PANDUAN PENGGUNA

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

SUB UNIT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASIUNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kode Dokumen : 00013 07007Revisi : 1Tanggal : 3 Mei 2011Diajukan oleh :

ttd

Agung Wicaksono, SS.Direvisi oleh : Kepala Divisi PMP

ttd

Rizki Trisnadi, ST.Disetujui oleh : Kepala PPTI

ttd

R. Arief Setyawan, ST., MT.

ii

DAFTAR ISI

Pendahuluan.....................................................................................................................................1

Gambaran Singkat.............................................................................................................................1

Akses.......................................................................................................................................1

Browser Mozilla Firefox................................................................................................1

Browser Opera..............................................................................................................3

Browser Google Chrome...............................................................................................3

Fitur.........................................................................................................................................4

Penjelasan Fitur.................................................................................................................................5

Pencarian Pegawai...................................................................................................................5

Pegawai Aktif................................................................................................................7

Riwayat Pendidikan.......................................................................................................7

Riwayat Diklat...............................................................................................................8

Riwayat Pangkat............................................................................................................9

Riwayat Fungsional.....................................................................................................10

Riwayat Struktural.......................................................................................................11

Riwayat Penghargaan..................................................................................................12

Riwayat Sertifikasi.......................................................................................................13

Riwayat Keluarga........................................................................................................14

Data Assesor...............................................................................................................15

Penambahan Data Pegawai Baru...........................................................................................16

Laporan..................................................................................................................................17

Laporan EKD (Evaluasi Kinerja Dosen)...................................................................................18

Asessor..................................................................................................................................19

Panduan.................................................................................................................................19

Pesan.....................................................................................................................................20

Keluar....................................................................................................................................20

iii

Panduan SIMPEG (Sistem Informasi Kepegawaian)Universitas Brawijaya

Pendahuluan

Sistem Informasi Kepegawaian adalah sistem informasi manajemen yang bermanfaat untuk mengumpulkan data, menyediakan akses data dan informasi, serta mengolah data sebagai pendukung pengambilan keputusan untuk meningkatkan kinerja organisasi khususnya di bidang kepegawaian.

Sistem Informasi Kepegawaian merupakan sistem informasi yang mengintegrasikan berbagai data yang berkaitan dengan kepegawaian, baik berupa biodata pegawai administrasi dan dosen, data riwayat kepegawaian seperti riwayat pendidikan, fungsional, struktural, diklat, pangkat, penghargaan, sertifikasi dan lain sebagainya.

Sistem ini telah diintegrasikan dengan Sistem Informasi Dosen yang merupakan sistem informasi yang digunakan untuk mengelola data-data yang berkaitan dengan dosen. Sistem Informasi Dosen (SIADO) dilengakpi dengan berbagai modul yang berisi informasi-informasi kegiatan dosen seperti kegiatan belajar mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat serta informasi-informasi lainnya.

Gambaran Singkat

Sistem Informasi Kepegawaian dikembangkan dengan menggunakan teknologi web dengan memanfaatkan internet sebagi media aksesnya.

Akses

Untuk mengakses Sistem Informasi Kepegawaian, dapat digunakan berbagai browser internet yang telah umum digunakan seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome dan browser lainnya. Anda harus terkoneksi dengan jaringan internet untuk melakukan akses. Ketikkan alamat “simpeg.ub.ac.id” pada “address bar” browser.

Bagi pengguna sistem operasi Windows, browser default yang telah disediakan adalah Internet Explorer. Bagi pengguna yang ingin menggunakan browser lain dapat mengunduh aplikasi browser tersebut dan melakukan instalasinya seperti petunjuk berikut :

Browser Mozilla Firefox

Mozilla Firefox merupakan aplikasi browser open source yang dapat digunakan secara gratis. Untuk mengunduh aplikasi ini Anda dapat mengakses website resminya melalui alamat url : http://www.mozilla.com/en-US/firefox/fx/ kemudian klik menu Free Download. Versi terbaru yang dapat digunakan saat ini adalah versi 4.01.

Untuk pengguna Windows, setelah selesai mengunduh, buka folder dimana aplikasi tersebut disimpan dan klik 2 kali untuk melakukan instalasi. Untuk Windows Vista/Windows 7, Anda akan melihat pesan User Account Control, klik Yes untuk melanjutkan instalasi.

Page 1 of 20

Gambar 1 User Account Control

Gambar 2 Halaman Pembuka

Kemudian Anda akan melihat halaman pembuka. Klik Next untuk melanjutkan. Halaman Tipe Instalasi akan keluar, pilih Standar jika Anda ingin langsung melakukan instalasi atau pilih Custom (disarankan untuk pengguna yang berpengalaman) jika Anda ingin melakukan kustomisasi pada aplikasi browser Anda.

Gambar 3 Tipe InstalasiInstalasi akan berjalan secara otomatis sampai semua proses selesai. Setelah proses

instalasi selesai, klik Finish. Untuk panduan instalasi browser Firefox pada operating system lain seperti Linux atau MacOS, Anda dapat mengakses halaman ini : http://support.mozilla.com/en-US/kb/Installing%20Firefox?s=how+to+install+firefox&as=s untuk petunjuk lebih lanjut.

Page 2 of 20

Gambar 4 Instalasi SelesaiBrowser Opera

Browser Opera merupakan aplikasi browser yang dikembangkan oleh Opera Software. Anda dapat mengakses informasinya pada url berikut : http://www.opera.com/browser/. Untuk mengunduh aplikasi ini, klik menu Download Opera untuk versi Windows. Untuk operating system lainnya, Anda dapat mengaksesnya halaman untuk mengunduh aplikasi ini pada url berikut : http://www.opera.com/browser/download/?custom=yes.

Untuk melakukan instalasi pada Windows, Anda dapat mengikuti panduan berikut :1. Klik 2 kali pada file instalasi yang telah diunduh2. Pada halaman pembuka klik Next.3. Baca Software License Agreement, kemudian tekan Accept untuk melanjutkan instalasi.4. Install Opera pada direktori yang disarankan. Tekan Next.5. Buat Icon dan Shortcuts. Tekan Next.6. Tekan Install.7. Setelah proses instalasi selesai. Tekan Finish.

Browser Google Chrome

Browser Google Chrome adalah aplikasi keluaran Google, Anda dapat mendapatkannya secara gratis. Untuk informasi lebih lanjut tentang browser ini, Anda dapat mengakses informasinya pada url berikut : http://www.google.com/chrome/intl/en/more/index.html. Untuk mengunduhnya bagi pengguna Windows XP, Vista dan 7, klik Download Google Chrome. Untuk pengguna operating system MacOS dan Linux dapat mengunduh pada url berikut :

http://www.google.com/chrome?platform=mac&hl=en http://www.google.com/chrome?platform=linux&hl=en .Untuk melakukan instalasi Google Chrome, Anda dapat mengakses panduan instalasi untuk

berbagai operating system pada url berikut : http://www.google.com/support/chrome/bin/answer.py?answer=95346 .

Page 3 of 20

Fitur

Gambar 5 Halaman Login

Setelah anda memasukkan User Name dan Password (gambar 5) pada simpeg.ub.ac.id, anda akan dihadapkan pada menu utama (Gambar 6).

Gambar 6 Menu Utama

1. Pencarian : mencari data pegawai yang ada2. Pegawai Baru : memasukkan data pegawai baru3. Laporan : melihat jumlah dosen berdasarkan kategori tertentu4. Laporan EKD : melihat laporan evaluasi kerja dosen (EKD)5. Asessor : memasukkan data asessor dosen6. Panduan : download panduan pemakaian layanan SIMPEG7. Pesan : melihat pesan yang masuk8. Keluar : keluar dari fasilitas SIMPEG

Page 4 of 20

Penjelasan Fitur

Penjelasan lebih lanjut mengenai berbagai fitur yang disediakan Sistem Informasi Kepegawaian dijelaskan sebagai berikut :

Pencarian Pegawai

Untuk mencari pegawai, masukkan nama pegawai dan pilih kategori berdasarkan jenis kerja, unit kerja, status kerja atau status aktif, kemudian pilih jenis kerja sebagai dosen atau administrasi. Misalnya memilih Jenis Kerja dan Dosen, kemudian klik Cari Data untuk mencari data.

Selanjutnya muncul daftar nama dari hasil pencarian tersebut (dengan informasi NIP, nama pegawai, unit kerja, fakultas, jenjang, dst). Pilih pegawai yang anda cari dengan meng-klik pada nomor NIP atau nama pegawai (Gambar 3). Tanda silang merah ( ) berfungsi untuk menghapus

data jadi harap hati-hati. Simbol Excel ( ) berfungsi untuk menyimpan data dalam format Ms

Exel, dan simbol Kepala ( ) untuk melihat profilnya.

Gambar 7 Daftar nama hasil pencarian pegawai

Page 5 of 20

Setelah memilih pegawai yang anda cari, muncul informasi Data Pegawai yang bisa anda rubah isi datanya (misalnya NIP, nama, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, dst) dengan meng-klik tombol Save untuk menyimpan atau klik Reset untuk membatalkan jika ada kesalahan pengisian.

Gambar 8 Form Isian Data Pegawai

Di menu di bagian kiri, Anda dapat mengakses menu lainnya diantaranya :

Page 6 of 20

Pegawai Aktif

Berisi NIP, Nama, Status Kerja, dan Jenis Kerja Klik tombol Tambah untuk menambahkan data (Gambar 5). Klik tombol Save untuk menyimpan atau klik Reset untuk membatalkan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya.

Gambar 9 Tampilan lembar data pegawai

Gambar 10. Form penambahan data pegawai

Riwayat Pendidikan

Berisi daftar riwayat pendidikan, Klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 11). Setelah selesai mengisi data jangan lupa Klik tombol Save untuk menyimpan atau klik Reset untuk membatalkan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 12).

Page 7 of 20

Gambar 11 Tampilan lembar riwayat pegawai

Gambar 12 Form penambahan data riwayat pendidikan

Riwayat Diklat

Berisi daftar riwayat diklat pegawai, klik Tambah (Gambar 13) untuk menambahkan data setelah selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk menyimpan, klik Reset jika ada kesalahan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 14).

Page 8 of 20

Gambar 13 Tampilan lembar riwayat diklat

Gambar 14 Form penambahan data riwayat diklat

Riwayat Pangkat

Berisi daftar riwayat pangkat pegawai, klik Tambah untuk menambahkan data. Klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 15), setelah selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk menyimpan, klik Reset jika ada kesalahan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 16).

Page 9 of 20

Gambar 15 Tampilan lembar riwayat pangkat

Gambar 16 Form penambahan data riwayat pangkat

Riwayat Fungsional

Berisi daftar riwayat fungsional pegawai, klik gambar silang merah ( ) untuk menghapus data,

klik gambar pencil ( ) untuk mengedit data, klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 17). Setelah selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk menyimpan, klik Reset jika ada kesalahan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 18).

Page 10 of 20

Gambar 17 Tampilan lembar riwayat fungsional

Gambar 18 Form penambahan data riwayat fungsional

Riwayat Struktural

Berisi daftar riwayat struktural pegawai, klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 19). Setelah selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk menyimpan, klik Reset jika ada kesalahan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 20).

Page 11 of 20

Gambar 19 Tampilan lembar riwayat struktural

Gambar 20 Form penambahan data riwayat struktural

Riwayat Penghargaan

Berisi daftar penghargaan pegawai, klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 21). Setelah selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk menyimpan, klik Reset jika ada kesalahan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 22).

Page 12 of 20

Gambar 21 Tampilan lembar riwayat penghargaan

Gambar 22 Form penambahan data riwayat penghargaan

Riwayat Sertifikasi

Berisi daftar riwayat sertifikasi pegawai, klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 23). Setelah selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk menyimpan, klik Reset jika ada kesalahan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 24).

Page 13 of 20

Gambar 23 Tampilan lembar riwayat sertifikasi

Gambar 24 Form penambahan data riwayat sertifikasi

Riwayat Keluarga

Page 14 of 20

Berisi daftar riwayat keluarga pegawai, klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 25). Setelah selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk menyimpan, klik Reset jika ada kesalahan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 26).

Gambar 25 Tampilan lembar riwayat keluarga

Gambar 26 Form penambahan data riwayat keluarga

Data Assesor

Berisi daftar asessor dosen, klik Tambah untuk menambahkan data (Gambar 27). Setelah selesai mengisi data jangan lupa klik Save untuk menyimpan, klik Reset jika ada kesalahan pengisian dan klik Batal untuk kembali ke halaman sebelumnya (Gambar 28).

Gambar 27 Data asessor

Page 15 of 20

Gambar 28 Penambahan data assesor

Penambahan Data Pegawai Baru

Untuk menambahkan data bisa anda masukkan dari menu Pegawai Baru, klik pada Pegawai Baru dan masukkan data pegawainya (Gambar 29). Setelah mengisi semua form jangan lupa klik Save. Selanjutnya anda bisa menambahkan data pada isian lainnya (Pegawai Aktif, Pendidikan, Diklat, Pangkat, dst).

Page 16 of 20

Gambar 29 Tampilan halaman penambahan data

Laporan

Berfungsi untuk melihat laporan data perkembangan jumlah dosen. Untuk melihat laporan pilih nama laporan berdasarkan kriteria (jumlah dosen, gender, dan golongan). Kemudian pilih tahun

laporan (antara 2000 s/d 2011) dan klik Lihat Report. Simbol Excel ( ) berfungsi untuk menyimpan data dalam format Ms Excel (Gambar 30).

Page 17 of 20

Gambar 30 Halaman laporan Perkembangan Jumlah Dosen

Laporan EKD (Evaluasi Kinerja Dosen)

Untuk melihat laporan EKD, pilih fakultas dan tahunya kemudian klik Lihat Report (gambar 31).

Klik simbol untuk mencetak laporannya (gambar 32).

Gambar 31 Laporan EKD

Page 18 of 20

Gambar 32 Cetak Laporan EKD

Asessor

Berfungsi untuk memasukkan data asessor dosen. Masukkan nama dan NIP untuk asessor 1 dan 2, serta tahun akademik-nya. Pilih semesternya (genap/ganjil) dan cari dosen yang di asessor dengan memasukkan nama dan klik Cari; dari daftar dosen hasil pencarian itu pilih dosennya dengan memberi tanda centeng (√) di box Pilih kemudian klik Simpan (gambar 33).

Gambar 33 Menu Asessor

Panduan

Page 19 of 20

Klik menu ini untuk men-download panduan dalam bentuk pdf.

Pesan

Berfungsi melihat pesan yang masuk dari user SIADO (Sistem Informasi Dosen). Disini terdapat beberapa informasi tentang waktu dan tanggal pesan diterima, pengirim, isi pesan, dan halaman pesan (di bagian bawah). Pada layanan ini juga terdapat fasilitas pencarian pesan berdasarkan tanggalnya, masukkan tanggalnya dan klik Cari (gambar 34).

Gambar 34 Menu Pesan

Keluar

Untuk keluar dari SIMPEG klik Keluar (Gambar 35).

Gambar 35 Keluar SIMPEG

Page 20 of 20