User Guide AMS ver2.doc

47
User Manual Oktober 2015 Agribusiness Management System

Transcript of User Guide AMS ver2.doc

Page 1: User Guide AMS ver2.doc

User Manual

Oktober 2015

Agribusiness Management System

Page 2: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

Pengenalan AMS (Agribusiness Management System)AMS merupakan sebuah software ERP untuk perusahaan yang bergerak dibidang Perkebunan Kelapa Sawit. AMS dibangun dengan menggunakan technology Microsoft .Net dan menggunakan Database Microsoft SQL Server.

Ada beberapa hal yang membuat AMS berbeda dengan sistem Perkebunan yang lain, dimana AMS memiliki beberapa kelebihan sehingga AMS menjadi salah satu pilihan terbaik dalam memilih sistem Perkebunan. Kelebihan kelebihan tersebut diantaranya adalah :

Implementasi cepat, dengan asumsi tanpa memerlukan proses pengambilan keputusan yang panjang, yang umumnya terjadi karena masalah business proses. Dengan AMS semua busienss proses perkebunan sudah terpenuhi.

Fleksibilitas

Menawarkan solusi yang lengkap dengan mencakup seluruh fungsi bisnis yang membantu mengontrol perusahaan secara operasional dan strategis. Mengakomodasi bisnis proses yang penting, memberikan solusi secara global.

Benar benar terintegrasi, artinya semua data (Upkeep Bibitan, Land Clearing, Upkeep TBM, TM dan Harvesting dan Akunting) di picu dari transaksi yang sama. Tidak diperlukan migrasi, penggabungan atau transformasi data, karena informasi informasi tersebut secara otomatis akan terintegrasi.

Smart User Interface, semua tampilan windows dikembangkan pada aturan dasar, berdasarkan kwalitas. Hal ini mengijinkan untuk akses yang sangat personal dan memberikan user apa yang diperlukan. Dalam hal tersebut, AMS benar benar memperhitungkan fakta bahwa beda orang akan memiliki kebutuhan yang berbeda pula. Perbendaharaan data memungkinkan setup berbasis per-user.

Modul-modul yang ada di AMS

Berikut adalah beberapa modul yang terdapat pada AMS:

Upkeep Nursery, Land Clearing, Upkeep TBM & TMModul Upkeep dirancang sesuai kebutuhan Operasional untuk pekerjaan perawatan Tanaman. Modul ini sebagai ujung tombak di

Page 3: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

AMS dimana sudah terintegrasi dengan Inventory, Absensi, Payroll dan General Ledger. Data-data yang diperlukan untuk modul ini adalah Data Divisi, Blok, Activity, Material serta data Pegawai. Sumber data dari Upkeep ini adalah seluruh data pekerjaan actual yang tercatat di Buku Kegiatan Mandor (BKM). Modul ini juga sebagai dasar untuk perhitungan Biaya Perawatan Tanaman.

HarvestingModul Harvesting dirancang sesuai kebutuhan Operasional yang sangat sesuai dengan Manajemen Panen di Perkebunan Kelapa Sawit. Modul ini juga sudah terintegrasi dengan Absensi, Payroll dan General Ledger. Modul ini sudah menggunakan Basis Premi Panen bertingkat. Data-data yang diperlukan untuk modul ini adalah Data Divisi, Blok, Activity, Data Basis Panen, Data Denda Panen serta data Pegawai. Sumber data dari Harvesting ini adalah seluruh data pekerjaan Potong Buah dan Kutip Brondolan. Modul ini juga sebagai dasar untuk perhitungan Biaya Panen.

SPB (Surat Pengantar Buah)Modul SPB dirancang sesuai kebutuhan Operasional untuk menunjang Pengiriman Produksi (TBS). Data-data yang diperlukan untuk modul ini adalah Data Divisi, Blok, Kendaraan, PKS (Pabrik Kelapa Sawit) Penerima TBS, serta hasil timbang di PKS.

Running AccountModul Running Account dirancang sesuai kebutuhan Operasional untuk menunjang kegiatan Alat Berat, Kendaraan dan Mesin-mesin

PayrollAdalah modul yang mencatat proses perhitungan dan pembayaran gaji karyawan yang meliputi PPH21, Jamsostek, Premi Panen, Premi Non Panen, Premi Kehadiran, dan juga mencatat hari kerja efektif karyawan yang dihitung dalam satu periode.

Finance AccountingModul Finance Accounting dirancang untuk mengotomatiskan pelaporan manajemen dari general ledger, account receivable, account payable dan bagian general ledger yang lain sesuai dengan chart of accounts yang sudah ditentukan.

InventoryModul yang mencatat sirkulasi material di Operasional, sekaligus juga mencatat pengalokasian biaya atas pemakaian material di lokasi. Penerimaan dan Pengeluaran material terintegrasi secara jurnal ke modul General Ledger agar semua biaya yang terbentuk dapat langsung di lihat di General Ledger.

Procurement

Page 4: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

Modul Procurement menunjang proses pembelian operasi bisnis sehari - hari.

1. LoginAwal membuka aplikasi, kita diwajibkan untuk mengisi User Name dan Password.

Masukkan User Name dan Password anda dengan benar sesuai yang

sudah diberikan, kemudian klik Setelah login akan muncul tampilan utama.

Page 5: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

2. MenuHalaman utama menampilkan menu dari AMS.Approval

DataCancel Data

Tutup Form

Page 6: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

3. General Information

3.1Perhitungan UpahBerfungsi untuk informasi dan parameter perhitungan Payroll Pegawai.

Klik dropdown akan muncul pilihan Estate,

kemudian klik tombol .

Tambah Data

Simpan Data

Hapus Data

Batal

Page 7: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

Setelah tombol diklik, akan muncul Estate yang sudah ada perhitungan upah-nya, jika belum ada maka kita pilih menu New.

Setelah di double click maka akan muncul form Perhitungan UpahForm Perhitungan Upah terbagi beberap Tab:

Umum

Kalkulasi Premi

Double click

Page 8: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

Perhitungan Premi

Premi Hadir

Panen

Page 9: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

3.2PeriodeFungsinya untuk membatasi Periode Data dalam Aplikasi

3.3Jamsostek & BPJS

Click dropdown, untuk melilih Estate

Double Click, untuk menampilkan Form Periode

Page 10: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

3.4Basis DendaBerfungsi untuk parameter denda-denda Panen jika Pegawai pemamen melakukan pekerjaan yang tidak sesuai dengan ketentuan.

Page 11: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

3.5Basis Premi PanenBerfungsi sebagai parameter untuk menghitung premi panen jika melebihi target panen yang ditentukan.

Page 12: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

4. Master Data

Page 13: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

4.1Organisasi4.1.1 Perusahaan

Berfungsi untuk identitas dan logo perusahaan.

4.1.2 Business AreaBerfungsi untuk identitas Business Area/Estate

Page 14: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

4.1.3 DivisiBerfungsi untuk identitas Divisi dalam satu Business Area/Estate

4.1.4 Block dan BatchBerfungsi untuk identitas Block atau Batch dalam Estate dan sebagai Cost Center dalam Perkebunan Kelapa Sawit.

Page 15: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

Block untuk TBM (Tanaman Belum Menghasilkan) dan TM (Tanaman Menghasilkan)Batch untuk PN (Pre Nursery) dan MN (Main Nursery)

4.1.5 Mill / PKS (Pabrik Kelapa Sawit)Berfungsi untuk identitas Mill External.

Page 16: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

4.1.6 Tipe AbsensiBerfungsi untuk identitas absensi Karyawan baik yang hadir atau yang tidak hadir di tempat kerja.

4.1.7 Jabatan

Page 17: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

Berfungsi untuk jabatan Karyawan Non Staff Operasional.

4.1.8 Status KeluargaBerfungsi untuk Status Keluarga Karyawan yang akan mempengaruhi Tunjangan Beras, BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan dan PPh21.

4.1.9 Hari LiburBerfungsi untuk mendaftarkan hari libur/besar yang berlaku di perusahaan dan akan berpengaruh terhadap penggajian.

Page 18: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

4.1.10 PegawaiBerfungsi sebagai Master Pegawai.

4.1.11 Kegiatan

Page 19: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

Berfungsi sebagai Master Data Kegiatan atau Pekerjaan yang dilakukan Operasional.

4.1.12 MaterialBerfungsi sebagai Master Data Bahan yang ada di Inventory.

4.1.13 BankBerfungsi untuk Data-data Bank yang digunakan dimodul Cah Bank.

4.1.14 Business PartnerBerfungsi sebagai data Vendor dan Customer.

Page 20: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

4.1.15 Business PartnerBerfungsi untuk data Alat Berat, Kendaraan dan Mesin-mesin milik perusahaan.

4.1.16 Kendaraan Berfungsi untuk data Kendaraan milik pihak Perusahaan dan Pihak Ke 3, Data ini akan digunakan di Modul SPB (Pengangkutan TBS).

5. Absen & Payroll5.1Absensi

Berfungsi untuk input absensi karyawan tetap yang tidak masuk kerja (Mangkir, Sakit, Ijin dan Cuti). Untuk karyawan yang masuk kerja absensi dilakukan di Modul Upkeep, Panen, dan Running Account.

Page 21: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

5.2Premi Non Panen / TunjanganBerfungsi untuk input benefit karyawan berupa premi atau intensif yang diperoleh karyawan.

5.3LemburBerfungsi untuk data lembur Pegawai

Page 22: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

5.4Pembayaran Gaji/UpahBerfungsi untuk Kalkulasi Payroll

6. Operational

Page 23: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

6.1 Buku Kegiatan Mandor (BKM)Berfungsi untuk mencatat seluruh actual kegiatan operasional di lapangan.Pekerjaan Perawatan Tanaman baik di Land Clearing, Nursery, Tanaman Belum Menghasilkan (TBM) dan Tanaman Menghasilkan (TM).Laporan yang dihasilkan:

Laporan Harian Divisi Per Jenis Pekerjaan dan Per Blok Rekapitulasi penggunakan HK (Hari Kerja) Laporan Pemakaian Material/Bahan

6.1.1 BKM - Block

Page 24: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

6.2.2 BKM – Bahan (Integrated dengan Modul Inventory (Stock)

6.3.3 BKM - Karyawan

Page 25: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

6.2 Harvesting

Page 26: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

Berfungsi untuk mencatat kegiatan Panen di Blok.Terbagi 2 Kegiatan yaitu:

BPB (Buku Potong Buah) satuan JJG/Janjang dan BKB (Buku Kutip Brondolan) satuan Kg

Data pendukung yang dibutuhkan: - Data Basis Panen per Blok atau Per Tahun Tanam- Data Denda-denda Pemanen

Buku Panen ini akan menghasilkan Informasi: Produksi Blok yang di Panen baik Potong Buah dan kutip

Brondolan (Harian dan Rekapitulasi Bulanan) Premi Panen bagi Karyawan yang mendapatkan Basis/Target

6.3 .1 Harvesting – Karyawan

Page 27: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

6.3. 2 Harvesting – Block

6.3. 2 Harvesting – Detail (Block dan Jumlah Janjang Per Pegawai)

Page 28: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

6.4Surat Pengantar Buah (SPB)Transaksasi ini dibutuhkan jika Kebun belum mempunyai PKS.

Page 29: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

Transaksi ini berfungsi untuk mencatat Pengiriman Buah ke Pabrik, hasil yang dicatat adalah: No. Kendaraan,Tanggal, Block, Berat Netto. Transaksi ini bisa diinput jika sudah ada karcis timbang.

6.5Running AccountBerfungsi untuk mencatat seluruh actual kegiatan operasional Alat Berat, Kendaraan dan Mesin-mesin yang ada di Estate.

Page 30: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

7. Gereral Ledger

Page 31: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

7.1 Chart Of Account

7.2 Journal Umum

Page 32: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

7.3 Cash BankPenerimaan Dana

Page 33: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

Pengeluaran Dana

8. Fixed AssetBerfungsi untuk List Asset dan penyusutan Asset.

8.1 Fixed Asset Master

Page 34: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

8.2 Depreciation

Page 35: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

9. Inventory9.1 Lokasi Pemyimpanan

Page 36: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

9.2 Penerimaan Barang

9.3 Transfer Barang

Page 37: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

9.4 Pengeluaran Barang

10. Pembelian10.1 Permintaan Pembelian (Purchase Request)

Page 38: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

10.2 Order Pembelian (Purchase Order)

11. Report

Page 39: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

11.1 Data KegiatanPath: Master Data Data Kegiatan

11.2 Data BahanPath: Master Data Data Bahan

Page 40: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

11.3 Data PegawaiPath: Master Data Laporan Pegawai

11.4 Absen & Payroll

Page 41: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

11.5 Absensi

11.6 Gaji / Upah

Page 42: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

11.7 Rekapitulasi Payroll Tahap I

Page 43: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

11.8 Rekapitulasi Payroll Tahap II

11.9 Premi Panen

Page 44: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

11.10 Premi Non Panen

11.11 Report Operational

Page 45: User Guide AMS ver2.doc

45

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

11.12 Laporan Harian Divisi

11.13 Display Upkeep

11.14 Laporan Rekap BKM

Page 46: User Guide AMS ver2.doc

44

Ag

rib

usi

ness

Man

ag

em

en

t S

yst

em

11.15 Display SPB

11.16 Laporan Produksi Per Block