PERTEMUAN KE – 7

Tugas RMK Sistem Informasi Akuntansi

Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan

Oleh: Kelompok 7

Nama Nim No.Absen

I Made Yoga Darmawiguna (1315351115) (18)

Ni Ketut Ayu Mike Ratnasari (1315351119) (20)

Made Mirah Dharmavatmi Yustana (1315351122) (21)

JURUSAN S1 EKSTENSI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

DENPASAR

2015

1

1. Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi aktivitas :

a. Permintaan informasi

b. Pembuatan kontrak

c. Penerimaan pesanan

d. Pengiriman

e. Penagihan

a. Permintaan informasi

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu permintaan dari

pelanggan atau permintaan suatu quatation. Quatation adalah sebuah dokumen yang

disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan informasi mengenai

produk harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman. Quotation disiapkan ketika

pelanggan potensial meminta secara khusus informasi secara rinci mengenai pesanan

potensialnya. Suatu permintaan informasi mirip dengan Quatation, tetapi permintaan

informasi tidak berisi informasi pengiriman.

b. Pembuatan kontrak

Beberapa perusahaan memerlukan kontrak (perjanjian legal) yang disiapkan sebelum menjual

kepada pelanggan sebagai suatu kebijakan perusahaan. Kadangkala perjanjian kontrak ini

tidak diperlukan oleh perusahaan. Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang

dan jasa kepada pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas dan jadwal waktu

pengiriman. Kontak yang berisi perjanjian mengenai penyediaan suatu barang pada periode

tertentu disebut Blanket Order.

c. Memasukkan pesanan

Memasukkan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Dokumen

yang berbeda atau sama akan disiapkan ketika pelanggan meminta pengiriman barang yang

sudah dirincikan dalam kontrak. Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan

pemeriksaan ketersediaan barang. Sistem Informasi enterprise resource planning

2

memungkinkan inplementasi prosedurr penentuan harga yang canggih dan fleksibel antara

pelanggan dan barang spesifik.

d. Pengiriman

Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut delivery.

Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang ke pelanggan. Dokumen

delivery diproses untuk menyiapkan jadwal (daftar kerja) pengiriman. Jadwal didasarkan pada

tanggal pengiriman yang diminta oleh pelanggan. Barang yang dikeluarkan dari persediaan

pengiriman memerlukan dokumen pengambilan pesanan, pengepakan pesanan dan posting

pengiriman. Pengambilan pesanan mencakup proses memilih barang dari pabrik atau gudang

sesuai dengan pesanan. Pengepakan barang mencakup ,menyiapkan barang sampai ke

kendaraan angkutan yang membawa sampai ke pelangggan.

e. Penagihan

Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan. ERP membuat

banyak salinan data yang digunakan untuk penagihan dari dokumen pesanan penjualan

pelanggan atau dokumen delivery pelanggan.

1.1 Ilustrasi ERP

Sistem ERP mampu menyiapkan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar

berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pelanggan.  Bagian ini akan membahas secara

ringkas data yang disimpan dan diproses dalam proses bisnis pengelolaan pesanan

pelanggan dengan menggunakan SAP R/3.

a. Record master pelanggan

Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkiatan dengan pelanggan. Record

master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan penjualan dalam R/3 karena informasi

dalam record master pelanggan digunakan dalam proses pesanan penjualan.

SAP R/3 Membutuhkan 4 macam record master;

a. Reccord penjualan kepelanggan

b. Record pengiriman kepelanggan

c. Record penagihan kepelanggan

d. Record pembayaran pelanggan.

3

b. Field data

Kebanyakan input dikodekan dengan angka. Pengguna menekan tombol return jika isi

layar sudah dilengkapi dan untuk melihat layar.  Layar input create customer pada input

fasilitas R/3 menggunakan list box dan fasilitas pencarian. List box digunakan oleh

pengguna untuk memilih item dari daftar yang ada. Fasilitas pencarian yang

memungkinkan pengguna memasukan kata atau frase R/3/ akan menemukan kode yang

dibutuhkan.

Berikut ini beberapa data yang ada pada layar Create Customer :

a. Initial Screen b. Uploading points c. Correspondence d. Taxes

e. Customer address f. Foreign trade g. Incurance h. Output

i. Control data j. Contact person k. Sales l. Partner function

m. Marketing n. Account

management

o. Shipping

p. Payment

transaction

q. Payment

transaction

r. Billing

c. Pelanggan satu-waktu

Karena kompleks proses pembuatan record master pelanggan, R/3 memungkinkan untuk

membuat record master tunggal secara dummy  untuk pelanggan satu-waktu (one-time

customer) atau pelanggan yang tidak rutin. Semua pelanggan melalui record satu-waktu.

Record master mempunyai informasi minimum. Hanya layar address, sales, shipping,

billing, taxes, dan output create customer yang perlu dilengkapi. Untuk layar tersebut

hanya field yang akan diaplikasikan untuk semua pelanggan yang menggunakan record ini

yang perlu dimasukkan. Proses ini mengamankan masalah dalam pembuatan record rinci

untuk pelanggan satu waktu.

1.2 STANDAR PEMROSESAN PESANAN PADA SAP R/3

4

Standar pemrosesan pesanan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis pengelolaan

pesanan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi. Standar pesanan

umum diterima melalui telpon, fax, bagi penjualan atau voice mail. Pertama-tama

diterbitkan sebuah quotation untuk pelanggan. Jika ada quotation maka pesanan akan

dibuat jika pelanggan memerlukan pengiriman barang atau jasa. Standar pesanan penjualan

berisi informasi mengenai harga, jumlah, dan tanggal (tanggal pengiriman yang diminta,

tanggal penyerahan, dsb). Sesudah suatu pesanan dibuat dokumen delivery dibuat R/3

menghitung tanggal pengiriman yang diharapkan menggunakan tanggal pengiriman dan

waktu transit kepelanggan. Data tersedia dalam record master pelanggan. dan diproses.

a. Membuat  pesanan penjualan

Record master pelanggan harus ada sebelum pesanan penjualan dibuat. R/3 dapat menyalin

informasi dari record master ke dalam pesanan penjualan, jika diperlukan.

1) Create sales order

Layar ini digunakan untuk memasukkan informasi untuk wilayah penjualan. Ada 3 field

yang harus ada.

1. Field organisasi penjualan mengidentifikasikan unit yang bertanggungjawab

terhadap penjualan.

2. Field jalur distribusi mengklasifikasikan pesanan seperti penjualan langsung, eceran

atau penjualan besar.

3. Field kode divisi digunakan untuk mengidentifikasi satu subgroup dalam organisasi

penjualan.

2) Layar create sales order

Layar ini punya dua bagian

1. Header dokuman dan wilayah untuk data item. Header dokumen berisi field untuk

item yang menjelaskan seluruh pesanan.

2. Field sold to party mengumpulkan kode pelanggan. Nomer pesanan pembelian

pelanggan dimasukkan kedalam field nomor pesanan pembelian.

3) Fitur data base

Setiap aktifitas pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan-quatation, pesanan,

pengiriman, faktur dan sebagainya –menghasilkan suatu dokumen. Fitur arus dokumen

pada SAP R/3 memungkinkan untuk melihat dan melacak dokumen dokumen tersebut.

5

2. Pengendalian Siklus Transaksi pada Pemrosesan Pesanan

Pengendalian siklus transaksi didasarkan pada fungsi yang dipisahkan dalam suatu proses

bisnis.

2.1 Memasukkan pesanan

Fungsi memasukkan pesanan (order entry) memulai proses pesanan pelanggan dengan

menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan berisi penjelasan mengenai

produk yang dipesan, harganya dan data deskriptif mengenai pelanggan seperti nama,

alamat pengiriman dan jika diperlukan alamat penagihan. Jika waktu antara penerimaan

pesanan dengan pengiriman sesungguhnya signifikan, maka pemberitahuan akan

dikirimkan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa pesanan telah diterima dan

sedang dalam proses.

2.2 Kredit

Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya di verifikasikan terlebih dahulu ke bagian

pengiriman barang. Untuk pelanggan regular, pemeriksaan kredit meliputi menentukan

jumlah total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari manajemen secara umum

atau khusus. Untuk pelanggan baru pemeriksaan kredit diperlukan untuk menentukan

jangka waktu penjualan kepada pelanggan.

2.3 Barang jadi

Barang jadi diambil sesuai dengan yang ada pada picking list. Picking list disiapkan dari

dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses pesanan

yang telah disetujui.

2.4 Pengiriman

Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan yang ada

pada picking list bersama dengan barang yang dipesan seperti yang ada pada daftar

pengepakan barang. Informasi pesanan yang ada pada daftar pengepakan disiapkan secara

independen karena ia didasarkan pada pesanan yang disiapkan oleh fungsi order entry dan

disetujui oleh fungsi kredit.

2.5 Penagihan

6

Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan dengan menyiapkan faktur untuk

pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian penagihan melakukan verifikasi

pesanan dan kemudian menyiapkan faktur. Faktur berisi total pembayaran untuk jumlah

kuantitas yang dikirimkan, biaya angkut (jika ada) dan pajak (jika ada) . faktur dikirim ke

pelanggan.

2.6 Piutang dagang dan buku besar

Perbedaan antara penagihan dan piutang dagang penting untuk mempertahankan

pemisahan fungsi. Bagian penagihan bertanggungjawab untuk membuat faktur pesanan

secara individual dan piutang dagang menangani informasi rekening pelanggan dan secara

periodik mengirimkan laporan piutang dagang kepada pelanggan.

3. Proses Bisnis Manajemen Akun Pelanggan

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan mencakup pemrosesan piutang dagang

sampai pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening, bagian ini membahas secara

singkat proses bisnis penjualan tunai karena kerap kali terintegrasi dengan proses

pengumpulan pembayaran pelanggan.

3.1 Piutang dagang

            Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang dan jasa

yang telah dijual yang dimasukkan dalam rekening, karena kebanyakan bisnis dilakukan

secara kredit, piutang dagang sering kali mewakili sejumlah besar modal kerja organisasi

yang sangat penting pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan.

            Ada dua pendekatan dasar pada aplikasi piutang dagang yaitu:

1.      Proses open item

2.      Proses balance forward

Pada pemrosesan open item, pencatatan terpisah dikelola pada sistem piutang dagang

untuk setiap faktur yang belum dibayar oleh pelanggan, jika pembayaran pelanggan

diterima maka akan dibandingkan dengan faktur yang belum dibayarkan. Pada pemrosesan

balance forward, pembayaran dari pelanggan dibandingkan dengan total saldo pelanggan

yang masih ada dan bukan dibandingkan dengan faktur pelanggan secara individu. Banyak

bisnis menggunakan siklus perencanaan penagihan (cycle billing plan). Dimana rekening

7

piutang dagang dibagi secara alpabet atau berdasarkan nomor rekening. Idenya adalah

mendistibusikan laporan yang disiapkan selama hari kerja pada setiap bulan.

4. Pengendalian Transaksi pada Proses Bisnis Piutang Dagang

4.1 Penerimaan kas Slip pembayaran pelanggan di lanjutkan ke piutang dagang untuk

diposting dari penerimaan kas. Piutang  dagang tidak memiliki akses ke kas atau

memeriksa pembayaran pelanggan.

4.2 Penagihan Faktur, memo kredit dan penyesuaian faktur lainya dirutekan ke piutang

dagang untuk di posting ke rekening pelanggan. Hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi

yang ada. Penagihan tidak punya akses langsung ke pencatatan piutang dagang.

4.3 Piutang dagang Bertangung jawab untuk mengelola buku pembantu piutang dagang.

Rekening control di kelola oleh departemen buku besar.debet dan kredit diposting ke

rekening pelanggan dari bukti pembayaran, faktur, dan dokumen lain yang diterima dari

penagihan dan penerimaan kas. Hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada. Secara

periodik, laporan pelanggan dikirim langsung ke palanggan oleh departemen piutang

dagang. Pemprosesan periodik meliputi penyiapan neraca saldo umur piutang dari buku

pembantu piutang dagang untuk digunakan oleh departemen kredit. Tipe lain dari laporan

kredit pelanggan disiapkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Laporan seperti ini

biasanya disiapkan sebagai produk laporan yang dikirimkan ke pelanggan.

4.4 Kredit Fungsi departemen kredit meliputi menyetujui return dan potongan penjualan

dan penyesuaian lainya untuk rekening pelanggan, menilai dan menyetujui neraca saldo

umur piutang untuk menentukan sisa kredit dari pelanggan, dan memulai memo (dokumen)

penghapusan untuk membebani rekening dengan kerugian piutang.

4.5 Buku besar Buku besar mengelola rekening pengendali piutang dagang. Debet dan

kredit diposting ke rekening pengendalian piutang dagang dari jurnaldan hasil pencocokan

dengan total pengendali yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas. Jumlah ini di

rekonsiliasi ke control total dan dikirimkan ke buku besar langsung dari piutang dagang.

Rekonsiliasi ini merupakan siklus pengendalian transaksi yang penting dalam proses bisnis

piutang dagang.

8

4.6 Retur dan potongan penjualan Retur dan potongan penjualan memerlukan

pengendalian yang hati-hati. Potongan penjualan terjadi karena ada barang dagangan yang

rusak, kekurangan dalam pengiriman, kesalahan klerikal, atau adanya perjanjian antara

pelanggan dan penjual untuk mengurangi jumlah yang dipunyai pelanggan. Jumlah

potongan dinegosiasikan antara pelanggan dan departemen penerimaan pesanan penjualan

(atau penjualnya). Potongan sebaiknya dipertimbangan dan disetujui oleh fungsi yang

independen (depertemen kredit). Setelah potongan diotorisasi dan disetujui, bagian

penagihan akan membuat memo kredit untuk mendokumentasikan pengurangan rekening

pelanggan. Retur pelanggan terjadi karena pelanggan mengembalikan barang yang sudah

di kirim.

4.7 Penghapusan piutang dagang Hal pokok dalam proses penghapusan adalah analisis

rekening yang telah jatuh tempo sebelumnya. Ini biasanya dilakukan dengan menggunakan

laporan saldo umur piutang. Sejumlah teknik dapat digunakan sebagai upaya untuk

mengumpulkan rekening yang telah jatuh tempo. Hal ini melibatkan prosedur dunning

seperti mengirimkan ke pelanggan sejumlah surat sebagai tindak lanjut dan menggunakan

agen-agen pengumpul piutang untuk melakukan pendekatan ke pelanggan untuk

membayar. Akan tetapi, sejumlah rekening memang sudah tidak layak lagi dan harus

dihapus. Departemen kredit memulai proses penghapusan dengan memo penghapusan

yang disetujui oleh treasurer atau fungsi independen lainya. Bagian piutang dagang

melakukan otorisasi untuk rekening yang dihapus setelah menerima memo penghapusan

yang sudah disetujui, lalu di kirim kepada pihak ke 3 untuk tujuan pencatatan. Ini

diperlukan karena setelah penghapusan, piutang dagang tidak akan masuk dalam rekening

yang aktif.

5. Proses Bisnis Kas yang Diterima pada Rekening

Proses Bisnis kas yang diterima pada rekening digunakan ketika pelanggan masih memilki

saldo. Penerimaan kas pada rekening biasanya berawal dari pengiriman surat atau dibayarkan

oleh seseorang ke kasir pusat atau cash window. Untuk itu lebih jelasnya akan diterangkan

sebagai berikut :

a. Mailroom : Pembayaran pelanggan akan diterima dalam mailroom. Surat akan dibuka dan

cek serta bukti pembayaran akan dipiasahkan, cek disahkan dan dijumlah secara hati-hati.

Daftar pembayaran yang berisi pembayaran yang diterima, disiapkan. Tembusan daftar

9

pembayaran dan bukti pembayaran diberikan ke bagian piutang dagang. Cek dan control

total diberikan ke penerimaan kas sebagai deposit. Tembusan daftar pembayaran dan control

total disimpan dalam urutan tanggal.

b. Penerimaan kas : Cek diterima dari mailroom bersama dengan penerimaan kas dari

penjualan tunai dan slip setoran disiapkan. Daftar pembayaran dan control total dicocokkan

dengan slip setoran dan perjanjian yang telah disetujui. Daftar pembayaran  digunakan untuk

posting dari mailroom kejurnal penerimaan kas. Jurnal disisapkan dan dilanjutkan pada buku

besar. Daftar pembayaran, slip setoran dan control total disimpan  urut tanggal.

c. Piutang dagang : Piutang dagang diposting pada rekening piutang dagang. Piutang

dagang disimpan diurutan berdasarkan urutan pelanggan. Daftar pembayaran dan control

total yang diposting urut tanggal. Tembusan control total dilanjutkan kebuku besar.

d. Buku besar : Jurnal dari penerimaan kas dan control total diterima dari rekening piutang

dagang untuk dibandingkan. Sumber posting buku besar berasal dari jurnal dari kasir, jurnal

dan control total disimpan urut tanggal.

e. Bank : Bank menerima setoran dan validasi tembusan slip setoran. Tebusan slip setoran

yang telah divalidasi dikembalikan keaudit internal. Slip setoran yang telah divalidasi

disimpan urut tanggal.

f. Audit Internal : Audit internal menerima laporan bank secara periodik. Rekonsiliasi bank

secara independen merupakan pengendalian yang penting dalam proses bisnis kepelanggan.

5.1 Sistem Pengumpulan Lock-Box

Sistem lock-box deposit digunakan untuk mengurangi float-waktu antara penandatangan

pembayaran cek oleh pelanggan dan ketika perusahaan menggunakan dana tersebut.

Sistem lock-box digunakan juga untuk mengurangi float yang biasanya terjadi karena bank

tidak mengizinkan perusahaan untuk menggunakan cek sampai mereka membereskan

urusan dengan bank pelanggan

6. Proses Bisnis Penjualan Tunai

Perbedaan signifikan antara proses bisnis penjualan tunai dan proses bisnis kas

yang diterima pada rekening adalah tidak adanya pencatatan aset sebelumnya (saldo

rekening pelanggan) pada proses bisnis penjualan tunai. Pembuatan dokumen awal dari

penjualan tunai merupakan poin utama pada sistem pengendalian. Ketika pencatatan telah

disiapkan, maka penjualan tunai menjadi subjek pengendalian akuntansi.

10

Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk menyediakan

dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk pelanggan. Beberapa

teknik yang dapat digunakan untuk membuat pencatatan awal, yaitu:

a. Audit pelanggan (customer audit) merupakan istilah umum yang digunakan untuk

menjelaskan prosedur di mana tindakan pelanggan sebagai pengendalian pada

dokumentasi awal transaksi. Contoh: penentuan harga item senilai 99 sen dan bukan

$1 merupakan teknik audit pelanggan, sama dengan teknik pemasaran. Penentuan

harga ini memaksa pencatatan penjualan karena pelanggan pada umumnya berharap

ada perubahan harga. Teknik yang berkaitan dengan faktur penjualan, seperti

memberikan hadiah satu galon ice cream jika penerimaannya mendapatkan red star

atau simbol yang lain, dengan maksud agar pelanggan memeriksa pencatatan

penjualan. Adanya kemungkinan memperoleh hadiah dapat meningkatkan keinginan

pelanggan untuk membaca faktur. Banyak register kas berbunyi seperti bel atau

lonceng ketika dibuka; dengan pelanggan diharapkan memberikan perhatian pada

jumlah sesungguhnya yang ada di register. Mengirimkan laporan bulanan (agar

pelanggan memeriksa rekeningnya sendiri) dan menyediakan bukti pembayaran

(dimana mereka akan memperoleh pengembalian dari yang mereka bayar) merupakan

contoh teknik customer audit.

b. Supervisi bertugas mengobservasi kinerja stafnya. Teknik supervisi mencakup

penggunaan professional shopper, yaitu orang yang disewa untuk membeli barang

pada perusahaan eceran dengan tujuan mengobservasi pencatatan transaksi.

c. Teknik Imprest digunakan untuk mengendalikan penerimaan kas dengan cara yang

sama yang digunakan dalam pengendalian pengeluaran kas kecil tetapi biasanya

kurang akurat. Petugas klerikal diberi sejumlah tiket bernomor urut dan harus

mempertanggungjawabkan nilai penjualannya atau tiket yang dimilikinya. Pemborong

eceran harus mempertanggungjawabkan nilai eceran barang yang dimilikinya.

Pengendalian persediaan pada penjualan ini diaplikasikan dengan menggunakan

metode laba kotor atau metode analisis penjualan eceran untuk mengestimasi tingkat

persediaan. Walaupun pengendalian seperti ini tidak begitu efektif untuk

menghilangkan kemungkinan manipulasi, namun cara ini dapat mengurangi

kecurangan.

11

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar and Hopwood. 2006. Acoounting Information System. Prencise. Hall New Jersey.

https://ankgasuhenda.wordpress.com/2010/01/09/pengendalian-transaksi-pada-bisnis-pelanggan/

https://ahmadbijan.wordpress.com/sistem-informasi-akuntansi/

http://tugaskelompok2sia.blogspot.com/2014/04/proses-bisnis-pengelolaan-pesanan.html

http://siakelompok.blogspot.com/2014/04/proses-bisnis-pengelolaan-pesanan.html

12