Siklus Penggajian dan Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) · •Aktivitas kedua dalam siklus...

Siklus Penggajian dan Manajemen

Sumber Daya Manusia (SDM)

Aktivitas Siklus Penggajian

• Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian ?

1. Perbarui File Induk Penggajian

2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak

3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran

4. Mempersiapkan Penggajian

5. Membayar Gaji

6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain

Perbarui File Induk Penggajian

(Aktivitas 1)

• Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.

• Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.

Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak

(Aktivitas 2)

• Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber

daya manusia / penggajian adalah memperbarui

informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak

lainnya.

• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian

penggajian menerima pembaruan mengenai

perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji

lainnya dari berbagai unit pemerintah dan

perusahaan asuransi.

Validasi Data Waktu dan Kehadiran

(Aktivitas 3)

• Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian

adalah memvalidasi data waktu dan

kehadiran pegawai.

• Informasi ini datang dalam berbagai bentuk,

bergantung pada status pembayaran

pegawai.


(Aktivitas 3)

• Apakah skema pembayaran itu ?

– Kartu waktu digunakan untuk membayar

pegawai yang berdasar per jam.

– Laporan tersendiri bagi profesional

– Komisi langsung atau komisi gaji plus

– Insentif dan bonus


(Aktivitas 3)

Prosedur:

• Departemen penggajian bertanggungjawab

validasi catatan waktu pegawai.

• Bagi para pegawai pabrik, validasi

melibatkan perbandingan jumlah waktu

kerja dengan waktu yang digunakan pada

setiap kerja.


(Aktivitas 3)

• The payroll clerk calculates batch totals and enters them along with the time data.

• The batch totals are recalculated by the computer after subsequent processing steps.

• Data transaksi penggajian dimasukkan melalui terminal online.

• Edit checks are performed on each time and attendance record.

Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas

3): Peluang untuk menggunakan teknologi

informasi

• Apakah peluang untuk menggunakan teknologi

informasi Validasi Data Waktu dan Kehadiran

(Aktivitas 3)?

– Mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai

secara elektronis sebagai ganti dokumen kertas.

– Penggunaan pembaca kartu untuk mengumpulkan data

waktu kerja.

– Penggunaan jam waktu elektronis

Mempersiapkan Penggajian

(Aktivitas 4)

• Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.

• Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..

• Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.

• Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.


(Aktivitas 4)

• Prosedur:

• Pemrosesan penggajian dilakukan dalam departemen oerasi komputer.

• File transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai.

• File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai.


(Aktivitas 4)

• Semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih

• Apakah jenis pemotongan penggajian?

– Potonagn pajak penghasilan

– Potongan sukarela

• Akhirnya, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak.


(Aktivitas 4) : Peluang untuk menggunakan

teknologi informasi

• Apakah peluang untuk menggunakan

teknologi informasi mempersiapkan

penggajian (Aktivitas 4)?

– Menghasilkan dan menyalurkan laporan

penggajian elektronis daripada laporan kertas.

– Terminal online

– Intranet perusahaan

Membayar Gaji (Aktivitas 5)

• Aktivitas kelima adalah pembayaran yang

sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.

• Sebagian besar pegawai dibayar dengan

menggunakan cek atau dengan

penyimpanan langsung gaji bersih ke

rekening bank pribadi mereka.

Membayar Gaji (Aktivitas 5)

• Prosedur :

• Sekali cek gaji dibuat (dipersiapkan), daftar

penggajian dikirim ke bagian hutang usaha

untuk ditinjau dan disetujui.

• Voucher pengeluaran kemudian dibuat.

• Voucher pengeluaran dan penggajian

kemudian dikirim ke kasir.

Membayar Gaji (Aktivitas 5) : Peluang

pemakaian teknologi informasi

• Apakah peluang pemakaian teknologi

informasi ke pembayaran gaji (Aktivitas 5)?

– Penyimpanan langsung

– Outsourcing untuk fungsi penggajian dan SDM

mereka ke biro jasa penggajian dan organisasi

tenaga kerja

Hitung Kompensasi dan Pajak yang

Dibayar Perusahaan

(Aktivitas 6)

• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung

• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.

• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.

Hitung Kompensasi dan Pajak yang

Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)

• Banyak perusahaan juga menawarkan pada

para pegawai mereka rencana kompensasi

fleksibel.

• Banyak perusahaan menawarkan dan

memberikan kontribusi atas pilihan rencana

tabungan hari tua.

Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn

Lain-Lain (Aktivitas 7)

• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian

membayar kewajiban pajak penghasilan dan

potongan sukarela lainnya dari setiap

pegawai.

• Organisasi harus secara periodik membuat

cek atau menggunakan transfer dana secara

elektronis untuk membayar berbagai

kewajiban pajak yang terjadi.

Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn

Lain-Lain (Aktivitas 7)

• Lembaga pemerintah terkait

menspesifikasikan waktu untuk pembayaran

ini.

• Dana yang secara sukarela dikurangi dari

cek gaji pegawai untuk berbagai

kompensasi, seperti rencana tabungan gaji,

harus dibayarkan ke organisasi terkait.

Tujuan Pengendalian,

Ancaman, dan Prosedur

• Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :

1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.

2. Semua transaksi penggajian yang dicacat valid.

3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat

4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.



5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.

6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.

7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.



• Apakah ancaman-ancamannya?

1. Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk

2. Pelanggaran hukum ketenagakerjaan

3. Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi

4. Data waktu yang tidak akurat

5. Pemrosesan penggajian yang tidak akurat

6. Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan

7. Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi

8. Kinerja yang kurang baik



• Apakah prosedur pengendalian yang dapat diterapkan?

– Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasikeahlian pelamar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan

– Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan

– Pemindahan tugas

– Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya



– Setoran langsung

– Distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian

– Penyelidikan cek gaji yg tidak diklaim

– Pengunaan rekening giro terpisah untuk penggajian

– Pengendalian akses

– Prosedur pembuatan cadangan

– Enkripsi data

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

• Fungsi ketiga SIA adalah memberikan

informasi yang berguna untuk pengambilan

keputusan.

• Sistem penggajian harus didesain untuk

mengumpulkan dan mengintegrasikan data

biaya dengan jenis informasi lainnya agar

memungkinkan pihak manajemen membuat

jenis keputusan berikut ini :


1 Kebutuhan pegawai di masa mendatang

2 Kinerja pegawai

3 Moral pegawai

4 Efisiensi dan efektivitas pemrosesan

penggajian


• Beberapa informasi biasanya diberikan oleh

sistem penggajian.

• Informasi lainnya, seperti data tentang keahlian

pegawai, biasanya diberikan oleh sistem

manajemen SDM.

• Informasi lainnya, seperti data mengenai moral

pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik oleh

sistem manajemen SDM / penggajian.

Model Data Siklus Penggajian

Keahlian

Perekrutan

(1, N)

(1, 1)

(1, N)

Lamaran

LamaranPerekrutan

(1, N)

Untuk


• Apakah hubungan antara keahlian dan perekrutan itu ?

– Satu-ke-banyak

• Hubungan banyak ke banyak antara keahlian dan perekrutan mencerminkan fakta bahwa setiap iklan dapat mencari beberapa keahlian tertentu dan bahwa, dengan berjalannya waktu, mungkin saja terdapat beberapa iklan untuk sebuah keahlian tertentu.


• Apakah hubungan antara kegiatan

perekrutan dan lamaran pekerjaan itu?

– Banyak-ke-banyak

• Mengapa?

– Karena banyak orang yang biasanya melamar

untuk setiap lowongan pekerjaan

– Tetapi mereka juga dapat mengirimkan lamaran

ke lebih dari satu kegiatan perekrutan.

Minggu Ke 12

******** SELESAI ********

Siklus Penggajian dan Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) · •Aktivitas kedua dalam siklus...

Documents

Transcript of Siklus Penggajian dan Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) · •Aktivitas kedua dalam siklus...