RMK Pertemuan 12

PEMROSESAN FILE DAN KONSEP MANAJEMEN DATA

Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi

Ruang : EII1

Oleh:KELOMPOK 2

Putu Setia Ariningsih 1315351099 / 28I Gusti Ayu Laksmi Indraswari 1315351112 / 31Luh Gede Ira Pratiwi Swara 1315351136 / 34

PROGRAM EKSTENSI (NON REGULER)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

PEMROSESAN FILE DAN KONSEP MANAJEMEN DATA

FIELD, ITEM DATA, ATRIBUT, DAN ELEMEN

Istilah field, item data, atribut, dan elemen sering digunakan bergantian untuk

menggambarkan bagian terkecil dalam data yang akan disimpan dan dimunculkan kembali

dalam sebuah sistem informasi. Jika hanya beberapa bagian field yang dibutuhkan oleh

pengguna, field tersebut harus dibagi kedalam beberapa item data. Sebuah field mungkin

hanya merupakan sebuah karakter tunggal atau angka, atau terdiri dari banyak karakter atau

angka.

Data Occurence

Struktur record memiliki occurence, juga disebut instance. Record occurence

merupakan satu set khusus nilai data untuk record tersebut. Sebagai contoh, untuk record:

EMPLOYE (NAME, NUMBER, AGE)

Fixed – Length Record dan Variable – Length Record

Dalam sebuah fixed-length record, baik jumlah field dan panjangnya tiap field

sudah tetap/tertentu. Fixed-length record lebih mudah dimanipulasi dalam aplikasi

computer dibandingkan dengan variable-length record karena ukuran fixed-length record

terstandarisasi. Kelemahan fixed-length record adalah tiap field harus cukup besar untuk

memuat perkiraan entri paling maksimum dalam fiel tersebut. Dalam variable-length

record, lebar field dapat disesuaikan untuk tiap data occurence. Jumlah actual field dapat

bervariasi dari satu data occurence dengan data occurence yang lain. Variable-length record

mampu menggunakan secara efisien ruang penyimpanan yang tersedia, namun manipulasi

record tersebut sedikit lebih sulit.

Record Key dan Urutan File

Key atau record key adalah item data atau kombinasi item data yang secara unik

mengidentifikasi sebuah record tertentu dalam sebuah file.

SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN ARSITEKTURNYA

Dalam upaya mengimplementasikan sebuah database yang telah ditentukan pada

tingkat konseptual, field dengan data-data dan record khusus harus ditentukan. Juga perlu

menentukan cara record dan field akan dilihat atau dilaporkan, dan bagaimana keduanya

terkait satu sama lain. Sebagai contoh, akan lebih mudah untuk menampilkan catatan

rekening pelanggan dengan pesanan yang telah dilakukannya. Oleh karena itu, field dan

record dalam database distruktur dan diorganisasi dalam cara yang logis, yang kemudian

berkembang menjadi struktur data logika. Tiga jenis dasar struktur data logika dapat

digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, yakni hierarkis, jaringan dan relasional.

Arsitektur database tingkat fisik sangat erat kaitannya dengan teknik implementasi khusus

dan hal-hal yang terkait dengan metode akses data.

Arsitektur Konseptual

Model data entity-relationship (E-R) merupakan salah satu pendekatan yang

popular. Model E-R secara sederhana menggambarkan hubungan antara segmen-segmen

yang ada. Metode konseptual lainnya yang biasa digunakan yaitu teknik pemodelan

beroerientasi objek (OMT), yang pada awalnya dikembangkan untuk pemrograman

berorientasi tujuan dan diadaptasi untuk pemodelan data oleh blaha, premerlani, dan

rumbaugh.

Arsitektur Database pada Tingkat Logika: Struktur Data Logika

Tugas utama yang dihadapi oleh seorang analis ketika mendesain sebuah database

adalah mengidentifikasi dan mendesain hubungan yang sistematis diantara setiap segmen.

Database harus distruktur sedemikian rupa sehingga mampu menyediakan bagi para

penggunanya informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang efektif.

Hubungan yang timbul antara segmen-segmen dalam database ditentukan oleh struktur data

logika, yang juga disebut skema atau model database.

1. Struktur Pohon atau Hierarkis

Struktur pohon adalah representasi langsung proses segmentasi yang dijelaskan di

bagian terdahulu. Pada sebuah struktur pohon, setiap lingkaran menunjukkan satu set

field, setiap lingkaran terhubung ke lingkaran lain pada tingkatan berikutnya yang lebih

tinggi dalam pohon tersebut.

2. Struktur Jaringan

Struktur jaringan adalah model yang memungkinkan sebuah segmen anak memiliki

lebih dari satu orangtua. Oleh karena itu, sebuah jaringan merupakan sebuah struktur

data yang lebih bersifat umum daripada model pohon.

3. Struktur Data Relasional

Model relasional memandang database sebagai sebuah kumpulan tabel dua dimensi

daripada sebuah struktur jenis hierarkis atau jaringan.

Arsitektur Database: Tingkat Fisik

1) File Akses Sekuensial

Pada sebuah file akses-sekuensial, record hanya dapat diakses dalam sekuens

merekaa sebelumnya. Pengorganisasian file sekuensial tidak menjadi sarana yang

bermanfaat jika record yang perlu diakses hanya sedikit, padahal file berisi banyak

record. File sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan bentuk batch, yang biasanya

mengakses seluruh record dalam sebuah file.

2) File Berindeks

Setiap atribut dapat diekstrak dari record dalam sebuah file primer dan digunakan

untuk membangun sebuah file baru yang bertujuan menyediakan sebuah indeks

untuk file aslinya. Bentuk file seperti ini disebut file berindeks atau file terinversi.

3) File Sekuensial Berindeks

Jenis file berindeks yang penting adalah file sekuensial berindeks. File ini

merupakan sebuah file sekuensial yang disimpan dalam sebuah DASD dan diberi

indeks serta disimpan secara fisik dalam field yang sama.

4) File Akses-Langsung

File akses-langsung memungkinkan record secara individu dimunculkan dengan

segera tanpa menggunakan indeks. Hal ini dilakukan dengan menempatkan tiap

record dengan lokasu penyimpanan yang menyediakan hubungan dengan nilai

record kunci. Oleh karena itu, dengan metode akses-langsung, satu hal yang

dibutuhkan untuk menempatkan sebuah record hanyalah nilai kuncinya.

Aspek Ekonomis Pada Teknik Pengorganisasian File

Pertimbangan ekonomis paling mendasar dalam pemrosesan file ditentukan

sepenuhnya oleh rasio aktivitas dan waktu respons yang diinginkan untuk pemrosesan dan

penempatan. Pertimbangan ekonomis selanjutnya adalah yang berhubungan dengan waktu.

Berkaitan dengan database, waktu respoms adalah lama waktu yang harus dihabiskan oleh

pengguna untuk menyelesaikan sebuah operasi. File-file akses langsung dibutuhkan untuk

waktu respons yang sangat cepat karena waktu respons yang lebih lama dapat ditangani

dengan lebih ekonomis dengan menggunakan file-file yang bersifat sekuensial.

Arsitektur Fisik, Perangkat Keras, dan Waktu Respons

Waktu respons dapat menjadi sebuah permasalahan besar pada database besar yang

mungkin diakses oleh ratusan atau bahkan ribuan pengguna pada saat yang sama. Jika

sistem database dan perangkat keras komputer tidak sesuai dengan permintaan, maka

pengguna akan menunggu dengan sia-sia dalam waktu yang lama untuk queri mereka. Oleh

karena itu, sistem database harus didesain dengan baik bagi penggunanya, dan perangkat

keras harus cukup cepat untuk mengerjakan semua pekerjaan yang diminta.

SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN DATABASE DALAM PRAKTIK

Sistem manajemen database (DBMS) adalah program komputer yang

memampukan seorang pengguna untuk menciptakan dan memperbarui file-file, menyeleksi

dan memunculkan kembali data, dan menghasilkan beragam output dan laporan-laporan.

Seluruh DBMS memiliki tiga atribut umum berikut ini untuk mengelola dan

mengorganisasi data, yaitu:

(1) Data Description Language (DDL)

DDL memungkinkan administrator database (DBA) untuk menentukan struktur logika

database, yang disebut skema. Pada umumnya hal-hal berikut ini perlu ditentukan

ketika menentukan skema : Nama elemen data, Jenis data (numerik, alfabetik, tanggal,

dan lain-lain) dan posisi jumlah angka desimal jika data tersebut bersifat numerik,

Posisi angka (misalnya sembilan posisi untuk Nomor Jaminan Sosial)

(2) Data Manipulation Language (DML)

DML terdiri atas perintah-perintah untuk melakukan pembaruan (updating),

pengeditan, manipulasi, dan ekstraksi data. Dalam banyak kasus pengguna tidak perlu

tahu atau menggunakan DML. Namun demikian, program aplikasi (seperti program

pembayaran gaji atau sistem akuntansi interaktif) secara otomatis menghasilkan

laporan DML untuk memenuhi permintaan pengguna. Structured Query Language

(SQL) adalah bentuk DML yang umum dalam pengaturan relasional.

(3) Data Query Language (DQL)

DQL adalah bahasa atau antarmuka yang ramah-pengguna (user-friendly) yang

memungkinkan bagi pengguna untuk meminta informasi dari database. Salah satu

antarmuka yang friendly ini adalah QBE (query by example), yang memungkinkan

bagi pengguna untuk meminta informasi hanya dengan mengisi tempat-tempat yang

kosong.

SQL Data Manipulation Language

Structured Query Language (SQL) adalah teknologi yang digunakan untuk

memunculkan informasi dari database. SQL merupakan bahasa pemrograman

nonprosedural. Bahasa ini memungkinkan penggunanya untuk fokus pada menentukan data

apa yang dibutuhkan ketimbang pada bagaimana mendapatkan data tersebut.

Empat bentuk pernyataan DML (data manipulation language) yang merupakan

komponen SQL adalah :

SELECT Memunculkan baris tabel

UPDATE Memodifikasi baris tabel

DELETE Memindahkan baris dari tabel

INSERT Menambahkan baris baru pada tabel

Queri SELECT

SELECT biasanya adalah kalimat pertama dalam pernyataan SQL yang

dimaksudkan untuk mengekstrak data dari sebuah database. SELECT menentukan field-

field mana saja (misal item-item dalam sebuah database) atau ekspresi-ekspresi dalam field

yang ingin anda munculkan. Klausa FROM mengindikasikan tabel mana yang berisi item-

item tersebut. FROM diperlukan dan mengikuti SELECT.

Perlunya Sistem Manajemen Database

DBMS mengintegrasikan, menstandarisasi, dan menyediakan keamanan untuk

beragam aplikasi akuntansi. Bila tidak terdapat integrasi, tiap jenis aplikasi akuntansi

seperti penjualan, pembayaran gaji, dan piutang akan menyimpan terpisah file-file data

independen dan program komputer untuk mengelola file-file tersebut. Walaupun

menyimpan file-file independen adalah hal yang sederhana, terdapat beberapa kelemahan di

dalamnya.

a. Independensi Data

Solusi untuk masalah penyimpanan file-file independen terletak pada pemisahan

secara fisik penanganan data dari penggunaan logis file-file tersebut. Hal ini

menuntut dua perubahan mendasar: Pertama, penyimpanan data terintegrasi dalam

suatu database tunggal; dan kedua, seluruh akses untuk file (database) yang

terintegrasi ini dilakukan melalui suatu sistem perangkat lunak tunggal yang didesain

untuk mengelola aspek-aspek fisik penanganan dan penyimpanan data. Hal tersebut

merupakan karakteristik penting dalam pendekatan database terhadap pemrosesan

data.

b. Keamanan

Keunggulan DBMS lainnya adalah kemampuan memberikan kode keamanan untuk

item data dan atribut-atribut pemrosesnya. Salah satu bagian file kamus data berisi

sebuah daftar pengguna sistem terotorisasi dan kode akses dan keamanan.

Dokumentasi dan Administrasi Database

Kamus database digunakan baik terpisah maupun dengan DBMS untuk

mensentralisasi, mendokumentasi, mengontrol, dan mengoordinasi penggunaan data dalam

sebuah organisasi. Kamus data merupakan sebuah urutan file yang memiliki catatan

occurrence yang berisi deskripsi item data. Tujuan utama sebuah kamus data adalah

mengurangi atau paling tidak mengawasi inkonsistensi penggunaan yang dihasilkan dari

pemrosesan alias dan mengurangi kelebihan data sejauh mungkin.

Kamus data dapat dikelola secara manual, namun biasanya ia terkomputerisasi dan

diproses seperti halnya file-file komputer lainnya. Jika kamus digunakan bersama-sama

dengan sebuah DBMS, ia akan disimpan dalam DBMS. Di kasus yang lain, kamus data

adalah prosedur tentang penggunaan kamus, dan juga berfungsi sebagai kamus bagi dirinya

sendiri, yang membuat hal tersebut merupakan elemen penting dalam administrasi

database.