SISTEM INFORMASI AKUNTANSISistem Teknik dan Dokumentasi

Oleh:Kelompok 8

Gusti Ayu Rai Surya Saraswati (1306305029)A.A. Mirah Siswandari (1306305167)Putu Sita Crusita Dewi (1306305174)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNISUNIVERSITAS UDAYANAREGULER2015

PENGGUNA TEKNIK SISTEMTeknik system adalah merupakan alat yang digunakan dalam analisis, desain dan dokumentasi system serta memahami antar-subsistem, yang umumnya berupa diagram. Teknik ini sangat penting bagi auditor insternal maupun eksternal, serta oleh akuntan yang membuat system pada sat mereka bertindak sebagai konsultan.PENGGUNA TEKNIK SISTEM UNTUK AUDITAudit dibagi menjadi 2 komponen dasar, yaitu: a.Audit interim yang bertujuan untuk menaksir seberapa jauh struktur pengendalian internal suatu organisasi dapat diandalkan. Audit semacam ini biasanya memerlukan pengujian kepatuhan (compliance) yang bertujuan unutuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas, dan mengecek kelangsung operasi pengendalian internal yang akan menjadi dasar penilaian.b. Audit laporan keuangan yang melibatkan pengujian substantif yang merupakan verikasi angka dalam laporan keuangan secara langsung. Baik pengujian kepatuhan maupun pengujian substantif melibatkan auditor eksternal dan auditor internal.Pengguna teknik sistem untuk audit yaitu:1. Evaluasi Pengendalian InternalAuditor sering terlibat dalam proses evaluasi pengendalian internal, sehingga auditor memiliki kepentingan terhadap arus pemrosesan dokumen dan distribusi dokumen dalam sistem aplikasi. Pemisahan tugas merupakan suatu aspek penting dalam pengendalian internal, maka auditor memerlukan teknik untuk memecahkan sistem untuk mengevaluasi distribusi dokumen dan memecah tugas antarpersonel atau departemen. Flowchart analitis, flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat digunakan oleh auditor untuk menganalisis distribusi dokumen. Teknik sistem lainnya seperti kuesioner dan metode matriks, juga digunakan untuk merancang sistem baru.2. Pengujian KepatuhanAuditor menjalakan pengujian kepatuhan untuk mengonfirmasi eksistensi, menilai efektivitas, dan mengecek pelaksanaan pengendalian internal. Jika pengendalian yang akan dievaluasi merupakan komponen dari sistem informasi, maka auditor perlu mempertimbangkan teknologi yang digunakan dalam sistem informasi. Oleh karena itu, auditor perlu memahami teknik sistem yang biasanya digunakan untuk mendokumentasikan sistem informasi seperti input proses output, diagram hierarki, flowchart program, diagram alur data logika, table keputusan, dan metode matriks.3. Kertas KerjaKertas kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan pengujian yang dilakukan dalam proses audit, informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan audit, dan simpulan yang ditarik dari hasil audit yang dibuat dan disimpan oleh auditor. Auditor menggunakan teknik sistem untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi dalam kertas kerja. Kuesioner apengendalian internal, flowchart analitis, dan flowchart sistem sering tampak dalam kertas kerja karena mereka merupakan alat yang lazim digunakan oleh auditor untuk mengevaluasi pengendalian internal.PENGGUNAAN TEKNIK SISTEM DALAM PENGEMBANGAN SISTEMProyek pengembangan sistem biasanya terdiri dari 3 fase, yaitu:1. Analisis Sistem mencakup penyusunan dan evolusi solusi untuk menyelesaikan masalah sistem.2. Desain Sistem merupakan proses menentukan rincian solusi yang dipilih dalam proses analisis system. Desain sistem mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi setiap alternative desain sistem terkait dengan kebutuhan sistem secara keseluruhan.3. Implementasi Sistem mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, dokumentasi solusi, serta tinjauan terhadap sistem pada saat sistem mulai dioperasikan untuk memastikan bahwa sistem yang dirancang berfungsi dengan baik.TEKNIK SISTEMFlowchart merupakan diagram simbol yang menunjukkan arus data dan tahapan operasi dalam sebuah sistem dan teknik sistem yang paling sering digunakan.SIMBOL FLOWCHARTFlowchart digunakan baik oleh auditor maupun oleh personel lain. Pemakaiannya meluas seiring dengan berkembangnya komputerisasi pemorosesan data bisnis sehingga perlu adanya keseragaman simbol dan konvensi yang digunakan. Di Amerika Serikat kebutuhan akan keseragaman terpenuhi dengan adanya publikasi "American National Stardard Flowchart Symbols and Their Usage in Information Processing" dan sekarang belaku versi ANSI X 3.5.-1970. ANSI X 3.5.-1970 merupakan 4 kelompok simbol flowchart yaitu:1. Simbol dasar mencakup simbol input/output, simbol proses, simbol arus data, serta simbol anotasi (komentar) yang berkaitan dengan dengan fungsi dasar pemrosesan data. a. Simbol input/output menggambarkan fungsi input/output yaitu membuat data tersedia untuk di proses. setelah diproses dikeluarkan dalam bentuk kertas atau dalam bentuk disk magnetik yang lain.b. Simbol proses menggambarkan setiap fungsi pengolahan data.c. Simbol garis digunakan untuk mengkaitkan simbol yang satu dengan Simbol yang lain yang mengindikasikan urutan informasi dan operasi yang harus dijalankan. Jika garis alur saling bersilangan ini berarti dua alur ini tidak memiliki ikatan logis satu dengan yang lainnya. Sedangkan, garis alur yang menyatu dari beberapa alur menjadi satu alur dan diberikan anak panah untuk mudah memahami alur.d. Simbol anotasi (komentar) menggambarkan deskripsi tambahan atau catatan penjelas. garis putus-putus dikaitkan dengan simbol yang diberi komentar.

Input/OutputProsesGaris ArusAnotasi

Gambar Simbol Dasar2. Simbol input/output yang spesifik menggambarkan fungsi input/output dan bertujuan untuk mengidentifikasi media yang digunakan untuk merekam informasi ataupun cara menangani informasi.a. Simbol punched-card menggambarkan fungsi input output jika media yang digunakan adalah punched card, meliputi mark-sence, stub cards, deck of cards, file of cards dan lain sebagainya.b. Simbol penyimpanan online mengambarkan fungsi input/output dengan manggunakan berbagai media penyimpanan online, seperti disk magnetik atau optical disk.c. Simbol magnetic tape, simbol punched tape, simbol magnetic drum, simbol magnetic disk, dan simbol dokumen masing-masing menggambarkan fungsi input/output menggunakan media tertentu. d. Fungsi input manual menggambarkan fungsi input pada saat informasi dimasukkan secara manual pada saat pemrosesan, seperti menggunakan key board, touch screen ataupun switch settings.e. Simbol display menggambarkan fungsi input/output pada saat informasi disajikan ke pengguna pada saat pemrosesan dengan menggunakan media video, printer console, plotter, dan lain sebagainya.f. Simbol link komunikasi menggambarkan suatu fungsi transmisi informasi menggunakan media telekomunikasi.g.Simbol penyimpanan offline menggambarkan fungsi penyimpanan informasi offline, tanpa memperhatikan media yang digunakan untuk menyimpan informasi tersebut.

Penyimapanan OnlineMagnetic TapeDokumenMagnetic DiskPunched TapeInput ManualPunched CardDisplayLink KomunikasiPenyimapanan Online

Gambar Simbol Input/Output Spasifik3. Simbol proses khusus menggambarkan fungsi pemrosesan dan mengidentifikasi jenis operasi yang akan digunakan untuk mengolah informasi. jika tidak ada simbol proses dapat digunakan simbol proses dasar.a. Simbol keputusan mengambarkan satu keputusan untuk menentukan operasi mana yang harus dijalankan dari berbagai alternative jalur operasi yang tersedia.b.Simbol proses predefined menggambarkan satu prosedur yang terdiri dari satu atau lebih operasi atau program yang tidak ditentukan pada symbol flowchart yang lain.c.Simbol persiapan menggambarkan modifikasi serangkaian instruksi yang mengubah program.d.Simbol operasi manual menggambarkan proses offline yang dilakukan oleh manusia tanpa bantuan alat mekanis apa pun. e.Simbol operasi auxiliary menggambarkan operasi offline yang dijalankan pada suatu peralatan tertentu, yang tidak berada di bawah kendali langsung central processing unit.f.Simbol penggabungan, ekstrak, sortir, dan perakitan masing-masing menggambarkan tipe fungsi pengolahan tertentu.

KeputusanProses PredefinedOperasi ManualPersiapanOperasi PenbantuPenggabunganEkstrakSortirPerakitan

Gambar Simbol Proses Khusus

4. Simbol tambahan dapat digunakan untuk menjelaskan flowchart atau untuk mempermudah pembuatan flowchart. a.Simbol konektor menggambarkan alur keluar dari flowchart menuju bagian flowchart lainnya. Dua symbol konektor digunakan untuk menggambarkan arah arus yang kontinu jika arus tersebut terpotong akibat tidak cukupnya area gamabar.b.Simbol terminal mengambarkan titik ujung dari sebauah flowchart, seperti titik awal, titik akhir, titik interupsi. c.Simbol mode parallel menggambarkan awal atau akhir dari dua atau lebih operasi yang simultan.d.Simbol konektor off-page bukan merupakan standari ANSI X3.5, tetapi biasanya digunakan untuk menggambarkan alur keluar dari flowchart menuju halaman flowchart yang lain.e.Simbol transmittal tape digunakan untuk menggambarkan pembuatan batch control total secara manual.

Transmittal TapeKonektorKonektor Off-PageTerminalMode Parallel

Gambar Simbol TambahanSIMBOL UNTUK MEMBUAT FLOWCHARTSimbol digunakan dalam flowchart untuk menggambarkan fungsi suatu informasi atau fungsi suatu jenis sistem lain. Arah aliran digambarkan sebagai garis antarsimbol perlu dilengkapi anak panah untuk memudahkan memahami aliran data. Jika suatu alur harus terputus akibat keterbatasan area gambar, maka symbol konektor digunakan untuk mengindikasikan adanya penyambungan alur kebagian lain atau halaman lain. Jika suatu alur bersifat bolak-balik, maka dapat digambarkan dengan dua garis atau satu garis beserta dua anak panah di kedua ujungnya. Berikut empat ilustrasi penggunaan simbol flowchart:

Arah Arus NormalArus Balik Ditunjukkan dengan Anak PanahPengguna Simbol KonektorArus Dua Arah Ditunjukkan dengan Anak PanahGambar Ilustrasi Penggunaan SimbolDIAGRAM IPO DAN HIPODiagram IPO (Input-Proses-Output) digunakan untuk memberikan deskripsi naratif mengenai input yang diperlukan untuk menghasilkan output sistem. Diagram ini tidak memberikan banyak keterangan mengenai fungsi proses, tetapi IPO berguna untuk menganalisis keseluruhan informasi yang dibutuhkan .Gambar Diagram IPODiagram HIPO terdiriri dari dua segmen: 1) diagram hierarki sebagai pemecah proses menjadi berbagai modul dan menggambarkan keseluruhan sistem dan berperan sebagai daftar isi untuk membuat diagram IPO yang lebih detail. Berikut ilustrasi HIPO:1. Diagram Hierarki (daftar isi visual)

Setiap modul bernomor akan dirinci pada IPO. 2. Diagram IPO (satu untuk setiap modul)HEADER

INPUTPROSESOUTPUT

Gambar Ilustrasi HIPOFLOWCHART SISTEM DAN PROGRAM Flowchart sistem mengidentifikasi keseluruhan aliran operasi di dalam sebuah sistem. Sebuah flowchart sistem menunjukkan titik awal input, tahapan proses, mode pemrosesan (manual /mesin), dan disposisi output. Flowchart sistem berfokus pada fungsi proses dan media, bukannya pada rincian logika setiap fungsi pemrosesan.Flowchart program ( flowchart block) digunakan oleh personel pengembangan sistem. Flowchart program lebih detail dalam menggambarkan setiap fungsi pemrosesan yang tergambar dalam flowchart dirinci lebih detail dalam flowchart program, serupa dengan diagram IPO sebagai rincian dari diagram HIPO.

DIAGRAM ARUS DATA LOGIKADiagram arus data logika atau diagram alur data (disingkat DFD) digunakan terutama oleh personal pengembangan sistem dalam analisis sistem. Seorang analis sistem sering bertindak sebagai penghubung antara pengguna yang memiliki berbagai keinginan, dan programmer atau staf pendukung sistem yang akan membuat desain fisik sistem untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Dokumentasi yang merekam interaksi antara pengguna dan analis sistem merupakan salah satu titik penting pengendalian pengembangan sistem. DFD digunakan oleh analis untuk mendokumentasikan desain logika suatu sistem yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna. DFD digunakan oleh analis untuk mendokumentasikan desain logika suatu sistem yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna. DFD memungkinkan pengguna mengetahui konsep analis sistem mengenai masalah yang dihadapi pengguna. Tujuan penggunaan DFD adalah untuk memisahkan secara jelas proses logika analisis sistem dengan proses desain sistem secara fisik. Analis sistem menyerahkan deskripsi logika kepada desainer sistem atau programmer, yang selanjutnya akan merancang spesifikasi fisik desain logika tersebut. Ada empat simbol DFD. Terminator digunakan untuk menandai sumber data atau destinasi data. Simbol proses digunakan untuk menggambarkan proses yang mengubah data. Simbol simpanan data digunakan untuk menggambarkan sebuah simpanan data. Simbol arus data digunakan untuk mengindikasikan aliran data. Simbol DFD memiliki dua tujuan yang berbeda dengan flowchart. Pertama, DFD menekankan pada analisis aliran data. Kedua, DFD menekankan desain logika bukan desain fisik. Banyak simbol flowchart menggambarkan operasi pengolahan data atau media fisik. Jika simbol flowchart digunakan untuk menggambarkan DFD, maka akan sulit dibedakan apakah ini merupakan analisis logika ataukah desain fisik. Argumentasi inilah yang mendukung penggunaan simbol DFD.

DIAGRAM ARUS DATA LOGIKA DAN ANALISIS TERSTRUKTURBagian ini menggambarkan konstruksi DFD dan peran DFD dalam analisis sistem terstruktur. Analisis sistem terstruktur ditandai dengan adanya rancangan top-down dan perbaikan yang terus menerus.Gambar di bawah ini mengilustrasikan sebuah DFD tingkat atas dari sebuah sistem penggajian. Level ini menggambarkan suatu deskripsi yang sangat umum. Data penggajian dari bagian pencatat waktu diproses pada sebuah storage atau file data penggajian untuk menentukan besarnya gaji setiap karyawan. Garis beranak panah mengindikasikan aliran data. Perhatikan bahwa simpanan data penggajian digunakan untuk memproses gaji dan sekaligus diperbarui oleh proses penggajian.

Membayar GajiKaryawanData PenggajianMemproses Data PenggajianPencatat Waktu

Data Penggajian

Rincian Gaji

Data Penggajian

Gambar DFD untuk Proses PenggajianBeberapa poin penting mengenai pembuatan DFD, sebagaimana diilustrasikan pada gambar di atas : Setiap DFD hanya mencakup simbol-simbol DFD. Setiap simbol dalam DFD, termasuk anak panah, harus diberi nama. Setiap aliran logika harus jelas, memiliki sumber data dan menuju destinasi data tertentu. DFD penggajian dalam gambar di atas harus dipecah lagi untuk mendapatkan gambaran deskripsi sistem yang lebih jelas. Sumber data dan destinasi data sama dengan sumber dan destinasi data pada gambar di atas, hanya saja ada tambahan simpanan data karyawan dan digambarkan dua proses yang lebih detail, mengecek gaji dan menghitung gaji. Setiap proses diberi nomor sehingga mudah untuk diidentifikasi. Secara konseptual, proses perluasan dan pemecahan ini, serupa dengan yang digunakan dalam diagram HIPO. Proses ekspansi dan pemecahan modul ini menghasilkan sekumpulan modul proses yang sangat berguna untuk memberi gambaran mengenai sistem yang ada saat ini dan sistem yang diusulkan. Gambar Perluasan DFD Untuk Proses PenggajianGambar Perluasan Proses P2Aspek DFD yang penting adalah DFD berfokus pada simpanan data dan logika keputusan. Pada saat DFD telah selesai dibuat, analis sistem dapat melanjutkan menganalisis data yang perlu diidentifikasi untuk setiap aplikasi.

FLOWCHART DISTRIBUSI FORMULIR, DOKUMEN, DAN ANALITIKFlowchart analitik, flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat digunakan untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah sistem. Diagram ini dikelompokkan dalam kolom-kolom untuk mengelompokkan fungsi yang dijalankan oleh setiap entitas. Dengan pemisahan peran per kolom tersebut, evaluasi pemisahan tugas setiap fungsi menjadi lebih efektif. Bentuk flowchart per kolom juga memperjelas antarmuka antar-entitas.Flowchart analitik serupa dengan flowchart sistem, baik dalam hal detail rincian maupun teknik pembuatan. Alur proses ditandai dengan penggunaan simbol yang dihubungkan dengan garis. Flowchart analitik mengidentifikasi semua proses signifikan pada sebuah aplikasi, dengan penekanan pada pemrosesan tugas. Flowchart dokumen serupa dengan format flowchart analitik, tetapi peran proses setiap entitas tidak disajikan secara detail. Tujuan flowchart semacam ini adalah untuk mengetahui setiap dokumen yang digunakan dalam setiap sistem aplikasi dan mengidentifikasi titik awal dokumen, distribusi dokumen, serta titik akhir setiap dokumen. Terkait dekat dengan flowchart dokumen adalah diagram distribusi formulir. Diagram distribusi formulir menggambarkan distribusi setiap salinan formulir dalam sebuah organisasi. Dalam diagram ini, penekanannya terletak pada siapa yang akan mendapatkan formulir tertentu, bukan pada bagaimana setiap formulir akan diperoses. Formulir dapat digambarkan bentuk simbol atau dalam bentuk deskripsi kata-kata. Formulir akan digambarkan pada sisi kiri dari diagram dan akan bergerak secara horizontal ke berbagai kolom untuk menggambarkan alokasi formulir ke berbagai unit organisasi. Analisis diarahkan untuk mengeliminasi berbagai salinan yang tidak perlu, untuk mengeliminasi pengarsipan alinan formulir yang tidak perlu, untuk mengeliminasi distribusi formulir yang tidak sesuai dengan otorisasi yang ditetapkan. Teknik ini memecah data dalam sistem aplikasi sedemikian rupa sehingga memudahkan menganalisis pemisahan tugas dalam sebuah sistem dan pengendalian yang dijalankan pada antarmuka antar-berbagai entitas.

ILUSTRASI PEMBUATAN FLOWCHART ANALITIKTujuan bagian ini adalah untuk menggambarkan penyusunan flowchart analitik dalam sebuah sistem pengolahan transaksi. Sistem berikut ini akan dijadikan contoh pembuatan flowchart :Kasir membuka surat yang berisi pembayaran tunai dan surat pemberitahuan dari pelanggan. Kasir menyiapkan batch control total atas semua surat pembayaran yang diterima. Batch control total akan dikirim ke petugas buku besar untuk diposting ke dalam buku besar. Surat pemberitahuan pembayaran dari pelanggan akan dikirim ke petugas piutang dagang untuk dicatat ke dalam buku pembantu piutang dagang. Kasir selanjutnya akan membuat dua salinan slip setoran, menyetorkan kas ke bank, dan mengarsip salinan kedua dari slip setoran tersebut, (yang telah divalidasi oleh bank). Salinan disusun urut tanggal. Karyawan buku besar akan mem-posting batch control total ke dalam buku besar, kemudian mengarsip batch control total urut tanggal. Petugas piutang dagang akan mem-posting surat pemberitahuan pelanggan ke dalam buku pembantu piutang dagang dan mengarsip surat pemberitahuan urut tanggal. Merencanakan FlowchartPertama, kita harus mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan yaitu aplikasi perangkat lunak yang tepat jika menggunakan computer dan template flowchart dan alat tulis yang sesuai jika flowchart akan digambar di atas kertas. Berikutnya, perlu ditentukan jenis flowchart seperti apa yang akan dibuat.Memilih SimbolSetelah menentukan jenis flowchart yang dibutuhkan, penting untuk memilih simbol yang akan digunakan untuk menggambar flowchart. Simbol standar ANSI X3.5, sebagaimana telah dibahas, disarankan untuk dipakai, tetapi dalam beberapa kasus, perusahaan memiliki simbol sendiri.Analisis SistemKetika mempersiapkan pembuatan flowchart analitik, perlu untuk menentukan entitas apa yang akan digambarkan sebagai kolom yang terpisah-biasanya hanya entitas yang aktivitas pengolahan datanya akan digambarkan secara rinci. Ada tiga entitas yang harus dipisahkan terkait dengan analisis terhadap sistem yang akan digambar dalam bahasan ini : kasir, petugas buku besar dan petugas piutang dagang.

Gambar Simbol untuk Prosedur Manual Membuat FlowchartTahap selanjutnya dalam analisis adalah mengidentifikasi dokumen yang akan terlibat dalam proses pengolahan. Ada enam dokumen yang terlibat dalam ilustrasi sistem ini : pembayaran kas, surat pemberitahuan dari pelanggan, batch control, slip setoran, buku besar, dan buku piutang dagang. Setiap dokumen tersebut harus disajikan dengan cara yang tepat. Menggambar FlowchartTujuan bahasan ini adalah untuk menggambar arus dokumen pada sehuah sistem dengan menggunakan simbol flowchart yang tepat. Tahap pertama yang harus dijelaskan adalah kasir membuka surat yang berisi uang kas dan surat pemberitahuan pembayaran. Simbol terminal digunakan untuk mengindikasikan sumber surat (dalam hal ini pelanggan). Simbol ini juga mengindikasikan titik awal flowchart. Surat digambarkan dengan simbol dokumen. Simbol input/output dasar juga dapat digunakan disini. Simbol operasi manual digunakan untuk menggambarkan proses membuka surat. Simbol proses dasar juga dapat digunakan untuk menggambarkan proses tersebut. Simbol dokumen khusus digunakan untuk menggambarkan kas dan surat pemberitahuan dari pelanggan. Sekalipun kas (tunai ataupun dalam bentuk cek) tidak terbentuk dokumen seperti surat pemberitahuan, tetapi kas tersebut penting dalam sistem pengolahan transaksi sehingga ketika membuat flowchart, kas tersebut perlu diidentifikiasi dengan jelas. Garis alur digantikan untuk mengindikasikan alur tindakan. Tahap berikutnya yang harus digambarkan adalah pembuatan batch control total atas penerimaan surat. Ini juga merupakan operasi manual digunakan untuk menggambarkan proses "membuat batch control total" dan simbol dokumen digunakan untuk menggambarkaqn kas dan surat pemberitahuan dari pelanggan. Simbol dokumen juga digunakan untuk menggambarkan batch control total. Simbol transmital bisa juga digunakan untuk menggambarka n batch control total. Bagian dari flowchart tersebut akam diletakkandalam kolom dengan judul "kasir" karena proses ini juga merupakan pekerjaan kasir. Peraturan SandwichPerhatikan kesamaan antara dua bagian flowchart yang telah dibahas sebelumnya. Dalam kedua flowchart tersebut, dokumen mengalir ke dalam proses dan dokumen keluar dari sebuah proses. Simbol proses harus memiliki input dan output yang jelas. Ini disebut peraturan sandwich : setiap simbol proses harus diapit simbol input dan simbol output.

Penggunaan Simbol Konektor

Bukti PembayaranBatch Control TotalABKasir menyerahkan batch control total kepada petugas buku besar dan surat pemberitahuan dari pelanggan kepada petugas piutang dagang. Flowchart untuk menggambarkan kegiatan ini dapat dilihat pada gambar dibawah. Simbol konektor digunakan untuk mengeliminasi alur yang panjang.

Gambar Penggunaan Simbol KenektorPenggunaan simbol konektor ada kalanya menimbulkan pertanyaan mengenai kejelasan flowchart secara keseluruhan. Satu manfaat penting menggunakan simbol konektor adalah simbol ini memberi flesibilitas untuk membuat modul-modul flowchart dan pembuatan garis yang panjang dan melintang antar kolom yang saling berjauhan dapat dihindarkan. Tidak adanya garis melintang antyarkolom akan memungkinkan untuk emnambah kolom atau memindahkan kolom tanpa mempengaruhi kontruksi fisik sebuah flowchart ataupun kejelasan logika sebuah flowchart. Penambahan kolom dan pemindahan kolom dapat dilakukan tanpa harus menghapus garis dan menggambar ulang garis. Karakteristik ini bermanfaat, khususnya pada saat kita sedang memperbaiki flowchart yang sudah ada.Hubungan Entitas-KolomKasir mengisi dua salinan slip setoran bank, kemudian menyetorkan kas yang diterima ke bank. Rangkap kedua slip setoran, yang telah divalidasi oleh bank, diarsip urut tanggal. Sistem operasi manual digunakan untuk menggambarkan proses pembuatan slip setoran dan simbol dokumen digunakan untuk menggambarkan kas dan slip setoran. Bagian dari flowchart ini juga akan ditempatkan dalam kolom kasir karena bagian ini merupakan kelanjutan dari aktivitas kasir.Narasi mendeskripsikan kegiatan yang dijalankan oleh petugas buku besar dan petugas piutang dagang. Oleh karena itu, aktivitas kedua entitas ini akan digambarkan pada kolom tersendiri. Proses penggambaran flowchart untuk yang kedua entitas tersebut serupa dengan proses penggambaran aktivitas kasir. Flowchart yang lengkap dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Perhatikan, simbol ionput/output dasar digunakan untuk menggambarkan buku besar dan buku pembantu piutang. Simbol pengarsipan dokumen offline digunakan untuk menggambarkan pengarsipan di kedua entitas tersebut.

Gambar Ilustrasi Flowchart AnalitikDiskusi tersebut menunjukan bahwa ada banyak pilihan yang harus dibuat pada saat mempersiapkan sebuah flowchat. Flowchart yang dihasilkan harus dapat menggambarkan fungsi sebuah sistem dengan jelas. Lima panduan umum ketika menggambar flowchart adalah :1. Analisis sistem untuk mengidentifikasi entitas dan dokumen, sebagaimana telah dijelaskan dalam ilustrasi tersebut.2. Pilih simbol yang akan digunakan sesuai dengan panduan umum yang dijelaskan dalam bab ini.3. Buatlah sketsa kasar flowchart sistem untuk menentukan letak kolom entitas dan alur dokumen.4. Review sketsa tersebut untuk memastikan tidak aktivitas yang terlewatkan ataupun tidak ada kesalahan.5. Akhirnya, pastikan flowchart tersebut telah menggambarkan sistem dengan jelas, jika diperlukan, tambahkan komentar.TEKNIK NARASITeknik narasi sangat bermanfaat, khususnya dalam analisis system tahap pencarian fakta di perusahaan. Wawancara merupakan teknik yang berguna bagi analis untuk mengenal pihak-pihak pengambil keputusan di perusahaan dan masalah yang mereka hadapi. Wawancara yang mendalam memungkinkan analisa system untuk membangun hubungan personal yang baik dengan manajer. Wawancara yang tersruktur dapat digunakan untuk menemukan jawaban terkait dengan serangkaian pertanyaan.Teknik narasi mencakup juga tinjauan terhadap dokumentasi. Sering analis dan auditor terlibat dengan banyak dokumen yang harus ditinjau ulang seperti flowchat, struktur organisasi, manual prosedur, manual operasi, manual referensi, dan data-data historis. Dokumen-dokumen ini dapat membantu analisis ataupun auditor untuk mendapatkan pemahaman mengenai suatu organisasi.ANALISIS PENGGUNAAN SUMBER DAYATeknik yang telah didiskusikan di atas didasarkan pada asumsi alur kegiatan yang terjadi saat ini ataupun usulan alur kegiatan. Teknik tersebut mengabaikan kebutuhan penggunaan sumber daya. Sebagai contoh, kita telah menyelesaikan sebuah flowchat untuk suatu prosedur tertentu, mengidentifikasi perubahan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, dan telah mendapat persetujuan untuk merancang perincian oprasi atau menerapkan desain prosedur yang baru. Analisis berikutnya yang perlu dilakukan adalah mencocokkan sumber daya yang dimiliki dengan tugas yang harus diselesaikan. Analisis penggunaaan sumber daya harus selalu dipertimbangkan oleh personel pengembangan sistem ketika mengimplementasikan sistem. Auditor harus mempertimbangkan penggunaan sumber daya pada saat melakukan audit. Penugasan kepada staf untuk suatu fungsi audit tertentu dapat diselesaikan dengan teknik sistem. Oleh karena itu, teknik sistem dalam analisis pengalokasian sumber daya dapat digunakan baik oleh auditor maupun oleh personel sistem.Pengukuran KerjaPengukuran kerja didasarkan pada satu premis yang sederhana: Pengukuran kuantitatif penting untk mendisain prosedur yang efektif. Pengukuran kerja mencakup berbagai teknik untuk membuat model, mengukur atau mengestimasi aktivitas klerikal atau aktifitas lain dalam kerangka produksi. Dalam kerangka akuntansi, pengukuran kinerja serupa dengan konsep yang ada pada sistem biaya standar. Pengukuran kerja mencakup emapt langkah dasar :1. Mengidentifikasi pekerjaan2. Mengukur perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan menggunakan studi gerak dan waktu, runs test, data historis, atau cara yang lain.3. Menyesuaikan perkiraan waktu tersebut untuk mengeliminasi waktu luang dan pertimbangan-pertimbangan yang lain.4. Menganalisis kebutuhan berdasarkan data tersebut.Teknik pengukuran kerja memiliki dua aplikasi dalam pekerjaan sistem. Pertama, berguna untuk mengevaluasi kelayakan teknis atau kebutuhan teknis dari suatu perancangan sistem. Misalnya, untuk menentukan jumlah magnetic disk yang dibutuhkan untuk menyimpan sejumlah dokumen tertentu, menetukan spesifikasi sistem computer yang dibutuhkan untuk memproses beban kerja tertentu, dan sejumlah karyawan yang dibutuhkan untuk menginput data. Peran yang kedua terkait denagn evaluasi kinerja pekerjaan yang terkait dengan sistem, seperti pemrograman computer dan pengembangan proyek. Evaluasi kinerja mmbutuhkan devinisi standar kinerja dalam bentuk kriteria yang terukur, seperti jumlah baris kode atau jam kerka proyek sehingga kinerja aktual dapat dikuantifikasi dan dievaluasi dengan ekspektasi manajemen terhadap suatu tugas tertentu.Analisis Distribusi KerjaSetelah karakteristik operasional suatu sistem diidentifikasi dan dipilih dengan berbagai bentuk pengukuran kerja, berikutnya adalah melakukan analisis distribusi kerja untuk membagi tugas ke karyawan-karyawan. Ada beberapa bentuk analisis distribusi kerja, tetapi secara konseptual, pekerjaan dan karyawan dapat disajikan dalam bentuk matriks. Tabel ini menggambarkan distribusi suatu pekerjaan.Tabel Sampel Tabel Distribusi Pekerjaan Penugasan kepada KaryawanTugasEstimasiJam perhariLola

Dale Neil

Membuka Surat2110

Menyotir surat pemberitahuan6222

Batch control2002

Mengarsip surat pemberitahuan8440

Analisis distribusi kerja membutuhkan informasi rinci mengenai fungsi dan tanggung jawab semua karyawan yang terlibat dalam analisis. Rincian pekerjaan digunakan untuk mencatat setiap jenis pekerjaan yang di jalankan oleh setiap individu dan rata-rata jam yang dibutuhkan untuk menjalankan setiap pekerjaan per minggu. Level rincian pekerjaan dibuat tergantung pada level analisis pengukuran kerja yang diinginkan.TEKNIK ANALISIS KEPUTUSANTabel Keputusan dan PercabanganTabel keputusan dan percabangan digunakan terutama oleh personel pengembangan sistem. Tabel ini mencakup pernyataan dari suatu keputusan yang harus dibuat, serangkaian kondisi yang kemungkinan dapat terjadi, dan alur yang harus diikuti untuk setiap kondisi yang mungkin akan terjadi. Bagian go to mencakup entah referensi simbol konektor atau simbol tidak adanya koneksi atau satu garis alur keluar menuju simbol yang lain. Tabel keputusan dapat digunakan untuk melengkapi flowchart untuk menganalisis dan mendokumentasikan logika program aplikasi. Pada saat kompleksitas proses keputusan tinggi, penggunaan sruktur tabular table keputusan lebih menguntungkan dibandingkan penggunaan flowchart secara grafis untuk menggambarkan proses keputusan.Metode Matriks Metode matrik digunakan baik oleh auditor maupun personel sistem. Tabel keputusan pada dasarnya merupakan penyajian sebuah matriks. Penyajian bentuk matriks banyak berguna dalam pekerjan sistem karena matriks ini merupakan metode yang enak untuk menganalisis dan menyajikan serangkaian data yang besar. Penggunaan spreadsheet dalam sistem akuntansi untuk mengalokasikan saldo rekening atau untuk membantu pembuatan proses pembuatan jurnal penutup,merupakan contoh penggunaan teknik matriks. Karakteristik anatikal yang penting dari teknik matriks adalah alokasi isi suatu baris ke dalam berbagai kolom. Dengan cara ini, dapat dipstikan bahwa setiap baris dan kolom secara eksplisit dianalisis dan didokumentasi.Dalam matriks pengendalian aplikasi, baris diisi dengan pengendalian dan kolom diisi dengan tindakan proses. Teknik ini dapat digunakan untuk mengevaluasi pengendalian internal pada suatu sistem aplikasi. Dalam matriks pengendalian data, baris diisi dengan elemen data dan kolom diisi denagn formulir atau laporan yang mengandung data tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H. dan Hopwood, William S. 2001. Sistem Informasi Akuntansi Edisi ke-9. Jakarta: Salemba Empat

9