SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIAI. FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA1. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SI SDM)Sumber Daya Manusia (SDM) dalam konteks bisnis, adalah orang yang bekerja dalam suatu organisasi yang sering pula disebut karyawan. Sumber Daya Manusia merupakan aset yang paling berharga dalam perusahaan, tanpa manusia maka sumber daya perusahaan tidak akan dapat mengahasilkan laba atau menambah nilainya sendiri. Manajemen Sumber Daya Manusia didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia, bukan mesin, dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Manajemen Sumber Daya Manusia berkaitan dengan kebijakan dan praktek-praktek yang perlu dilaksanakan oleh manajer, mengenai aspek-aspek Sumber Daya Manusia dari Manajemen Kerja.Tidak ada definisi yang sama tentang Manajemen Sumber Daya Manusia, 3 (tiga) definisi sebagai perbandingan dapat dikemukakan sebagai berikut: Bagaimana orang-orang dapat dikelola dengan cara yang terbaik dalam kepentingan organisasi, Amstrong (1994). Suatu metode memaksimalkan hasil dari sumber daya tenaga kerja dengan mengintergrasikan MSDM ke dalam strategi bisnis, Kenooy (1990). Pendekatan yang khas, terhadap manajemen tenaga kerja yang berusaha mencapaikeunggulan kompetitif, melalui pengembangan strategi dari tenaga kerja yang mampudan memiliki komitmen tinggi dengan menggunakan tatanan kultur yang integrated, struktural dan teknik-teknik personel, Storey (1995).2. Fungsi Manajemen SDMManajemen Sumberdaya Manusia terdiri dari dua fungsi, yaitu fungsi manajemen dan fungsi operasionala. Fungsi Manajemen Fungsi PerencanaanMenentukan terlebih dulu program yang akan membantu mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Fungsi Pengorganisasian\OrganizeMerancang susunan dari berbagai hubungan antara jabatan, personalia, dan faktor-faktorfisik. Fungsi Pengarahan (Actuating\Directing)Melaksanakan pekerjaan, mengusahakan agar karyawan mau bekerjasama secara efektif. Fungsi PengkoordinasianTingkat kesiapan bawahan, penugasan dan kepemimpinan Fungsi Pengendalian/ControllingMengamati dan membandingkan pelaksanaan dengan rencana dan mengoreksinya apabila terjadi penyimpangan, atau kalau perlu menyesuaikan kembali rencana yang telah dibuat.b. Fungsi Operasional Fungsi PengadaanPenentuan jenis/mutu karyawan dan jumlah (menentukan keberhasilan rekruitmen melalui prosedur yang tepat). Sewaktu menarik karyawan baru, manajemen haruslah mempertimbangkan:1. Keadaan pasar tenaga kerja/Jenis-jenis karyawan yang diinginkan dan bagaimana yang tersedia.2. Jumlah tenaga kerja yang akan ditarikAnalisa jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan, terdiri dari:1. Deskripsi jabatan - merupakan suatu statement yang teratur, dari berbagai tugas dan kewajiban suatu jabatan tertentu. Indentifikasi jabatan, Ringkasan jabatan, Tugas yang dilaksanakan, Pengawasan yang diberikan dan yang diterima, Hubungan dengan jabatan-jabatan lain, Bahan-bahan, alat-alat dan mesin-mesin yang dipergunakan, Kondisi kerja, Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim, Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas.2. Spesifikasi jabatan menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan faktor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko:1996). Fungsi PengembanganUntuk perbaikan efektivitas kerja dengan cara memperbaiki pengetahuan, ketrampilan maupun sikap karyawan. Fungsi Pemberi KompensasiBalas jasa, berwujud uang atau yang lainnya sesuai pengorbanan/kontribusi karyawan. Upah adalah bagian dari kompensasi, dapat pula berbentuk fasilitas-fasilitas yang dapat dinilai dengan uang.Perlu memperhatikan faktor-faktor berikut ini:1. Memenuhi kebutuhan minimal2. Dapat mengikat3. Dapat menimbulakan semangat dan kegairahan kerja4. Adil5. Tidak boleh bersifat statis. Fungsi IntegrasiTercapainya sinergi antara karyawan dan perusahaan untuk tujuan masing-masing yang berbeda. (Teori kebutuhan Maslow dan motivasi XY Mc Gregor dan Mc Lelland). Teori Kebutuhan: Maslow membagi kebutuhan manusia menjadi 5 tingkatan, yaitu,:1. Kebutuhan Fisiologis2. Kebutuhan Akan Rasa Aman3. Kebuthan Akan Rasa Memiliki dan Kasih Sayang4. Kebutuhan Akan Penghargaan5. Kebutuhan Akan Aktualisasi Diri Fungsi PemeliharaanPerusahaan memelihara kemampuan dan sikap karyawan melalui program keselamatan, kesehatan dan pelayanan. Setiap program keselamatan dapat terdiri dari salah satu ataulebih elemen-elemen berikut ini:1. Didukung oleh manajemen puncak (top management)2. Menunjukkan seorang direktur keselamatan3. Pembuatan pabrik dan operasi yang bertindak secara aman4. Mendidik para karyawan untuk bertindak dengan aman5. Menganalisa kecelakaan6. Menyelenggarakan perlombaan atau keselamatan kerja7. Menjalankan peraturan-peraturan untuk keselamatan kerja

II. EVOLUSI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIASistem personalia awal menempatakan data pegawai dalam map yang ditampatkan pada departemen personalia. Saat departemen memperoleh mesin Punched Card, file dipindahkan ke departemen pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched Card. Saat komputer menggantikan mesin Punched Card, data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetik. Beberapa pengaruh yang menyebabkan evolusi dalam sistem informasi sumber daya manusia antara lain:1. Pengaruh Peraturan PemerintahRangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO (Equal Employment Opportunity), OSHA (Occupational Safety and Health Administration), dan AAP (Affirmative Action Program) yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an. Perusahaan diharuskan untuk menyediakan statistik bagi pemerintahan nasional yang menunjukkan sampai sejauh mana praktek personalia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan segera mengerti bahwa mereka tidak dapat mengejar persyaratan pelaporan yang meningkat tanpa bantuan sistem berbasis komputer.Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem personalia berorientasi informasi (Information Oriented Personel Sistem). Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerja sama dengan pemakai di bagian dumber daya manusia.

2. Pengaruh dari Komputer Mikro Saat komputer mikro muncul, SDM mulai memasangnya dalam areanya. Beberapa digunakan secara berdiri sendiri (Stand Alone), beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mikro bahkan mainframe mereka sendiri.

III. MODEL SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Gambar Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Perencanaan awal harus memasukan sebuah model keseluruhan yang akan menggambarkan masukan-masukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang diharapkan dari sebuah sistem. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain.Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dapat dilihat dari Input, Proses dan Output. Input Sistem Informasi Sumber Daya Manusia terdiri atas 3 subsistem yaitu:1. Sub Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik keuangan maupun non keuangan. Menyediakan data personil bagi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil yang berupa non keuntungan relatif lebih permanen seperti : nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, jumlah tanggungan.2. Sub Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia. Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).3. Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:a) Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.b) Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.c) Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.d) Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.e) Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan personil.f) Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.Kemudian dari model subsistem input Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil. Database yang digunakan adalah berbasis komputer yang meliputi:1. Isi Database Data pegawai, seperti: tanggal lahir, nama, departemen, jabatan, tingkat pendidikan, dan lain-lain. Data non pegawai, yang mengidentifikasi data dan menjelaskan organisasi di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja, akademis, universitas, serikat kerja, serta pemerintahan.2. Lokasi Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)Sebagai database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database yang lain bisa berada di divisi khusus seperti pada divisi operasi lain dan luar pusat pelayanan.3. Perangkat Lunak Manajemen DatabasePerangkat lunak yang digunakan dalam mengelola database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia perusahaan contohnya: IMS, FOCUS, Dbase, dan lain-lain.

Mencerminkan hasil pengelolahan data Sumber Daya Manusia (SDM) personil perusahaan. Output Sistem Informasi Sumber Daya Manusia terdiri atas 6 subsistem yaitu:1. Subsistem Perencanaan KerjaInformasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.2. Subsistem PerekrutanInformasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan dan analisis rekruitmen.3. Subsistem Manajemen Angkatan KerjaInformasi informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.4. Subsistem Tunjangan Informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.5. Subsistem BenefitBenefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.6. Subsistem Pelapor LingkunganInformasi-informasi ini berhubungan dengan keluhan- keluhan, kecelakaan selama jam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

IV. STATUS SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA MASA KINIBerdasarkan sumber sistem survey tahun 1990 1991 menyatakan bahwa di 242 (47,2%) perusahaan, eksekutif menilai HRIS (Human Resources Information System) seperti sistem fungsional lain. Ini merupakan situasi yang baik, dan di 29 perusahaan HRIS memperoleh posisi yang lebih baik. Tetapi, di 225 perusahaan HRIS dianggap kurang bernilai dibandingkan sistem lain.Karena HRIS relatif terlambat bergabung dalam komputer, HRIS dapat menjadi area fungsional berpotensi terbesar dalam menerapkan komputer untuk pemecahan masalah. HRIS ditujukan bagi fungsi manajemen pengorganisasian, penyusunan staf dan pengarahan menurut Fayol, yang selama ini diabaikan oleh sistem informasi lain. Mungkin jika manajemen puncak melihat bagaimana HRIS dapat membantu dalam area ini, statusnya akan meningkat.Pada tahun 1980-an HRIS muncul sebagai sistem informasi fungsional yang sah, tetapi masih terus berjuang untuk diakui. Sebagian besar eksekutif tampaknya menganggap HRIS kurang bernilai dibandingkan sistem fungsional lain. Terdapat potensi yang besar bagi HRIS, tetapi agar potensi tersebut tercapai, manajemen puncak harus meningkatkan dukungannya.

V. PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA OLEH MANAJERSebagai suatu sistem informasi yang memiliki peran besar dalam operasional perusahaan, maka sistem informasi sumber daya manusia sering kali digunakan oleh manajer untuk berbagai hal seperti berikut:1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai. a) Persiapan Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan/ forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu dan sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenaga kerjaan kondisi pasar tenaga kerja dan sebagainya.b) Rekrutmen tenaga kerja (Recruitment)Suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan SDM oraganisasi atau perusahaan.

c) Seleksi tenaga kerja (Selection)Suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup atau (CV) curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.d) Pengembangan dan evaluasi karyawan (Development and evaluation)Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.e) Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai (Compensation and protection )Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.f) Jenjang karirTahapan kenaikan jabatan dalam suatu pekerjaan. Hal ini merupakan aspek yang penting bagi para karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan untuk memotifasi karyawan dalam meningkatkan kinerja mereka. Dalam hal ini perusahaan yang profesional akan menetapkan jenjang karir yang pasti bagi para karyawannya2. Pendidikan dan PelatihanSelama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.3. Manajemen DataSDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. Tahapan Kegiatan Manajemen Data: Program data entry. Pedoman data entry. Penerimaan kuesioner/hasil lab. Pedoman coding (code book). Pedoman editing. Editing & coding. Entry data (back up). Penyimpanan kuesioner/hasil lab. Pedoman clening data. Cleaning data. Data siap analisis (back up).4. Penghentian dan Administrasi TunjanganSelama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.