------------------------------------------------------------+

Tujuan suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau mencapai

suatu sasaran (objectives). Goal meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan


UNSOED.Net

2

objectives meliputi ruang lingkup yang sempit.

KLASIFIKASI SISTEM

a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)

Sistem abstrak adalah "sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang

tidak tampak secara fisik". (Contoh : Sistem Teologia).

Sistem fisik adalah "sistem yang ada secara fisik".

(Contoh : Sistem Komputer).

b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia

(Human Made System)

Sistem alamiah adalah "sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak

dibuat manusia". (Contoh : Sistem Perputaran Bumi).

Sistem buatan manusia adalah "sistem yang dirancang oleh manusia dan

melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin".

(Contoh : Sistem Informasi).

c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu

(Probabilistic System)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat

diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan

pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan (Contoh : Sistem Komputer

melalui program).

Sistem tak tentu adalah "sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat

diprediksi karena mengandung unsur probabilitas".

d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)

Sistem tertutup adalah "sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini bekerja secara

otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya

(kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup), yang ada

hanyalah relatively closed system.

Sistem terbuka adalah "sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan

lingkungan luarnya". Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan

keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga

harus memiliki sistem pengendalian yang baik.

KARAKTERISTIK SISTEM

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu

mempunyai :

a. Komponen (components)

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama

membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa

subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki

fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

b. Batas sistem (boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya

atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem

dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang

lingkup (scope) dari sistem tersebut.


UNSOED.Net

3

c. Lingkungan luar sistem (environments)

Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan.

Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara,

sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan,

kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.

d. Penghubung (interface)

Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbar-

sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.

Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk

subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk

mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.

e. Masukan (input)

Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan

perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat

beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk

mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program

adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan

data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f. Keluaran (output)

Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran

yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk

subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan

adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan,

sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

g. Pengolah (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan

berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang

jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-

laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).

Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak

akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan

yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

Suatu sistem dikatakan bersila bila mengenai sasaran atau tujuannya.

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah

landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan

pada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang

rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara.

Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baruatau serangkaian

transformasi baru dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai

fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem,

untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat

input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.

Tahapan dalam menganalisis sistem :

1. Definisikan masalahnya.

Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan ?. Apakah input telah

mengalami perubahan bentuk, harga atau ketersediannya ?. Apakah output

kurang memuaskan ?. Apa tujuan usaha analisis sistem ?.

2. Pahami sistem tersebut dan buat definisinya.

Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam sistem yang

lebih besar) dan saling berhubungan dengan lingkungannya, maka akan sulit


UNSOED.Net

4

untuk dapat merumuskan secara tepat apa saja komponen sistem yang sedang

dipelajari. Tindakan ini selanjutnya dapat diperinci lebih lanjut dengan

mengajukan beberapa pertanyaan berikut untuk mendapatkan pemahaman

tentang sistem.

a. Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem) ?

b. Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga dengan

lingkungan?

c. Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu dimana sistem akan berakhir

serta apa rumusan pengembangannya ?

3. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan

memperhatikan modifikasi sistem tersebut ?. Pilihan apa saja yang

tersedia untuk memperbaiki sistem, berapa biayanya serta apakah hal

tersebut dapat diterapkan ?.

4. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.

5. Terapkan alternatif tersebut.

6. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan

yang telah dilakukan terhadap sistem.

Berikut ini adalah beberapa dasar bagi teori sistem oleh para ahli :

+--------------------------------------------------------------------------+

:No: Teori Sistem Umum : Kepentingannya bagi disain sistem informasi:

+--------------------------------------------------------------------------+

:1 : Komponen-komponen dari : Gambarkan komponen-komponen dan hubungan :

: : suatu sistem berinteraksi: antara mereka selama proses analisis :

+--------------------------------------------------------------------------+

:2 : Sebuah sistem adalah : Yakinkan untuk merumuskan keseluruhan :

: : suatu keseluruhan : sistem sebelum menguji sub sistem :

+--------------------------------------------------------------------------+

:3 : Sistem adalah pengejar : Apa tujuan sebuah sistem informasi ? :

: : tujuan (goal seeking) : :

+--------------------------------------------------------------------------+

:4 : Sistem mempunyai masukan : Tugas utama disain adalah untuk menentukan :

: : dan keluaran : masukan dan keluaran :

+--------------------------------------------------------------------------+

:5 : Sistem mengubah masukan : Satu tugas utama disain adalah menentukan :

: : untuk menghasilkan : pengolahan untuk membuat keluaran dari :

: : keluaran : masukan :

+--------------------------------------------------------------------------+

:6 : Sistem menunjukkan : Pengolahan informasi adalah hal krisis :

: : adanya entropi : bagi keberhasilan sebuah organisasi :

+--------------------------------------------------------------------------+

:7 : Sistem harus : Sistem informasi membantu mengendalikan :

: : dikendalikan : organisasi; sistem informasi harus :

: : : mempunyai umpan balik bagi unjuk kerja :

: : : mereka serta harus dikendalikan :

+--------------------------------------------------------------------------+

:8 : Sistem membentuk hirarki : Disain sistem informasi merupakan tugas :

: : : yang berhirarki; sistem terdiri dari :

: : : hirarki subsistem :

+--------------------------------------------------------------------------+

:9 : Sistem memperlihatkan : Sistem informasi mempunyai banyak bagian- :

: : adanya diferensiasi : bagian khusus :

+--------------------------------------------------------------------------+

:10: Sistem memperlihatkan : Ada banyak cara untuk mendisain sebuah :

: : adanya equifinality : sistem untuk mencapai sasaran yang :

: : : dikehendaki :


UNSOED.Net

5

+--------------------------------------------------------------------------+

Tabel 1 : Teori Sistem Umum dan Disain Sistem Informasi

Daftar Pustaka

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach,

Addison-Wesley Publishing Company, 1983.

2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan

Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi,

Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.

BAB 2

INFORMASI

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam

tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang

sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga

terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan.

Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan

akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam

mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya

akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat

bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut

terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu

banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital)

dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business

system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang

berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

DATA VERSUS INFORMASI

a. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi

(data is the description of th:ings and events that we face).

b. Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu

(resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi

(business data is an organization's description of things (resources)

and events (transactions) that it faces).

c. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan

kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat

tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata

yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut


UNSOED.Net

6

dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai

barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata

(fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda

dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari

bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat

memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu

model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan

informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut ;

didalam kegiatan suatu perusahaan, dari hasil transaksi penjualan oleh

sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari

penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut masih

belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan

keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih

lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh

informasi, antara lain mengenai :

a. Laporan penjualan penjualan setiap salesman, yang berfungsi untuk

memberikan besarnya komisi dan bonus.

b. Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan

promosi dan periklanan.

c. Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol

persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang

laku terjual.

KONSEP DASAR INFORMASI

Terdapat beberapa definisi, antara lain :

a. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti

bagi yang menerimanya.

b. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat

ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian.

Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik,

akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi

akan dilakukan.

c. Data organized to help choose some current or future action or nonaction

to fullfill company goals (the choice is called business decision making).

PENGOLAHAN DATA

(DATA PROCESSING)

Adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan

bentuk data menjadi informasi yang memiliki keguanaan (data processing is

the term used to describe changes performed on data to produce purposeful

information).

Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data :

1. Data input


UNSOED.Net

7

a) Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium

(contoh, punching number ke dalam kalkulator).

b) Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, converting

atribut kelamin female ke huruf F).

c) Storing data or information untuk pengambilan keputusan (potential

information for future).

2. Data transformation

a) Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.

b) Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah

jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam

kerja perminggu).

c) Classifying data group-group tertentu :

c.1) Categorizing data kedalam group berdasar karakteristrik tertentu

(contoh, pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif).

c.2) Sorting data kedalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan

nomor induk karyawan secara ascending).

c.3) Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu

(menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret

kedalam group triwulanan).

c.4) Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data

(contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih

dari 15 juta pertahun).

3. Information output

a) Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai

melalui monitor atau cetakan.

b) Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang

membutuhkan.

c) Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran

komunikasi.

+-----+

: : __________________

: M S : Data Input : : Information Output

: A T :=============>: Data :====================>

: J E : (Transaction): Transformation : (Report)

: O P : __________________

: R S : : :

: : : :

:_____:_____________________________________________________

: : : :

: F : * Record : * Calculate : * Display

: U : : :

: N : * Code : * Summarize : * Reproduce

: C : : :

: T : * Store : * Classify : * Telecommunicate

: I : : :

: O : * Select : :

: N : : :

: : : :

+-----+ : :

Gambar 1.2 : Proses Utama dan Fungsi Pengolahan Data

TEST KEBUTUHAN INFORMASI


UNSOED.Net

8

Terdapat 4 tes untuk menjelaskan sebuah pesan yang spesifik dalam informasi :

1. Kepada siapa (pembuat keputusan) informasi ditujukan ?

(to whom (which decision maker) is the message intended ?)

2. Untuk keputusan spesifik apa informasi ditujukan ?

(for what specific decision is the message intended ?)

3. Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan

masalah ? (how is the message used to detect or resolve the condition)

4. Sejauh mana (kapan) tingkat pembuatan keputusan ?

(how often (when) is the decision made ?)

SIKLUS INFORMASI

Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk

dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan

informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki

urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi

tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar

dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu,

Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh

kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang

nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya.

Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle)

atau siklus pengolahan data (data processing cycles), seperti gambar berikut

:

+-----------+

: Proses :

+------>: (Model) :-------+

: +-----------+ :

: :

: :

+------------+ +---------------+

: Input : : Output :

: (Data) : : (Information) :

+------------+ +---------------+

^ :

: :

+------------+ +---------------+

: Data : : Penerima :

: (Kejadian) : : (User) :

+------------+ +---------------+

^ :

: :

+------------+ +-------------+

: Hasil : : Keputusan :

: tindakan : : tindakan :

+------------+ +-------------+

^ :

: :

+---------------------------+

Gambar 1.3 : Siklus informasi


UNSOED.Net

9

KUALITAS INFORMASI

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau

ditentuka 6 hal, yaitu :

a. Relevan (relevancy)

Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya.

Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya

berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin

produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih

relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan

* How is the message used for problem solving (decision masking) ?

b. Akurat (accuracy)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau

menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan

dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau

kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.

Komponen akurat :

b.1) Completeness ; Are necessary message items present ?

Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki

kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan

sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan

keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga

akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau

memecahkan suatu masalah dengan baik.

b.2) Correctness ; Are message items correct ?

b.3) Security ; Did the message reach all or only the intended systems

users ?

c. Tepat waktu (timeliness)

Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang).

Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau

digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal

atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan

mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan,

mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru.

* How quickly is input transformed to correct output ?

d. Ekonomis (Economy)

* What level of resources is needed to move information through

the problem-solving cycle ?

e. Efisien (Efficiency)

* What level of resources is required for each unit of information

output ?

f. Dapat dipercaya (Reliability)

NILAI INFORMASI

Ditentukan dari :

a. Manfaat (use)

b. Biaya (cost)


UNSOED.Net

10

+-----------------------------------------------------------------------+

: Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif :

: dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi :

: tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, :

: tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. :

: Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau :

: cost benefit. :

+-----------------------------------------------------------------------+

INFORMASI DAN

TINGKAT MANAJEMEN

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar

penggunanya, yaitu :

a. Informasi Strategis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi

eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan

dan sebagainya.

b. Informasi Taktis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi

trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana

penjualan.

c. Informasi Teknis

Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian

stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

+-------------------------------------------------------------------------+

: Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna :

: bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan :

: informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan :

: untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang :

: diambilnya. :

+-------------------------------------------------------------------------+

SISTEM INFORMASI

Dapat didefinisikan sebagai

a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-

komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan

informasi.

b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan

memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk

mengendalikan organisasi.

c. Suatu sistem didalam suato organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan

kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar


UNSOED.Net

11

tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan,

MANFAAT SISTEM INFORMASI

a. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-

transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah

satu produk atau pelayanan mereka.

b. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan

membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

c. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan

pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang

tersedia.

PEMAKAI SISTEM INFORMASI

Sebagian besar sistem informasi berlandaskan komputer terdapat di dalam

suatu organisasi dalam berbagai jenis. Anggota organisasi adalah pemakai

informasi yang dihasilkan sistem tersebut termasuk manajer yang bertanggung

atas pengalokasian sumber daya untuk pengembangan dan pengoperasian

perusahaan.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

a. Hardware

Terdiri dari komputer, periferal (printer) dan jaringan.

b. Software

Merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan

tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu.

Software dapat digolongkan menjadi Sistem Operasi (Windows 95 dan NT),

Aplikasi (Akuntansi), Utilitas (Anti Virus, Speed Disk), serta Bahasa

(3 GL dan 4 GL).

c. Data

Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut

untuk menghasilkan informasi.

d. Prosedur

Dokumentasi prosedur/proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi)

dan teknis.

e. Manusia

Yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem

informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang

jelas.


UNSOED.Net

12

KEGIATAN SISTEM INFORMASI

a. Input

Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.

b. Proses

Menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk menghasilkan suatu

informasi yang bernilai tambah.

c. Output

Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas tersebut.

d. Penyimpanan

Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

e. Control

Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan

sesuai dengan yang diharapkan.

Dalam mendisain dan menganalisa sistem informasi, perlu menerapkan

pengetahuan dari berbagai macaam bidang. Suatu sistem informasi melibatkan

orang-orang pada berbagai tingkat di dalam sebuah organisasi, komputer,

program, dan prosedur serta personil untuk mengoperasikan sistem.

Bidang-bidang seperti manajemen, perilaku organisasi, teknik industri,

ilmu komputer, teknik elektro, komunikasi, psikologi dan lain-lain semuanya

memiliki peranan penting dalam membuat, mempelajari dan mendisain sistem

informasi. Apabila Sistem Informasi digunakan dalam mendukung kegiatan

manajemen, maka sistem tersebut disebut SIM (Sistem Informasi Manajemen).

+--------------------------------------------------------------------------+

: Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari sistem manajamen :

: atau sistem yang menyediakan informasi yang bertujuan mendukung operasi :

: manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung:

: berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer :

: (computer base information processing) dengan mempertimbangkan informasi :

: apa, untuk siapa, dan kapan harus disajikan. :

+--------------------------------------------------------------------------+

SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi yang dapat terdiri dari sistem-

sistem informasi :

a. Akuntansi (Accounting Information Systems)

b. Pemasaran (Marketing Information Systems)

c. Penyediaan (Inventory Information Systems)

d. Personalia (Personnel Information Systems)

e. Distribusi (Distribution Information Systems)

f. Pembelian (Purchasing Information Systems)

g. Kekayaan (Treasury Information Systems)

h. Analisis Kredit (Credit Analysis Information Systems)

i. Penelitian dan Pengembangan (Research and Development Information

Systems)

j. Teknik (Engineering Information Systems)

DETAIL KOMPONEN SISTEM INFORMASI


UNSOED.Net

13

a. Blok Masukan (Input Block)

Meliputi, metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan

dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

b. Blok Model (Model Block)

Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang

berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu.

c. Blok Keluaran (Output Block)

Berupa keluaran dokumen dan informasi yang berkualitas.

d. Blok Teknologi (Technology Block)

Untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,

menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari

sistem secara keseluruhan.

e. Blok Basis Data (Database Block)

Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan

di perangkat keras komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

f. Blok Kendali (Controls Block)

Meliput masalah pengendalian yang berfungsi mencegah dan menangani

kesalahan/kegagalan sistem.

SISTEM INFORMASI BISNIS

Umumnya topik-topik yang membahas SIM (Sistem Informasi Manajemen) dan

SIB (Sistem Informasi Bisnis) menekankan pada pembahasan sistem informasi

penjualan, akuntansi, personalia dan sebagainya. Hal ini menunjukkan bahwa

SIM dan SIB secara sepintas adalah sama, karena seorang manajer pada

dasarnya menjalankan suatu bisnis, tetapi bila dianalisa lebih lanjut akan

ditemukan beberapa hal yang berbeda, yaitu :

a. Sumber data SIB lebih dominan bersumber dari luar organisasi (peraturan

pemerintah, perpajakan, bursa tenaga kerja, demografi, lembaga keuangan,

serikat buruh, pasar modal), sedangkan SIM dari transaksi harian

organisasi.

b. SIB lebih dominan digunakan oleh investor dan SIM lebih ditujukan untuk

manajemen agar dapat mengawasi sumber daya yang tersedia sehingga dapat

bekerja secara efisien dan efektif· SIB dapat diperoleh dari hasil

penelitian, membeli dari pusat data statistik dan dari informasi-

informasi lainnya.

c. SIM dalam menyajikan informasi penjualan berkaitan dengan target yang

dicapai, perbandingan dengan anggaran, gambaran trend penjualan,

sedangkan SIB lebih menekankan pada beberapa persen pangsa pasar yang

dikuasai oleh perusahaan, beberapa persen lagi yang dapat dikuasai,

bagaimana strategi pesaing dalam meningkatkan pangsa pasar.

Dari tingkatannya SIM merupakan bagian dari SIB, sedangkan SIA merupakan

bagian dari SIM

Daftar Pustaka





UNSOED.Net

14


3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi,

Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.

4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,

Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

BAB 3

ANALIS SISTEM DAN PROGRAMMER

Sistem analis adalah orang yang menganalisis sistem dengan mempelajari

masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai serta

mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan (lebih memahami aspek-aspek

bisnis dan teknologi komputer).

Nama lainnya : system designer, business analyst, system consultant, system

engineer, software engineer, sistem analyst programmer, information system

engineer.

Programmer adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi

tertentu berdasarkan rancangan yang dibuat oleh system analis(lebih memahami

teknologi komputer).

Tugas dan tanggung jawab :

Sistem analis :

a. Tanggungjawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program komputer

saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan.

b. Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi komputer,

tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya.

c. Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan

masalah secara garis besar.

d. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas

pada sesama analis sistem,programer tetapi juga pemakai sistem dan

manajer.

Programmer :

a. Tanggungjawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer.

b. Pengetahuan programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem

komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.

c. Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan

instruksi-instruksi program.

d. Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang,terbatas

pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun

(spesifikasi) program.

Pengetahuan dan keahlian analis sistem

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang khusus.

Beberapa analis setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut

sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik :

a. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi


UNSOED.Net

15

komputer dan pemograman komputer

· Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam

penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi

serta keahlian dalam menggunakan komputer.

· Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang

perangkat keras, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer,

sistem operasi, utiliti, dan paket-paket perangkat lunak lainnya.

b. Pengetahuan tentang bisnis secara umum

Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan,

maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan

ini dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai

sistem. Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan,

akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen,

pemasaran produksi, manajemen personalia, keuangan, perilaku organisasi,

kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek bisnis lainnya.

c. Pengetahuan tentang metode kuantitatip

Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan

metode-metode kuantitatif seperti linier programming, dynamic programming,

regresion, network, decision tree, trend, simulasi.

d. Ahli memecahkan masalah kompleks ke dalam masalah kecil

Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahan-

permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah

tersebut ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus

dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi

permasalahan-permasalahan tersebut.

e. Ahli berkomunikasi dan membina hubungan

Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik

secara lisan maupun tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara,

presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.

f. Memahami metodologi pengembangan sistem informasi

Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia

satu dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina

hubungan kerja dengan personil-personil lainnya yang terlibat, akan

membuat pekerjaannya menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem

tidak dapat membina hubungan yang baik dengan pemakai sistem, maka akan

tidak mendapat dukungan dari pemakai sistem atau manajemen dan

kecenderungan pemakai sistem akan mempersulitnya.

Team pengembangan sistem (I)

Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinan hanya

ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram (analis/pemrogram)

atau seorang programer yang merangkap sebagai analis sistem

(pemrogram/analis).

Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar atau komplek,

pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk tim.

Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar kecilnya

ruang lingkup proyek yang akan ditangani. Tim ini secara umum dapat terdiri

dari personil-personil sebagai berikut :

1. Manajer analis sitem (manage of systems analyst)

Manajer analis sistem disebut juga sebagai koordinator proyek dan

mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut :

a. Sebagai ketua atau koordinator tim pengembangan sistem

b. Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan sistem

lainnya.


UNSOED.Net

16

c. Membuat jadual pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan

dilakukan.

d. Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, disain

sistem dan penerapannya.

e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.

f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal

perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada

manajemen dan pemakai sistem.

g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report).

h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim.

2. Ketua analis sistem (lead systems analyst)

Ketua analis sistem biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis

sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analis sistem dan

mewakilinya bila manajer analis sistem berhalangan.

3. Analis sistem senior

Analis sistem senior (senior systems analyst) merupakan analis sistem

yang sudah berpengalaman.

4. Analis sistem junior (junior systems analyst)

Analisis sistem junior merupakan analis sistem yang belum berpengalaman

dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem yang lebih

senior. Analis sistem junior ini sering juga disebut dengan analis sistem

yang masih dilatih (systems analyst trainee).

5. Programer aplikasi senior (senior applications programmer)

Programer apliakasi senior merupakan pemrogram komputer yang sudah

berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi

dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram lainnya. Pemrogram aplikasi

senior kadang-kadang juga disebut dengan pemrogram/analis.

6. Programmer aplikasi (application programmer)

Programer aplikasi merupakan programer komputer yang cukup berpengalaman

dan dapat melakukan tugasnys tanpa harus dibimbing secara langsung lagi.

7. Programer aplikasi yunior (junior applications programmer)

Programer aplikasi yunior merupakan pemrogram komputer yang belum

berpengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram yang

lebih senior. Programer aplikasi yunior biasanya hanya dilibatkan pada

pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti misalnya pembuatan

bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga disebut

dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications programmer

trainee).

Team pengembangan sistem (II)

1. Pengguna Sistem

a. User

Sebagai end-user (operator) dan user-manager yang mengawasi pekerjaan

end-user.

b. Manajemen

Memegang pernan penting dalam menyetujui rencana pengembangan sistem

dan penyediaan dana.

2. Perancang Sistem

a. Project Coordinator

Bertanggungjawab agar tim dapat bekerja secara harmonis dan optimal

serta mengontrol agar pelaksanaannya sesuai rencana.

b. System Analyst & Design

Personil yang memberikan solusi dan mendesain sistem baru.


UNSOED.Net

17

c. Programmer

Personil yang membuat program berdasarkan rencangan dari sistem analis.

d. Network Designer

Bertanggungjawab terhadap desain jaringan, seperti LAN, MAN, WAN.

e. Technician (Hardware)

Personil yang menetapkan konfigurasi-konfigurasi hardware yang tepat

agar dapat bekerja secara optimal.

f. Database Administrator

Personil yang bertanggjawab terhadap suatu sistem database, mencakup

pola struktur data, integritas data, memberikan hak akses kepada user,

backup, recovery dan mengoptimalkan performa database.

g. Documenter

Personil yang membuat dokumentasi sistem, mencakup buku operasional

aplikasi, teknis dan sistem.

h. Software Tester

Personil yang menjamin bahwa program aplikasi yang dibuat programmer

sesuai spesifikasi.

i. Graphic Designer

Pesonil yang memiliki keahlian dalam mendesain untuk aplikasi berbasis

GUI (Graphic Interface).

Alat dan teknik pengembangan sistem

Terbagi atas :

1. Graphical tools

a. HIPO

b. Data Flow Diagram (DFD)

c. Structure Chart

d. SADT

e. Warnier/Orr

f. Jakson's Diagram

2. Diagram Chart

2.1 Activity Chart

a. Systems Flowchart

b. Program Flowchart (Program Logic Flowchart, Detailed Computer

Program Flowchart)

c. Paperwork Flowchart / Form Flowchart

d. Database Relationship Flowchart

e. Process Flowchart

f. Gantt Chart

2.2 Layout Charting

2.3 Personal Relationship Charting

a. Working Distribution Chart

b. Organization Chart

3. Technique Public

3.1 Teknik Manajemen Proyek (Penjadualan Proyek)

a. CPM (Critical Path Method)

b. PERT (Program Evalution and Review Technique)

3.2 Fact Finding Technique (Mengumpulkan data dan menemukan fakta)

a. Interview, Observation, Questionaires, Sampling

3.3 Cost Effectiveness Analysis / Cost Benefit Analysis

3.4 Inspection and Walkthrough

3.5 Meeting


UNSOED.Net

18

Daftar Pustaka







BAB 4

SIKLUS HIDUP SISTEM

(SYSTEMS LIFE CYCLE)

4.1 General Systems Life Cycle (GSLC)

Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada semua sistem, baik

sistem biologis, fisikal, sosial ataupun sistem lainnya. Adapun fase-fase

tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu :

a. Development (introduction)

b. Growth

c. Maturity

d. Deterioration (decline)

Apabila digambarkan, GSLC akan terlihat seperti berikut :

|

| +---------------+\

| /: : \

| / : : \

| / : : \

| / : : \

| / : : \

| / : :

| /--------+/ : :

| / I : II : III : IV

|/ : : :

+---------------------------------------------------------------

Development Growth Maturity Deterioration

Gambar 4.1 : General Systems Life Cycle (GSLC)

4.2 Information Systems Life Cycle (ISLC)


UNSOED.Net

19

Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada sistem informasi.

Adapun fase-fase tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu :

a. Systems Development (Design)

b. Systems Implementation

c. Systems Operation (Maintenance)

d. Systems Obsolescence

Apabila digambarkan, ISLC akan terlihat seperti berikut :

|

| +---------------+\

| /: : \

| / : : \

| / : : \

| / : : \

| / : : \

| / : :

| /--------+/ : :

| / I : II : III : IV

|/ : : :

+---------------------------------------------------------------

Systems Systems Systems Operation Systems

Development Implementation (Maintenance) Obsalescence

(Design)

Gambar 4.2 : Information Systems Life Cycle

4.3 Systems Development Life Cycle (SDLC)

SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah

dari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatan

utama, yaitu :

a. Analysis

b. Design

c. Implementation

Setiap kegiatan dalam SDLC dapat dijelaskan melalui tujuan (purpose) dan

hasil kegiatannya (deliverable).

Apabila kegiatan utama tersebut dijabarkan ke dalam langkah-langkah yang

lebih rinci dapat digambarkan seperti berikut :

+---------------------------------------------------------------------+

: ANALYSIS : DESIGN : IMPLEMENTATION :

+---------------------------------------------------------------------+

: :

+---------------+ : :

+-->: Problem : : :

| : Detection : : :

| +---------------+ +-----------+ +-----------+

+---------> | | : | | : |

| +---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+

| : Initial : | : : Output : | : : Programming / :

| : Investigation : | : : : | : : test :

| +---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+

+---------> | | : | | : |


UNSOED.Net

20

| +---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+

| : Requirements : | : : Input : | : : Training / :

| : Analysis : | : : : | : : Other :

| +---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+

+---------> | | : | | : |

+---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+

: Generation of : | : : Files :--+ : : System :

: Alternatives : | : : : : : Change Over :

+---------------+ | : +---------------+ : +---------------+

| | : :

+---------------+ | : :

: Selection of :--+ : :

: Proper System : : :

+---------------+ : :

Gambar 4.3 : Stages of Problem Solving Systems Development Life Cycle (SDLC)

ANALYSIS

Dalam tahap analisis ini, digunakan oleh analis sistem untuk :

a. Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah

tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar

untuk memperbaiki sistem

b. Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya.

c. Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini

d. Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah :

1. Problem detection

a. Tujuan : Mendeteksi sistem, apabila sistem saat ini semakin

berkurang manfaatnya (memburuk).

b. Hasil : Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi

dalam sistem.

2. Initial investigation

a. Tujuan : Memerikan sistem saat ini dengan penekanan pada daerah-

daerah yang menimbulkan permasalahan.

b. Hasil : Penjelasan sistem saat ini.

3. Requirement analysis (determination of ideal systems)

a. Tujuan : Mendapatkan konsensus dari komunitas pemakai dari sistem

informasi yang ideal. Sebuah penggantian sistem akan

menimbulkan jarak antara sistem saat ini dengan sistem

yang ideal (yang mengacu ke komputerisasi).

b. Hasil : Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem.

4. Generation of system alternatives

a. Tujuan : Menggali (explore) perbedaan dari alternatif sistem dalam

mengurangi jarak (gap) antara sistem saat ini dengan

sistem idealnya.

b. Hasil : Dokumen-dokumen tentang alternatif sistem yang akan

digunakan untuk memperbaiki sistem.

5. Selection of proper system

a. Tujuan : Membandingkan alternatif-alernatif sistem dengan

menggunakan metodologi terstruktur, memilih alternatif

sistem yang paling baik, dan menjualnya (sell) kepada


UNSOED.Net

21

management.

b. Hasil : Hasil-hasil dari studi sistem.

DESIGN

Dalam tahap perancangan (desgin) memiliki tujuan, yaitu untuk :

a. Mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang

dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang

terbaik.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini adalah :

6. Output design

a. Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk laporan sistem dan dokumennya.

b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output).

7. Input design

a. Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk masukan didokumen dan dilayar ke

sistem informasi.

b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi masukan (input).

8. File design

a. Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk file-file yang dibutuhkan dalam

sistem informasi.

b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi file.

IMPLEMENTATION

Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :

a. Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang

sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau

dikembangkannya.

b. Mengimplementasikan sistem yang baru.

c. Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah :

9. Programming & testing

a. Tujuan : Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan

operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman

tertentu, dan mengetest semua program serta memastikan

semua fungsi / modul program dapat berjalan secara benar.

b. Hasil : Coding program dan spesifikasi program.

10.Training

a. Tujuan : Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem,

persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang

berhubungan denganp pelatihan (buku-buku panduan sistem).

b. Hasil : Rencana pelatihan sistem, modul-modul katihan dan

sebagainya.

11. System changeover

a. Tujuan : Merubah pemakaian sistem lama ke sistem bari dari sistem

informasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan

tanggungjawab team designer ke pemakai siste (user organization).

b. Hasil : Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).


UNSOED.Net

22

Daftar Pustaka







BAB 5

DETEKSI MASALAH SISTEM

(DETECTION OF SYSTEM PROBLEMS)

5.1 Permasalahan Sistem

Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa

baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan sistem

informasi mempunyai masalah, antara lain karena :

a. Waktu (overtime).

b. Lingkungan sistem yang berubah.

c. Perubahan prosedur operasional.

Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang

meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke

sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari

programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk

perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor).

Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :

a. Relevansi (relevancy).

b.

c. Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan

(completeness),

d. kebenaran (correctness), dan keamanan (security).

e.

f. Ketepatan waktu (timeliness).

g.

h. Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan

i. biaya (cost).

j.

k. Efisiensi (eficiency).

l.

m. Dapat dipercaya (reliability).

n.

o. Kegunaan (usability).


UNSOED.Net

23

p.

Relevansi (relevancy)

Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan

managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat

digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.

Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :

Banyak laporan yang isinya terlalu panjang

Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.

Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.

Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.

Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi

dan disebarluaskan.

Kelengkapan (completeness)

Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap.

Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya

80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.

Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).

Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber

dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.

Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang

tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.

Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan

data dari sumber-sumber dokumennya.


UNSOED.Net

24

Kebenaran (correctness)

Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field

harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara

lain :

Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding

kualitasnya.

Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.

Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami

kenaikan.

Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan.

Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi

masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.

Keamanan (security)

Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya.

Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika

informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

Ketepatan waktu (timeliness)

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :

Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan.

Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang

bebas

kesalahan.

Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.

Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak

langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).

Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.

Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami

kenaikan.


UNSOED.Net

25

Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi

staff pemeliharaan program dan staff operasinya.

Ekonomi (economy)

Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya

waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian

akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan

pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi

merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek.

Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja,

tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan

keuntungan sistem informasi yang didapat.

Efisiensi (eficiency)

Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit

sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan

mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan

$100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.

Efisiensi dari sistem tersebut adalah :

100.000

------- = 20%

500.000

Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :

Keluaran / nilai uang (trougput/dollar).

Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours

worked).

Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).

Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).

Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of

programmers).

Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).


UNSOED.Net

26

Dapat dipercaya (reliability)

Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan

memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah

reliabilitas, antara lain :

Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik

ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.

Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat

rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru

ditraining.

Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat

memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki

sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.

Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.

Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.

Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat

diprediksi, sehingga perlu menguranginya.

Kegunaan (usability)

Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai

dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah

dalam sistem.

Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem,

antara lain :

Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.

Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.

Naiknya keluhan-keluhan pemakai.

Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.


UNSOED.Net

27

5.2 Information systems backlog

Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang

tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya.

Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya

(to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update)

sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.

Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan

terjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems

backlogs.

Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat

terjadi :

1. Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase).

2. Penurunan kinerja (decreasing performance).

3. Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover).

4. System downtime.

5. Transaction variances.

Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain :

Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency).

Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates).

Kenaikan biaya (increased costs).

Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).

Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi :

a. Keluhan pemakai (user complaints).

b. Perhatian top manajemen (top management concerns)

c. Penunjuk jalan (scouting).

d. Pengawas pemakai (user surveys).

e. Pengawas (audits).

f. Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).

5.3 Laporan awal masalah

Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan

oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study).

Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius

untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu

untuk dilakukan.

Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut:

1. Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.

2. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.

3. Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem


UNSOED.Net

28

nature).

4. Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.

Tipe recommendation, terdiri dari :

a. Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan.

b. Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem.

c. Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi ini dimulai

dari system development life cycle. Detail analisis memutuskan apakah

sistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.

Daftar Pustaka



BAB 6

PENGAMATAN AWAL

(INITIAL INVESTIGATION)

6.1 Konsep sistem investigasi

(System Investigation Concepts)

/~~~~~~~~~~~~~\

: Discontinue :

+---------+ \ SDLC /

: Systems : ~~~~~~/\~~~~~

: Goals : -----+ :

+---------+ } :

} +----------+ +-------------+ +----------+

Expectation }==>: Detected :==>: Initial :==>: Valid :

gap (problem) } : Problem : :Investigation: : Problem :

} +----------+ +-------------+ +----------+

+---------+ } :

: Current : -----+ :

: System : \/

: Status : +--------------+

+---------+ : Requirements :

: Analysis :

+--------------+


UNSOED.Net

29

Masalah (problem) adalah kesenjangan perbedaaan (gap) antara tujuan sistem

dan kondisi sistem yang sebenarnya, dengan pengertian lain kenapa sistem

gagal untuk mencapai tujuan sistem yang telah ditentukan sebelumnya.

Untuk mengetahui hal-hal apa saja yang telah menyebabkan kegagalan sistem,

maka seorang analis sebaiknya melakukan investigasi lebih dahulu sebelum

melakukan tindakan untuk memperbaiki sistem. Dengan investigasi, seorang

analis akan lebih memahami masalah dan alur sistemnya lebih mendalam,

meskipun dalam detect problem sudah diketahui permasalahannya tetapi masih

menggambarkan garis besarnya saja.

Banyak laporan dalam deteksi masalah mungkin tidak benar-benar nyata atau

tidak dapat dipecahkan. Hal tersebut mungkin dikarenakan :

a. Tujuan yang terlalu ideal sehingga sulit atau mungkin tidak akan tercapai.

b. Sistem tidak dapat dikembangkan karena kekurangan sumberdaya, sikap atau

keduanya.

c. Pengukuran sistem yang tidak akurat.

d. Pernyataan tujuan sistem yang sudah ketinggalan (statement of goals is

dated).

e. Kesenjangan antara sistem yang ideal dan sistem saat ini sifatnya

sementara (the gap between the ideal and the current system is temporary

and will decrease given patience).

Dalam tahap problem solving, sebaiknya memberikan penjelasan tentang :

a. Penjabaran kondisi sistem yang berjalan melalui kegiatan investigasi

secara rinci.

b. Mendapatkan konsensus sistem yang ideal.

c. Mengembangkan beberapa alternatif untuk mengurangi perbedaan (gap)

antara sistem yang ideal dengan sistem yang sedang berjalan.

d. Memilih alternatif yang terbaik dan menjualnya ke manajemen.

Tugas mulai point b sampai d akan memakan waktu yang cukup lama termasuk

biaya yang dibutuhkan. Tujuan dari investigasi adalah untuk memantapkan

atau menunjukkan masalah yang sebenarnya terjadi disamping sebagai cara

seorang analis untuk mengerti sistemnya secara mendalam.

6.2 Kendala dalam sistem investigasi

Dalam melakukan investigasi terdapat beberapa hambatan atau kendala yang

akan terjadi , diantaranya masalah :

a. Waktu (time)

Analis kekurangan sumber daya (resource) waktu, sehingga hanya melakukan

sebagian kegiatan investigasi. Biasanya waktu berhubungan dengan masalah

biaya yang dibutuhkan.

b. Biaya (cost)

Seringkali biaya yang dikeluarkan berhubungan dengan lamanya waktu untuk

kegiatan investigas, sehingga manajemen akan memberikan batasan biaya.

c. Ilmu pengetahuan (knowledge)

Manager sistem informasi cenderung menyuruh analis yunior yang belum

memiliki keahlian teknis atau pengetahuan yang cukup, sehingga akan

berdampak pada hasil investigasi yang kurang mendalam,matang atau lengkap.

d. Politik (politics)

Manajemen atau pihak-pihak tertentu mungkin menyebarkan isu-isu yang

tujuannya untuk menghambat kegiatan investigasi.

e. Campur tangan (interference)

Adalah terdapatnya pihak-pihak yang berusaha campur tangan atau mengatur

dalam kegiatan investigas sehingga akan menganggu atau menimbulkan


UNSOED.Net

30

kekacauan.

6.3 Rekomendasi

Hasil dari investigasi adalah sebuah rekomendasi, yang salah satunya adalah

sebagai berikut :

a. Tidak mengambil tindakan apapun karena tidak ditemukan masalah.

Hal tersebut dapat terjadi karena mungkin dalam preliminary report,

masalahnya dibuat-buat sehingga pada saat dilakukan investigasi masalah-

masalahnya tersebut tidak terjadi atau tidak ditemukan.

b. Melakukan pemeliharaan sistem untuk masalah-masalah yang kecil.

Pemeliharaan sistem yang dilakukan setiap hari (periode pendek) akan

membantu meminimalkan masalah-masalah yang muncul sehingga cepat untuk

ditangani dan selalu terkontrol secara baik.

c. Meningkatkan kemampuan atau ketrampilan pemakai didalam menjalankan atau

menggunakan sistem informasi.

d. Mempertimbangkan untuk modifikasi sistem secara total, sehingga perlu

pemikiran untuk menggantinya dengan sistem yang baru.

e. Menempatkan masalah yang terjadi kedalam rencana pengembangan sistem

yang segera dilakukan.

6.4 Taktik investigasi

a. Dengarkan, jangan mengurui (listen, do not lecture).

Jika anda tahu semua jawaban, pasti anda tidak akan melakukan investigasi.

Sehingga dalam kegiatan investigasi sebaiknya memberikan waktu yang cukup

bagi pihak manajemen atau pemakai untuk menjelaskan secara lengkap dan

jelas dan analis sistem jangan terlalu mendominasi pembicaraan.

b. Jangan memberikan pemecahan awal terhadap masalah (do not presolve the

problem).

Artinya jangan berusaha menunjukkan pemikiran untuk memecahkan masalah,

sebelum seluruh kegiatan investigasi selesai dilakukan, sehingga

menghindari

solusi-solusi yang sebagian-sebagian.

c. Membandingkan cerita (compare stories).

Berbeda orang berarti berbeda pandangan terhadap masalah yang sama,

sehingga perlu melibatkan supervisor dan bawahan dalam memberikan

pandangan masalah secara jelas dan dapat dipercaya. Sebaiknya tidak

mendengarkan dari 1 sumber sehingga hanya ada 1 pandangan (opionio).

Ketika pemakai memiliki perbedaan pandangan, sebaiknya cari perbedaannya

dan kemudian mencari pandangan yang memiliki kesamaan.

d. Perhatikan keengganan tanggapan (look for reluctant responses).

Keengganan memberikan tanggapan mengindikasikan sesuatu yang

disembunyikan.

Terlalu banyak masalah sistem dapt juga menyebabkan kebingungan sehingga

tidak mampu menjelaskan secara lengkap.

e. Perhatikan masalah inkonsistensi logikal (probe for logical

inconsistencies).

Inkonsistensi logikal adalah penghentian flow data dimana data tersebut

hilang, atau secara tiba-tiba muncul data tertentu. Beberapa hal yang

berhubungan dengan masalah ini :


UNSOED.Net

31

* Ada data masukkannya tetapi tidak ada outputnya (black hole).

* Ada keluaran (output) tetapi tidak ada data masukannya (miracles).

f. Perhatikan dampak anda (observe your effect).

Memperhatikan perbedaan dari pemakai ketika anda hadir dan saat anda tidak

hadir. Penilaian secara langsung disebut dengan internal probe. Sedangkan

external probe adalah penilaian yang dilakukan tanpa diketahui oleh

siapapun

(searching external material), seperti dengan menganalisa laporan, sejarah

permasalah terdahulu, dan sumber-sumber investigasi sekunder lainnya.

g. Memerlukan kerja keras, sehingga menimbulkan kebosanan (expect hard,

boring work).

Jadilah detektif yang profesional dan sabarlah dalam menangani

permasalahan

sistem secara bertahap.dan berkesinambungan.

h. Hindari masalah politk (avoid politics).

Misi analis sistem adalah fakta bukan mengadili (your mission is fact,

not judgement).

6.5 Teknik investigasi

Teknik investigasi meliputi kegiatan :

a. Secara langsung (direct (internal) probes)

Yaitu untuk mengetahui secara langsung apa yang terjadi dalam lingkungan

pemakai. Mereka mengijinkan anda untuk memperhatikannya langsung tanpa

melalui pihak-pihak tertentu (interpreter). Internal probes merupakan

sumber kekacauan (disruptive), karena timbul perbedaan sikap. Internal

probes digunakan sebagai pengkayaan (a richer) dan kelompok pembenar dari

fakta yang terjadi (truer group of facts). Terdapat tiga teknik untuk

melakukan investigasi langsung, yaitu dengan :

* Kuesioner (questionnaires).

Teknik ini sangat tepat, apabila dalam investigasi memiliki kendala

waktu dan biaya. Meskipun mendapatkannya dari responde melalui blangko

isian. Adapun hal-hal dalam kuesioner kondisi akan penjelasannya akan

berbeda apabila dilakukan tatap muka langsung (face to face interview).

Hal terbaik dari kuesioner adalah sebagai dokumen yang dapat menunjukkan

perbedaan-perbedaan yang terjadi pada responden.

* Tanya jawab (interview).

Kegiatan ini membutuhkan waktu dan keahlian khusus. Tidak semua orang

dapat melakukan tanya jawab dengan sukses. Interview dapat digunakan

untuk pertanyaan yang berurutan secara mendalam disamping lebih

fleksibel

sesuai dengan kondisi lapangan. Kendala yang dihadapi adalah waktu dan

keahlian khusus.

* Pengamatan (observation).

Merupakan internal probe yang kuat (a powerful internal probe).

Duduk bersama dengan pemakai sistem dengan melakukan pengamatan dengan

pertanyaan yang lebih spesifik. Mengapa anda melakukan kegiatan ini ?

atau dimana dokumen ini akan dipindahkan ?. Setiap pertanyaan mungkin

akan dapat menunjukkan pemecahan masalah misterius.

b. Secara tidak langsung (indirect (external) probes)

Kegiatan yang dapat dilakukan dengan cepat dan tidak kelihatan dari

operasional personel, sehingga dapat mengetahui sisi luar atau sesuatu

yang disembunyikan dari komunitas pemakai. Kegiatan ini akan mendominasi


UNSOED.Net

32

pada awal kegiatan SDLC, selanjutnya internal probe untuk memperdalam.

* Aliran prosedur (procedure flow).

Prosedure operasional merupakan sarana (vehicles) bagi pegawai baru

mengerti pekerjaannya dan pengalaman karyawan untuk menangani masalah.

Jika procedure flow tidak benar, sistem informasi tidak dapat

dioperasikan secara benar pula. Gunakan system flowchart untuk

menelusuri jalannya informasi sebagai penjelasan prosedure operasinya.

Apabila ada permasalahan diprosedur, masalah tersebut mungkin akan

timbul dalam operasional yang sebenarnya.

* Mempelajari dokumen (document review).

Adalah dengan mendapatkan dan mengumpulkan dokumen-dokumen penting

(critical document). Jika masalah banyak terjadi di customer orders,

kumpulkan sumber dokumen asli dari customer orders tersebut yang

digunakan sebagai data entry-nya, format interaktif layar, detail

transaksi, ringkasan dan kesalahan laporan yang terjadi.

Dokumen seringkali menjadi penyebab masalah.

* Sampel (sampling).

Mungkin anda membutuhkan informasi dari para vendor billing yang telah

memberikan diskon pada saat pembayran, karena perusahaan kehilangan

uang saat diskon tidak diberikan ketika terjadi penundaan pembayaran.

Anda dapat melibatkan para pelanggan pembayar untuk mendapatkan

informasi (walaupun ada banyak transaksi). Akhirnya anda dapat membuat

daftar sampel data dengan pemilihan random untuk satu minggu terakhir,

memilih 20 halaman dari transaksi harian, memilih 5 item dari setiap

halaman yang terpilih., merekam informasi untuk setiap 5 item dan

menghitung rata-raa dan varian untuk sampel-sampel dari semua transaksi

pembayaran yang terjadi.

* Tabular (Tabular tools)

Disebut juga matrix, yaitu daftar cek (checklists) untuk menemukan

perselisihan (discrepancies) dalam alur transaksi seperti berikut :

=========================================================================

Output Reports

=========================================================

Record fields Order Back Customer Shipping Salesperson

detail Order Service Status Summary

---------------------------------------------------------

Customer number v v v v

Order date v

Inventory item number v v

Quantity ordered v v v v v

Warehouse location

Shipping code v v

Substitute code v v

Backorder code v v

=========================================================================

6.6 Deskripsi sistem saat ini

Menentukan kinerja sistem saat ini akan mengalami kesulitan apabila

perusahaan tidak memiliki sebuah standar pengukuran kinerja sistem.

Sayang sekali, perusahaan cenderung tidak memperbarui (to update)

dokumentasi sistem yang berjalan. Karenanya, analis memperbaiki dokumen

selama investigasi masalah sistem.


UNSOED.Net

33

Deskripsi sistem saat ini meliputi penjelasan :

a. Masukan (inputs)

b. Keluaran (outputs)

c. File (files)

d. Elemen data (data elements)

e. Volume transaksi dan dokumen tindakan (transaction and action document

volume)

f. Diagram aliran data (data flow diagrams)

Pertanyaan

1. Mengapa deteksi masalah menjadi tidak nyata atau tidak terungkap ?

2. Mengapa initial investigation begitu penting bagi departemen sistem

informasi ?

3. Jelaskan lima faktor kendala investigasi !

4. Jelaskan bagaimana langkah pemecahannya dari kelima faktor kendala

tersebut !

5. Jelaskan kemungkinan rekomendasi dari hasil investigasi ?

6. Jelaskan 8 taktik investigasi yang dapat digunakan oleh analis sistem ?

7. Apa perbedaan antara internal dan external probes ?

8. Jelaskan keuntungan dan kerugian dari kuesioner dan interview ?

9. Jelaskan tentang procedure flow operates !

10.Mengapa sampling begitu penting !

11.Mengapa deskripsi sistem saat ini perlu dijelaskan !

12.Jelaskan komponen dalam deskripsi sistem saat ini !

Daftar Pustaka



BAB 7

KEBUTUHAN ANALISIS

(REQUIREMENT ANALYSIS)

Dalam melakukan tahap ini akan dicapai 4 tujuan, yaitu :

a. Menjelaskan sistem saat ini secara lengkap.

b. Menggambarkan sistem informasi yang ideal.

c. Membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan

memperhatikan kendala sumber daya.


UNSOED.Net

34

d. Memberi dorongan terhadap keyakinan pemakai kedalam team pengembangan

sistem.

Tahap requirement analysis adalah tahap interaksi intensif antara analis

sistem dengan komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan

sistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan

pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik.

Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai

tentang kebutuhan mereka dari sebuah sistem informasi, karena mungkin

pemakai mengalami kegagalan sistem informasi sebelumnya.

Keinginan pemakai

Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap

keinginan pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal.

Ideal disini merupakan konsep daripada kenyataan, artinya bahwa tidak ada

sistem yang ideal (tidak ada sistem informasi yang sempurna) tetapi bersifat

subyektif saja. Kalau hal ini tidak dijelaskan secara mendalam dapat

menimbulkan perbedaan pandangan atau akan mengecewakan end-user.

Metode kebutuhan analisis

Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan

requirement system. Metode tersebut adalah interviews, questionnaires,

observation, procedure analysis, dan document survey.

Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut :

Tanya jawab (Interviews)

1. Bagaimana metode itu digunakan.

· Pemilihan potential interviewees.

· Membuat perjanjian terhadap potential interviewees.

· Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas.

· Memilih person yang diinterview secara pribadi dan merekamnya.

2. Target dari metode.

· Kunci pribadi dalam proses DFD.

· Kadangkala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors.

3. Keuntungan metode.

· Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya

sesuai situasi yang terjadi.

· Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda

berpikir hal ini dapat terjadi ?.

· Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.

· Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.

4. Kerugian metode.

· Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit.

· Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara.

· Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah.


UNSOED.Net

35

5. Kapan metode tersebut baik digunakan.

· Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci.

· Test kredibilitas dari interviewees.

· Mencari interview yang unsureness atau contradictions.

· Memantapkan kredibilitas team.

Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yaitu objektives,

audience, format, weighting dan combining responses, and docummentation.

Kuesioner (Questionnaires)


· Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner.

· Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users.

· Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.


· Semua end-user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam proses solusi

pemecahan sistem.

· End-user dihubungkan dengan proses pemakaian simbol-simbol dalam DFD.


· Murah dan cepat dari pada interviews.

· Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang

dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih.

· Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner.

· Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user.

4. Kerugian metode.

· Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user.

· Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi

end-user.

· Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk

mengembalikan kuesioner.

· Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik.


· Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua.

· Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user.

· Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.

Observasi (Observation)


· Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan.

· Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volumen dan

pengolahan lembar kerja.


· Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam DFD (Data Flow Diagram)


· Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion).

· Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan.

· Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui

bahwa mereka sedang diamati).

· Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users.


UNSOED.Net

36

4. Kerugian metode.

· Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa

diamati).

· Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin

tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan.

· Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis.


· Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya.

· Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya

tidak terjadi (dibuat-buat).

Tip praktis dalam melakukan observasi :

a. Jangan mengamati dalam waktu yang lama.

Terdapat dua alasan, yaitu : dengan waktu yang lama akan mengacau operasi

yang sedang diamati, dan akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya.

b. Buat catatan yang ringkas.

c. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat

tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan

mengurangi gangguan.

d. Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama.

e. Jangan melakukan observasi tanpa rencana..

Prosedur analisis (Procedure Analysis)


· Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikan

aliran dokumen kunci melalui sistem informasi, yaitu dengan data flow

diagram (DFD).

· Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi sistem.

· Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan daripada mendeskripsikan

volume distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya

dikerjakan terhadap salinan dari dokumen aslinya.


· Dokumen utama dalam DFD (Data Flow Diagram)

· Proses dalam DFD.


· Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferences)

yang minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai.

· Prosedur aliran dapat dapat menjadi sebuah struktur checklist untuk

melakukan observasi.

4. Kerugian metode.

· Prosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to date lagi.

· Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis.


· Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat membantu perancangan

yang baik.

· Tim analis tidak secara total familiar dengan aliran dokumen.

· Mendeskripsikan aliran dokumen yang menganggu kerjanya fungsi.

Pengamatan dokumen (Document Survey)


UNSOED.Net

37


· Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan (physical data flow

diagram).

· Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan.

· Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data, meliputi

field (ukuran dan tipe), frekuensi penggunaan dan struktur kodingnya

(coding structure).


· Aliran data kunci ditunjukkan dalam data flow diagram (DFD).


· Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya.

· Permulaan elemen kamus data.

· Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural.

4. Kerugian metode.

· Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami

kebanjiran dokumen dan laporan).


· Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (selama kegiatan

analisis, dalam memperjelas desain sistem yang baru dan analisis

dokumen dapat membantu untuk menentukan tugas perancangan selanjutnya).

Sampling

Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk

memilih sample dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistik supaya

tidak mengalami kegagalan atau ancaman.

Kendala sumber daya

a. Waktu

Sebuah pengantian sistem harus diutarakan dalam kerangka kerja sejak

sistem mengalami penurunan fungsi dengan cepat. Kendala waktu ini dapat

mempengaruhi analis untuk mempertimbangkan inovasi teknologi yang tidak

mungkin dioperasikan dalam waktu yang singkat. Oleh karena itu perlu

membutuhkan waktu yang cukup supaya memiliki kelonggaran waktu sehingga

dapat membuat alternatif yang paling baik.

b. Uang

Sistem informasi yang ideal akan membutuhkan biaya yang mahal, sehingga

membutuhkan pendanaan yang cukup. Hal ini akan terjadi karena terjadi

persaingan dengan para pesaingnya dimana mereka menanamkan investasi

yang besar dalam sistem informasinya.

c. Keahlian.

Staff sistem informasi mungkin tidak memiliki pengetahuan atau pengalaman

yang cukup seperti masalah telekomunikasi, integrasi database, dan

interactive setting. Perusahaan dapat mengkontrak konsultan untuk

menambah kemampuan mendesain. Hal ini nantinya akan diperhadapkan pada

kendala biaya yang dikeluarkan untuk tenaga konsultan.

d. Teknologi.

Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah utama dalam mendukung

kerja sistem, sehingga perlu memperhatikan perkembangan teknologi terus-

menerus, yang konsekuensinya terjadi pengeluaran biaya yang besar dan


UNSOED.Net

38

jangan sampai teknologi yang dipakai ketinggalan dari para pesaingnya.

e. Faktor ekternal.

Banyak kendala yang datang dari luar setting design, seperti pencegahan

menggunakan teknologi eksotik (exotic of technologies), mencegah

memelihara data lokal dalam sebuah sistem database pusat, dan sebagainya.

Dokumen kebutuhan analisis

1. Arahan (conduct) analisis.

· Hubungan dengan pemakai akhir.

· Menganalisa records, forms dan laporan.

· Pengamatan proses.

· Menganalisa metode yang digunakan.

· Permasalahan dalam pengumpulan data.

2. Kebutuhan pemakai.

· Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya.

· Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya).

· Kebutuhan pelatihan.

· Pengaruh sistem baru.

3. Kendala sistem.

· Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor

ekternal.

· Realistik sistem.

4. Dokumentasi.

· Intrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview).

· Konsensus statistik.

· Aliran data secara logikal dan phisik.

· Element awal dalam kamus data.

Daftar Pustaka



BAB 8

PEMBUATAN ALTERNATIF SISTEM

(GENERATING SYTEMS

ALTERNATIVES)

Dalam bab ini akan muncul pertanyaan bagaimana perbedaan kondisi sistem saat

ini dengan sistem ideal dapat didekatkan (how is the performance gap closed).


UNSOED.Net

39

Pertama, pembuatan alternatif untuk memecahkan masalah sistem informasi.

Kemudian alternatif-alternatif tersebut ditetapkan yang terbaik secara

bijaksana (most expedient).

Pilihan stategi

Manajemen tingkat atas membuat pilihan strategi dengan memperhatikan semua

kendala.Adapun pilihan strategi yang biasa digunakan adalah sebagai berikut:

Distributed versus centralized processing

Saat ini, ada kecenderungan terjadi perubahan keputusan informasi dari

centralized data processing ke decentralized end-user responsibility centers.

Dalam lingkungan proses terdistribusi, end-user memutuskan peralatan,

implementasi dan prioritas pengembangan.

Di bagian lain terdapat pertumbuhan jumlah end-user yang masuk ke dunia

komputer. Mereka mencoba teknologi terbaru tanpa memperhatikan biaya, dan

resiko. Tanpa keahlian, perancang sistem akan berada dalam lingkungan

konservatif (kolot).

Integrated versus dispersed databases (sistem database

tersebar)

Ketika organisasi menggunakan sistem database tersebar, perancang sistem

mempunyai pilihan pertimbangan tentang file apa saja yang termasuk dalam

database dan data apa saja yang masuk dalam file. Integrated database

ditangani oleh administrator database yang memelihara semua kontrol data

storage, access dan modification. Manajemen tingkat atas memutuskan sesuai

dengan pilihan perancang sistem dengan memperhatikan sisi kemudahan

kontrolnya.

Surround strategy of system development

Strategi pengembangan sistem adalah penting karena banyak perusahaan

mempunyai tumpukan (backlog) dari sistem baru yang dirancang dan kondisi

sistem yang sedang dimodifikasi. Strategi ini mengijinkan perancang sistem

menggunakan perbedaan bahasa program dan menjalankannya pada komputer yang

berbeda untuk sebuah sistem kompatibilitas penuh (a totally compatible

system). Lingkungan sekitar strategi sangat penting dalam masalah

pengambilalihan perusahaan, dimana satu perusahaan mendapatkan perusahaan

lain dan mungkin sistem informasinya tidak kompatibel dengannya (berbeda).


UNSOED.Net

40

Pilihan taktik

Manajemen memutuskan sekarang atau nanti, mengganti lawan modifikasi, dan

konfigurasi SDLC. Pemilihan ini dilakukan sebelum pilihan operasional.

Sekarang atau nanti

b Teknologi.

Sebuah terobosan teknologi adalah memerlukan pertimbangan untuk beberapa

tahun mendatang.

b Aliran kas.

Kondisi aliran kas perusahaan perlu untuk dipertimbangkan didalam

pengembangan atau penggantian sistem.

b Sumber daya keahlian.

Dalam melakukan pengembangan sistem perlu untuk memperhatikan tenaga-

tenaga ahli yang terlibat baik dalam perancangannya maupun dalam

pemakaiannya nanti.

b Politik.

Banyak sistem informasi saat ini diusulkan oleh seseorang dalam perusahaan.

Untuk satu atau lebih alasan, departemen sistem informasi boleh memilih

memperlambat pengembangan atau penggantian sistem.

Penggantian lawan modifikasi


UNSOED.Net

41

Kecepatan lawan biaya

Alternatif sistem informasi pertama kali akan dibandingkan secara

kuantitatif penggunaan biaya. Karenanya perancang punya kesulitan

menyesuaikan kenaikan kecepatan dalam bentuk penghematan biaya.

Delapan pilihan tentang perancangan operasional

Pilihan perancangan dikelompokkan kedalam input, processing, dan output.

Masing-masing kelompok dapat memiliki pilihan sebagai berikut :

a. Input

1. On-line versus off-line data entry.

Off-line data entry tidak memiliki kemampuan yang baik untuk validasi

transaksi dengan segera. Oleh karena itu, on-line data entry

disarankan tetap digunakan dalam konfigurasi sistem informasi.

2. Keyed versus machine-readable data entry.

Machine-readable data entry dapat meningkatkan kecepatan, mengurangi

kesalahan pemasukan data, dan menghemat biaya untuk pekerja (save

human costs). Bagaimanapun juga membutuhkan investasi yang besar dalam

hal peralatan dan pemeliharaannya.


UNSOED.Net

42

3. Centralized versus decentralized data entry.

Decentralized entry adalah lebih cepat tetapi tingkat kesalahannya

tinggi karena banyak pemakai yang memasukkan data. Machine-readable

entry membutuhkan pemasukan desentralisasi yang memberikan keuntungan

kecepatan proses dalam menangkap sumber data (point of sale).

b. Processing

4. Batch versus real-time record update.

Batch processing menyebabkan update rekord lama, cocok untuk

centralized data entry. Real time processing membutuhkan biaya

peralatan dan menaikkan kecepatan proses.

5. Sequential versus direct access to records.

Sequential access adalah berhubungan dengan batch processing.

Direct access berhubungan dengan real-time processing.

6. Single versus multiple-user update of records.

Sebuah desain sistem untuk multiple-user lebih komplek (rumit) dalam

keamanan akses dan mengupdate record secara simultan. Kekomplekkan

(kerumitan) terjadi saat kecepatan proses adalah penting dan

aplikasinya dengan proses -real time.

c. Ouput

7. Traditional versus turnaround documents.

Traditional document adalah dokumen yang cara pendataannya ke sistem

dilakukan melalui keyboard (key input). Turnaround documents adalah

pendataan ke sistem dilakukan melalui mesin pembaca dokumen

8. Structured versus inquiry-based reports.

Structured report dibuat dalam format yang baku dan disediakan secara

rutin, sedangkan inquiry-based reports dibuat berdasarkan permintaan

dengan format sesuai permintaan pemakai. Seringkalli inquiry-base

report ditemukan dalam lingkungan real-time dimana data harus diakses

secara cepat.


UNSOED.Net

43


UNSOED.Net

44

Daftar Pustaka



BAB 9

PEMILIHAN SISTEM

(SELECTING THE PROPER SYSTEM)


UNSOED.Net

45

Dalam tahap ini (SDLC), sejumlah alternatif yang telah dibuat perlu untuk

dibandingkan sehingga dapat menemukan hanya satu sistem yang terbaik.

Masing-masing alternatif sistem yang sudah tetap dibandingkan dengan

kondisi sistem saat ini. Perlu diperhatikan, bahwa sistem saat ini dapat

dilanjutkan dalam bentuk penggantian sistem baru. Kalau sebuah candidat

sistem pengganti tidak memberikan keuntungan yang lebh dibanding sistem

saat ini, maka sistem saat ini akan tetap digunakan, sehingga sistem

pengganti harus benar-benar memberikan keuntungan dan manfaat melebihi

sistem sekarang secara maksimal.

Taktik membandingkan (comparison tactics)

Sistem dibandingkan berdasarkan biaya dan keuntungan secara relatif. Biaya

adalah kebutuhan pembayaran untuk perancang dan pengoperasi sistem informasi.

Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan sebagai hasil implementasi

sistem informasi. Hal-hal tersebut termasuk mengurangi tingkat kesalahaan

(error rates), meningkatkan penjualan (increased customer sales), dan

mempercepat waktu respon. Keuntungan merupakan sesuatu yang sulit diukur

karena bersifat kualitatif (bukan berupa angka hanya deskriptif saja).

Meningkatkan kepuasan konsumen dan mengurangi perlawanan pemakai (end-user

resistance) adalah keuntungan kualitatif. Keuntungan adalah kesempatan

untuk meningkatkan (memperbaiki) keuntungan perusahaan.

Ada tiga cara satu sistem (A) dapat lebih unggul dibanding sistem lainnya

(B).

1. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan kedua sistem mempunyai

keuntungan sama.

2. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan A juga mempunyai keuntungan

yang lebih banyak dibanding B.

3. A dan B mempunyai biaya yang sama, tetapi A mempunyai keuntungan yang

lebih banyak.

Sebuah contoh pertanyaan sulit dijawab, jika sistem A biayanya rendah,

tetapi sistem B mempunyai keuntungan yang lebih banyak, mana sistem yang

baik ?

Ada banyak contoh perusahaan menyesuaikan sistem informasi baru dengan

memperhatikan kenaikan keuntungan dibanding penurunan biaya. Pertama,

penggunaan kartu ATM dibenarkan untuk meningkatkan jumlah nasabah bank

sehingga menambah pelayanan (added service). Kedua penggunaan laser scanning

untuk supermarket adalah untuk mengurangi antrian pembayaran (checkuot

lines), yang akan diterjemahka sebagai projected meningkatkan layanan

(market share) konsumen. Penekanan pemakaian automation sebagai peningkatan

penjualan dan keuntungan dibanding mengurangi biaya.

Menjual (selling) sistem informasi ke manajemen sebagai projected benefits

mempunyai dua masalah, yaitu :

a. Sulit menaksir keuntungan secara kuantitatif (to quantify benefits).

Berapa banyak nasabah bank menarik uangnya melalui mesin ATM ?.

Berapa besar tingkat pinjaman baru pribadi (the average new customer's

loan), checking dan savings balance ?. Banyak yang telah mencoba

memecahkan pertanyaan-pertanyaan tersebut melalui probabilitas

(use of future probabilities). Masing-masing pendekatan menambahkan

masalah estimasi probabilitas mendatang dan masalah estimasi pendatang

mendatang (estimating future revenues).

b. Kalaupun keuntungan dapat ditaksir secara kuantitatif, jarang dalam


UNSOED.Net

46

bentuk nilai uang. Bagaimana waktu tunggu yang pendek dari nasabah

terhadap tingkat keuntungan uang yang diperoleh. Bagaimana dapat

menterjemahkan mengurangi tingkat kesalahan dengan mengurangi biaya

atau menaikkan pendapatan ?. Memang dapat dikerjakan, tetapi sulit,

merupakan tugas yang samar-samar (imprecise task).

Mengapa penting untuk diterjemahkan (to translate) menjadi keuntungan yang

dapat diukur dalam uang (to measurable dollars) ?. Ada tiga alasan, yaitu :

a. Perusahaan membuat catatan (keep track) uang dengan sistem akuntansi

tradisional.

b. Alternatif sistem informasi bersaing dengan alternatif yang berasal dari

area lain dalam perusahaan.

c. Top management memutuskan apakah atau tidak memutuskan dengan

pengembangan sistem informasi baru.

Suatu saat, adalah relatif mudah membenarkan (justify) otomatisasi berdasar

keuntungan daripada biaya. Pada awal proses informasi, pilihanya adalah

manual lawan sistem otomatisasi. Perusahaan menjadi modern melalui

otomatisasi. Sekarang pilihan lebih sulit. Secara khas, pilihan adalah

diantara lama dan versi baru otomatisasi sistem. Menjadi jauh lebih sulit

menjual pengembangan sistem baru kepada manajemen berdasarkan probabilistic

benefits daripada prediksi biaya yang beralasan. Karenanya, bahasan akan

menjelaskan pedoman praktis untuk membandingkan alternatif sistem informasi :

Choose one system over another based on dollars. When two alternatives are

nearly equal in dollars, select the system with more nondollar benefits.

Akan digunakan aturan (rule) atau taktik (tactic), sistem analis harus

berhati-hati dengan pertimbangan sebagai berikut :

a. Hanya seorang sistem analis dengan kemampuan komunikasi yang tinggi

(superior communication skills) dan pertimbangan pengaruh (considerable

influence) dapat menjual (sell) ke manajemen sebuah sistem dengan

pengukuran biaya yang tinggi tetapi keuntungan yang tidak terukur adalah

lebih baik. Hal ini merupakan kesedihan, tetapi masih benar.

b. Angka uang (dollar figures) menyatakan secara tidak langsung (imply)

lebih akurat daripada kelayakan. Sebuah perusahaan dapat memprediksi

market share-nya dua puluh tahun dari sekarang. Angka peramalan

(forecast figure) berisi 3 desimal point yang kelihatan lebih akurat.

Kebenaran akurasi adalah jawaban yang lebih baik.

Biaya sistem informasi

Keuntungan mencakup dalam model analisis yang hanya dapat diekpresikan

dalam nilai uang, dimana jarang terjadi. Ketika dapat diekspresikan dalam

nilai uang, ditunjukkan dalam biaya negatif.

Additional system costs $ 49,357

Additional system benefits $(16,423)

Net additional system costs $ 32,934

Biaya sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi 3, yaitu : categories,

nature, dan when they occur.


UNSOED.Net

47

Kategori biaya

Pada dasarnya biaya dibagi dalam kategori :

a. Hardware : mainframe, minicomputers, microcomputers, dan peripheral

equipment.

b. Software : systems, utility, dan application software.

c. People : analysts, programmers, operators, data entry personnel,

dan sebagainya.

d. Supplies : paper, tapes, disk, dan sebagainya.

e. Telecommunications : modem, local area network cabling, multiplexors,

front-end processors, dan sebagainya.

f. Physical site : air conditioning, humidity control, security,

dan sebagainya.

Gambar 9.1 : Typical sistems operating costs

Nature of costs

Membandingkan biaya sistem informasi melalui kehidupan sistem, analis

memproyeksi berapa perubahan biaya untuk masa depan. Untuk melakukannya,

ada tiga model biaya operasi sistem informasi, yaitu :

a. Linear.

b. Exponential.

c. Step function.


UNSOED.Net

48

Ketika biaya terjadi (When costs occur)

Biaya sistem informasi dapat terjadi sekali atau berkesinambungan.

On-time costs, development costs adalah berhubungan dengan pengembangan

sistem, dan recurring costs, operational costs adalah berhubungan dengan

operasi sistem informasi setiap hari. Perbedaan antara one-time

(development) dan recurring (operational costs) seringkali dari pilihan

materi (matter). Misalnya, pembelian sebuah komputer adalah one-time

development system, sedangkan menyewa komputer yang sama adalah recurring

operational cost. Gunakan daftat berikut untuk menetapkan biaya :

a. One-time (development) costs.

1. Hardware purchase.

2. Software purchase.

3. Analysis, design, programming, and testing personnel hours.

4. Preparation of computer site.

5. Initial training and orientation of users.

6. Docummentation for new system.

7. Changeover from old to new system.


UNSOED.Net

49

8. Conversion from old to new file format.

b. Recurring (operational) costs.

1. Hardware and software lease.

2. Hardware and software maintenance contracts.

3. Day-to-day personnel cost including analysts and programmers, computer

operations, data entry operators, and end-user costs.

4. Computer supplies.

5. Telecommunication costs.

6. Computer site rental or lease.

7. Ongoing training.

Metode untuk komparasi sistem

Ada 4 metode yang biasa digunakan untuk membandingkan dua atau lebih

sistem informasi, yaitu :

a. Break-even analysis (BEP)

b. Payback period

c. Discounted payback period

d. Internal rate of return (IRR).

Faktor kualitatif

Hanya seorang analis sistem yang berkharismatik saja yang dapat menjual

sistem informasi ke top management tanpa menunjukkan peningkatan keuntungan.

Mungkin sistem baru mempunyai biaya yang rendah atau penjualan yang tinggi

daripada sistem yang lama. Mungkin laporannya dalam meningkatkan keakuratan

atau kepuasan konsumen. Walaupun demikian, faktor-faktor tersebut tidak

menyangkut besarnya penghematan uang atau besarnya uang yang dikeluarkan.

Suatu saat anda dapat posisi mengirikan dapat menjual sebuah sistem

informasi baru ke manajemen dengan menggunakan antisipasi keuntungan

daripada penghematan uang. Selamat !. Anda harus berusaha membantu manajer

tingkat atas yang terkait agar dapat ditingkatkan. Mungkin anda akan menjual

kemampuan saat ini yang tidak ada. Dalam setiap sebuah kasus, ada sistem

informasi saat ini tidak dibandingkan dengan biaya usulan sistem baru.

Membuat rencana menjual sistem informasi baru berdasarkan keuntungan

kualitatif daripada biaya kuantitatif adalah hal yang tidak biasa.

Seringkali anda menunjukkan beberapa perbedaan biaya sebelum top management

mempertimbangkan rekomendasi anda untuk mendesain sebuah sistem informasi

baru.

Memang terdapat kaitan antara sistem yang diperbandingkan melalui biaya,

tidak dapat diukur dan faktor-faktor perbandingan non-biaya. Faktor

kualitatif seperti kinerja sistem informasi dan keuntungan strategi

kompetetif menjadi relevan.

Faktor sistem informasi

Beberapa faktor kualitatif yang mengarah kinerja sistem informasi yang baik :


UNSOED.Net

50

a. Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy).

b. Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan.

c. Mengurangi waktu tanggap dari workstation interaktif.

d. Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi).

e. Meningkatkan keamanan sistem.

f. Memperbanyak update sumber record aktif.

g. Meningkatkan kepuasaan pemakai.

Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uang.

Faktor strategi perusahaan

Sistem informasi dapat membuat keuntungan kompetetif dalam perusahaan.

Meningkatkan keuntungan saat ini, bagaimanapun juga adalah sulit untuk

diestimasi. Kenaikan profit seringkali tidak terjadi secara tiba-tiba,

tetapi terjadi beberapa tahun sesudah implementasi dari sistem baru.

Ketika dua alternatif sistem mendekati kesamaan perbandingan, pintu terbuka

untuk mempertimbangkan faktor strategi perusahaan.

Terdapat faktor-faktor strategi perusahaan tersebut adalah sebagai berikut :

1. Kepuasan konsumen (customer satisfaction).

Sebuah sistem informasi dapat menyebabkan kehati-hatian menyampaikan

produk dan keinginan efisien konsumen. Meningkatkan kepuasan konsumen

akan tidak diragukan meningkatkan penjualan. Seperti peningkatan

penjualan, bagaimanapun juga sulit untuk diprediksi dan secara

kuantitatif.

2. Meningkatkan penjualan (increased sales).

Sistem point of sales (POS) membebaskan dari penyimpanan tugas-tugas

rekord. Manajemen mengharap penjualan staff setia terhadap waktu usaha

pemasaran dan ini meningkatkan penjualan. Hanya saja penjualan akan

meningkatkan kesulitan memprediksi dalam uang.

3. Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments).

Perusahaan mendesain masukan sistem secara online dan memperbolehkan

konsumen langsung mengakses ke sistemnya. Konsumen sekarang terkunci

(tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki komitmen untuk setia

(senang) pada perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor sulit

untuk diprediksi.

4. Information product marketing.

Seringkali, sistem informasi baru dapat dipakai oleh perusahaan lainnya.

Seperti American Airline menyediakan sistem informasi pemasaran produk

selama tahun 1970, perusahaan mengembangkan sebuah sistem pemesanan

tiket dan kemudian sistem pemasaran ini juga digunakan oleh jasa

penerbangan lainnya, sehingga menjadi produk yang menguntungkan.

STUDI SISTEM

Problem statement

1. Nature of the problem detected (for example, increasing data entry

backlogs).

2. How problem was detected (for example, customer complaints or

performance measurement system).

3. Impact of problem on organizational goals (for example, delays


UNSOED.Net

51

processing of customer orders or reduces cash flow).

4. Departments and functions involved (for example, marketing department

and order processing section of production department).

Existing system documentation

1. System function and interrelationships (this can be done with a graphic

tools, such as a phyical data flow diagram, accompanied by step-by-step

narrative description).

2. Processing volumes by type of document.

3. Processing times by type of document.

4. Bottlenecks (distribution of backlogs).

5. Organization policies affecting processing (example, a policy requiring

that clerks process all commercial orders before residential orders).

6. Processing constraints.

o People (for example, an average 20 percent vacancy rate among data

entry operators).

o Hardware.

o Software.

o Development funds.

7. Organization of involved departments and function (for example,

an organizational chart).

Problem correction alternatives

1. Procedure for generating information systems alternatives.

2. Cost determination for different alternatives.

3. Feasibility analysis.

o Break-even years.

o Payback years or discounted payback years.

o Internal rate of return.

4. Qualitative factors.

5. Alternative recommended and why.

6. Alternative comparison with firm's goals (for example, ROI).

Recommended solution

1. Overall system description for recommended alternative.

2. New system functions and relationships (for example, logical data

flow diagram).

3. Expected new system results.

o Costs.

o Benefits.

4. Proposed development schedule.

5. Development resource needs.

Docummentation

1. Physical and logical data flow diagrams.

2. Processing flow statistics (volume, timing, and so on).

3. Organizational charts.

4. Feasibility analysis details.

5. Development project schedule chart.

6. Development project proposed cost schedule.

Here are some guidelines for presenting the system study successfully :

1. Melakukan presentasi secara singkat untuk menghindari melampaui waktu

yang diberikan.

2. Mengurangi penjelasan teknik secara detail seminimal mungkin. Lebih

baik menjelaskan teknik secara detail dalam menjawab pertanyaan spesifik

daripada tidak diminta.


UNSOED.Net

52

3. Presentasikan secara jelas, supaya tidak berantarkan gunakan peralatan

visual.

4. Jika menggunakan model (prototyping), bawalah bring workstation

portable (laptop). Demonstrasi secara langsung adalah lebih informatif

dan menarik daripada inactive visual aids.

5. Tekankan keuntungan-keuntungan usulan sistem informasi dengan beberapa

alternatif sesuai dengan kondisi yang dialami perusahaan.

Jangan membatasi membandingkan sistem informasi lainnya. Gunakan

komparasi nilai-nilai keuangan seperti ROI (return of investment).

Go / No-go decision

Top management harus memutuskan melanjutkan (go) dengan mengembangkan

sistem informasi yang baru atau memperlambat atau tidak menyetujui

pengembangan sistem (no-go). Jika keputusan manajemen tingkat atas

memutuskan untuk mengembangkankan sistem, departemen sistem informasi

mulai melakukan proses desain (perancangan) tahap berikutnya. Jika top

management tidak menyetujui usulan sistem informasi yang baru, maka

systems development life cycle(SDLC) dihentikan. Jarang keputusan

sesederhana itu.

Sering, top management menemukan masalah dengan system study.

Masalah yang tidak cukup serius menyebabkan penghentian project, tetapi

mereka meminta kerja ulang (rework system study). Keputusan ini adalah

dasar untuk waterwall model of systems analysis. Model menjelaskan

beberapa bagian tahapan yang diulang. Kadang-kadang, departemen sistem

informasi membuat keputusan mengulang tahapan (repeat stages) sebelum

menjelaskan (mempresentasikan) system study. Dengan alternatif,

keputusan mengulang sebuah tahapan SDLC sebelumnya atau tidak disebut

dengan go / no-go decision. Jika top management menyetujui pengembangan

usulan sistem informasi yang baru, tahap berikutnya dalam SDLC adalah

system design.

Daftar Pustaka



Sistem 11

Documents

Transcript of Sistem 11