User Guide AMS ver2.doc
-
Upload
radian-w-sibarani -
Category
Documents
-
view
259 -
download
4
Transcript of User Guide AMS ver2.doc
User Manual
Oktober 2015
Agribusiness Management System
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
Pengenalan AMS (Agribusiness Management System)AMS merupakan sebuah software ERP untuk perusahaan yang bergerak dibidang Perkebunan Kelapa Sawit. AMS dibangun dengan menggunakan technology Microsoft .Net dan menggunakan Database Microsoft SQL Server.
Ada beberapa hal yang membuat AMS berbeda dengan sistem Perkebunan yang lain, dimana AMS memiliki beberapa kelebihan sehingga AMS menjadi salah satu pilihan terbaik dalam memilih sistem Perkebunan. Kelebihan kelebihan tersebut diantaranya adalah :
Implementasi cepat, dengan asumsi tanpa memerlukan proses pengambilan keputusan yang panjang, yang umumnya terjadi karena masalah business proses. Dengan AMS semua busienss proses perkebunan sudah terpenuhi.
Fleksibilitas
Menawarkan solusi yang lengkap dengan mencakup seluruh fungsi bisnis yang membantu mengontrol perusahaan secara operasional dan strategis. Mengakomodasi bisnis proses yang penting, memberikan solusi secara global.
Benar benar terintegrasi, artinya semua data (Upkeep Bibitan, Land Clearing, Upkeep TBM, TM dan Harvesting dan Akunting) di picu dari transaksi yang sama. Tidak diperlukan migrasi, penggabungan atau transformasi data, karena informasi informasi tersebut secara otomatis akan terintegrasi.
Smart User Interface, semua tampilan windows dikembangkan pada aturan dasar, berdasarkan kwalitas. Hal ini mengijinkan untuk akses yang sangat personal dan memberikan user apa yang diperlukan. Dalam hal tersebut, AMS benar benar memperhitungkan fakta bahwa beda orang akan memiliki kebutuhan yang berbeda pula. Perbendaharaan data memungkinkan setup berbasis per-user.
Modul-modul yang ada di AMS
Berikut adalah beberapa modul yang terdapat pada AMS:
Upkeep Nursery, Land Clearing, Upkeep TBM & TMModul Upkeep dirancang sesuai kebutuhan Operasional untuk pekerjaan perawatan Tanaman. Modul ini sebagai ujung tombak di
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
AMS dimana sudah terintegrasi dengan Inventory, Absensi, Payroll dan General Ledger. Data-data yang diperlukan untuk modul ini adalah Data Divisi, Blok, Activity, Material serta data Pegawai. Sumber data dari Upkeep ini adalah seluruh data pekerjaan actual yang tercatat di Buku Kegiatan Mandor (BKM). Modul ini juga sebagai dasar untuk perhitungan Biaya Perawatan Tanaman.
HarvestingModul Harvesting dirancang sesuai kebutuhan Operasional yang sangat sesuai dengan Manajemen Panen di Perkebunan Kelapa Sawit. Modul ini juga sudah terintegrasi dengan Absensi, Payroll dan General Ledger. Modul ini sudah menggunakan Basis Premi Panen bertingkat. Data-data yang diperlukan untuk modul ini adalah Data Divisi, Blok, Activity, Data Basis Panen, Data Denda Panen serta data Pegawai. Sumber data dari Harvesting ini adalah seluruh data pekerjaan Potong Buah dan Kutip Brondolan. Modul ini juga sebagai dasar untuk perhitungan Biaya Panen.
SPB (Surat Pengantar Buah)Modul SPB dirancang sesuai kebutuhan Operasional untuk menunjang Pengiriman Produksi (TBS). Data-data yang diperlukan untuk modul ini adalah Data Divisi, Blok, Kendaraan, PKS (Pabrik Kelapa Sawit) Penerima TBS, serta hasil timbang di PKS.
Running AccountModul Running Account dirancang sesuai kebutuhan Operasional untuk menunjang kegiatan Alat Berat, Kendaraan dan Mesin-mesin
PayrollAdalah modul yang mencatat proses perhitungan dan pembayaran gaji karyawan yang meliputi PPH21, Jamsostek, Premi Panen, Premi Non Panen, Premi Kehadiran, dan juga mencatat hari kerja efektif karyawan yang dihitung dalam satu periode.
Finance AccountingModul Finance Accounting dirancang untuk mengotomatiskan pelaporan manajemen dari general ledger, account receivable, account payable dan bagian general ledger yang lain sesuai dengan chart of accounts yang sudah ditentukan.
InventoryModul yang mencatat sirkulasi material di Operasional, sekaligus juga mencatat pengalokasian biaya atas pemakaian material di lokasi. Penerimaan dan Pengeluaran material terintegrasi secara jurnal ke modul General Ledger agar semua biaya yang terbentuk dapat langsung di lihat di General Ledger.
Procurement
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
Modul Procurement menunjang proses pembelian operasi bisnis sehari - hari.
1. LoginAwal membuka aplikasi, kita diwajibkan untuk mengisi User Name dan Password.
Masukkan User Name dan Password anda dengan benar sesuai yang
sudah diberikan, kemudian klik Setelah login akan muncul tampilan utama.
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
2. MenuHalaman utama menampilkan menu dari AMS.Approval
DataCancel Data
Tutup Form
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
3. General Information
3.1Perhitungan UpahBerfungsi untuk informasi dan parameter perhitungan Payroll Pegawai.
Klik dropdown akan muncul pilihan Estate,
kemudian klik tombol .
Tambah Data
Simpan Data
Hapus Data
Batal
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
Setelah tombol diklik, akan muncul Estate yang sudah ada perhitungan upah-nya, jika belum ada maka kita pilih menu New.
Setelah di double click maka akan muncul form Perhitungan UpahForm Perhitungan Upah terbagi beberap Tab:
Umum
Kalkulasi Premi
Double click
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
Perhitungan Premi
Premi Hadir
Panen
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
3.2PeriodeFungsinya untuk membatasi Periode Data dalam Aplikasi
3.3Jamsostek & BPJS
Click dropdown, untuk melilih Estate
Double Click, untuk menampilkan Form Periode
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
3.4Basis DendaBerfungsi untuk parameter denda-denda Panen jika Pegawai pemamen melakukan pekerjaan yang tidak sesuai dengan ketentuan.
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
3.5Basis Premi PanenBerfungsi sebagai parameter untuk menghitung premi panen jika melebihi target panen yang ditentukan.
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
4. Master Data
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
4.1Organisasi4.1.1 Perusahaan
Berfungsi untuk identitas dan logo perusahaan.
4.1.2 Business AreaBerfungsi untuk identitas Business Area/Estate
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
4.1.3 DivisiBerfungsi untuk identitas Divisi dalam satu Business Area/Estate
4.1.4 Block dan BatchBerfungsi untuk identitas Block atau Batch dalam Estate dan sebagai Cost Center dalam Perkebunan Kelapa Sawit.
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
Block untuk TBM (Tanaman Belum Menghasilkan) dan TM (Tanaman Menghasilkan)Batch untuk PN (Pre Nursery) dan MN (Main Nursery)
4.1.5 Mill / PKS (Pabrik Kelapa Sawit)Berfungsi untuk identitas Mill External.
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
4.1.6 Tipe AbsensiBerfungsi untuk identitas absensi Karyawan baik yang hadir atau yang tidak hadir di tempat kerja.
4.1.7 Jabatan
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
Berfungsi untuk jabatan Karyawan Non Staff Operasional.
4.1.8 Status KeluargaBerfungsi untuk Status Keluarga Karyawan yang akan mempengaruhi Tunjangan Beras, BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan dan PPh21.
4.1.9 Hari LiburBerfungsi untuk mendaftarkan hari libur/besar yang berlaku di perusahaan dan akan berpengaruh terhadap penggajian.
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
4.1.10 PegawaiBerfungsi sebagai Master Pegawai.
4.1.11 Kegiatan
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
Berfungsi sebagai Master Data Kegiatan atau Pekerjaan yang dilakukan Operasional.
4.1.12 MaterialBerfungsi sebagai Master Data Bahan yang ada di Inventory.
4.1.13 BankBerfungsi untuk Data-data Bank yang digunakan dimodul Cah Bank.
4.1.14 Business PartnerBerfungsi sebagai data Vendor dan Customer.
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
4.1.15 Business PartnerBerfungsi untuk data Alat Berat, Kendaraan dan Mesin-mesin milik perusahaan.
4.1.16 Kendaraan Berfungsi untuk data Kendaraan milik pihak Perusahaan dan Pihak Ke 3, Data ini akan digunakan di Modul SPB (Pengangkutan TBS).
5. Absen & Payroll5.1Absensi
Berfungsi untuk input absensi karyawan tetap yang tidak masuk kerja (Mangkir, Sakit, Ijin dan Cuti). Untuk karyawan yang masuk kerja absensi dilakukan di Modul Upkeep, Panen, dan Running Account.
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
5.2Premi Non Panen / TunjanganBerfungsi untuk input benefit karyawan berupa premi atau intensif yang diperoleh karyawan.
5.3LemburBerfungsi untuk data lembur Pegawai
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
5.4Pembayaran Gaji/UpahBerfungsi untuk Kalkulasi Payroll
6. Operational
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
6.1 Buku Kegiatan Mandor (BKM)Berfungsi untuk mencatat seluruh actual kegiatan operasional di lapangan.Pekerjaan Perawatan Tanaman baik di Land Clearing, Nursery, Tanaman Belum Menghasilkan (TBM) dan Tanaman Menghasilkan (TM).Laporan yang dihasilkan:
Laporan Harian Divisi Per Jenis Pekerjaan dan Per Blok Rekapitulasi penggunakan HK (Hari Kerja) Laporan Pemakaian Material/Bahan
6.1.1 BKM - Block
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
6.2.2 BKM – Bahan (Integrated dengan Modul Inventory (Stock)
6.3.3 BKM - Karyawan
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
6.2 Harvesting
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
Berfungsi untuk mencatat kegiatan Panen di Blok.Terbagi 2 Kegiatan yaitu:
BPB (Buku Potong Buah) satuan JJG/Janjang dan BKB (Buku Kutip Brondolan) satuan Kg
Data pendukung yang dibutuhkan: - Data Basis Panen per Blok atau Per Tahun Tanam- Data Denda-denda Pemanen
Buku Panen ini akan menghasilkan Informasi: Produksi Blok yang di Panen baik Potong Buah dan kutip
Brondolan (Harian dan Rekapitulasi Bulanan) Premi Panen bagi Karyawan yang mendapatkan Basis/Target
6.3 .1 Harvesting – Karyawan
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
6.3. 2 Harvesting – Block
6.3. 2 Harvesting – Detail (Block dan Jumlah Janjang Per Pegawai)
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
6.4Surat Pengantar Buah (SPB)Transaksasi ini dibutuhkan jika Kebun belum mempunyai PKS.
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
Transaksi ini berfungsi untuk mencatat Pengiriman Buah ke Pabrik, hasil yang dicatat adalah: No. Kendaraan,Tanggal, Block, Berat Netto. Transaksi ini bisa diinput jika sudah ada karcis timbang.
6.5Running AccountBerfungsi untuk mencatat seluruh actual kegiatan operasional Alat Berat, Kendaraan dan Mesin-mesin yang ada di Estate.
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
7. Gereral Ledger
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
7.1 Chart Of Account
7.2 Journal Umum
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
7.3 Cash BankPenerimaan Dana
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
Pengeluaran Dana
8. Fixed AssetBerfungsi untuk List Asset dan penyusutan Asset.
8.1 Fixed Asset Master
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
8.2 Depreciation
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
9. Inventory9.1 Lokasi Pemyimpanan
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
9.2 Penerimaan Barang
9.3 Transfer Barang
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
9.4 Pengeluaran Barang
10. Pembelian10.1 Permintaan Pembelian (Purchase Request)
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
10.2 Order Pembelian (Purchase Order)
11. Report
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
11.1 Data KegiatanPath: Master Data Data Kegiatan
11.2 Data BahanPath: Master Data Data Bahan
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
11.3 Data PegawaiPath: Master Data Laporan Pegawai
11.4 Absen & Payroll
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
11.5 Absensi
11.6 Gaji / Upah
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
11.7 Rekapitulasi Payroll Tahap I
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
11.8 Rekapitulasi Payroll Tahap II
11.9 Premi Panen
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
11.10 Premi Non Panen
11.11 Report Operational
45
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
11.12 Laporan Harian Divisi
11.13 Display Upkeep
11.14 Laporan Rekap BKM
44
Ag
rib
usi
ness
Man
ag
em
en
t S
yst
em
11.15 Display SPB
11.16 Laporan Produksi Per Block